LAPORAN KERJA PRAKTEK

ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PRODUKSI

DI PT. FUMAKILLA NOMOS

Diajukan sebagai salah satu syarat dalam melaksanakan

perkuliahan mata kuliah Kerja Praktek

Oleh
Ira Novia
16416257201053

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BUANA PERJUANGAN KARAWANG
KARAWANG
2019
 PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT

Dengan ini saya :

Nama : Ira Novia

NIM : 16416257201053
Program Studi : Sistem Informasi
menyatakan bahwa saya telah melakukan kerja praktek di :

Nama Perusahaan : PT Fumakilla Nomos

Divisi / Bidang : Produksi
Alamat : Jalan Terusan Interchange Desa Anggadita,
Klari 41371, Karwang –Jawa Barat

Periode Praktek : 7 Januari – 5 Februari 2019

Pembimbing Lapangan :Hendi Supriatna (Chief Poduksi / punching)
dan bahwa laporan kerja praktek yang berjudul perncangan aplikasi kaizen board
berbasis web ini adalah karya ilmiah saya sendiri, bukan plagiat dari karya ilmiah
yang ditulis oleh orang lain atau lembaga lain, semua karya ilmiah orang lain atau
lembaga lain yang dirujuk dalam laporan kerja praktek ini telah disebutkan
sumber kutipannya serta dicantumkan di Daftar Pustaka.

Jika dikemudian hari terbukti ditemukan kecurangan/penyimpangan, baik dalam

pelaksanaan kerja praktek maupun dalam penulisan laporan kerja praktek, saya
bersedia meneria konseekuensi dinyatakan TIDAK LULUS untuk mata kuliah
Kerja Praktek yang telah saya tempuh.

Karawang, 29 Maret 2019

Ira Novia
16416257201053

ii
 PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Laporan Kerja Praktek dengan judul

ANALISIS SISTEM ADMIISTRASI PRODUKSI

PADA PT. FUMAKILLA NOMOS

Oleh

Ira Novia

16416257201053

telah disetujui untuk diajukan pada

Sidang Ujian Kerja Praktek Universitas Buana Perjuangan Karawang

Karawang, 29 Maret 2019

Menyetujui,

Dosen Pembimbing Ketua Program Studi

Shofa Shofiah H., S.Kom., M.Kom. April Lia H., S.Kom., M.Kom.
NIDN : 0414057006 NIDN : 0403048301

iii
 PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Laporan Kerja Praktek dengan judul

ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PRODUKSI
PADA PT FUMAKILLA NOMOS

Oleh
Nama : Ira Novia
NIM : 16416257201053
Fakultas : Teknologi dan Ilmu Komputer
Program Studi : Sistem Informasi

Telah diujikan pada hari…………, tanggal ………………………………dan

dinyatakan LULUS dengan susunan
Tim Penguji sebagai berikut :

Dosen Pembimbing, Dosen Penguji,

Shofa Shofiah H, S.Kom., M.Kom. ………………………………….

NIDN : 0414057006 NIDN :

Disahkan Oleh,
Ketua Program Studi Sistem Informasi,

April Lia Hananto, S.Kom., M.Kom.

NIDN : 0403048301

iv
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan
Rahmat-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan laporan kerja praktek yang
berjudul “ Analisis Sistem Administrasi Produksi di PT. Fumakilla Nomos”.
Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah kerja praktek. Di dalam
pengerjaan laporan ini telah melibatkan banyak pihak yang sangat membantu
dalam banyak hal. Oleh sebab itu, disini penulis sampaikan rasa terima kasih
sedalam-dalamnya kepada :
1. Dr. H. Dedi Mulyadi, SE,MM selaku Rektor Universitas Buana
Perjuangan Karawang
2. Ahmad Fauzi, M.Kom, selaku Dekan Fakultas Teknologi dan Ilmu
Komputer Universitas buana perjuangan
3. April Lia Hananto, S.Kom., M.Kom, selaku ketua program studi Sistem
Informasi Universitas Buana Perjuangan Karawang, yang menerima
penulis dengan baik untuk berkonsultasi, dan
4. Shofa Shofiah H., S.Kom., M.Kom., selaku dosen pembimbing kerja
praktek dan yang telah mengajar penulis tata cara menulis karya tulis
dengan benar.
Penulis juga mengucapakan terima kasih kepada keluarga dan rekan-rekan
yang turut membantu dalam penulisan laporan ini. Penulis menyadari bahwa
dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan maka dari itu penulis
berharap ada kritik dan saran yang membangun.
Semoga laporan praktek ini dapat bermafaat, baik sebagai sumber
informasi maupun sumber inspirasi bagi para pembaca.

