BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini penerapan sistem informasi pada suatu instansi pemerintah

maupun swasta ataupun pada organisasi non-profit merupakan hal yang sangat
dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu
instansi untuk memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat. Agar kegiatan
operasional berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien dibutuhkan sarana dan
prasarana yang dapat menunjang tujuan tersebut. Dengan adanya kegiatan
perencanaan, pengadaan, pencatatan dan pelaporan logistik atau barang guna
mendukung efektifitas dan efisiensi dalam tujuan organisasi (Dwiantara & Sumarno,
2009). Sistem informasi yang mendukung membuat kinerja suatu instansi akan
terlaksana dengan baik dan dapat menangani berbagai pengolahan data dengan
menggunakan teknologi informasi. Sistem Informasi dibuat untuk mempermudah
dalam pengelolaan dan penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi
yang tepat dan akurat. Ketika suatu instansi menerapkan konsep inventarisasi
terstruktur, maka kegiatan manajerial maupun operasional yang berlangsung
didalamnya juga akan berjalan dengan efektif (Astari, 2013). Adanya sistem
informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak
diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan
operasional instansi.
Paduan Suara Mahasiswa Bina Nusantara (PARAMABIRA) merupakan unit
kegiatan mahasiswa di Universitas Bina Nusantara (Binus) yang bergerak di bidang
tarik suara yang beranggotakan mahasiswa dari kampus-kampus Binus di wilayah
Jakarta, Tangerang, dan Bekasi. Berkaitan dengan inventaris, penyimpanan
barang-barang kepemilikan UKM PARAMABIRA terpusat pada Kampus Binus
Syahdan untuk hal-hal yang bersifat fisik. Barang-barang yang bersifat digital
disimpan pada akun google drive kepengurusan. Hal-hal yang berkaitan dengan
pengumpulan, penyimpanan serta pendataan dari properti UKM PARAMABIRA
belum secara konsisten terdata. Hal lain yang masih terjadi berkaitan dengan
inventaris UKM PARAMABIRA adalah tidak adanya sumber informasi terpusat
mengenai peminjaman properti dimana menimbulkan kesalahpahaman mengenai
apakah suatu properti sedang dipakai atau tidak bahkan dalam beberapa kasus
identitas dari peminjam tidak dapat diidentifikasi.
Berdasarkan kasus diatas, penulis tertarik untuk melakukan analisa dan
perancangan sistem inventaris di UKM PARAMABIRA. Maka dari itu, penulis
mengusulkan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Inventaris Pada UKM PARAMABIRA”.

1.2 Rumusan Masalah

Bilamana kita melihat dari ulasan diatas, dapat dirangkum dalam rumusan
masalah sebagai berikut :

1) Bagaimana kondisi pengelolaan inventaris di UKM PARAMABIRA ?

2) Apa saja yang menjadi penghambat dalam melakukan pengelolaan
inventaris di UKM PARAMABIRA ?
3) Bentuk sistem pengelolaan inventaris apakah yang merupakan bentuk
terbaik bagi PARAMABIRA ?

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan skripsi analisa dan perancangan sistem informasi

pendataan inventaris meliputi standar prosedur dan dokumen sebagai berikut:
1) Ruang lingkup proses bisnis yang akan diteliti akan meliputi proses
yang berkaitan dengan pengelolaan inventaris
2) Melakukan perancangan sistem informasi inventaris sampai pada
tampilan User Interface (UI).
3) Tidak melakukan implementasi sistem pada perusahaan.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1 Tujuan
 1) Melakukan analisa pada sistem pendataan inventaris yang sedang
berjalan di UKM PARAMABIRA sesuai dengan ruang lingkup yang
ditentukan.

2) Memberikan rekomendasi pada sistem pendataan inventaris yang

sedang berjalan di PARAMABIRA.

3) Merancang sistem informasi pendataan inventaris dapat

menghasilkan laporan yang terstruktur sesuai dengan kebutuhan
organisasi.

1.4.2 Manfaat

1) Menghasilkan rancangan sistem yang dapat mempercepat proses yang

pendataan inventaris pada UKM PARAMABIRA.

2) Memudahkan UKM PARAMABIRA dalam mengelola data termasuk

pembuatan dokumentasi berkaitan dengan kondisi dari pendataan
inventaris di dalam organisasi dalam proses dimana data tersebut
diperlukan.

3) Membantu UKM PARAMABIRA dalam pembuatan laporan untuk

dapat dimanfaatkan pada proses pengembangan usaha.

