MODUL KOMPETENSI FUNGSIONAL TU-STAF : ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

DISAMPAIKAN DALAM PPUP

(PENDIDIKAN DAN PELATIHAN UJIAN PRAJABATAN)

PENYUSUN
YULITA RINTYASTINI
ARI KRISTANTI

1
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

1. Yayasan Tarakanita adalah sebuah lembaga pendidikan.

2. Untuk mencapai mencapai tujuan Yayasan Tarakanita secara khusus dan tujuan pendidikan
Nasional secara umum, dibutuhkan dukungan administrator pendidikan yang professional.
3. Administrator pendidikan yang professional dapat dibentuk dengan kegiatan pembekalan,
pendampingan, monitoring, pengembangan, dan uji kompetensi yang dilakukan terus
menerus.
4. Kehadiran modul ini sebagai salah satu sumber belajar bagi administrator pendidikan
peserta PPUP 2020 dalam melaksanakan fungsi administrasi pendidikan di sekolah atau
kantor.

B. Tujuan Pembelajaran

Pada modul ini akan dibahas pengertian atau konsep-konsep Administrasi. Administrasi dapat
dibedakan dalam pengertian sempit dan dalam arti luas. Kedua arti administrasi tersebut mempunyai
perbedaan, sehingga perlu kita cermati terlebih dahulu. Kompetensi fungsi TU/staf yang bekerja di
lingkungan pendidikan sangat erat dengan tugas administrasi perkantoran dan administrasi
pendidikan. Sebagai karyawan Tarakanita dituntut memiliki kompetensi inti dan kompetensi
fungsional pekerjaan sesuai kamus kompetensi Yayasan Tarakanita.
Berdasarkan hal tersebut di atas, setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan mampu
menjelaskan secara tepat tentang:
1. Pengertian administrasi;
2. Unsur –Unsur Administrasi
3. Pengertian kantor;
4. Fungsi Kantor
5. Pengertian Administrasi Pendidikan
6. Ruang lingkup administrasi Pendidikan Tarakanita
7. Kamus Kompetensi TU/staf

2
Berdasarkan tujuan di atas maka modul ini terbagi menjadi tiga kegiatan belajar, yaitu
1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang Pengertian Administrasi, Unsur-Unsur Administrasi,
Pengertian Kantor serta Fungsi Kantor.
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang Pengertian Administrasi Pendidikan dan ruang lingkup
administrasi pendidikan.
3. Kegiatan Belajar 3 membahas kamus kompetensi TU/staf : Kompetensi Inti dan Kompetensi
Fungsional /Ketrampilan Teknik Pekerjaan.

Selamat Belajar

3
 BAB II

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi
Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang berperan penting dalam suatu bisnis, perusahaan,
usaha, termasuk lembaga pendidikan. Setiap perusahaan atau lembaga yang memiliki struktur
organisasi dapat berjalan dengan baik, memerlukan kegiatan administrasi untuk menjalankan
aktivitas usahanya. Istilah administrasi menurut Mah Halimah dalam bukunya : “ Konsep dan
Ruang lingkup Administrasi Perkantoran” berasal dari Bahasa Latin, yaitu ad dan ministrate
yang berarti pemberian jasa atau bantuan. Selain itu kata dalam Bahasa Inggris adalah
administration yang berarti to serve yakni melayani dengang sebaik-baiknya. Istilah, pengertian,
dan hakikat administrasi di Indonesia pada mulanya berasal dari Eropa Barat atau Eropa
Kontinental melalui penjajahan Belanda (Belanda merupakan salah satu negara Eropa
Kontinental). Eropa Barat seperti hal yang sama juga di Jerman, Prancis, Italia, memperolehnya
dari bangsa Romawi. Di zaman Romawi terdapat banyak istilah yang berhubungan dengan
administrasi, antara lain:
1. administer, = pembantu, abdi, kaki tangan, penganut.
2. administratif = pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan, pimpinan,
pemerintahan, pengelolaan.
3. administro = membantu, mengabdi, memelihara, menguruskan, memimpin, mengemudikan,
mengatur.
4. administrator = pengurus, pengelola, pemimpin.

Di zaman Romawi, seorang administrator adalah seorang yang mendapat kepercayaan untuk
melakukan tugas dari seorang pemilik harta kekayaan untuk mengurus semua kesatuan harta
kekayaan berikut personil dalam satu organisasi. Kesatuan harta kekayaan dan personil
merupakan unit organisasi dan diurus serta diselenggarakan sedemikian rupa sehingga masing-
masing merupakan suatu administratio atau unit administrasi.
Unit administrasi atau administration atau unit organisasi dipimpin oleh administrator yang
bertanggung jawab kepada pemilik atau magister yang memberikan tugas, kewajiban, dan
tanggung jawab kepadanya. Dalam mengurus atau mengelola harta kekayaan tersebut,
administrator mengadakan kegiatan-kegiatan pemeliharaan inventaris, sistem pembukuan
keuangan, barang, sistem korespondensi, dan sebagainya. Jika pemilik harta kekayaan atau wakil

4
datang untuk memeriksa keberesan manajemen maka yang diperiksa adalah keberesan tata usaha.
Jika tata usaha beres maka manajemennya pun beres. Dalam kaitan ini, tata usaha dipergunakan
sebagai cermin manajemen. Dengan kata lain, untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang
diberikan magister. Administrator melakukan administer (melayani, menaati) sesuai dengan
kebijakan yang ditentukan magister sekaligus pula menjalankan administrare (menyelenggarakan
tata usaha, yaitu registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan)
untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukannya. Untuk menggerakkan personil di
dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang dipimpin maka administrator
melakukan administro (memimpin, mengemudikan, mengatur).
Dengan demikian, administratio yang dijalankan oleh administrator terdiri dari kegiatan
administrare (tata usaha) dan administro (memimpin dan manajemen).

Perkembangan penggunaan istilah dan pengertian administrasi di Indonesia juga masih

menunjukkan ketidaksamaan pandangan atau pendapat. Di satu pihak administrasi diartikan
sebagai tata usaha dan di lain pihak administrasi diartikan sebagai kegiatan pengelolaan human
resources dan material resources termasuk pengelolaan informasi atau kegiatan tata usaha.
Menurut Ulbert (dalam Priyo Candra Pratama), pengertian administrasi dalam arti sempit adalah
sebagai persiapan sistematis dan pecatatan data dan informasi baik secara internal maupun
eksternal untuk tujuan memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan
sebagian atau seluruhnya.
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara
sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya
kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Data dan informasi yang
dimaksud berhubungan dengan aktivitas organisasi, baik untuk kepentingan intern maupun
ekstern. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha.

Kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam 3 kelompok :

1. 1.Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan
sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
Korespondensi akan lebih berarti apabila informasi yang dikirim memperoleh jawaban dari
pihak yang dituju. Salah satu alat atau sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis
kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan
adalah surat.

5
2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima,
baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. Ini dimaksudkan untuk memudahkan
mengetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan sudah dikirim atau
diterima.
3. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis
sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

Sedang administrasi dalam arti luas adalah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama
yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Sudah
menjadi kodrati bagi kehidupan manusia untuk saling membutuhkan antara satu dengan yang
lainnya dalam memenuhi kebutuhan hidupnya, baik bersifat materiil (kebutuhan fisiologis)
maupun nonmateriil (kebutuhan biologis dan psikologis). Akan tetapi, di samping kebutuhan-
kebutuhan tersebut terbatas dan sulit diperoleh, serta tiap individu tidak berdaya untuk
memperoleh atau mewujudkannya secara sendiri-sendiri oleh keterbatasan waktu dan kemampuan
yang dimiliki maka pada akhirnya manusia individu melakukan kerja sama dengan individu
lainnya yang memiliki kebutuhan dan tujuan yang sama.
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi-definisi berikut ini.
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie;
1980)
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya. Tujuan yang ditentukan
sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1980).
Administrasi (lat. Administrare), meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerja sama
sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (Ensiklopedi Indonesia,
1980).

