BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Setiap perusahaan baik itu kecil maupun besar pasti memiliki tujuan tertentu

yang harus dicapai, tetapi untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya tempat

sebagai kantor untuk kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan

kegiatan yang cakupannya luas, biasanya kegiatan yang di lakukan administrasi

memiliki suatu hasil berupa surat, formulir dan laporan.

Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari

kegiatan yang kecil hingga besar. Arsip dapat diolah secara manual maupun canggih

agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai jika diperlukan nantinya. Jika arsip

diolah dengan baik maka akan mempermudah dalam pengambilan keputusan, arsip

tersebut dapat ditemukan. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian

suatu informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan maupun kebijakan

sehingga tujuan yang ingin dicapai akan terwujud. Arsip merupaka kegiatan yang

penting selama perusahaan tersebut masih menjalankannya secara rutin maupun

hanya pengembangan saja. Kegiatan administrasi yang terus menerus dilakukan

mengakibatkan banyaknya surat yang harus di arsipkan oleh setiap organisasi

maupun perusahaan tersebut.

Arsip juga memiliki peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi

serta alat pengawasan yang sangat dibutuhkan di setiap perusahaan dalam rangka

melaksanakan beberapa kegiatan serta pengambilan keputusan. Proses penyajian

informasi membutuhkan sistem dan prosedur yang baik di bidang pengarsipan

sehingga pimpinan dapat membuat keputusan maupun merencanakan kebijakan yang

akan di ambil untuk kemajuan perusahaan tersebut. Arsip sebagai alat bantu

komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi berkas kerja yang memuat

informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Arsip juga

menyediakan bahan pertanggung jawaban hukum. Setiap kegiatan yang dilaksanakan

akan secara otomatis menciptakan arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal

ini menyebabkan banyak volume arsip yang dihasilkan selama proses pelaksanaan

kegiatan administrasi. Arsip yang tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan

kebutuhan dari kegiatan tersebut, mulai dari arsip surat, formulir, dokumen, film,

rekaman suara dan lain sebagainya.

Koperasi Karyawan pada PT Bursa efek Jakarta (BEJ) menggunakan model

pengarsipan secara elektronik sesuai dengan kepentingan perusahaan dan kebutuhan

pegawai masing-masing. Kehidupan suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dari

arsip. Tetapi terkadang dalam suatu perusahaan sistem administrasi arsip masih di

pandang remeh, mereka beranggapan bahwa pekerjaan tersebut dapat di kerjakan

dengan begitu mudahnya sehingga banyak perusahaan yang menyerahkan urusan

kearsipan kepada orang-orang yang bukan di bidangnya sehingga pekerjaan tersebut

terkesan tidak sempurna. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan

menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik membahas lebih lanjut

dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “PELAKSANAAN ADMINISTRASI

ARSIP PADA KOPERASI KARYAWAN PT BURSA EFEK JAKARTA”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas yang telah di uraikan maka yang menjadi

rumusan masalah dari penelitian ini antara lain:

1. Bagaimana prosedur sistem administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa

Efek Jakarta?

2. Bagaimana pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek

Jakarta?

3. Apa kendala dalam pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT

Bursa Efek Jakarta?

4. Bagaimana solusi yang harus di lakukan dalam pelaksanaan administrasi arsip di

Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan manfaat penelitian ini antara lain.

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan penulisan ini adalah

1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi

Karyawan PT Bursa Efek Jakarta.

2. Untuk mengetahui pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT

Bursa Efek Jakarta

3. Untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaan administrasi asip di Kopersasi

Karyawan PT Bursa Efek Jakarta.

4. Untuk mengetahui solusi dalam pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi

Karyawan PT Bursa Efek Jakarta.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini, antara lain:

1. Bagi penulis

Bermanfaat sebagai sarana pengembangan wawasan serta pengalaman yang

sangat membantu penulis dalam merealisasikan antara teori yang didapat dari

perkuliahan dengan teori maupun praktek yang ada dilapangan, khususnya

mengenai pelaksanaan administrasi arsip.

