ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGOLAHAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR KANTOR

YAYASAN TUNAS KARYA BERBASIS WEB DENGAN
MENGGUNAKAN MODEL FAST(Framework For The Application System
Thinking)

LAPORAN KULIAH PRAKTEK

Oleh :

NIM NAMA

1. 1722500007 VIYO AGUSTI WICAKSONO

2. 1722500120 LEONARDO ANTONIUS

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

INSTITUT SAINS DAN BISNIS ATMA LUHUR

PANGKALPINANG

2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Yang Maha Kuasa yang telah
memberi rahmat dan karunianya, sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan
Pelaksanaan Kuliah Praktek ini.

Kuliah Praktek ini merupakan salah satu mata kuliah wajib di tempuh di
Program Studi Sistem Informasi ISB Atma Luhur Pangkalpinang. Laporan Kuliah
Praktek ini disusun sebagai pelengkap kuliah kuliah peraktek yang telah
dilaksanakan di Kantor Yayasan Tunas Karya Pangkalpinang.

Dengan selesainya laporan kuliah peraktek ini tidak terlepas dari bantuan
banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada kami. Untuk itu
kami mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Tuhan Yang Maha Kuasa

2. Bapak Okkita Rizan, S.Kom, M.Kom
3. Ibu Fitriyanti, M.Kom
4. RD. Servasius Samuel, S.Psi., M.Psi., Psikolog
5. Bapak Albertus Christian, A.M.Pd.
6. Bapak Yuli Ismanto, S.Pd.
7. Bapak F. X. Dwi Aries Pratama, A.Md.
8. Ibu Ai Ling

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik
dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengertahuan dan
pengalaman kami. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami
harapkan.

iv
 Diharapkan sekirannya Laporan Kuliah Praktek (KP) ini dapat bermanfaat
bagi mahasiswa ISB Atma Luhur Pangkalpinang yang nantinya akan menulis
Kuliah Praktek (KP) dengan topik yang sama.

Pangkalpinang,24 Desember 2020

Penulis

v
 ABSTRAK

Dengan kemajuan teknologi informasi zaman sekarang yang banyak

membantu dan meringankan kerja banyak orang maka dengan penelitian ini
bertujuan untuk membuat Sistem Informasi Administrasi Surat Masuk dan Surat
Keluar pada Kantor Yayasan Tunas Karya masih manual dan belum
terkomputerisasi. Untuk mempermudah dan mempercepat staf dalam proses
pengerjaan dan proses mencari datanya. Metode penelitian sistem yang
digunakan penulis disini adalah metode berorientasi objek dengan menggunakan
UML. Model yang digunakan yaitu FAST. Adapun tools yang digunakan antara
lain yaitu, activity diagram, usecase diagram, entity relationship diagram, logical
record structure, tabel, sequence diagram, dan class diagram. . Hasil penelitian
di Kantor Yayasan Tunas Karya ini membuktikan bahwa Sistem Informasi
Administrasi Surat Menyurat sangat mudah digunakan dan bisa membantu staf
dalam memberikan pelayanan secara cepat dan efisien.
Kata kunci : Sistem Informasi , Kantor Yayasan Tunas Karya, Staf Kantor
Yayasan Tunas Karya, FAST, UML, Berorientasi Objek

vi
 DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iii

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv

ABSTRAK ........................................................................................................... vi

DAFTAR ISI ....................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................x

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xii

DAFTAR SIMBOL ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1

1.1 Latar Belakang ...........................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................2
1.3 Batasan Masalah .........................................................................................2
1.4 Tujuan Dan Manfaat Penelitian ..................................................................3
1.4.1 Tujuan Penelitian..................................................................................3
1.4.2 Manfaat Penelitian ..............................................................................3
1.5 MetodologiPenelitian .................................................................................3
1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................4