6
B. Unsur-unsur Administrasi

Menurut Yusuf Hadijaya (2012) unsur-unsur administrasi adalah sebagai berikut :

1. Organisasi
Jika sekelompok individu menghadapi pekerjaan yang sudah tidak mampu lagi untuk
ditangani oleh satu orang, muncullah organisasi. Organisasi dalam pengertian dinamis
merupakan sesuatu yang berhubungan dengan bentuk dan pola dalam rangka kerja sama
dengan membagi habis semua tugas yang ada secara tepat dan proporsionalagar tujuan
bersama yang telah diciptakan dapat tercapai.
2. Manajemen
Manajemen adalah proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kebiatan-kegiatan secara
efekif dengan dan melalui orang lain.
3. Komunikasi
Berhubungan dengan persoalan menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain dalam
rangka kerja sama dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
4. Kepegawaian
Kepegawaian yang berhubungan dengan sumber daya manusia, Mulai dari penerimaan,
pengembangan, hingga pemberhentian.
5. Keuangan
Hal ini berhubungan dengan pembiayaan dalam suatu usaha kerja sama.
6. Sarana prasarana/perbekalan
Hal ini berhubungan persoalan penelitian, pengadaan, pemanfaatan, penyimpanan, dan
perawatan gedung, peralatan, barang-barang, serta perlengkapan, hingga penghapusan
perlengkapan dari proses administrasi.
7. Ketatausahaan
Berhubungan dengan persoalan menyiapkan, membuat, mengirim, mencata bahan-bahan
keterangan atau proses yang dimulai dari mengumpulkan, mencatat, memproses (konsep
surat/keputusan/korespondensi), memperbanyak , mengirim ( ekspedisi) dan menyimpan
(pengarsipan) semua bahan-bahan dan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai
tujuan.
8. Hubungan masyarakat
Hal ini berhubungan dengan penjalinan hubungan baik atau kerja sama dalam suatu organisasi
dengan instansi/ unit usaha lain yang ada di lingkungannya.

7
C. Pengertian Kantor
Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan secara
berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang,
sampai kepada rincian tugas
masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Di samping itu, dalam suatu
organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerja sama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk
dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.
Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memimpin kelompok
orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu, gerak
dan dinamika suatu organisasi tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain
serta lingkungannya. Oleh sebab itu, salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi.
Pada hakikatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada
umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat
bertindak sesuatu karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya.
Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang,
baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan,
secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Salah satu
prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu
perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta, dan dibutuhkan
oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi
yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan maka akan sulit bagi pimpinan
dalam menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa informasi
yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan menyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan
dan ditindaklanjuti.
Dewasa ini, kedudukan, dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan
keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Demikian juga fungsi dan
tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan
sebagai tempat di mana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka
mencapai tujuannya. Akan tetapi, dengan perkembangan dewasa ini, kantor mempunyai makna
lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna
menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

8
D. Fungsi Kantor

Menurut J.C Denyer dalam Mas Halimah menjelaskan fungsi kantor adalah untuk memberikan
pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah:
a. To receive information (e.g. letters, price, quotation, etc.).
b. To record information (e.g. stock, price and personnel records).
c. To arrange information (e.g. as costing, accounting, etc.).
d. To give information (e.g. sales invoices, estimates, etc.).
e. To saveguard assets (e.g. care of cash, stock, etc.).

atau dapat diartikan sebagai berikut:

a. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan sebagainya).
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya).
d. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan
sebagainya).
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan
sebagainya).

9
 BAB III

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PENDIDIKAN

A. Pengertian Administrasi Pendidikan

Agar lebih memahami administrasi pendidikan, maka dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli
berikut ini :

1. Menurut Djam’an Satori dalam Yusuf Hadijaya (2012) administrasi pendidikan merupakan
keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materiil yang
tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan
efisien.
2. Menurut Hadari Nawawi (dalam Tita Rosita) administrasi pendidikan, adalah rangkaian
kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerja sama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan pendidikan, secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di
lingkungan tertentu, terutama lembaga pendkan formal.
3. Made Pidarta (dalam Tita Rosita) manajemen pendidikan dapat diartikan sebagai aktivitas
memadukan sumber-sumber pendidikan agar terpusat dalam rangka mencapai tujuan
pendidikan yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Castetter dalam Yusuf Hadijaya ( 2012) mengungkapkan bahwa, educational administration is
a social process that take place within the context of social system

Jadi administrasi pendidikan pada dasarnya merupakan administrasi dalam mengelola, mengatur dan
mengalokasikan sumber daya yang terdapat dalam pendidikan, untuk mencapai tujuan pendidikan
yang sudah ditetapkan.

B. Fungsi Administrasi Pendidikan

Makna administrasi pendidikan dengan fungsi-fungsinya merupakan sebuah proses pengaturan dan
pemberdayaan sumber daya untuk mencapai tujuan. Penerapan fungsi-fungsi administrasi di bidang
pendidikan menurut Yusuf Hadijaya yang dirangkum dari beberapa ahli meliputi Perencanaan
(Planning), Pengorganisasian (Organizing), Tindakan (Actuiting), Pengawasan (Controlling),
Penyusunan pegawai (Staffing) Pengarahan( Directing), Pengkoordinasian (Coordinating),
Pelaporan (Reporting), dan Penganggaran (Budgeting).

10
1. Fungsi perencanaan (Planing)
Perencanaan adalah dasar bagi tindakan administrasi yang berhasil. Rencana adalah proses yang
diikuti oleh seorang pemimpin dalam memikirkan secara tuntas lebih dahulu apa yang hendak
dicapai dan bagaimana mencapainya.

2. Fungsi Pengorganisasian (Organising)

Dalam fungsi pengorganisasian adalah difokuskan pada organisasi dalam arti dinamis berarti
dalam fungsi pengorganisasian dilakukan pembagian pekerjaan, pengaturan, dan penempatan
orang-orang yang akan menjalankan tugas-tugas yang telah ditetapkan.

3. Fungsi Penggerakkan ( Actuating)

Pemimpin memiki tugas menggerakkan baik tenaga pendidik, kependidikan, maupun penunjang
dalam organisasi yang menangani pendidikan. Para pimpinan melalui perintah yang mereka
berikan mengarahkan aktivitas anggota organisasi dari berbagai bagian yang berbeda untuk
mencapai tujuan organisasi. Kesatuan arah menyatakan bahwa anggota organisasi harus satu
pikiran, bekerja sama untuk menyelesaikan tujuan organisasi. Tujuan organisasi dapat dicapai
dengan baik ketika mayoritas anggotanya merasa bahwa organisasi juga memberikan manfaat
bagi tujuan pribadi mereka, artinya antara individu dengan organisasi saling membutuhkan dan
memberi, bukan berdasarkan prinsip eksploitasi.