2. Bagi pembaca

Bermanfaat sebagai memberikan wawasan dan pengetahuan, disamping itu

juga sebagai bahan bacaan dan rujukan bagi pembaca tentang pelaksanaan

administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).

3. Bagi Perusahaan

Penulisan ini dapat dijadikan sebagai bahan informasi dan pertimbangan

atau sebagai masukan bagi perusahaan khususnya dalam pelakasanaan

administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).

1.4 Metode Penelitian

Untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, maka penulis melakukan

kegiatan pengumpulan informasi maupun data sebagai berikut.

1.4.1 Metode Pengumpulan Data

1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Dalam metode ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara

pengamatan secara langsung terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan

segala jenis kegiatan pekerjaan yang ada di Kantor Koperasi Karyawan PT Bursa

Efek Jakarta (BEJ) untuk mengumpulkan beberapa data yang berkaitan dengan

objek penelitian.

2. Wawancara

Dalam metode wawancara ini, penulis memperoleh data dan informasi langsung

dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap muka secara

langsung antara penulis dengan narasumber.

3. Studi Pustaka

Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang telah ada

serta sebagai bahan perbandingan. Penulis juga melakukan pendekatan dengan

referensi buku-buku di perpustakaan yang mengacu pada bidang yang berkaitan

dengan objek penulisan.

1.4.2 Metode Analisis Data

Adapun tahapan analisis dalam penelitian ini sebagai berikut:

1. Reduksi data

Yaitu memeriksa kelengkapan data yang digunakan untuk mencari kembali

data yang dibutuhkan dengan melakukan pengumpulan secara observasi,

wawancara langsung, dan dokumentasi.

2. Penyajian data

Yaitu suatu kegiatan dalam pembuatan laporan dari hasi penelitian yang telah

dilakukan oleh penulis agar data yang telah dikumpulkan dapat dipahami dan

dianalisis sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Penulis melakukan penyajian

data yang berkaitan mengenai dokumen yang di butuhkan dalam pelaksanaan

administrasi arsip Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).

3. Analisis data

Yaitu suatu proses pemodelan data dengan maksud menemukan informasi

yang berguna, serta menginformasikan kesimpulan dalam mengambil

keputusan. Dalam analisis data ini penulis menggunakan metode analisis

deskriptif kualitatif.

4. Penarikan kesimpulan

Yaitu suatu usaha mencari untuk memahami makna atau alur sebab akibat.

Penulis akan mengambil penarikan kesimpulan setelah memahami dan

menelaaah mengenai pelaksanaan administrasi arsip Koperasi Karyawan PT

Bursa Efek Jakarta (BEJ).

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Dalam penulisan ini difokuskan pada pelaksanaan administrasi arsip periode

Januari-Maret 2022. Penelitian ini akan membahas tentang prosedur, pelaksanaan,

kendala dan solusi administrasi arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek

Jakarta (BEJ), mulai dari proses penerimaan administrasi surat, penginputan data ,

pengarsipan surat oleh administrasi, dan spesifikasi atau pengelompokan surat

tersebut.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan ini dimaksudkan untuk mempermudah pembaca dalam

menguasai kasus yang hendak dibahas serta disajikan secara pendek dan ringkas

disusun dalam 4 (empat) bab yang terdiri atas :

BAB I PENDAHULUAN

Bab pendahuluan ini memaparkan secara umum kasus yang

akan dibahas oleh penulis dengan mendeskripsikan latar

belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat

penelitian, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika

penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab landasan teori ini penulis hendak membahas mengenai

dasar ulasan yang berisi tentang teori-teori umum kajian

yang mendukung penelitian ini.

BAB III PEMBAHASAN

Bab pembahasan ini penulis akan melakukan pembahasan

yang terkait dengan sejarah perusahaan, struktur serta

susunan kerja organisasi dan disertai dengan

pembahasan yang terkait dengan judul penelitan.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab penutup ini berisi tentang kesimpulan atau

rangkuman dari hasil penelitian dan saran dari penulis untuk

perusahaan.