PROPOSAL ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM PADA

PERPUSTAKAAN POLITEKNIK MBP
MEDAN
D
I
S
U
S
U
N
OLEH :

OKA SIMATUPANG (120709036)

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S-1

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat
dan kasih karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas proposal ini yang
berjudul Analisis dan Perancangan Sistem pada Perpustakaan Politeknik
MBP Medan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Penulis menyadari makalah ini dapat tersusun dengan baik atas bantuan
dan bimbingan dari beberapa pihak, oleh sebab itu penulis sudah sepantasnya
mengucapkan terimakasih kepada :

Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Dosen mata kuliah Pengantar
Analisis dan Perancangan Sistem yang sudah memberikan bantuan
melalui bahan kuliah yang diberikan sehingga penulis mampu menyusun
proposal ini.
Semoga proposal ini bermanfaat bagi para pembaca terkhususnya untuk

para pustakawan Perpustakaan Politeknik MBP Medan untuk meningkatkan

sistem yang diberlakukan didalam Perpustakaan tersebut. Penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca
sekalian.Akhir kata, penulis ucapkan terimakasih.

Medan,

September 2014

Penulis

DAFTAR ISI
Kata Pengantar .........................................................................................................i
2

Daftar Isi .................................................................................................................ii

BAB I Pendahuluan
1.1 Latar belakang....................................................................................................1
1.2 Tujuan ...............................................................................................................2
1.3 Manfaat .............................................................................................................2
1.4 Teknik dan Alat Bantu Analisis.........................................................................2
BAB II Kajian Teoritis
2.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ..................................3
2.2 Model Prototype...................... ........................................................................3
BAB III Pembahasan
3.1 Kondisi Perpustakaan ........................................................................................7
3.2 Kepegawaian .....................................................................................................7
3.3 Jumlah Koleksi ..................................................................................................7
3.4 Analisis & Persyaratan dan Perancangan Sistem Perpustakaan
Politeknik MBP Medan ...................................................................................7
3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab dan Pengaruh,
Tujuan & Batasan Sistem .................................................................................7
3.6 Model Pengembangan Sistem .........................................................................10
3.7 Jadwal Pelaksanaan..........................................................................................13
3.8 Taksasi Biaya Kasar ........................................................................................13
Daftar Pustaka............................................................................................14

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan adalah salah satu pusat informasi yang sangat di butuhkan
pada masyarakat, baik umum, khusus dan sekolah atau perguruan tinggi. Salah
satu penentu akreditasi suatu sekolah tinggi adalah perpustakaan. Pada saat ini,
ilmu pengetahuaan dan teknologi (IPTEK) berkembang begitu pesat, sehingga
memberikan dampak di segala aspek kehidupan, termasuk dalam bidang
pendidikan dan perpustakaan.
Politeknik Negeri Medan memiliki beberapa jurusan seperti, administrasi,
manajemen perhotelan, akuntansi, peternakan, dll. Untuk melengkapi kebutuhan
informasi mereka, Perpustakaan hadir sebagai penyedia informasi yang mereka
butuhkan.
Kondisi Perpustakaan Politeknik MBP Medan masih terbilang kurang baik
dikarenakan dilihat dari berbagai faktor seperti koleksi Perpustakaan yang
dilayankan masih kurang up-to date, juga kondisi ruangan yang belum memadai
serta fasilitas Perpustakaan yang masih sangat minim. Terlebih hanya dilengkapi
denga 1 unit PC, sehingga pengelolaan maupun sistem pengelolaan jadi tersa
lambat dan kurang baik.

1.2 Tujuan
Adapun tujuan yang dikemukakan penulis adalah :
1

Untuk mengetahui informasi tentang perpustakaan Politeknik MBP

Medan.
Untuk menganalisis perancangan sistem pada perpustakaan Politeknik

MBP Medan.
3 Untuk memenuhi tugas mid Semester enam (VI) mata kuliah Pengantar
Analisis Perancanagan Sistem.