4. Fungsi Pengawasan (Controling)

Pengawasan menuntut kepada pimpinan organisasi untuk menggunakan kewenangan mereka
dalam rangka menjamin bahwa tindakan pekerja sesuai tujuan dan aturan organisasi. Otoritas
tersebut memberdayakan para pimpinan untuk menggunakan kekuasaan dan control terhadap
bawahan guna mengarahkan aktivitas mereka demi kemajuan organisasi. Proses pengawasan
mencatat segala kejadian yang berkembang dalam organisasi untuk memastikan bahwa
organisasi berjalan sesuai dengan arah yang benar dapat sampai pada tujuannya dan
memungkinkan mendeteksi terjadinya penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan yang
telah dibuat dan mengambil tindakan korektif pada waktu yang tepat.

5. Penyusunan Pegawai (Staffing)

Staffing juga merupakan fungsi administrasi pendidikan yang penekanannya lebih difokuskan
pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan dan
pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan, memilih,

11
 mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan berbagai
pendekatan dana tau seni pembinaan sumber daya manusia.

6. Fungsi Pengarahan (Directing)

Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, bimbingan serta pertimbangan terhadap personil
pendidikan yang terlibat, baik yang berada dalam jabatan struktural ataupun fungsional agar
pelaksanaan tugas di bidangnya masing-masing dapat berjalan dengan lancar dan tidak
menyimpang dari garis program yang telah ditetapkan.

7. Fungsi Pengkoordinasian (Coordinating)

Pengkkordinasian adalah segenap kegiatan yang ditujukan untuk menghubungkan berbagai
bagian-bagian pekerjaan dalam suatu organisasi. Pengkoordinasian merupakan suatu aktivitas
manajer untuk membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasam dalam
upaya mencapai tujuan organisasi yang harmonis. Dengan adanya pengkoordinasian dapat
dihindari kemungkinan terjadinya kesalahan komunikasi, persaingan yang tidak sehat, dan
kesimpangsiuran informasi yang dapat membingungkan para pegawai yang terlibat. Dengan
koordinasi juga dapat menyelaraskan semua kebutuhan terhadap sumber daya yang tersedia
dalam rangka kerjasama menuju satu arah yang telah ditetapkan.

8. Fungsi Pelaporan (Reporting)

Segala kegiatan organisasi pendidikan Mulai dari perencanaan hingga pengawasan, bahkan
pemberian umpan balik tidak memiliki arti jika tidk dicatat secara baik. Segala proses dana tau
kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan dalam organisasi formal, seperti lembaga
pendidikan, biasanya selalu dipertanggungjawabkan.

C. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan Tarakanita

1. Adiministrasi kurikulum
Administrasi kurikulum merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan
secara sungguh-sungguh serta pembinaan yang kontinyu terhadap situasi belajar mengajar secara
efektif dan efisien demi membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Administrasi yang dikerjakan meliputi:
1. Perencanaan pembelajaran, misalnya dengan menyediakan format Prota, Prosem, dan
RPP

12
 2. Pelaksanaan pembelajaran, misalnya dengan menyediakan presensi
3. Evaluasi pembelajaran, misalnya: kisi-kisi soal, kartu soal
4. Administrasi pengembangan kurikulum
5. Administrasi tugas guru, misalnya dengan menyediakan jadwal mengajar, jadwal tugas
guru
6. Administrasi supervisi evaluasi, misalnya dengan menyediakan jadwal supervise
pembelajaran/BK
7. Administrasi proses pembelajaran, misalya menyediakan daftar nilai, daya serap, buku
rapot
8. Administrasi kegiatan praktik, misalnya menyediakan form penggunaan ruangan praktik,
kelengkapan administrasi kegiatan praktik
9. Supervisi kelas, misalnya menyediakan instrumen supervisi kegiatan pembelajaran/BK
10. Supervisi kegiatan lain, yaitu dengan menyediakan form pendukung supervisi kegiatan
perpustakaan, ulangan, OSIS dan kegiatan lain

2. Administrasi kesiswaan/peserta didik

Melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, dan latihan bagi tugas pada masa yang akan datang.
Administrasi yang dikerjakan meliputi:
a. Administrasi kesiswaan, misalnya dengan melengkapi buku induk, buku klaper, dan daftar
hadir
b. Data kegiatan ekstrakurikuler, misalnya menyediakan format data ekstra kurikuler, format
penilaian ekstra kurikuler
c. Administrasi pendukung pelaksanaan PPDB, misalnya dengan menyediakan surat edaran,
jadwal PPDB
d. Administrasi seragam siswa, misalnya dengan cara membuat perencanaan dan anggaran
pengadaaan seragam siswa

3. Administrasi Sarana Prasarana

Administrasi Sarana prasarana antara lain meliputi:
a. Data sarana prasarana, dengan membuat denah lokasi bangunan dan halaman serta
fungsinya.
b. Data administrasi dan gedung/ruang, dengan menyimpan IMB, membuat denah lokasi
gedung dan ruang, membuat data tentang luas ruang

13
 c. Administrasi inventaris, misalnya dengan membuat dan mengisi pembelian barang
inventaris, membuat buku induk inventaris
d. Data mesin kantor, misalnya: membuat dan mengisi daftar seluruh mesin kantor dan
fungsinya
e. Administrasi 5R, GGS, dan KPKC, misalnya dengan menyiapkan format kegiatan dan
penilaian kegiatan 5R, GGS, dan KPKC
f. Pelaksanaan gerakan 5R, GGS, dan KPKC di ruang yang menjadi tanggungjawabnya

4. Administrasi penunjang Teknologi, Informasi, dan komunikasi (TIK)

Administrasi TIK meliputi :
a. pengelolaan maintenance rutin sistem TI non aplikasi, misalnya menyusun program dan
mekanisme perawatan rutin, melakukan perawatan rutin hardware, email dan sistem IT non
aplikasi lain
b. pengelolaan aplikasi penunjang pekerjaan, seperti aplikasi web sekolah, instalasi aplikasi
sistem (software) yang digunakan.

5. Adminstrasi Humas
Administrasi humas meliputi :
a. Kelengkapan pendukung program pencitraan sekolah, misalnya mempersiapkan atribut,
media dan sarana penyelenggaraan event.
b. Kelengkapan pendukung program komunikasi internal dan eksternal, misalnya
menyediakan data-data pendukung operasional komunikasi, laporan administrative program
FKKSKM
c. Kelengkapan pendukung teknis promosi, publikasi, dan pemasaran sekolah, misalnya
menyediakan informasi-informasi dan dokumentasi untuk promosi dan publikasi
d. Pengelolaan pendukung administrasi legal sekolah, dengan menyusun draft kontrak/surat/
MOU yang diperlukan dalam pengurusan administrasi legal

6. Aministrasi Penunjang Pengembang SDM

Administrasi SDM meliputi :
a. Penyediaan dan pengelolaan data kenaikan gaji, golongan/ruang, jabartan, misalnya dengan
membuat data karyawan edukatif dan non edukatif

