MODUL PEMBELAJARAN

Modul
 Kegiatan Pembelajaran 1:

Mengidentifikasi Ruang Lingkup

Administrasi

A. Tujuan
Setelah mempelajari modul Mengidentifikasi Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ini
peserta didik diharapkan mampu:
1. Menjelaskan pengertian administrasi
2. Pengertian administrasi secara sempit dan luas
3. Menguraikan unsur-unsur administrasi;
4. Jenis-jenis administrasi
5. Jenis pekerjaan administrasi
6. Tujuan administrasi
7. Fungsiadministrasi
8. Mengidentifikasi ruang lingkup administrasi

B. Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian administrasi dengan benar menurut para
ahli.
2. Peserta didik mampu menguraikan unsur-unsur administrasi dengan tepat dan
terperinci.
3. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian administrasi perkantoran dengan benar.
4. Peserta didik mampu menguraikan tujuan administrasi perkantoran dengan benar.
5. Peserta didik mampu mengidentifikasi ruang lingkup administrasi perkantoran dengan
benar.

C. Uraian Materi
1. Pengertian Administrasi
1.1. Pengertian Administrasi secara etimologis
 Secara etimologis, kata administrasi berasal dari bahasa Latin “ad+ministrare” dan
”administratio”. ad+ministrare berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang
Gie, 1965), sementara administratio artinya pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan
dan pemerintahan (Atmosudirdjo, 1986).

Dalam bahasa Belanda administrasi berasal dari kata “administratie yang meliputi
kegiatancatat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda
dan sebagainyayang bersifat teknisketatausahaan atau dikenal juga dengan istilah
clrecical work. (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2).

1.2. Pengertian Administrasi Menurut Beberapa Ahli

Beberapa pengertian administrasi menurut para ahli, diantaranya:
1. Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu.
2. Parajudi Atmosudirjo, pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi
sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju
ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala
organisasi.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, administrasi sebenarnya dapat

dikelompokan kedalam 2 kategori, yaitu:
a. Pengertian Administrasi Secara Sempit
Administrasi disamakan dengan kegiatan Tata Usaha yang berarti suatu pekerjaan
yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis-
menulis, surat-menyurat dan mencatat/membukukan setiap perubahan atau kejadian
yang terjadi di dalam organisasi” (The Liang Gie,1972).
b. Pengertian Administrasi Secara Luas
Administrasi dalam arti luas dapat didefinisikan sebagai kegiatan kerjasama yang
dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan
dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

1.3 Jenis-jenis Administrasi

Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian

yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis administrasi
 tersebut antara lain:

1. Administrasi Publik

Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam
sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif.
Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut
dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan
negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.

Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari sebuah essai
yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To Study Administration.
Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu berhubungan dengan
birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan tersebut.

2. Administrasi Pembangunan

Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh
pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah
direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.

Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada
masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan
pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua
negara yang ada di dunia.

Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika,
merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini.
Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan peperangan
untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada masa perang dunia
II tersebut.

3. Administrasi Lingkungan

Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat

yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan
kualitas manusia dan lingkungan.

1.4. Jenis Kerja Administrasi

Pengertian administrasi meliputi jenis -jenis kerjanya secara riil maksudnya hasil
kerjanya bisa di lihat dan bisa pakai untuk menentukan kebijaksanaan organisasi. Berikut
ini merupakan jenis-jenis kerja administrasi yang mungkin sudah Anda kuasai, antara lain
:

1. Akuntansi / Keuangan

Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut
akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan
pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non
profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.

Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah

surplus atau defisit. Sangat riskan kalau sebuah organisasi tanpa ada laporan keuangan,
apalagi organisasi profit, bisa-bisa terjadi penyalahgunaan uang.

Akutansi merupakan disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana cara menyusun

keuangan yang benar. Ilmu akutansi dipelajari sebagai bagian dari ilmu ekonomi
keuangan, dan ilmu akutansi menjadi pelajaran wajib di fakultas ekonomi.

Orang yang memiliki keahlian dibidang akutansi dan sudah lulus dari pendidikan
profesi akutansi disebut akuntan. Ilmu akutansi dasar bisa dipelajari di luar pendidikan
formal, banyak lembaga pendidikan non formal yang menawarkan pendidikan kilat
akutansi dasar kepada masyarakat umum.

2. Laporan Penjualan

Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran.
Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali.
Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk
mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan
jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.

3. Inventori

Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang
bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang
sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan
disimpan dan kapan yang dikeluarkan.

Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada
akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan
kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang
bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang.
 4. Rekam Medis

Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang

lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klenik kesehatan. Melakukan kerja rekam
medis tak sembarang orang bisa mengerjakan, hanya tenaga ahli yang memiliki sertifikasi
medis dan pengetahuan dibidang rekam medis.

Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam

sebuah lembar laporan, selain mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap
maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan
medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Yang berhak membaca
rekam medis adalah dokter, dan perawat. Rekam medis merupakan standar baku
administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.

Demikianlah sedikit ulasan tentang pengertian administrasi secara

sederhana. Semoga bermanfaat. 

1.5. Unsur-unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan  di dalam
pelaksanaanya memiliki 8 unsur, yaitu:
a. Organisasi, dalam organisasi, dikelompokkan orang-orang, tugas-tugas,
wewenang, dan tanggungjawab serta hubungan diantara para pekerja
atau unit-unit tugas;
b. Manajemen,rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai;
c. Komunikasi merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu
pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
d. Kepegawaian,merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga
kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
e. Keuanganrangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha
kerja sama.
f. Perbekalanrangkaian perbuatan mengadakan, mengatur menggunakan,
mendaftar, memelihara, sampai kepada menyingkirkan benda-benda
perlengkapan dalam usaha kerjasama;
g. Tatausaha rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukkan dalam usaha kerjasama;
 h. Hubungan masyarakat(Humas)merupakan rangkaian kegiatan menciptakan
hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja
sama yang bersangkutan.

1.6. Tujuan Administrasi

Adapun tujuan dari administrasi perkantoran menurut Geroge R. Terry bukunya
“Office Management and Control” disadur oleh Drs. Moekijat, yaitu:
a. Untuk memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan kepada
siapa, bilamana, dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan
secara efisien;
b. Untuk memberikan catatan-catatan dan laporan-laporan yang cukup dengan
biaya yang serendah-rendahnya;
c. Untuk membantu perusahaan memlihara saingan;
d. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi
pelayanan kepada para langganan;
e. Untuk membuat catatan-catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin
rendah.

1.7. Fungsi Administrasi

Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya
dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan
kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu
dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang
dirumuskan.  
Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang
harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-
fungsi administrasi antara lain : 

 Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar
didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada
sekelompok staf perencana, akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan
tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8) 
 Organizing (Pengorganisasian)
 Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur
organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya manajerial yang tepat
digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan.
(Daft, 2006:9).
 Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan
pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) 
 Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas
karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan
membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006:11) 

1.8. Ruang Lingkup Administrasi 

Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan
disekitar keterangan-keterangan yang berwujud (Gie, 2007:16) yaitu : 

 Menghimpun
Yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap
untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 
 Mencatat
Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis   keterangan-
keterangan yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan disimpan
 Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna. 
 Mengirim
Yaitu : kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain. 
 Menyimpan
 Yaitu : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman. 

D. Aktifitas Pembelajaran
1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 4-5 orang;
2. Lakukan pengamatan disekitar lingkungan organisasi terdekat untuk mengidentifikasi
ruang lingkup administrasi yang beru pelayanan.
3. Catatlah hasil pengamatan tersebut dalam bentuk laporan;
4. Presentasikan hasil pengamatan Anda di depan kelas.
5.
E. Latihan/Kasus/Tugas
Pilihan Ganda
Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepata, b, c, d, atau e.

1. Pengertian administrasi dari segi etimologis

adalah …
a. Kegiatan memberdayakan sumber
daya manusia
b. Kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
c. Kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, mengelola manusia, mengelola harta benda kearah suatu tujuan
yang terhimpun dalam organisasi
d. Kegiatan menyediakan data dan
informasi
e. Kegiatan memanajerial sistem

2. Dibawah ini yang tidak termasuk unsur-

unsur administrasi adalah …
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Perbekalan
d. Perencanaan
e. Keuangan

3. Kegiatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah
arti dari ...
a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi
4. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan
hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target adalah ...
a. Office planning
b. Office organizing
c. Office actuating
d. Office controlling
e. Officet management

5. Proses menentukan arah kegiatan kantor,

dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan
kantoradalah pengertian dari...
a. Office planning
b. Office organizing
c. Office actuating
d. Office controlling
e. Office management

Uraian
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti sempit dengan pengertian
administrasi dalam arti luas!
2. Sebutkan 8 unsur administrasi!
3. Uraikan tujuan dari administrasi !
4. Apa yang dimaksud dengan office actuating?

F. Rangkuman
1. Secara etimologis, kata administrasi berasal dari bahasa Latin “ad+ministrare” yang
berarti melayani, membantu atau memenuhi. Sementara Dalam bahasa Belanda
administrasi berasal dari kata “administratie” yang meliputi kegiatan catat mencatat,
surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan atau dikenal juga dengan istilah clerical work.
2. Administrasi memiliki pengertian secara sempit yang berarti berkaitan dengan kegiatan
tatausaha, dan dalam arti luas administrasi berarti kegiatan kerjasama yang dilakukan
sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam
 struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
3. Administrasi memiliki 8 unsur yaitu: Organisasi; Manajemen; Komunikasi; Keterangan;
Kepegawaian; Keuangan; Perbekalan; Humas
4. Administrasi dan Manajememen seringkali dianggap sebagai dua kata yang memiliki
pengertian yang sama. Namun, ada juga yang berpendapat bahwa Administrasi bersifat
konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan
manajemen sebagai sub-konsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk
mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi
5. Administrasi kantor dapat diartikan sebagai penerapan fungsi-fungsi menajemen pada
kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor
sehingga tujuan kantor bisa tercapai dengan efektif dan efisien.
6. Ruang lingkup administrasi meliputi menghimpun,mencatat, mengolah, mengganda,
mengirim dan menyimpan berbagai keterangan.

G. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Jika telah menjawab semua pertanyaan, periksalah semua jawaban Anda dengan kunci
jawaban yang telah disediakan atau Anda bisa menukarnya dengan teman sekelas untuk
dilakukan koreksi. Kemudian hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar
denganmenggunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan materi.

Jumlah jawaban yang benar

Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah soal

Keterangan tingkat penguasaan yang Anda capai:

90% - 100% Baik Sekali

80% - 89% Baik
70% - 79% Cukup
0% - 69% Kurang
 Kegiatan Pembelajaran 2:

Kompetensi Profesional Melakukan Analisis Jabatan

A. Tujuan
Setelah selesai mengikuti Kegiatan Pembelajaran 2 tentang Melakukan Analisis Jabatan
ini, diharapkan peserta didik mampu:

1. Memahami definisi analisis jabatan dengan benar.

2. Mendeskripsikan tujuan analisis jabatan secara lugas.
3. Menerangkan fungsi analisis jabatan dengan baik.
4. Mengurutkan proses analisis jabatan dengan benar.

B. Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Memahami definisi analisis jabatan
2. Mendeskripsikan tujuan analisis jabatan
3. Menerangkan fungsi analisis jabatan.
4. Mengurutkan proses analisis jabatan

C. Uraian Materi
1. Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,
mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
 sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).
Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan
jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang
diberikan kepada satu orang. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-
kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan,
dimana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job
specification).
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan
(daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.

2. Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada
beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga
merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu :
1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35
Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan
Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis jabatan untuk
penyusunan kebijakan program–program seperti:
a. pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b. perencanaan kebutuhan pendidikan dan didik; dan
c. evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,
kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan
didik.

3. Fungsi Analisis Jabatan

Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga

memiliki fungsi lain, yaitu :
 1) Pengadaan tenaga kerja :
Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai
pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan
dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.
2) Pendidikan.:
Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil
keputusan, khususnya dalam hal program didik dan pengembangan sumber
daya manusia.
3) Evaluasi kinerja:
Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk
menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang layak.
4) Penilaian prestasi:
Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka
deskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
5) Promosi dan transfer pegawai:
Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan
sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

4. Proses Analisis Jabatan

5.

D. Latihan /Tugas
Buatlah kelompok 4 atau 5 orang kemudian diskusikan tentang pentingnya analisis jabatan
pada suatu organisasi.

E. Rangkuman

1. Definisi Analisis Jabatan

Menurut Sastrohadiwiryo (2002:127), analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu

aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis
 ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, dan
karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut.

2. Tujuan Analisis Jabatan

Menurut Sastrohadiatwiryo, tujuan analisis pekerjaan yaitu :

1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat;
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja;
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.

F. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes formatif yang ada di bagian akhir
modul ini. Ukurlah tingkat penguasaan materi Kegiatan Pembelajaran 2 dengan
menggunakan rumus sebagai berikut :

Tingkat penguasaan = (Jumlah jawaban benar : 15) x 100%

Arti tingkat penguasaan yang diperoleh adalah :

Baik Sekali : 90 – 100% Cukup 70 - 79

Baik : 80 – 89% Kurang 60 - 69

Bila tingkat penguasaan mencapai 80% ke atas, silahkan Anda melanjutkan ke

Kegiatan Pembelajaran 3. Akan tetapi jika tingkat penguasaan dibawah 80%, Anda
harus kembali mempelajari Kegiatan Pembelajaran 2 terutama pada materi yang
belum dikuasai.

Kunci Jawaban

Analisis jabatan penting dilakukan oleh organisasi untuk mengetahui jabatan yang ada,
orang yang akan mengisi jabatan,tugas dan peran jabatan dalam organisasi.
 Kegiatan Pembelajaran 3:

Kompetensi Profesional Menyusun Persyaran Personil Kantor

G. Tujuan
Setelah mempelajari materi tentang Mengidentifikasi Personil Kantor ini peserta didik
diharapkan mampu:
1. Menjelaskan pengertian personil kantor;
2. Mengidentifikasi jenis personil kantor;
3. Mengidentifikasi syarat-syarat personil kantor;
4. Mengidentifikasi tugas & tanggungjawab personil kantor;
5. Menjelaskan prosedur pengadaan personil kantor.

H. Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian personil kantor dengan benar.
2. Peserta didik mampu mengidentifikasi jenis personil kantor dengan tepat dan
terperinci.
3. Peserta didik mampu mengidentifikasi syarat-syarat personil kantor dengan tepat dan
terperinci.
4. Peserta didik mampu mengidentifikasi tugas & tanggungjawab personil kantor dengan
terperinci
5. Peserta didik mampu menjelaskan prosedur pengadaan personil dengan terperinci.

I. Uraian Materi
1. Pengertian Personil Kantor

Kita sering kali mendengar istilah pegawai negeri, pegawai swasta, pegawai tetap,
pegawai honorer dan sebagainya. Semua istilah itu sebetulnya memiliki arti yang
 sama, hanya saja objeknya berbeda.

Dibawah ini adalah beberapa istilah yang sering digunakan untuk menyebutkan
personal kantor:
a) Pegawai negeri, b) Pegawai swasta c) Pegawai tetap 

Berdasarkan pengertian dari beberapa istilah bahwa personal atau pegawai kantor

adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu atau orang yang
melakukan pekerjaan dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji atau tunjangan
baik di instansi pemerintah atau swasta.

2. Jenis-jenis Personil Kantor

Dalam proses pelaksanaan keseluruhan kegiatan untuk memperoleh karya dalam

administrasi, maka diselenggarakan oleh orang-orang atau personil kantor yang
disebut dengan:
a. Administrator (kepala administrasi) 
b. Manager (pimpinan pelaksana kerja) 
c. Staff (pembantu ahli) 
d. Worker (pegawai atau pekerja) 

Apabila dilihat dari segi fungsinya, personal kantor dapat dibagi kedalam 2 kategori,
yaitu:
a. Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu pegawai kantor yang mempunyai
jabatan dan tugas sebagai pemimpin (manager),
b. Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai kantor yang
mempunyai tugas sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang
mempunyai tugas sebagai pemimpin pelaksanaan pekerjaan, menjalankan, serta
mengerjakan segala macam pekerjaan kantor sebagai pencapaian tujuan
organisasi.

3. Syarat-syarat Personil Kantor

Secara terperinci persyaratan personil kantor meliputi beberapa hal dibawah ini:
a. Syarat Pengetahuan
pengetahuan yang mendasar mengenai suatu profesi tertentu yang menjadi
bidangnya.
b. Syarat Keterampilan
 Persyaratan keterampilan ini menuntut personil kantor untuk dapat melakukan
sesuatu pekerjaan dengan efektif dan efisien.
c. Syarat Kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang. Adapun
persyaratan kepribadian harus dimiliki oleh setiap personil kantor, diantaranya
adalah: loyalitas, tekun dan rajin, sabar, kerapihan dll.

4. Tugas & Tanggungjawab Personil Kantor

Dibawah ini dijelaskan beberapa tugas dan tanggungjawab dari setiap personil kantor
berdasarkan kedudukan atau tingkatan jabatannya:
a) Top Manager (manajer umum, administrator, kepala kantor, dan sebagainya),
tugas dan tanggungjawabnya antara lain :
 Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan yang akan dicapai, dan
memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor;
 Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan
memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai;
 Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggungjawab, dan kekuasaan
kepada bawahan;
 Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat;
 Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat;
 Menguasai dan menghayati tugas pokok dari badan usaha (organisasi).
b) Middle Manager (manager, kepala direktorat, kabag, dan sebagainya), tugas dan
tanggung jawabnya antara lain :
 Menterjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja serta
mengamati apa rencana tersebut telah dilaksanakan;
 Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling bawah;
 Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas;
 Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan;
 Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai.
c) Lower Manager(Kasubag, Kasi, Supervisor, Mandor, dan sebagainya), tugas dan
tanggung jawabnya antara lain :
 Memimpin pelaksanaan kerja;
 Memberikan petunjuk, bimbingan dan pegendalian kerja secara terus-menerus
kepada bawahannya;
5.
d)

s
b
u
c
l
i
r
.
e
n
a
t
1
A
J
2
R
m
3
S
4
O
5
P
p
k
 Sebagai perantara antara manajer puncak dengan para pekerja (worker).
Worker (pekerja), tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
 Bertanggung jawab langsung terhadap hasil dan mutu pekerjaan;
 Menjaga kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkan.

Pengadaan Personil Kantor

Menurut Handoko (2000) pengadaan pegawai adalah proses pencarian dan

‘pemikatan’ para calon pegawai (pelamar). Pengadaan pegawai dimaksudkan untuk
memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan
tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi (Samsudin, 2006).

Untuk mendapatkan personil kantor yang handal, cakap, berdaya guna dan berhasil
guna, diperlukan beberapa proses dan tahapan-tahapan sebagai berikut:

5.1. Analisis jabatan

Gambar 1. Proses Pengadaan Personil Kantor

Analisis jabatan adalah suatu usaha atau proses penyelidikan atau analisis secara
mendalam mengenai tugas, kewajiban dan tanggungjawab dari suatu jabatan atau
pekerjaan.
 5.2. Rekruitmen
Adalah suatu proses atau usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik
instansi swasta maupun pemerintah.

5.3. Seleksi
Menurut Malayu Hasibuan, seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan
pelamar yang akan diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.
 Pendekatan Seleksi
 Proses Seleksi

Gambar 2. Proses Seleksi

5.4. Orientasi personil kantor

5.5. Penempatan personil kantor

J. AktifitasPembelajaran
1. Peserta didik membentuk kelompok yang terdiri dari 3 orang.
2. Lakukan observasi ke perusahaan atau instansi pemerintahan yang telah memiliki
standar operasi prosedur (SOP) untuk pengadaan personil kantor.
3. Anda juga bisa melakukan wawancara dengan bagian kepegawaian/HRD untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
4. Buatlah laporan tertulis mengenai prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan oleh
perusahaan atau instansi tersebut untuk mengadakan personil kantornya.