BAB II LANDASAN TEORI ..................................................................................5

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ..................................................................5
2.1.1 Sistem ....................................................................................................5
2.1.2 Informasi ...............................................................................................5
2.1.3 Konsep Sistem Informasi ......................................................................5
2.1.4 Surat Masuk dan Surat Keluar ..............................................................5

vii
 2.2 Model FAST(Framework for the Application System Thinking) ..............6
2.3 Metode Object Oriented Analysis and Design ............................................6
2.3.1 Alat bantu Metode Object Oriented Analysis and Design ...................7
2.4 Unified Modelling Language(UML) .........................................................8
2.5 Tinjauan Penelitian Terdahulu) ................................................................10

BAB III ORGANISASI .........................................................................................12

3.1 Sejarah Kantor Yayasan Tunas Karya ......................................................12
3.2 Struktur Organisasi ...................................................................................14
3.3 Tugas dan Wewenang ...............................................................................15
3.4 Profil Kantor Yayasan Tunas Karya .........................................................29

BAB IV PEMBAHASAN ......................................................................................31

4.1 Model FAST .............................................................................................31
4.2 Fase Penyelidikan Awal ............................................................................31
4.3 Proses Bisnis .............................................................................................31
4.3.1 Activity Diagram ................................................................................33
4.3.2 Analisa Keluaran .................................................................................36
4.3.3 Analisa Masukan .................................................................................37
4.4 Fase Analisa Kebutuhan............................................................................38
4.5 Fase Desain(Design Phase) .......................................................................46
4.6 Tabel .........................................................................................................49
4.7 Spesifikasi Basis Data ...............................................................................51
4.8 Rancangan Layar.......................................................................................57
4.9 Sequence Diagram ....................................................................................66
4.10 Class Diagram .........................................................................................75

BAB V PENUTUP .................................................................................................76

5.1 Kesimpulan ...............................................................................................76
5.2 Saran .........................................................................................................76

viii
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................77
LAMPIRAN KARTU BIMBINGAN KP ...........................................................90

LAMPIRAN KUNJUNGAN KP.........................................................................91

ix
 DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Kantor Yayasan Tunas Karya .........................14

Gambar 3.2 : Kantor Yayasa n Tunas Karya ........................................................30
Gambar 4.1 : Activity Diagram Proses Surat Masuk & Disposisi ......................33
Gambar 4.2 : Activity Diagram Proses Surat Keluar ...........................................34
Gambar 4.3 : Activity Diagram Proses Surat Tugas ............................................35
Gambar 4.4 : Package Diagram ............................................................................41
Gambar 4.5 : Use Case Diagram ...........................................................................41
Gambar 4.6 : Entity Relationship Diagram ...........................................................46
Gambar 4.7 : Transformasi ERD ke LRS .............................................................47
Gambar 4.8 : Logical Record Structure ................................................................48
Gambar 4.9 : Rancangan Layar Login ..................................................................57
Gambar 4.10 : Rancangan Layar Halaman Awal ..................................................57
Gambar 4.11 : Rancangan Layar Entry Data Instansi ...........................................58
Gambar 4.12 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Instansi ................................58
Gambar 4.13 : Rancangan Layar Entry Data Staf .................................................59
Gambar 4.14 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Staf .......................................59
Gambar 4.15 : Rancangan Layar Entry Data Divisi ............................................60
Gambar 4.16 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Bagian .................................60
Gambar 4.17 : Rancangan Layar Entry Data Surat Masuk ...................................61
Gambar 4.18 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Surat Masuk ........................61
Gambar 4.19 : Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar .................................62
Gambar 4.20 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Cetak Surat Keluar ...............62
Gambar 4.21 : Rancangan Layar Entry Data Cetak Disposisi ..............................63
Gambar 4.22 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Cetak Disposisi .....................63
Gambar 4.23 : Rancangan Layar Entr y DataSurat Tugas ...................................64
Gambar 4.24 : Rancangan Layar Hasil Entry Data Cetak Surat Tugas ...............64
Gambar 4.25 : Rancangan Layar Cetak Agenda Pengendali Surat Masuk ..........65

