Nama.

: Rama Fanny Muhammad

NIM. : 1623420002

Prodi. : Teknologi Kimia Tekstil

PENERAPAN SISTEM KAIZEN TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN (Studi Kasus di PT. Yamaha
Music Manufacturing Asia)

Tujuan

Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran deskriptif mengenai penerapan sistem
kaizen serta dampaknya terhadap kinerja perusahaan di PT Yamaha Music Manufacturing Asia.
Hasil dari penelitian ini yaitu dalam menerapkan sistem kaizen terhadap karyawan, perusahaan
membuat pendidikan dan pelatihan kaizen yang terdiri dari IE (Industrial engineering), VSM
(Value Stream Maping), dan QC Expert, yang tujuannya untuk mengimplementasikan kaizen
secara langsung, sehingga karyawan memiliki kesadaran untuk melakukan kaizen dimanapun
dan kapanpun, dan dampak dari sistem kaizen yaitu perusahaan dapat meningkatkan produksi
dua kali lipat dibandingkan dengan pertama kali pabrik Cikarang dioperasikan, produktivitas
meningkat dan stok barang di pabrik berkurang, keterampilan karyawan meningkat, serta
efisiensi pada rangkaian produksi.

Analisa Penerapan dan Pengaruh Kaizen pada Kinerja Kerja di Perusahaan Jepang (Studi Kasus
di PT YMMA)

4.1 Penerapan Kaizen terhadap Karyawan PT YMMA Dalam upaya penerapannya, PT YMMA
memiliki berbagai cara untuk menerapkan sistem kaizen kepada para karyawannya. Ada yang
berupa orientasi karyawan baru yang dilakukan kepada setiap karyawan yang baru bekerja
dalam perusahaan ini, ada pula pendidikan kaizen yang berupa pemahaman konsep serta
implementasi dalam pekerjaan secara nyata kepada setiap karyawan dari manajer sampai
operator dalam perusahaan ini, serta adanya satu divisi khusus yang menangani tentang
penerapan sistem kaizen dalam perusahaan. Berikut adalah cara-cara yang dilakukan oleh PT
YMMA untuk membekali pemahaman tentang konsep serta aplikasi mengenai sistem kaizen :

4.1.1 OKB (Orientasi Karyawan Baru) yaitu orientasi yang dilakukan kepada para karyawan pada
awal masuk ke perusahaan. Seluruh karyawan wajib mengikuti Orientasi Karyawan Baru (OKB)
yang dilaksanakan dalam 5 hari. Adapun materi yang disampaikan dalam orientasi tersebut
yaitu mengenai orientasi mentalitas dasar dan training 5S (Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu,
Shitsuke). Tujuan dari orientasi ini ialah untuk membekali para karyawan agar memeiliki mental
yang disiplin dan mempunyai kesadaran dalam memajukan perusahaan yang merupakan dasar
dari pelaksanaan sistem kaizen itu sendiri. Materi orientasi yang disampaikan yaitu mengenai
kedisiplinan terhadap waktu, memiliki rasa tanggung jawab, percaya diri, patuh terhadap tata
tertib yang diberlakukan, dan upaya meningkatkan daya saing diri dalam dunia industri
manufaktur. Sedangkan konsep 5S adalah dasar kaizen (perbaikan), sehingga keberhasilan
penerapan 5S akan membawa keberhasilan dalam pelaksanaan kaizen juga. 11 Penerapan yang
dilakukan oleh PT YMMA dengan menekankan 5S adalah upaya untuk menghilangkan segala
pemborosan.

4.1.2 Pendidikan dan Pelatihan Kaizen Setelah seluruh karyawan dibekali tentang pemahaman
mengenai mentalitas dasar serta penerapan 5S ditempat kerja, selanjutnya perusahaan
memberikan pendidikan dan pelatihan 11 Hiroyuki Hirano, Penerapan 5S di Tempat Kerja. 2000.
hal. 9 6

mengenai sistem kaizen kepada setiap karyawan dan bagaimana implementasinya dalam
tempat kerja. Adapun pendidikan dan pelatihan kaizen yang diterapkan oleh perusahaan
meliputi :

