MAKALAH

ADMINISTRASI DAN
SISTEM PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI
KEPENDIDIKAN YANG MENDUKUNG
PELAYANAN PENDIDIKAN

Oleh :

ROMSON
Nip. 131581396
Pegawai Tata Usaha

SMP NEGERI 1 TAPIAN NAULI

KABUPATEN TAPANULI TENGAH
 KATA PENGANTAR

Syukur Kita Panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa , bahwa atas ridho

dan karunia-Nyalah , maka kami masih dapat menyelesaikan tugas-tugas menyusun

Makalah dalam rangka pelatihan Jardiknas, meskipun di tengah-tengan kesibuhan

dan dalam waktu yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai

kewajiban dan tanggung jawab sebagai peserta latihan sekali-gus akan melatih diri

kami dalam menyampaikan pemikiran-pemikiran guna membangun administrasi di

lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang berkaitan dengan teknologi

informasi.

Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis

ditambah sempitnya waktu yang diberikan kepada penulis, tulisan ini masih jauh dari

sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, Namun walaupun

demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para pembacanya.

Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan

pemikiran ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang

diberikan namun apabila diseta niat yang baik, akan terasa besar juga manfaatnya

Semoga bermanfaat.-

Penulis.
 BAB. I
PENDAHULUAN

a. Latar Belakang.

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka

Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan

admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik

menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori

yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih

keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung

saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau

tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga

mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum,

sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting

fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah,

Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata

hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan

kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang

demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga,

sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak

ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan

swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum,

tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk

menciptakan format data administras

pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu

mengakomodir berbagai keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang

semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable

terhadap teknologi informasi saat ini.

b. Ruang lingkup pembahasan.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi

dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu

adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan

pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah

mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh

tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal

sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang

membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai

macam format administrasi, sesuai kepentingan mereka.

Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam

membahas

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data

administrasi kependidikan

2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

 BAB II
TINJAUAN TEORITIS

a. Pengertian Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli

administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi

secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen

Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan

sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara

efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai

tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan

mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi

sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz,

George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan,

pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan

pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa

administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha

bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan

yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh

anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno

Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

Manajemen” , administrasi adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik

mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam

pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara

administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis
yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai

keterkaitan yang sangat erat..

b. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir
mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis
dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha

a. Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-
masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu
peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan
tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha
adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.

b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah
Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di
perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang
yang menyelenggarakan taha usaha.

c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan

pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-
keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan
penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat
digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang
bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
c, Pengertian Pelayanan
Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan

merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu

proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan

berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat

(Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang

dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak

Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai

perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal

yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang

baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak

mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak

pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi

Ciptono dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh

suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan

harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket

informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan

persyaratan pelayanan

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas

pelayanan yang jelas ;

4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan

tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau

kedekatan seseorang ;

5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi

kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan

secara administrasi ;
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan

peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk

mencari keuntungan pribadi.

 AB III
PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a. Pembahasan
Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan

dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang

administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi

sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna

informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau

dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer,

selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi

kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-

beda. Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut

kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data

administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan

Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi

dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian

juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah.

Ada petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada

yang berasal dari seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya

, tetapi juga ada yang berasal dari staf administrasi jurusan. Hal ini paling tidak

menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka

memberikan pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti

data kelembagaan, kurikulum, peralatan

maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang

membutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka

seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa,

atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak yang

berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas

Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari

kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data

administasii kependidikan dan format data administasii kependidikan melalui

berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon

baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang

bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang

kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh,

walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang

disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Tengah , tetapi untuk

kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan

ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data

administasii kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus

memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan

dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyaiu NISN,

yang data administasii kependidikan sudah ada disana.

b. Kesimpulan

1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan

kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala

masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi

kependidikan yang baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya

serta yang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selama ini

digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data

harus lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat

penggunanya.

2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data

administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah
familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis
harus menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan
atau pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari
program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan
dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar
pelatihan mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai
bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan
pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas
pengelola/up date data di setiap satuan pendidikan.
 DAFTAR PUSTAKA

1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :

Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara
2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,
Jakarta
3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Andi Offset.
Yogyakarta
4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta
5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Gunung Agung. Jakarta
6. Program Kerja SMP Negeri 1 Tapian Nauli Tahun 2007/2008