K. Latihan/Kasus/Tugas
Pilihan Ganda

Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepata, b, c, d, atau e.
1. Dibawah ini yang tidak termasuk syarat kepribadian personal kantor, yaitu…
a. Loyal
b. Tekun
c. Rapih
d. Jujur
e. Mampu mengetik 10 jari

2. Berikut ini meupakan tugas dan tanggungjawab middle manager, kecuali…

a. Melakukan tugas dan pembagian tugas kepada tingkat/jabatan yang paling bawah
b. Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas
c. Menentukan batas waktu bagi pelaksaan pekerjaan
d. Memimpin pelaksanaan kerja
e. Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai

3. Diantara tugas-tugas dibawah ini yang merupakan tugas dari lower manager adalah…
a. Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat
b. Memberikan petunjuk dan bimbingan kepada bawahan
c. Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggungjawab, dan kekuasaan
kepada bawahan
d. Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan
memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai;
e. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat
4. Usaha atau proses penyelidikan atau analisis secara mendalam mengenai tugas,
kewajiban dan tanggungjawab dari suatu jabatan atau pekerjaan, disebut..
a. Seleksi
b. Rekruitmen
c. Analisis jabatan
d. Orientasi
e. Tes

5. Dibawah ini yang bukan merupakan keunggulan dari rekruitmen yang menggunakan
sumber internal adalah…
a. Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk
promosi
b. Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan
c. Memungkinkan munculnya ide-ide baru
 d. Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan
e. Waktu perekrutan relatif singkat.

Uraian
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan yang dimaksud dengan personil kantor?
2. Uraikan jenis personil kantor dilihat dari segi fungsi!
3. Jelaskan syarat kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang personil kantor!
4. Uraikan tugas dan tanggungjawab personil kantor level tengah (middle
management)!
5. Buatkan skema atau bagan langkah-langkah pengadaan personil kantor!

L. Rangkuman
1. Personal atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu
kantor tertentu atau orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapatkan imbalan
jasa berupa gaji atau tunjangan baik di instansi pemerintah atau swasta.
2. Untuk lebih rincinya personil kantor terdiri dari 4 kelompok, yaitu (1) administrator, (2)
manajer, (3) Staff, dan (4) worker.
3. Untuk menjadi seorang personil terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi,
yaitu persyaratan pengetahuan, syarat keterampilan dan syarat kepribadian.
4. Setiap personil kantor memiliki tugas dan tanggungjawabnya masing-masing sesuai
dengan kedudukan atau tingkatan jabatannya, mulai dari top manager, middle
manager, lower manager sampai tingkat worker.
5. Proses pengadaan personil kantor dimulai dari analisis jabatan, rekruitmen, seleksi,
orientasi dan penempatan personil kantor.
6. Analisis jabatan merupakan usaha atau proses penyelidikan atau analisis secara
mendalam mengenai tugas, kewajiban dan tanggungjawab dari suatu jabatan atau
pekerjaan.
7. Rekruitmen suatu proses atau usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar
mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi.
8. Seleksi dilakukan untuk memilih para calon personil kantor yang sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan oleh organisasi.
M. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Jika telah menjawab semua pertanyaan, periksalah semua jawaban Anda dengan kunci
jawaban yang telah disediakan atau Anda bisa menukarnya dengan teman sekelas untuk
dilakukan koreksi. Kemudian hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar
denganmenggunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan materi.

Jumlah jawaban yang benar

Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah soal

Keterangan tingkat penguasaan yang Anda capai:

90% - 100% Baik Sekali

80% - 89% Baik
70% - 79% Cukup
0% - 69% Kurang

Jika penguasaan Anda telah mencapai 80% keatas, Anda bisa melanjutkan pada materi
berikutnya atau mengembangkan kompetensi Anda.

Kegiatan Pembelajaran :

Membuat Rancangan Pengorganisasian

Kompetensi Profesional Pekerjaan Kantor
A. Tujuan
Setelah mempelajari materi tentang Membuat Rancangan Pengorganisasian Pekerjaan
Kantor ini diharapkan peserta didik mampu:
1. Menjelaskan pengertian organisasi;
2. Menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor;
3. Menjelaskan pengertian struktur organisasi kantor;
4. Membuat rancangan pengorganisasian pekerjaan kantor.

B. Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian organisasi menurut para ahli dengan
benar
2. Peserta didik mampu menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor dengan benar
3. Peserta didik mampumenjelaskan pengertian struktur organisasi kantor menurut para
ahli dengan benar
4. Peserta didik mampumembuat rancangan pengorganisasian pekerjaan kantorsesuai
dengan kebutuhan organisasinya dengan penuh tanggungjawab

C. UraianMateri
Pengertian Organisasi Kantor

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau dalam bahasa Latin
“organium” yang berarti alat, bagian, anggota badan. Sementara beberapa ahli
mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut:

 The Liang Gie mengemukakan organisasi sebagai suatu sistem usaha kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

 Sondang P. Siagian organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang
atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama dan terikat secara
formal dalam suatu ikatan hierarki yang selalu terdapat hubungan antara seorang atau
sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang
disebut bawahan.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan rangka

dasar tempat sekelompok orang bekerjasama atau melangsungkan tindakannya.
 Organisasi juga mencakup penyusunan staf dan alokasi tugas-tugas serta
tanggungjawabnya.

D. Prinsip-prinsip Organisasi Kantor

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunyaModern Office Management menyatakan
ada 8 prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
1)    Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran
harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi. Tujuan yang
dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2)   Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerjasama
untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.
3)    Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti
melaksanakan pekerjaan.
4)   Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan
interelasi yang jelas.
5)    Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai
dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas
pelaksanaan tugasnya tersebut.
6)     Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap
petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan
bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7)   Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan
organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah
perubahan arah dalam mencapai tujuan.
8)   Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan
pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau
 seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor
semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. 

E. Struktur Organisasi Kantor

3.1 Pengertian Struktur Organisasi
Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana
pekerjaan dibagi-bagi, dan dikelompokkan secara formal. Sedangkan organisasi
mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Selanjutnya,
mengorganisasikan bisa diartikan sebagai kegiatan menyusun bagian-bagian sedemikian
rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. (Moekijat, 1997:6).

Menurut beberapa pendapat ahli tentang struktur organisasi adalah:

a. Gibson, struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan diantara
berbagai sub-sub unit dalam sebuah organisasi.
b. Mullins (1993), struktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggungjawab, aturan
kerja dan hubungan, serta jalur komunikasi. Menurutnya, pembentukan struktur
organisasi dapat membagi pekejaan antar anggota organisasi dan
mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehingga semua anggota
organisasi dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.
3.2 Fungsi Struktur Organisasi
Berdasarkan pengertian-pengertian tentang struktur organisasi diatas, maka dapat
diketahui bahwa struktur organisasi berfungsi sebagai:

a) Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi sehingga mudah

melakukan koordinasi disetiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam
suatu organisasi;
b) Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan
monitoring atau pengendalian, dan untuk karyawan juga akan dapat lebih fokus
dalam melaksanakan suatu pekerjaan;
c) Menunjukan hubungan antar bagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan
tanggungjawab;
d) Memberikan gambaran tanggungjawab setiap anggota terhadap pimpinan atau
atasan yang telah memberikan kewenangan yang harus dipertanggungjawabkan.

3.3 Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggungjawabnya, struktur
organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk, diantaranya:

1) Bentuk Garis/Lini (line organization)

Struktur organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol dan dianggap sebagai struktur
organisasi yang paling tua dan paling sederhana. Dianggap sederhana dan praktis
karena tata hubungannya sangat sederhana dimana otoritas pimpinan mengalir
secara vertikal dari tingkat atas sampai tingkat bawah.
 Contoh bentuk struktur organisasi lini sebagai berikut.

2) Bentuk Garis dan Staf

Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi tambahan berupa
aktivitas staf ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan cara memfasilitasi
pencapaian tujuan utama organisasi.

Contoh bentuk struktur organisasi lini dan staf sebagai berikut.

3) Bentuk Fungsional
Struktur organisasi fungsional banyak ditemukan pada instansi yang mempunyai
spesialisasi tertentu. Misalnya di perusahaan industri, area spesialisasi dapat
diklasifikasikan sebagai produksi, penjualan, pemasaran, keuangan, dan humas.
Pegawai yang khusus diberi tangungjawab dalam tugas tersebut biasanya diberi
jabatan manajer atau direktur dan bertugas mengatur tiap area fungsional.

Contoh bentuk struktur organisasi fungsional sebagai berikut.

4) Bentuk Produk
Struktur ini digunakan apabila perusahaan memutuskan untuk menggunakan produk
yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan dan pembuatan struktur organisasi
sebuah perusahaan. Tiap produk utama diberi status divisi dan ofisial tingkat tinggi
(vice president/general manager) untuk memimpin unit tersebut.
 Kelebihan struktur produk yaitu adanya kemungkinan beberapa divisi untuk
mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik oleh mereka.
 Kelemahannya yaitu adanya kemungkinan beberapa divisi untuk
mengembangkan proses dan prosedur, akan mengakibatkan kegagalan beberapa
divisi dalam mencapai tujuan perusahaan.
5) Bentuk Komite
Struktur komite cocok untuk menjembatani beberapa struktur yang telah dijelaskan
sebelumnya. Beberapa komite malakukan fungsi manajerial. Meskipun beberapa
komite terus berjalan melakukan fungsinya, struktur komite yang lain dapat
dibubarkan setelah melaksanakan tugasnya. Struktur ini lazim digunakan pada pada
organisasi pemerintahan. Lihat lampiran gambar 42 struktur organisasi komite
6) Bentuk Matriks
Struktur ini merupakan struktur terbaru dari semua struktur organisasi yang ada dan
paling sering digunakan oleh perusahaan yang melakukan proyek rumit. Struktur ini
 mengintegrasikan hubungan vertical dan horizontal dengan unit lain dalam sebuah
proyek.

Struktur matriks melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa area
fungsional, seperti manufaktur, keuangan, penjualan dan memperkerjakan mereka
sebagai tenaga part time atau full time disebuah proyek.

F. Rancangan Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan kedalam

tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk,
2004).

Ada tiga hal penting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu:
 Pertama, analisis alur kerja (work flow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana
pekerjaan sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya
akan dilanjutkan oleh pekerjaan lainnya.
 Kedua adalah strategi bisnis yang diambil dan bagaimana struktur organisasi yang
paling tepat dengan strategi tersebut.
 Ketiga adalah analisis pekerjaan yang merupakan proses pengumpulan informasi yang
akan digunakan untuk membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini digunakan
dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggungjawab dari pekerjaan tertentu.

Menurut Denyer, mengorganisasikan sesuatu adalan menyusun bagian-bagian sehingga

seluruh pekerjaan merupakan sebuah tubuh terintegrasi.

Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara

keseluruhan, maka dapat menggunakan tiga asas atau sistem, yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan
manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggungjawab dalam
bidang aktivitas perkantoran. Jadi, semua kerja perkantoran dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri,

Kelebihan asas sentralisasi

Asas sentralisasi ini mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya
 c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara
cepat dan seragam)
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap
i. Mudah melakukan pengawasan
j. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor

Kelemahan asas sentralisasi

Sementara kelemahan dari asas sentralisasi adalah:
a. Kegiatan kantor yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani
kebutuhan khusus dari tiap unit atau tiap bagian
b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas

b. Asas Desentralisasi
Yaitu asas penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu
kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya
kegiatan kantor terdapat diseluruh unit atau bagian organisasi.
Hal ini berarti kegiatan kantor disebarkan keseluruh unit atau bagian organisasi.
Masing-masing unit atau bagian melaksanakan kegiatan kantor yang diperlukan oleh
lingkungannya, dan setiap manajer atau kepala kantor bertanggungjawab terhadap
kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati
batas tanggungjawabnya.

c. Asas Campuran
Untuk organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk
melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada
seluruh organisasi, sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan bisa
tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisasian pekerjaan kantor
seperti ini merupakan sistem kombinasi antara asas sentralisasi dengan asas
 desentralisasi.

G. Aktifitas Pembelajaran
1. Buatlah kelompok yang berangggotakan 3-4 orang.
2. Cermati data pegawai dibawah ini:
No.
Uru No. Induk Nama Pegawai L/P Divisi Jabatan
t
1 1314.10.003 Abdul Muis L Keuangan Kepala
Divisi
2 1314.10.004 Ade Hanti P Kepegawaian Kepala
Trinuranty Divisi
3 1314.10.016 Anggi Febrianti P Keuangan Wk.
Kepala
Divisi
4 1314.10.020 Anis Septiani P Keuangan Staf Divisi
5 1314.10.039 Dia Widiawati P Keuangan Staf Divisi
6 1314.10.044 Dina P Gudang dan Kepala
Awalussanah Logistik Divisi
7 1314.10.048 Dismayanti Sri P Umum Kepala
Rezeki Divisi
8 1314.10.052 Elin Elinda P Umum Wk.
Kepala
Divisi
9 1314.10.053 Elin Mardiana P Umum Staf Divisi
10 1314.10.055 Eno Rizikiah P Umum Staf Divisi
Ramadanti
11 1314.10.060 Fitriyani P Kepegawaian Wk.
Kepala
Divisi
12 1314.10.061 Hadi Aripin L Kepegawaian Staf Divisi
13 1314.10.063 Ibah Siti Habibah P Gudang dan Wk.
Logistik Kepala
Divisi
14 1314.10.073 Ipo Mira P Gudang dan Staf Divisi
Logistik
15 1314.10.074 Ira Asri Rahayu P Gudang dan Staf Divisi
Logistik
16 1314.10.079 Komala P Gudang dan Staf Divisi
Logistik
17 1314.10.084 M. Rizky Fadillah L Pemasaran Kepala
Divisi
18 1314.10.090 Muna Faridah P Pemasaran Wk.
Kepala
Divisi
19 1314.10.091 N.Dede Dahliah P Pemasaran Staf Divisi
20 1314.10.093 Nida Adilah P Pemasaran Staf Divisi
3. Buatlah rancangan struktur organisasi dari data pegawai di atas dengan
memperhatikan prinsip-prinsip organisasi.
4. Presentasikan hasil rancangan Anda di depan kelas untuk ditanggapi oleh peserta
 didik lain dan fasilitator.

f. Latihan/Kasus/Tugas
Pilihan Ganda
Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat pada a, b, c, d, atau
e.

1. The Liang Gie mengartikan organisasi sebagai…

a. Kegiatan menghimpun orang dan dilakukan kerjasama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu
b. Alat, bagian atau anggota badan
c. Suatu sistem usaha kerjsama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama
d. Pengalokasian seluruh pekerjaan yang dilaksanakan antara kelompok kerja
dengan menetapkan wewenang serta tanggungjawab masing-masing individu
yang bertanggungjawab untuk setiap komponen kerja dan menyediakan
lingkungan kerja yang tepat dan sesuai
e. Suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah
pengarahan atasan mengejar tujuan bersama

2. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan
manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggungjawab dalam
bidang aktivitas perkantoran, ini adalah pengertian dari asas…
a. Sentralisasi
b. Efisiensi
c. Asas campuran
d. Desentralisasi
e. Ekonomisasi
3. Asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja
sebagai satu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri merupakan pengertian dari
asas…
a. Sentralisasi
b. Efisiensi
c. Asas campuran
d. Desentralisasi
 e. Ekonomisasi

4. Semua pegawai menerima instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka
hanya bertanggungjawab kepadanya, arus wewenang dan tanggungjawab berjalan
melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, merupakan ciri dari struktur
organisasi…
a. Garis/line
b. Garis dan staf
c. Fungsional
d. Panitia
e. Matriks

5. Dibawah ini yang merupakan kebaikan dari struktur organisasi fungsional adalah…
a. Pembagian tugas sesuai dengan bidang keahlian
b. Adanya pembagian kerja yang tegas antara tenaga fikir dan tenaga fisik
c. Pegawai memiliki kesempatan untuk berkembang
d. Pekerjaan lebih cepat selesai
e. Koordinasi sulit untuk dijalankan
 Uraian
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan pengertian organisasi menurut Sondang P. Siagian!
2. Uraikan 8 prinsip organisasi kantor!
3. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi menurut Mullins!
4. Sebutkan jenis pelayanan kantor yang dapat diselenggarakan secara tersentralisasi!
5. Jelaskan 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan kantor!

H.Rangkuman
1. Organisasi pada dasarnya merupakan bentuk perserikatan atau perkumpulan antara
sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang telah
ditetapkan.
2. Pada dasarnya organisasi perkantoran memiliki 8 prinsip yang esensial, yaitu: (1)
prinsip tujuan, (2) prinsip kesatuan fungsi, (3) prinsip hubungan individual, (4) pri nsip
kesederhanaan, (5) prinsip wewenang sepadan dengan tanggungjawab, (6) prinsip
laporan kepada atasan tunggal, (7) prinsip kepengawasan dan kepemimpinan, (8)
prinsip jangkauan pengawasan.
3. Dalam setiap organisasi dibutuhkan suatu struktur organisasi yang akan
menggambarkan susunan pola hubungan antar bagian, fungsi, serta posisi yang
menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggungjawab dalam suatu organisasi.
4. Struktur organisasi ini memiliki beberapa bentuk yang bisa dipilih oleh setiap organisasi
tergantung kebutuhannya masing-masing, seperti (1) Bentuk Garis/Line, (2) Bentuk
Garis & Staf, (3) Bentuk Fungsional, (4) Bentuk Produk, (5) Bentuk Matriks, dan (6)
Bentuk Matriks.
5. Dalam pelaksanaannya, pengorganisasian pekerjaan kantor bisa dilakukan dengan
berpedoman pada 3 asas, yaitu (a) asas sentralisasi, , (b) asas desentralisasi, (c) asas
campuran, maksudnya pekerjaan kantor dipilah menjadi 2 kelompok yaitu pekerjaan
pelayanan yang akan dilakukan secara terpusat oleh unit tertentu.

G. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Jika telah menjawab semua pertanyaan, periksalah semua jawaban Anda dengan kunci
jawaban yang telah disediakan atau Anda bisa menukarnya dengan teman sekelas untuk
dilakukan koreksi. Kemudian hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar
denganmenggunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan materi.

Jumlah jawaban yang benar

Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah soal

Keterangan tingkat penguasaan yang Anda capai:

90% - 100% Baik Sekali

80% - 89% Baik
70% - 79% Cukup
0% - 69% Kurang

Jika penguasaan Anda telah mencapai 80% keatas, Anda bisa melanjutkan pada materi
berikutnya atau mengembangkan kompetensi Anda.
 Kegiatan Pembelajaran :

Mengklasikasi ungsi Manajemen

Kompetensi Profesional

A. Tujuan
Setelah mempelajari materi tentang pungsi manajeemeen ini diharapkan peserta didik
mampu:

1. Menjelaskan pengertian manajemen

2. Menjelaskan pungsi manajemen

3. Mengklasiikasi pungsi manajemen

g. Indikator Pencapaian Kompetensi

4. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian manajemeen

5. Peserta didik mampu menjelaskan pungsi manajemen

6. Peserta didik mangklasipikasi pungsi manajemen

B. UraianMateri
Pengertttian manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan
mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai;

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu :

1. Planning ( fungsi perencanaan )

2. Organizing ( fungsi pengorganisasian )
3. Directing ( pengarahan )
4. Controlling ( pengendalian )

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus mampu menguasai seluruh
fungsi manajemen yang ada.
 Fungsi Manajemen

Fungsi Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum
memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry
menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian
- Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian
menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam
perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya
perencanaan yang matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

 Menetapkan arah tujuan dan target bisnis

 Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut

  Menentukan sumber daya yang dibutuhkan

 Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

 Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta
memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.
Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung
jawab manajemen puncak.

 Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari
sebuah perencanaan dijalankan.
Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

 Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah) 

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan
Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawa
ini 

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

 Mempunyai tujuan yang jelas

 Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya

  Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan

 Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi

 Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian

 Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

 # Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

 Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih
terorganisir kearah tujuan yang sama

 Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi

 Memudahkan pengawasan

 Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik
yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada
dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan
sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang

yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.
Tugas apa yang harus dikerjakan ?

Siapa personil yang akan melakukannya ?

Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?

Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?

Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

 Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan

prosedur yang diperlukan

 Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan

tanggung jawab

 Merekrut, menyeleksi, dan melakukan didik serta pengembangan tenaga kerja

 Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur-unsur Organizing

 Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama

 Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan

 Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

 Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan

 Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas

 Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

 Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana

 Adanya pembagian tugas yang jelas

 Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua

kegiatan yang dilakukan
3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat
agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

 Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif
dan efisien.

 Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

 Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar
yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

 Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang
sudah ditetapkan

 Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan

 Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

 Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah
mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.

 Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus

dijalankan. 

Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu
kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
  Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah
pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. 

Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan
pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan
kesalahan

 Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang
ditemukan.

Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak
sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan
terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau
karakter dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin
adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum
pengawasan dilaksanakan.

