DEFINISI DAN FUNGSI ADMINISTRASI KEUANGAN

MODUL PEMBELAJARAN
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
Yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si

Oleh :

Kamatri Amilia Cahyo (140412600324)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DESEMBER 2016
 MODUL ADMINISTRASI
KEUANGAN

SMK NEGERI 1 MALANG

Mata Pelajaran : Administrasi Keuangan
Kelas/Semester : XI / 1 dan 2
Materi Pokok : Pengantar Adm. Keuangan

KAMATRI AMILIA CAHYO

OFF. HH / 140412600324
Modul Administrasi Keuangan
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
 JUDUL

ADMINISTRASI KEUANGAN

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

Kata administrasi keuangan pasti sudah sering terdengar di telinga kita. Kata administrasi
keuangan yang kita ketahui biasanya ditafsirkan sebagai proses pengelolaan keuangan yang
dilakukan oleh sebuah organisasi, baik organisasi sektor privat maupun organisasi sektor publik.
Keberadaan administrasi keuangan pun menjadi salah satu hal yang mutlak ada di dalam sebuah
organisasi, karena setiap organisasi pasti memiliki sumber keuangan berikut dengan alokasinya,
sehingga administrasi keuangan pasti dibutuhkan. Salah satu pengertian administrasi keuangan
adalah pengelolaan yang meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk
mencapai tujuan sebuah organisasi ataupun perusahaan tertentu. Dengan adanya administrasi
keuangan yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif. Hal ini
juga akan mendorong terciptanya keuangan yang lebih tertata dan lebih baik bagi suatu
perusahaan tertentu. Tidak perlu khawatir dengan rumitnya rumus dan ketentuan yang ada
karena hasilnya akan sangat baik bagi bisnis.

B. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari modul Administrasi Keuangan, peserta didik diharapkan dapat :
1. Memahami dan menjelaskan arti administrasi keuangan dengan baik dan tepat
2. Melakukan pengelolaan administrasi keuangan di unit-unit tertentu
3. Menjelaskan fungsi-fungsi administrasi keuangan dengan baik dan benar
4. Mengklasifikasikan fungsi-fungsi administrasi keuangan diberbagai instansi/lembaga

Modul Administrasi Keuangan

C. PETUNJUK BELAJAR
1. Bacalah pendahuluan modul ini sehingga peserta didik benar-benar memahami isi,
kegunaan, kompetensi / kemampuan yang akan dicapai, dan cara mempelajari materi
ini !
2. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.Tujuan tersebut
memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam
rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini.
3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin
dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai
Peserta didik paham.
4. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah
pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban.
Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang
diharapkan.
5. Bila dalam proses memahami materi ini peserta didik mendapatkan kesulitan maka
diskusikan dengan teman-teman peserta didik atau konsultasikan dengan fasilitator.

Modul Administrasi Keuangan

 KEGIATAN BELAJAR 1

ADMINISTRASI KEUANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik memiliki kemampuan untuk :
1. Menyimpulkan pengertian Administrasi dari beberapa pendapat
2. Mengemukakan arti administrasi keuangan secara keseluruhan
3. Menerangkan fungsi-fungsi administrasi keuangan bagi organisasi

MATERI AJAR

A. Pengertian Administrasi

Merupakan suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat penting terhadap
tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun aktivitas yang dilakukan oleh
perusahaan/organisasi. Sehingga dengan demikian dapat dikatakan administrasi juga merupakan
urat nadi perusahaan dan administrasi juga dapat memperlihatkan fakta dan keterangan yang
diperlukan untuk perencanaan secara rinci dan keterangan/data yang meliputi catatan yang
akurat, formulir serta laporan yang meliputi tugas administrasi.

Pemahaman yang tepat tentang peranan administrasi dalam kehidupan modern sangat
tergantung pada definisi yang digunakan sebagai titik tolak berpikir. Administrasi didefinisikan
sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan
memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Apabila definisi diatas disimak, akan terlihat paling sedikit 3 hal yaitu :

1. Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai seni, penarapan
administrasi memerlukan kiat tertentu yang sifatnya sangat situasional dan kondisional.
Administrasi selulu terikat pada kondisi, situasi, waktu dan tempat.

Modul Administrasi Keuangan

 2. Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua oarang atau lebih, orang-
orang tersebut bekerja sama dalam hubungan yang sifatnya formal dan hirarkis, adanya
tujuan yang ingin dicapai. Adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan tersedianya
sarana dan prasarana tertentu.
3. Administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah merupkan hal baru karena administrasi
sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

Ada dua pengertian administrasi, Yaitu administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas.
1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu
sama lain.
2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B. Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua orang. Akan tetapi ketika
pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat awam, sebagian besar pasti akan
menjawab pembayaran karena itulah pengertian administrasi yang selama ini dipahami
oleh sebagaian besar masyarakat Indonesia. Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari
masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu. Ketika
mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai pembayaran. Jadi
wajar saja jika paradigma mereka seperti itu. Berbeda ketika kita tanyakan soal
administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi. Istilah administrasi secara
etimologis berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan,
pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan. Di Italia, istilah ini berkembang
menjadi administrazione, menjadi administration di Perancis, Inggris dan Jerman.
Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai
istilah tata usaha, yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden,

Modul Administrasi Keuangan

 kearsipan dan sebagainya (office work) . Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare
yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.

Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses

pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya
mengutamakan kepuasan. Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan
hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses
pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi
selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat
diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua
kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian
tujuan untuk kepentingan bersama.

Administrasi keuangan terbagi dalam 2 kegiatan :

1. Pengelolaan Keuangan, pengertian ini adalah pengertian administrasi keuangan secara
luas. Dalam pengertian ini terkandung proses pengaturan serta penetapan kebijakan
yang berkaitan dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas-tugas
pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efektif.
2. Tata Usaha Keuangan. Hal ini adalah pengertian administrasi keuangan secara sempit
bahwa administrasi keuangan berkaitan dengan proses-proses menerima, menyimpan,
serta mengeluarkan dengan aktivitas penata pembukuan. Aktivitas ini dilaksanakan
berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku.

C. Fungsi Administrasi Keuangan

Berfungsinya komponen-komponen dalam administrasi keuangan diatas akan sangat

membantu kinerja organisasi secara organisasi keseluruhan. Adapun manfaat dan fungsinya
adalah sebagai berikut :
1. Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi.
2. Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik.
3. Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan

Modul Administrasi Keuangan

 Menurut pendapat lainnya fungsi administrasi keuangan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang
akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari
modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan investasi ini dikelompokkan
kedalam 2 jenis, yaitu :
a. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-
lain.
b. investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan
lain-lain.
2. Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk
membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih
sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
3. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar
maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan.
Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung
proses produksi.
4. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba
usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari
dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam
perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.
Kegiatan administrasi keuangan yang terdapat dalam suatu perusahaan, fungsi administrasi
keuangan perusahaan khususnya mereka yang menjadi staff (administrator) adalah sebagai
berikut :
1. Pembayaran dan Penagihan
Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi
administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan
faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk
pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan mempunyai
rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

Modul Administrasi Keuangan

 2. Entri Jurnal.
Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal
secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis
semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi,
yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi
untuk menyelesaikan jurnal ini.
3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan.
Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Penutupan
adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan,
depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan. Administrator juga
berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi
yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi.
4. Penganggaran.
Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat
anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi keuangan juga,
memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Karyawan
di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk
manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. Administrator keuangan
memonitor investasi perusahaan.
5. Pajak.
Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi
organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

Modul Administrasi Keuangan

RANGKUMAN
1. Administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber
daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang
berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk
kepentingan bersama.
3. Fungsi dan manfaat administrasi keuangan. Dengan ada pengelolaan administrasi keuangan
baik, maka akan memberikan manfaat pada organisasi, antara lain manfaatnya sebagai
berikut:(a) Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi, (b) Pemanfaatan uang
mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik, (c) Berkurangnya kekeliruan dalam
pembuatan laporan keuangan
4. Fungsi Administrasi Keuangan adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Investasi
b. Fungsi Mencari dana
c. Fungsi Pembelanjaan
d. Fungsi Pembagian Laba
Seorang staf yang menjalani profesi sebagai administrator bidang keuangan, mempunyai
fungsi sebagai berikut :
a. Pembayaran dan Penagihan
b. Entri Jurnal
c. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan.
d. Penganggaran.
e. Pajak.

Modul Administrasi Keuangan

TUGAS MANDIRI&KELOMPOK
A. Tugas Mandiri. (test formatif)
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Administrasi ?
2. Jelaskan dengan singkat apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan ?
3. Jelaskan dengan singkat fungsi dan manfaat administrasi keuangan bagi organisasi baik
pemerintah atau swasta !
4. Sebutkan apa saja yang dilakukan oleh seorang administrator bidang keuangan di suatu
kantor atau organisasi ?

B. TUGAS KELOMPOK
1. Coba anda cari diberbagai sumber (internet) hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan
administrasi keuangan, kemudian diskusikan dan hasil diskusi dipresentasikan.
2. Kunjungi salah satu perusahaan, amati kegiatan administrasi keuangan yang berlangsung
di kantor tersebut.

Modul Administrasi Keuangan

DAFTAR PUSTAKA

1. (Dr, Sondang P. Sagian, M,P.A. Ph. D : Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1983,
hal 156).
2. http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-administrasi-fungsi-tujuan.html

Modul Administrasi Keuangan