1.3 Manfaat
Adapun manfaat yang dari penulisan proposal ini adalah :
1

Memberikan masukan dan saran pada Perpustakaan Politeknik MBP Medan

dalam membangun sistem perpustakaan yang lebih baik

Menambah wawasan bagi penulis khususnya dan bagi penbaca umumnya.

1.4 Teknik dan Alat Bantu Analisis

1

Interview, dengan bertanya langsung kepada pustakawan yang bekerja di

Perpustakaan Politeknik MBP Medan.

Observation, mengamati langsung Perpustakaan Politeknik MBP Medan.

BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi
Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena
kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan
selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi
merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan
penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem
yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88).
Menurut Dwi Prastowo Darminto dan Rifka Julianty (2002) kata analisis
diartikan sebagai : Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan
penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh
pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.

2.2. Model Prototype

1. Pengertian
Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pendekatan
prototipe (prototyping). Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan
masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak
mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009).
Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap
model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulangulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping
disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena
menyederhanakan dan mempercepat desain sistem (O'Brien, 2005).
Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan
aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan
oleh analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam
3

bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus
sampai sesuai dengan kebutuhan user.
2. Keunggulan dan Kelemahan Model Prototype
Keunggulan prototyping adalah :
1)
2)

Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.

Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan

3)
4)
5)

pelanggan.
Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang
diharapkannya
Sedangkan kelemahan prototyping adalah :

1)

Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan

kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan

2)

peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.

Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga

3)

menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.

Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan
teknik perancangan yang baik.

3. Proses Pembuatan Prototipe

Proses pembuatan prototipe merupakan proses yang interaktif dan berulangulang yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan tradisional.
Prototipe dievaluasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan protipe
tersebut diterima. Gambar di bawah ini mengilustrasikan proses pembuatan
prototipe :

a. Analisis Kebutuhan Sistem

Pembangunan sistem informasi memerlukan penyelidikan dan analisis
mengenai alasan timbulnya ide atau gagasan untuk membangun dan
mengembangkan sistem informasi. Analisis dilakukan untuk melihat berbagai
komponen yang dipakai sistem yang sedang berjalan meliputi hardware, software,
jaringan dan sumber daya manusia. Analisis juga mendokumentasikan aktivitas
sistem informasi meliputi input, pemrosesan, output, penyimpanan dan
pengendalian (O'Brien, 2005).
Analisis kebutuhan sistem harus mendefinisikan kebutuhan sistem yang
spesifik antara lain :
1)
2)
3)
4)
5)

Masukan yang diperlukan sistem (input)

Keluaran yang dihasilkan (output)
Operasi-operasi yang dilakukan (proses)
Sumber data yang ditangani
Pengendalian (kontrol)

b. Desain Sistem
Desain sistem akan menghasilkan paket software prototipe, produk yang
baik sebaiknya mencakup tujuh bagian :
1)
2)
3)

Fitur menu yang cepat dan mudah.

Tampilan input dan output.
Laporan yang mudah dicetak.

4)

Data dictionary yang menyimpan informasi pada setiap field termasuk

panjang field, pengeditan dalam setiap laporan dan format field yang

digunakan.
5) Database dengan format dan kunci record yang optimal.
6) Menampilkan query online secara tepat ke data yang tersimpan pada
7)

database.
Struktur yang sederhana dengan bahasa pemrograman yang mengizinkan
pemakai melakukan pemrosesan khusus, waktu kejadian, prosedur otomatis
dan lain-lain.

c. Pengujian Sistem
Paket

software prototipe

diuji,

diimplementasikan,

dievaluasi

dan

dimodifikasi berulang-ulang hingga dapat diterima pemakainya (O'Brien, 2005).

