BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi

dewasa ini sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia

pendidikan dituntut untuk dapat menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang

mampu beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan

kreatif tanpa mengabaikan ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan

kemajuan zaman. Oleh karena itu, kerja sama pendidikan dengan dunia usaha

maupun didalam Lembaga Pemerintahan dan Masyarakat haruslah sejalan,

sehingga timbul keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait

dapat berperan sebagaimana yang di harapkan.Institut Teknologi Medan sebagai

salah satu Lembaga Pendidikan Tinggi menekankan pada Pendidikan Profesional

dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki sikap,

kemampuan, berkompeten dan mampu menangani pekerjaan-pekerjaan dan

mempunyai disiplin yang tinggi.

Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu usaha Institut Teknologi

Medan adalah dengan mewajibkan seluruh Mahasiswa/I semester akhir

melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Pemerintahan dengan

harapan agar para Mahasiswa/I memahami dan mengetahui bagaimana praktek

operasi di Lembaga Pemerintahan maupun Swasta. Disamping itu Praktek Kerja

Lapangan merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan

Strata-1(S-1) di Institut Teknologi Medan

1
 Mengingat betapa pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan

administrasi di Kantor Kecamatan Medan Sunggal maupun penulisan Laporan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, maka hal inilah yang mendorong Penulis

untuk memilih judul “ Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor

Kecamatan Medan Amplas Kota Medan “. Judul ini di ambil sesuai dengan

kegiatan yang biasa penulis lakukan selama melakukan Praktek Kerja Lapangan

(PKL) di Kantor Kecamatan Medan Amplas Kota Medan yang bertempat di Jl.

Garu III No.111 A, Harjosari I, Kec. Medan Amplas, Kota Medan, Sumatera

Utara 20226

1.2 Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan pada dasarnya adalah suatu proses untuk

mengenalkan mahasiswa dengan dunia kerja yang sesungguhnya, sehingga

diharapkan dapat menambah wawasan kepada mahasiswa dalam mengadaptasikan

diri dengan dunia kerja yang sesungguhnya yang pada akhirnya akan dimasuki

oleh mahasiswa setelah menyelesaikan proses perkuliahan. Adapun tujuan dari

Praktek Kerja Lapangan adalah :

1.2.1 Bagi Mahasiswa

Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi mahasiswa:

1. Untuk meningkatkan dan memperluas keterampilan yang membentuk

kemampuan mahasiswa sebagai bekal memasuki lapangan pekerjaan

sesuai dengan program studi yang dipilih

2. Agar mahasiswa dapat berkomunikasi langsung secara baik dengan

pegawai yang ada di perusahaan sehingga pekerjaan yang diberikan dapat

dilakukan dengan baik

2
 3. Mahasiswa dilatih untuk disiplin dengan cara mengikuti segala peraturan

yang ada diperusahaan.

4. Membandingkan serta menerapkan konsep teori dan praktek yang

diperoleh dimasa perkuliahan.

5. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengaplikasikan

ilmu yang diperoleh dimasa perkuliahan.

6. Membina sikap disiplin kerja dilingkungan dunia kerja maupun

dilingkungan masyarakat.

1.2.2 Bagi Lembaga Pendidikan

Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi Lembaga

Pendidikan:

1. Praktek Kerja Lapangan merupakan program yang dapat dijadikan salah

satu kegiatan untuk menigkatkan mutu dan kinerja pekerja.

2. Menjalin kerja sama yang baik antar lembaga pendidikan dengan

perusahaan.

3. Mengetahui kebutuhan penerapan konsep tenaga kerja yang di inginkan

perusahaan.

4. Mendapatkan masukan dari laporan praktek kerja lapangan yang dilakukan

mahasiswa tentang penerapan konsep yang ada diperusahaan.

5. Menambah semangat penulis untuk terus belajar sehingga dapat bersaing

dalam dunia kerja

3
1.2.3 Bagi perusahaan

Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi perusahaan:

1. Perusahaan terbantu karena sebagian tugas-tugas pegawai diberikan

kepada mahasiswa yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

2. Perusahaan membina kerjasama dengan lembaga pendidikan dan

dapatmempekerjakan mahasiswa yang berpotensi dan berprestasi.

3. Perusahaan mendapatkan masukan dan saran yang dapat berguna yang ada

hubungannya dengan kegiatan rutinitas perusahaan dari mahasiswa yang

praktek ditempatnya.

4. Meningkatkan hubunganan antar dunia usaha dengan dunia pendidikan.

5. Membantu dunia pendidikan agar dapat menciptakan mahasiswa yang

profesional, berkualitas dan berdisiplin tinggi

1.3 Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan

Masalah yang sering terjadi yaitu pada Sistem Informasi Pengolahan Data

Tata Cara Kearsipan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual,

sehingga prosesnya akan semakin lambat dan tidak efesien. Untuk mendapatkan

waktu yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengidentifikasikan dan

merumuskan masalah yang ada didalam Data Pegawai, Gaji Pegawai, dan Absensi

Pegawai masih di lakukan secara manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik

dan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data-data kearsipan pegawai yang

diperlukan setiap bulannya.

4
1.4 Metode Pengumpulan Data

Penelitian merupakan suatu proses yang panjang. Yang berawal pada

minat untuk mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjadi

gagasan, teori, konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai, dan

seterusnya. Hasil akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula senhingga

merupakan suatu proses yang tiada hentinya.