Karawang, 29 Maret 2019

Ira Novia

v
 ABSTRAK

Administrasi produksi merupakan serangkaian kegiatan dari mulai menerima,

mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan baik
dokumen maupun lainnya yang masih terkait dengan kegiatan produksi, dimana
produksi itu sendiri merupakan kegiatan mengasilkan suatu produk/jasa. Dengan
demikian, maka didalam administrasi produksi dibutuhkan data aktual dari
seluruh proses kegiatan produksi. Karena dengan data yang akurat maka data
tersebut bisa digunakan sebagai acuan untuk mengambil suatu keputusan atas
masalah yang terjadi di produksi. Akhir dari proses administrasi adalah
penyimpaan dokumen atau arsip. Dalam penyimpanan arsip juga diperlukan
prosedur yang baik dari perawatan, penyusunan, dan pengawasan arsip, serta
dengan adanya arsip digital akan membantu sistem administrasi apabila data
mengalami kerusakan atau hilang. Dengan demikian sistem administrasi yang
baik akan tercipta dengan adanya data yang akurat dan penyimpanan arsip yang
baik.

Kata kunci : Sistem Administrasi Produksi

vi
 ABSTRACT

Production administration is a series of activities from starting to receive, record,

collect, process, hold, send, store both documents and others that are still related
to production activities, where production itself is an activity to produce a
product or service. Thus, the production administration requires actual data from
the entire process of production activities. Because with accurate data, the data
can be used as a reference to take a decision on the problems that occur in
production. The end of the administrative process is the collection of documents
or archives. In archival storage, good procedures are also needed from
maintenance, preparation, and supervision of archives, and with the presence of
digital archives it will help the administration system if data is damaged or lost.
Thus a good administrative system will be created with accurate data and good
archive storage.

Keywords : Production Administration System

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................ i
HALAMAN PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ................................................. ii
HALAMAN PERSETUJUAN KERJA PRAKTEK .............................................. iii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iv
KATA PENGANTAR .............................................................................................v
ABSTRAK ............................................................................................................. vi
ABSTRACT .......................................................................................................... vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1
1.1. Latar Belakang.........................................................................................1
1.2. Tujuan Kerja Praktek ...............................................................................2
1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek .......................................2
1.4. Tahapan Kegiatan Kerja Praktek .............................................................3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................................4
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan .....................................................................4
2.2. Nama dan Logo Perusahaan ....................................................................4
2.3. Profil Peerusahaan ...................................................................................5
2.4. Jenis Produk.............................................................................................5
2.4.1.Produk Coil ....................................................................................5
2.4.2.Produk Non Coil ............................................................................6
2.5. Proses Produksi. ......................................................................................7
2.6. Waktu Produksi .......................................................................................8
2.7. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................................8
2.7.1.Visi Perusahaan ..............................................................................8
2.7.2.Misi Perusahaan .............................................................................8
2.8. Struktur Organisasi ..................................................................................9

BAB III TINJAUAN PUSTAKA ..........................................................................11

viii
 3.1. Sistem ....................................................................................................11
3.2. Administrasi ..........................................................................................11
3.3. Produksi .................................................................................................12
3.4. Administrasi Produksi ...........................................................................13
3.5. Penyimpanan Arsip ...............................................................................13
3.6. Arsip ......................................................................................................14
3.6.1. Pengertian Arsip ..........................................................................14
3.6.2. Tujuan Arsip ................................................................................15
BAB IV PELAKASANAAN KERJA PRAKTEK ................................................16
4.1. Kedudukan dan Koordinasi Kerja Praktek ............................................16
4.2. Tugas Kerja Praktek ..............................................................................16
4.3. Uraian Tugas Kegiatan Kerja Praktek ...................................................17
4.4. Kendala dan Solusi ................................................................................19
4.4.1. Deskripsi Masalah dan Solusi .....................................................19
4.4.2. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi ........................20
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................23
5.1.Kesimpulan ............................................................................................23
5.2.Saran ......................................................................................................23
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................24
LAMPIRAN
SURAT TANGGAPAN KERJA PRAKTEK
KARTU KEHADIRAN KERJA PRAKTEK
KARTU KONSULTASI BIMBINGAN PRAKTEK
RIWAYAT HIDUP

ix
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Tahapan Kegiatan Kerja Praktek ............................................................3

Tabel 2.2. Jam Kerja ................................................................................................8
Tabel 4.3. Tugas Kerja Praktek ..............................................................................16
Tabel 4.4. Uraian Kegiatan Kerja Praktek .............................................................17
Tabel 4.5. Kendala dan Solusi yang ditemukan .....................................................19

x
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Nama dan Logo Peerusahaan ..............................................................4