C. Tugas//Latihan
1. Bentuk kelompok yang terdiri 5 orang
 Kegiatan Pembelajaran :

Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar

Kompetensi ProfesionalKompetensi Profesional

N. Tujuan
Setelah mengikuti kegiatan didik Guru Pembelajar (GP) pada kegiatan pembelajaran
mengelola surat masuk dan surat keluar, peserta didik dapat:
1. Menjelaskan pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda dengan santun,
2. Mempraktikkan pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda dengan teliti dan
rapi,
3. Menjelaskan pengelolaan surat masuk dengan sistem kartu kendali dengan santun,
4. Mempraktikkan pengelolaan surat masuk dengan sistem kartu kendali dengan teliti dan
rapi,
5. Menjelaskan pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda dengan santun,
6. Mempraktikkan pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda dengan teliti dan
rapi,
7. Menjelaskan pengelolaan surat keluar dengan sistem kartu kendali dengan santun,
8. Mempraktikkan pengelolaan surat keluar dengan sistem kartu kendali dengan teliti dan
rapi,
9. Membedakan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan
sistem buku agenda dengan sistem kartu kendali dengan benar.

O. Indikator Pencapaian Kompetensi

1 Memproses surat masuk dengan sistem buku agenda
2 Memproses surat masuk dengan sistem kartu kendali
3 Memproses surat keluar dengan sistem buku agenda
4 Memproses surat keluar dengan menggunakan kartu kendali,
P. Uraian Materi
Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik untuk pola sentralisasi maupun
desentraslisasi, terdapat 2 sistem, yaitu:

 Sistem Buku Agenda

 Sistem Kartu Kendali

1. Pengelolaan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

a. Penerimaan Surat
Kegiatan penerimaan surat dapat dilakukan oleh satpam atau resepsionis
(receptionist). Tugas penerima surat ini adalah memastikan ketepatan alamat surat
masuk dan menandatangani bukti pengiriman surat dari petugas pos atau kurir.
Selanjutnya surat diberikan kepada bagian penyortiran di tata usaha/administrasi.
b. Penyortiran Surat
Selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perorangaan atau urusan pribadi maka surat dapat diberikan langsung kepada orang
yang dituju, tetapi jika surat tersebut merupakan surat dinas maka surat tersebut
dilanjutkan kepada proses pencatatan.
c. Pencatatan Surat
Pada bagian pencatatan, petugas dapat membuka dan membaca surat untuk
mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia.
Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah
diizinkan oleh pimpinan. Selanjutnya surat dicatat ke dalam buku agenda.

Ada 2 macam buku agenda yang dipergunakan :

1) Buku Agenda Berpasangan
a) Buku Agenda Surat Masuk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.

Tabel 1. Buku Agenda Surat Masuk

No Tanggal Terima Tanggal Perihal Lampi Diteruskan Kode

Terima dari dan No. ran kepada File
Surat
1. 15 PT. 12 Pesana 1 Manager
Oktober PUTERI Oktober n alat- lembar Pemasaran
2015 CANTIK 2015 alat
Jl. 45/PC/X/1 kosmeti
Cemara 5 k
No. 3
Jakarta
Kepala
2. 20 Bank BNI 16 1 Bagian
Oktober 46 Oktober Berkas Keuangan
2015 Jl. Jend. 2015 Penawa
Sudirman 70/BNI/X/ ran
Jakarta 15 kredit

b) Buku Agenda Surat Keluar

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat keluar yang dibuat dan
dikirimkan kepada pihak lain.

Tabel 2. Buku Agenda Surat Keluar

No Nomor Tanggal Dikirim Perihal Lampir Ketera Kode

Surat Surat Kepada an ngan File
1. 701/PS/XI/15 16 PT. TIARA Permint - -
Novembe JAYA aan
r 2015 Jl. Setia penawa
Budi ran
Jakarta barang
antik

2. 722/PS/XI/15 27 PT. SER Ucapan - -

Novembe JAYA selamat
r 2015 Jl Patal
Senayan
Jakarta

2) Buku Agenda Tunggal

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk maupun surat
keluar yang digabung menjadi satu.
 Tabel 3. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar (Agenda Tunggal

No Tanggal Tanggal M/ Dari/Kepad Perihal Lamp Keter Kode

Terima/ dan No. K a angan File
Kirim Surat
1. 15 Oktober 12 Oktober M PT. PUTERI Pesanan 1 -
2015 2015 CANTIK alat-alat lembar
45/PC/X/15 Jl. Cemara kosmetik
No. 3 Jakarta

2. 27 27 November K PT. SER Ucapan - -

November 2015 JAYA selamat
2015 722/PS/XI/15 Jl Patal
Senayan
Jakarta

Pencatatan dilakukan untuk mengetahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan
dan tahun. Juga untuk memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih
mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda
sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.

AGENDA SURAT

Tanggal diterima : 15 Oktober 2015

No. agenda : 1
Tanggal diteruskan : 15 Oktober 2015
Tanda tangan : (diisi tanda tangan
agendaris)

Gambar 3. Stempel Agenda

Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan

Lembar Disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan yang terkait dengan penanganan
surat tersebut.

d. Pengarahan Surat

Kegiatan pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan sebagai penanggungjawab

perusahaan/organisasi. Pimpinanlah yang menentukan siapa yang selanjutnya akan
memproses surat terkait dengan permasalahan dalam surat tersebut.

DISPOSISI
 Indeks :Puteri Cantik, PT. Rahasia :
Penting : √
Biasa :

Kode : Pu Tgl Penyelesaian : 16 Oktober 2015

Tgl/No : 15 Oktober 2015/45/PC/X/15

Asal : PT. Puteri Cantik, Jl. Cemara No. 3 Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat Kosmetik

Instruksi : Diteruskan kepada :

1. Sulthan, SE. (Manager
Penasaran
Segera ditindaklanjuti ! 2.
3.

Sesudah digunakan harap segera kembali :

Kepada : Bagian Administrasi
Tanggal : 21 Oktober 2015

Gambar 4. Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi pimpinan terkait dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima. Pejabat atau orang yang ditunjuk dalam
lembar disposisi inilah yang akan menindaklanjuti permasalahan dalam surat tersebut.
e. Penyampaian Surat
Setelah pimpinan menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, maka langkah
selanjutnya adalah menyampaikan/mendistribusikan surat tersebut berikut lembar
disposisinya kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan pada lembar disposisi. Jika
orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu orang, maka sebaiknya surat tersebut
difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan copi
suratnya. Pada saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka
yang penerima harus menandatangani bukti penerimaan surat pada buku ekspedisi
intern.
Ada 2 jenis buku ekspedisi, yaitu :
1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian
distribusi surat dalam lingkungan perusahaan/ organisasi,
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian
distribusi surat kepada puhak lain di luar lingkungan perusahaan/organisasi.
Tabel 4. Buku Ekspedisi
No. Tanggal Tanggal Perihal Ditujukan Nama Tanda
Kirim dan No. Kepada Peneri Tangan
Surat ma
 1. 16 15 Oktober Pesanan Sulthan, Farah (Diisi oleh
alat-alat
Oktober 2015/45/P SE. tanda
Kosmetik
2015 C/X/15 tangan
(Manager
penerima)
Pemasaran)

f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus diserahkan kepada Tata
Usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. (Sistem
Abjad, sistem subjek, sistem masalah, sistem tanggal dan sistem nomor)

PENERIMAAN PENYORTIRAN PENCATATAN

SURAT SURAT SURAT

PENYIMPANAN PENYAMPAIAN PENGARAHAN

SURAT SURAT SURAT

Gambar 5. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

2. Pengelolaan Surat Masuk dengan Sistem Kartu Kendali

Kartu kendali yaitu lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat,
sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Biasanya kartu kendali
berukuran 10 x 15 cm dan terdiri dari 3 lembar dan dicetak menggunakan carbon copy.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
b. Sebagai alat pelacak surat
c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

Kartu kendali hanya digunakan untuk pengelolaan surat masuk atau surat keluar yang
sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa
menggunakanlembar pengantar surat biasa,begitu pula dengan surat rahasia dicatat
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Yang termasuk dalam katagori surat penting adalah:

a. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat
lainnya,
b. Surat tersebut mempunyai proses tindak lanjut yang segera harus dilaksanakan,
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut
akan menimbulkan kesulitan.
Katagori surat biasa adalah:
a. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan,
b. Surat tersebut tidak memerllukan proses tindak lanjut,
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori surat rahasia adalah :
a. Surat memiliki sampul lebih dari satu sampul surat,
b. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

Prosedur Pengelolaan Surat Penting Masuk dengan Sistem Kartu Kendali

a. Penerimaan Surat
Tugas penerima surat adalah:
1. Menerima surat masuk dari perusahaan lain dan mendatangani surat
pengantarnya (buku ekspedisi) serta membubuhi cap tanggal,
2. Menyortir surat,
3. Menyerahkan surat kepada bagian pencatat surat.
b. Pencatatan Surat
Tugas pencatat surat adalah :
1. Menilai surat yang diterima menjadi 3 kategori, yaitu surat penting, biasa dan
rahasia,
2. Untuk surat penting, surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga,
3. Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskannya ke bagian pengarah surat.

Indeks : Puteri Cantik, Tgl : 15 Oktober 2015 Kode : Pu

PT. No. Urut : 1 M/K : M
 Isi Ringkas : Pesanan alat-alat kosmetik

Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 12 Oktober 2015 No. Surat :

45/PC/X/15

Dari : PT. PUTERI CANTIK, Jl. Cemara No. 3 Jakarta

Kepada : PT. MAKMUR JAYA, Jl. Raya Cilandak Jakarta

Pengolah : Bagian Pemasaran Paraf :

Catatan : -

Gambar 6. Kartu Kendali

c. Pengarahan Surat
Petugas pengarah adalah pimpinan pada unit kearsipan (Misalnya : Kepala Tata
Usaha).
 Tugas pengarah surat adalah :
1. Menerima surat yang telah dilampiri 3 lembar kartu kendali,
2. Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat tersebut diteruskan,
3. Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali,
4. Mengambil kartu kendali lembar 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid,
5. Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 diteruskan kepada unit pengolah.
d. Penyampaian Surat kepada Unit Pengolah
Unit pengolah terdiri dari 3 bagian, yaitu :
1. Tata usaha unit pengolah, yang bertugas :
a. Menerima surat, kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa
surat sudah diterima,
b. Kartu kendali 2 dikembalikan kepada pengarah untuk diteruskan kepada
penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada suratnya,
c. Melampirkan surat berikut lembar disposisi dan menyampaikan kepada
pimpinan unit pengolah,
d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan disposisi yang telah diisi oleh
pimpinan unit pengolah,
e. Menyimpan kartu kendali 3, dan meneruskan surat berikut dengan disposisi
kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada pada disposisi,
f. Menerima surat kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai
diproses, untuk kemudian disimpan,
g. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in aktif) maka surat berikut
kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu
kendali 2, sebagai bukti bahwa surat di simpan di unit kearsipan oleh penata
arsip.
2. Pimpinan unit pengolah, yang bertugas :
a. Menerima surat, kartu kendali 3 dan disposisi dari TU unit pengolah
b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk
c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan disposisi kepada TU Unit
Pengolah.
3. Pengolah/Pelaksana Surat, yang bertugas :
a. Menerima surat berikut lembar disposisi pimpinan,
b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi,
 c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada TU Unit pengolah jika surat
sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e. Penyimpanan atau Penataan Arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah:
a. Menerima kartu kendali 2 yang telah di paraf TU unit pengolah dan disimpan di kotak
Kartu Kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah,
b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu
kendali 2 dengan kartu kendali 3,
c. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Tabel 5. Prosedur Pengelolaan Surat Penting Masuk dengan Sistem Kartu Kendali
 Keterangan :
1. Petugas pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat,
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan
dicatat dalam KK rangkap 3,
3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta 3 lembar KK kepada pengarah surat
untuk diperiksa,
4. Pengarah surat memeriksa pengisian KK, menyimpan KK I sebagai kartu
kontrol dan menyerahkan surat beserta KK II dan KK III kepada unit pengolah
melalui TU unit pengolah/sekretaris,
5. TU unit pengolah/sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudian
menyerahkan surat, KK III dan 2 lembar disposisi kepada pimpinan. Jika sudah,
KK III dan LD II disimpan, surat dan LD I diserahkan kepada pelaksana sesuai
dengan disposisi pimpinan,
6. TU unit pengolah mengembalikan KK II kepada pengarah surat untuk
selanjutnya diteruskan kepada penata arsip,
7. Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan,
surat dan LD I dissserahkan kepada TU/sekretaris untuk disimpan,
8. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in aktif, surat dan KK III ditukar
dengan KK II pada penata arsip.

Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Masuk dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat
dalam lembar pengantar surat biasa rangkap dua,
b. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah
bersama lembar pengantarnya,
c. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar biasa. Selanjutnya
lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit : Tanggal : Pukul

Penyampaian :
Bagian HRD 3 Desember 2015 09.00 WIB

No. Asal Surat Tanggal Isi Ringkas Keterangan

Urut Nomor

1. ANRI 1 Desember 2015 Undangan 5 Orang

Jl. Raya Ampera 845/ANRI/XII/15 Didik Arsip 14 – 15 Des
Jakarta 2015 di Gd.
Didik

Pamela Indah P. 2 Desember 2015 Lamaran Kerja Resepsionis

2. Jl. Raya Kebagusan
Jakarta

Jumla Tanggal : 3 Desember 2015 Pukul : 09.30 WIB

h:

2 Diterima : Febri
surat

Gambar 7. Lembar Pengantar Surat Biasa

Tabel 6. Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Masuk dengan Sistem Kartu Kendali

Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Masuk dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat
 surat,
b. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar
surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah,
c. Pengarah memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada
pimpinan unit pengolah,
d. Pimpinan memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2,
e. Pimpinan menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pengarah untuk diteruskan kepada penata arsip.

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Unit : Tanggal : Pukul

Penyampaian
Ka. Bag. Kepegawaian 18 Desember 2015 09.00 WIB

No. Urut Asal Surat Tanggal Isi Ringkas Keterangan

Nomor

1. ANRI 17 Des 2015 Daftar Nilai Didik 5 orang

Jl. Raya Ampera 891/ANRI/XII/15
Jakarta

Jumlah : Tanggal : 18 Desember 2015 Pukul : 09.30 WIB

1 surat

Diterima : Febri

Gambar 8. Lembar Pengantar Surat Rahasia

 Tabel 7. Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Masuk dengan Sistem Kartu Kendali

3. Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

Tiga alasan mengapa sebuah organisasi/perusahaan membuat surat keluar, yaitu :

a. Merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang di terima,

b. Merupakan kebutuhan. Misalnya kantor ingin mengundang rapat maka dibuat surat
undangan rapat,
c. Memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

Langkah-langkah pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda adalah :

a. Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan
administrasi persuratan.
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
 Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :

1. Atasan atau pimpinan

a. Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia,
b. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik,
c. Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris,
d. Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep
surat.

Nomor : Alamat yang dituju :

Lampiran :

Hal :

Isi Surat :

Disusun Oleh : .................... Tgl ........................ Paraf ...............

Disetujui Oleh : ..................... Tgl ......................... Paraf ..............

Dikirim Oleh : ...................... Tgl ......................... Paraf ..............

Keterangan : ........................................................................................
.

Gambar 9. Lembar Konsep Surat

Konsep surat ini sering disebut dengan draft, namun seiring dengan perkembangan
 teknologi informasi saat ini, hamper semua perusahaan atau organisasi menggunakan
teknologi komputer untuk melakukan kegiatan pengonsepan surat, karena
memudahkan untuk perbaikannya.

b. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus
mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa apakah konsep
surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah
mendapat persetujuan dari pimpinan maka peimpinan akan memberi tanda accpada
konsep tersebut.
c. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat
ke dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan untuk
mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat
yang berlaku dikantor tersebut. Contoh pencatatan surat ke dalam buku agenda surat
keluar dapat dilihat pada materi pencatatan surat pada pengelolaan surat masuk
dengan sistem buku agenda.
d. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan mempunyai
nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi berikut
dengan sampul suratnya.
e. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak,
jangan sampai ada kesalahan pengetikan. Apalagi jika berupa angka-angka, harus
diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus
memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya.
Dan memberikan parafnya dengan pensil sebagai tanda surat sudah sesuai dengan
konsep.
f. Penandatanganan Surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan di atas nama
terangnya.
g. Pemberian Cap/Stempel Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap/stempel
dinas sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap/stempel dinas akan
 diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda
tangan dengan menyinggung sedikit dari tandatangan tersebut
h. Melipat Surat
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan
lipatan surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah
disiapkan.
j. Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :

1. Melalui Kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung

surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada orang yang
dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah
disampaikan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern,
2. Melalui Pos, yaitu surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas
pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos
setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak
pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi
bahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat,
3. Melalui Perusahaan Jasa Pengiriman
4. Melalui Internet /email
k. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atua
lembar ke-2 disimpan sebagia arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan
sistem penyimpanan, misalnya : sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem
nomor, sistem wilayah.

PEMBUATAN PERSETUJUAN PENCATATAN

KONSEP KONSEP SURAT
SURAT SURAT

PENANDA PENGETIKAN
PEMERIKSAAN KONSEP
TANGANAN
PENGETIKAN SURAT
SURAT
 PEMBERIAN MELIPAT PENYAMPUL
STEMPEL SURAT AN SURAT

PENYIMPANAN PENGIRIMAN
SURAT SURAT

Gambar 10. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

4. Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

4.1 Prosedur Pengelolaan Surat Penting Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :
a. Unit Pengolah
Surat keluar berikut tembusannya berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang
berkepentingan terhadap surat tersebut. Menyiapkan 3 lembar kartu kendali dan
menyatukannya dengan surat asli dan tembusan untuk diberikan kepada bagian
pencatat surat pada unit kearsipan.
b. Pencatat Surat
Tugas pencatat surat adalah :
1. Menerima surat asli beserta tembusannya, berikut 3 lembar kartu kendali,
2. Membubuhkan stempel dinas pada surat,
3. Meneruskan kartu kendali 1 kepada bagian pengarah surat untuk disimpan
dan berfungsi sebagai kartu control, Mengembalikan kartu kendali 3 beserta
surat tembusannya kepada unit pengolah,
4. Meneruskan kartu kendali 2 kepada bagian penata arsip,
5. Memberika surat asli kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan kepada
alamat yang dituju.
d. Pengarah Surat
Tugas pengarah surat adalah menerima kartu kendali 1 dari bagian pencatat
 surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau
pengendali dari surat yang dikirimkan.
e. Penata Arsip
Tugas penata arsip adalah menerima kartu kendali 2 dan menyimpannya dalam
kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada masih ada di unit pengolah.
Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah menurun nilai gunanya,
selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan, kartu kendali 2
ditukar dengan kartu kendali 3.
b. Ekspeditor/Kurir
Tugas ekspeditor adalah menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak
lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di
suatu kantor.

Tabel 8. Pengelolaan Surat Penting Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Keterangan :
1. TU unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, kemudian menyerahkan surat, tembusan
serta KK I dan KK II kepada pencatat surat. KK III langsung disimpan dan
 tembusan yang telah diproses di pencatat surat juga disimpan di unit pengolah,
2. Pencatat surat menyerahkan KK I ke pengarah surat untuk selanjutnya disimpan
sebagai kartu control dan surat diserahkan kepada petugas ekspedisi untuk
dikirimkan kepada alamat yang dituju,
3. Pencatat surat mengembalikan KK II ke unit pengolah untuk selanjutnya diteruskan
kepada penata arsip untuk disimpan,
4. Jika surat sudah in aktif, tembusan dan KK III di unit pengolah ditukar dengan KK II
di penata arsip.

4.2 Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :
a. Unit Pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam 2 lembar pengantar
surat biasa, kemudian surat asli dan tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit
kearsipan. Kemudian menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap
stempel tanggal oleh pencatat dan lembar pengantar surat biasa (lembar 2) untuk
disimpan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju
b. Pencatat Surat menerima surat berikut surat tembusannya dan lembar pengantar
surat biasa (lembar 1 dan 2), memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi kepada unit pengolah beserta lembar pengantar 2
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan surat aslinya ke alamat
yang dituju melalui ekspeditor.
 Tabel 9. Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

4.3 Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau seseorang yang ditunjuk
langsung oleh pimpinan berikut tembusannya dan dicatat langsung dalam lembar
pengantar surat rahasia, tembusan disimpan,
b. Surat tertutup + Lembar Pengantar Surat Rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan
kepada pengarah, lalu menyerahkan surat kepada ekpeditor untuk dikirim dan
menyerahkan Lembar Pengantar 1 kepada penata arsip dan Lembar Pengantar 2
kepada unit pengolah.
 Tabel 10. Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

5 Perbedaan Pengelolaan Surat dengan Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu
Kendali

No. Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali

1. Sistem Pola Lama, Sistem Pola Baru,

2. Pencatatan surat dilakukan dengan Pencatatan surat dilakukan dengan

buku agenda, kartu kendali dan lembar
pengantar,

3. Pendistribusian surat menggunakan Pendistribusian surat

buku ekspedisi, menggunakan kartu kendali,
 4. Pencatatan hanya bisa dilakukan Pencatatan hanya bisa dilakukan
oleh 1 orang karena menggunakan oleh beberapa orang dalam waktu
1 buku yang sama. bersamaan karena menggunakan
lembaran-lembaran terpisah.

