Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI
KABUPATEN RAJA AMPAT PROVINSI PAPUA BARAT

Laila Qadriyani Malikin Rumakat

Program Studi Administrasi Negara, FISIP, Universitas Muhammadiyah Sorong

ABSTRAK
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-
waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan kembali. Penelitian ini dilaksanakan di Dinas
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat. Jenis penelitian yang dipilih dalam
penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan secara kualitatif, pengumpulan data
penelitian ini dilakukan dengan berpedoman pada observasi, interview, dan dokumen, yaitu
pengumpulan data yang dilakukan melalui bahan-bahan tertulis yang ada hubungannya dengan
permasalahan yang diteliti. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penataan arsip belum
baik, masih sangat perlu untuk melakukan pembenahan. Pembenahan yang paling perlu
dilakukan adalah pada peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu
untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada, sehingga dokumen dapat
tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan
kembali.

Kata Kunci: Sistem Pengelolaan, Kearsipan, Administrasi.

PENDAHULUAN salah satunya pengelolaan arsip. Organisasi

Perkembangan ilmu teknologi ini dalam mencapaitujuan tersebut harus
yang sangat pesat dewasa ini sangat didukung oleh pelayanan perkantoran yang
berpengaruh terhadap perkembangan terdiri dari segenap pekerjaan kantor (office
aktivitas-aktivitas organisasi. Begitu juga work).
pada organisasi Pada Dinas Tenaga Kerja Pada intinya arsip adalah
Dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat, kumpulan warkat yang disimpan secara
selalu berusaha untuk meningkatkan sistematis dan apabila sewaktu-waktu
produktivitasnya dengan menggunakan dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan
teknologi yang tersedia. Usaha-usaha kembali. Sehingga arsip memegang peranan
tersebut adalah untuk mencapai tujuan yang penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai
telah ditetapkan sebelumnya. Keberhasilan pusat ingatan dan informasi dalam
organisasi ini dalam mencapai tujuan kehidupan dan perkembangan informasi
tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain tentang kegiatan-kegiatan yang