Gambar 2.2. Produk Coil .........................................................................................5
Gambar 2.3. Produk Non Coil Serbuk .....................................................................6
Gambar 2.4. Produk Non Coil Cair..........................................................................6
Gambar 2.5. Struktur Organisasi Produksi ..............................................................9
Gambar 4.6. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi ..............................20

xi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar belakang
Dalam dunia kerja pasti tidak lepas dari proses input, process, dan output,
bahkan hal tersebut adalah hal yang fundamental dalam suatu kegiatan. Semakin
berkembangnya teknologi juga akan mempengaruhi proses tersebut, dimana
perusahaan membutuhkan proses produksi yang efektif dan efiseien dalam segala
hal, termasuk dalam proses pendataan. Data adalah catatan atau sekumpulan fakta.
Yang berarti bahwa data harus aktual karena kumpulan data tersebut akan menjadi
informasi yang berguna untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem proses produksi yang diawali dari bahan mentah hingga menjadi
sebuah produk membutuhkan pendataan yang benar karena akan mempengaruhi
keseluruhan bidang di perusahaan tersebut. Pendataan tersebut seperti data
penggunaan bahan baku, data jumlah finish goods, serta data reject atau Not Good
(NG) pada produk yang dihasilkan secara keseluruhan. Data tersebutlah yang
akan menjadi salah satu acuan untuk pengabilan keputusan.
PT. Fumakilla Nomos adalah perusahaan yang memproduksi produk
insektisida rumah tangga yaitu obat pembasmi nyamuk. Sistem produksi yang
berjalan di perusahaan yaitu adanya data tertulis yang kemudian diinput ke sistem
(accpac) melalui IDR (internal delivery record) yang berisi data material yang
digunakan beserta jumlahnya. Sedangkan IDR tersebut didapat dari logbook atau
data aktual (Delivery Note) yang ada, dimana semua data yang dihasilkan di
Delivery Note tidak masuk ke data IDR yang berarti tidak semua data masuk ke
dalam sistem perusahaan. Dengan adanya sistem produksi yang baik akan
menyelesaikan berbagai masalah dan dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk
pengambilan keputusan.
Dari uraian proses sistem produksi yang berjalan tersebut, tidak semua data
yang dihasilkan dimasukan ke dalam sistem produksi sehingga ada data yang
masih dalam bentuk tertulis yang tidak tercatat dalam sistem. Berdasarkan hal

1
 2

tersebut, maka penulis bermaksud untuk membuat laporan yang berjudul

“Analisis Sistem Administrasi Produksi”.

1.2.Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi Satuan Kredit Semester
(SKS) yang wajib ditempuh oleh mahasiswa Universitas Buana Perjuangan
Karawang, dan berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan sebelumnya
tujuan dari laporan ini adalah :

1. Untuk menganalisis sistem produksi yang sudah berjalan.

2. Untuk mengetahui kekurangan dari sistem yang sudah berjalan.
3. Untuk menemukan sistem produksi yang baik untuk menangani setiap
masalah yang terjadi pada sistem produksi.

1.3.Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek

Pelaksanaan Kerja Praktek dilakukan di PT. Fumakilla Nomos yaitu pada
tanggal 07 Januari 2010 s.d. 05 Februari 2019. Dengan mengikuti prosedur kerja
perusahaan maka jadwal kerja praktek sebagai berikut :

Hari kerja : Senin-Sabtu

Waktu pelaksanaan : 08.00-16.00 (Senin – Jumat)
08.00-14.30 (Sabtu)
Tempat : PT. Fumakilla Nomos
Jalan Terusan Interchange, Desa Anggadita,
Kecamatan Klari, Karawang 41371
 3

1.4.Tahapan Kegiatan Kerja Praktek

Berikut tabel jadwal kegiatan yang dilakukan selama penelitian :

Tabel 1.1. Tahapan Kegiatan Kerja Praktek

Januari Februari Maret

No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengenalan dokumen/data yang
1
digunakan di produksi
Mengamati data excel yang sudah
2
diinput
Menganalisa kebutuhan data yang
3 menjadi permintaan atasan terhadap
data pada sistem produksi (excel)
Membuat kesimpulan tentang
4
sistem produksi
Membuat Laporan Kerja Praktek
5
dan Bimbingan
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Fumakilla Nomos merupakan perusahaan yang memproduksi produk

insektisida yaitu pembasmi nyamuk yang disediakan untuk melindungi
masyarakat dari penyakit yang disebabkan oleh nyamuk. Lokasi berada di Jalan
Terusan Interchange , Desa Anggadita, Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang,
Provinsi Jawa Barat 41371, Indonesia. Berdiri dan mulai produksi pada tanggal 1
Agustus 2002. Produk yang dihasilkan adalah NoMos, merk yang berada
dipasaran lokal, dan beberapa produk yang dipasarkan untuk ekspor.
PT. Fumakilla Nomos yang sebelumnya dikenal dengan PT. Technopia
Jakarta yang bermitra dengan Fumakilla Malaysia Berhad. Pada tahun 2015
berganti nama perusahaan menjadi PT. Fumakilla Nomos dan bergabung menjadi
salah satu cabang Fumakilla Japan Ltd. Dari peralihan tersebut, produk yang
dihasilkan tidak hanya produk berupa coil (obat nyamuk bakar), namun juga
memproduksi non-coil (serbuk dan cairan).