- AktifitasPembelajaran
1. Kegiatan Pendahuluan

a. Mengondisikan suasana didik yang menyenangkan dengan salam pembuka dan

berdoa,
b. Mendiskusikan kompetensi yang sudah dipelajari dengan memberikan
appersepsi,
c. Menyampaikan kompetensi yang akan dipelajari dan strategi pembelajaran/didik
yang akan digunakan.

2. Kegiatan Inti

a. Peserta didik mendiskusikan tentang :

1. Pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda,
2. Pengelolaan surat masuk dengan sistem kartu kendali,
3. Pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda,
4. Pengelolaan surat keluar dengan sistem kartu kendali.
b. Peserta didik menjelaskan tentang :
1. Pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda,
2. Pengelolaan surat masuk dengan sistem kartu kendali,
3. Pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda,
4. Pengelolaan surat keluar dengan sistem kartu kendali.
c. Peserta didik mempraktikkan tentang :
1. Pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda,
2. Pengelolaan surat masuk dengan sistem kartu kendali,
3. Pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda,
4. Pengelolaan surat keluar dengan sistem kartu kendali.
 d. Peserta didik mendiskusikan dan menjelaskan tentang perbedaan sistem
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem buku
agenda dengan sistem kartu kendali

3. Kegiatan Penutup

a. Peserta didik bersama dengan instruktur/widyaiswara membuat

rangkuman/simpulan materi yang telah dipelajari,
b. Peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan didik yang telah dilaksanakan.

- Latihan/Kasus/Tugas
1. Tugas Praktik

a. Siapkan 5 buah surat masuk dan 5 buah surat keluar,

b. Siapkan form buku agenda surat masuk dan surat keluar (Buku agenda tunggal
dan berpasangan),
c. Siapkan 10 form kartu kendali,
d. Siapkan 3 buah map snelhecter,
e. Tugas yang harus dilakukan adalah :
 Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan
sistem buku agenda tunggal !
 Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan
sistem buku agenda berpasangan !
 Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan
sistem kartu kendali !

- Rangkuman
Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik untuk pola sentralisasi maupun
desentraslisasi, terdapat 2 sistem, yaitu:
1. Sistem Buku Agenda (Buku Agenda Tunggal dan Berpasangan)
2. Sistem Kartu Kendali (untuk surat penting mempergunakan kartu kendali, sedangkan
untuk surat biasa dan surat rahasia mempergunakan lembar pengantar)
3. Pengelolaan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda
4. Pengelolaan Surat Penting Masuk dengan Sistem Kartu Kendali
5. Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda
 6. Pengelolaan Surat Penting Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

- Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Upaya mengungkap pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diperoleh peserta didik
dilakukan dengan membuat refleksi diri dari kegiatan pembelajaran yang telah dilakukan.

Tindak lanjut setelah menguasai kompetensi ini adalah kompetensi menerapkan sistem
kearsipan.
 Kegiatan Pembelajaran 7:

Kompetensi Profesional Menataan Surat/dokumen

Q. Tujuan
Setelah mengikuti kegiatan Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (PKB) grade 7
Penataan surai/dokumen pada kegiatan pembelajaran menerapkan sistem penataan
surat/dokuken/sistem kearsipan, peserta didik dapat :
1. Menjelaskan sistem kearsipan dengan santun,
2. Menentukan sistem kearsipan dengan telliti,
3. Mempraktikkan sistem kearsipan dengan tepat dan rapi.

R. Indikator Pencapaian Kompetensi

1 Menjelaskan sistem kearsipan,
2 Menentukan sistem kearsipan,
3 Mempraktikkan sistem kearsipan.

S. Uraian Materi
Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di kantor-kantor
baik pemerintah maupun swasta, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
2. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
4. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
5. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
6. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
a) Sistem abjad

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang
dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan
abjad.Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem abjad adalah :
a. Memeriksa surat/berkas,

Yaitu kegiatan memeriksa terlebih dahulu surat/arsip yang akan disimpan, apakah
sudah selesai penggunaannya. Jika sudah boleh disimpan maka surat diberi tanda
“file” yang berarti surat sudah boleh diarsipkan.

Contoh :
PT. PUTERI CANTIK
Jalan Cemara No. 3
JAKARTA

File

b. Mengindeks surat/berkas
Langkah selanjutnya adalah menetapkan indeks untuk penyimpanan surat. Jika surat
masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat, sedangkan untuk surat keluar
maka yang diindeks adalah nama tujuannya.
c. Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari 2 huruf pertama
pada unit pertama nama yang telah diindeks.
d. Menyortir surat
Yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu.
Contohnya, kelompok surat yang berkode Ab dikumpulkan menjadi satu sehingga
memudahkan dalam menyimpan dan menghemat waktu (tidak mondar-mandir)
e. Menempatkan surat/berkas
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip pada tempatnya sesuai dengan dengan kode
yang telah ditentukan.
 Gambar 11. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

1 Sistem Subjek (Subjectical FilingSystem)

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem subjek adalah :
a. Memeriksa berkas
Yaitu kegiatan memastikan apakah surat sudah selesai diproses atau digunakan.
b. Mengindeks
Yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode penyimpanan.
c. Mengkode
Yaitu menuliskan kode subjek pasa sudut kanan atas untuk arsip yang disimpan
vertikal dan di sudut kanan bawah.
d. Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan menjadi satu.
e. Menempatkan
Yaitu surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode arsip dan
kode tempat penyimpanan.
 Gambar 12. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

2 Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan
dan tanggal arsip dibuat.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggaladalah :
a. Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan.
b. Mengindeks
Yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub tanggal (bulan) dan
sub-sub tanggal (tanggal).
c. Mengkode
Yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal.
d. Menyortir

Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal surat yang sama)
dikumpulkan menjadi satu.

e. Menempatkan
 Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya.
Contohnya : Arsip tertanggal 1 Desember 2015 disimpan pada laci yang
berkode 2015, dibelakang guide berkode Desember, di dalam folder berkode 1.

Gambar 13. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

3 Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama
wilayah atau nama tempat.

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem wilayahadalah :

a. Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan.
b. Mengindeks
Yaitu menentukan wilayah surat untuk dijadikan kode penyimpanan.
c. Mengkode
Yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka yang menjadi
kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika surat keluar maka yang menjadi
kode adalah daerah tujuan dari surat keluar
d. Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari daerah yang
sama) dikumpulkan menjadi satu.
a. Menempatkan
Yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat penyimpanannya
 berdasarkan kode wilayah pada arsip.

Gambar 14. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

4 Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan
kode angka/nomor.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :

a. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey

Untuk membuat Daftar Klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam,
karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah
Utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub
masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena
itu pengelompokkan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua
masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh klasifikasi nomor Dewey :
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Besar
111 Cuti Hamil
112 Cuti Sakit
113 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPh
214 PPn

Gambar 15. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Dewey

b. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai
10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.Pada
sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang
berada pada buku nomor.
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan
sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama
koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut
sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5, maka belum ditulis pada
buku nomor. Surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file
(Campuran).

Contoh klasifikasi nomor seri :

1 – 100
1 – 10
11 – 20
11
12

Gambar 16. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri (Nomor Urut)
c. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan nomor urut pada
buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di mulai pada nomor 0000 (4 digit),
sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.
Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah
dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 – 3
nomor.

Gambar 17. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri (Nomor Urut)
T. Aktifitas Pembelajaran
1. Kegiatan Pendahuluan

a. Mengondisikan suasana didik yang menyenangkan dengan salam pembuka dan

berdoa,
b. Mendiskusikan kompetensi yang sudah dipelajari dengan memberikan appersepsi,
c. Menyampaikan kompetensi yang akan dipelajari dan strategi pembelajaran/didik yang
akan digunakan,

2. Kegiatan Inti

a. Peserta didik mendiskusikan tentang sistem-sistem kearsipan :

1. Sistem Abjad,
2. Sistem Subjek,
3. Sistem Wilayah,
4. Sistem Tanggal,
5. Sistem Nomor.
b. Peserta didik menjelaskan tentang sistem-sistem kearsipan :
1. Sistem Abjad,
2. Sistem Subjek,
3. Sistem Wilayah,
4. Sistem Tanggal,
5. Sistem Nomor.
c. Peserta didik mempraktikkan tentang sistem-sistem kearsipan :
1. Sistem Abjad,
2. Sistem Subjek,
3. Sistem Wilayah,
4. Sistem Tanggal,
5. Sistem Nomor.

3. Kegiatan Penutup

a. Peserta didik bersama dengan instruktur/widyaiswara membuat rangkuman/simpulan

materi yang telah dipelajari,
b. Peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan didik yang telah dilaksanakan.

U. Latihan/Kasus/Tugas
 Tugas Kelompok
a. Siapkan 5 buah surat masuk dan 5 buah surat keluar yang dipergunakan untuk
 praktik pada materi sebelumnya,
b. Siapkan form buku agenda surat masuk dan surat keluar (Buku agenda tunggal
dan berpasangan) yang sudah diisi pada praktik materi sebelumnya,
c. Tugas yang harus dilakukan adalah :
1. Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan sistem
buku agenda tunggal dan arsipkan dengan menggunakan sistem Abjad !
2. Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan sistem
buku agenda berpasangan dan arsipkan dengan menggunakan sistem Subjek !
3. Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan sistem
kartu kendali dan arsipkan dengan menggunakan sistem wilayah !
4. Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan sistem
buku agenda tunggal dan arsipkan dengan menggunakan sistem Nomor
Dewey !
5. Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan sistem
buku agenda berpasangan dan arsipkan dengan menggunakan sistem Nomor
Urut !
6. Kelolalah surat-surat masuk dan keluar tersebut dengan menggunakan sistem
buku agenda tunggal dan arsipkan dengan menggunakan sistem Nomor
Terminal Digit !

V. Rangkuman
Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip, yaitu :
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
b. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
c. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
e. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Langkah-langkah dalam penyimpanan arsip adalah :

a. Memeriksa surat/berkas
b. Mengindeks surat/berkas
c. Mengkode surat/berkas
d. Menyortir surat
e. Menempatkan surat/berkas
W. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Upaya mengungkap pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diperoleh peserta didik
dilakukan dengan membuat refleksi diri dari kegiatan pembelajaran yang telah dilakukan.

Tindak lanjut setelah menguasai kompetensi ini adalah kompetensi menilai sistem
kearsipan.
Kegiatan Pembelajaran 8:

Mengidentifikasi Perlengkapan Kantor

Kompetensi Profesional

X. Tujuan
Setelah mempelajari materi tentang Mengidentifikasi Perlengkapan Kantor ini peserta
didik diharapkan mampu:
1. Menjelaskan pengertian perlengkapan kantor;
2. Mengidentifikasi jenis perlengkapan kantor;
3. Menjelaskan cara menggunakan perlengkapan kantor;
4. Menjelaskan cara memelihara perlengkapan kantor;
5. Menjelaskan inventarisasi perlengkapan kantor.

- Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta Didik mampu menjelaskan pengertian perlengkapan kantor dengan benar.
2. Peserta Didik mampu mengidentifikasi jenis perlengkapan kantor dengan rinci dan
teliti.
3. Peserta Didik mampu menjelaskan cara menggunakan perlengkapan kantor sesuai
dengan ketentuan SOP.
4. Peserta Didik mampu menjelaskan cara memelihara perlengkapan kantor sesuai
dengan ketentuan SOP.
5. Peserta Didik mampu menjelaskan inventarisasi perlengkapan kantor dengan benar.

- Uraian Materi
a. Pengertian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu

pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan, seperti kertas, karbon, pita
mesin, tinta, perforator, numbering machine dan lain-lain.

Perlengkapan kantor yang baik akan memperlancar proses suatu pekerjaan, sehingga
penyelesaian pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
b. Jenis-jenis Perlengkapan Kantor & Cara Menggunakannya

Pada dasarnya perlengkapan kantor terbagi menjadi dua macan, yaitu:

a. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
Barang habis pakai dan barang tidak habis pakai
b. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

Disamping itu, ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor,
yaitu:
a. Perbekalan kantor (office supplies) 
b. Mesin-mesin kantor (office machine)
c. Peralatan kantor (office appliances)
d. Perabot kantor (office furniture)
e. Hiasan kantor (office ornament)
f. Pesawat kantor
g. Alat bantu peraga

2.1. Peralatan Kantor

Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda
yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.
Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”
2.2. Perabot Kantor
Drs. The Liang Gie dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran,
mengemukakan bahwa perabot kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha
yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu
atau laci-laci) dan diam di tempat.
Berikut ini adalah beberapa jenis perabot kantor yang biasa digunakan di
lingkungan kantor, yaitu: meja, kursi, almari, filing cabinet dll.
2.3. Hiasan Kantor
Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan
serasi.
2.4. Pesawat Kantor
Dibawah ini adalah beberapa jenis dari pesawat kantor yang biasa digunakan
dalam lingkungan kantor, yaitu:
 a. Interkom
b. Telepon
c. Switchboard
Merupakan alat komunikasi yang terdiri dari papan panel lebar yang
didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk
menyampaikan isyarat/informasi dari satu tempat ke tempat lain.
Pada dasarnya terdapat 2 macam sistem switchboard, yaitu:
 Sistem telepon kunci (key telephon)
 Sistem pemburuan (Hunting system)
d. Telephone Answering Machine
Merupakan alat yang dapat digunakan untuk merekam/menjawab setiap pesan
yang masuk.
e. Loud Speaking Telephone (Pengeras suara telepon)
untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon.
f. Telex
Adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi
mengirim pesan berbasis teks. Untuk merekam dan mengirim
g. Faksimil
2.5. Mesin Kantor
Beberapa jenis mesin digunakan untuk membantu menyelesaikan berbagai jenis
pekerjaan kantor, berdasarkan kelompok fungsinya, yaitu:
a. Mesin yang berfungsi untuk mencatat bahan keterangan
1) Mesin Tik, 2) Mesin Dikte
b. Mesin yang berfungsi untuk menghimpun bahan keterangan
1) Mesin pembuka surat listrik (Electric Mail Opener)
2) Mesin penjilid (Binding Machine)
3) Hectmachine (Penjepret kertas)
4) Mesin pemotong kertas
c. Mesin yang berfungsi untuk mengolah bahan keterangan
1) Mesin Jumlah (Electric Adding Machine)
2) Mesin Hitung (mesin hitung manual dan elektronik)
3) Mesin Cash register
d. Mesin yang berfungsi untuk memperbanyak bahan keterangan
1) Mesin stensil (mesin stensil manual dan elektronik)
 2) Mesin Scanner
3) Mesin Spirit Duplicato
4) Mesin Fotokopi
5) Mesin Offset
e. Mesin yang berfungsi untuk menyimpan bahan keterangan
1) Mesin pelubang kertas (Perforator)
2) Mesin penghancur kertas

c. Cara Memelihara Perlengkapan Kantor

3.1 Pentingnya Pemeliharaan Kantor

Merupakan segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap
terpelihara baik, sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

Pemeliharaan ini merupakan kegiatan yang mutlak dilakukan, karena kalau tidak
akan mengakibatkan barang menjadi cepat rusak dan akhirnya mengganggu
terhadap pelaksanaan kerja.

3.2 Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Peralatan Kantor

a. Tujuan Pemeliharaan
1) Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan.
2) Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
3) Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pengecekkan secara rutin dan teratur.
4) Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.

b. Manfaat Pemeliharaan
1) Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu
mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang
berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol
sehingga menghindari kehilangan.
4) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan
dipandang,
 5) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.
3.3 Macam-macam Pekerjaaan Pemeliharaan
a. Perawatan terus menerus (teratur, rutin)
1) Pembersihan perlengkapan kantor
2) Penyimpanan perlengkapan kantor
b. Perawatan berkala
1) Perbaikan atau pengecekanperalatan kantor setiap bulan
2) Perawatan peralatan kantor rutin setiap tiga bulan dan seterusnya.
c. Perawatan darurat
1) Dilakukan terhadap kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan
berbahaya/merugikan apabila tidak diantisipasi secepatnya
2) Perbaikan yang sifatnya sementara dan harus cepat selesai supaya,
kerusakan tidak parah dan pekerjaan tidak terganggu.
3) Dilaksanakan secara swakelola
4) Harus segera dilakukan perbaikan permanen.
d. Perawatan preventif
Perawatan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu
tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria
yang ditentukan sebelumnya.

d. Inventarisasi Perlengkapan Kantor

4.1 Pengertian Inventarisasi

Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama
barang milik instansi. Sementara menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah
pembukuan atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau
perusahaan.

4.2 Tujuan Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi barang yang dilakukan oleh suatu kantor bertujuan untuk:
a. Tertib administrasi barang
b. Penghematan keuangan kantor
c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan suatu kantor
d. Mempermudah pengendalian dan pengawasan barang

4.3 Pengadministrasian Barang Inventaris

 Adapun pengadministrasian yang harus dilakukan oleh organisasi adalah sebagai
berikut:
a. Pencatatan Buku Induk Barang Inventaris
Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki
oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus
merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang
diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

N Tgl. Kode Nam Keterang Kuantit Nam Tahun Asal Kelengkapan Dok. Keada Harg Ke
o. Pembuku Bara a an as a Pembuat Bara & Tgl. an a t.
an ng Bara Barang satu an ng Penyerahan/Perol Barang
ng an ehan Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Tabel 11 Buku induk barang inventaris

b. Pencatatan Buku Golongan Barang Inventaris

Merupakan buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut
golongan tertentu yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi
dankode barang yang ditentukan di lingkungan organisasi yang bersangkutan

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Golongan Barang : ………………….
Angka Jenis Sandi Barang : …………………..

No. Urut Ketera

Kode Nama Kuant Nama Tahun Keadan
No Buku ngan Harga Lokasi Ket.
Barang Barang itas Satuan Pembuatan Barang
Induk Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Tabel 12 Buku golongan barang inventaris

c. Pencatatan Buku Catatan Barang Non-Inventaris
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang tidak habis pakai
yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.
 BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
Keleng Harga
Nomor Keteran Nama Tahun Keadaa
Nama Kuantit Asal kapan
No Kartu gan Satua Pembu n Juml Ket.
Barang as Barang Dokum Satua
Stock Barang n atan Barang ah
en n

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Tabel 13 Buku catatan barang non inventaris

d. Pemberian Nomor Kode Barang/Nomor Induk

Pemberian nomor kode barang ini dimaksudkan untuk memudahkan pencatatan
dan pengelompokan barang berdasarkan kategori tertentu.
Adapun nomor yang tercantum dalam buku induk dan barang inventaris dicatat
oleh pengelola barang inventaris telah ditentukan oleh kantor/departemen yang
bersangkutan.
Berikut ini adalah pedoman untuk memberikan kode barang inventarsi:
1) Nomor kode untuk setiap jenis barang
Nomor kode yang dipergunakan melambangkan nama atau penjelasan
kelompok jenis barang dalam bentuk angka (numeric) yang tersusun menurut
pola tertentu, sehingga mudah diingat dan dikenal dalam setipa pencatatan
dalam formulir/buku yang telah ditentukan.
Contoh:
Nomor Kode Barang Keterangan
2 5 0 0 0 0 0 Kode untuk kelompok alat
pengangkutan
2 5 0 0 3 0 0 Kode untuk sub-kelompok
angkutan darat bermotor
2 5 0 0 3 0 1 Kode untuk sepeda
motor/vespa
2 5 0 0 3 0 2 Kode untuk civic
2 5 0 0 3 0 3 Kode untuk jeep
2) Nomor kode untuk setiap suku cadang dan suku tambahan
Suku cadang adalah bagian dari barang yang akan aus lebih cepat dari barang
secara keseluruhan. Seperti mobil yang dilengkapi dengan ban mobil, accu
pelengkap dan lain-lain yang merupakan suku cadang. Sementara suku
tambahan adalah barang yang dapat melengkapi barang lain, seperti mobil
yang dilengkapi dengan lampu kabut dan kaca spion. Pemberian kode untuk
setiap suku cadang dan suku tambahana ini juga berbentuk angka-angka.
3) Nomor kode untuk setiap barang persediaan
Untuk barang yang masih dalam persediaan perlu dibuat tanda pengenal yang
dapat membedakan dengan barang yang telah dipakai. Demikian pula dengan
cara pemberian nomor, tidak boleh bertentangan dengan azas klasifikasi yang
telah ditetapkan, yakni satu jenis barang hanya memiliki satu jenis barang
hanya memiliki satu nomor kode.
Untuk membedakan antara barang persediaan dengan barang yang dalam
pemakaian, maka dapat dibedakan di angka pertama sandi untuk barang yang
sedang dipakai dengan angka pertama sandi untuk barang persediaan.
Misalnya, formulir D untuk barang persediaan, kode pengenal D adalah 500,
maka angka pertama dari nomor kode semua barang persediaan adalah
dengan menggunakan angka 5.
Contoh:
330.0100
Angka sandi untuk mesin tik yang dipakai
530.0100
Angka sandi untuk mesin sebagai persediaan

4) Nomor kode untuk lokasi pemilikan barang

Lokasi adalah unit kerja yang mengelola suatu barang. Misalnya:
Nomor kode barang inventaris sekolah:
230.0810.0803.53.301.03
230 : merupakan kode untuk peralatan kantor
0810 : merupakan kode untuk meja
0803 : merupakan kode untuk Jawa Tengah
53 : merupakan kode untuk Kodya Semarang
301 : merupakan kode untuk Jenis Sekolah (Mis. SMA)
 03 : merupakan kode urut dari SMA yang bersangkutan
(Mis. SMA 3 Semarang)

4.4 Tujuan Inventarisasi

a. Untuk mengetahui kekayaan suatu instansi, kantor, dan perusahaan
b. Untuk menjaga penghematan
c. Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit
d. Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti
e. Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan,
atau instansi.