Pengujian sistem bertujuan menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada
sistem dan melakukan revisi sistem. Tahap ini penting untuk memastikan bahwa
sistem bebas dari kesalahan (Mulyanto, 2009).
Menurut Sommerville (2001) pengujian sistem terdiri dari :
1)

Pengujian unit untuk menguji komponen individual secara independen tanpa

komponen sistem yang lain untuk menjamin sistem operasi yang benar.
2) Pengujian modul yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan.
3) Pengujian sub sistem yang terdiri dari beberapa modul yang telah
diintegrasikan.
4) Pengujian sistem untuk menemukan kesalahan yang diakibatkan dari
interaksi antara subsistem dengan interfacenya serta memvalidasi persyaratan
fungsional dan non fungsional.
5) Pengujian penerimaan dengan data yang dientry oleh pemakai dan bukan uji
6)

data simulasi.
Dokumentasi berupa pencatatan terhadap setiap langkah pekerjaan dari awal
sampai akhir pembuatan program.
Pengujian sistem informasi berbasis web dapat menggunakan teknik dan

metode pengujian perangkat lunak tradisional. Pengujian aplikasi web meliputi

pengujian tautan, pengujian browser, pengujian usabilitas, pengujian muatan,
tegangan dan pengujian malar (Simarmata, 2009).

d. Implementasi
Setelah prototipe diterima maka pada tahap ini merupakan implementasi
sistem yang siap dioperasikan dan selanjutnya terjadi proses pembelajaran
terhadap sistem baru dan membandingkannya dengan sistem lama, evaluasi secara
teknis dan operasional serta interaksi pengguna, sistem dan teknologi informasi.

BAB III
PEMBAHASAAN
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan
Kondisi bangunan Perpustakaan berukuran + 5 x 6 m, dilengkapi dengan
beberapa rak buku. Pada bagian sirkulasi, hanya ada 1 unit PC yang digunakan
pustakawan untuk melayani pengguna perpustakaan. Pada bagian dinding sebelah
kiri, terdapat meja yang dapat digunakan untuk membaca koleksi yang yang ada.
Di samping kiri meja sirkulasi, terdapat tempat penitipan tas yang dapat
dimanfaatkan pengguna perpustakaan.

3.2 Kepegawaian
Perpustakaan Politeknik MBP tetapi hanya dikelola oleh satu orang
pustakawan yang memiliki latar belakang pendidikan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi (S1) dari Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan tersebut memiliki
1 orang pegawaibernama Maya Arbina br.Ginting.

3.3 Jumlah koleksi

Koleksi buku-buku berjumlah 5000 eksemplar dengan 1850 judul buku
yang mayoritas berbasis kepada buku yang menyangkut tentang semua jurusan
yang terbagi atas buku referensi, jurnal dan buku teks.

3.4 Analisis Dan Perancangan Sistem Perpustakaan Politeknik MBP

Medan
Analisis Sistem Perpustakaan Sekarang
a. Berorientasi Informasi (Data)
Perpustakaan jurusan farmasi Politeknik MBP medan memiliki ruangan yang
cukup memudahkan kita mendapatkan informasi langsung dari koleksinya. Setiap
pengguna dapat datang langsung ke rak untuk mengambil koleksi yang mereka
butuhkan setelah mengisi daftar pengunjung.
b. Berorientasi Proses
1. Tempat Penitipan Tas
Di dalam perpustakaan Politeknik MBP medan disediakan sebuah lemari
terbuka untuk tempat penitipan tas. Mahasiswa sendiri yang akan
memasukkan tas ke dalam lemari tersebut dan mengambil tas sendiri juga.
Yang menyebabkan mahasiswa yang melakukan sendiri dalam penitipan tas
karena ruang perpustakaan ini tidak terlalu besar.
2. Tempat Mendaftar Anggota Perpustakaan
Tempat mendaftar anggota perpustakaan dilakukan di otomatis ketika
pengguna menjadi mahasiswa/i politeknik MBP medan.
Jika mahasiswa sudah tamat kuliah maka mahasiswa diharapkan untuk
melapor ke perpustakaan dan resmi tidak menjadi anggota perpustakaan
lagi. Maka, data mahasiswa tersebut akan dihapus dari database.
3. Pengadaan
Pengadaan sudah lama tidak dilakukan sejak pustakawan tidak bekerja lagi
sehingga dilakukan oleh kepala yayasan sendiri. Mahasiswa/i yang akan
tamat diwajibkan menyumbang buku dan Tugas Akhir (TA). Mereka
diberikan daftar judul buku dan mereka bebas memilih judul buku yang
akan disumbangkan. Biasanya satu judul buku untuk lima orang
penyumbang.
8

