RENCANA PENGELOLAAN PROYEK PEMBANGUNAN

SISTEM INFORMASI LITERASI SEKOLAH

(SILS)

A. Gambaran Umum Proyek

Proyek sistem informasi literasi Sekolah (SILS) siswa bermaksud untuk menghasilkan
produk berupa aplikasi dalam dunia pendidikan sebagai bentuk dukungan terhadap program
GLS (Gerakan Literasi Sekolah), yang dirancang dengan diagram arsitektur Unifield
Modelling Language (UML).
Sistem informasi literasi Sekolah (SILS) ini diharapkan mampu meningkatkan minat baca
masyarakat usia dini yaitu khususnya siswa sekolah mulai dari Sekolah dasar (SD), sekolah
menengah (SLTP dan SLTA). Sistem ini merupakan bentuk komputerisasi dari pelaksanaan
gerakan literasi sekolah yang masih manual dan menggunakan bahan yang mudah rusak, hal
ini menjadikan kurangnya feedback dan tujuan program tersebut tidak tercapai. Dengan
menggunakan sistem ini, memungkinkan siswa dapat membaca buku yang diinginkan dan
membuat ringkasannya dengan praktis dan juga memberikan feedback yang jelas atas
ringkasan pengguna lainnya.
Sistem informasi literasi Sekolah (SILS) ini dikembangkan dengan menggunakan
teknologi database system MySQL dan bahasa pemrograman PHP yang di implemntasikan
menggunakan framework laravel. Sitem ini meberikan keuntungan dengan mepersingkat
proses operasional, minat baca siswa, dan meningkatkan program Gerakan Literasi Sekolah
(GLS), dan Memberikan feedback berupa pemberian rating terhadap karya yang dibuat
pengguna lainnya.
Proses-proses utama dari program Gerakan Literasi Sekolah (GLS) yang didukung oleh
aplikasi SILS, meliputi :
1. Menyimpan data pembaca.
2. Menyediakan katalog sederhana buku bacaan yang terhubung dengan perpustakaan dan
PDF Buku terkait.
3. Peminjaman buku perpustakaan via web.
4. Menampung hasil ringkasan buku yang telah dibuat siswa.
5. Pemilihan ringkasan yang terbaik serta pemberian rewardnya.
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Dan Sasaran
Tujuan : Membuat produk aplikasi yaitu sistem informasi yang dikembangkan
sesuai dengan program Gerakan Literasi Sekolah (GLS).
Ruang lingkup : produk ini ditujukan untuk diterapkan pada Sekolah manapun yang
ingin meningkatkan minat baca pada siswa dan warga sekolahnya.
Pengembangan sistem selanjutnya diarahkan untuk meningkatkan minat
baca masyarakat sekitar.
Sasaran : menghasilkan produk sistem informasi Literasi Sekolah yang mampu
bersaing di pasaran sesuai dengan perkembangan program Gerakan
Literasi Sekolah (GLS).
Dibawah ini adalah Project Charter Proyek pembangunan SILS.

Informasi proyek
Tanggal Mei 2020 No. 08/05/001 Nama Sistem informasi
Proyek proyek Literasi Sekolah
Pimpinan proyek Jumaida Klien Sitem informasi
Tahap yang di liputi
1. Persiapan survey dan pelaksanaan
2. Analisa kebutuhan
3. Detail design
4. Pengembangan aplikasi
5. Evaluasi dan uji coba aplikasi
6. Penutupan proyek
Tanggal mulai 08 Mei 2020 Total kontrak Rp. 50.000.000,-
Tanggal selesai 06 Agustus 2020 Estimasi biaya proyek Rp. 45.000.000,-
Tujuan Bisnis
Membangun sistem informasi Literasi yang di kembangkan sesuai program Gerakan
Literasi Sekolah (GLS).
Deskripsi produk/ proyek
 Aplikasi sistem informasi katalog perpus
 Aplikasi sistem informsi katalog pdf buku
 Aplikasi peminjaman buku perpustakaan.
 Aplikasi sistem informasi ringkasan hasil baca buku.
Sasaran proyek
 Sasaran proyek menghasilkan spesifikasi, desain, program aplikasi dan uji coba aplikasi.
Critical success factor :
Sistem informasi yang mensupport agar sekolah yang dimodelkan memiliki komitemen
untuk tetap menjalankan bussiness process yang sudah disepakati.
Batasan :
Pelaksanaan survey lapangan sepenuhnya dilakukan pada sekolah SMP Negeri 2
Payakumbuh.
Asumsi :
Sistem informasi SIL meliputi fungsi :
 Registrasi pembaca
 Menampilkan katalog buku perpustakaan dan pdf buku lainnya.
 Mengolah hasil ringkasan yang dibuat pembaca.
Sekolah yang akan mengimplementasikan SIL sebelumnya tidak mempunyai sistem
informasi literasi terintegrasi lainnya.
Otoritas pimpinan proyek :
 Mengatur jadwal, anggaran dana, personel yang bertanggung jawab, dan sumber
daya lain yang digunakan selama pelaksanaan proyek.
 Melakukan pengawasan aktifitas pelaksanaan proyek.
 Tidak mencakup dalam hal perekrutan pekerja proyek, karena pekerja proyek telah
ditentukan saat proyek dimulai.
Tanggung jawab pimpinan proyek :
 Membuat rencana proyek dan dokumen pendukung
 Membuat laporan kemajuan/kinerja proyek
 Mengendalikan seluruh kegiatan hingga selesai
 Menjamin proyek berhasil dengan baik dan penyampaian laporan tepat waktu.
Pimpinan proyek Jumaida Kepala cabang Syahrul Rajab