46 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
telah berlangsung dalam suatu organisasi.
Penggunaan arsip pada Dinas Tenaga Kerja
Dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat
misalnya berupa kuitansi, ijazah, sertifikat
dan lain-lain. Sebab tidaklah mungkin
seseorang mengingat segala sesuatu dengan
baik dan benar apa lagi yang berupa tulisan.
Jadi, arsip dapat dipakai sebagai alat bantu
untuk mengingat baik itu dalam keperluan
administrasi, hukum, kepentingan
pembuktian yang otentik dan sebagainya.
Dengan demikian pada Dinas Tenaga Kerja
Dan Trasmigrasi Kabupaten Raja Ampat
telah terlibat bahwa peranan arsip itu sendiri
sangat penting yaitu sebagai pusat ingatan
dan informasi dalam kehidupan dan
perkembangan organisasi antara lain tentang
kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung
dalam organisasi. Seiring dengan
perkembangan organisasi, maka kegiatan-
kegiatan dalam organisasi tersebut
bertambah, sehingga diperlukan suatu
pengelolaan arsip yangbaik.
Pada Dinas Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat, sering
dijumpai bahwa dalam bidang administrasi
yang harus mengolah suatu persoalan
dengan tersendat-sendat prosesnya. Karena
surat-surat atau arsip yang bersangkutan
sedang diperlukan belum diketemukan yang
mengandung data atau informasi sebagai
49 Sistem Pengelolaan Kearsipan...
penunjang persoalan yang sedang dihadapi.
Agar arsip dapat membantu kelancaran
aktivitas organisasi ini, maka diperlukan
suatu administrasi kearsipan. Administrasi
kearsipan pada Dinas Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat
mempunyai peranan yang penting yaitu
sebagai pusat ingatan dan sumber informasi
dalam rangka melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian
dan pertanggung jawaban dengan secepat-
cepatnya.
Namun ironisnya hingga kini pada
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kabupaten Raja Ampat masih belum
melakukan penataan arsip dengan baik,
meskipun administrasi kearsipan memiliki
peranan yang penting dalam pencapaian
tujuan organisasi tersebut. Bagi Dinas
Tenaga Kerja dan Trasmigrasi Kabupaten
Raja Ampat, tanpa adanya pelaksanaan
administrasi kearsipan yang teratur maka
hampir seluruh aktivitas organisasi ini akan
tertahan atau macet. Masih banyak dijumpai
bahwa pada Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat arsip-
arsip yang hanya ditumpuk begitu saja,
sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
Dinas Tenaga Kerja dan dalam rangka pelaksanaan kehidupan
Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat adalah kebangsaan. Maka perlu di usahakan
instansi pemerintah yang berfungsi melayani peningkatan dan menyempurnakan
kepentingan umum dan merupakan tempat kearsipan secara optimal dalam arti berdaya
yang memerlukan penataan arsip yang guna dan berhasil guna.
sebaik-baiknya. Jika tidak, maka pelayanan Berdasarkan paparan di atas
masyarakat yang diberikan akan berjalan menjadikan bahasan tentang sistem
dengan lamban dan tidak memuaskan. pengelolaan kearsipan administrasi
Beberapa faktor yang menyebabkan Dinas perkantoran adalah sesuatu yang menarik
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten dengan judul ”Sistem Pengelolaan
Raja Ampat belum atau tidak melakukan Kearsipan Administrasi Perkantoran Pada
penataan terhadap arsip sebagaimana Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
mestinya antara lain adalah kurang adanya Kabupaten Raja Ampat”.
kesadaran dari para pegawai akan
pentingnya arsip dalam suatu organisasi. Di KAJIAN PUSTAKA
samping itu, tidak tersedianya pegawai yang Sistem adalah setiap kesatuan secara
ahli dalam kearsipan. konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian
Seperti tercantum dalam Undang- dalam keadaan yang saling tergantung satu
Undang No. 7 Tahun 1971 tentang sama lain. Sebuah sistem terdiri bagian yang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan beroperasi bersama untuk mencapai
(Widjaja, 1993:102), bahwa tujuan beberapa sasaran atau maksud. Sebuah
kearsipan adalah untuk menjamin sistem bukanlah seperangkat unsur yang
keselamatan bahan pertanggung jawaban tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan unsur yang dapat dikenal sebagai sesuatu
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang saling melengkapi karena satunya
serta untuk menyediakan bahan adalah maksud tujuan atau sasaran. Menurut
pertanggungjawaban tersebut bagi Ananda Santoso dan A.R.AlL Hanif (2004;
pemerintah”. Dalam pengertian tersebut 348) mendefinisikan “Sistem yaitu :
nampak bahwa arti penting arsip mempunyai peraturan; cara jalan; susunan yang teratur
jangkauan yang sangat luas yaitu sebagai dari pandangan teori; asas; seperangkat
alat bantu daya ingat manusia maupun unsur yang secara teratur saling berkaitan

