Tema: Penurunan kualitas pada produk sehingga banyak complain dari pelanggan karena produk

rusak dan Strategi untuk meningkatkan kualitas produk

Peran :

1. Direktur
2. Sekretaris
3. Manajer keuangan
4. Manajer HRD
5. Manajer produksi

Sekretaris: “Selamat pagi dan salam sejahtera untuk kita semua, pertama-tama marilah kita
panjatkan puji syukur kehadirat Allah swt. Karena-nya kita semua dapat berkumpul pada acara rapat
pagi hari ini dengan keadaan sehat walafiat. Yang saya hormati Ibu direktur selaku pimpinan dan
yang saya hormati bapak/ibu kepala devisi yang sudah hadir dalam rapat ini. Baiklah saya akan
membacakan agenda rapat kita pada hari ini, yakni pembukaan, pengarahan dari ibu direktur,
laporan dari masing-masing devisi dan memberikan pendapat dari setiap devisi untuk meningkatkan
kualitas pada produk, dilanjutkan dengan pembahasan inti tanya jawab, dan yang terakhir penutup.
Baik, langsung saja kepada Ibu direktur untuk memberikan pengarahan.”

Direktur: ” Terimakasih atas kesempatannya, selamat pagi bapak/ibu sekalian, seperti yang sudah
kita ketahui, bahwasanya perusahaan mendapat banyak komplain dari customer karena produk
mengaami kerusakan. Untuk itu kita akan membahasnya pada rapat kali ini, apa saja faktor
penyebab dari produk yang mengalami kerusakan dan bagaimana strategi untuk meningkatkan
kualitas produk agar tidak terjadi hal yang serupa pada produk perusahaan kita. Baiklah sebelumnya
saya ingin mengetahui laporan kinerja dari setiap devisi. Yang pertama divisi Produksi, kepada
ibu............ saya persilahkan.”

Produksi : ”Sebelumnya terimakasih atas kesempatan yang ibu berikan. Proses produksi masih
berjalan dengan baik, hanya saja akhir-akhir ini beberapa mesin yang kita miliki sering mengalami
kendala, seperti mesin Terkadang mati seketika dan dari beberapa karyawan bagian paking barang
kurang adanya pelatihan kinerja, akibatnya terjadi ketidaktahuan karyawan untuk melakukan
packing barang sesuai SOP yang ada. Kalau boleh memberi masukan, sebaiknya kita segera
melakukan servis dan pembersihan pada mesin-mesin produksi yang kita miliki, serta sebaiknya kita
melakukan penjadwalan ulang untuk pelatihan kinerja kepada karyawan.”

Direktur : ”Terimakasih atas penjelasanya. Saran diterima, kita akan segera menghubungi pihak
terkait untuk melakukan servis pada mesin-mesin produksi, agar proses tetap berjalan lancar.
Selanjutnya mengenai pelatihan kinerja, perusahaan sudah menetapkan proses pelatihan kinerja
sesuai dengan aturan yang ada. Untuk pelatihan kinerja sudah menjadi tugas dan tanggung jawab
manajer HRD. Baiklah selanjutnya dari bagian HRD, apakah terjadi kendala?.”

Manajer HRD: ”Terimakasih atas kesempatan yang ibu berikan.untuk proses pelatihan kinerja masih
berjalan dengan baik, sebelum melakukan proses pelatihan tentunya kami melewati beberapa tahap
penyeleksian terhadap beberapa karyawan dengan langkah-langkah yang telah direncanakan
sebelumya, yaitu dengan merekrut karyawan sesuai kriteria perusahaan dan sudah melalui tahap-
tahap yang tepat untuk melakukan pelatihan kinerja bagi karyawan. ”

Direktur: ”Baik terimakasih, saya berharap, baik permasalahan pada mesin ataupun pegawai ini yang
menyebabkan menurunnya kualitas produk perusahaan kita agar bisa segera teratasi. Untuk ibu ...
selaku manjer keuangan, apakah pada departemen ibu terdapat kendala terkait masalah ini? Dimana
akan kami perlu tahu mengenai kesediaan departemen keuangan untuk mengurus pembiayaan
pemeliharaan atau perbaikan mesin yang bermasalah dan keperluan untuk pelatihan kembali para
karyawan?”