2. Asumsi, Batasan dan Resiko

Asumsi
a. Kebutuhan infrastruktur, usaha yang sebenarnya, dan jadwal akan diselesaikan
setelah dilakukan identifikasi kebutuhan.
b. Ruang lingkup SILS pada proyek ini dikerjakan dengan mempertimbangkan
Perkembangan program Gerakan Literasi Sekolah (GLS).
c. Detail dokumen kebutuhan (SKPL) akan disiapkan setelah dilakukan studi di Sekolah
dan akan ditanda tangani oleh klien pada periode tertentu.
d. Perubahan pada persetujuan dokumen kebutuhan akan diberlakukan seperti
perubahan permintaan dan modifikasi yang akan dianggap sebagai tambahan
tagihan pada klien.
e. Persoalan kinerja ditujukan untuk ketersediaan infrastruktur yang diinginkan oleh
klien.
f. Komitmen dari seluruh jajaran managemen dan pekerja proyek.
g. Kegiatan operasional gerakan literasi sekolah dilakukan secara manual (belum ada
sistem informasi yang digunakan).
h. Kondisi pengembangan aplikasi aman dan kondusif

Batasan

a. Pelaksanaan identifikasi kebutuhan dilakukan terhadap studi pustaka tentang

perancangan sistem informasi literasi pada Sekolah SMP Negeri 2 Payakumbuh oleh
Jumaida Pendidikan Teknik Informatika dan komputer - IAIN 2017.
b. Waktu pelaksanaan proyek 3 bulan mulai dari tanggal 08 Mei 2020 hingga 06
Agustus 2020.
c. Anggaran dana yang ditetapkan untuk pelaksanaan dan pengelolaan proyek tidak
melebihi total kontrak proyek, yaitu Rp. 50.000.000,-

Resiko utama yang mungkin muncul :

No
Kategori Resiko Daftar Resiko
.
1. Teknis - Requirement kurang
- Analisa dan desain salah
- Teknologi yang digunakan berubah
2. Manajemen proyek - Estimasi kurang akurat
- Perencanaan kurang lengkap
- Pengawasan dan komunikasi kurang
 - Sasaran proyek tidak konsisten 3
3. Lingkungan - Bencana Alam
- Kondisi Kesehatan Pekerja
4. Keorganisasian - Staf dan pekerja kurang berpengalaman
- Beban kerja yang terlalu menumpuk.
5. Eksternal - Perubahan keuangan akibat kondisi yang
tidak kondusif

3. Penyerahan Proyek
Dokumen dan Produk yang diserahkan sebagai hasil dari proyek meliputi dua kategori
berikut :
1. Project management-related deliverables: Project Plan , project charter, project scope
statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation,
final project report, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan project.
2. Product-related deliverables: Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak , Deskripsi
Detail Desain, source code aplikasi.
Media yang digunakan untuk penyerahan bervariasi tergantung pernyerahannya.
Untuk penyerahan dokumentasi Kebutuhan dan desain sistem menggunakan kertas yang
berupa dokumen. Sedangkan untuk produk atau aplikasi diserahkan dalam bentuk CD.
Dokumen-dokumen tersebut harus terjaga kerahasiaanya. Semua hasil penyerahan telah
di back-up oleh pihak pengembang sistem.

4. Ringkasan Jadwal dan Anggaran Dana

Secara umum jadwal dari proyek terdiri atas beberapa aktifitas utama beserta dengan
anggaran dana yang di alokasikan untuk tiap aktifitas.

Berikut merupakan ringkasan jadwal beserta anggaran dana untuk proyek

pembangunan sistem informasi Literasi Sekolah :

Task name Durasi start Finish Baseline cost

1 Pelaksanaan dan 63 hari Jum 08/05/20 Sen 04/08/20 Rp. 45.000.000,-
monitoring
2 Identifikasi kebutuhan 8 hari Jum 08/05/20 Sel 19/05/20 Rp. 3.000.000,-
3 Analisa kebutuhan 19 hari Rab 20/05/20 Sen 15/06/20 Rp. 10.500.000,-
4 Desain sistem 17 hari Sel 16/06/20 Rab 08/07/20 Rp. 10.200.000,-
5 Pembuatan aplikasi 13 hari Kam Sen 27/07/20 Rp. 11.300.000,-
09/07/20
6 Uji coba aplikasi 6 hari Sel 28/07/20 Kam Rp. 10.000.000,-
04/08/20