50 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
sehingga membentuk suatu keseluruhan”. perkembangan teknologi informasi dan
Sementara itu, pendapat lain disampaikan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
oleh Eti Rochaety, Tupi Setyowati, Faizal lembaga Negara, pemerintahan daerah,
Ridwan.Z (2011; 2) yang mendefenisikan; lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
sistem yaitu “suatu kesatuan yang terdiri politik, organisasi kemasyarakatan, dan
dari dua atau lebih. perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
Selanjutnya terkait tentang bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
kearsipan, dikemukakan bahwa kearsipan Dari beberapa definisi yang telah
berasal dari kata dasar arsip. Arsip berasal diuraikan diatas tentang makna dari kata
dari bahasa yunani “arche“ yang artinya arsip, maka kita dapat memahami bahwa
permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa arsip sebenarnya merupakan sesuatu yang
hukum. Kemudian berubah menjadi “to hidup, tumbuh dan berkembang seirama
arche“ yang artinya dokumen, catatan. Arsip dengan tata kehidupan masyarakat maupun
dalam bahasa belanda, berasal dari kata tata pemerintahan karena arsip adalah
archief. Menurut Atmosudirdjo (1992) naskah yang dibuat dan diterima oleh satuan
(dalam Wursanto, 2000: 14) bahwa archief organisasi ataupun perorangan dalam bentuk
dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa corak apapun baik dalam keadaan tunggal
pengertian sebagai berikut.1. Tempat maupun berkelompok yang informasinya
penyimpanan secara teratur bahan-bahan dapat digunakan untuk pelaksanaan tugas
arsip yaitu bahan-bahan tertulis, piagam- atau kegiatan selanjutnya.
piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, Kearsipan merupakan salah satu
akte-akte,daftar-daftar, dokumen-dokumen, bidang kerja ketatausahaan. Tata usaha
peta-peta.2. Kumpulan teratur, dari pada merupakan salah satu unsur administrasi.
bahan kearsipan tersebut. 3. Bahan-bahan Widjaja (2000 : 92). mengemukakan
yang harus diarsip itu sendiri. “Administrasi kearsipan diartikan sebagai
Sedangkan berdasarkan Undang- segenap rangkaian perbuatan
undang Republik Indonesia Nomor 43 penyelenggaraan kearsipan sejak saat
Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 dimulainya pengumpulan warkat sampai
poin ke 2 mendefinisikan “Arsip adalah penyingkirannya”. Soebroto (2000:123)
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam “Administrasi kearsipan adalah kegiatan
berbagai bentuk dan media sesuai dengan yang berkenaan dengan penerimaan,

51 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, memberikan informasi layanan di bidang
penyusutan dan pemusnahan benda-benda administrasi yang diperlukan untuk
arsip”. Dari kedua pengertian tersebut dapat melaksanakan kegiatan secara efektif dan
ditarik kesimpulan bahwa administrasi mampu memberikan dampak kelancaran
kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang pada bidang lainnya. Memang banyak
berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus sumber yang menggunakan istilah
arsip dari penerimaan, pencatatan, administrasi perkantoran dan manajemen
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, perkantoran sebagai hal yang sama.
penyusutan dan pemusnahan benda-benda Pengertian administrasi perkantoran menurut
arsip. para ahli juga bisa diartikan melalui istilah
Mengenai pelaksanaan dapat manajemen perkantoran. Namun, yang lebih
diartikan sebagai suatu proses cara sering digunakan adalah istilah administrasi
mewujudkan suatu pekerjaan. Sehingga perkantoran karena lebih sesuai dengan
pelaksanaan administrasi kearsipan dapat pengertiannya secara luas.
diartikan sebagai suatu cara untuk Administrasi perkantoran mencakup
mewujudkan suatu pekerjaan yang berbagai kegiatan yang berhubungan dengan
berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus bidang ketatausahaan. Kegiatan-kegiatan
arsip dari penerimaan, pencatatan, yang tercakup di dalamnya adalah mengetik,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, menghitung, memeriksa, menyimpan,
penyusutan sampai pemusnahannya. Karena menelepon, menggandakan, mengirim surat,
kegunaan arsip yang sangat penting bagi mencatat, dan menyortir. Dalam pengertian
suatu organisasi, maka setiap instansi administrasi perkantoran menurut para ahli
pemerintah maupun swasta harus mampu di atas dikatakan bahwa manajemen
melaksanakan suatu sistem kearsipan yang perkantoran memiliki fungsi-fungsi dalam
baik. kegiatannya, fungsi-fungsi tersebut adalah
Selanjutnya, administrasi manajemen dan pengarahan, tata laksana,
perkantoran adalah berhubungan langsung pelaksana efisien, manajemen, pengawasan,
dengan sistem manajemen administrasi di pengendalian dan pengawasan, pengarahan
sebuah perkantoran. Manajemen dan pengawasan, pengarahan, serta
administrasi perkantoran merupakan salah perencanaan pengendalian dan
satu bagian dari manajemen yang pengorganisasian. Kesemua fungsi tersebut