14
 b. Penyediaan dan pengelolaan data prestasi karyawan, data pengembangan karyawan, dengan
cara mencatat data prestasi karyawan dan catatan jabatan yang pernah diduduki dalam
struktur organisasi sekolah
c. Pengelolaan sistem informasi kepegawaian
Dilakukan dengan mengelola SIKTAR unit.
d. Data usulan pengangkatan calon karyawan tetap. Dilakukan dengan mengelola arsip DP 3,
uji kesehatan, ujipsikotes, membuat usulan pengangkatan calon karyawan tetap
e. Data administrasi karyawan, dengan mengisi buku induk karyawan secara rapi
f. Pengelolaan format catatan kinerja sumber daya manusia. Tugasnya antara lain
menyediakan buku catatan pribadi karyawan yang lengkap, rapi dan obyektif.
g. Pengelolaan daftar gaji karyawan, termasuk menyusun daftar gaji dan transport harian
karyawan
h. Laporan pengeluaran biaya SDM tahunan dan rekapitulasi anggaran, misalnya dengan
menyusun anggaran gaji dan pengembangan SDM
i. Rekapitulasi laporan pemetaan kebutuhan karyawan, serta daftar tunggu karyawan
purnabakti
j. Rekapitulasi hasil supervisi karyawan baru dengan menyusun rekap, mengarsipkan dan
mengirimkan hasil penilaian supervisi karyawan baru
k. Dokumentasi dan berkas pengusulan calon peserta ujian Prajabatan
l. Data penugasan karyawan dengan menyampaikan laporan pemetaan beban kerja karyawan

7. Administrasi Umum
Administrasi umum meliputi :
a. Pengerjaan program jangka panjang dan pendek, misalnya dengan menggandakan buku
program jangka panjang dan pendek secara lengkap, rapi dan operasional
b. Pembuatan SK kepanitiaan temporer,misalnya SK panitia PTS dan PAS
c. Pencatatan data surat administrasi surat masuk dan keluar, misalnya dengan mengarsipkan
surat yang masuk dan keluar
d. Kelengkapan data administrasi surat keputusan/edaran, misalnya dengan mencetak surat
keputusan atau edaran dengan rapi

15
 8. Administrasi Penunjang Laboratorium
a. Penyediaan dan pengelolaan data alat laboratorium, antara lain dengan membuat dan
mengisi data administrasi barang inventaris di ruang lab
b. Penyediaan peralatan laboratorium untuk siap pakai

9. Administrasi Penunjang Perpustakaan

Administrasi perpustakaan mengelola sarana prasarana perpustakaan yaitu
a. Pengelolaan data administrasi buku/pustaka, misalnya dengan buku induk perpustakaan,
mengisi buku klasifikasi, penomeran buku secara baku
b. Pengelolaan kelengkapan data administrasi belajar siswa di perpustakaan dengan mengisi
data kunjungan siswa ke perpustakaan setiap bulannya

10. Administrasi Penunjang Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)

a. Penyediaan dan pengelolaan data adminidtrasi UKS.
b. Pengelolaan peralatan UKS dan siap pakai.

11. Administrasi Penunjang Pengelolaan Dana

Administrasi penunjang pengelolaan dana antara lain administrasi pungutan siswa, administrasi
kasir, administrasi akutansi, dan berkas-berkas pendukung keuangan.

D. Tolok Ukur Keberhasilan

Penilaian kinerja administrasi pendidikan berdasarkan : kecukupan, kelengkapan, kerapian,
kebenaran dan tepat waktu
1. Indikator Aspek Kecukupan:
• Data/ dokumen/ file/laporan tersedia cukup sesuai dengan kebutuhan
• Data/ dokumen/ file/laporan terdistribusi secara memadai kepada pihak yang membutuhkan
• Ada bahan atau materi cadangan (reserve) sehingga proses dipercepat apabila dibutuhkan
segera
• Ada analisis data/ dokumen/ file/ laporan dan kesimpulan sebagai pijakan pengambilan
keputusan

2. Indikator Aspek Kerapian

16
 • Ada kemudahan keterbacaan
• Bentuk data/dokumen/laporan /file yang tersimpan
• Kemudahan menemukan data/dokumen/laporan/file yang tersimpan
• Data/dokumen/laporan/file tersimpan sesuai klasifikasi

3. Indikator Aspek Kebenaran

• Data/dokumen/laporan/file terisi sesuai dengan kenyataan (riil bukan manipulasi) dan
akurat
• Data/dokumen/laporan/file olahan menunjukkan keajegan
• Data/dokumen/laporan/file terupdate secara berkala
• Frekuensi perbaikan/revisi karena kesalahan relatif sedikit

4. Indikator Aspek Tepat Waktu

• Data/dokumen/laporan/file dikumpulkan sesuai waktu yang ditentukan
• 1 hari ≤ X < 3 hari
• 3 hari ≤ X < 7 hari
• 7 hari ≤ X < 10 hari

E. Kompetensi TU /Staf : Kompetensi Inti dan Fungsional

Karyawan yang telah bergabung dengan Yayasan Tarakanita diharapkan menghasilkan kinerja
unggul. Oleh karena itu dibuatlah acuan untuk mengatur, mengelola, dan mengembangkan
karyawan dengan mempertimbangkan visi, misi dan nilai-nilai yang ingin diwujudkan oleh Yayasan
yang disebut dengan Model Kompetensi.

Kamus Kompetensi merupakan penjelasan tentang maksud/definisi setiap kompetensi yang

dituntut oleh Yayasan.

Kamus kompetensi memberikan setiap individu sebuah indikator dari sikap/perilaku yang akan
dievaluasi dan dihubungkan dengan ketentuan sistem imbal jasanya

17
Ada 3 kluster Kompetensi:
1. Kompetensi INTI adalah karakteristik utama (sikap dan motivasi), yang dituntut untuk
melaksanakan setiap pekerjaan.
Kompetensi Inti, meliputi :Integrity, Customer Care Orientation (CCO) Continuous
Learning (CL), Interpersonal Relationship (IR).

2. Kompetensi FUNGSIONAL adalah pengetahuan dan ketrampilan melaksanakan

tanggung jawab yang dituntut untuk melaksanakan pekerjaan tertentu
Keterampilan Teknis Pekerjaan yaitu kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai proses dan hasil yang ditentukan untuk menunjang ketercapaian tujuan organisasi.

3. Kompetensi MANAJERIAL adalah pengetahuan dan ketrampilan mengelola unit kerja,

yang dituntut untuk melaksanakan pekerjaan sebagai kepala unit kerja
Kompetensi Manajerial meliputi: Team Leadership (TL), Developing Others (DEV),
Communication (COM), Organizational Awareness (OA), Problem Solving Decision Making
(PSDM), Strategic (ST), Planning Organizing Actuating and Controling

Tuntutan kompetensi pekerjaan nonstruktural Tata Usaha/ Staf Administrasi adalah:

 Semua Kompetensi Inti
 Kompetensi Fungsional (sesuai pekerjaan)
 Sebagian Kompetensi Manajerial, yaitu COM, OA, PSDM, POAC
Rentang jenjang kompetensi nonstruktural mulai dari F1 – B1