4.1.2.1 (Industrial Enginering) yaitu pendidikan dan pelatihan kaizen yang dimulai pada 21
November 2005. Awal mula terciptanya kegiatan ini muncul dari keinginan perusahaan untuk
melakukan perbaikan secara terus menerus serta membangun mental dasar kaizen kepada
seluruh karyawan sehingga kegiatan produksi dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
Oleh karena itu, dibentuklah sebuah kegiatan kaizen workshop sebagai wadah atau kesempatan
bagi karyawan melatih dan membangun mental kaizen, dengan cara menuangkan ide-ide dan
melakukan implementasi secara langsung (praktek kaizen) terhadap objek yang diamati
tersebut. Industrial Enginering dibagi menjadi tiga tahap, yaitu IE dasar, menengah dan expert.
IE dasar dan menengah lebih menekankan pada teori mengenai bagaimana cara meningkatkan
kesadaran akan adanya permasalahan di lokasi kerja sendiri, sehingga dapat mewujudkan
lingkungan kerja yang mampu melakukan kaizen dimanapun dan kapanpun. Perbedaannya
yaitu jika IE dasar 100% teori, namun IE menengah 80% teori dan 20% praktek. Praktek yang
dimaksudkan dalam IE menengah yaitu masih sebatas memberikan ide-ide masukan dalam
perbaikan, belum terjun langsung kedalam prosesnya.

4.1.2.2 VSM (Value Stream Maping) Jika IE expert berorientasi kepada sumber daya
manusianya, bagaimana seseorang harus bisa melakukan kegiatan kaizen, maka dalam VSM
yang dijadikan objek penelitian adalah produk dan prosesnya, bagaimana cara penerapan
kaizen pada proses suatu produk dari pembuatan hingga sampai ke tahap distribusi, atau
bagaimana pemesanan suatu barang hingga sampai ditempat tujuan dengan lebih
mengutamakan efisiensi waktu. Sasaran dalam kegiatan ini yaitu menanamkan pola pikir Lean
Process, mengenal alur proses produksi serta melatih kepekaan terhadap masalah dan
membuatkan usulan dengan praktek pembuatan jalur proses yang lebih singkat. Target dari
kegiatan ini yaitu penurunan Lead Time sebesar 30% dan mengurangi stok barang diatas 30%.
Kegiatan ini dilakukan setiap tiga bulan sekali dan dilaksanakan oleh empat tim yang terdiri dari
5-6 orang. Tiap orang dalam tim biasanya terdiri dari berbagai divisi supaya dapat berbagi
pemikiran dari segala bidang sehingga dapat menemukan solusi yang terbaik. 7

4.1.2.3 QC (Quality Control) Expert Sasaran diadakannya QC Expert ini adalah untuk
menanamkan pola pikir kaizen dengan titik fokus pada penurunan permasalahan kualitas di
area produksi. Target dari kegiatan ini adalah penurunan NG diatas 30%. Diadakan tiap tiga
bulan sekali dan terdiri dari empat tim, dengan masing-masing tim terdiri dari 5-6 orang.
Tujuannya adalah memaparkan masalah utama yang ditemukan selama pengamatan,
memberikan usulan tindakan perbaikan, dan mendapatkan masukan dari audience untuk
tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan. Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu)
merupakan usaha mengendalikan mutu produk, dan memperbaiki struktur perusahaan.
Pengendalian mutu sangat penting dilakukan guna meningkatkan kualitas produk yang
dihasilkan. Perusahaan tidak akan dapat menghasilkan suatu manfaat yang optimal sebelum
seluruh pihak dalam perusahaan bekerjasama untuk melaksanakan usaha pengendalian mutu
tersebut secara terpadu. Oleh karena itu, Pengendalian Mutu Terpadu lebih merupakan suatu
kerangka di mana setiap orang pada setiap tingkatan dalam perusahaan harus bekerjasama
dengan erat untuk meningkatkan usaha pengendalian mutu dari sudut pandang yang lebih luas
yaitu kepentingan perusahaan secara keseluruhan meskipun secara praktek tetap terikat
kepada tugasnya masing-masing.