2.2. Nama dan Logo Perusahaan

PT. FUMAKILLA NOMOS

Gambar 2.1.Nama dan Logo Perusahaan

4
 5

2.3.Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : PT. FUMAKILLA NOMOS

Tanggal berdiri : 1 Agustus 2002

Alamat Perusahaan : Jl. Terusan Interchange, Desa Anggadita,

Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang,

Provinsi Jawa Barat 41371, Indonesia

Jenis Perusahaan : Perseroan Terbatas (PT)

Jumlah Karyawan : 689 karyawan

Jenis Produk : Coil dan Non-coil

2.4. Jenis Produk

2.4.1. Produk Coil (obat nyamuk bakar) :

Gambar 2.2. Produk Coil (obat nyamuk bakar)

 6

2.4.2. Produk Non Coil (serbuk dan cairan) :

a) Serbuk

Gambar 2.3. Produk Non-Coil (tidak dibakar)

b) Cair

Gambar 2.4. Produk Non-Coil (tidak dibakar)

 7

2.5.Proses Produksi
PT. Fumakilla Nomos memiliki beberapa tahapan dalam proses produksinya,
yaitu sebagai berikut:

a.) Proses Dry Mix.

Proses pencampuran bahan baku (tepung) sesuai formula untuk di
kirim ke proses selanjutnya (Wet Mixer dan Punching).
b.) Proses Wet Mixer.
Proses pencampuran chemical dan tepung (dari dry mix) hingga
menjadi adonan pasta untuk dikirim ke punching.
c.) Proses Punching.
Proses pencetakan dari adonan pasta menjadi sebuah coil (adonan
yang berbentuk).
d.) Proses Drying.
Proses pengeringan pasta yang sudah dibentuk atau dicetak menjadi
coil.
e.) Proses Packing.
Proses pengepakan coil menjadi finished good.
f.) Proses Serah terima Finished Good .
Finished Goods dari Packing yang sudah dinyatakan ''OK'' oleh QC
(Quality Control) yang boleh ditarik oleh Logistik dengan menerima slip
yang berisi data produk . Setelah finished goods sesuai dengan slip maka
PIC Logistik akan menandatangani buku serah terima Finished Goods.
 8

2.6.Waktu Produksi
Prosedur jam kerja yang ada di dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
Tabel 2.2. Jam Kerja
Waktu kerja
No Bagian Hari
Shift Jam Kerja

1 Office / Staff 5 hari kerja Non Shift 08:00-17:00

2 Office / Staff 6 Hari kerja Non Shift 08:00-16:00

Shift 1 06:00-14:00

3 Produksi 6 Hari kerja Shift 2 14:00-22:00

Shift 3 22:00-06:00

Untuk karyawan dengan 6 hari kerja baik Non-Shift dan Shift, setiap hari
Sabtu hanya bekerja selama 5 jam kerja.

2.7. Visi dan Misi Perusahaan

2.7.1. Visi Perusahaan
“ Menjadi perusahaan produk insektisida rumah tangga Nomor 1 di
wilayah ASEAN”.

2.7.2. Misi Perusahaan

a) Memuaskan Pelanggan dengan memberikan produk dan pelayanan
yang terbaik.
b) Menjadi terkenal sebagai Pusat Pembuatan Barang-barang Bermutu
melalui perbaikan terus-menerus, keterlibatan yang menyeluruh
dan pelaksanaan yang terbaik.
c) Menjadi terkenal sebagai Perusahaan yang Memberikan Perhatian
kepada karyawan, pelanggan dan masyarakat.
d) Menjadi pelopor pembaharuan teknologi melalui Kecanggihan
Pusat Riset dan Pengembangan.
 9

e) Menjadi Perusahaan yang Terpilih untuk kemajuan karir dan

pengembangan pribadi.

2.8.Struktur Organisasi

PROD
Manager

PROD
Ast.Manager

Punching Packing-Drying Blending Non Coil

Chief Chief Chief Chief

Gambar 2.5. Struktur Organisasi Produksi

Gambaran di atas merupakan struktur organisasi yang ada di Departemen

Produksi PT. Fumakilla Nomos. Berikut tugas dan fungsi masing-masing dari
struktur organisasi tersebut :

a) Manager
Berfungsi dan bertugas mengontrol, memonitoring, dan bertanggung
jawab atas segala keputusan yang berhubungan langsung dengan hasil
produksi dan permasalahan yang terjadi selama proses produksi.
b) Assisten Manager
Berfungsi dan bertugas memonitoring dan bertanggung jawab atas target,
hasil produksi, dan permasalahan yang terjadi selama proses produksi.
c) Chief Blending
Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua
kegiatan proses produksi yang ada di bagian Blending (pencampuran) agar
 10