52 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
harus dilakukan dengan aturan dan tatanan Administrasi dapat berjalan dengan dua atau
yang sesuai agar perusahaan atau kantor bisa banyak orang terlibat didalamnya.
mencapai tujuan yang ingin dicapai dan
sudah ditentukan sebelumnya (Barthos, METODE PENELITIAN
1999:23). Lokasi dan Rancangan Penelitian
Selanjutnya, terkait tentang sistem Penelitian dilaksanakan di Dinas
kearsipan administrasi perkantoran, dapat Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten
jelaskan terlebih dahulu bahwa istilah Raja Ampat. Metode yang digunakan dalam
administrasi bukan merupakan istilah yang penelitian ini adalah metode deskriptif,
asing lagi karena administrasi sudah ada karena berusaha menemukan fakta tentang
sejak dulu. Secara etimologis Kata peran sistem pengelolaan kearsipan
“administrasi” berasal dari kata Junani administrasi perkantoran pada Dinas Tenaga
(Latin) yaitu AD + MINISTRARE yang Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja
berarti melayani, membantu ataupun Ampat, dengan interpretasi yang tepat dan
memenuhi. Dalam bahasa Inggris melukiskan secara akurat sifat dan tindakan
“Administration” sebenarnya berasal dari dari fenomena kelompok maupun individu
perkataan-perataan bahasa laitin yaitu AD pada tataran empirik. Pendekatan atau
yang berati intensif dan MINISTRARE yang desain yang digunakan dalam penelitian ini
berarti to serve yang melayani. Jadi secara adalah pendekatan kualitatif.
etimologi administrasi berarti melayani Teknik Pemilihan Informan
secara rapi dan sempurna. Informan, merupakan sumber data
Dari keterangan-keterangan tersebut primer yang sangat penting dalam penelitian
diatas tadi maka dapatlah diartikan dengan pendekatan kualitatif. Oleh karena
Administrasi itu sebagai pengabdian, itu, menurut Creswell (2002:29) bahwa
pemberian jasa, pemberian bantuan ataupun “cara dan syarat menentukan informan
pemberian pelayanan yang baik dan menjadi sangat menentukan dalam suatu
sempurna. Intinya, administrasi melingkupi penelitian guna menjawab permasalahan dan
seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga tujuan penelitian dimaksud”. Dalam
pengurusan sekelompok orang yang penelitian ini penentuan informan dilakukan
memiliki diferensiasi pekerjaan untuk secara purposive sampling atau pemilihan
mencapai suatu tujuan yang sama. informan dilakukan dengan sengaja dengan

53 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
kriteria tertentu sesuai dengan kapasitas Kerja dan Transmigrasi pada bagian Tata
dasar kompetensi yang dimiliki. Dalam Usaha, terlebih dahulu penulis menguraikan
penelitian kualitatif, seorang peneliti adalah tentang proses penciptaan arsip pada Dinas
juga seorang instrumen penelitian. Teknik Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten
yang digunakan adalah partisipan Raja Ampat. Untuk mengetahui alur proses
observation yang dilengkapi dengan indepth penciptaan arsip pada Dinas Tenaga Kerja
interview dengan key person dan pembuatan dan Transmigrasi, terlebih dahulu dilakukan
catatan harian mengenai peristiwa-peristiwa penelusuran pada sub bagian tata usaha
yang ditemui di lapangan. dengan melakukan wawancara dengan
Teknik Pengumpulan Data Bapak Yulianus Mambraku, SH selaku
Dalam penelitian ini, teknik Kepala Dinas Tenaga Kerja dan
pengumpulan data dilakukan dengan: Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat pada
observasi, wawancara, dan studi hari Jum’at, 04 Desember 2015 sekitar pukul
dokumentasi. Adapun teknik analisa data 10.17 Wita, dimana beliau menjelaskan
dalam penelitian ini berdasarkan perspektif bahwa :
emik dan etik. “Proses penciptaan arsip yang berupa
surat keluar dibuat oleh masing-
KAJIAN PUSTAKA
masing sub bagian yang ada, lalu
A. Proses Penciptaan Arsip (Proses selanjutnya setiap surat keluar
dibawa ke sub bagian untuk
Pengurusan Surat)
pemberian nomor surat, pencatatan
Proses penciptaan arsip (pengurusan surat pada buku agenda surat keluar.
surat) disuatu organisasi, sangat penting Selanjutnya, Ibu Nelly Nonce
untuk diketahui alurnya, hal ini karena Mambrasar, S.AN yang merupakan Kasub.
proses penciptaan arsip adalah bagian awal Tata Usaha yang diwawancarai oleh penulis
dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu pada hari Selasa, 07 Desember sekitar pukul
organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu 10.23 Wita menjelaskan bahwa :
organisasi tidak jelas alur penciptaannya,
“Proses penciptaan arsip yang
maka sangat sulit untuk melaksanakan berupa surat masuk yaitu, setiap
kegiatan kearsipan dengan baik dan benar surat dimasukkan melalui sub
bagian Tata Usaha, lalu pada sub
sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk itu, bagian Tata Usaha dilakukan
mengawali uraian tentang sistem pencatatan dan pemberian lembar
disposisi terhadap surat masuk
pengelolaan kearsipan pada Dinas Tenaga