Manj. Keuangan: ”Baik terimakasih atas pernyataan dari ibu, saya selaku perwakilan dari
departemen keuangan tentu saja menyatakan kesediaan bagian kami perihal pembiayaan kerusakan
mesin maupun pelatihan yang akan dilaksanakan nanti. Karena perusahaan ini sendiri dari awal
sudah memiliki anggaran terpisah untuk pemeliharaan mesin dan pendidikan pelatihan para
karyawan, walaupun sebenarnya perbaikan mesin yang akan dilakukan ini diluar dari jadwal
pemeliharaan mesin yang seharusnya.”

Direktur: ”Baik terimakasih atas penjelasannya. Saya juga sekaligus ingin bertanya, apakah masalah
ini mempengaruhi arus kas perusahaan?”

Manaj. Keuangan: ”Untuk pemasukan perusahaan sendiri mungkin tidak begitu kentara
penurunannya, akan tetapi hal tersebut cukup mempengaruhi arus kas perusahaan, sehingga kami
berusaha sebaik mungkin untuk terus mengevaluasi arus kas perusahaan agar tetap seimbang dan
pemasukan perusahaan tidak turun secara drastis. Oleh karena itu departemen kami berkoordinasi
dengan departemen pemasaran mengenai cara meningkatkan penjualan produk.”

Direktur: ”Syukurlah jika perusahaan kita tidak mengalami penurunan penjualan yang drastis, lalu
untuk bagian Departemen HRD maupun Depaartemen Produksi apakah ada langkah yang akan
dilakukan selanjutnya maupun saran untuk menangani masalah ini?”

Manaj. Produksi: ”Baik ibu, saya izin menjawab. Saya selaku Manajer Produksi dan perwakilan dari
departemen kami, kami berencana untuk memantau ulang mesin-mesin yang digunakan guna
memastikan keseluruhan apakah mesin benar-benar keadaan yang siap digunakan sehingga kejadian
tersebut tidak terulang kembali. Langkah selanjutnya yang kami ambil adalah berkoordinasi dengan
departemen HRD bersangkutan dengan proses kerja karyawan agar lebih teliti dan bertanggung
jawab lagi pada saat pelakasanaan kerja. Selanjutnya kami akan memperbaiki hasil kerja yang kurang
maksimal jika masih ada produk yang belum dikirim pada pasar. Dan langkah yang terakhir adalah
penarikan kembali produk rusak yang berada di pasar sehingga tidak ada komplain yang
berkepanjangan dari konsumen, akan tetapi penarikan produk kembali ini membutuhkan
persetujuan dari beberapa departemen yang bersangkutan karena hal ini akan menyebabkan
pemborosan waktu tungggu material.”

Direktur: ”Baik, terimakasih atas penjelasan mengenai solusi yang akan dilakukan departemen anda.
Lalu dari Departemen HRD apakah ada solusi yang akan dilakukan juga mengenai masalah ini?”

Manaj. HRD: ”Baik ibu, untuk departemen kami sendiri, kami sudah memutuskan beberapa langkah
yang akan kami ambil untuk menangani masalah ini yaitu, kami akan mengadakan rapat dengan
supervisor pada bagian tersebut untuk memberitahu para pekerja pada bagiannya agar lebih teliti
lagi dalam melaksanakan tugasnya, kami juga menekankan agar selalu melakukan pengecekan ulang
pada setiap produk yang akan di packing sehingga pasti bahwa produk dalam keadaan baik-baik saja
sebelum ke tangan konsumen. Dan langkah yang terakhir adalah seperti yang kami sampaikan pada
saat diawal dimana kami akan melakukan pelatihan dan pengembangan kepada para karyawan
sebaik-baik mungkin, bahkan jika memungkinkan kami akan melakukan evaluasi kinerja pada setiap
karyawan juga.”
Direktur: ”Baik terimakasih atas semua saran yang telah disampaikan oleh Departemen HRD dan
Departemen Produksi, apakah ada saran ataupun solusi yang akan ditambahkan lagi?”