memperoleh hasil sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses

produksi yang berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang
ditentukan.
d) Chief Punching
Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua
kegiatan proses produksi yang ada di bagian Punching (pencetakan) agar
memperoleh hasil sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses
produksi yang berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang
ditentukan.
e) Chief Packing-Drying
Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua
kegiatan proses produksi yang ada di bagian Drying (pengeringan) hingga ke
bagian Packing (pengemasan) agar memperoleh hasil sesuai target, serta
memonitoring dan memastikan proses produksi yang berjalan sudah sesuai
Prosedur atau Instruksi Kerja yang ditentukan.
f) Chief Non-Coil
Berfungsi dan bertugas mengkoordinasi, mengontrol, dan meninjau semua
kegiatan proses produksi yang ada di bagian Non-Coil agar memperoleh hasil
sesuai target, serta memonitoring dan memastikan proses produksi yang
berjalan sudah sesuai Prosedur atau Instruksi Kerja yang ditentukan.
 BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Sistem
Menurut Azhar Susanto (2013:22), dalam bukunya berjudul Sistem
Informasi Akuntansi : “Sistem adalah kumpulan/group dari sub
sistem/bagian/komponen apapun baik phisik maupun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
tujuan tertentu “
Menurut Sutarman (2009:5), dalam bukunya yang berjudul Pengantar
Teknologi Informasi : “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi
dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan
utama.”
Menurut Jogiyanto (2009:34), dalam bukunya yang berjudul Analisis dan
Desain Sistem Informasi : “ Sistem dapat di definisikan dengan pendekatan
prosedur dan dengan pendekatan komponen.” Sistem dan prosedur merupakan
suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Suatu sistem baru
bisa terbentuk bila didalamnya terdapat beberapa prosedur yang mengikutinya.
Berdasarkan beberapa deskripsi sistem di atas, penulis menyimpulkan
bahwa sistem merupakan kumpulan elemen atau entitas atau grup yang saling
berhubungan dan terintegrasi pada pencapaian suatu tujuan tertentu.

3.2. Administrasi
Irra Chisyanti Dewi (2011:3) dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi
sebagai berikut: “Administrasi dalam arti sempit, yaitu Administrasi berasal dari
kata Administratie (bahasa Belanda), yang diartikan sebagai pekerjaan tulis
menulis atau ketatausahaan atau kesekretarisan, meliputi kegiatan: menerima,
mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan.
Administrasi dalam arti luas, yaitu Administrasi merupakanproses kerjasama
beberapa individu dengan cara yang efiesien dalam mencapai tujuan
sebelumnya.”

11
 12

Herbert A. Simon (1999:2) dikutip oleh Harbani Pasolong dalam bukunya

Teori Administrasi Publik, sebagai berikut : ”Administrasi sebagai kegiatan-
kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.”
Dimock yang dikutip oleh anggara (2012:134) mengemukakan definisi
Administrasi negara sebagai berikut : “Administrasi negara merupakan bagian
dari administrasi umum yang mempunyai lapangan lebih luas, yaitu ilmu
pengetahuan yang mempelajari bagaimana lembaga-lembaga mulai dari satu
keluarga hingga perserikatan bangsa-bangsa disusun, digerakan, dan
dikemudikan.”
Menurut pendapat Prof. Dr. H. Hadari Nawawi dan Dra. H. M. Martini
Hadari dalam buku Ilmu Administrasi (1994 : 28) disebutkan Administrasi
adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara
keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian
Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau
sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung efektif dan efisien dalam
mewujudkan tujuan bersama.
Administrasi adalah suatu proses/rangkaian kegiatan menerima, mencatat,
menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim hingga menyimpan suatu
kegiatan organisasi atau perusahaan untuk mencapai suatu tujuan.

3.3. Produksi
Secara Umum, Pengertian Produksi merupakan suatu kegiatan atau aktivitas
untuk dapat menciptakan/menghasilkan atau juga menambah nilai guna terhadap
suatu barang ataupun jasa untuk dapat memenuhi kebutuhan oleh orang ataupun
suatu badan (produsen).

Sedangkan apabila dalam arti ekonomi, Pengertian Produksi ialah sebagai

kegiatan atau aktivitas mengenai penciptaan dan juga penambahan atau utilitas
terhadap sebuah barang serta jasa. Dengan berdasarkan dari pengertian produksi
tersebut, terdapat dua (2) konsep mengenai kegiatan

produksi yaitu kegiatan menghasilkan barang serta jasa dan kegiatan

menambah nilai guna barang serta jasa
 13

Produksi adalah suatu proses dimana barang dan jasa yang disebut input
diubah menjadi barang-barang dan jasa-jasa yang disebut output. Proses
perubahan bentuk faktor-faktor produksi tersebut disebut dengan proses
produksi. Produksi pada dasarnya merupakan proses penciptaan atau
penambahan faedah bentuk, waktu dan tempat atas faktor-faktor produksi
sehingga dapat lebih bermanfaat bagi pemenuhan kebutuhan manusia. Proses
perubahan bentuk faktor-faktor produksi tersebut disebut proses produksi.

3.4. Administrasi Produksi

Menurut pendapat Prof. Dr. H. Hadari Nawawi dan Dra. H. M. Martini
Hadari dalam buku Ilmu Administrasi (1994 : 28) disebutkan Administrasi
adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara
keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian
Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau
sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung efektif dan efisien dalam
mewujudkan tujuan bersama.
Sedangkan Produksi merupakan suatu kegiatan atau aktivitas untuk dapat
menciptakan/menghasilkan atau juga menambah nilai guna terhadap suatu
barang ataupun jasa untuk dapat memenuhi kebutuhan oleh orang ataupun suatu
badan (produsen).
Sehingga administrasi produksi adalah suatu rangkaian proses
kegiatan/aktivitas dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai suatu
tujuan dalam produksi yaitu menghasilkan atau menciptakan dan atau
menambah nilai suaatu barang ataupun jasa, dengan rangkaian kegiatan tersebut
dari menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim,
menyimpan baik dokumen maupun lainnya yang masih terkait dengan kegiatan
produksi tersebut.