18
Lampiran
KOMPETENSI INTI
Kemauan dan kemampuan mematuhi peraturan Yayasan Tarakanita, menegakkan kejujuran, bertanggung jawab, menyampaikan kebenaran, menyelaraskan
perilaku pribadi dengan nilai-nilai Yayasan Tarakanita, agar terwujud semangat belarasa dalam penyelenggaraan karya pelayanan pendidikan yang dilandasi
KEMAHIRAN
LEVEL DESKRIPSI
Menjadi teladan dalam
4 - Menjadi teladan dalam menerapkan prinsip moral dan standar etika yang tinggi.
menumbuhkan budaya Yayasan
Konsekuen dalam menerapkan nilai-
3 - Menerapkan budaya dan etika secara konsisten dalam setiap situasi di lingkungan kerja.
nilai dan peraturan
2 Bertanggung jawab
1 Dapat dipercaya
Kompetensi Inti
INTEGRITY
Definisi:
adanya relasi yang baik dengan Tuhan, sesama dan lingkungan.
Unsur-unsur:
- Keaktifan dalam kegiatan keagamaan
- Daya juang/kegigihan
- Kepatuhan terhadap peraturan Yayasan
- Kepercayaan diri
- Pengendalian diri
- Menghargai keutuhan ciptaan (ekofeminisme)
INDIKATOR PERILAKU
Mampu:
- Aktif berpartisipasi pada kegiatan perayanaan keagamaan di luar lingkungan organisasi.
- Mendorong diri dan lingkungannya untuk meningkatkan diri dan bertumbuh secara konstan.
- Menyelesaikan semua permasalahan secara mandiri sesuai kewenangannya.
- Tetap tenang dan menenangkan orang lain dalam situasi penuh tekanan (stressfull ).
- Menjadi teladan (animator dan motivator) dalam menghargai keutuhan ciptaanNya.
Mampu:
- Aktif berpartisipasi pada kegiatan perayaan dan pelayanan keagamaan di lingkungan organisasi.
- Mendayagunakan nilai inti organisasi untuk mendapatkan langkah-langkah penyempurnaan pencapaian.
- Mengambil keputusan sendiri sesuai kewenangannya dalam organisasi.
- Tetap tenang dalam situasi penuh tekanan (stressfull ).
- Mengingatkan orang lain yang tidak menghargai keutuhan ciptaan-Nya.
Mampu:
- Memimpin doa bersama dalam doa harian dan pada kegiatan tertentu.
- Melakukan penyempurnaan cara kerja dalam upaya mencapai target yang lebih baik.
- Memberikan informasi atau penjelasan yang benar kepada orang lain tentang peraturan dan ketetapan
Yayasan.
- Merespon dan melakukan perubahan lingkungan yang lebih baik.
- Mengendalikan diri dan menata emosi dalam menghadapi masalah pekerjaan.
- Menghargai dan melestarikan ciptaan Tuhan.
Mampu:
- Melaksanakan doa bersama.
- Melakukan usaha secara proaktif untuk mencapai target penugasan.
- Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Menentukan cara yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaannya.
- Mengendalikan diri dalam menghadapi permasalahan pribadi.
- Menunjukkan sikap menghargai ciptaan.
19
 Kompetensi Inti
CUSTOMER CARE ORIENTATION
Definisi:
Kemauan dan kemampuan memberikan pelayanan prima kepada pihak internal maupun eksternal (stakeholders) dalam upaya mengembangkan
penghargaan terhadap harkat dan martabat manusia
Unsur-unsur:
- Komitmen melayani customer
- Pemahaman terhadap kebutuhan customer
- Kepuasan hasil pelayanan customer
- Kepedulian terhadap customer
KEMAHIRAN
INDIKATOR PERILAKU
LEVEL DESKRIPSI
Mampu:
- Memberikan akses yang mudah untuk bisa dihubungi; menjaga hubungan dengan customer.
- Memiliki perspektif jangka panjang untuk mengantisipasi kemungkinan-kemungkinan di masa yang akan
Bertindak untuk memberikan datang; menjawab / merespon permintaan / permasalahan customer dengan perspektif jangka panjang.
4
pelayanan yang lebih baik
- Secara kontinyu berusaha menciptakan cara-cara meningkatkan kualitas layanan; menginformasikan
kepada customer tentang kemajuan permintaan pelanggan; memonitor kepuasan pelanggan.
- Memberikan pelayanan pada customer dalam segala kondisi; menyampaikan informasi yang berguna bagi
customer , walaupun tidak diminta.
Mampu:
- Memberikan respon yang cepat terhadap kebutuhan / permintaan / permasalahan / keluhan customer d an
Menunjukkan tanggung jawab dalam menindaklanjutinya; bertindak lebih dari yang biasa diharapkan pelanggan.
3
pelayanan - Melakukan upaya konkrit untuk mendapatkan informasi tentang yeng diinginkan oleh pihak lain.
- Melakukan tindak lanjut segera terhadap permintaan/masukan customer.
- Memberi beberapa alternatif solusi dalam menyelesaikan masalah yg dihadapi customer.
Mampu:
- Menyediakan diri untuk membantu sesuai keperluan dan secara proporsional.
- Memberikan informasi yang berkaitan kemajuan pelayanan yang diperlukan oleh customer; tidak
2 Semangat dalam melayani melemparkan atau lepas tangan dari masalah customer yang ditangani.
- Mencari & mendapatkan masukan dari customer.
- Berusaha mengetahui permintaan /permasalahan / keluhan customer untuk memperoleh masukan
pengembangan layanan.
Mampu:
- Memperlakukan customer dengan hormat.
1 Proaktif melaksanakan pelayanan - Memberikan informasi yg diminta customer; menggali kebutuhan dan memberikan informasi.
- Berhati-hati dalam menyiapkan segala sesuatu agar sesuai dengan permintaan customer.
- Senyum, salam, sapa, dan santun kepada customer.

20
 Kompetensi Inti
CONTINUOUS LEARNING
Definisi:

Kemauan dan kemampuan aktif menambah wawasan dan berbagi pengetahuan (semangat pembaharu) untuk membantu terbentuknya pribadi utuh yang berbelarasa

Unsur-unsur:
- Kreatif dan inovatif dalam pekerjaan
- Berbagi pembelajaran (learning sharing)
- Terus belajar (long life education)
KEMAHIRAN
INDIKATOR PERILAKU
LEVEL DESKRIPSI

4 Mengaplikasikan hasil pembelajaran - Menjadi nara sumber untuk kepentingan organisasi (intern atau ekstern).
3 Belajar mandiri
2 Belajar secara aktif
1 Belajar secara pasif
Mampu:
- Melakukan evaluasi perbaikan/penyempurnaan dalam lingkup organisasi.
- Menciptakan kelompok belajar sehingga membentuk komunitas yang membantu penerapan hasil belajar
- Mengaplikasikan hasil pembelajaran dalam pekerjaan dan mampu menciptakan learning community.
Mampu:
- Melakukan evaluasi dan perbaikan/penyempurnaan dalam lingkup unit kerjanya.
- Berbagi pengetahuan secara aktif di unitnya dan merumuskan follow upnya.
- Memperluas wawasan untuk memperkaya pengetahuan yang belum diketahui sebelumnya
- Berusaha mencari jawaban dari hal (pengetahuan / informasi) yang belum diketahui untuk memperluas wawasannya.
Mampu:
- Melakukan evaluasi dan perbaikan/penyempurnaan dalam lingkup fungsional tertentu.
- Secara aktif membagi pengetahuan / wawasan / informasi yang didapat kepada orang lain.
- Bertanya mengenai hal yang tidak diketahui kepada atasannya
- Bertanya mengenai hal (pengetahuan / informasi) yang tidak diketahui kepada atasannya.
Mampu:
- Melakukan perbaikan/penyempurnaan dalam pekerjaannya sendiri.
- Menerima bahan bacaan mengenai pengetahuan untuk dipelajari.
- Belajar tentang sesuatu hal sesuai dengan permintaan atasan.
- Belajar atas permintaan atasan