x
Gambar 4.26 : Rancangan Layar Cetak Agenda Pengendali Surat Keluar ...........65
Gambar 4.27 : Sequence DiagramEntry Data Instansi ..........................................66
Gambar 4.28 : Sequence Diagram Entry Data Staf ...............................................67
Gambar 4.29 : Sequence Diagram Entry Data Divisi ...........................................68
Gambar 4.30 : Sequence Diagram Entry Data Surat Masuk .................................69
Gambar 4.31 : Sequence Diagram Cetak Surat Keluar .........................................70
Gambar 4.32 : Sequence Diagram Cetak Disposisi ...............................................71
Gambar 4.33 : Sequence Diagram Cetak Surat Tugas ..........................................72
Gambar 4.34 : Sequence Diagram Cetak Agenda Surat Masuk ...........................73
Gambar 4.35 : Sequence Diagram Cetak Agenda Surat Keluar ...........................74
Gambar 4.36 : Class Diagram ...............................................................................75

xi
 DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 : Tabel instansi .....................................................................................49

Tabel 4.2 : Tabel surat_masuk .............................................................................49
Tabel 4.3 : Tabel disposisi ...................................................................................49
Tabel 4.4 : Tabel perintah ....................................................................................49
Tabel 4.5 : Tabel divisi .........................................................................................49
Tabel 4.6 : Tabel staf ............................................................................................50
Tabel 4.7 : Tabel peroleh .....................................................................................50
Tabel 4.8 : Tabel surat_tugas ...............................................................................50
Tabel 4.9 : Tabel surat_keluar ..............................................................................50
Tabel 4.10: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel instansi ......................................51
Tabel 4.11: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel staf .............................................51
Tabel 4.12: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel divisi ..........................................52
Tabel 4.13: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel surat_masuk ..............................53
Tabel 4.14: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel surat_keluar ...............................53
Tabel 4.15: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel disposisi .....................................54
Tabel 4.16: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel perintah .....................................55
Tabel 4.17: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel surat_tugas ................................55
Tabel 4.18: Tabel Spesifikasi Basis Data Tabel peroleh .......................................56

xii
 DAFTAR SIMBOL

Simbol Dalam Activity Diagram

Initial Node/Start Point : Menggambarkan awal activity diagram.

Decision Point : Menggambarkan titik pengambilan keputusan.

Swimlane : Menggambarkan pemisahan untuk setiap actor dalam

activity diagram.

Action : Menggambarkan aktivitas berdasarkan proses bisnis.

Final Node/End Point : Menggambarkan titik akhir dari sebuah

activity diagram.

Simbol Dalam Use Case Diagram

Actor : Menggambarkan orang atau entitas dalam sistem.

Use Case : Menggambarkan yang dikerjakan oleh sistem.

Association : Mengambarkan hubungan antara actor dan usecase.

Simbol Dalam Entity Relationship Diagram(ERD)

xiii
 Entity : Menggambarkan objek yang terkait dengan sistem.

Relationship : Menggambarkan hubungan yang terjadi antara satu

Entitas dengan Entitaslainnya.

Connector : Menghubungkan dua entitas.

Smbol Dalam Sequence Diagram

Actor Lifeline : Menggambarkan garis sekuen antara aktor dengan

setiap objek.

Activation : Menggambarkan mulainya sebuah sekuen dan

menggambarkan suatu fungsi.

xiv
 Object Lifeline : Menggambarkan garis sekuen objek dalam
sistem

Message : Menggambarkan pesan.

Simbol Dalam Class Diagram

Class : Menggambarkan kumpulan dari beberapa objek

dengan operasi yang sama.

xv
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A-1 Data Instansi ..................................................................................79

Lampiran A-2 Data Instansi ..................................................................................80
Lampiran A-3 Data Instansi ..................................................................................81
Lampiran A-4 Data Instansi ..................................................................................82
Lampiran A-5 Data Instansi ..................................................................................83
Lampiran A-6 Surat Masuk ...................................................................................84
Lampiran B-1 Surat Keluar ...................................................................................85
Lampiran B-2 Disposisi ........................................................................................86
Lampiran B-3 Surat Tugas ....................................................................................87
Lampiran B-4 Daftar Agenda Surat Masuk ..........................................................88
Lampiran B-5 Daftar Agenda Surat Keluar ..........................................................89
Lampiran C.1 Lembar Berita Acara Kunjungan KKP ..........................................90
Lampiran C-2 Lembar Berita Acara Konsultasi KKP ..........................................91

xvi