3.5. Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan arsip diperlukan sebuah agar arsip yang telah
disimpan, apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem
penyimpanan biasa dikenal dengan sebutan filling atau filling system.
 14

Menurut Barthos, Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan

bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah
dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
Menurut Tambe (2008), sistem penyimpanan adalah sistem yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip agar kemudahan kerja dapat diciptakan
dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan mudah dan
cepat bilaman arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan pengertian tersebut, sistem penyimpanan arsip merupakan
bagian yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan karena dengan
penggunaan filling yang disusun sempurna akan memudahkan dalam
penemuan kembali arsip-arsip yang sudah disimpan.

3.6. Arsip
3.6.1. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche yang kemudian berubah
menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan,
jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau
catatan mengenai permasalahan.
Gie (dalam Sugiarto dan Wahyono, 2005: 4) mengemukakan bahwa arsip
merupakan suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 (dalam Amsyah 2005: 2) menegaskan
bahwa yang dimaksud arsip itu:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
 15

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

3.6.2. Tujuan Arsip

Barthos (2009: 2) mengatakan bahwa kearsipan mempunyai peranan
sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan
yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Peranan arsip atau kearsipan adalah merupakan sumber informasi dan
dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip akan dapat membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber
dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat
ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang
dihadapinya. (Mardiana dan Setiawan, 1999: 35)

Tujuan arsip menurut deskripsi diatas adalah sebagai sumber ingatan,

sumber informasi, sebagai sumber dokumen oleh pimpinan untuk mengambil
keputusan. Berikut tujuan yaitu:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari yang
dibutuhkan
4. Untuk menjaga kerahasiaan suatu organisasi
 BAB IV
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

4.1. Kedudukan dan Koordinasi Kerja Praktek

Kedudukan Kerja Praktek di dalam perusahaan adalah sebagai staff
administrai di Departement Produksi. Mahasiswa bertugas mengkoordinasi
semua administrasi yang ada di Departemen Produksi.

4.2. Tugas Kerja Praktek

Staff administrasi di Dept.Produsi bertugas memasukan data hasil produksi
ke format excel yang sudah disediakan. Itu adalah tugas yang wajib dilakukan
oleh seorang administrasi produksi, selain itu tugas yang dikerjakan adalah
membuat laporan mingguan dan bulanan hingga membuat grafik untuk presentasi
mengenai hasil produksi dan kendala selama proses produksi berjalan.

Berikut laporan tugas kerja praktek :

Tabel 4.3. Tugas Kerja Praktek

No. Tugas Kerja Praktek

Mengumpulan, menyusun, dan memeriksa kelengkapan data yang

1
dihasilkan oleh produksi di semua bagian.

2 Memasukan data sesuai format yang sudah disediakan

Meminta atasan untuk memeriksa laporan setelah selesai proses input data,
3
dan sebelum laporan dikirim ke pihak terkait.

4 Mengirim setiap data yang sudah dibuat ke pihak terkait

Menuliskan output dan produktivity bagian pucnhing di papan board yang

5
disediakan.

6 Arsipkan data harian setelah semua data masuk ke dalam komputer

7 Membuat laporan mingguan

16
 17

Membuat presentasi untuk bahan meeting Atasan menggunakan dasar

8
laporan mingguan yang sudah dikirim sebelumnya.

9 Membuat laporan bulanan

Membuat list kebutuhan produksi (form, sarung tangan, masker) dan

10
membuat pengajuan order barang yang dibutuhkan ke purchasing.
Membuat Work Order ke Maintenance untuk setiap permasalahan yang
11
memerlukan bantuan maintenance.

4.1. Uraian Tugas Kegiatan Kerja Praktek

Tabel 4.4. Uraian Kegiatan Kerja Praktek

No. Kegiatan Kerja Praktek Uraian Kerja Praktek
Memahami dan mempelajari setiap bagian yang
dikerjakan dari awal hingga akhir proses produksi
1 Pengenalan Area Kerja
(Blending, Wet Mixer, Punching, Drying,
Packing)
Memahami dan mempelajari daily report semua
2 Pengenalan Job Desc
bagian yang termasuk kedalam area produksi.
Penginputan data Menginput semua data daily report setiap bagian
3
produksi sesuai format yang disediakan perusahaan.
Laporan harian dari setiap bagian yang suda
diinputkan sesuai format yang disediakan harus
Mengirim Laporan diperiksa oleh kepala setiap bagian tersebut.
4
Harian Setelah proses checking oleh Atasan terkait,
laporan dikirim ke Atasan lewat MS.Outlook
yang disediakan perusahaan.
 18