Hal yang sangat penting bagi peneliti adalah adanya minat untuk

mengetahui masalah sosial atau fenomena sosial tertentu. Minat tersebut dapat

timbul dan berkembang karena rangsangan bacaan, diskusi, seminar, atau

pengamatan. Titik tolak yang sesungguhnya bukanlah metode penelitian, tetapi

kepekaan dan minat, ditopang oleh akal sehat (common sence). Seperti disebutkan

diatas, berbagai tahap harus ditempuh hingga tercapai hasil penelitian yang

memenuhi kaidah-kaidah ilmiah, dan tiap tahap perlu dilaksanakan dengan kritis,

cermat dan sistematis.

Setelah di sederhanakan, langkah-langkah yang lazim ditempuh dalam

pelaksanaan survei adalah sebagai berikut :

1. Merumuskan masalah penelitian dan menentukan tujuan survei

2. Menentukan konsep hipotesa serta menggali keputusan pada saat hipotesa

tidak di perlukan, misalnya pada penelitian operasional.

3. Pengambilan sample.

4. Pekerjaan lapangan, termasuk memilih dan melatih pewawancara.

5. Pengolahan data.

6. Analisa dan pelaporan.

5
 Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis melakukan

penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di perlukan sehingga

penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat di selesaikan dengan baik

dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa metode-metode penelitian yang

dapat membantu didalam pembuatan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini sebagai

berikut :

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

a. Obsevasi

Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan

dan pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi

penulis menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem

kerja/operasional perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari

instansi Kearsipan. Misalnya, pada saat penerimaan sebuah surat

masuk dan surat keluar penulis dapat terlebih dahulu meneliti dalam

kesempurnaan kalimat serta isi dari setiap pokok bahasa agar tidak

memiliki kesalah pahaman.

b. Wawancara

Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan

penulis dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis

melakukannya pada pegawai yang khusus menangani tentang

masalah yang ada di dinas tersebut.

2. Penelitian Pustaka (Library Research)

Penelitian Pustaka dilakukan penulis agar dapat mendapatkan data

yang bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek yang

6
 di teliti, khususnya buku bacaan yang di jadikan pedoman untuk

pembahasan masalah yang di dapat dari penelitian yang di lakukan.

3. Sampling

Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang tersedia

dan sesuai dengan bidang yang di pilih. Di sini penulis melakukan

penelitian dengan cara membentuk golongan dari suatu kumpulan

berkas dan data yang berisikan tentang tujuan-tujuan dari pemanfaatan

pengumpulan dari sebuah instansi/perusahaan yang berbentuk box

besi atau juga di sebut ruang dokumentasi.

4. Teknik Observasi Partisipasi

Yaitu mahasiswa ikut serta dalam kegiatan kerja dan mengadakan

pengamatan seluruh data yang diperlukakan

1.5 Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 03 September 2018 s/d

02 Oktober 2018 yang bertempat di Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan

Amplas yang beralamat di Jl. Garu III No.111 A. Dimana Penulis memilih tempat

PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu yang di miliki penulis di

Perusahaan/Instansi tersebut.

7
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Kecamatan Medan Amplas adalah Kecamatan hasil Pemekaran yang

merupakan salah satu Wilayah Kecamatan di Medan yang sebelumnya berasal

dari 3 (tiga) Kecamatan yaitu Kecamatan Medan Johor, Kecamatan Medan Denai

dan Kecamatan Medan Kota. Hal ini sesuai dengan Peraturan PemerintahNomor

50 Tahun 1991 tentang Pembentukan Perwakilan Kecamatan menjadi Kecamatan

yang peresmiannya dilakukan oleh Bapak Gubernur KDH Tk. I Sumatera Utara

pada tanggal 31 Oktober 1991 bertempat di Halaman Kantor Camat Medan

Amplas Jln. Garu III Medan.

Kecamatan Medan Amplas merupakan salah satu kawasan pemukiman

Penduduk, Perkantoran dan Industry yang berada di BagianSelatan Kota Medan

dengan luas wilayahnyasekitar 1.377,3 Ha atau 13,77 Km 2 dengan Jarak

tempuh ke Kantor Walikota Medan sejauh +10 Km.Dan memiliki batas

wilayah sebagai berikut :

 Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Medan Denai Kota

Medan dan Kecamatan Percut Sei Tuan Kabupaten Deli Serdang ;

 Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Patumbak Deli Serdang

dan Kecamatan Medan Johor Kota Medan ;

 Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Tanjung Morawa

Kabupaten Deli Serdang;

8
  Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Medan Johor Kota

Medan

Sebagai Kecamatan yang wilayahnya terletak paling Selatan dari kota

Medan, terdapat beberapa sarana-sarana Pemerintahan, yaitu Dinas Kehutanan,

kantor Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, dan Perkantoran Pemerintah

Kota Medan lainnya.

Selain itu, terdapat juga pusat perbelanjaan grosir seperti Medan

Indogrosir. Terdapat juga showroom mobil di sepanjang jalan S.M. Raja baik

Honda, Toyota, dan Mazda, kantor-kantor perbankan, klinik Kesehatan, dan

sebagai pintu masuk dan keluar dari Kota Medan maka banyak Stasiun Mobil

angkutan Darat, dan sarana umum lainnya.

