Bab I

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Teknologi Informasi merupakan hal yang sudah tidak asing lagi di era

globalisasi ini.Secara umum, teknologi informasi merupakan kumpulan

sumber daya informasi perusahaan, para pengguna, serta manajemen yang

menjalankannya, meliputi informasi internal dan eksternal masing-masing

pihak.Teknologi ini terus berkembang sesuai dengan zaman yang juga

menuntut pembaharuan dan kecepatan dalam menjalankan suatu pekerjaan

serta pemanfaatan teknologi informasi.Data, informasi, dan pengetahuan

merupakan hal yang berkaitan erat dalam menjalankan peran dan fungsinya

sebagai kumpulan sumber daya informasi.

Saat ini telah tersedia berbagai aplikasi perkantoran baik secara offline

maupun secara online.Misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft

Office Power Point, Microsoft Office Outlook, Microsoft. Visio, Microsoft

Office Access, dan Microsoft Publisher, aplikasi ini dapat diakases dengan

cara offline atau tidak harus menggunakan jaringan internet jika akan

menggunakannya. Ada juga aplikasi perkantoran yang harus menggunakan

1
jaringan internet jika akan menggunakannya, misalnya Gmail, Google Docs,

Google Calendar, Google Slides, Google Drive, Spreadsheet, dan Google

Could Print. Semua aplikasi tersebut memiliki fungsi-fungsi untuk

menyelesaikan pekerjaan sekretaris.

Bentuk teknologi informasi dalam bidang perkantoran adalah aplikasi

perkantoran.Teknologi Informasi dapat membantu pekerjaan setiap orang,

termasuk seseorang yang memiliki peran sebagai sekretaris. Seorang

sekretaris sangat diharapkan dapat memanfaatkan dan mengoperasikan

teknologi informasi secara maksimal.Hal ini disebabkan karena seorang

sekretaris dalam sebuah perusahaan diharapkan selalu tanggap dan cekatan

dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan pimpinan.Tugas sekretaris

adalah membantu meringankan tugas pimpinan yang sekaligus merupakan

perpanjangan dari pekerjaan pimpinan (Sutabri 2005).Dengan demikian,

pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas manajerial

dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan baik. Untuk menunjang

aktivitas pekerjaan maka diperlukan sarana penunjang, seperti komputer.

Sekretaris akan lebih mudah untuk melakukan pengolahan sebuah database

yang penting bagi aktivitas pimpinan jika ia mampu mengoperasikan

program yang dikhususkan bagi pengolahan data. Pengaturan jadwal

kegiatan yang harus dijalani oleh pimpinan akan dapat lebih tertata dengan

baik, lengkap dan mudah dikelola oleh sekretaris apabila ia menguasai

program yang khusus dirancang untuk mempermudah pekerjaannya.Begitu

2
 pula perannya yang cukup strategis dalam membina hubungan dengan relasi-

relasi penting.

PT Primayudha Mandirijaya adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

pemintalan benang, yang memiliki beberapa departmen yang sangat

strategis.Dalam pengamatan awal penulis menemukan adanya masalah

mengenai penggunaan teknologi informasi pada sekretaris maintenance di

PT Primayudha Mandirijaya.Sekretaris kurang memanfaatkan teknologi

informasi berupa aplikasi Google Officedalam penyelesaian tugasnya dan

tugas-tugasnya masih dilakukan secara manual tanpa menggunakan

teknologi informasi, yang sebenarnya sangat mudah dilakukan dan sangat

efisien jika dimanfaatkan.Sehingga terkadang pekerjaan menjadi tidak

efisien dan dapat membuang banyak waktu.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk meneliti sejauh mana

sekretaris menggunakan teknologi informasi yang sudah ada. Oleh karena itu

penulis menulis Tugas Akhir yang berjudul “Optimalisasi Penggunaan

Aplikasi Perkantoran Oleh Sekretaris Maintenance Department di PT

Primayudha Mandirijaya”

1.2. Definisi operasional

Dalam penelitian ini , optimalisasi aplikasi kantor adalah penggunaan

berbagai aplikasi kantor yang terdiri dari jenis aplikasi, frekuensi

3
penggunaan serta fungsi dari aplikasi kantor dalam kegiatan perkantoran.