Dari laporan harian yang dibuat selanjutnya

membuat laporan mingguan. Laporan yang berisi
akumulasi atau summary dari laporan harian yang
Membuat Laporan
5 dibuat perminggu, sebagai perbandingan minggu
Mingguan
sebelumnya dan sebagai acuan untuk
meningkatkan produktivitas serta mengurangi
down time yang terjadi.
Membuat bahan untuk presentasi berupa Grafik
Membuat Presentasi yang diambil dari laporan mingguan, seperti
6
bahan meeting Atasan membuat Grafik Produktivity, Grafik Output,
Grafik Reject Inner Box.
Diakhir bulan, setiap tanggal 1 harus membuat
laporan bulanan bulan sebelumnya. Laporan
tersebut berisi pencapaian hasil produksi dan
Membuat Laporan
7 problem yang dialami proses produksi. Laporan
Bulanan
bulanan ini biasanya digunakan sebagai bahan
evalusi untuk peningkatan produktivitas dibulan
berikutnya.
Memeriksa kebutuhan produksi seperti
Membuat daftar lembar/form yang digunakan produksi, sarung
kebutuhan produksi tangan, masker. Buat daftar pemakaian dan buat
8 dan membuat PO (Pre- PO untuk satu bulan kedepan. PO di buat dalam 3
Order) ke bagian rangkap ditandatangani oleh kepala bagian
purchasing produksi dan ditandatangani direktur produksi
kemudian dilanjutkan ke bagian purchesing.
Setiap hari setelah semua laporan harian
Mengarsipkan data diinputkan, laporan diarsipkan pada ordner yang
9
produksi sudah disediakan. Pada akhir bulan laporan harian
tersebut diinndahkan ke gudang arsip.
 19

4.1. Kendala dan Solusi

4.1.1. Deskipsi Masalah dan Solusi
Tabel 4.5. Kendala dan Solusi yang Ditemukan
No. Permasalahan Proses Solusi Solusi
Membuat dua data.
Data yang dikirim tidak Data aktual yang
Memisahkan data
aktual, data banyak dihasilkan tidak boleh
aktual dengan data
dirubah oleh Atasan dirubah. Data tersebut
yang sudah dirubah
kepala bagian sehingga yang akan digunakan
1 oleh Atasan. (Data
data tersebut tidak dapat sebagai dasar
yang dirubah sudah
dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan
diketahui oleh diretur
acuan untuk membuat bila terjadi masalah
produksi dengan
laporan lainnya. dalam proses produksi.
segala pertimbangan)
Buat format pengisian
data sesuai dengan
Data yang dihasilkan
Karena data yang format form yang ada
oleh produksi tidak
dicatat hanya total diproduksi, sehingga
semua terekam oleh
output dan item. selain tercatatnya semua
komputer. (tidak semua
2 Maka seharusnya data, data tersebut
yang ada di laporan
buat format sesuai merupakan arsip digital
harian tercatat secara
form yang diisi oleh yang bisa dibuka setiap
digital di dalam
produksi. dibutuhkan tanpa harus
komputer)
mencarinya di gudang
arsip.
 20

Data yang selesai proses

Buat gudang arsip sesuai
input akan diarsipkan.
prosedur kearsipan.
Proses arsip kurang baik
Merapihkan arsip Lakukan perawatan
karena data hanya
yang ada digudang. pada arsip secara
ditumpuk di kardus,
Susun sesuai bagian berkala. Lakukan
disimpan di gudang
dan susun sesuai penghancurna pada arsip
tanpa ada perawatan dan
urutan tahun. yang sudah melewati
sulit untuk menemukan
3 Hancurkan data yang masa kadaluarsa sesuai
dokumen saat
sudah melebihi prosedur. Buat arsip
diperlukan, sedangkan
prosedur digital untuk
arsip masih akan
penyimpanan arsip. menghindari terjadinya
digunkan ±5 tahun ke
Lakukan perawatan kehilangan data pada
depan. Arsip tersebut
secara berkala. data yang telah
sudah rusak dan tidak
dihancurkan atau data
tertata dengan rapih
fisik yang hilang.
bahkan hilang.

4.2.1. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi

Gambar 4.6. Activity Diagram Sistem Administrasi Produksi

 21

Berikut keterangan dari activity diagram di atas :

a) Kegiatan diawali dengan laporan yang didapat dari poduksi yang berupa
data mentah yang diberikan ke admin produksi
b) Admin menerima data produksi kemudian merapihkan dan menyusun
sesuai urutan mesin
c) Kemudian mulai input data produksi sesuai format yang sudah disediakan
d) Setelah proses input, konfirmasi ke atasan untuk kemudian proses
checking oleh atasan terkait. Setelah itu dikembalikan lagi ke admin untuk
dikirim ke atasan semua departemen.
e) Kemudian kirim laporan ke semua atasan.
f) Data yang sudah diinput kemudian disimpan menjadi arsip.
g) Arsip satu bulan yang lalu dipindahkan ke kardus dan disimpan di gudang
.