Sebagai kawasan perdagangan atau perniagaan, banyak terdapat usaha-

usaha ekonomi baik yang berskala besar, sedang maupun kecil yang dikelola oleh

warga Kecamatan Medan Amplas sendiri tetapi tidak sedikit juga pemilik dan

pengelola yang bukan merupakan warga Kecamatan Medan Amplas. Kondisi

perdagangan atau perniagaan ini memberi kontribusi bagi pendapatan warga

antara lain memberikan lapangan pekerjaan sebagai karyawan, dan lain

sebagainya.

Di kecamatan ini terletak Terminal Terpadu Amplas yang merupakan

terminal keluar masuk untuk mobil angkutan umum antar kota dan provinsi.

Selain itu juga sedang dibangun Jembatan Layang yang sudah dibangun sejak

tahun 2006 dan telah selesai pada tahun 2009.

9
 Tabel 2.1
DATA POTENSI KECAMATAN MEDAN AMPLAS

No. Uraian 2017

Jumlah
1 2 4
1. Perkantoran Pemerintah danswasta 68
2. BANK 5
3. Pasar Tradisional 1
4. Gerai swalayan 25
5. Hotel 1
6. Swalayan Besar 3
7. Toko 147
8. Warnet 55
9. Bengkel : 175
- Bengkel Mobil 79
- Bengkel Motor 96
10. Door Smeer 81
- Door smeer Mobil 46
- Door smeer Motor 35
11. Restoran/Rumah Makan/Warung 370
-Restoran 87
-Warung Makan/Minum 283
12. Tukang Pangkas 12
13. Salon 110

Dari data di atas dapat dilihat bahwa terdapat berbagai jenis usaha ekonomi

baik yang berskala besar, sedang dan kecil, yang terdapat di Kecamatan Medan

Amplas.Semua potensi ini diharapkan akan dapat memberikan kontribusi bagi

peningkatan pendapatan masyarakat baik itu dari segi tenaga kerja maupun

pendapatan lainnya untuk memajukan Kecamatan.Pertumbuhan Perekonomian

cukup pesat mengalami kemajuan, dimana dibanding dari tahun lalu semakin

10
banyak Perbankan maupun UKM baru yang bermunculan yang dibuka di

Amplas. Pertumbuhan usaha kecil masyarakat seperti doorsmeer dan warung –

warung makanan bermunculan di segala sudut yang mendorong kemajuan

perekonomian masyarakat.

Selain itu di Kecamatan Medan Amplas ini terdapat sebuah tempat Rekreasi

yang sudah lama berkembang yaitu Tamora Indah berada di Kelurahan Bangun

Mulia, yang sangat cocok untuk liburan keluarga dan sangat terjangkau.

Diharapkan kedepan semakin banyak adanya campur tangan Investor agar dapat

mengelola dengan baik untuk membawa manfaat yang lebih besar bagi

kesejahteraan masyarakat khususnya di Kecamatan Medan Amplas.

Untuk Mendukung jalannya pelaksanaan Pemerintahan di Kecamatan Medan

Amplas memiliki sebuah kantor dan di dukung oleh 7 gedung kantor Kelurahan

yang terbesar di wilayah Kec.Medan Amplas yang ke semua bangunan dalam

bentuk permanen. Dalam mendukung jalannya pemerintah perlu Struktur

organisasi baik secara internal maupun external. Bagan Struktur Organisasi

Kecamatan Medan Amplas dapat di lihat pada gambar di bawah ini :

11
 Tabel 2.2

DAFTAR NAMA CAMAT YANG MEMIMPIN KECAMATAN MEDAN

AMPLAS

NO. NAMA PEJABAT MASA BAKTI

1 2 3
1. Drs. Chandra Ansari 1990 – 1998
2. Drs. M.S. Budiman 1998 – 2000
3. Drs. Parluhutan 2000 – 2004
4. Drs. Abdul Aziz 2004 – 2007
5. Drs. Aidal Fitra 2007 – 2011
6. Dra. Edliaty 2011
7. Emir Mahbob Lubis, S.STP, M.AP 2011 – 2014
8. H. Pahri, S.Sos, M.AP 2014
9. Zulfakhri Ahmadi, S.Sos 2014 –2017
10. Khoiruddin,S.Sos 2017- Sekarang

Tabel 2.3

DAFTAR NAMA PEGAWAI KANTOR CAMAT MEDAN AMPLAS

NO NAM JABATAN
A
1 KHOIRUDDIN,SE.S.SOS,MM Camat
2 MANTIUS MENDROFA,SH Sekcam
3 DINA ASNITA SARI Bendahara
4 DIAN HARRYANTI KASI TATA PEMERINTAHAN
5 Drs.SANRIS RUMAHORBO KASI PMK
6 ALWENDRA BARUS, S.STP, M.Si KASI TRANTIB
7 AMALUDDIN AF,S.SOs KASI KESOS
8 TEGUH SUJATMIKO KASI SARPRAS
9 HILDA HUTAPEA S.E KASUBBAG

12
 Tabel 2.4

LUAS WILAYAH DIRINCI PER KELURAHAN DI KECAMATAN

MEDAN AMPLAS

No. Kelurahan Nama Lurah L u a s ( Ha. )

1 2 3 1
1. Amplas Azhari, SH, MH 80
2. Sitirejo – II Zulkifli S.Pulungan, SSTP. M.AP 44,3
3. Sitirejo – III Jamaluddin, SP 40
4. Harjosari – I Sahara Harahap, AP 415
5. Harjosari – II Andrew F. Ayu, SSTP.Msi 459
6. Timbang Deli James R.E Simanjuntak, SSTP 285
7. Bangun Mulia Jhon Kondar Ompusunggu, ST 54
JUMLAH 1.377,3

2.2 Struktur Organisasi

Setiap Perusahaan ataupun Instansi memiliki Struktur Organisasi dan

manajemen tersendiri. Adanya struktur Organisasi menunjukkan adanya

pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan.