Manaj. HRD: ”Dari departemen kami dirasa bahwa langkah yang kami ambil hanya itu, jika memang
ada solusi yang lebih baik lagi mungkin saya akan pertimbangkan lalu saya rundingkan dengan
departemen saya, kemudian saya laporkan kepada ibu. Dan jika ibu berkenan mengenai pelatihan
dan pengembangan maupun evaluasi karyawan, maka departemen kami akan segera membentuk
tim untuk melakukan kegiatan tersebut.”

Direktur: ”Saya rasa hal tersebut cukup baik, dan saya cukup setuju dengan saran tersebut. Segera
lakukan penanganan yang terbaik mengenai masalah ini agar tidak ada kendala yang akan
menghambat lagi proses penjualan produk dipasar. Baiklah jika tidak ada lagi saran yang akan
disampaikan kita akan kembali kepada sekretaris saya.”

Manaj. Produksi: ”Mohon maaf ibu, sebelum rapat ditutup saya akan bertanya lagi mengenai
kemungkinan untuk menarik produk cacat yang sudah ada dipasar. Apakah hal tersebut akan
disetujui? Karena hal ini cukup riskan seperti yang saya sampaikan diawal dimana hal ini dapat
membuat konsumen cukup merasa kesal kepada perusahaan”

Direktur: ”Untuk hal ini mungkin bisa dikonfirmasi kepada pihak yang bersangkutan, apakah bisa
terjadinnya kesepakatan untuk menunda pengiriman barang karena adanya kendala yang akan
terjadi, namun jika tidak bisa maka perlu dicari kembali solusinya dengan sebaik mungkin dan
secepat mungkin agar tidak mengecewakan para konsumen. Jika sudah ada konfirmasi bisa segera
beritahu saya dan kita adakan pertemuan berikutnya untuk membahas hal ini. Jika memang sudah
tidak ada lagi yang perlu disampaikan maka saya kembalikan lagi rapat ini kepada sekretaris saya, ibu
... selaku moderator dan notulen rapat ini.”

Sekretaris: ”Baik, terimakasih kepada ibu ..., ibu ..., ibu ..., dan ibu ... atas kehadirannya pada rapat
kali ini. Jadi pada akhir rapat ini saya akan menyampaikan hasil kesimpulan dari berlangsungnya
rapat hari ini, yaitu:

1. Akan segera dilakukannya perbaikan dan pemeliharaan pada mesin-mesin produksi.

2. Melakukan pengecekan ulang dan perbaikan pada produk yang belum dikirim, serta menarik
kembali produk cacat dari pasaran (jika hal ini memungkinkan dan sudah ddikonfirmasi oleh
beberapa pihak, jika tidak memungkinkan maka akan diadakan rapat kembali).
3. Departemen HRD akan mengadakan rapat dengan supervisor mengenai permasalahan
pengawasan dan ketelitian pekerja
4. Persetujuan dari ibu direktur mengenai pelatihan, pengembangan, dan evaluasi kinerja para
pekerja.

Demikian rapat hari pada hari ini, semoga hal ini bisa menjadi pembelajaran agar hal ini tidak
terulang kembali, dan diharapkan semoga perusahaan kita semakin maju dan berkembang. Bila
ada kesalahan dari saya selaku moderator acara mohon dimaafkan, selamat pagi dan selamat
kemmbali beraktivitas.”