- AktifitasPembelajaran
1. Buatlah kelompok yang berangggotakan 3-4 orang.
2. Lakukan inventarisasi semua jenis perlengkapan kantor yang terdapat di lingkungan
kantor terdekat Anda baik kantor swasta maupun pemerintahan.
3. Identifikasi dan catatlah setiap jenis perlengkapan kantor yang Anda temukan
berdasarkan kategori: peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, pesawat kantor,
dan mesin kantor.
4. Carilah informasi mengenai cara pemeliharaan perlengkapan kantor yang dilakukan
oleh kantor/perusahaan yang bersangkutan.
- Latihan/Kasus/Tugas
Pilihan Ganda
Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepata, b, c, d, atau e.
2. Semua mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor adalah
a. Perlengkapan kantor
b. Pesawat kantor
c. Mesin kantor
d. Perabot kantor
e. Interior kantor
3. Semua jenis barang atau fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi, rapih dan nyaman, adalah pengertian dari…
a. Perlengkapan kantor
b. Pesawat kantor
c. Mesin kantor
d. Perabot kantor
e. Interior kantor
4. Mesin tik dan mesin dikte termasuk kedalam jenis mesin yang berfungsi sebagai…
a. Penghimpun bahan keterangan
b. Pencatat bahan keterangan
c. Pengolah bahan keterangan
d. Pengganda bahan keterangan
e. Pengirim bahan keterangan
5. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang tidak habis pakai yang dimiliki
oleh organisasi yang bersangkutan, disebut..
a. Buku induk barang inventaris
b. Buku golongan barang inventaris
c. Buku catatan barang non inventaris
d. Buku agenda
e. Buku ekspedisi
6. Dibawah ini yang tidak termasuk tujuan dari pemeliharaan perlengkapan kantor
adalah…
a. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan
 b. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan
c. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekkan
secara rutin dan teratur
d. Membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien
e. Untuk menjamin keselamatan pengguna

Uraian
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan pengertian perlengkapan kantor!
2. Isilah titik-titik dibawah ini dengan jawaban (a) Peralatan kantor; (b) Perabot kantor,
(c) Pesawat kantor, (d) Mesin Kantor, (e) Interior kantor, (f) Alat bantu peraga!
Faksimil, dictaphone, mesin tik, infocus, lukisan, perforator, rak arsip
3. Uraikan cara menggunakan mesin fotokopi!
4. Uraikan manfaat dari pemeliharaan perlengkapan kantor!
5. Apa yang dimaksud dengan inventarisasi perlengkapan kantor?

- Rangkuman
1. Perlengkapan kantor merupakan semua fasilitas atau barang-barang yang terdapat di
dalam kantor yang digunakan secara langsung maupun tidak langsung dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor sehingga memperoleh hasil seperti yang diharapkan.
2. Perlengkapan kantor memiliki banyak jenis, mulai dari dari peralatan kantor, perabot
kantor, pesawat kantor, mesin kantor dan interior kantor.
3. Peralatan kantor (officesupplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam
pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha, seperti desk tray, stapler, pena
dan lain sebagainya.
4. Perabot kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau
metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di
tempat, seperti meja tulis, kursi, lemari arsip dan lain-lain.
5. Pesawat kantor adalah semua mesin kantor yang digunakan sebagai alat komunikasi
atau penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak lain, baik yang sifatnya internal
ataupun eksternal, seperti interkom, telepon, faksimil, teleks dan sebagainya
6. Mesin kantor merupakan alat-alat yang bekerja secara mekanik, elektronik dan
magnetik yang digunakan untuk menghimpun mencatat dan mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan kantor.
 7. Interior atau hiasan kantor adalah setiap benda yang dapat menciptakan suasana
kantor yang nyaman, indah dan serasi, seperti lukisan, vas bunga dan lain-lain.
8. Setiap perlengkapan kantor yang dimiliki harus dilakukan pemeliharaan dan
perawatan, demi untuk menjaga agar setiap perlengkapan selalu dalam keadaan siap
untuk digunakan.
9. Untuk ketertiban pengadministrasian barang, setiap jenis perlengkapan yang dimiliki
oleh suatu kantor, baik yang diperolehnya melalui pembelian ataupun hibah perlu
dilakukan pencatatan atau inventarisasi.

- Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Jika telah menjawab semua pertanyaan, periksalah semua jawaban Anda dengan kunci
jawaban yang telah disediakan atau Anda bisa menukarnya dengan teman sekelas untuk
dilakukan koreksi. Kemudian hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar
denganmenggunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan materi.

Jumlah jawaban yang benar

Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah soal

Keterangan tingkat penguasaan yang Anda capai:

90% - 100% Baik Sekali

80% - 89% Baik
70% - 79% Cukup
0% - 69% Kurang

Jika penguasaan Anda telah mencapai 80% keatas, Anda bisa melanjutkan pada materi
berikutnya atau mengembangkan kompetensi Anda.

Kegiatan Pembelajaran 9:

Membuat Rancangan Tataruang Kantor

Kompetensi Profesional
Y. Tujuan
Setelah mempelajari materi Membuat Rancangan Tata Ruang Kantor ini diharapkan
peserta didik mampu:
1. Menjelaskan pengertian tata ruang kantor;
2. Mengidentifikasi tujuan dan manfaat tata ruang kantor;
3. Menjelaskan asas tata ruang kantor;
4. Menjelaskan jenis-jenis tata ruang kantor;
5. Mengidentiikasi lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor;
6. Membuat rancangan tata ruang kantor.

- Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian tata ruang kantor menurut pendapat para
ahli dengan benar
2. Peserta didik mampu mengidentifikasi tujuan dan manfaat tata ruang kantor secara
terperinci dan tepat
3. Peserta didik mampu menjelaskan asas tata ruang kantor dengan benar
4. Peserta didik mampumenjelaskan jenis-jenis tata ruang kantor dengan tepat
5. Peserta didik mampumengidentiikasi lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor
secara terperinci dan tepat
6. Peserta didik mampumembuat rancangan tata ruang kantor sesuai dengan kebutuhan
organisasi dengan penuh tanggungjawab

- Uraian Materi
a. Pengertian Tata Ruang Kantor
Kantor merupakan tempat dilakukannya berbagai pekerjaan administratif dan pelayanan
yang juga berfungsi sebagai sentral informasi bagi unit-unit kerja yang lain. Mengingat
pentingnya fungsi kantor, maka perlu dirancang layout atau tata ruang kantor nyang dapat
memberikan rasa nyaman bagi setiap personil kantor, sehingga bisa meningkatkan
motivasi dan produktivitas kerja setiap personil kantor.

Dibawah ini adalah beberapa pendapat para ahli mengenai tata ruang kantor, diantaranya:
a. Drs. The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa
tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja
 yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya.
b. Littlefield & Peterson dalam bukunya tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia.
c. George R. Terry dalam bukunya tata urang perkantoran adalah penentuan kebutuhan-
kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan
suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan
penggunaan ruang kerja secara optimal dengan mengatur tata letak setiap faktor-faktor
fisik yang diperlukan demi menciptakan kenyamanan kerja dan lalu lintas pekerjaan yang
efisien.

b. Tujuan dan Manfaat Tata Ruang Kantor

Tujuan Tata Ruang Kantor
Untuk lebih jelasnya, tujuan tata ruang kantor yang baik dapat diperinci sebagai berikut:

a. Memanfaatkan seluruh ruangan yang ada untuk keuntungan ekonomis yang besar;
b. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja;
c. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
d. Memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga kinerja personil
kantor akan meningkat.
e. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai, seperti komputer, telepon, faksimil,
teleks dan pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga organisasi
seperti penyediaan air minum.
f. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip, khususnya
untuk arsip aktif.
g. Memberikan rasa aman dan keleluasan pribadi
h. Memisahkan pekerjaan-pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras dan mengganggu
dengan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
i. Menciptakan citra/kesan/image yang baik bagi para pelanggan dan atau tamu
perusahaan.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Menurut Drs. The Liang Gie tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak
manfaat, diantaranya adalah:
1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar-
mandir yang seharusnya tidak perlu
2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
3) Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemua
satu bagian tertentu
4) Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien
5) Pengawasan mudah dilaksanakan
6) Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan
c. Asas Tata Ruang Kantor
Richard Muther, seorang ahli tata ruang pabrik merumuskan 6 asas pokok tata ruang yang
baik, yaitu:
a. Asas jarak terpendek
b. Asas rangkaian kerja
c. Asas penggunaan seluruh bagian ruangan
d. Asas integrasi kegiatan

d. Jenis-jenis Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya dikenal 4 macam tata ruang kantor, yaitu:
a. Tata Ruang Kantor Berkamar/Tertutup (Cubicle/Closed Plan Offices)
Adalah ruangan untuk bekerja yang dibagi dalam kamar-kamar atau ruangan yang
dipisah dengan sekat-sekat dari kayu atau tembok.
b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja
bersama-sama di ruangan tersebut tanpa dipisah oleh penyekat.
c. Tata Ruang Kantor Berpanorama/Berhias (Landscape Offices)
Ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk
ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran
nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan
yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
d. Tata Ruang Kantor Gabungan
Merupakan gabungan antara tata ruang kantor tertutup/berkamar dengan tata ruang
kantor terbuka dan berhias/berpanorama. Mengingat ketiga bentuk tata ruang ini
memiliki kelemahan, maka untuk meminimalisir setiap kelemahan tersebut dapat
diciptakan atau dirancang bentuk tata ruang gabungan.

e. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Lingkungan fisik adalah suatu yang berada di sekitar pekerja yang meliputi cahaya, warna,
udara, suara serta musik yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas
yang dibebankan (Moekijat 1995:135). Sedangkan menurut The Liang Gie (2000:220)
lingkungan fisik merupakan segenap faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu
suasana fisik yang melingkupi suatu tempat kerja.
Lingkungan kantor yang disebut juga lingkungan kerja menyiratkan kondisi kerja tempat
pekerjaan kantor dilakukan. Lingkungan kantor ini terdiri dari beberapa komponen yang
saling tergantung meliputi orang, denah, furniture, peralatan, pencahayaan, kualitas udara,
ventilasi, air-conditioning, kebersihan, tingkat kebisingan, pola warna, dan berbagai faktor
lain yang meningkatkan efisiensi kerja karyawan.

Adapun yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain:
1) Tata cahaya/penerangan
Jenis Cahaya
Menurut Badru Munir (2007) terdapat 4 jenis pencahayaan yang di gunakan di kantor,
antara lain:
a. Ambient lighting, digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan
dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Cahaya jenis ini sangat
nyaman karena tidak membuat mata silau.
b. Tasklighting, digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai dengan
tujuan untuk membantu aktivitas tertentu, misalnya menggambar yang memerlukan
konsentrasi tinggi.
c. Accent lighting,digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang dituju.
Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong atau koridor sebuah kantor atau
area lain yang membutuhkan pencahayaan sehingga pegawai atau pengunjung
tidak tersesat.
d. Natural lighting, cahaya matahari yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding,
serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi
pegawai,
e. Sistem Pencahayaan
Terdapat lima jenis sistem pencahayaan yang dapat digunakan oleh organisasi,
diantaranya adalah:
 Cahaya langsung (Direct Lighting)
 Cahaya setengah langsung (Semi direct lighting)
 Cahaya tidak langsung (Indirect lighting)
 Cahaya setengah tidak langsung (Semi indirect lighting)
 General Diffuse.

Selain jenis cahaya, hal yang juga penting adalah banyaknya cahaya penerangan.
Berapa banyak cahaya yang diperlukan untuk pekerjaan kantor itu tergantung pada
jenis pekerjaannya. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No.1405 Tahun 2002,
pencahayaan minimal yang dibutuhkan berdasarkan jenis kegiatannya
Ciri-ciri Pencahayaan yang baik
pencahayaan yang baik untuk menunjang pekerjaan kantor: Intensitas yang tepat,
penyebaran yang tepat, tidak menyilaukan, arah yang benar, ekonomis, cahaya harus
menyejukan, aliran cahaya
Kombinasi warna
Penggunaan warna meningkatkan pencahayaan dan membantu kenyamanan
penglihatan. Menurut Bethel, cahaya dan warna cat merupakan kembar siam dalam
penerangan. Secara bersama-sama mereka adalah satu kesatuan yang dapat
menghalau kegelapan.
Manfaat Pencahayaan
Dibawah ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari tata pencahayaan
yang baik, yaitu:
1. Meningkatkan produktivitas
2. Meningkatkan kualitas kerja
3. Meningkatkan semangat kerja karyawan
4. Mengurangi kelelahan mata
5. Meningkatkan prestise perusahaan
2) Tata warna
Kuller e al. (2006) menyebutkan bahwa desain warna yang baik akan memberikan
kontribusi terhadap suasana hati yang positif dari karyawan.

Dibawah ini adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan warna
yang akan digunakan di lingkungan kantor:
a. Kombinasi warna
b. Efek cahaya pada warna
c. Pantulan warna
d. Pengaruh warna
3) Pengaturan udara/ventilasi
Istilah ventilasi bisa diartikan sebagai penggantian udara pengap dengan udara segar
di ruang kantor, atau juga bisa diartikan sebagai upaya untuk menciptakan lingkungan
yang terkendali meliputi 3 hal, yaitu kelembaban, suhu udara, dan sirkulasi udara.
ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sistem ventilasi yang baik,
yaitu:
a. Tingkat pasokan udara segar
b. Perubahan udara
c. Udara sejuk
d. Kemurnian udara
4) Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi
tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan
cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang
atau diatur.
5) Suara bising
Kebisingan didefinisikan sebagai suara yang tidak diinginkan, yang disebabkan oleh
gema, kenyaringan suara dan intermittent.

6) Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan
tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu
dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan
mengganggu konsentrasi kerja.

7) Keamanan
 Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu
diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu
betul-betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.

- Aktifitas Pembelajaran
1. Buatlah kelompok dengan membagi seluruh peserta didik menjadi 4 kelompok.
2. Masing-masing kelompok diberi nama sesuai dengan jenis tata ruang. Seperti
kelompok 1 (Tata ruang terbuka), kelompok 2 (tata ruang tertutup/berkamar), kelompok
3 (tata ruang bepanorama) dan kelompok 4 (tata ruang gabungan)
3. Buatlah maket rancangan tata ruang kantor sesuai dengan nama kelompok masing-
masing dengan memperhatikan prinsip/asas-asas penyusunan tata ruang kantor.
4. Persiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk membuat maket, seperti kertas
karton, kertas warna, lem, gunting, pisau cutter, dan lain-lain sesuai kebutuhan
5. Presentasikan hasil rancangan Anda di depan kelas untuk diberikan tanggapan dan
masukan dari peserta didik lain dan fasilitator.

- Latihan/Kasus/Tugas
Pilihan Ganda
Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepata, b, c, d, atau e.

1. Penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia., ini merupakan
pengertian kantor menurut…
a. G.R. Terry
b. Drs. Sondang P. Siagian
c. Quibble
d. Littlefield dan Peterson
e. Drs. The Liang Gie

2. Dibawah ini yang tidak termasuk tujuan dari penataan ruang kantor menurut Geoffrey
Mills dan Oliver Standingford adalah….
a. Setiap ruangan dipergunakan sehingga menghasilkan manfaat yang besar;
b. Penyediaan kondisi kerja yang baik bagi setiap pegawai;
c. Memudahkan pengawasan untuk melihat proses kerja yang dilakukan pegawai;
 d. Mencegah pemborosan tenaga dan waktu
e. Memperlancar komunikasi dan arus kerja

3. Suatu pekerjaan harus selalu bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai
selesainya, tanpa ada gerak mundur atau menyilang dan bentuknya bisa berupa garis
lurus siku-siku, lingkaran, huruf L, atau huruf U. Hal ini merupakan penataan ruang
kantor dengan memperhatikan asas…
a. Jarak terpendek
b. Rangkaian kerja
c. Penggunaan seluruh ruangan
d. Perubahan susunan tempat kerja
e. Integrasi kegiatan

4. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas merupakan
kelemahan dari tata ruang kantor jenis…

I.Y.1.1.1.1 Tertutup/berkamar

I.Y.1.1.1.2 Terbuka

I.Y.1.1.1.3 Berpanorama/berhias

I.Y.1.1.1.4 Gabungan

I.Y.1.1.1.5 Kontemporer
5. Cahaya yang diarahkan ke atas dan kemudian menyebar dan memantul ke area kerja,
sehingga sifat cahaya ini sudah lunak dan tidak menimbulkan bayangan-bayangan
yang tajam sehingga kelelahan pada mata dan kesilauan dapat diminimalisi
merupakan sifat dari cahaya jenis…
a. Cahaya langsung
b. Cahaya tidak langsung
c. Cahaya setengah tidak langsung
d. Cahaya setengah langsung
e. General diffuse

Uraian
 Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan pengertian tata ruang kantor menurut G.R. Terry!
2. Sebutkan manfaat tata ruang kantor menurut Drs. The Liang Gie!
3. Jelaskan perbedaan tata ruang kantor berkamar dengan tata ruang kantor terbuka!
4. Uraikan keuntungan dan kelemahan tata ruang kantor berpanorama/berhias!
5. Sebutkan ciri-ciri intensitas cahaya yang baik!

