A.

Alasan Pemilihan Judul

Dalam setiap organisasi, baik yang dikelola oleh pemerintah daerah maupun

pemerintah swasta, tentunya memiliki sebuah tujuan dan visi/misi yang akan

dicapai. Manajemen organisasi yang digunakan dalam rangka mencapai tujuan

tersebut tidak dapat dipisahkan dari ketersediaan sumber data dan informasi. Data

dan informasi merupakan salah satu hal utama yang diperlukan dalam setiap

kegiatan organisasi.

Data dan informasi yang ada di dalam sebuah organisasi harus memiliki

nilai yang akurat, valid, dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Namun,

perkembangan teknologi yang semakin maju pada saat ini mengakibatkan

banyaknya data dan juga informasi yang masuk ke dalam sebuah organisasi

menjadi tidak terkontrol. Apabila hal ini tidak di antisipasi olah sebuah organisasi,

maka kemungkinan besar akan terjadi kesalahan yang dapat menjerumuskan

organisasi itu sendiri.

Salah satu sumber data dan juga informasi akurat dalam sebuah organisasi

adalah rekaman peristiwa yang telah terjadi sebelumnya atau disebut dengan arsip.

Arsip dalat digunakan sebagai sumber ingatan bagi sebuah organisasi jika suat saat

terjadi permasalahan yang membutuhkan bukti akurat yang memiliki keterkaitan

dengan permasalahan tersebut. Arsip dapat berupa segala kertas naskah, buku, foto,

film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, ata dokumen-dokumen lain

dalam segala penciptaannya yang dihasilkan oleh suatu organisasi sebagai bukti

atas sebuah kejadian yang telah terjadi. Arsip digunakan oleh suatu organisasi

sebagai referensi tentang informasi di masa lalu untuk menunjang proses

pertimbangan terhadap hal-hal yang relevan terhadap jalannya sebuah organisasi.

Keberadaan arsip sangat membantu proses keberhasilan dalam penyampaian dan

penyediaan data maupun informasi dari sebuah organisasi, baik yang nantinya akan

digunakan untuk lingkup internal maupun eksternal organisasi.

Mengingat pentingnya keberadaan arsip bagi organisasi maupun

masyarakat, maka diperlukan sistim dan juga tata cara pengelolaan arsip yang tepat.

Pemerintah Indonesia menyadiari bertapa pentingnya keberadaan arsip bagi

kehidupan berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu, Pemerintah Indonesia

mengeluarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

mewajibkan lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya untuk

menjamin kemudahan akses arsip statis bagi pengguna arsip untuk kepentingan

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip

ketuhanan, keamanan, dan keselamatan arsip. Undang-undang ini juga memuat

berbagai ketentuan mengenai arsip, sistim kearsipan, pengelolaan arsip, dan hal-hal

lain yang berkaitan dengan arsip. Manajemen pengelolaan arsip yang baik dalam

sebuah organisasi dapat membantu proses penyusunan dan penyimpanan arsip

secara sistematis untuk mempermudah dalam proses penemuan kembali arsip jika

sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Dalam era globalisasi yang semakin maju, banyak organisasi maupun

kalangan masyarakat yang belum menyadari akan pentingnya arsip dalam

kehidupan. Masih banyak organisasi maupun masyarakat yang terkadang acuh

terhadap pentingnya penyimpanan arsip bagi sebuah dokumen, sehingga masih

banyak terjadi masalah seperti arsip yang hilang, rusak, sobek, dan berbagai

masalah lainnya. Kurangnya sumber daya manusia yang kompeten juga menjadi
salah satu kendala utama dalam proses pengelolaan arsip. Masalah ini juga terjadi

di ………………..

Sebagai salah satu tempat yang menjadi wadah prtemuan lembaga atau

perwakilan rakyat (parlemen) dan masyarakat daerah Kabupaten Sleman, tentunya

membutuhkan data dan informasi yang akurat. Informasi tersebut dapat diperoleh

dari arsip aktif maupun arsip inaktif yang dimiliki dan dikelola oleh pihak

pengelola arsip. Untuk dapat melakukan kegiatan pengelolaan arsip dengan

maksimal, organisasi membutuhkan dukungan dan kerja sama dari semua anggota

yang berkaitan dengan operasional oerganisasi tersebut. Kesadaran dari setiap

individu untuk turut melaksanakan kegiatan kearsipan dengan maksimal dapat

memperlancar proses penyimpanan dan pengelolaan arsip.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk mengamati bagaimana

kegiatan pengelolaan arsip yang dilaksanankan di ………. Dalam laporan ini

penulis megambil judul Laporan Kuliah Kerja Lapangan mengenai “Pengelolaan

Arsip di Sekretariat Kantor ……..”