54 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
untuk selanjutnya dibawa ke setiap Kerja dan Transmigrasi diperolah data
sub bagian tujuan surat”.
sebagai berikut :
Dari hasil wawancara yang B. Penyimpanan Arsip
dilakukan penulis dapat memperoleh Keberhasilan suatu organisasi
gambaran bahwa proses penciptaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan
yakni surat masuk dan surat keluar pada ketatausahaan sangat bergantung pada
Kantor Dinas Tenaga Kerja dan sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini karena
Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat apabila sistem yang digunakan dalam
menggunakan asas kombinasi antara asas menyimpan arsip sudah sesuai dengan
sentralisasi dan asas desentralisasi yang kebutuhan organisasi maka tujuan yang
artinya bahwa proses pengurusan surat pada ingin dicapai dalam penerapan sistem
Kantor Dinas Tenaga Kerja dan kearsipan yakni mengatur dan menyusun
Transmigrasi baik itu surat masuk maupun arsip dengan baik dan benar akan tercapai
surat keluar dilakukan bersama-sama yaitu sehingga dapat membentuk suatu susunan
antara sub bagian Tata Usaha dengan sub arsip yang sesuai dengan tipe dan
bagian lainnya dimana dalam hal ini kegunaannya bagi kepentingan di dalam
penyampaian surat keluar dilakukan oleh pemberkasan, dimana didalamnya
masing-masing sub bagian tetapi proses mempersiapkan kelengkapan atau sarana
pemberian nomor dilakukan pada sub bagian penempatan berkas sesuai dengan tujuan
tata usaha dan untuk surat masuk, yang ingin dicapai yaitu penemuan kembali
penyampaian surat masuk dilakukan oleh arsip secara cepat, tepat, dan lengkap.
sub bagian tata usaha kepada sub-sub bagian Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem
yang bersangkutan dengan surat masuk (sub desentralisasi, dimana setiap sub bagian
bagian tujuan surat masuk) dan pengelolaan menyimpan sendiri arsipnya. Sub bagian
terhadap surat masuk dilakukan pada lain hanya berhubungan dengan sub bagian
masing-masing sub bagian. umum untuk kepentingan penomoran dan
Sementara itu, berdasarkan hasil pencatatan surat terhadap surat keluar.
pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh Dari hasil wawancara dan hasil
penulis mengenai prosedur pengurusan surat pengamatan (observasi) langsung yang
masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga dilakukan penulis dilokasi, maka penulis
dapat menyimpulkan bahwa, meskipun

