KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik
dan tepat pada waktunya. Dalam makalah ini kami membahas mengenai Kearsipan.  

Makalah  ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari berbagai
pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama mengerjakan makalah
ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. 

 Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah
ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang
dapat membangun kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk
penyempurnaan makalah selanjutnya. 
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita sekalia
1.1  Latar belakang
Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan
kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah
data kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun
swasta demikian juga dengan kecamatan Miri, SragenSalah satu kunci dari kelancaran
organisasi perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana,
dan efisien. Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila arsip
diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah serta cepat
ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau
putusan yang akan datang dalam suatu instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan
yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang
mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak
berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi,
baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat
berupa film, kaset, slide, video, disket, dan foto copy yang disimpan serta dipelihara selama
diperlukan jangka waktu tertentu.

Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan
teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti.
Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu,
kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran
pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan
penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.

 
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan
untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat
berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang
yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor,
dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut
sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada
secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi
pekerjaan.
 
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara
penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri
adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang
dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan
pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
(Ibnu Syamsi, 1994:8).
 
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat
mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat
menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting,
maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

Penyebab kekurangan arsiparis :

1) Minimnya minat masyarakat untuk menekuni pekerjaan kearsipan.
2) Pandangan miring mengenai profesi arsiparis sebagai orang-orang terbuang dan
“diarsipkan”.
3) Belum ada pengakuan terhadap sumber daya manusia kearsipan dalam bentuk pemberian
tunjangan profesi khusus bagi pengelola arsip.
4) Profesi ini dianggap kurang menjanjikan masa depan.
5) Sumber daya manusia kearsipan Indonesia belum bulat diakui sebagai suatu profesi
sehingga
sulit berkembang seperti profesi yang lain
n. Pengelolaan arsip perguruan tinggi secara eksplisit mulai diatur pada era Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Artinya 38 tahun setelah Undang-Undang Nomor
7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan diundangkan. Tidak heran
apabila kebijakan tentang pengadaan, pengembangan, maupun kesejahteraan sumber daya
manusia kearsipan perguruan tinggi “dipikirkan” setelah undang-undang tersebut
diundangkan, sementara sumber daya manusia kearsipan di lingkungan lembaga negara
maupun lembaga pemerintahan pusat maupun daerah secara legal formil sudah dipikirkan
sejak tahun 1990 dengan ditetapkannya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: 36/1990 tentang Angka Kredit Bagi Jabatan Arsiparis atau 19 tahun setelah
kebijakan tentang profesionalisasi arsiparis ditetapkan oleh Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara pada tanggal 12 Mei 1990. Keberadaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan memberikan udara
segar bagi sumber daya manusia kearsipan karena klausul yang diatur pada kedua
perundangan tersebut mengatur lebih tajam diantaranya tentang hak dan kewajiban sumber
daya manusia Pada tataran empiris masalah sumber daya manusia kearsipan di lingkungan
lembaga negara maupun lembaga pemerintahan pusat maupun daerah masih dihadapkan pada
berbagai masalah, namun pada forum ini penulis akan membatasi diskusi khusus pada
pemetaan faktor-faktor yang menyebabkan masalah tentang implementasi kebijakan sumber
daya manusia kearsipan pada perguruan tinggi negeri di Indonesia ditinjau dari aspek teoritis.

Membahas sumber daya manusia kearsipan pada perguruan tinggi negeri tentu perlu
dilakukan peninjauan tentang perguruan tinggi (Abbas, 2009:89; Indrajit dan Djoko Pranoto,
2016:1-3). Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang menyelenggarakan
pendidikan tinggi. Keberadaannya diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor
12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Adapun Pelaksanaannya diatur dalam Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi Dan Pengelolaan Perguruan Tinggi. Kebijakan tentang perguruan tinggi di Indonesia
saat ini diatur dalam kebijakan tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi yang cukup
dinamis sehingga setiap pemangku kepentingan harus senantiasa memperbaharui informasi
yang telah dimiliki. Salah satu kebijakan tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi di
Indonesia dewasa ini terkait status hukum perguruan tinggi. Saat ini kita mengenal adanya
perguruan tinggi satuan kerja, perguruan tinggi badan layanan umum, perguruan tinggi negeri
badan hukum. Masing-masing status perguruan tinggi tersebut memiliki peraturan
pelaksanaan yang berbeda-beda. Salah satu efek dari pembedaan status tersebut adalah terkait
langsung dengan teknis pengadaan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan.