4. Pengatalogan
Pustakawan

yang

pernah

ada,

melakukan

pengatalogan

dengan

menggunakan klasifikasi DDC.

5. Selving
Setelah buku dikatalog oleh pegawai maka buku disusun ke rak buku oleh
pegawai. Kegiatan ini dilakukan oleh pegawai untuk menyusun buku ke rak
buku karena perpustakaan ini adalah perpustakaan yang tidak perlu
memiliki banyak pegawai dan tidak memiliki buku yang banyak.
6. Sirkulasi
Sirkulasi memiliki satu tempat transaksi yang berbeda, yaitu transaksi
peminjaman dan transaksi pengembalian dan perpanjangan. Meja transaksi
peminjaman dan pengembalian serta perpanjangan disatukan dan pada komputer
yang sama karena ini adalah perpustakaan yang tidak memiliki banyak anggota
perpustakaan. Batas peminjaman koleksi perpustakaan seminggu. Denda yang
dikenakan apabila pengguna terlambat mengembalikan buku akan dikenakan
denda Rp. 1000,- / hari.
7. Pengunjung
Pengunjung perpustakaan setiap harinya mencapai 10-40 pengunjung.
8. Sistem perpustakaan
Sistem perpustakaan sudah terautomasi menggunakan aplikasi SENAYAN dengan
menggunakan software visual basic.

3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab Dan Pengaruh, Tujuan Dan

Batasan Sistem
Analisa Penyebab dan Pengaruh

Tujuan Peningkatan Sistem

Penyebab
dan
Pengaruh
Penggunaan
1 Koleksi
Perpustakaan
Perpustakaan
tidak
yang kurang upberkembang
to date
dari tahun ke 2 Fasilitas
yang
tahun, bahkan
kurang memadai
kadang merosot.
(cth, komputer,
dll)
3 Tempat
Perpustakaan ada
di lt.4 gedung
yayasan
sehingga
menyulitkan
pengguna datang
ke perpustakaan
Masalah

Tujuan Sistem

Batasan Sistem

Penggunaan
1
Perputakaan
semakin
meningkat setiap
tahun,
supaya 2
tujuan dan fungsi
perpustakaan
tercapai
dengan
baik

Fasilitas
Perpustakaan
yang kurang
memadai
Posisi ruangan
yang ada di
lt.4
gedung
yayasan

3.6. Model Pengembangan Sistem

Dalam mendukung tujuan Perpustakaan Politeknik MBP Medan yaitu
untuk meningkatkan penggunaan perpustakaan dari tahun ke tahun, maka
dibutuhkan suatu sistem yang baik dalam mengelola Perpustakaan. hal ini akan
sangat berpengaruh besar dalam mencapai tujuan tersebut.