Penyusunan Struktur Organisasi harus dapat memberi gambaran yang jelas

mengenai bidang-bidang tugas yang terdapat dalam suatu Perusahaan maupun

Instansi.

Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh

mengerti atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi

tersebut. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan organisasi

tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjamin

kelancaran kegiatan dalam Pemko Medan Kecamatan Medan Amplas, maka perlu

13
memiliki struktur organisasi yang baik agar mempelancar dan mempertegas atau

mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif.

Kantor Kecamatan Medan Amplas mempunyai struktur Organisasi

berbentuk garis dimana wewenang dialirkan dari atasan (CAMAT ) kepada

bawahan, Kepala bagian dan Sub Bagian demikian seterusnya dan tanggung

jawab bawahan di alirkan kepada atasan yang berada setingkat diatasnya,

sehingga bawahan hanya mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan.

Untuk lebih jelas Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Amplas dapat di

lihat pada gambar berikut :

Gambar 2.1 Struktur organisasi Kecamatan Medan Amplas

14
 Dengan melihat Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal,

kita dapat mengetahui bagaimana tugas-tugas ini di bagi-bagikan, serta

pendelegasian wewenang menurut fungsinya masing-masing. Adapun uraian

tugas masing- masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Camat

Tugas-tugas yang dilakukan Camat diantaranya adalah :

a. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban

umum.

c. Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan dan perundang-

undangan.

d. Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan

umum.

e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat

kecamatan.

f. Membina penyelenggaraan pemerintah kelurahan.

g. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup

tugasnya. Atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan Kelurahan.

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan

tugas pokok dan fungsinya

15
2. Sekretaris Camat

Sekretaris Camat (SEKCAM) yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Camat. Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebahagian

tugas Camat dalam ruang lingkup kesekretariatan meliputi pengelolaan

administrasi umum, keuangan, dan penyusunan program.

Tugas-tugas sekretaris Camat antara lain :

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Kesekretariatan

b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Kecamatan.

c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi

Kesekretariatan Kecamatan yang meliputi administrasi umum,

kepegawaian , keuangan, dan rumah tangga Kecamatan.

d. Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia,

pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan.

e. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas – tugas Kecamatan

f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian.

g. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kesekretariatan.

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

3. KASUBBAG UMUM

Tugas-tugas Sub Bagian Umum diantaranya adalah :

a. Peyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan Administrasi

Umum

c. Pengelolaan administrasi umum meliputi Naskah Dinas, Penataan

16
 Kearsipan, Perlengkapan dan Penyelenggaraan Kerumahtanggaan

Kecamatan.

d. Pengelolaan administrasi Kepegawaian.

e. Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,

ketatalaksanaan dan kepegawaian.

f. Pelaporan pelaksanaan tugas.

g. Pelaksanaan tugas yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

4. KASUBBAG KEUANGAN DAN PENY. PROGRAM

Tugas-tugas Sub Bagian Keuangan diantaranya adalah :

a. Penyusunan rencana program dan kegiatan sub Bagian

Keuangan.Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan

administrasi.

b. Pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan rencana

kegiatan, menyusun bahan,pemprosesan, pengusulan dan verifikasi.

c. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi

keuangan.

d. Penyusunan laporan keuangan Kecamatan.

e. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan serta pengendalian.

f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

17
5. Seksi Tata Pemerintahan

Tugas-tugas Seksi Tata Pemerintahan diantaranya adalah :

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Seksi Tata Pemerintahan.

b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup Tata Pemerintahan.

c. Penyiapan bahan pembinaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan

kegiatan pemerintahan ditingkat Kecamatan.

d. Penyiapan bahan pembinaan koordinasi pembinaan kegiatan

pengembangan sosial politik, ideologi Negara dan kesatuan bangsa.

e. Penyiapan bahan pembinaan dibidang keagrarian.

f. Pelaksanaan proses administrasi kependudukan.

g. Pelaksanaan proses pelayanan administrasi kependudukan.

h. Pelaksanaan kegiatan pencatatan monografi Kecamatan dan

Kelurahan.

i. Pemantauan Pelaksanaan proses pelayanan adaministrasi lainnya

lingkup Tata pemerintahan.

j. Pemantauan pelaksanaan pemungutan pajak Bumi dan Bangunan.

k. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas.

l. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

6. Seksi Pemberdayaan Masyarakat

Tugas-tugas Seksi Pemberdayaan Masyarakat diantaranya adalah :

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Seksi Pemberdayaan

Masyarakat.

18
 b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Pemberdayaan

Masyarakat.

c. Penyiapan bahan pembinaan terhadap kegiatan pemberdayaan

masyarakat seperti Lembaga Pemeberdayaan Masyarakat.(LPM).

d. Pelaksanaan proses pelayanan Masyarakat dalam lingkup

Pemeberdayaan Masyrakat.

7. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Tugas-tugas Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum diantaranya

adalah :

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Seksi Ketentraman

dan Ketertiban Umum.

b.Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Ketentraman dan

Ktertiban Umum.

c. Penyiapan bahan pembinaan Ketntraman dan ketertiban Umum.

d. Pelaksanaan proses pelayanan masyarakat lingkup

pemberdayaan masyarakat.

e. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi dengan satuan kerja

perangkat daerah dalam penyelenggaraan ketentraman dan

ketertiban umum, pengamanan, dan penertiban terhadap

pelanggaran peraturan derah dan peraturan perundang-

undanagan lainnya di wilayah Kecamatan.

f. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan Polisi Pamong Praja,

Pertahanan sipil dan Perlindungan Masyarakat.

19
 g. Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap penyaluran

bantuan dan pengamanan akibat bencana alamdan bencana

lainnya.

h. Pelaksanaan proses pelayanan masyarakat lingkup ketentraman

dan ketertiban umum.

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas.

j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

8. Seksi Kesejahteraan Sosial

Tugas-tugas Seksi Kesejahteraan Sosial diantaranya adalah :

a. Penyusunan , program dan kegiatan Seksi Kesejahteraan Sosial.

b. Penyiapan bahan petunjuk teknis dalam lingkup Kesejahteraan

Sosial.

c. Pelaksanaan bahan pembinaan Kesejahteraan Sosial.

d. Pelaksanaan proses pelayanan Masyarakat dalam lingkup

Kesejateraan Sosial.

e. Penyiapan bahan koordinasi dalam penyelenggaraan

pembinaan kehidupan Keagamaan, Pendidikan, Kepemudaan,

Kebudayaan, Olah Raga, Kesehatan Masyarakat dan

Kesejateraan Sosial lainnya.

f. Membantu pelaksanaan tugas-tugas penanggulangan bencana

alam dan bencana lainnya.

20
 g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas.

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

9. Seksi Prasarana dan Sarana Umum

Seksi Prasarana dan Sarana Umum mempunyai tugas membantu Lurah

dalam melaksanakan pemeliharaan prasarana dan sarana umum di tingkat

Kelurahan. Untuk melaksanakan tugas seksi Prasarana dan Sarana Umum

dimaksud, Kepala Seksi Prasarana dan Sarana Umum mempunyai tugas :

1. menyiapkan data prasarana dan sarana umum di tingkat Kelurahan

sebagai acuan untuk penyusunan kebijakan Atasan;

2. melaksanakan monitoring terhadap kondisi dan kelaikan prasarana

dan sarana umum dalam lingkungan wilayah Kelurahan sesuai

dengan rencana kegiatan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

3. melaksanakan koordinasi dengan Sekretaris Kelurahan dan seluruh

Seksi di lingkungan Kelurahan untuk mendapatkan masukan,

informasi serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh

hasil kerja yang optimal;

4. melaksanakan inventarisasi dan pendataan permasalahan terhadap

kegiatan Seksi Prasarana dan Sarana Umum sebagai bahan

evaluasi;

5. melaksanakan pembinaan kepada Bawahan sesuai dengan bidang

tugasnya guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas;

21
 6. membuat laporan pelaksanaan tugas kepada Atasan sebagai dasar

Pengambilan kebijakan;

7. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai

bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan

8. melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah Atasan

sesuai dengan tugas dan fungsinya.Kantor Camat Medan Amplas

menggunakan logo pemerintahan kota Medan.

Gambar 2.2 Logo Pemerintahan Kota Medan

Logo bagi suatu perusahaan atau instansi dapat dijadikan ciri atau

identitas. Dengan memiliki logo perusahaan atau instansi akan mudah dikenal

pelanggan, relasi ataupun masyarakat. Adapun makna dari logo tersebut adalah

sebagai berikut :

1. 17 biji padi berarti tanggal 17 dari hari Proklamasi Kemerdekaan Republik

Indonesia.

2. 8 bunga kapas berati bulan 8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik

Indonesia.

3. 4 tiang dan 5 bahagian dari perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Indonesia.

4. Satu bambu runcing yang terletak dibelakang perisai adalah lambang

Perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok

22
 yang terpenting dihadapan bambu runcing berarti Kemakmuran serta Keadilan

Sosial yang merata ada dihadapan kita

5. Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti

bahwa hidup Penduduk Kota Medan khususnya dan Indonesia

umumnya akan bersinar-sinar bahagia dan lepas dari kemiskinan dan

kemelaratan. Lima sinar bintang berarti lima bahan pokok terpenting

yang diekspor dari Kota Medan dan lima bahagian perisasi berarti

Pancasila yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia

Visi dan Misi Kecamatan Medan Amplas

Visi

Adapun Visi Kecamatan Medan Amplas adalah “Terwujudnya

Pelayanan Prima Yang Profesional, Kredibel, Madani dan Religius”

Misi

Adapun Misi Kecamatan Medan Amplas adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas Pemerintahan yang Demokratis,

berkeadilan, transparan dan akuntabel;

2. Mendorong terciptanya pembangunan di Wilayah Kecamatan;

3. Meningkatkan Profesionalisme Aparatur di

dalam menyelenggarakan Organisasi Kecamatan;

4. Mendorong peran aktif Masyarakat dalam budaya

gotong royong dan Swadaya Masyarakat.