Sumber Daya Manusia Kearsipan pada aspek Manajemen Publik Perguruan tinggi negeri
merupakan perguruan tinggi yang tata kelolanya langsung dibawah koordinasi Kementerian
Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. Perguruan tinggi merupakan wujud dari organisasi
dengan tugas dan fungsi sebagai lembaga yang menyediakan layanan pendidikan tinggi.
Gerlof sebagaimana dikutip oleh Kusdi (2009: 4) menyatakan, bahwa organisasi memiliki
karakter 3 P, yaitu Purposes, People, Plan. Artinya setiap organisasi pasti memiliki tujuan,
sumber daya manusia, rencana. Disisi lain E. Wight Bakke sebagaimana dikutip oleh Dunsire
(Kusdi; 2009:5) diantaranya menyatakan bahwa organisasi merupakan kesatuan dari manusia,
material, modal, gagasan, dan sumber daya alam dengan tujuan memecahkan masalah yang
dihadapi manusia. Dari paparan tersebut diketahui, bahwa sumber daya manusia adalah unsur
yang ada disetiap organisasi karena mereka adalah aset penting yang menggerakan
organisasi. Perguruan tinggi negeri sebagai lembaga pendidikan tinggi yang dinaungi oleh
pemerintah memiliki kewajiban untuk memberika layanan yang sebaik mungkin kepada
publik. Manajemen publik pada paradigm lama telah berganti-ganti paradigm. Fungsi-fungsi
manajemen meliputi planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting,
budgeting (Keban didalam Tri Handayani, 2012:49). Pada perkembangannya era paradigma
lama berkembang menuju era manajemen publik baru hingga era pelayanan publik baru.
Unsur sumber daya manusia yang terorganisir dan diikat dengan kesepakatan bersama untuk
mencapai tujuan selalu hadir dalam manajemen publik. Dinamika pelayanan publik terus
bergerak dan memasuki ranah kebijakan di bidang kearsipan. Upaya memberikan layanan
terbaik bidang kearsipan kepada publik membawa sumber daya manusia kearsipan pada
kebijakan-kebijakan yang mendorong sumber daya manusia kearsipan pada pengembangan
kompetensi. Pelayanan publik sebagaimana diatur dalam Pasal 1 ayat (1) Undang- Undang
Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik adalah kegiatan pelayanan publik yang
diberikan oleh lembaga pelayanan publik setiap warga negara dan penduduk atas barang,
jasa, dan/atau pelayanan administrasi. Penyelenggara pelayanan publik sebagaimana diatur
dalam Pasal 1 ayat (2) meliputi “setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga
independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan
badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik. Pelayanan
publik pada konteks kearsipan terkait dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik. Kebijakan kearsipan sebagai salah satu basis informasi tidak
serta merta melayankan seluruh informasi yang diminta oleh calon penggunanya. Sumber
daya manusia kearsipan wajib untuk memahami konteks kebijakan tersebut agar tidak terjadi
kesalahan dalam memberikan layanan kepada para pengguna arsip yang menjadi tanggung
jawabnya. Bagan Klasifikasi Informasi Publik menurut Undang-Undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 90 Copyright ©2018, ISSN: 2598-3040 online
memberikan tuntunan kepada seluruh pegawai yang memberikan layanan informasi kepada
publik tentang landasan pemberian layanan informasi. Bagan dimaksud dapat dilihat pada
Bagan 1. Arsip merupakan salah satu informasi, tetapi arsip bukan buku yang memang
keberadaannya untuk dibaca oleh umum. Arsip melalui proses penciptaannya terbagi menjadi
arsip rahasia, arsip vital, arsip penting, arsip biasa. Arsip yang telah selesai masa penggunaan
administrasinya tetapi memiliki nilaiguna kebuktian dan nilaiguna informasional diserahkan
ke lembaga kearsipan untuk diolah dan dilayankan kepada publik. Merujuk pada label yang
diberikan kepada arsip yang diciptakan, maka kita dapat langsung menunjukkan kriteria arsip
yang dapat dilayankan kepada publik dan yang harus melalui proses penyaringan terlebih
dahulu siapa yang akan menggunakannya