5. Evolusi Perencanaan
Perencanaan proyek ini disusun berdasarkan standard IEEE 1058-1998 Standard for
Software Project Management Plans.
Perencanaan proyek yang dirilis pertama kali akan diberikan kepada sponsor dan
dikoordinasi dengan anggota tim untuk di review. Sedangkan perubahan tehadap
perencanaan proyek akan dilakukan jika diperlukan selama proyek masih berlangsung.
Setiap perubahan penting pada dokumen ini harus disahkan oleh klien dan disebarkan
pada anggota tim.
Penomoran versi pada dokumen perencanaan proyek ini mengikuti format
penanganan dokumen yang ditentukan pada bab Rencana Tambahan sub-bab Rencana
Dokumentasi dalam dokumen ini.
6. Referensi
 IEEE Computer Society , “IEEE 1058-1998 Standard for Software Project
Management Plans “, IEEE Computer Society, 1998.
 Schwalbe, Kathy, “Information Technology Project Management”, Edisi ke-4, Course
Technology, Inc, 2004
 ANSI, “PMBOK Guide”, Edisi ke-3, American National Standard, 2004.
 Hughes, Bob, dan Cotterel, Mike, “ Software Project Management”, Edisi ke-2, The
McGraw-Hill Companies, 1999.
 Bug Huntress, “Quality Assurance Plan”, versi 1.0, www.bughuntress.com, 2002
 “Project Risk Management Handbook”, Edisi ke-1, Office of Project Management
Process Improvement, www.dot.ca.gov/hq/projmgmt, 2003.

7. Definisi dan Akronim

SILS Sistem Informasi Literasi Sekolah

 GLS Gerakan literasi sekolah
UML Unified modelling language
SKPL Spesifikasi Kebutuhan Perangkat
Lunak

B. Organisasi proyek
1. Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal ini membahas tentang bagaimana hubungan antara team proyek
dengan pihak luar.
Pihak yang berhubungan dan mendukung proyek adalah sebagai berikut :
a. Sekolah (Customer) sebagai Pihak Pemesan Aplikasi
b. User (pemakai di lapangan) sebagai Pegawai pelaksana / pengguna.
Yang digambarkan dalam structured diagram berikut :

Customer Contract interface

Sekolah Porpuse interface

Organizational
interface CEO & CIO
Tim Proyek Perusahaan
pelaksanaan proyek

internal interface
User User interface
(Petugas dan siswa)

2. Struktur Internal
eksternal interface

Struktur organisasi dalam team proyek ini menggunakan tipe controlled

decentralized dimana team telah menunjuk seorang leader (manajer proyek) sebagai
pimpinan proyek. Untuk lebih jelasnya tentang Komunikasi antar kelompok dan individu
dilakukan secara horisontal. Komunikasi vertikal sesuai dengan hirarki kendali juga
dilakukan.
Untuk lebih jelasnya tentang struktur organisasi dapat dilihat di gambar di bawah ini :

Pimpinan
proyek

Pimpinan Pimpinan Pimpinan

proyek proyek proyek
 Keterangan :
Garis instruksional
Garis Koordinasi

Diagram Struktur internal

Penjelasan dari diagram di atas secara umum bahwa tim proyek ini dipimpin oleh
seorang pimpinan proyek yang membawahi 3 bidang, yaitu : analis, programmer, dan
surveyor. Antar bidang dapat saling memberikan saran. Masing –masing bidang
bertanggung jawab pada pimpinan proyek.

3. Peran dan tanggung jawab

Tiap-tiap anggota tim memiliki tugas dan tanggung jawab masingmasing yang harus
dijalankan. Tugas dan tanggung jawab tersebut dapat dilihat di tabel berikut :

Jabatan Pembagian tugas

Pimpinan proyek  Bertanggung jawab terhadap jalannya proyek
 Membuat perencanaan proyek serta pengawasan seluruh aktifitas
eksekusi proyek
 Membuat/mengumpulkan dokumentasi proyek setelah selesai
dilakukannya tahapan tertentu.
 Membuat laporan pertanggungjawaban setelah tahap
implementasi selesai.
 Memberikan pengarahan, teguran, dan peringatan kepada
anggota team jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
proyek.
Analis  Melakukan analisa kebutuhan kustomer hingga menghasilkan
spesifikasi fungsional dari sistem informasi.
 Mendesain desain database dan UML diagram dari sistem sesuai
hasil analisa.
 Menetapkan kebutuhan dari sistem dan menggambarkan
 fungsionalitas dari sistem.
 Membuat dokumentasi untuk aktifitas analisa dan desain yakni
berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan Deskripsi
Detail Desain .
Programmer  Membuat aplikasi berdasarkan detail desain yang diberikan oleh
pihak analis
 Membuat dokumentasi aplikasi baik itu database, maupun
aplikasi dalam bentuk CD.
 Membuat dokumentasi bantuan aplikasi berupa panduan instalasi
 Turut serta dalam melaukan ujicoba dan review hasil ujicoba
aplikasi
Superveyor  Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan kustomer (survey
kebutuhan kustomer)
 Membuat kesimpulan awal tentang layanan dari sistem berdasar
identifikasi kebutuhan yang dilakukan