55 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
dalam proses pengurusan suratnya pada
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kabupaten Raja Ampat menggunakan
sistem kombinasi, namun dalam proses
penataan arsipnya, pada Dinas Tenaga Kerja
dan Transmigrasi hanya menggunakan
sistem desentralisasi saja, dimana setiap sub
bagian benar-benar menyimpan sendiri arsi-
arsipnya, tanpa adanya pengontrolan dari
sub bagian lain (tidak ada ruangan lain
yang menjadi pusat penyimpanan duplikat
arsip), sehingga masing-masing sub bagian
bertanggung jawab atas arsipnya masing-
masing.
Berdasarkan hasil wawancara ini,
penulis menyimpulkan bahwa dalam hal
klasifikasi dan prosedur penyusunan dan
penyimpanan arsip pada sub bagian tata
usaha Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kabupaten Raja Ampat, setiap pegawai yang
akan memasukkan suatu berkas pada bundel,
harus memperhatikan dengan baik nomor
bundel, dan nama pemilik bundel lalu
disesuaikan dengan pencatatan pengelola
arsip. Sistem penataan arsip belum baik,
masih sangat perlu untuk melakukan
pembenahan. Pembenahan yang paling perlu
dilakukan adalah pada peralatan
penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan
arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat
menampung semua dokumen yang ada,
56 Sistem Pengelolaan Kearsipan...
sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi,
dan tidak berantakan serta jika sewaktu-
waktu dibutuhkan mudah ditemukan
kembali.
Dari semua hasil wawancara penulis,
baik wawancara dengan pihak pegawai sub
bagian tata usaha Dinas Tenaga kerja dan
Transmigrasi berdasarkan hasil pengamatan
langsung yang dilakukan oleh penulis
sendiri, maka penulis menarik kesimpulan
bahwa, kegiatan penyimpanan arsip pada
sub bagian tata usaha pada Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja
Ampat masih perlu pembenahan, agar arsip
yang ada terjaga dengan baik
keberadaannya, karena pada dasarnya arsip
memanglah harus dijaga dengan baik karena
arsip adalah sumber informasi utama dalam
suatu organisasi dan merupakan titik sentral
kegiatan administrasi dalam organisasi.
Selain itu, kelemahan paling mendasar dari
sistem penataan arsip pada Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja
Ampat adalah tidak adanya tenaga arsiparis
terampil pada setiap sub bagian yang ada
serta tidak memadainya alat penyimpanan
arsip yang digunakan dalam proses
penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak
terjaga keselamatan dan keberadaannya.
 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
C. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Sistem Penataan (Filling) Arsip. Kabupaten Raja Ampat. Berdasarkan
1. Sumber Daya Manusia hasil wawancara dan hasil pengamatan
Secara umum, masalah sumber langsung penulis di lokasi penelitian,
daya manusia adalah masalah pokok yang penulis menarik kesimpulan bahwa pada
terjadi dalam kegiatan kearsipan karena sub bagian tata usaha memang belum ada
merupakan faktor yang menentukan tenaga arsiparis yang tugas pokoknya
dalam perencanaan tujuan. Berhasil adalah mengurusi arsip-arsip yang ada di
tidaknya pencapaian tujuan organisasi ruangan, yang ada hanya pegawai yang
sangat tergantung pada petugas yang tugas pokoknya bukan menangani arsip,
menangani arsip sesuai dengan tugas sementara melihat volume arsip yang
yang dibebankan kepadanya. Hal ini dikelola oleh sub bagian tata usaha cukup
menyebabkan sumber daya manusia besar, seharusnya pada sub bagian tata
sering disebut faktor sentral dalam usaha ditempatkan tenaga arsiparis yang
kegiatan kearsipan. Tanpa persionil atau fokus tugasnya mengelola arsip-arsip
sumber daya manusia, tidak ada yang ada di sub bagian tata usaha Dinas
organisasi dan tanpa organisasi, tidak Tenaga Kerja, namun yang menjadi fakta
akan ada pula administrasi, begitu pula di adalah kurangnya kinerja yang baik
dalam pelaksanaan sistem penataan dalam penataan sistem arsip.
(filling) dan penemuan kembali arsip Berdasarkan uraian diatas dalam
dalam suatu organisasi, dibutuhkan hal masalah sumber daya manusia ini
sumber daya manusia yang ahli dan penulis dapat meyimpulkan secara
memiliki pengetahuan khusus mengenai keseluruhan bahwa, kepedulian suatu
kearsipan. organisasi terhadap pentingnya arsip
Untuk dapat memperoleh data perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga
yang akurat, selain memperhatikan hasil arsiparis yang handal dan dengan
wawancara dengan para informan, penempatan tenaga arsiparis yang ada
penulis juga melakukan pengamatan secara merata di setiap unit yang ada di
langsung (observasi) di lokasi dan juga dalam organisasi utamanya dalam
melakukan pengamatan yang mendalam organisasi yang menerapkan sistem
pada bagan peta jabatan yang ada pada desentralisasi dalam kegiatan