Sumber Daya Manusia Kearsipan pada aspek Kebijakan Publik Merujuk pada dinamika
politik pemerintah nampaknya kita perlu mencermati pernyataan Kepala ANRI tersebut pada
bab Pendahuluan, apakah benar kelima faktor tersebut yang menjadi masalah pengadaan
sumber daya manusia profesional kearsipan atau arsiparis? Merujuk pada Pasal 1 angka 6
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis diketahui bahwa
”Arsiparis” adalah jabatan fungsional yang dijabat oleh seseorang yang berstatus sebagai
pegawai negeri sipil. Jabatan fungsional ini diperoleh melalui jenjang pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Fungsi, tugas dan tanggung jawab mereka
adalah melaksanakan kegiatan kearsipan. Mereka menduduki jabatan fungsional tersebut
setelah diangkat oleh pejabat berwenang di lingkungan kedinasan mereka. Terkait
persyaratan status sebagai pegawai negeri sipil untuk dapat menduduki jabatan fungsional
Arsiparis, maka faktor politik berupa kebijakan pemerintah menjadi faktor kunci bagi
terselenggaranya kebijakan pengadaan Aparatur Sipil Negara. Selanjutnya mereka dengan
latar belakang pendidikan formal di bidang kearsipan atau mereka dengan latar belakang
pendidikan formal non bidang kearsipan dan telah mendapatkan pendidikan dan pelatihan
bidang kearsipan dapat mengajukan persyaratan untuk diangkat sebagai Arsiparis.
Sebagaimana kita ketahui, bahwa undang-undang kearsipan telah di undangkan sejak tahun
1971 melalui Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan. Pada Pasal 6 huruf b undang-undang tersebut diatur tentang
pendidikan kader ahli kearsipan. Aturan ini lebih mengarah kepada pendidikan kearsipan bagi
pegawai pada saat itu yang sudah berstatus 92 Copyright ©2018, ISSN: 2598-3040 online
sebagai pegawai negeri sipil untuk dididik di bidang kearsipan. Selanjutnya pada Pasal 7 ayat
(1) disebutkan, bahwa “Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan
tenaga ahli kearsipan. Ayat ini lebih mengarah kepada penyelenggaraan pendidikan keahlian
bidang kearsipan. Dengan demikian pemerintah sudah memikirkan tentang arti penting
keberadaan lembaga pendidikan formal bidang kearsipan. Pemerintah mengadakan, mengatur
dan mengawasi lembaga pendidikan tersebut agar sesuai dengan tujuan kebijakan tentang
kearsipan. Sehubungan dengan tugas dan fungsi tenaga fungsional Arsiparis, maka pada
Pasal 1 ayat (2) diatur tentang kewenangan pemerintah untuk mengatur kedudukan hukum
dan kewenangan tenaga ahli kearsipan. Dengan demikian pemerintah telah
mempertimbangkan pengaturan tentang status tenaga fungsinal Arsiparis beserta kewenangan
mereka. Aturan ini memberikan jaminan sekaligus perlindungan secara hukum terhadap
tenaga fungsional Arsiparis dalam pelaksanaan tugasnya. Sementara itu pada ayat (3) diatur
upaya-upaya khusus untuk pemberian jaminan kesehatan kepada para tenaga ahli kearsipan
yang disesuaikan dengan fungsi serta tugas dalam lingkungan kerja mereka. Pemerintah
dengan aturan tersebut berupaya memberikan jaminan perlindungan bagi kesehatan mereka
yang diperkirakan terjadi sebagai akibat dari pelaksanaan tugas mereka. Zaman telah berubah
dan undang-undang kearsipanpun juga bergerak mengikuti arus era reformasi dan
pemerintahan yang dinamis yang sudah mendunia. Untuk dapat menyelaraskan dengan