21

Kemauan dan kemampuan mengembangkan dan memperluas hubungan dan jejaring melalui penciptaan iklim yang membangun semangat persaudaraan
KEMAHIRAN
LEVEL DESKRIPSI
4 Membangun manfaat bersama
3 Membangun kepercayaan
2 Membangun kedekatan
Terbuka, mengekspresikan
1 - Menerima orang lain.
semangat persaudaraan
Kompetensi Inti
INTERPERSONAL RELATIONSHIP
Definisi:
sejati
Unsur-unsur:
- Social awareness (kepekaan sosial)
- Pemahaman terhadap orang lain
- Kemitraan
- Jejaring
INDIKATOR PERILAKU
Mampu:
- Membantu orang lain dengan menciptakan ruang lebih maju untuk mendapatkan manfaat bersama.
- Dalam berinteraksi selalu mengusahakan terjadinya saling menghargai, saling mendukung dan saling
percaya.
- Mendayagunakan dan memfasilitasi kemitraan yang solid sehingga terbentuk iklim kondusif untuk
mencapai tujuan organisasi.
- Mendayagunakan jejaring untuk menangkap peluang, menjaga jejaring yg luas; lintas wilayah, lintas
organisasi untuk kepentingan mendukung pencapaian sasaran organisasi.
Mampu:
- Peka terhadap bahasa & budaya orang lain & memberikan respon / dukungan yang sesuai.
- Empati, memberikan perhatian & memahami yg dirasakan orang lain.
- Mendayagunakan hubungan kemitraan dalam semangat kebersamaan.
- Mengembangkan jejaring yg dapat memberikan informasi, membantu & membuka akses ke pihak-pihak
tertentu.
Mampu:
- Peka terhadap kebutuhan orang lain & memberikan respon / dukungan seperlunya.
- Menunjukkan sikap memahami keinginan / gagasan / ide orang lain.
- Mengembangkan hubungan kemitraan dengan pihak lain di luar rekan sekerja dan organisasi.
- Mengembangkan kontak dengan orang lain, termasuk customer yang berhubungan langsung.
Mampu:
- Peka terhadap kebutuhan orang lain.
- Berinteraksi secara aktif dengan rekan kerja.
- Menjalin relasi dengan customer dan orang-orang di sekitarnya.
22
KOMPETENSI MANAJERIAL
Kompetensi Manajerial
COMMUNICATION
Definisi:
Kemampuan & kemauan untuk melakukan komunikasi yang efektif, baik verbal maupun non verbal, dalam lingkup kelompok sampai
Unsur-unsur:
- Concern for others
- Outgoing
- Komunikasi oral & tertulis
- Mendengarkan
- Melakukan persuasi
- Negosiasi
KEMAHIRAN INDIKATOR PERILAKU
LEVEL DESKRIPSI NON STRUKTURAL
Mampu:
- Membuka diri dan melakukan dialog untuk menyelesaikan isu-isu penting.
- Berkomunikasi efektif dengan atasan dan manajemen untuk mengklarifikasi isu-isu
yang beredar demi upaya mencapai sasaran.
- Menjadi pekerja yang komunikatif.
4 Membangun komunikasi efektif
- Menjaga komunikasi yang terbuka dan efektif di lingkungannya untuk mendukung
suasana kerja yang kondusif.
- Mengekspresikan ide, pemikiran, dan konsep yang mudah dipahami secara
tertulis.
- Menyampaikan informasi sehingga orang lain tertarik dan melakukan tindakan yang
diinginkan.
Mampu:
- Mempedulikan orang lain sehingga mudah mendapatkan kesepakatan yang
diperlukan.
- Melakukan dialog secara efektif untuk menyelesaikan masalah atau mengambil
Negosiasi dan komunikasi secara keputusan.
3
luas
- Melakukan negosiasi untuk memperlancar pekerjaannya.
- Melakukan komunikasi efektif dalam lingkungan organisasi.
- Mendengarkan secara efektif & intensif.
- Memberi semangat orang lain secara aktif.
Mampu:
- Mengenal & memahami orang lain yang berbeda-beda.

- Memilah informasi dan mengkomunikasikan secara tepat.

- Bertanya kepada pihak yang berkepentingan tentang ketidakjelasan demi
Komunikasi efektif antar unit kerja
kelancaran pekerjaan.
2 terkait dan dengan pihak lainnya
- Menjalin komunikasi untuk kerjasama antar rekan pada setiap unit kerja di dalam
yang terkait
organisasi.
- Menjalin komunikasi dengan pihak luar untuk sesuai dengan keperluan untuk
mendukung pekerjaannya.
- Menangkap maksud pembicaraan.
- Membuka diri untuk mengawali terjadinya komunikasi.

Komunikasi efektif di dalam unit
1 kerja dan dengan yang terkait
dengan unit kerjanya
Mampu:
- Memiliki pemahaman interpersonal untuk berkomunikasi dengan orang lain.
- Memberikan respon terhadap yang disampaikan orang lain.
- Menyampaikan gagasan atau informasi yang berhubungan dengan pekerjaan
secara jelas.
- Melakukan komunikasi dua arah secara efektif.
- Mendengarkan orang lain dengan baik.
- Menunjukkan sikap positif.

23
 Kompetensi Managerial

ORGANIZATIONAL AWARENESS
Definisi:
Kemauan dan kemampuan untuk memahami dan melaksanakan prinsip-prinsip penyelenggaraan organisasi pendidikan dan
Unsur-unsur:
- Pemahaman bidang usaha organisasi
- Cross functional awareness
KEMAHIRAN INDIKATOR PERILAKU
LEVEL DESKRIPSI NON STRUKTURAL

Mampu:
- Memahami implikasi strategis dari kontribusi pekerjaannya.

- Memahami ruang lingkup dan pengembangan pekerjaannya, terutama yang terkait

Bertindak strategis dengan dengan pengembangan usaha organisasi di industri pendidikan.
mempertimbangkan implikasinya - Menetapkan langkah praktis yang berdampak positif pada produktivitas antar
4 pekerjaan.
terhadap pencapaian sasaran
organisasi - Bertindak konsulidatif sebagai upaya memenuhi keinginan/harapan dari pihak lain yang
berwenang dalam organisasi demi kepentingan organisasi.
- Mengupayakan kerjasama dan kolaborasi dengan berbagai pihak untuk mencapai
sasaran besar organisasi.

Mampu:
- Memahami strategi organisasi dan prioritas unit kerja dalam mencapai sasaran
organisasi.
- Memahami kebutuhan customer dan dapat mengidentifikasikan kebutuhan tersebut
sebagai tantangan pekerjaan.
Memahami strategi organisasi dan
- Memahami keterkaitan peran dan tren pekerjaannya dalam dunia pendidikan.
3 upaya-upaya untuk
- Memahami peran pekerjaannya di dalam program-program yang terkait dengan
peenyempurnaan
perbaikan kinerja organisasi dalam memenuhi kebutuhan customer

Mampu:
- Memahami pola hubungan antar pekerjaan di dalam unit kerja.

Memahami sasaran organisasi
2 kerjanya.
secara lintas fungsi
Memahami sasaran yang harus
1 dicapai dalam lingkup tanggung
jawabnya
- Memahami kontribusi yang harus dihasilkan oleh setiap pekerjaan di dalam unit
- Memahami pola hubungan fungsional (output - input) antar pekerjaan di dalam unit
kerja maupun antar unit kerja.
- Memahami critical process dalam pekerjaannya yang mempengaruhi proses
pekerjaan lain.
Mampu:
- Memahami peran pekerjaan di dalam unit kerjanya.
- Memahami fungsi dan kontribusi pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya,
terhadap sasaran unit kerja.
- Memahami output yang harus dihasilkan oleh pekerjaannya dan input yang
diperlukan oleh pekerjaannya.
- Memahami sistem dan prosedur pelaksanaan pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya.