57 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
pengelolaan arsip, khususnya pada unit- tersedia Filling Kabinet untuk
unit organisasi yang volume arsipnya menyimpan arsip yang ada, namun pada
cukup besar, sehingga arsip dapat kenyataannya Filling Kabinet belum
dikelolah dengan baik dan terselamatkan tersedia yang tersedia hanylah lemari
dari kehilangan atau dengan kata lain penyimpanan yang terbuat dari kayu,
arsip dapat dengan mudah ditemukan jika peralatan inipun sangat terbatas
sewaktu-waktu dibutuhkan, serta jumlahnya, sehingga banyak arsip yang
pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam disimpan bukan lagi pada lemari
organisasi dapat berjalan dengan lancar penyimpanan karena kapasitas dari lemari
secara merata, artinya kegiatan kearsipan penyimpanan yang tersedia sangat
di semua unit organisasi yang ada dapat terbatas, sementara setiap harinya jumlah
berjalan dengan baik. penambahan arsip sangat banyak. Dari
2. Sarana Dan Prasarana hasil wawancara diatas, maka penulis
Sarana dan prasarana dalam dapat menyimpulkan bahwa sarana dan
sistem kearsipan merupakan faktor prasaranan penyimpanan arsip yang ada
pendukung dalam pelaksanaan sisten di sub bagian tata usaha Dinas Tenaga
kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang Kerja dan Transmigrasi khususnya pada
dengan peralatan yang memadai, maka ruangan angka kredit, masih sangat
akan sangat sulit bagi organisasi untuk minim, jauh dari yang seharusnya.
melakukan pengelolaan terhadap arsip-
SIMPULAN DAN SARAN
arsipnya dengan baik sesuai dengan
prosedur dan mekanisme pengelolaan A. Kesimpulan
arsip yang baku. Dalam proses pengelolaan arsip
Berdasarkan tata kearsipan yang dinamis Kantor Dinas tenaga Kerja dan
berlaku, pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi bagain Tata Usaha Kabupaten
Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat Raja Ampat dalam hal sistem penataan
sebenarnya alat-alat penyimpanan arsip (filling) arsip menggunakan sistem
yang tersedia dapat dikatakan masih desentralisasi walaupun dalam proses
sangat minim, masih sangat jauh dari pengurusan surat menggunakan sistem
standar yang seharusnya. Jika berpatokan kombinasi yakni perpaduan antara sistem
pada aturan tata kearsipan, seharusnya sentralisasi dan sistem desentralisasi.

58 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
Peminjaman arsip, dimana prosedur Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen
peminjaman arsip yang diterapkan tidak Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia
begitu ketat sehingga pihak peminjam Pustaka Utama
seringkali tidak menjaga dengan baik arsip Barthos Basir .2009. Manajemen Kearsipan,
yang dipinjamnya. Hal inilah yang sering Jakarta Penerbit. Bumi Aksara, cet.
sekali menyebabkan arsip tercecer dan sulit 7. Jakarta
ditemukan jika diperlukan. Bacal, Robert, 2001. Performance
B. Saran Management. Jakarta: PT.
Penting bagi pihak Dinas Tenaga Gramedia.
Kerja khususnya bagian Tata Usaha Budiarjo, Eko, 2002. Peningkatan Kinerja
menempatkan tenaga arsiparis yang sudah Pegawai Negeri Sipil di Indonesia,
ada secara merata pada setiap unit yang Dalam Wacana Pengembangan
volume arsipnya cukup banyak, misalnya Manajemen Kepegawaian Daerah
Sub Bagian Dinas Tenaga Kerja, agar Provinsi Jawa Tengah, Semarang:
pengelolaan arsip yang ada dapat Badan Kepegawaian Daerah.
dimaksimalkan, jika tenaga arsiparis yang Creswell, John W, 2002. Researh Design.
ada tidak memungkinkan untuk dipindahkan Quanlitative &Quantitative
pada unit-unit lain, maka penting bagi pihak Approaches. New York: Sage
Dinas untuk menambah tenaga arsiparis Publication, Inc.
(perlu dibuka formasi penerimaan pegawai Dimiyati Achmad Natakusumah, 2005
kearsipan) jika mengadakan penerimaan Implementasi Good Governance.
pegawai baru. Jumlah fasilitas kearsipan (Pemerintah Kabupaten Pandeglang).
yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan Pandeglang.
ditempatkan secara merata disetiap unit yang
Denzin, Norman, K, and vonna S. Lincoln,
ada, karena fasilitas penyimpanan sangat
(eds), 1994. Handbook of
menentukan keselamatan arsip, dan menjadi
Qualitative Research, London:
sarana vital dalam mendukung tercapainya
Sage Publications, Hlm 27.
sistem penataan arsip.
Darwin, Muhadjir M, 2005. Memanusiakan
DAFTAR PUSTAKA
Rakyat
:PenanggulanganKemiskinan