dinamika politik di dalam negeri dan di luar negeri, maka Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan digantikan
dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang
mulai berlaku sejak diundangkan pada tanggal 23 Oktober 2009. Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan telah memberikan definisi yang jelas
tentang Arsiparis sebagaimana diatur pada Pasal 1 angka 10, bahwa “Arsiparis adalah
seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan
formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”. Pemerintah juga telah mengatur tentang
pengembangan sumber daya manusia kearsipan sebagaimana diatur pada Pasal 30. Merujuk
pada Pasal 30 ayat (1) diketahui, bahwa sumber daya manusia kearsipan terdiri dari dua
kategori yaitu Arsiparis dan Sumber Daya Manusia yang memiliki kompetensi dan
profesionalitas di bidang kearsipan. Selanjutnya pada ayat (2) diketahui, bahwa pembinaan
yang dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional diupayakan melalui: pengadaan arsiparis;
pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan,
pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; pengaturan peran dan
kedudukan hukum arsiparis; dan penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk
sumber daya kearsipan. Pelaksanaan terhadap kebijakan pengembangan sumber daya
manusia kearsipan sebagaimana diatur pada Pasal 30 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan diatur dalam Pasal 149 ayat (1), (2), (3) Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan. 93 Copyright ©2018, ISSN: 2598-3040 online Merujuk pada
uraian tentang sumber daya manusia kearsipan dan upaya pengembangannya diketahui,
bahwa pemerintah telah mengatur tentang sumber daya manusia kearsipan melalui kedua
undang-undang tentang kearsipan yang pernah berlaku dan sedang berlaku di Indonesia.
Artinya adalah kebijakan tentang sumber daya manusia kearsipan baik yang berstatus dengan
jabatan fungsional Arsiparis atau sumber daya manusia kearsipan yang mendapatkan
keterampilan maupun pelatihan di bidang kearsipan semuanya bermuara pada kebijakan
pemerintah. Kebijakan pemerintah didasarkan pada pertimbangan Menteri terkait, yaitu
Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara dan Reformasi Birokrasi serta Menteri
Keuangan. Kebutuhan sumber daya manusia kearsipan untuk lingkungan Kementerian Riset,
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi termasuk didalamnya untuk mencukupi kebutuhan sumber
daya manusia kearsipan di perguruan tinggi-perguruan tinggi negeri yang ada di Indonesia
juga terkait dengan kementerian yang mengkoordinir perguruan tinggi negeri. Kebutuhan
sumber daya manusia kearsipan selanjutnya melalui proses politik pembahasan di lembaga
legislatif. Berdasar kepada uraian tentang sumber
daya manusia kearsipan dan pengembangannya dapat kita ketahui, bahwa pernyataan Kepala
ANRI tentang latar belakang masalah Indonesia kekurangan Arsiparis kurang lengkap.
Menurut peneliti faktor lingkungan politik juga memiliki andil yang cukup signifikan sebagai
penyumbang masalah kurangnya sumber daya manusia kearsipan di Indonesia. Faktor ini
memiliki andil yang cukup besar dalam kebijakan pengadaan sumber daya manusia kearsipan
dan pengembangannya.
 PENDAHULUAN