4.1.3 Kaizen Promotion Planning Department Untuk menyukseskan kaizen, PT YMMA juga
membentuk sebuah unit atau divisi khusus yang tugasnya mempromosikan kaizen di seluruh
lapisan organisasi produksi. Tim ini dinamai Kaizen Promotion Planning Department, yang
jumlahnya tidak kurang dari 15 orang. Mereka didedikasikan khusus untuk mengurus kaizen,
bukan karyawan bagian SDM maupun Produksi. Tugas dari divisi ini adalah untuk menyebarkan
sistem kaizen kepada setiap karyawan di lapangan produksi. Pengenalan kaizen di PT YMMA
dimotori oleh unsur tim yaitu, oleh tim proyek Kaizen Promotion yang melakukan kegiatan-
kegiatan kaizen penuh serta didampingi oleh orang produksi yang membantu di production
floor.

4.2 Pelaksanaan dan Hasil Kaizen pada Perusahaan Setelah karyawan mendapat pendidikan dan
pelatihan mengenai sistem kaizen, maka pelaksanaan dan hasilnya menjadi tanggung jawab
dari kepala departemen dan kepala seksi yang bersangkutan. Pelaksanaan kaizen dibagi
menjadi tiga bagian, yaitu penerapan kaizen yang berorientasi pada manajemen, kelompok,
dan individu. 8
4.2.1 Hasil Penerapan Kaizen yang Berorientasi pada Manajemen Kaizen yang dilakukan oleh
pihak manajemen di PT YMMA, meliputi pengembangan produk dan desain barang,
peningkatan efektifitas material, efektifitas alur produksi, program penurunan biaya (cost
reduction system), efisiensi material, serta peningkatan produksi dan penurunan NG. Berikut
adalah hasilnya : No Nama Kaizen Hasil Kaizen 1 Penambahan type baru Powered Mixer
EMX5016CF PA System STAGEPAS 500 2 Peningkatan Efektivitas Container Peningkatan
kapasitas container Rp 158.750.050 Reduksi container (40 standar) sebesar Rp 45.635.025
Reduksi container (40 HC) sebesar Rp 146.032.080 Perbaikan Alur Part MRP untuk Service 3
Part Reduksi Serial Number Confirmation sebesar Rp 636.000 Pengurangan pembelian strech
film sebesar Rp 378.300.000 Penyederhanaan pembuatan urutan schedule lebih singkat 30%
mengurangi dokumen persiapan stuffing berkurang 50% 4 Cost Reduction Program BTR CLP 340
Rp 1.976.300 BTR CLP-330 Rp 2.274.800 BTR YDP 140/C Rp 2.815.000 BTR CLP-320/M/C Rp
18.207.000 BTR YDP-160/C/J-9000 Rp 1.021.100 BTR YDP-S 30 Rp 1.414.000 5 Efisiensi Material
5.1 Penghematan Space Space Produksi (7,5m2) Rp 750.000 9

Space Stock/inventory (11,5m2) Rp 1.150.000 5.2 Pengurangan Stock PCB Rp 204.778.100 5.3
Pengurangan Stock AMP Assy di WCS2 Rp 102.567.900 5.4 Penghematan air Rp 32.500.000 5.5
Penghematan Listrik Rp 67.155.480 6 Peningkatan Produksi dan penurunan NG Penurunan NG
30% dari tahun 2011 Produksi naik 30% dari tahun 2011 Reduce set up machine 25% dari tahun
2011 Tabel 4.1 Hasil Kaizen yang Berorientasi Pada Manajemen (sumber data : Manajemen
Kaizen Promotion 2011) Total Cost Reduction Program dalam tahun 2011 yaitu Rp.
1.165.962.835,-

4.2.2 Hasil Kaizen yang Berorientasi pada Kelompok Kaizen yang berorientasi kelompok dalam
perusahaan diimplementasikan dalam kelompokkelopmpok kecil di masing-masing area kerja di
tiap seksi atau departemen yang disebut dengan istilah GUCIL (Gugus Kecil). Tujuan dari Gucil
ini yaitu untuk membangun moralitas karyawan, meningkatkan teamwork dan saling
menghargai antar semua level karyawan, membina dan memperkuat leadership,
menyebarluaskan dasar-dasar 5S dan kaizen, serta membuka peluang untuk semua karyawan
menunjukkan bakat dan kemampuan dalam kegiatan yang dilakukan dalam gugus kecil. Gugus
kecil ini diadakan setiap hari Jumat selama 15 menit. Kegiatan ini meliputi team work, games,
kuis, dan pelatihan leadership. secara umum manfaat dari gugus kecil baik untuk karyawan
maupun perusahaan adalah :