24

PLANNING, ORGANIZING & CONTROLLING
Kemampuan & kemauan melakukan perencanaan dan pengelolaan, baik pekerjaan maupun sumber daya yang menjadi tanggung
- Skala / scope perencanaan
- Jangka waktu perencanaan
KEMAHIRAN
LEVEL DESKRIPSI
4 Bersikap antisipatif
3 Mengembangkan alternatif
2 Menjabarkan Kegiatan
1 Mengikuti prosedur
Kompetensi Manajerial
Definisi:
Unsur-unsur:
- Keterlibatan sumber daya
- Kompleksitas pengelolaan
- Pengendalian Operasional
INDIKATOR PERILAKU
NON STRUKTURAL
Mampu:
- Mempersiapkan langkah-langkah pencegahan apabila terjadi penyimpangan
pada pelaksanaan pencapaian tujuan.
- Mengembangkan perencanaan jangka panjang (3 tahun atau lebih) yang
bersifat strategis.
- Menciptakan sistem baru yang disesuaikan dengan tuntutan zaman dan
berorientasi jauh ke depan untuk diterapkan dalam organisasi
- Menjaga koordinasi dengan karyawan dari unit kerja lainnya untuk mencapai
tujuan organisasi.
- Mempertimbangkan rencana masa depan berdasarkan risiko dan
pertambahan nilai.
- Melakukan proses perencanaan secara lengkap, mulai dari penetapan
kebutuhan dan analisis SWOT sampai aktivitas pemantauan (monitoring) dan
pelaporan
Mampu:
- Mengembangkan beberapa alternatif pencapaian sasaran, serta mempersiapkan
sumber daya yang dibutuhkan dan mampu meraih alternatif terbaik.
- Menyusun perencanaan tahunan individu yang memberikan kontribusi signifikan
pada keberhasilan perencanaan unit karya/organisasi.
- Membantu pengaturan penggunaan sumber daya dan fasilitas lainnya dalam
pelaksanaan tugas unit dengan memperhitungkan efektivitas dan efisiensi
- Mendukung koordinasi antara pimpinan dengan rekan kerja untuk mencapai tujuan
unit kerja atau organisasi.
- Membantu keberhasilan transisi kebijakan & prioritas baru bila terjadi perubahan /
kondisi.
Mampu:
- Menentukan sasaran/tujuan yang hendak dicapai secara terperinci, meliputi
kualitas, kuantitas, dan waktu dengan menyusun langkah-langkah pencapaian
sasaran
- Membuat rencana kegiatan yang lebih lengkap termasuk melibatkan proses
pengendalian terhadap pekerjaan orang lain yang menjadi input.
- Memahami dan memilah pekerjaan berdasarkan skala prioritas.
- Menyempurnakan cara kerja dan alokasi penggunaan waktu sesuai dengan
perubahan kebijakan organisasi.
- Melakukan kerjasama dengan rekan kerja untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Mampu:
- Menentukan garis besar sasaran pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
- Membuat rencana kegiatan yang akan dilaksanakannya sendiri.
- Melaksanakan sistem dan prosedur pekerjaan yang sudah ada (misalnya job
description, petunjuk pelaksanaan pekerjaan, dsb).
- Menggunakan kemampuan dan waktu secara optimal.
- Menetapkan prioritas pekerjaan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
25
KOMPETENSI FUNGSIONAL
Kemampuan untuk melakukan pengelolaan pekerjaan (proyek) renovasi dan pengembangan gedung (prasarana fisik)
KEMAHIRAN
LEVEL DESKRIPSI
Mengembangkan arah kebijakan - Melakukan penghitungan akhir anggaran investasi untuk proyrk renovasi maupun pengembangan sarana fisik sekolah yang
4 proyek renovasi maupun
pengembangan sarana fisik
Mengelola proyek renovasi maupun - Menyeleksi konsultan perencana maupun pelaksana yang akan digunakan dalam proyek Tarakanita, melalui anwijzing dan
3
pengembangan sarana fisik
Melakukan supervisi proyek
2 renovasi maupun pengembangan
sarana fisik
Menyiapkan sarana pendukung
1 proyek renovasi maupun
pengembangan sarana fisik
Kompetensi Fungsional
MANAJEMEN PROYEK
Definisi:
Unsur-unsur:
- Perencanaan
- Pelaksanaan
- Pengawasan proyek
INDIKATOR PERILAKU
Mampu:
- Mengembangkan kebijakan, dan strategi pelaksanaan proyek renovasi maupun pengembangan sarana fisik sekolah.
- Mengembangkan kriteria-kriteria untuk standar bangunan sekolah Yayasan Tarakanita.
akan dilaksanakan.
- Menngembangkan kriteria perencana maupun pelaksana proyek renovasi maupun pengembangan sarana fisik sekolah.
- Mengembangkan pokok-pokok ketentuan (klausul) yang harus tercakup di dalam dokumen kontrak.
- Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan proyek renovasi maupun sarana fisik sekolah.
- Melakukan pengecekan akhir pada pembayaran tahapan pelaksanaan proyek.
Mampu:
- Memberikan gambaran tentang hasil akhir proyek renovasi maupun pembangunan sarana fisik.
- Mengembangkan standar bangunan sekolah Yayasan Tarakanita.
- Menghitung anggaran investasi pengembangan bangunan sekolah yang akan dilaksanakan.
klarifikasi penawaran.
- Merumuskan dokumen kontrak kerja perencanaan dan pelaksanaan proyek.
- Melakukan monitor terhadap pelaksanaan proyek renovasi maupun pengembangan sarana fisik sekolah (baik tahap perencanaan
maupun tahap pembangunan).
- Melakukan pengawasan dan pengendalian pada proses pembayaran pekerjaan.
Mampu:
- Membuat evaluasi terhadap calon rekanan untuk perencanaan dan pengembangan sarana fisik sekolah.
- Melakukan evaluasi terhadap faktor-faktor dalam survey calon rekanan.
- Melakukan evaluasi hasil survey lapangan calon rekanan sebagai pertimbangan evaluasi akhir terhadap daftar calon rekanan.
- Menyiapkan pelaksanaan anwijzing.
- Mengurus perijinan.
- Melakukan supervisi lapangan terhadap pelaksanaan proyek renovasi maupun pengembangan pembangunan sarana fisik
sekolah.
- Membuat laporan tahapan pelaksanaan proyek.
Mampu:
- Mengumpulkan informasi tentang pihak ketiga yang memenuhi kriteria sebagai rekanan dalam perencanaan dan pelaksanaan
renovasi maupun pengembangan sarana fisik sekolah.
- Menyusun daftar rekanan untuk perencanaan maupun pelaksanaan renovasi maupun pengembangan sarana fisik sekolah.
- Menyiapkan jadwal survey lapangan terhadap kemampuan dan kualitas calon rekanan.
- Melaksanakan survey lapangan terhadap calon rekanan.
- Menyusun laporan survey lapangan calon rekanan.
- Melengkapi dokumen perijinan.
- Memfasilitasi kebutuhan-kebutuhan rekanan pada saat memulai pelaksanaan proyek.
- Membantu mengawasi penyelenggaraan K3 (keselamatan, kebersihan, dan keamanan) di lingkungan proyek renovasi maupun
pengembangan sarana fisik
26