Dalam melaksanakan pelayanan terhadap Masyarakat, Kecamatan Medan

Amplas mempunyai Motto Yaitu : “Mengabdi,Mengayomi,dan Melayani”.

Dengan terwujudnya Visi dan Misi Kecamatan Medan Amplas maka telah

23
mendukung kemajuan dan kemakmuran Medan Kota Metropolitan sesuai dengan

Motto Kota Medan yaitu :“Medan Rumah Kita”.

2.3 Mekanisme Sistem Yang Berjalan

Adapun mekanisme sistem yang sedang berjalan saat ini di Kantor

Kecamatan Medan Sunggal, baik dalam penginputan suatu sistem data pegawai,

gaji pegawai dan absen pegawai masih menggunakan sistem manual kadang

menggunakan sistem komputerisasi bagi sebagian pegawai yang memiliki fasilitas

komputer diruangannya sehingga jika di butuhkan kearsipan data-data suatu

waktu membutuhkan waktu yang lama dan tidak efesien dalam sistem kinerjan

24
 BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3. 1 Pengertian Sistem

Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti “

Kesatuan “ atau keseluruhan dari bagian-bagian yang berhubungan satu dengan

yang lainnya yang sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling

berhubungan, bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu saran tertentu.

Pernyataan sistem menurut beberapa ahli dapat didefenisikan sebagai berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012: Edisi

Pertama:4, Penerbit Andi, Yogyakarta). “Sistem adalah bagian-bagian atau

komponen yang terpadu untuk suatu sistem. “

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi III: 24,

Penerbit Andi). “Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan

satu sama lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. “

Menurut Budi Sutedjo (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi

Pertama: 34, Penerbit Andi). “ Sistem adalah kumpulan dari komponen yang

saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai tujuan tertentu. “

Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode, atau aturan

yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan dapat bekerja

sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik yang di gabung dan

diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai

data.Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut :

25
a. Komponen Sistem ( Component )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau

bagian- bagian dari sistem.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang

lain atau dengan lingkungan kerjanya.

c. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama

lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

d. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh

operasi sistem.

e. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain.

Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir

dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.

f. Masukan Sistem (Input)

Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal.

Masukkan perawatan adalah energi yang di masukkan supaya sistem

tersebut dapat berinteraksi.

g. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna dan sisa pembuangan.

26
h. Pengolahan Sistem (Procces)

Suatu tempat dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

i. Sasaran Sistem

Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila

mengenai sasaran atau tujuan.

Klasifikasi sistem terdiri dari :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu

sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia

dengan Tuhan , sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada

secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem

penjualan, sistem administrasi personalia dan sebagainya.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,

tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi

siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan

manusia merupakan sistem yang melibatkan manusia dengan mesin,

yang disebut human machine system . Sistem informasi berbasis

komputer merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.

27
 c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku Sistem yang beroperasi

dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem

deterministik.Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah

lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer

yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah

sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena

mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa ada campur tangan pihak dari luar. Sedangkan system

terbuka adalah system yang behubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya, yang dapat menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk subsistemnya.

3.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang telah

memunculkan arti (makna bagi manusia).Pengertian Informasi menurut

beberapa ahli dapat di defenisikan sebagai berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama:

22, Penerbit Andi, Yogyakarta). “Informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau di interprestasikan untuk digunakan dalam

proses pengambilan keputusan. “

28
 Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi,

2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Informasi merupakan data

yang terstruktur hasil olahan data diproses menjadi informasi.”

Menurut Deni Darmawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan

Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 21, PenerbitRemaja Rosdakarya,

Bandung). “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. “

Jadi Sistem informasi adalah sekumpulan proses, prosedur dan aturan

yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi

atau laporan-laporan yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan

pengambilan keputusan

Gambar 3.1 Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain :

a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk

menyediakan data yang akan diproses.

29
 b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data

diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang

bernilai tambah.

c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari

proses diatas.

d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan

menyimpan data.

e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem

informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang

diharapkan.

3.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus

pengolahan data. Komponen-komponen sistem informasi yaitu :

Menurut beberapa ahli pengertian Sistem Informasi adalah sebagai berikut:

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi :

2011: 17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Sistem Informasi merupakan

30
sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah, untuk menghasilkan informasi

yang berguna untuk pengambilan keputusan. “

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi II: 33,

Penerbit Andi). “Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya

menghasilkan informasi.”

Menurut Bambang Haryanto (Dasar Informatika dan Ilmu Komputer,

2009: Edisi III: 36, Penerbit Andi). “Sistem Informasi adalah suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi

organisasi yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.”

Menurut Murdick, R.G (Sistem Informasi :2009: Edisi 1: 7, Penerbit

Salemba). “Sistem Informasi adalah Seperangkat Elemen yang membentuk

kumpulan atau prosedur-prosedur / bagan-bagan Pengolahan yang mencari

suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data/barang

pada tujuan tertentu. “

Jadi, Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat komunikasi seperti

hardware dan software komputer, prosedur (aturan pemakaian sistem informasi

tersebut), dokumentasi (dokumen yang dipergunakan untuk memperoleh data),

form (formulir users interfacenya) dan orang-orang uang bertanggung jawab

terhadap manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi

adalah sebagai alat untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari

suatu organisasi.

31
3.3 Pengertian Data
Data berasal dari bahasa Yunani “ Datum” yang berarti fakta. Maka kata

data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera

manusia dari rancangan yang ada disekitarnya.