1. Membangun moralitas karyawan sesuai dengan filosofi YMMA

2. Meningkatkan team work dan rasa saling menghargai antar semua level karyawan.

3. Meningkatkan skill leadership dalam mengatur suatu kegiatan

4. Membuka peluang untuk semua karyawan menunjukkan bakat dan kemampuan dalam
keggiatan yang dilakukan gugus kecil

5. mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualiltas kerja

6. meningkatkan sikap mencegah timbulnya masalah atau problem 10

7. meningkatkan kesadaran akan rasa bertanggung jawab, kualitas atas hasil kerja, rasa ikut
ambil bagian, rasa ikut memiliki perusahaan, dan menaikan moral. Contoh implementasi dari
Gugus kecil : No Permasalahan Usulan Kaizen 1 Presentase penggunaan kontainer membuat
tools yang bisa mengontrol masih rendah (+/- 70%) volume aktual kontainer 2 proses
penumpukan material yang berbeda penambahan proses penumpukan FG jenis (antara PA dan
DMI) sangat jarang dilakukan yang berbeda jenis 3 penyerahan vanning list dengan hardcopy
merubah dokumen menjadi PDF File 2 set untuk setiap container 4 Penyerahan vanning list
setelah semua dokumen tercetak penyerahan dilakukan secara parsial dan lebih awal sehingga
waktu stuffing bisa dimajukan lebih awal (jam 08.00 wib) 5 Picking list diterbitkan 4 set untuk
setiap container mencetak 1 set untuk FGC, mencetak 1 set untuk PC ekspor dan mengubah
kedalam bentuk file 6 menerbitkan serial number confirmation sebanyak menghilangkan
dokumen serial number 2 set perhari (53 lembar) confirmation 7 Dokumen ekspor serial
number diterbitkan merubah dokumen menjadi PDF File dan diserahkan dengan hardcopy
Tabel 4.2 Gugus Kecil (sumber : Divisi Kaizen Promotion)

4.2.3 Hasil Kaizen yang Berorientasi pada Individu Hasil Kaizen yang berorientasi pada Individu
di lakukan melalui Teian. Teian merupakan sistem sumbang saran yang dilakukan oleh masing-
masing individu guna menyalurkan ide-ide yang berguna untuk kemajuan perusahaan. Dengan
adanya sistem saran ini, membuat para karyawan ikut berpikir dan mencari cara yang lebih baik
dalam melakukan tugasnya. Selain 11

membuat karyawan sadar akan kaizen, sistem saran memberikan peluang kepada karyawan
untuk berbicara secara terus terang dengan penyelianya. Selain itu, mereka memberikan
peluang kepada manajemen untuk membantu karyawan menangani masalah. Maka saran
merupakan peluang berharga untuk komunikasi dua arah, selain untuk pengembangan diri
karyawan. Karyawan yang mengajukan ide dan solusi terhadap masalah yang ada akan yang
mendapatkan reward (apresiasi) oleh perusahaan. Reward tersebut bentuknya
bermacammacam, ada yang berupa uang, plakat, ataupun promosi untuk jenjang karir. Hal ini
dilakukan guna memotivasi setiap karyawan agar ikut berpartisipasi demi kemajuan
perusahaan. Secara umum, dapat diambil kesimpulan bahwa manfaat TEIAN adalah :

1. Mendorong dan meningkatkan kreativitas dan inisiatif karyawan

2. Memanfaatkan kreativitas dan inisiatif karyawan secara optimal demi kemajuan perusahaan.
3. Meningkatkan sense of ownership kepada setiap karyawan.

4. Karyawan akan lebih termotivasi untuk berkontribusi lebih banyak lagi terhadap perusahaan.

5. Orientasi pemikiran penyelesaian masalah jadi tidak terbeban hanya dalam satu pihak
manajemen, tapi semua pihak dalam perusahaan juga ikut berpartisipasi dalam menyelesaikan
masalah.