- Rangkuman
1. Tata ruang kantor merupakan penggunaan ruang kerja secara optimal dengan
mengatur tata letak setiap faktor-faktor fisik yang diperlukan demi menciptakan
kenyamanan kerja dan lalu lintas pekerjaan yang efisien.
2. Dalam penataan ruang kantor terdapat beberapa asas atau prinsip yang harus
diperhatikan, seperti (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas
penggunaan seluruh bagian ruangan, (4) asas perubahan susunan tempat kerja, (5)
asa integrasi kegiatan, dan (6) asas keamanan dan kepuasan pegawai.
3. Setiap organisasi bisa memilih jenis tata ruang yang sesuai dengan kebutuhan dan
tujuannya masing-masing, dengan memperhatikan kelebihan dan kelemahan dari
setiap jenis tata ruang kantor, mulai dari tata ruang kantor tertutup/berkamar, tata ruang
kantor terbuka, tata ruang kantor berpanorama, dan tata ruang kantor gabungan.
4. Selain tata ruang kantor, lingkungan dan kondisi fisik kantor juga merupakan komponen
yang harus mendapat perhatian karena memiliki dampak yang sangat signifikan
terhadap kinerja karyawan.
5. Lingkungan dan kondisi fisik kantor yang harus diperhatikan (1) Tata
cahaya/penerangan, (2) Tata warna, (3) Pengaturan udara/ventilasi, (4) Dekorasi, (5)
Suara bising, (6) Musik, dan (7) Keamanan

- Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Jika telah menjawab semua pertanyaan, periksalah semua jawaban Anda dengan kunci
jawaban yang telah disediakan atau Anda bisa menukarnya dengan teman sekelas untuk
dilakukan koreksi. Kemudian hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar
denganmenggunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan materi.
 Jumlah jawaban yang benar
Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah soal

Keterangan tingkat penguasaan yang Anda capai:

90% - 100% Baik Sekali

80% - 89% Baik
70% - 79% Cukup
0% - 69% Kurang

Jika penguasaan Anda telah mencapai 80% keatas, Anda bisa melanjutkan pada materi
berikutnya atau mengembangkan kompetensi Anda.
 KegiatanPembelajaran 10:

Melakukan Komunikasi Kantor dengan

Kompetensi Profesional Lisan

A. Tujuan
Setelah selesai melakukan kegiatan pembelajaran 2 peserta didik diharapkan dapat :
1. Memahami dasar komunikasi lisan yang efektif
2. Mengetahui teknik berbicara yang efektif
3. Memahami berkomunikasi melalui telepon dengan benar
4. Memiliki kemampuan medengarkan dan memahami informasi yang diterima melalui
telepon
5. Memahami langkah-langkah menerima telepon
6. Memahami etiket yang baik dalam bertelepon

B. IndikatorPencapaian Kompetensi
Indikator pencapaian kompetensi pada materi melakukan komunikasi kantor dengan lisan
adalah:
1. Memahami dasar komunikasi lisan yang efektif dengan benar
2. Mengetahui teknik berbicara yang efektif yang tepat
3. Memahami berkomunikasi melalui telepon dengan benar
4. Memiliki kemampuan medengarkan dan memahami informasi yang diterima melalui
telepon
5. Memahami langkah-langkah menerima telepon dengan benar
6. Memahami etiket yang baik dalam bertelepon

C. UraianMateri
1. Dasar Berkomunikasi Lisan yang Efektif
Dasar komunikasi lisan adalah berbicara dan mendengar sebagai komunikan atau
sebaliknya, pendengar bisa menjadi pembicara dan pembicara bisa menjadi pendengar.
Tujuan berbicara adalah agar pendengar mengerti dan yakin tentang apa yang diucapkan,
kemudian dapat memberi tanggapan sehingga pembicaraan dapat lebih hidup.

Gambar 2. 1. Ilustrasi Proses Komunikasi Efektif

2. Teknik Berbicara yang Efektif

Untuk dapat berbicara dengan efektif, ada beberapa teknik berbicara yang harus
diperhatikan dan diterapkan dalam berkomunikasi, yaitu:

a. Teknik Pembukaan Pembicaraan

1) Teknik menggunakan data
Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit
(nyata) atau jelas sumber datanya.
2) Teknik anekdot
Teknikini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan kata-kata yang
lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk mendengarkannya.
3) Teknik mengajukan pertanyaan
Memulai suatu pembicaraan dapat juga dilakukan dengan teknik mengajukan
pertanyaan agar dapat membangkitkan minat pendengar.
4) Teknik mengemukakan kejadian yang aneh
Teknik ini hampir sama dengan teknik anekdot
5) Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan
suatu kejadian
b. Teknik Pola Penyaji
 1) Pola waktu (time order), maksudnya suatu pembicaraan menggunakan urutan
waktu.
2) Pola Tempat, maksudnya adalah suatu penyajian yang urutannya menggunakan
aturan tempat
3) Pola topik (topik order), maksudnya dalam penyajian suatu topik, kemukakan
dahulu pendahuluannya, selanjutnya baru mengemukakan bagian-bagian isinya
c. Gaya Berbicara
Gaya berbicara adalah cara penampilan diri dalam berbicara. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam gaya berbicara di depan publik meliputi:
1) Pakaian,
2) Sikap badan dan cara berdiri,
3) Pandangan mata pembicara,
4) Sikap jiwa pemberani,
5) Air muka dan tangan,
6) Suara,
7) Tulisan

3. Berkomunikasi Melalui Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang

mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak
jauh. Melalui pesawat telepon di samping
mendengar, tentu orang juga berbicara.

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah

jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga):
a. Hubungan antar bagian (intern),
b. Hubungan lokal (setempat),
Gambar 2. 2. Ilustrasi
c. Hubungan interlokal, Bertelepon
d. Hubungan internasional (overseas call)

4. Keterampilan mendengarkan dan memahami informasi yang diterima

Berikut ini adalah teknik keterampilan mendengarkan dan memahami informasi yang diterima
melalui telepon:
a. Teknik mengangkat Telepon
 b. Menyiapkan buku catatan
c. Memberi salam kepada si penelpon
d. Membuka Pembicaraan
e. Hubungkan segera penelepon dengan yang dicari
f. Menciptakan kesan yang baik

5. Langkah-langkah dalam menerima telepon adalah :

a. Langkah-langkah menerima telepon dalam Bahasa Indonesia:
1) Telepon harus segera dijawab dan jangan dibiarkan berdering lebih dari 3 kali.
2) Angkat telepon dengan tangan yang bukan digunakan untuk menulis.
3) Tangan lainnya mengambil alat tulis dan block note.
4) Hindari mengawali jawaban dengan menggunakan kata ”Hallo”
5) Memberi salam dan menyebutkan nama/identitas perusahaan,
6) Dengarkan pembicaraan dari penelpon, bila penelpon minta bicara dengan
atasan, maka akan ada beberapa kasus:

Atasan Anda tidak bersedia menerima panggilan telepon karena ada tamu penting.
 Mintalah identitas kepada si penelepon (nama dan perusahaan). Mintalah waktu
kepada si penelepon bahwa anda akan menguhubungi atasan.
 Apabila atasan tidak bersedia menerima maka katakan secara diplomatis pada
si penelepon, bahwa atasan anda sedang keluar atau lainnya, seperti contoh “
Maaf Bapak/Ibu….sedang keluar ruangan atau sedang on line atau sedang
menerima tamu penting

Bila atasan Anda tidak ada ditempat

 Maka katakan bahwa atasan tidak ada ditempat, contoh ”Maaf, Bapak/Ibu........sedang
mengadakan perjalanan dinas ke Bandung selama 3 hari dan baru kembali lusa.
Apakah ada pesan yang ingin ditinggalkan?”
b. Langkah-langkah menerima telepon dalam Bahasa Inggris:
Pada dasarnya langkah-langkah menerima telepon dalam Bahasa Inggris sama
dengan Bahasa Indonesia, yakni penerimaan telepon dilakukan secara ramah dan
jelas. Perbedaannya hanya terletak pada mengucapan kata-kata dalam Bahasa
Inggris saja. Permasalahan yang sering dihadapi dalam menangani telepon
biasanya Pimpinan sedang tidak ditempat. pimpinan sedang sibuk, atau pimpinan
tidak berkenan menerima telepon dengan alasan tertentu.
Berikut ini contoh dialog dalam Bahasa Inggris ketika menangani telepon jika
pimpinan sedang rapat :

Receptionist : “ Digital Electronics. Good afternoon.”

Caller : “ Can I speak to Mr. Burton, please?”
Receptionist : “ I’m sorry, Mr. Button is in a meeting now. Can I take a
message?”
Caller : “ No, it’s all right. What time will he be free?”
Receptionist : “ At 3 o’clock.”
Caller : “Could You tell him I called – it’s Mr. Ress from
Electronic City Company.
Receptionist : “Certainly”.
Caller : “Thank You very much. Goodbye.
”Receptionist : “Goodbye”.

Berikut contoh dialog dalam Bahasa Inggris ketika menangani telepon jika pimpinan
tidak ada di tempat:

Secretary : “ The Bank of Scotland. Good morning.”

Caller : “May I speak to Mr.Hansen, please?”
Secretary : “ I’m sorry Mr. Hansen is attending the ceminar in
London now. Can I take a message?”
Caller : “Okay please tell him that Mr. Jack From Bank of
Spain want to invite him for business meeting next week.”
Secretary : “ All right, I will tell your mesaage to Mr. Hansen. Any
other message?”
Caller : “ No, Thanks.”
Secretary : “ Okay , thank you for calling Us. Good morning.”
Caller : “Good moning”.

Contoh Pengisian Lembar Pesan Telepon (LPT) dalam Bahasa Inggris:

Day : Friday Date: 2nd October 2015

While You Were Out c. M

e
Name : Mr. Jack Message (9)
n
Company : Bank of Spain Mr. Jack want to invite
ut
Time : 09.15 a.m. Mr. Hansen to the business u
Phone : 082191321893 meeting next week p
Fax : 5678123

E-mail : jack_spain@gmail.com

Received by : Secretary
 pembicaraan
Bila pembicaraan telah selesai, maka tanyakan pada sipenelepon “Apakah masih
ada yang perlu disampaikan lagi?”, bila ada maka pembicaraan penerimaan pesan
masih dilanjutkan, tetapi bila tidak ada lagi maka ucapkan terima kasih dan salam
setelah penelpon menutup pembicaraan.

6. Etiket Bertelepon
Hal terpenting dalam etiket bertelepon adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan
ramah, hangat dan bersahabat. Dengan suara yang merdu di dengar, tidak jarang
orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita. Tidak salah jika
kesan pertama dapat timbul dari cara pembicaraan di telepon. Dengan hanya
mendengar orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon. Penampilan
yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon. Akan tetapi, kepribadian
seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang
harus dikatakan.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon adalah
sebagai berikut:
a. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum
tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
b. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
c. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
d. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
f. Berbicara dengan dana memerintah.
g. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik
yang diperdengarkan.
h. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
i. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

D. AktivitasPembelajaran

1 Aktivitas Belajar
Praktik Menangani Telepon dalam Bahasa Indonesia

Anda adalah sekretaris dari PT. CEMARA HIJAU. Disaat Anda sedang mengetik laporan tiba-
tiba telepon berdering. Telepon tersebut dari Ibu Aretha manajer pemasaran PT. PADI
MENGUNING. Ibu Aretha ingin berbicara dengan pimpinan Anda Ibu Fakhira. Namun pimpinan
Anda sedang ada rapat penting. Kemudian Ibu Aretha meninggalkan pesan agar Ibu Fakhira
menelepon beliau kembali di nomor telepon 5642291 nanti siang jam 13.00 WIB. Buatlah
percakapannya dan buatkan pula Lembar Pesan Telepon (LPT) yang berisi pesan dari
penelepon.

LEMBAR PESAN TELEPON

............................................
LEMBAR PESAN TELEPON

Tanggal : ........................... Jam : ...........................

Kepada : ............................Dari : ...........................
Bagian : ............................ Perusahaan : ...........................
No. Telp : ............................
Pesan
..............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

Diterima Oleh :

..............

BLOCKNOTE
 Dari : ...............................................................................................
Isi Pesan :
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................

2 Aktivitas Belajar

Praktik Menangani Telepon dalam Bahasa Inggris

You’re Secretary from LNG Japan Ltd. You receive a phone call from Mr. Hendry Kurniawan
from Perusahaan Gas Negara (PGN). He want’s to invite your boss for business meeting in
Jakarta next week, but your boss is in Japan now. Please take a message from Mr. Hendry
and write down on message form.
CONVERSATION FORM

_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_______________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_______________
 PHONE MESSAGE FORM

Day : ...........................................(1) Date: .........................................(2)

While You Were Out

Name :___________________(3) Message (9)

Company :___________________(4) _______________________
Time :___________________(5) _______________________
Phone :___________________(6) _______________________
Fax :___________________(7) _______________________
E-mail :___________________(8) _______________________
Received by : ____________________ (10)
 3 Aktivitas Belajar

Pengamatan

Peserta didik diminta untuk melakukan pengamatan terhadap cara seorang sekretaris atau
resepsionis merespon telepon yang masuk. Pengamatan dapat dilakukan terhadap cerita
sinetron di televisi atau kantor-kantor terdekat disekitar sekolah Anda. Catatlah tentang hal-
hal yang Anda amatitersebut, buatlah laporannya, dan diskusikan hasil pengamatan itu
dikelas!

4 Aktivitas Belajar

Studi Kasus

1. Putri adalah seorang sekretaris di sebuah perusahaan. Ia seorang sekretaris yang baik,
tetapi tidak seperti biasanya, ketika menerima telepon dari Pak Andi, direktur sebuah
perusahaan rekanan, dia mencatat pesan yang kurang lengkap sehingga pesan yang
diterima oleh direkturnya pun menjadi salah. Hal ini berdampak pada kemungkinan relasi
kerja antara kedua perusahaan itu di masa yang akan datang. Apakah yang harus dilakukan
oleh Putri agar keadaan tersebut tidak terlanjur terjadi?
2. Bagaimanakah cara menyampaikan pesan kepada pimpinan Anda atau penerima pesan
yang lain?

E. Latihan/Kasus/Tugas
Jawablah soal dibawah ini dengan tepat!

1. Sebutkan macam-macam hubungan telepon dan jelaskan!

2. Sebutkan macam-macam pesawat telepon !
3. Sebutkan hal-hal apa yang perlu diperhatikan dalam etiket bertelepon !
4. Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam menerima telepon!
5. Sebutkan hal-hal yang termasuk dalam teknik pembukaan pembicaran!

F. Rangkuman
1. Dasar komunikasi lisan adalah berbicara dan mendengar sebagai komunikan atau
 sebaliknya, pendengar bisa menjadi pembicara dan pembicara bisa menjadi
pendengar. Tujuan berbicara adalah agar pendengar mengerti dan yakin tentang apa
yang diucapkan, kemudian dapat memberi tanggapan sehingga pembicaraan dapat
lebih hidup.
2. Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang
juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban
manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk
berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh.
3. Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi
3 (tiga):
a) Hubungan antar bagian (intern)
b) Hubungan lokal (setempat),
c) Hubungan interlokal
d) Hubungan internasional (overseas call)
4. Teknik keterampilan mendengarkan dan memahami informasi yang diterima melalui
telepon:
a) Tehnik mengangkat Telepon
b) Menyiapkan buku catatan
c) Memberi salam kepada si penelpon
d) Membuka Pembicaraan
e) Hubungkan segera penelepon dengan yang dicari
f) Menciptakan kesan yang baik
5. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon adalah
sebagai berikut:
a. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum
tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
b. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
c. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
d. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
f. Berbicara dengan dana memerintah.
g. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik
yang diperdengarkan.
 h. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
i. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
6.Hal terpenting dalam etiket bertelepon adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan
ramah, hangat dan bersahabat. Dengan suara yang merdu di dengar, tidak jarang
orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita. Tidak salah jika
kesan pertama dapat timbul dari cara pembicaraan di telepon. Dengan hanya
mendengar orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon.

7. Bila pembicaraan telah selesai, maka tanyakan pada penelepon “Apakah masih ada
yang perlu disampaikan lagi?”, bila ada maka pembicaraan penerimaan pesan masih
dilanjutkan, tetapi bila tidak ada lagi maka ucapkan terima kasih dan salam setelah
penelpon menutup pembicaraan.

G. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkan jawaban diatas dengan kunci jawaban tes formatif yang ada di bagian akhir
modul ini. Ukurlah tingkat penguasaan materi kegiatan pembelajaran 2 dengan rumus
sebagai berikut:

Tingkat Penguasaan
= (Jumlah jawaban

Arti tingkat
penguasaan yang
diperoleh adalah :
Baik sekali : 90
– 100%
Baik : 80
– 89%
Cukup : 70
– 79%
Kurang : 0
– 69%

Bila tingkat penguasaan mencapai 80% keatas, silakan melanjutkan ke Kegiatan

Pembelajaran 3. Namun bila tingat penguasaan dibawah 80% harus mengulangi Kegiatan
Belajar 2 terutama pada bagian yang belum dikuasai.
 Kegiatan Pembelajaran 11:
Menggunakan Anggaran
Kompetensi Profesional

Z. Tujuan
Setelah mengikuti pembelajaran GP mampu menyusun Anggaran Kas Masuk dan Kas
Keluar dari Transaksi Operasional, Transaksi Finansial, Anggaran Kas Final dan
Menghitung persamaan dasar administrasi keuangan dalam menentukan besarnya
pinjaman dana bank untuk menutup defisit.

AA. Indikator Pencapaian Kompetensi

a. Memahami prosedur pencatatan transaksi
b. Menyusun anggaran kas transaksi Operasional
c. Menyusun anggaran kas final gabungan transaksi operasional dan finansial

BB.Uraian Materi
1. Prosedur Pencatatan Transaksi
Penggunaan dana sepenuhnya tanggungjawab lembaga yang kegiatannya mencakup
pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang serta pelaporan keuangan, sehingga
memudahkan proses pengawasan atas penggunaan dana, agar dapat melakukan
pencatatan transaksi hal yang perlu di pahami adalah :
a. Pembukuan
Petunjuk Teknis Pelaksanaan Anggaran menjelaskan bahwa Pembukuan Bendahara
adalah segala kegiatan pencatatan semua penerimaan dan pengeluaran berupa uang
atau barang milik negara yang dilakukan oleh orang/badan yang ditunjuk untuk
mengelola anggaran Departemen, dalam suatu pembukuan yang terdiri atas: Buku Kas
Umum (BKU), Buku Bank, Buku Kas Harian, Buku Uang Muka Kerja, Buku Pajak,
Buku Inventaris Barang dan Buku Pembantu lainnya.
Dalam Konsep akuntansi, pembukuan diartikan semua kegiatan pencatatan yang
diarahkan pada hasil akhir yaitu pembuatan laporan keuangan (atau disebut dengan
 siklus akuntansi), yang dimulai dari penyiapan bukti-bukti transaksi, pencatatan ke
dalam jurnal, posting ke dalam buku besar/buku besar pembantu dan pembuatan
laporan keuangan.
Dalam Buku Standar Akuntansi Pemerintahan yang berlaku di Indonesia dinyatakan
bahwa Basis Akuntansi yang digunakan dalam laporan keuangan pemerintah adalah
Basis Kas untuk pengakuan pendapatan, belanja, transfer, dan pembiayaan; dan Basis
Akrual untuk Aset, Kewajiban dan ekuitas dana.

b. Prosedur Pembukuan
Didasarkan pada pengertian pembukuan di atas maka Prosedur pembukuan
bendahara meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pembuatan dokumen atau bukti-bukti transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas.
2. Pencatatan ke dalam jurnal (dalam hal ini ke dalam Buku Kas Umum dan
Buku Pembantu) atas dasar bukti transaksi/dokumen.
3. Pencatatan (posting) ke dalam Buku Besar Umum.
4. Penyiapan Laporan Keuangan, dalam hal ini termasuk penyiapan Neraca,
Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana (Arus Kas) serta catatan-catatan
pendukung laporan keuangan seperti Register Penutupan Kas, Berita acara
Pemeriksaan Kas dan lain-lain.
 Secara garis besar prosedur pembukuan bendahara digambarkan melalui sebuah
bagan sebagai berikut :

BUKTI TRANSAKSI PENCATATAN POSTING KE LAPORAN

JURNAL BUKU BESAR KEUANGAN

Buku Kas Umum & Kas

Dokumen / Buku Pembantu Belanja Barang Neraca
Bukti Trans Belanja Pegwai Arus Kas
Belanja Lain Lap Defisit & Surplus

Contoh Pencatatan ke dalam jurnal umum dengan bukti transaksi :

1. Faktur, Yaitu bukti transaksi jual beli produk dilakukan secara kredit. Bukti tersebut
terdiri dari 2 macam yaitu Faktur Penjualan (Asli) dan Faktur Pembelian (Copy).
UD. DENY JAKARTA Jakarta, 20 Okt.2015 JURNAL : Pembeli
BUKTI KAS MASUK (BKM) D K
Kepada Yth. Bpk. Agus Peralatan 275.000 ---
Di Pamulang
Utang dagang --- 275.000
FAKTUR
PPN 10% Rp. 25.000
Jumlah Rp. 275.000
UD. DENY A. PAMULANG
BUKTI KAS MASUK (BKM)
Syarat pembayaran : 2/10, n/30 Aris Nugraha

JURNAL : . Penjual
D K
FAKTUR ASLI
Piutang Dagang 275.000 ---
Penjualan --- 275.000

FAKTUR COPY

Gambar 18 Contoh Pencatatan Bukti Transaksi Ke Jurnal Umum (Faktur)

2. Nota Kontan, yaitu bukti transaksi jual beli produk dilakukan secara tunai (kontan).
Bukti tersebut terdiri dari 2 macam yaitu Nota Penjualan (Asli) dan Nota Pembelian
(Copy), Contoh Pencatatan Ke Jurnal.
 UD. FITROH. PAMULANG Pamulang, 28 Okt.2015 JURNAL : . Pembeli
BUKTI KAS MASUK (BKM) D K
Kepada Yth. Bpk. Agus Peralatan 275.000 ---
Di Pamulang Kas --- 275.000
NOTA KONTAN
PPN 10% Rp. 25.000
Jumlah Rp. 275.000

JURNAL : Penjual
D K
Piutang 275.000 ---
Penjualan --- 275.000
NOTA ASLI

Keterangan: Deny Ariyono

Barang yang dbeli tidak bias di kembalikan

NOTA COPY

Gambar 19 Contoh Pencatatan Bukti Transaksi Ke Jurnal Umum (Nota Kontan)

3. Bukti Kas Masuk (BKM), Yaitu bukti transaksi pelunasan Piutang Dagang dilakukan
secara tunai berarti jumlah Piutang Dagangnya sudah dilunasi. Contoh pencatatan ke
dalam jurnal.
PT. NUGRAHA Benda Baru, 2 Nopember 2015 JURNAL : Penjual
TANGERANG N0. BKM 429 D K
Kas 450.000 ---
Piutang Dagang --- 450.00

Kepada Yth.
Bp. Budiyanto
Depok BUKTI KAS MASUK (BKM)

Sudah terima banyaknya uang Rp. 450.000,00 Untuk pembayaran Mesin Pompa Air merk Sanyo tertanggal 25 Oktober 2015 atas Faktur No. 47/X/

Kasir

PUSPITA

Gambar 20 Contoh Pencatatan Bukti Transaksi Ke Jurnal Umum (Bukti Kas Masuk)
 4. Bukti Kas Keluar (BKK), Yaitu bukti transaksi pelunasan Utang Dagang dilakukan
secara tunai berarti jumlah Utang Dagangnya sudah dilunasi.
PT.MULIA Benda Baru, 15 Nopember 2015 JURNAL : Pembeli
TANGERANG N0. BKK 124 D K
Utang Dagang 3.850.000 ---
Kas --- 3.850.00

Kepada Yth.
Bp. Surono
Bogor BUKTI KAS KELUAR (BKK)

Sudah dibayar banyaknya uang Rp.3. 850.000,00 Untuk pembayaran Laptop merk ACER tertanggal 8 Nopember 2015 atas faktur No. 42/XI/2

Kasir

Rustansi

Gambar 21 Contoh Pencatatan Bukti Transaksi Ke Jurnal Umum (Bukti Kas Keluar)

5. Bukti Memorial (BM), Yaitu bukti transaksi yang tidak berhubungan dengan bukti dari
nomor 1, 2, 3, 4, dan bukti tersebut kejadiannya pada waktu akhir periode akuntansi.