Sedangkan makna kata dalam komputer adalah segala sesuatu yang bisa

dikodekan (dilambangkan) dengan kode, symbol/lambang yang telah disediakan

oleh komputer.

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama:

25, Penerbit andi, Yogyakarta). “Data merupakan bentuk mentah yang belum

dapat bercerita sehingga perlu diolah lebih lanjut.”

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi:

2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media ,Jakarta). “Data merupakan

kumpulan/himpunan fakta, dari suatu objek.”

Menurut Deni Dermawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan

Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 1, Penerbit Remaja Rosdakarya,

Bandung). “Data adalah fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang

dapat diolah atau diproses berdasarkan prosedur tertentu yang pada akhirnya

menjadi keluaran dalam bentuk informasi.”

Menurut Andri Kristanto (Perancangan Sistem Informasi dan

Aplikasinya: 2009: Edisi Rewvisi: 8, Gavasa Media, Yogyakarta). “Pengolahan

data adlaah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk

data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.”

32
 Dari gambar diatas dapat diuraikan satu persatu yaitu :

1. Tahapan Input
Tahapan input merupakan proses masukkan data ke dalam proses komputer

lewat alat input (Input Device). Tang merupakan alat input masukkan adalah

peralatan yang berfungsi untuk menerima dan yang diberikan oleh manusia atau

peralatan lainnya yang mengirimkan data tersebut dalam bentuk digital kepada

komputer.

2. Tahapan Proses

Tahapan proses merupakan pengolahan dari data yang sudah di masukkan dan

dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses

menghitung membandingkan, mengklasifikasikan, mengatur, mengendalikan

atau mencari.

3. Tahapan output

Tahapan output merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan

data.

Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dikembangkan lebih lanjut.

Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambah tiga atau lebih

tahapan lagi.

Dari pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data merupakan

33
fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai arti yang di

hubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi. Data juga dapat disebut

sebagai bahan mentah informasi sebagai kelompok simbol-simbol yang

menyajikan kuantitas (jumlah), kegiatan atau objek.

Pengolahan data memiliki dua metode yang digunakan yaitu :

a. Batch Processing Method (Metode Pengolahan Kumpulan)

Batch Proccesing Method merupakan pengolahan data yang dikumpulkan lebih

dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya data yang telah

dikumpulkan beberapa tahun yang lalu.

b. On-Line Proccesing Method (Metode Pengolahan Transaksi)

On-Line Proccesing Method adalah metode pengolahan yang mempunyai

karakteristik yang tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung

digunakan untuk memutahirkan file induk.

3.4 Pengertian Database

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu

komponen yang penting dalam sistem informasi.

Jadi, dapat diartikan bahwa database merupakan kumpulan data yang

berhubungan dengan suatu interprise untuk beberapa penggunaan dan

merupakan sistem dari data tersebut. Database yang merupakan kumpulan data

yang harus diolah untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat di

pergunakan sistem manajemen database, hasil pengolahan data akan lebih baik.

34
3.5 Hirarki Data
a. Database Manajemen Sistem (DBMS)

Database Manajemen Sistem diartikan sebagai program komputer yang

digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi dan memperoleh

data/informasi dengan praktis dan efesien.

b. Database

Database merupakan file yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

c. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data yang

sejenis.

d. Record

Record merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan

menginformasikan tentang satu entity secara lengkap satu record mewakili satu

data atau informasi tentang record.

e. Field

Satu field yang menggambarkan satu attribute dari record yang menunjukkan

satu item dari kata. Contoh : nama, alamat dan sebagainya.

f. Karakter / byte

Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa karakter

numeric, huruf atau karakter-karakter yang membentuk suatu item data. Contoh :

A, 1, *

35
g. Bit

Gambar 3.4 Hirarki Pembentukan Data

3.6 Tujuan Pengolahan Data

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan suatu output atau

keluaran yang nantinya akan digunakan yaitu sebagai dasar untuk pengambilan

keputusan atau informasi.Informasi harus memiliki beberapa komponen-

komponen yaitu :

1. Data input

2. Proses

3. Hasil/informasi

Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data

Ada beberapa konsep yang berhubungan dengan pengolahan data,

pemakaian informasi dan nilai informasi yaitu :

a. Informasi adalah data yang telah diolah dan laporannya disajikan

sehubungan dengan waktu dan mutu.

36
b. Manusia sebagai Pengolah Data, yaitu menentukan sistem informasi dan

sering mengesankan dasar rancangan dari diri manusia itu sendiri.

c. Konsep sistem, merupakan sebuah sistem informasi manajemen sehingga

diperlukan suatu konsep untuk memahami dan merancang yang mengacu

kepada pengembangan sistem informasi.

d. Konsep Organisasi Manajemen, merupakan sistem informasi yang selalu

berada dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi

manajemen, dengan kata lain informasi adalah penentu yang penting dalam

bentuk keorganisasian.

e. Konsep Pengambilan Keputusan, perancangan sistem informasi manajemen

bukan hanya harus mencerminkan rancangan yang rasional terhadap optimasi,

tetapi juga teori keperlakuan pengambilan keputusan dalam organisasi.

f. Nilai informasi, dimana informasi dapat merubah semua keputusan,

perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.