59 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
Sebagai Arus UtamaPembangunan. Murdick, G. Robert dkk. 1991. Sistem
Yogyakarta : Benang Merah Informasi Manajemen untuk
Dharma, Surya, 2005. Manajemen Kinerja, Manajemen Modern.
Falsafah, Teori dan Penerapannya.
Miftah Thoha. 2005. Ilmu Administrasi
Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Publik Kontemporer,edisi
Em Zul Fajri Ratu Aprilia Senja, 2007,
pertama.cet 2. Jakarta.
Kamus Lengkap Bahasa Indonesia,
Edisi Revisi/t.tp/t.th. Jakarta Narbuko, Cholid dan Achmadi, Abu,
2005.Metodologi Penelitian.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi
Jakarta:Bumi Aksara
Perkantoran Untuk Maneger dan
Nawawi, Hadari & Hadari, Martini,
Staff. Jakarta Selatan. Visimedia.
1994.Ilmu Administrasi, Jakarta :
Hendi Haryadi. 2009. Adminisrasi Bumi Aksara
Perkantoran untuk Manajer dan
Partanto Pius A , M Dahlan Al-Barry,1994,
Staf. Cet. I. Jakarta.
Kamus Ilmiah Populer, Penerbit
Ismail Marsya. Dkk. 1978. Manajemen. Cet. Arkola. Surabaya.
Effhar Offset.Visimedia. Jakarta.
Sagiarto Agus, & Teguh Wahyono,2005.
Kumorotomo, Wahyudi, dkk. 1996. Sistem Manajemen Kearsipan Modern.
Informasi Manajemen dalam Penerbit.Gava Media. Cet.I.
Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta.
Yogyakarta: Gadjah Mada
Sedarmayanti, 2003, Tata Kerasipan
University Press.
Dengan Memanfaatkan Teknologi
Lambock V. Nahattands. Deputi Sekretaris
Modern. Penerbit. CV. Mandar
Kabinet. 2010. Undang-undang
Maju. Cet. III. Bandung.
No. 43 Tahun 2009, Kearsipan dan
Perpustakan. Penerbit Pustaka Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen
Timur. Yogyakarta. Administarsi Perkantoran Modern.
Jakarta : Erlangga.

60 Sistem Pengelolaan Kearsipan...

 Jurnal Noken, Volume 4 (1) Halaman 46-61 2018
Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip
Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama
Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata Warkat.
Yogyakarta: Gadja Mada University
Press.
Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan
Keputusan dan Sistem Informasi.
Jakarta: Bumi Aksara.
Sugiyono. 2005. Metode Penelitian
Administrasi. Bandung: Alfabeta.
Edisi Ke-12.
The Liang Gie, 1996.Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta
:Liberty.
Widjaja, A.W,2003. Administrasi Kearsipan.
Edisi Revisi.Jakarta : Rajawali.

61 Sistem Pengelolaan Kearsipan...