Gambar 22 Contoh Pencatatan Bukti Transaksi Ke Jurnal Umum (Bukti Memorial)

 Kejadian itu dicatatnya pada Jurnal Penyesuaian, dan bentuk transaksinya dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. Kesalahan pencatatan (Error) data keuangan yaitu bisa dicatat terlalu kecil dan
bisa juga dicatat terlalu besar
b. Pencatatan terhadap Retur Pembelian artinya barang dagangan yang telah dibeli
secara kredit karena tidak sesuai dengan pesanan maka barang tersebut
dikembalikan (batal dibeli) kepada penjual. Hal ini akan mengakibatkan
berkurangnya Utang Dagang bagi si Pembeli.
c. Pencatatan terhadap Retur Penjualan artinya barang dagangan yang telah dijual
secara kredit karena tidak sesuai dengan pesanan maka barang tersebut diterima
kembali (batal dijual) kepada pembeli. Hal ini akan mengakibatkan berkurangnya
Piutang Dagang bagi si Penjual.
d. Pencatatan Beban Penyusutan atas aktiva tetap dan tidak termasuk pada akun
Tanah.
e. Pencatatan transaksi Penghapusan Piutang terhadap pelanggan yang sulit
ditagih.
f. Pencatatan PPN sebesar 10% dari harga pokok

2. Menyusun Anggaran Kas Transaksi Operasional

Anggaran Kas Masuk dan Kas Keluar dari Transaksi Operasional, Transaksi Finansial,
Anggaran Kas Final dari contoh PT. FITROH Pamulang periode semester 2 tahun
2014 dapat digambarkan sebagai berikut :
PT. FITROH, PAMULANG
Anggaran Kas Masuk dan Kas Keluar Dari Transaksi Operasional
Semester 2 Tahun 2014 (dalam ribuan Rp.)

Agus Septem Okto Novem Desem

No. Keterangan Juli
tus ber ber ber ber
Estimasi Penerimaan
1 Penjualan Tunai 200 250 365 480 400 450
2 Penagihan Piutang 200 250 325 380 330 335
3 Peneriaman lain-lain 100 100 110 90 70 62
Jumlah Penerimaan 500 600 800 950 800 847
Estimasi Pengeluaran
1 Pembelian Bahan Baku 300 300 250 275 300 300
2 Pembayaran Upah 125 125 100 125 125 150
3 Biaya Penjualan 100 150 100 100 125 115
4 Biaya Adm & Umum 175 175 200 300 200 210
5 Pembayaran Pajak  -  - 50  -  -  -
Jumlah Pengeluaran 700 750 700 800 750 775
Surplus (Defisit) -200 -150 100 150 50 72
 PT. FITROH, Pamulang
Anggaran Kas Masuk dan Kas Keluar Dari transaksi Finansial
Semester 2 Tahun 2014 (dalam ribuan Rp)

No. Keterangan Juli Agustus September Oktober Nopember Desember

Saldo kas awal  50  26.4 34.5  127.6   272.7 77.7 
Penerimaan Kas
1 Mendapat kredit awal 180 165 - - - 450
2 Bayar angsuran kredit aw - - - -100 -245 -
Jumlah Penerimaan 230 191.4 34.5 27.6 27.7 77.7
Pengeluaran Kas
 1 Surplus (devisit) -200 -150 100 250 50 72
 2 Bayar bunga akhir bulan (3.6)  (6.9) (6.9)   (4.9)   - - 
Jumlah Pengeluaran (203.6) -156,9 93,1 245,1 50 72
Saldo kas akhir 26.4 34.5 127.6 272.7 77.7 149.7
1 Pinjaman kumulatif awal 125 125 100 125 125 150

Susunan: Anggaran Kas Final sebagai berikut:

PT. FITROH, PAMULANG

ANGGARAN KAS FINAL
(Gabungan dari transaksi operasional dan transaksi Finansial)
Semester 2 tahun 2014 (dalam ribuan)

Transaksi finansial untuk menyusun anggaran kas final sebagai berikut:

a. Estimasi saldo akhir juni 2014 adalah Rp. 50.000 (akhir bulan Juni menjadi awal bulan
Juli).
b. Persediaan minimal kas ditetapkan Rp.25.000.
c. Untuk menutup defisit bulan juli dan agustus (lihat table budget penerimaan dan
pengeluaran kas dari transaksi operasional di atas), diperlukan pinjaman uang dari
bank.
d. Pinjaman tersebut diterima pada awal bulan dan pembayaran bunga dilakukan pada
akhirbulan. Besarnya bunga adalah 24% per tahun.

Cara menghitung jumlah pinjaman yaitu sebagai berikut :

1. Saldo kas bulan juli Rp.50.000

2. Defisit bulan juli Rp.200.000
3. Persediaan minimal kas Rp.25.000
4. Suku bunga kredit 24% per tahun berarti 2% per bulan.
5. Berdasarkan data tersebut maka dapat dibuat persamaan dasar yaitu:

200.000+ 25.000-50.000+ 0,02X = X

175.000 + 0,02X = X
175,000 = X – 0,02X
175,000 = 0,98 X
175,000 = X
0,98
X = 175,000
0,98
X = 178.571,4286
X = 178.571

Perolehan persamaan kuadrat hasilnya sebesar 178.571 nilai tersebut dijadikan suatu
acuan untuk mengambil kredit di bank jika dibulatkan ke atas menjadi Rp.180.000.
Dalam contoh ini maka jumlah pinjaman efektifnya tidak boleh melebihi dari dari Rp.
180.000 .Sehingga diputuskan besarnya jumlah pinjaman bulan juli Rp.180.000 dan bulan
agustus Rp.165.000. Sedangkan pembayaran kembali pinjaman tersebut dilakukan pada
awal bulan oktober dan November masing-masing sebesar Rp 100.000 dan Rp. 245.000.
Anggaran Kas Final dari Gabungan transaksi operasional dan transaksi finansial sebagai
berikut.
PT. FITROH, PAMULANG
ANGGARAN KAS FINAL
(Gabungan dari transaksi operasional dan transaksi Finansial)
Semester 2 tahun 2014 (dalam ribuan)
No. Keterangan Juli Agustus September Oktober Nopember Desember
SALDO KAS AWAL  50 26.4  34.5  127.6 272.9    77.7
Penerimaan Kas
1 Penjualan Tunai 200 250 365 480 400 450
2 Penagihan Piutang 200 250 325 380 330 335
3 Peneriaman kredit bank 180 165 - - - -
4  Penerimaan lain 100 100 110 90 70 62
Jumlah Penerimaan 680  765  800  950  800  847 
Jumlah Total Kas 730 791.4 834.5 1077.6 1072.7 924.7
Pengeluaran Kas
1 Pembelian Bahan Mentah 300 300 250 275 300 300
2 Pembayaran Upah 125 125 100 125 125 150
3 Biaya Penjualan 100 150 100 100 125 125
4 Baya Adm & Umum 175 175 200 200 200 210
 5 Bayar Bunga 3.6 6,9 6.9 4.9 - -
6 Bayar Pajak - - 50 - - -
7 Bayar utang Bank - - - 100 245 -
Jumlah pengeluaran 703.6 34.5 706.9 804.9 995 775
SALDO KAS AKHIR 26.4 34.5 127.6 272.7 77.7 149.7
Menganalisis Administrasi Dana Kas Kecil

a. Hakekat Kas Kecil

Penerimaan maupun pengeluaran uang dapat dilakukan melalui bank /giro pos dan melalui
kas (tunai). Transaksi yang jumlahya besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank.
Namun untuk pengeluran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila
dilakukan melalui bank akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu
dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana itu disediakan oleh
perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relaif kecil disebut Kas Kecil
atau (petty Cash). Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil yang akan
bertanggung jawab penuh atas pengeluaran yang dilakukan untuk menjaga kelancaran dan
menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan
berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil menipis atau dilakukan
secara periodik.

b. Menghitung Mutasi Dana Kas Kecil

Pengertian mutasi dana kas kecil, merupakan perubahan kas yang diakibatkan oleh
adanya transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil. Saldo awal
dana kas kecil yaitu jumlah dana kas kecil sebelum perubahan kas yang diakibatkan oleh
adanya transaksi yang meliputi penerimaan/pengeluaran dana kas kecil atau jumlah saldo
kas kecil setelah diisi kembali. Apabila perusahaan mengelola kas kecil dengan
mengunakan system dana tetap, maka jumlah saldo kas kecil akan selalu sama setiap
periodenya. Namun apabila perusahaan mengelola kas kecil menggunakan sistem dana
berfluktuasi (berubah). Maka saldo awal pembentukan kas kecil setiap periodenya tidak
akan sama. Bukti transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil berasal
dari :
a. Buku jurnal kas kecil
b. Buku jurnal pengeluaran kas
c. Formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil
d. Formulir permintaan dan pengeluaran dana kas kecil
e. Formulir bukti pengeluaran kas kecil
f. Formulir laporan penggunaan dana kas kecil.

Setiap penggunaan dana kas kecil oleh pemakai kas kecil harus dapat
dipertanggungjawabkan. Bukti yang digunakan oleh pemakai kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pengguna kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas
kecil, Bukti pengeluaran kas kecil inilah yang nantinya akan digunakan sebagai dasar
pengisian kembali dana kas kecil.

Perhitungan jumlah pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil disesuaikan dengan
pengeluaran transaksi dana kas kecil dengan menjumlahkan seluruh pengeluaran
kemudian mengurangkannya pada saldo dana kas kecil, sehingga akhirnya didapat sisa
dana Kas kecil. Apabila volume pekerjaan bertambah besar sehingga sulit untuk
diselesaikan oleh satu orang maka perusahaan dapat mengambil tindakan sebagai berikut :

Khusus untuk pengeluaran dalam jumlah kecil diurus oleh seorang Kasir tersendiri yang
disebut Kas Kecil (Petty Cash).

Terdapat dua metode dalam pembukuan Kas Kecil, yaitu :

1. Sistem Dana Tetap (Imperest fund system)

Dalam metode ini Kas Kecil tidak mencatat pengeluaran, Saldo Kas Kecil berubah
hanya apabila ada penambahan maupun pengurangan besarnya dana Kas Kecil.

2. Sistem Dana Berubah (Fluctuation fund system)

Dalam metode ini setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam Kas Kecil selalu disertai
dengan pencatatan.

Contoh:

Toko “ESTHER” melakukan transaksi sebagai berikut selama bulan Mei 1980.
 Diserahkan kepada
pemegang Kas Kecil uang
Mei 1. Rp 75.000
tunai sebagai pembentukan
dana Kas Kecil
Kas Kecil membayar :
Biaya iklan Rp 15.000
5.
Biaya telegram Rp 5.000
Ongkos angkut pembelian Rp 10.000
Dana Kas Kecil dianggap
18. terlalu besar maka dana Rp 25.000
disetorkan kembali
Kas Kecil membayar :
20. Biaya suplai toko Rp 10.000
Biaya iklan Rp 5.000
23. Dana Kas Kecil diisi kembali
Dana Kas Kecil dianggap
25. Rp 10.000
terlalu kecil dan ditambah

Diminta:
Jurnalkan transaksi tersebut apabila Kas Kecil memakai :
1. Sistem Dana Tetap

2. Sistem Dana Berubah

Jawab:
Tanggal Sistem Dana Tetap Sistem Dana Berubah
Mei 1. Kas Kecil 75.000 - - Kas Kecil 75.000 - -
Kas 75.000 - Kas - 75.000
5. - - - Biaya iklan 15.000 - -
Biaya telegram 5.000 - -
Ongkos angkut 10.000 - -
Kas Kecil - 30.000

-
18. Kas 25.000 - Kas 25.000 - -
Kas Kecil - 25.000 - Kas Kecil - 25.000
20. Biaya suplai toko 10.000
Biaya iklan 5.000 - -
Kas Kecil - - 15.000
23. Biaya iklan 20.000 Kas Kecil 45.000
Biaya telegram 5.000 - - Kas - 45.000
Ongkos biaya 10.000 - -
Biaya suplai 10.000 - -
Kas 45.000
25. Kas Kecil 10.000 - - Kas Kecil 10.000 - -
Kas - 10.000 Kas - 10.000

Keterangan:
Pembukuan tanggal 23 Mei adalah mengganti pengeluaran yang telah dibayar oleh
Kas Kecil. Agar perincian jelas mengenai Kas Kecil, berikut perinciannya:

Buku Kas Kecil

Perkiraan yang akan didebet

Tanggal No. Surat Bukti Keterangan Penerimaan Pengeluaran Seba-serbi
Biaya Biaya Biaya
Perkiraan Jumlah

Contoh :

PT. Fajar Ekawati menyelenggarakan Kas Kecil untuk membayar pengeluaran dalam
jumlah kecil. Pemegang Kas Kecil diwajibkan untuk melaporkan pengeluarannya setiap
senin dengan menyerahkan bukti pengeluaran serta menerima uang pengganti
pengeluaran terebut.

Kas Kecil tersebut mulai dibuka senin 5 Januari, dengan menerima uang sebanyak Rp
100.000 dari Kas sebagai pembentukan dana pertama Kas Kecil. Kemudian s.d sabtu
10 Januari terjadi transaksi berikut yang berhubungan dengan Kas Kecil : (nomor bukti
ditentukan sendiri)

Januari 6. Dibeli materai sebesar Rp 5.000

6. Dibayar ongkos angkut barang sebesar Rp 10.000
7. Dibayar biaya telegram sebesar Rp 3.000
7. Dibayar iklan ke harian KOMPAS Rp 15.000
8. Dibeli prangko sebesar Rp 10.000
9. Dibeli keperluan toko sebesar Rp 3.000
9. Dibayar reparasi mesin sebesar Rp 5.000
9. Dibayar ongkos angkut barang sebesar Rp 7.500
10. Dibayar ongkos angkut penjualan Rp 9.500
Dibayar ongkos biaya iklan di harian Sinar
10. Rp 10.000
Harapan
10. Dibayar biaya telegram sebesar Rp 3.000
 Diminta:

Bukukanlah transaksi tersebut ke dalam buku Kas Kecil dengan liniatur sebagai berikut
:

Perkiraan yang akan didebet

Tgl No. Bukti Keterangan Penerimaan Pembayaran Biaya materai Biaya Biaya Seba-
dan perangko telepon iklan serbi

Pada tanggal 12 Januari 1981, pemegang Kas Kecil menyerahkan kepada Kas Umum,
bukti pengeluarannya serta menerima pengganti pengeluaran tersebut :
Buatlah ayat jurnal transaksi Kas Kecil apabila Kas Kecil diselenggarakan dengan
sistem :
1. Dana Tetap (Imperest fund sistem)
2. Dana Tidak Tetap (Fluctuation fund sistem)
BUKU KAS KECIL
(Sistem Dana Tetap)

Perkiraan yang akan didebet

No. Pene Penge
Tgl Keterangan Biaya
Bukti rimaan luaran Biaya Biaya Serba-
perangko
telepon Iklan serbi
materai
Jan. 5 Pembentukan dana 1 100 - - - - -
6 Materai 2 - 5 5 - - -
6 Ongkos pembelian 3 - 10 - - - 10
7 Telepon 4 - 3 - 3 - -
7 Iklan KOMPAS 5 - 15 - - 15 -
8 Perangko 6 - 10 10 - - -
9 Keperluan toko 7 - 3 - - - 3
9 Biaya reparasi mesin 8 - 5 - - - 5
9 Ongkos pembelian 9 - 7.5 - - - 7.5
10 Ongkos penjualan 10 - 9.5 - - - 9.5
10 Iklan Sinar Harapan 11 - 10 - - 10 -
10 Telepon 12 - 3 - 3 - -
Saldo V - 19 - - - -
100 100 15 6 25 35
12 Saldo 19 - - - - -
12 Pengisian kembali/penggantian 81

Catatan:

Bentuk di atas merupakan contoh, tentu saja dapat dalam bentuk lain untuk keperluan
perincian pengeluaran dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Dapat juga dibuat kolom
serba-serbi dibagi atas Nama perkiraan dan Jumlah. Dalam contoh di atas nama
perkiraan yang dicantum dicatat dalam kolom keterangan.
Jurnal Menurut Sistem Dana Tetap
Tanggal Perkiraan dan Keterangan Ref Debet Rp. Kredit Rp.
Januari 5. Kas Kecil 100.000 - -
Kas - 100.000 -
Mencatat pembentukan dana Kas
Kecil
12. Biaya Perangko dan materai 15.000 - -
Biaya tekegram 6.000 - -
Biaya iklan 25.000 - -
Ongks angkut pembelian 17.500 - -
Keperluan took 3.000 - -
Biaya reparasi mesin 5.000 - -
Ongkos angkut penjualan 9.500 - -
Kas - 81.000 -
Pengisian kembali dana Kas Kecil

Jurnal Menurut Sistem Dana Tidak Tetap

Tanggal Perkiraan dan Keterangan Ref Debet Kredit
Januari 5. Kas Kecil 100.000 - - -
Kas - 100.000 -
Mencatat pembentukan dana
Kas Kecil
6. Biaya Perangko dan materai 5.000 - -
Kas Kecil 5.000 -
Mencatat pembelian materai
6. Ongkos angkut pembelian 10.000 - -
Kas Kecil 10.000 -
Mencatat pembayaran ongkos
angkut pembelian barang dagang
Pindahan 115.000 115.000 -
Biaya telepon 3.000 - -
Kas Kecil - 3.000 -
7.
Mencatat biaya pembayaran
Telepon
Biaya iklan 15.000 - -
Kas Kecil - 15.000 -
7.
Mencatat biaya iklan di SK
KOMPAS
 Tanggal Perkiraan dan Keterangan Ref Debet Kredit
Januari Biaya perangko dan materai 10.000 - -
8. Kas Kecil - 10.000 -
Mencatat pembelian perangko
Keperluan toko 3.000 - -
Kas Kecil - 3.000 -
9.
Mencatat keperluan pembelian
toko
Biaya reparasi mesin 5.000 - -
9. Kas Kecil - 5.000 -
Mencatat biaya reparasi mesin
Ongkos angkut pembelian 7.500 - -
Kas Kecil - 7.500 -
9.
Mencatat pembayaran ongkos
angkut pembelian barang dagang
Ongkos angkut penjualan 9.500 - -
Kas Kecil - 9.500 -
10.
Mencatat pembayaran ongkos
angkut barang yang dijual
Biaya iklan 10.000 - -
Kas Kecil - 10.000 -
10. Mencatat pembayaran iklan ke
SK. Sinar Harapan
Pindahan 178.000 - 178.000 -
Biaya telegram 3.000 - - -
Kas Kecil
10.
Mencatat pembayaran biaya
Telepon
Kas Kecil 81.000 - 81.000 -
Kas - - - -
12.
Mencatat pengisian kembali dana
262.000 262.000
kas kecil

c. Pengertian Selisih Dana Kas Kecil

Adakalanya jumlah saldo kas kecil secara fisik dan bukti Permintaan Pengeluaran
Kas Kecil (PPKK) yang telah dibayarkan kepada pemakai kas kecil tidak sama
dengan jumlah saldo Bukti Pemakaian Kas Kecil (BPKK) yang diserahkan oleh
pemakai kas kecil kepada pemegang kas kecil. Apabila perbedaannya material, maka
penyebab tersebut harus diusut. Perbedaan antara jumlah saldo kas kecil yang telah
dikeluarkan dengan bukti pemakaian, Kas kecil umumnya disebabkan oleh:
1) Kekeliruan sewaktu menukar uang
2) Kekeliruan sewaktu memberi pengembalian uang
3) Mengembalian uang lebih /kurang karena tidak ada uang kecil (recehan).
4) Jumlah yang diterima/ yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari
seharusnya.
5) Adanya uang palsu.