3.7 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan

“Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut

ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen)

tentang masalah pemerintahan.Menurut bahasa Belanda yang dikatakan

“Archief” mempunyai arti:

1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik

dan sebagainya.

3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

37
Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli adalah sebagai berikut :

Menurut Odgers (2005) “ Kearsipan adalah manajemen arsip

sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta

arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik “.

Menurut Charman (1998) “ Kearsipan yaitu sebagai proses yang

menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan

pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan “.

Jadi, Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau

suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat

ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus

dimusnahkan.

38
 BAB IV

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengamatan

Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis amati pada Kantor

Kecamatan Medan Amplas yang menjadi penempatan praktek kerja lapangan

penulis adalah di bagian Subbagian Umum. Subbagian Umum bertanggung

jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat

perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor Kecamatan Medan

Amplas mulai dari proses surat masuk maupun proses surat keluar. Di

Subbagian Umum penulis belajar bagaimana urut-urutan atau proses

pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan Medan Amplas,

namun dalam prosesnya masih menggunakan cara penulisan manual

contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat keluar.

Proses Surat Masuk di Kantor Kecamatan Medan Amplas diterima di

bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor surat, tujuan

surat, perihal, kemudian surat diberi lembaran disposisi. Lembaran disposisi ini

digunakan sebagai tempat Camat memberikan tanggapan pada isi surat, surat-

surat masuk yang telah dicatat diberi lembaran disposisi disampaikan kepada

Subbagian Program untuk diketahui isi, dan dilakukan pengecekan surat.

Selanjutnya Subbagian Program memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu

dibalas atau tidak. Jika surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar

disposisi akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan jika surat

tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian Umum akan membuat surat

39
balasan dan membuat laporan surat yang kemudian diserahkan kepada Camat

untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, surat balasan diserahkan ke bagian

kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan ke instansi yang

bersangkutan.

Pada proses Surat Keluar di Kantor Kecamatan Medan Amplas, Surat

keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat masuk ataupun

informasi yang perlu disampaikan kepada pihak lain, baik berupa laporan-

laporan maupun informasi lainnya. Cara penanganan surat keluar tidak berbeda

dengan surat masuk, surat keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat

keluar/surat balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam

buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan.

Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari

secara manual di buku agenda yang pastinya membutuhkan waktu yang cukup

lama. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan

Pada Kantor Kecamatan Medan Amplas dengan menggunakan Visual Basic 6.0

Dan MySQL akan membuat proses pengarsipan surat masuk maupun surat

keluar menjadi lebih dinamis yaitu lebih efisien dari segi waktu dan kinerja

pegawai.

4.2 Pembahasan

Setelah mengadakan peninjauan awal pada Kantor Kecamatan Medan

Sunggal, salah satunya pada bagian Umum yang mengurusi segala hal mengenai

kepegawaian,arsip dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk

maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat

masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara

40
manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan

surat, baik yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan

sering terlambat di proses.

Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk dan

surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer, maka

penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan

sistem pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam pemrosesannya

yaitu dengan menggunakan sistem komputer, yang diharapkan dapat lebih

mempermudah dalam pengolahan data dan mendapatkan informasi yang cepat

sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis

mencoba menyarankan kepada Kantor Kecamatan Medan Sunggal untuk

menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6 dan

MySQL. Adapun desain tabel surat masuk dan surat keluar yang penulis buat

adalah sebagai berikut :

41
 Fiel Typ Siz Keterangan
d e e
No INT PK

No_surat VARCHAR 20

Tanggal_surat DATE

Tanggal keluar DATE

Ditujukan VARCHAR 50

Isi Surat VARCHAR 250

Catatan VARCHAR 250

Tabel 4.2 Desain Surat Keluar

42
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.2 Kesimpulan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Pemko Medan Kantor

Kecamatan Medan Sunggal, tanggal 24 Maret sampai tanggal 08 Mei 2014,

Penulis banyak menemui hal – hal baru seperti penulis belajar bagaimana urut-

urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan

Medan Amplas. Yang bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip

pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang

ada di Kantor Kecamatan Medan Amplas mulai dari proses surat masuk maupun

proses surat keluar adalah Subbagian Umum.

Berdasarkan analisa dan evaluasi penulis pada saat melakukan Praktek

Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan Medan Amplas penulis dapat menarik

kesimpulan terhadap Sistem Cara Kearsipan yang ada di perkantoran tersebut

sebagai berikut :

- Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada

Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat

keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual,

yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku agenda.

- Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara

manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang

43
 masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering

terlambat di proses.

5.2. Saran

Setelah penulis menganalis, mengevaluasi dan menarik kesimpulan dari apa

yang penulis dapatkan ketika Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan

Medan Sunggal, penulis ingin memberikan saran-saran yang mungkin nantinya

akan berguna bagi semuanya yaitu :

- Diharapkan bagi Kantor Kecamatan Medan Amplas agar dapat meningkatkan

sistem komputerisasi dan informasi dengan memberikan fasilitas yang dapat

menunjang kemajuan di kantor tersebut.

- Perlunya dibuat suatu sistem data base kearsipan dengan sistem komputerisasi

menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL agar lebih efesien dalam sistem

kinerja kearsipannya di Kantor Kecamatan Medan Sunggal.

Demikianlah beberapa saran yang penulis buat. Semoga Laporan Praktek

Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan sesudahnya

penulis ucapkan terima kasih.

44