Dari activity diagram tersebut masalah timbul di beberapa proses :

a) Proses input data produksi
Data yang dihasilkan tidak terekam semua di sistem, sehingga jika
terjadi masalah produksi maka harus mencari arsip di gudang dan apabila
kemungkinan arsip hilang maka masalah tidak akan terselesaikan, karena
data secara digitalpun data tidak terekam semua.

b) Proses checking oleh atasan terkait

Setelah data dicheck oleh atasan ternyata data tersebut mengalami
perubahan dengan pertimbangan bahwa data tersebut akan dikirim ke
pimpinan maka dirubah sesuai keinginan atasan produksi. Oleh karena itu
data tersebut menjadi tidak actual dan tidak dapat dijadikan sebagai bahan
acuan untuk membuat laporan yang lain.

c) Proses penyimpanan arsip

Proses akhir dari administrasi adalah proses penyimpanan data
yang kemudian disebut arsip. Arsip setiap bulan akan di simpan di gudang
tidak di ruangan produksi, dengan memindahkan file dari odner ke kardus
dengan diberi label isian kardus dan ditandai dengan tulisan produksi
 22

kemudian disimpan di gudang. Tidak ada yang bertanggung jawab atas

arsip tersebut baik tempat penyimpanan hingga penyusnan arsip. Arsip
hanya diletakan dilantai dengan berbagai barang yang disimpan di gudang,
tanpa perawatan dan pengawasan.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Administrasi produksi adalah suatu rangkaian proses kegiatan/aktivitas
dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dalam
produksi yaitu menghasilkan atau menciptakan dan atau menambah nilai suaatu
barang ataupun jasa, dengan rangkaian kegiatan tersebut dari menerima, mencatat,
menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan baik dokumen
maupun lainnya yang masih terkait dengan kegiatan produksi tersebut.
Akhir dari suatu kegiatan administrasi produksi adalah kegiatan menyimpan
data atau dokumen. Dalam penyimpanan dokumen ini penting karena dokumen
masih berstatus aktif hingga ±5 tahun yang akan datang sebagai arsip dan sebagai
pengambilan keputusan dalam menangani suatu masalah yang berkaitan dengan
produksi.
Arsip digunakan sebagai bahan pengmbilan keputusan maka data tersebut
merupakan data yang berupa fakta lapangan sehingga data tersebut bisa digunkan
sebagai acuan dasar pengambilan keputusan.
Dalam penyimpanan dokumen baik penyimpanan fisik maupun digital harus
lah memenuhi fungsi arsip itu sendiri yaitu mudah ditemukan saat diperlukan.

5.2. Saran
Saran untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam sistem administrasi
produksi sebagai berikut :

1. Sebaiknya membuat data tersendiri untuk data yang akan dikirimkan ke

pimpinan tanpa harus merubah data aktual, karena apabia data actual dirubah
maka data tersebut tidak bisa digunakan sebagai bahan acuan untuk
mengambil keputusan maupun untuk membuat data lainnya. Format yang
digunakan untuk input data produksi sebaiknya dibuat sesuai format isian
yang ada produksi. Karena dengan itu, data produksi akan terekam semua dan
dapat digunakan sebagai arsip digital.

23
 24

2. Penyimpanan arsip sebaiknya diperlakukan dengan lebih baik dalam segi

penyimpanan, penyusunan, dan pengawasan, agar tujuan dari arsip yaitu
sebagai sumber informasi tidak rusak dan hilang.
3. Penyimpanan arsip sebaiknya diperlakukan dengan lebih baik dalam segi
penyimpanan, penyusunan, dan pengawasan, agar tujuan dari arsip yaitu
sebagai sumber informasi tidak rusak dan hilang.
 DAFTAR PUSTAKA

Pengertian Sistem pada Tinjauan Pustaka [online]

https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-boykefitri-
34970-7-unikom_b-i.pdf, 25 Maret 2019, 20.43 WIB.
Pengertian Administrasi pada Tinjauan Pustaka [online]
http://repository.unpas.ac.id/10146/4/BAB%20II.pdf, 26 Maret 2019,
18.26 WIB.
http://sir.stikom.edu/875/6/BAB%20III.pdf, 27 Maret 2019, 17.37 WIB.
Pengertian Produksi pada Tinjauan Pustaka [online]
https://pendidikan.co.id/pengertian-produksi-faktor-proses-dan-tujuannya/
, 27 Maret 2010, 17.10 WIB.
http://eprints.stainkudus.ac.id/1784/5/5.%20BAB%20II.pdf, 27 Maret
2019, 17.15 WIB.
Pengertian Penyimpanan arsip pada Tinjauan Pustaka [online]
http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8006, 27
Maret 2019, 18.05 WIB.
Pengertian Arsip pada Tinjauan Pustaka [online]
http://eprints.ung.ac.id/1091/3/2013-2-63411-932310097-bab2-
10012014111225.pdf, 28 Maret 2019, 16.11 WIB.
https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-
Tentang-Kearsipan.pdf, 28 Maret 2019, 16.25 WIB.

25