10

Kami menawarkan model Pengembangan sistem dengan

Model

Prototype. Dalam pembuatan website Self Service Library ini adalah metode
Waterfall yang merupakan bagian dari System Development Life Cycle (SDLC).
Tahapan SDLC adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan
Tahap awal yang dilakukan adalah melakukan perencanaan konsep dari
website. Selain itu, perencanaan terhadap bahasa pemrograman yang
digunakan serta mencari sumber melalui buku dan media online terkait
dengan website yang akan dibuat.
b. Analisis
Tahap selanjutnya yaitu analisis. Pada tahap ini, mencari masalah-masalah
yang dihadapi dan juga informasi yang ada pada perpustakaan. Masalah dan
informasi yang didapat dijadikan acuan dalam pembuatan website ini.

c. Perancangan
Tahap selanjutnya yaitu perancangan. Pada tahap ini dilakukan perancangan
interface dari website. Perancangan interface sangat penting karena akan
digunakan user untuk berinteraksi dengan website sehingga dibuat agar user
friendly.

d. Implementasi
Tahap selanjutnya yaitu implementasi. Pada tahap ini dilakukan perubahan
atas

perancangan

yang

telah

dibuat

dengan

menggunakan

bahasa

pemrograman.

e. Uji Coba
Tahap terakhir yaitu uji coba. Pada tahap ini dilakukan uji coba website
dengan melibatkan user. Jika ada error maka akan segera diperbaiki.
Kerangka PIECES :
a. Performance
Pencapaian tujuan pada politeknik MBP medan akan semakin baik, efektif
dan efisien.
b. Information
Pencarian informasi pada perpustakaan politeknik MBP medan sudah
memakai system terautomasi. Software yang digunakan adalah visual basic.

11

Sehingga memudahkan pengguna dalam pencarian informasi ataupun

menelusur koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.tetapi tetap
saja sistem tidak bisa menunjukkan pada rak dimana letak koleksi tersebut.
c. Economic
Dana untuk memenuhi kebutuhan koleksi perpustakaan ditanggung oleh
mahasiswa/i sewaktu pembayaran uang sekolah. Karena pengadaan bahan
pustaka dilakukan dengan cara pembelian.
d. Control
Pengendalian manajemen dan organisasi pada perpustakaan sudah dilakukan
dengan baik dan masing-masing pegawai sudah memiliki tugasnya
e. Efisien
Tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perpustakaan sudah cukup satu orang
dalam mengelola perpustakaan tersebut. Karena ruang perpustakaan yang
kecil dan koleksi yang tidak banyak.
f. Service
Dalam peningkatan kemudahan anggota pada perpustakaan sudah berjalan
dengan baik. Pengguna yang ingin meminjam bukunya diketik barcodenya
yang telah dibentuk oleh pustakawan yang dulu pernah bekerja dan pegawai
hanya mengikuti cara sirkulasi saja tidak mengetahui pengklsifikasian dan
pengentrian data koleksi yang diklasifikasi.
Berdasarkan kerangka diatas tim pengembangan berfokus pada sistem akan
sangat memudahkan dalam pengelolaan Perpustaaan. Harapan dan tujuan
perputakaan yaitu penggunaan perpustakaan yang semakin meningkat akan
terlaksana dengan baik

3.7.

Jadwal Pelaksanaan

12

Kegiatan akan dimulai pada minggu ke-2 bulan April 2015 dan
direncanakan akan berakhir pada bulan Juni 2015. Adapun tabel kegiatan sebagai
berikut :

No

Kegiatan

Pengumpulan Data

Analisis

Perancangan Desain

Implementasi

Laporan

3.8.

April 2015
1

Mei 2015
4

Taksasi Biaya

Biaya dalam mengadakan layanan dan fasilitas tersebut adalah:

1
2
3

Komputer server @ Rp. 10.000.000;

Komputer biasa @ Rp. 5.000.000;
Printer @ Rp. 500.000;

DAFTAR PUSTAKA

13

Juni 2015
4

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-1-00074-SI

2
3

%20Bab2001.pdf
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20018/3/Chapter%20II.pdf
Wahono , Romi Satria.2003. Metode Pengembangan Sistem menggunakan
Model Prototype. http://ilmukomputer.org/2010/11/13/metode-

pengembangan-sistem-menggunakan-model-prototype.
http://abhique.blogspot.com/2012/11/metode-prototyping-dalampengembangan.html

14