Adapun dimensi dalam optimalisasi penggunaan aplikasi perkantoran adalah

: jenis aplikasi, fungsi aplikasi, dan frekuensi penggunaan.

1. Penggunaan Aplikasi Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Optimalisasi adalah berasal dari

kata dasar optimal yang berarti terbaik, tertinggi, paling menguntungkan,

menjadikan paling baik, menjadikan paling tinggi, pengoptimalan proses,

cara, perbuatan mengoptimalkan (menjadikan paling baik, paling tinggi, dan

sebagainya) sehingga optimalisasi adalah suatu tindakan, proses, atau

metodologi untuk membuat sesuatu menjadi lebih sempurna, fungsional,

sehingga lebih efektif.

2. Jenis Aplikasi Perkantoran

Aplikasi perkantoran adalah kumpulan aplikasi yang digunakan untuk

memudahkan pekerjaan perkantoran tanpa melakukan sebuah pengkodean

dengan bahasa pemrograman terlebih dahulu.Komponen-komponennya

umumnya didistribusikan bersamaan, memiliki antarmuka pengguna yang

konsisten dan dapat berinteraksi satu sama lain. Kebanyakan aplikasi

perkantoran terdiri dari sedikitnya sebuah pengolah kata dan sebuah lembar

kerja.Sebagai tambahan, terdiri dari sebuah program presentasi, peralatan

basis data, paket grafis dan peralatan komunikasi(Purwanto 2003).

4
Aplikasi perkantoran terbagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi perkantoran

secara online dan aplikasi perkantoran secara offline, yaitu :

Jenis Aplikasi Perkantoran

No Online Offline

1 Google Docs Microsoft Word

2 Google Drive Microsoft Excel

3 Google Calendar Microsoft Outlook

4 Google Cloud Print Microsoft Access

5 Google Slide Microsoft Power Point

6 Google Spreadsheet Microsoft Visio

1.2. Rumusan masalah

 Apa saja aplikasi perkantoran yang tersedia di kantor

Maintenance PT Primayudha Mandirijaya ?

 Sejauh mana pemanfaatan aplikasi perkantoran oleh sekretaris

Maintenance PT Primayudha Mandirijaya ?

1.3. Tujuan penelitian

 Untuk mengetahui aplikasi perkantoran apa saja yang tersedia

di kantor Maintenance PT Primayudha Mandirijaya.

5
  Untuk mengetahui sejauh mana sekretaris Maintenance

Department di PT Primayudha Mandirijaya menggunakan

aplikasi perkantoran yang ada.

1.4. Teknik Pengumpulan Data

Metode atau teknik untuk menggumpulkan data yang digunakan penulis

untuk mendapatkan data guna mendukung dalam pembuatan tugas akhir

meliputi :

1. Wawancara

Wawancara adalah tanya jawab yang dilakukan seseorang untuk memperoleh

informasi, data yang diperlukan, antara wartawan dengan pejabat, antara

peneliti dengan narasumber, antara direksi perusahaan/karyawannya dengan

pelamar pekerjaan, dsb (J.S.Badudu, 1994)

Dalam metode ini penulis mewawancarai 1 orang sekretaris Maintenance

Department di PT Primayudha Mandirijaya

2. Observasi

Observasi adalah metode atau cara-cara yang menganalisis dan mengadakan

pencatatan secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat atau

mengamati individu atau kelompok secara langsung (Wiliams 1998).

6
 Dengan metode ini penulis mengamati secara langsung mengenai bagaimana

penggunaan aplikasi perkantoran oleh sekretaris Maintenance di PT

Primayudha Mandirijaya.

1.6. Manfaat penelitian

1. Bagi perusahaan

Sebagai bahan referensi dan evaluasi pada sekretaris Maintenance

Department PT Primayudha Mandirijaya dalam meningkatkan pengetahuan

penggunaan teknologi informasi.

2. Bagi Progdi Sekretari

Agar dapat menambah pengetahuan mahasiswi terutama mengenai

penggunaan teknologi informasi di tempat kerja di Maintenance Department

PT Primayudha Mandirijaya.