Perbedaan tersebut akan mengakibatkan jumlah saldo kas kecil yang diisi kembali
tidak sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil. Penyesuaian perbedaan tersebut
umumnya dilaksanakan pada saat kas kecil diisi kembali (reimbursement). Pemegang
dana kas kecil sebesar jumlah yang telah dibayarkan kepada pemakai kas kecil sesuai
dengan permintaan pemakai kas kecil, sehingga saldo kas kecil akan sama seperti
saldo kas kecil pada saat dibentuk atau sama dengan saldo kas kecil periode
sebelumnya.

Macam-macam Selisih Kas

1. Cash Overage

Yaitu sebagai selisih lebih yang dapat dicatat seperti: perhitungan fisik saldo kas
> catatan saldo kas.

Data tersebut dengan jurnal sebagai berikut

Jurnal Umum : Mencatat Selisih Kas

D K
Kas xxxxxxx ---
Selisih Kas --- xxxxxxxx

2. Cash Shortage

Yaitu sebagai selisih kurang yang dapat dicatat seperti : perhitungan fisik saldo
kas < catatan saldo kas.

Data tersebut dengan jurnal sebagai berikut.

Jurnal Umum : Mencatat Selisih Kurang Kas

D K
Selisih Kas xxxxxxx ---
Kas --- xxxxxxxx

Contoh Soal:

PT. AGUS membentuk dana kas kecil dengan menggunakan sistem dana tetap
 sebesar Rp. 15.000.000. Jumlah saldo kas kecil yang telah dikeluarkan
pemegang kas kecil menurut Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)
sebesar Rp. 13.500.000. Sedangkan jumlah saldo menurut Bukti Pengeluaran
Kas Kecil (BPKK)yang diterima pemegang Kaskecil sebesar Rp. 13.450.000.
Pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sebesar Rp.
13.500.000 sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan kepada pemakai kas
kecil agar saldo kas kecil agar tetap sama yaitu sebesar Rp. 15.000.000. Bagian
jurnal akan mencatat pengisian kembali kas kecil dengan jurnal sebagai berikut :

Jurnal Umum : Mencatat Pengisian Kembali

Kas Kecil
D K
Biaya Pengeluaran Selisih
13.450.000
Kas -
Selisih Kas 5.000 -
Kas - 13.500.000

d. Menganalisis Administrasi Kas Bank

Pada umumnya perusahaan yang mempunyai ruang lingkup berskala besar maka
prosedur pengaturan terhadap akun bank ada pemisahan yaitu terdapat akun
penerimaan dan akun pengeluaran. Tujuan pemisahan itu untuk memudahkan
pengawasan terhadap kas dan mempermudah rekonsiliasi tiap bulannya. Umpamanya
Bank Gelora yang khusus untuk mencatat transaksi penerimaan dan akun Bank Cinta
mencatat transaksi pengeluaran. Selanjutnya jika saldo dana di Bank Cinta sudah
menipis atau mencapai titik saldo minimum, maka PERUSAHAAN menstransfer dari
Bank gelora ke Bank Cinta.

Akun kas yang digunakan untuk mencatat uang tunai dan kertas berharga yang
berfungsi sebagai uang tunai yang dimiliki oleh perusahaan dapat diuraikan sebagai
berikut:

Ciri-ciri kertas berharga yang dapat dipandang sebagai Kas :

1. Tidak mempunyai tanggal jatuh tempo

2. Dalam pertukaran berlaku sebesar nilai nominalnya

3. Diterima oleh Bank sebagai deposito sebesar nilai nominal

Meskipun dapat dipisahkan antara uang dalam Kas Perusahaan dengan uang di Bank,
tetapi umumnya perkiraan Kas meliputi uang dalam Kas (Perusahaan) dan uang di
Bank.

Bagi Perusahaan yang menyimpan uangnya di Bank, maka sebaiknya secara berkala
(umpama bulanan), Bank mengirim laporan tentang saldo uang tersebut ke
Perusahaan. Pada prinsipnya Saldo uang menurut laporan Bank tersebut akan selalu
sama dengan Saldo uang menurut buku Kas Perusahaan. Namun demikian ada
beberapa factor yang dapat menimbulkan perbedaan antara Saldo menurut laporan
Bank dengan Saldo menurut buku Perusahaan. Faktor-faktor tersebut ialah:

A. Transaksi-transaksi yang telah dicatat oleh Perusahaan tetapi belum dicatat

(diketahui) oleh Bank, antara lain :

1. Simpanan dalam proses (Deposit in transit), yaitu : Simpanan yang dilakukan

oleh Perusahaan tetapi oleh Bank belum dicatat auatu dibukukan, sehingga
tidak tercantum di dalam laporan Bank

2. Cek dalam peredaran (out standing checks), yaitu : cek yang telah dikeluarkan
oleh Perusahaan, tetapi oleh pemegang belum diuangkan ke bank, sehingga
pengeluaran tersebut belum dicatat oleh Bank

B. Transaksi-transaksi yang telah dicatat oleh Bank tetapi belum dicatat oleh
Perusahaan :

1. Adanya uang hasil inkaso Bank (piutang/wesel tagih)

2. Cek tidak cukup dana (cek kosong), yaitu cek yang diterima Perusahaan
kemudian didepositokan ke Bank, akan tetapi dikembalikan ke Bank karena
tidak cukup dana (not sufficient fund),
3. Cek di tempat (counter check) yaitu pengambilan uang dari Bank dengan tidak
mempergunakan buku cek, melainkan dengan formulir khusus di Bank
4. Ongkos jasa Bank, yaitu biaya yang dibebankan oleh Bank kepada
Perusahaan (Biaya administrasi, ongkos tagih, dan lain-lain) : Bank Service
Chargers
5. Jasa giro, yaitu bunga yang diberikan Bank kepada Perusahaan atas Saldo
rekeningnya

6. Kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh Perusahaan

 Faktor penyebab antara Saldo menurut pembukuan Perusahaan dengan Saldo
menurut laporan Bank yang disebut diatas dapat disimpulkan sebagai berikut :

Pengaruh
No. Urut Keterangan ke Saldo
KAS BANK
1. Simpanan dalam proses - +
2. Cek yang sedang beredar - (-)
3. Hasil penagihan (inkaso) olah Bank + -
4. Cek tidak cukup dana (-) -
5. Cek di tempat (-) -
6. Ongkos/Biaya jasa Bank (-) -
7. Jasa giro/Pendapatan bunga + -
Kesalahan pencatatan :
A.    Oleh pembukuan Perusahaan :
a.    Penerimaan dicatat terlalu besar (-) -
b.    Pengeluaran dicatat terlalu kecil + -
c.    Penerimaan dicatat terlalu kecil + -
d.    Pengeluaran dicatat terlalu besar (-) -
8.
B.    Oleh Bank :
a.    Simpanan (Deposito) dicatat terlalu besar - (-)
b.    Pengeluaran /pengambilan dicatat terlalu kecil - +
c.   Simpanan (Deposito) dicatat terlalu kecil - +
d.   Pengeluaran/pengambilan dicatat terlalu besar - (-)

Berdasarkan keterangan-keterangan tersebut di atas, maka apabila Perusahaan

menerima laporan dari Bank untuk mengetahui Saldo Bank yang sebenarnya
harus disusun Rekonsiliasi Bank (Bank reconciliation).
Ada beberapa cara membuat rekonsiliasi Bank, yaitu :

1. Memperbaiki baik saldo Kas maupun saldo Bank

2. Hanya memperbaiki saldo Kas maupun saldo Bank

3. Hanya memperbaiki saldo perkiraan Kas

Diantara ketiga cara tersebut di atas, maka cara yang pertama merupakan cara
yang paling umum dan paling baik dipakai. Dengan cara ini maka semua
penyebab perbedaan antara saldo perkiraan Kas dengan saldo laporan Bank
dapat diketahui :

Bukti transaksi yang terkait dengan Kas dan Bank yaitu sebagai berikut :

1. Bukti penerimaan kas dan bank

2. Bukti pengeluaran kas dan bank
3. Formulir permintaan kas (Cash Recuest Form)
4. Cek (Cheque)
5. Bilyet giro.

Bentuk Rekonsiliasi Bank :

Rekonsiliasi Bank dapat disusun dalam bentuk :

1. Skontro/Horizontal (Account form), dalam bentuk ini saldo perkiraan Kas dan
saldo laporan Bank diperbaiki dengan letak sebelah menyebelah/horizontal.
2. Laporan/Vertikal/halaman (Report form), dalam bentuk ini saldo perkiraan Kas
dan Saldo laporan Bank diperbaiki dengan letak Vertikal.

Ayat penyesuaian setelah rekonsiliasi bank :

Apabila rekonsiliasi Bank selesai disusun, maka agar saldo perkiraan Kas sesuai
dengan saldo yang sebenarnya, maka setiap jumlah yang mempengaruhi saldo
perkiraan Kas (baik menambah/mengurang) harus dijurnal.

Adapun prinsip pembuatan ayat jurnal penyesuaian tersebut sebagai berikut :

1. Debet : Kas, sebesar jumlah seluruh pertambahan (yang menambah saldo

kas)
Kredit : Perkiraan-perkiraan, sumber pertambahan kas tersebut
 2. Debet : Perkiraan-perkiraan, yang menyebabkan pengurangan kas

Kredit : Kas, sebesar jumlah seluruh pengurangan (yang mengurangi Saldo

Kas)

Kemudian perlu ditekankan, bahwa dalam menyusun rekonsiliasi Bank harus

ditulis :

a. Nama Perusahaan
b. Kata “Rekonsiliasi Bank”

c. Tanggal penyusunan

Contoh

Pada tanggal 31 Maret 1980 : Toko “MACOA” milik Tuan Mangadar menerima
laporan dari Bank Dagang Negara yang menunjukkan Saldo sebesar Rp
3.666.000,- pada tanggal yang sama menunjukkan Saldo sebesar Rp 3.333.000,-.
Setelah diadakan pemeriksaan sebagai berikut:

1 Wesel yang ditagihkan oleh Bank bernilai Rp500.000,-

Dengan memperhitungkan ongkos inkaso sebesar Rp3.000,-
2 Bank memberikan jasa giro sebesar Rp3.000,-
3 Sebuah cek yang diterima oleh seorang debeturdan Rp5.000,-
didepositokan ke Bank ternyata tidak memiliki dana dan
dikembalikan oleh Bank
4 Sebuah cek di tempat untuk keperluan pribadi pemilik Rp150.000,-
ternyata belum dicatat sebesar
5 Bank membebani Toko “MACOA” untuk biaya-biaya Bank Rp5.000,-
sebesar
6 Simpanan dalam proses Rp230.000,-
7 Terjadi kesalahan pencatatan di Bank, deposito sebesar Rp119.000,-
Rp 191.000,- oleh Bank telah dicatat sebesar
8 Kesalahan pencatatan oleh Perusahaan yaitu cek sebesar Rp70.000,-
Rp 40.000,- untuk pembayaran ongkos pembelian telah
keliru dicatat sebesar
9 Cek yang sedang beredar pada tanggal 31 Maret 1980 :
No. 511 sebesar Rp140.000,-
No. 505 sebesar Rp328.000,-
No. 515 sebesar Rp200.000,-

Diminta :

A. Susunlah rekonsiliasi Bank untuk Toko “MACOA” per 31 Maret 1980, dalam bentuk
Skontro.
B. Susunlah rekonsiliasi Bank untuk Toko “MACOA” per 31 Maret 1980, dalam bentuk
laporan.

C. Buatlah ayat penyesuaian yang diperlukan.

Jawaban A

Saldo kas sebelum rekonsiliasi 3.333.000 Saldo Bank sebelum rekonsiliasi 3.666.000
Ditambah : Ditambah :
Wesel tagih 500.000 Simpanan dalam proses 230.000
Pendapatan bunga (jasa giro) 5.000 Koreksi deposito 72.000
505.000 302.000
3.838.000 3.968.000
Dikurangi : Dikurangi :
Biaya-biaya Bank 8.000 Cek yang beredar
Cek kosong dari debetur 350.000 No. 511 140.000
Pribadi (cek di tempat) 150.000 No. 505 328.000
Koreksi ongkos angkut pembelian 30.000 No. 515 200.000
(538.000) (668.000)
Saldo setelah rekonsiliasi 3.300.000 Saldo setelah rekonsiliasi 3.300.000
Jawaban B

Toko "Macoa"
Rekonsiliasi Bank
31 Maret 1980

Saldo Kas sebelum rekonsiliasi 3.333.000

Ditambah :
Wesel tagih 500.000
Pendapatan bunga 5.000
505.000
3.838.000
Dikurangi :
Biaya-biaya Bank 8.000
Cek kosong dari debetur 350.000
Pengambilan prive (cek di tempat) 150.000
Koreksi ongkos angkutan pembelian 30.000
538.000
Saldo setelah rekonsiliasi 3.300.000

Ditambah :
Simpanan dalam proses 230.000
Koreksi deposito 72.000
302.000
3.968.000
Dikurangi :
Cek yang sedang beredar
No. 511 140.000
No. 505 328.000
No. 515 200.000
668.000
Saldo Bank setelah rekonsiliasi 3.300.000

Jawaban C

Ayat Jurnal Penyesuaian 31 Maret 1980

1. Kas 505.000 -
Wesel tagih - 500.000
Pendapatan bunga - 5.000
2. Biaya-biaya bank 8.000 -
Debitur 350.000 -
Pengambilan prive Tuan Mangadar 150.000 -
Ongkos angkut pembelian 30.000 -
Kas - 538.000
CC. Aktivitas Pembelajaran
1. Bacalah KB 3 tentang penggunaan anggaran sampai dimengerti
2. Carilah contoh :
 Format buku kas Umum (BKU)
 Format buku pembantu bank (BPB)
 Format buku pembantu kas (BPK)
 Buku Pembantu Bank (BPB)
 Format Laporan realisasi penggunaan anggaran

DD. Latihan/Kasus/Tugas
Catatlah bukti transaksi dibawah ini ke dalam buku jurnal!

UD. DENY JAKARTA Jakarta, 20 Okt.2015

BUKTI KAS MASUK (BKM) No.: 112/F/20015
Kepada Yth. Bpk. Agus
Di Pamulang
FAKTUR
No Keterangan Barang Unit Harga Satuan Jumlah
.
1 Kunci Pintu 5 Rp100.000 Rp. 500.000

Rp 500.000
PPN 10% Rp. 50.000
Jumlah Rp. 550.000

Syarat pembayaran : 2/10, n/30

Asli Aris Nugraha

PT. DENY ELECTRONIC, PAMULANG

 Anggaran Kas Masuk dan Kas Keluar Dari Transaksi Operasional
Bulan Juli 2014 (dalam ribuan Rp.)

No. Keterangan Juli Agustus September Oktober Nopember Desember

Estimasi Penerimaan
1 Penjualan Tunai 400 500 1.460 480 400 450
2 Penagihan Piutang 400 500 1.300 380 330 335
3 Peneriaman lain-lain 200 200 440 90 70 62
Jumlah Penerimaan 1.000 1.200 1.600 950 800 847
Estimasi Pengeluaran
1 Pembelian Bahan Baku 600 600 250 275 300 300
2 Pembayaran Upah 250 250 100 125 125 150
3 Biaya Penjualan 200 300 100 100 125 115
4 Biaya Adm & Umum 350 350 200 300 200 210
5 Pembayaran Pajak  -  - 50  -  -  -
Jumlah Pengeluaran 1.400 1.500 700 700 750 775
Surplus (Defisit) -400 -300 100 250 50 72

Soal B.

PT. DENY ELECTRONIC, PAMULANG

Anggaran Kas Masuk dan Kas Keluar Dari Transaksi Finansial
Bulan Juli 2014 (dalam ribuan Rp.)

No. Keterangan Juli Agustus September Oktober Nopember Desember

Estimasi Penerimaan
1 Penjualan Tunai 400 500 1.460 480 400 450
2 Penagihan Piutang 400 500 1.300 380 330 335
3 Peneriaman lain-lain 200 200 440 90 70 62
Jumlah Penerimaan 1.000 1.200 1.600 950 800 847
Estimasi Pengeluaran
1 Pembelian Bahan Baku 600 600 250 275 300 300
2 Pembayaran Upah 250 250 100 125 125 150
3 Biaya Penjualan 200 300 100 100 125 115
4 Biaya Adm & Umum 350 350 200 300 200 210
5 Pembayaran Pajak  -  - 50  -  -  -
Jumlah Pengeluaran 1.400 1.500 700 700 750 775
Surplus (Defisit) -400 -300 100 250 50 72
Diminta menyusun gabungan anggaran transaksi operasional dan transaksi finansial dari
data di bawah ini :

PT. DENY ELECTRONIC, PAMULANG

ANGGARAN KAS FINAL
(Gabungan Dari Transaksi Operasional dan Transaksi Finansial)
Bulan Juli 2014 (dalam ribuan Rp.)

Data keuangan realisasinya dengan kangkah-langkah sebagai berikut :

1. Estimasi saldo akhir bulan juli 2014adalah Rp.250,000 dalam hal inidata akhir juni
menjadi awal juli,
2. Nilai persediaan minimal kas sebesar Rp125,000
3. Untuk menutup defisit bulan juli dan agustus bisa lihat pada table budget penerimaan
dan pengeluaran kas dari transaksi operasional, dilakukan pinjam di bank.
4. Pinjaman teresebut diterima pada awal bulan dan dibayar pada akhir bulan.
5. Besarnya beban bunga yaitu 24 % per tahun
6. Catatn perhitungan sebagai berikut :
a. Saldo kas bulan juli sebesar Rp 250.000
b. Defisit bulan juli sebesar Rp. 1,000,000
c. Persediaan minimal kas Rp. 125,000
d. Suku bunga kredit 24 % per tahun (per bulan 2%)
e. Dari data tersebut maka dibuat persamaan yaitu :
1,000,000 + 1250,000 – 250,000+ 0,02 X = X
f. Data pinjam dana ke bank yaitu bulan juli Rp.900,000 dan bulan agustus
Rp.825,000
g. Pembayaran utang dilakukan bulan oktober Rp.500,000
h. Pembayaran utang dilakukan bulan November Rp.1,225,000
EE.Rangkuman
Penggunaan dana sepenuhnya tanggungjawab lembaga yang kegiatannya mencakup
pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang serta pelaporan keuangan, sehingga
memudahkan proses pengawasan atas penggunaan dana, agar dapat melakukan
pencatatan transaksi hal yang perlu di pahami tentang pembukuan, dan prosedur
pembukuan. Untuk memudahkan pengawasan bukti-bukti yang ada langsung dicatat
sesuai prosedur pembukuan dalam arti menggunakan format yang sesuai.

Pengeluaran kecil yang dilakukan dalam melaksanakan roda kegiatan menggunakan dana
yang telah disediakan yang dikenal dengan kas kecil atau patty cash dan pelaporannya
menggunakan 2 (dua) sistem yaitu bentuk impres dan fluktuasi.

FF. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Jawaban latihan yang anda kerjakan, cocokkan dengan kunci jawabannya jika hasilnya
belum memuaskan ulangi lagi KB tersebut.