Pentingnya arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara menjadikan

keberadaan arsip baik arsip dinamis pada penciptaan arsip maupun arsip statis pada lembaga
kearsipan harus diperhatikan melalui upaya-upaya nyata, baik mengacu pada pedoman,
standar, sistem pengolahan, sarana dan prasarana, pendanaan, serta sumber daya manusia
(SDM) yang mengelolanya sehingga arsip dapat menjadi sumber informasi manajemen dan
memori kolektif bangsa. Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejahteraan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi
arsip arsip yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan (Pasal 1 ayat 7 Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa
pemanfaatan arsip statis oleh publik hanya dapat dilakukan apabila khazanah arsip yang
tersimpan pada lembaga kearsipan telah tersedia sarana bantu dalam temu balik arsip, serta
arsip tersebut benarbenar dalam kondisi baik. Ketersedian sarana bantu penemuan kembali
arsip dan terpeliharaannya arsip statis pada lembaga kearsipan tidak terlepas dari peran SDM
kearsipan dalam mengolah khazanah arsip statis yang tersimpan dalam suatu lembaga
kearsipan sebagai upaya penyelamatan arsip. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan,
penulis tertarik melakukan penelitian tentang kinerja SDM kearsipan Badan Arsip Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam pengolahan arsip statis.

B. Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah 1. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang
permasalahan yang telah dipaparkan diatas dapat diidentifikasi masalahnya sebagai berikut: a.
Keterbatasan anggaran untuk mengelola arsip b. Keterbatasan SDM yang menjadi arsiparis c. Latar
belakang pendidikan arsiparis yang belum sesuai dengan ilmu kearsipan sehingga menghambat
dalam mengelola kearsipan. 2. Rumusan Masalah Berdasarkan latarbelakang masalah dan
identifikasi masalah, begitu luas permasalahan mengenai bidang arsip dan kearsipan. Mengingat
keterbatasan waktu, biaya dan tenaga, maka fokus penelitian ini dibatasi pada pelaksanaan
pengelolaan arsip manual. Secara umum rumusan masalah dalam penelitian ini yakni “Bagaimana
proses pengelolaan arsip yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Bapusipda)
Provinsi Jawa Barat? Rumusan Masalah Khusus: a. Bagaimana kesesuaian program pengelolaan arsip
pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dilihat dari aspek Context ? 9
Ririn Anbarrini, 2016 PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH
PROVINSI JAWA BARAT Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu b. Bagaimana kondisi faktor penunjang program pengelolaan arsip pada
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dilihat dari aspek Input ? c.
Bagaimana pelaksanaan program pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Provinsi Jawa Barat dilihat dari aspek Process ? d. Bagaimana keberhasilan program pengelolaan
arsip pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dilihat dari aspek
Product ? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penilitian ini adalah sebagai berikut : a. Mengetahui
proses pengelolaan arsip yang dilakukan di Bapusipda b. Menganalisis faktor-faktor kesesuaian
program pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
dilihat dari aspek Context c. Menganalisis kondisi faktor penunjang program pengelolaan arsip pada
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dilihat dari aspek Input d.
Menganalisis pelaksanaan program pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Daerah Provinsi Jawa Barat dilihat dari aspek Process e. Menganalisis keberhasilan program
pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dilihat dari
aspek Product D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti a. Dapat menambah wawasan, penegetahuan
dan pengalaman b. Merupakan suatu wahana pelatihan pengembangan ilmu pengetahuan melalui
kegiatan penelitian 10 Ririn Anbarrini, 2016 PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu 2. Bagi Instansi Terkait a. Memberikan informasi sebagai
masukan untuk penyempurnaan dalam kegiatan pengelolaan arsip b. Memberikan masukan dalam
rangka menyusun masukan untuk meningkatkan kualitas penyusuna arsip 3. Bagi Program Studi
Perpustakaan dan Ilmu Informasi Diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan masukan untuk lebih
meningkatkan kembali pengelolaan arsip yang ada pada setiap Subbagian pada Program Studi
Perpustakaan dan Ilmu Informasi.

KINERJA SDM KEARSIPAN

Kinerja merupakan implementasi dari rencana yang telah disusun. Implementasi kinerja
dilakukan oleh sumber daya manusia yang memiliki kemampuan, kompetensi, motivasi, dan
kepentingan (Wibowo, 2007:4). Indikator kinerja dipakai untuk aktivitas yang hanya dapat
ditetapkan secara lebih kualitatif atas dasar perilaku yang dapat diamati (Wibowo, 2007:101).
Adapun 7 indikator kinerja tersebut: tujuan, standar, umpan balik, alat/sarana, kompetensi,
motif, dan peluang. SDM kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan,
arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan. Arsiparis adalah seseorang yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal, dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan (Pasal 1 ayat 10 UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan). Arsiparis terbagi menjadi 2 yaitu arsiparis terampil dan arsiparis ahli
yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Dilihat dari fungsi arsip yang ada,
sudah semestinya pengelola arsip dinamis dan statis terpisah. Record Manager dan Archivist,
berdiri sendiri sebagai profesi terpisah. Record Manager bertanggung jawab pada kegiatan
record management (arsip dinamis) sedangkan archivist bertanggung jawab dalam kegiatan
Archives Management atau Archives Administration (arsip statis). Record Manager bertugas
mengurusi arsip dinamis aktif dan inaktif yang meliputi kegiatan temu balik secara sistematis,
pengendalian, pemeliharaan, penyebaran, penyusutan arsip di instansinya. Sementara
Archivist bertugas mengelola arsip statis mulai dari menyeleksi, menilai, dan melestarikan
arsip yang oleh instansi penciptanya dinilai mempunyai sejarah. Dapat disimpulkan bahwa
seorang Archivist, aktivitasnya lebih menekankan pada pelestarian, penyajian, dan
penginformasian kepada masyarakat. Sedangkan seorang Record Manager, lebih pada sistem
informasi manajeman arsip.