1.5 Metodologi Penelitian

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Dalam proses pengumpulan data, tim penulis mendapati adanya 3 metode

yang akan digunakan untuk mengumpulkan data, yakni:
1. Observasi
Tahap ini dilakukan dengan mengamati secara langsung proses bisnis
yang sedang berjalan di PARAMABIRA. Hasil dari pengamatan yang
dilakukan dapat membantu penulis dalam memahami berbagai
prosedur dan aktivitas yang dilakukan dalam proses penerimaan
karyawan di perusahaan.
 2. Wawancara
Proses ini dilakukan dengan menyusun pertanyaan terkait proses
bisnis yang sedang berjalan, khususnya pada pengurus
PARAMBIRA. Kemudian, wawancara dilakukan secara langsung
atau tatap muka dengan pihak yang terkait untuk mendapat informasi
yang akurat terkait proses penggajian dalam PARAMABIRA.
3. Dokumentasi
Metode dokumentasi dilakukan dengan mengumpulkan berbagai
dokumen terkait proses penggajian pada PARAMABIRA untuk
mendukung kebenaran dan kesesuaian data dengan hasil wawancara.

1.5.2 Metode Perancangan Sistem

Penulis akan menggunakan 4 dari 5 tahapan System Development Life
Cycle (SDLC) dalam model framework prototype dalam perancangan sistem
untuk penulisan skripsi, yaitu Communications, Quick Plan, Modelling a quick
design and Construction of prototype (Pressman, Roger S., 2010). Dalam proses
analisa dan perancangan, digunakan pendekatan Object-Oriented Analysis and
Design (OOAD), yakni menganalisa permasalahan dan perancangan sistem yang
berorientasi pada objek yang diteliti. Hasil dari analisa dan dan perancangan
akan divisualisasikan melalui Unified Modelling Language (UML) dengan
menggunakan diagram sebagai berikut:
1) Activity Diagram
2) Use Case Diagram
3) Fully Developed Use Case Description
4) Domain Model Class Diagram
5) System Sequence Diagram
6) First Cut Sequence Diagram
7) Multilayer Sequence Diagram
8) Updated Design Class Diagram
Berkaitan dengan framework, kami memilih model Prototype .Hal yang
mendasari keputusan didasari pada masa waktu penelitian yang terbatas
(Pressman, Roger S., 2010).
1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika menjelaskan gambaran umum berkaitan dengan apa saja yang

akan dijabarkan dalam skripsi, dengan harapan akan membantu pembaca baik dari
kalangan akademisi ataupun khalayak umum untuk memahami alur dari karya ilmiah
ini. Struktur penulisan yang akan kami gunakan adalah sebagai berikut :

BAB 1: PENDAHULUAN

Bab pertama menjelaskan tentang latar belakang berisi fenomena beserta

gambaran umum terkait penyusunan skripsi ini, termasuk penjelasan singkat tentang
UKM PARAMABIRA dengan proses – proses berkaitan dengan pendataan
inventaris yang sedang berjalan serta permasalahan yang dihadapi. Adapun
penjelasan terkait ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode
penelitian, dan sistematika penulisan dari penelitian ini.

BAB 2: LANDASAN TEORI

Bab kedua ini berisi tentang teori-teori dari buku dan jurnal yang berkaitan
dengan penyusunan skripsi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pendataan
Inventaris pada PARAMABIRA. Teori-teori tersebut berfungsi untuk mendukung
pembuatan kerangka pikir untuk pengembangan hipotesis penelitian.

BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN

Bab ketiga ini membahas tentang profil perusahaan, dasar legalitas usaha,
visi dan misi, proses bisnis yang sedang berjalan dan identifikasi masalah dari proses
pendataan inventaris pada PARAMABIRA. Kemudian, penulis akan
mengidentifikasi masalah dari sistem pendataan inventaris yang sedang berjalan dan
membuat usulan sistem sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi.

BAB 4: HASIL DAN BAHASAN

Bab keempat ini membahas terkait perancangan sistem yang diusulkan oleh
penulis sesuai dengan hasil analisis pada bab sebelumnya.Sistem ini divisualisasikan
dengan Activity Diagram, Use Case Diagram, Fully Developed Use Case
Description, Domain Class Diagram, System Sequence Diagram, First Cut Sequence
Diagram, Multi-layer Sequence Diagram, dan User Interface.

BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN

Bab terakhir ini berisi kesimpulan yang didasari oleh hasil analisis dan
usulan rancangan sistem yang telah dibahas pada bab sebelumnya. Kemudian, bab
ini juga berisi saran yang dapat digunakan untuk pengembangan sistem kedepannya.