BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta peradaban manusia
dewasa ini menimbulkan situasi persaingan kerja yang semakin berat. Hal ini
sangat berpengaruh pada suatu organisasi, baik pada organisasi pemerintah
maupun swasta. Organisasi tersebut harus senantiasa berusaha untuk membenahi
diri dalam upaya meningkatkan kualitas sumber daya yang dimilikinya dan
meningkatkan pelaksanaan kerja demi tercapainya tujuan organisasi yang telah
ditetapkan. Untuk melatih mahasiswa dalam mengenal dunia kerja merupakan
tujuan dari mata kuliah Kerja Praktek (KP). Maka dari itu, organisasi pemerintah
maupun swasta diharapkan memberikan kesempatan pada mahasiswa untuk lebih
mengenal dunia kerja dengan cara menerima dan memberi bimbingan pada
mahasiswa yang ingin melaksanakan kegiatan Kerja Praktek (KP).
Sehubungan dengan itu maka semua teori-teori yang dipelajari pada bangku
perkuliahan dapat secara langsung diaplikasikan pada lembaga/kantor melalui
Kerja Praktek, salah satunya adalah kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Langsa. Di instansi ini penulis akan mendapatkan pengetahuan, proses
dalam mengerjakan suatu pekerjaan serta ilmu yang luas yang sebelumnya belum
pernah didapat oleh penulis yang dicakup dalam instansi tersebut.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kota Langsa
merupakan dinas yang menangani kebijakan-kebijakan dalam bidang
kependudukan dan pelayanan umum masyarakat Kota Langsa. Dukcapil Kota
Langsa memiliki sebuah ruangan khusus untuk menyimpan berkas-berkas
masyarakat yang telah selesai digunakan yang bernama ruang arsip, pada ruang
arsip, berkas yang dimasukkan didalam map dikelompokkan sesuai tanggal dan
diikat lalu disusun di rak, hal ini mengakibatkan penumpukan berkas yang dapat
menyulitkan pegawai dalam pencarian suatu dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan, pengoperasian sistem pengelolaan arsip
yang kurang baik akan menimbulkan beberapa permasalahan dimana pelayanan
publik yang diberikan masih belum mengalami peningkatan yang signifikan dan
sistem pengelolaan arsip yang kurang memadai dapat memicu terjadinya dampak
pada gangguan operasional maupun dalam pencapaian kinerja, selain itu sering
terjadi dimana penduduk memerlukan dokumen arsip lama yang tersimpan di
ruang arsip namun penduduk tersebut lupa akan tanggal pendaftaran dokumen
tersebut ke kantor Dukcapil sehingga hal itu dapat menyulitkan pegawai dalam
pencarian dokumen.
Maka dari itu Sistem Manajemen Arsip Pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Langsa ini dibuat dengan harapan dapat membantu
mempermudah dalam pengelolaan dokumen arsip masyarakat dan manajemen
data pegawai pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Langsa.

I.2 Tujuan
Adapun tujuan dari Sistem Manajemen Arsip Pada Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kota Langsa ini adalah:
1. Sebagai alternatif dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip dokumen
dan surat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Langsa.
2. Sebagai alternatif dalam pencarian arsip dokumen dan surat pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Langsa.

I.3 Manfaat
Adapun Manfaat yang diperoleh dari sistem yang dibuat yaitu:
1. Membantu proses pencarian data arsip dokumen dan surat.
2. Membantu pengelolaan data arsip secara efisien.
3. Membantu mencetak laporan daftar surat dan laporan daftar dokumen.
4. Membantu pengelolaan disposisi surat.
I.4 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penulisan laporan kerja praktek ini akan dibahas dan
disusun bab per bab dengan penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bagian pendahuluan yang menjelaskan latar belakang

laporan, tujuan laporan, manfaat laporan, proses pengumpulan data, serta
sistematika penulisan laporan.

BAB II : ORGANISASI DAN LINGKUNGAN PRAKTEK

KERJA

Berisikan pengenalan tentang perusahaan yang meliputi profil perusahaan,

sejarah, visi dan misi, tugas dan fungsi, struktur organisasi, dan peran strategis
instansi.

BAB III : TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang teori-teori yang sesuai dengan judul laporan yang
akan di teliti.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM DAN ANALISIS

Bab ini akan memberikan uraian tentang tahap-tahap perancangan sistem

yang dirancang penulis dan hasil serta pembahasannya.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan, selain itu juga
berisi saran untuk perbaikan dan menindaklanjuti hasil penelitian.

DAFTAR PUSTAKA

Di bab ini berisi tentang referensi-referensi yang digunakan sebagai acuan

dalam pembuatan laporan kerja praktek ini.

LAMPIRAN
 Lampiran berisi tentang informasi tambahan yang mendukung kelengkapan
laporan seperti surat keterangan telah melaksanakan Kerja Praktek, form aktivitas
harian, surat izin Kerja Praktek serta data-data lain yang diperlukan.