PENGOLAHAN ARSIP STATIS

Kegiatan pengolahan arsip statis harus sesuai dengan ketetapan yang ada karena pengolahan
arsip statis merupakan kegiatan mengolah dan menginventaris arsip berdasarkan kaidah-
kaidah kearsipan yang berlaku agar mudah dalam penemuan kembali arsip statis (ANRI,
2006:3). Dilihat dari Pedoman Pengolahan Arsip Statis yang dikeluarkan dengan Keputusan
Kepala Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor : 045/3402 tanggal 22
Desember 2008 tentang Pedoman Pengolahan Arsip Statis terbagi menjadi 2 tahap yaitu
teknik pengolahan arsip dan pembuatan jalan masuk arsip. Dalam teknik pegolahan arsip
terbagi menjadi 2 tahapan: a. Penentuan Kriteria Arsip Statis dan jenis infomasi arsip statis
Kriteria arsip statis adalah cara untuk menentukan suatu dokumen sebagai arsip statis yang
akan disimpan pada lembaga kerasipan. b. Penentuan Jenis Informasi Arsip Statis c. Penataan
Informasi Arsip Statis 1. Asas penataan arsip 2. Deskripsi arsip 3. Penyusunan skema arsip 4.
Manuver Arsip Sedangkan dalam PENGOLAHAN ARSIP STATIS Kegiatan pengolahan
arsip statis harus sesuai dengan ketetapan yang ada karena pengolahan arsip statis merupakan
kegiatan mengolah dan menginventaris arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang
berlaku agar mudah dalam penemuan kembali arsip statis (ANRI, 2006:3). Dilihat dari
Pedoman Pengolahan Arsip Statis yang dikeluarkan dengan Keputusan Kepala Badan Arsip
Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor : 045/3402 tanggal 22 Desember 2008
tentang Pedoman Pengolahan Arsip Statis terbagi menjadi 2 tahap yaitu teknik pengolahan
arsip dan pembuatan jalan masuk arsip. Dalam teknik pegolahan arsip terbagi menjadi 2
tahapan: a. Penentuan Kriteria Arsip Statis dan jenis infomasi arsip statis Kriteria arsip statis
adalah cara untuk menentukan suatu dokumen sebagai arsip statis yang akan disimpan pada
lembaga kerasipan. b. Penentuan Jenis Informasi Arsip Statis c. Penataan Informasi Arsip
Statis 1. Asas penataan arsip 2. Deskripsi arsip 3. Penyusunan skema arsip 4. Manuver Arsip
Sedangkan dalam pembuatan jalan masuk arsip, terbagi menjadi 4 tahapan: a. Daftar Arsip
Statis b. Inventaris arsip c. Penataan Fisik Arsip d. Penyajian Inventaris Arsip

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan metode penelitian ilmu sosial yang bersifat kualitatif dengan
istilah etnometodologi karena metode ini berupa analisis percakapan dan interaksi,
percakapan terjadi secara alamiah direkam dan dibuat catatan untuk diteliti secara mendetail
sedangkan interaksi difokuskan pada detail percakapan yang memerlukan metode kajian
naturalistik (Idrus,2009:59-61). Dengan demikian, dalam penelitian kualitatif ini tentang
materi yang sedang diteliti dapat dilihat dari sisi: a. Aktor, yaitu SDM kearsipan; b. Aktivitas,
yaitu Pengolahan Arsip Statis; c. Tempat, yaitu Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Penelitian ini hanya menggunakan informan sebagai sumber data penelitian karena
bentuk penelitiannya merupakan deskriptif analitis dengan analisa kualitatif, sehingga untuk
memperoleh data yang dibutuhkan secara jelas, mendetail, akurat dan terpercaya hanya bisa
diperoleh melalui informan sebab dalam penelitian kualitatif, kuantitas subyek bukanlah hal
yang utama, sehingga pemilihan informan lebih didasari pada kualitas informan yang terkait
dengan tema penelitian yang diajukan (Idrus, 2009:92). Seluruh arsiparis Badan Arsip Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berjumlah 22 orang. 10 ditentukan sebagai informan,
dianggap telah sesuai dengan pertimbangan dan menguasai permasalahan yang diteliti.
Dilihat dari jabatan fungsional, 10 informan tersebut terdiri dari 7 Arsiparis Ahli dan 3
Arsiparis Terampil dan 1 Koordinator Arsiparis. Informasi dari 10 informan tersebut
dianggap sudah dapat menjawab segala hal yang berkaitan dengan masalah dalam penelitian.
Metode pengumpulan data yang penulis gunakan, yaitu observasi langsung, wawancara
menggunakan petunjuk umum, dokumen/record, dan studi literatur. Kemudian data yang
telah dikumpulan di analisis menggunakan 2 metode, yaitu (1) pemeriksaan data dengan
mengambil teknik triangulasi dengan sumber, dengan menggabungkan data dari berbagai
teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada (Sugiyono, 2010:330). Penulis
menggabungkan hasil pengumpulan data yang ada (2) Analisis model interaktif menurut
Huberman dan Miles dalam Idrus (2009:147) menyatakan bahwa analisis data kualitatif
mengajukan model analisis data yang disebut model interaktif, yang terdiri dari tiga hal
utama, yaitu: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam penelitian ini, ada 3 hal pengaruh kinerja SDM kearsipan Badan Arsip Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam melaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis
yaitu: a. Kompetensi Individu, merupakan kemampuan dan keterampilan personal SDM
kearsipan dalam memahami teknis kegiatan pengolahan arsip statis. Kompetensi individu
yang dimiliki SDM kearsipan sudah baik, hal ini dibuktikan dengan rutinitas kegiatan
pengolahan arsip statis tersebut dilakukan oleh SDM kearsipan dan merupakan salah satu
tugas pokok serta fungsi SDM kearsipan tersebut. b. Dukungan Organisasi Pertama,
pengorganisasian: penjabaran tugas pokok dan fungsi kegiatan kerasipan. Dengan adanya hal
tesebut secara jelas, maka SDM kearsipan sudah mengerti betul apa yang harus mereka
lakukan. Kedua, Ketersediaan prasarana yang dimaksudkan ini adalah pedoman teknis
pengolahan arsip statis. Sedangkan ketersediaan sarana peralatan/bahan dan berupa ruangan
kegiatan, misalnya: tersedianya ruangan kegiatan pengolahan arsip statis, kartu deskripsi,
boks arsip, kertas kissing dan rak arsip. Ketiga, kondisi dan persyaratan kerja SDM kearsipan
dikatakan nyaman, dalam ruangan terlihat sudah disediakan alat pengatur suhu membuat
ruangan menjadi sejuk. Serta persyaratan kerja yang diberikan, sesuai dengan bidangnya,
semua SDM kearsipan diberi hak dan kewajiban yang sama, yaitu mendapatkan gaji/upah
sesuai golongannya, adanya kenaikan pangkat, honor, dan diperbolehkannya mencari angka
kredit sebanyak-banyaknya.. c. Dukungan Manajeman Sistem kerja dan hubungan kerja yang
sudah ada sudah baik, adanya kinerja organisasi dan kemampuan manajerial baik dengan
membangun sistem kerja yang aman dan harmonis, dengan mengembangkan kompetensi
SDM kearsipan serta menumbuhkan motivasi dan mobilisasi seluruh SDM kearsipan untuk
bekerja secara optimal. Dari indikator tersebut, maka ditemukan kendala yang dihadapi SDM
kearsipan Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam pengolahan arsip
statis, sebagai berikut: Pertama, anggaran khususnya pengadaan sarana prasarana kearsipan
yang minim. Disamping itu, kontribusi berupa reward/penghargaan dirasakan masih perlu
ditingkatkan, belum sebanding dengan beban kerja arsip dengan volume yang semakin
meningkat dan resiko kesehatan. Kedua, kurangnya upaya peningkatan kompetensi SDM
kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan dari instansi pembina kearsipan seperti Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun upaya yang dilakukan dalam mengatasi
kendala, sebagai berikut Pertama, Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
berupaya menyiapkan anggaran pengadaan sarana prasarana yang cukup, serta berupaya
memberikan kontribusi sebagai reward/penghargaan yang sebanding. Kedua, Badan Arsip
Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berupaya memberikan peningkatan kompetensi
SDM kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan dari instansi pembina kearsipan seperti
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).