Kemampuan untuk mengadakan, menyimpan, memelihara dan mendokumentasikan aset organisasi
KEMAHIRAN
LEVEL DESKRIPSI
Mengembangkan arah kebijakan
4 dalam pengelolaan sarana dan
prasarana
Mengembangkan proses
3 pengelolaan dan pemanfaatan
sarana dan prasarana
Melakukan pemeliharaan dan
2 pelayanan kebutuhan sarana
prasarana non rutin
Melakukan pemeliharaan dan
1 pelayanan kebutuhan sarana
prasarana rutin
Kompetensi Fungsional
PENGELOLAAN SARANA dan PRASARANA
Definisi:
Unsur-unsur:
- Pengelolaan dan pemeliharaan
- Dokumentasi dan laporan
INDIKATOR PERILAKU
Mampu:
- Mengembangkan kebijakan, strategi, dan sasaran pengelolaan serta pemeliharaan sarana dan prasarana.
- Mengembangkan sistem dan cara pengelolaan serta pemanfaatan sarana dan prasarana
- Memastikan keamanan sarana dan prasarana pada saat digunakan.
- Melakukan analisis kecukupan sarana dan prasarana.
- Melakukan pengawasan terhadap proses pengelolaan sarana dan prasarana.
- Melakukan pengecekan terhadap prosedur administrasi pengelolaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana.
Mampu:
- Memberikan pengarahan dalam penyelenggaraan pengelolaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
- Mengembangkan peraturan tentang pemanfaatan sarana dan prasarana.
- Mengevaluasi proses pemeliharaan sarana (peralatan kantor) dan prasarana (fasilitas gedung).
- Memeriksa kualitas pemeliharaan sarana (peralatan kantor) dan prasarana (fasilitas gedung).
- Memastikan sarana dan prasarana yang diperlukan bisa dipergunakan (dioperasikan/tidak rusak)
Mampu:
- Mengajukan rekomendasi pengelolaan sarana dan prasarana.
- Memonitor proses pemeliharaan sarana (peralatan kantor) dan perbaikan prasarana (fasilitas gedung).
- Melakukan pengaturan jadwal pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor dan fasilitas gedung.
- Melakukan pemilihan vendor untuk pemeliharaan dan perbaikan sarana (peralatan kantor) dan prasarana (fasilitas
gedung).
- Memeriksa dan menyimpan kelengkapan dokumen prasarana dan sarana orgnanisasi
Mampu:
- Meneliti kelengkapan administrasi permintaan sarana/prasarana.
- Memonitor ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan
- Memberikan informasi tentang sumber-sumber sarana dan prasarana.
- Memberikan pelayanan dalam hal penggunaan sarana dan prasarana
- Melakukan pemeliharaan rutin terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh organisasi.
- Melakukan pemeliharaan dan perbaikan sederhana terhadap sarana (peralatan kantor) dan prasarana (fasilitas gedung).
- Melakukan pengaturan proses pelaksanaan perbaikan sarana peralatan kantor dan fasilitas kantor yang dilakukan oleh
pihak ketiga
- Mengawasi pelaksanaan perbaikan peralatan kantor dan fasilitas gedung.
- Membuat laporan
27
 Kompetensi Fungsional

PENGADAAN BARANG dan JASA

Definisi:
Kemampuan untuk melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa perimntaan pengguna
Unsur-unsur:
- Mengetahui jenis barang jasa yang dibutuhkan
- Mengetahui ketentuan proses pengadaan barang jasa
- Mengetahui patokan harga setiap barang jasa
KEMAHIRAN
INDIKATOR PERILAKU
LEVEL DESKRIPSI
Mampu:
- Mengembangkan kebijakan, strategi, dan sasaran penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
Mengembangkan arah kebijakan
- Mengembangkan sistem dan cara penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
4 dan sistem dalam pengadaan
- Melakukan pengecekan kelengkapan administrasi pengadaan baran dan jasa.
barang dan jasa
- Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
- Mampu melakukan fasilitasi untuk pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
Mampu
- Menyusun standar jumlah dan jenis sediaan.
Mengembangkan standar sediaan - Menyusun kriteria / persyaratan pengadaan barang secara penunjukkan maupun tender.
3
dan pengadaan barang/jasa - Menyelenggarakan proses tender.
- Memonitor pengadaan barang/jasa yang obyektif dan effisien.
- Memonitor proses pembayaran yang sesuai dengan kenyataan
Mampu:
- Menganalisis permintaan barang / jasa yang diajukan.
Menyelenggarakan koordinasi untuk - Memberikan informasi / memberi rekomendasi tentang sumber-sumber barang / jasa non rutin dan pemasoknya.
2 pengadaan barang/jasa non rutin - Melakukan diskusi dengan pengguna terkait dengan permintaan barang/jasa non rutin.
dan/atau tender - Melakukan negosiasi dan atau rekomendasi harga untuk barang / jasa non rutin.
- Menyiapkan kelengkapan administrasi untuk pengadaan dengan sistem tender.
- Menyiapkan proses tender.
Mampu:
- Meneliti kelengkapan administrasi permintaan barang/jasa.
- Menganalisis sediaan barang
Melaksanakan kegiatan pengadaan
1 - Memberikan informasi tentang sumber-sumber barang/jasa, dan pemasoknya
barang/jasa yang diperlukan
- Melakukan diskusi dengan pengguna untuk permintaan barang/jasa yang rutin
- Melakukan negosiasi dan / atau rekomendasi harga untuk pembelian rutin
- Memastikan kedatangan dan kualitas barang

28

Kemampuan untuk menyediakan fasilitas pelayanan kerumahtanggaan serta kemananan dan kebersihan lingkungan
KEMAHIRAN
LEVEL DESKRIPSI
Mengembangkan arah kebijakan
4 dan sistem dalam layanan
kerumahtanggaan dan keamanan
Mengembangkan standar
3 - Mengembangkan standar kebersihan dan keamanan lingkungan
kerumahtanggaan dan keamanan
Menyelenggarakan koordinasi
2 penyelenggaraan kerumahtanggaan - Memonitor kebutuhan pelayanan kerumahtanggan.
dan keamanan
Melaksanakan kegiatan
1 kerumahtanggaan sesuai dengan
tanggung jawabnya
Kompetensi Fungsional
KERUMAHTANGGAAN dan KEAMANAN
Definisi:
Unsur-unsur:
- Penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggan
- Keamanan dan kebersihan lingkungan
INDIKATOR PERILAKU
Mampu:
- Mengembangkan kebijakan, strategi, dan sasaran penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggan serta keamanan dan
kebersihan lingkungan.
- Mengembangkan sistem dan cara penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggan serta keamanan dan kebersihan
lingkungan.
- Melakukan analisis terhadap pelaksanaan pelayanan kerumahtanggan serta keamanan dan kebersihan lingkungan.
Mampu
- Mengembangkan standar pelayanan kerumahtanggaan.
- Menyelenggarakan koordinasi keamanan lingkungan dengan aparat setempat.
- Melakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggan serta keamanan dan kebersihan lingkungan.
Mampu:
- Memastikan ketersediaan kebutuhan makanan dan minuman sehari-hari.
- Mengawasi kebersihan kantor dan lingkungannya.
- Mengawasi keamanan kantor dan lingkungannya.
Mampu:
- Menyiapkan kebutuhan makanan dan minuman sehari-hari.
- Menjaga kebersihan kantor dan lingkungannya.
- Menjaga keamanan kantor dan lingkungannya.
29
 DAFTAR PUSTAKA

Yusuf Hadijaya . Administrasi Pendidikan. Medan : Perdana Mulya Sarana, September 2012.

Mah Halimah. Modul I Universitas Terbuka : Konsep dan Ruang Lingkup Administrasi
Perkantoran.

Tita Rosita. Modul I Universitas Terbuka : Peranan, Fungsi Perencanaan, dan Pembiayaan
Manajemen Pendidikan.

Priyo Candra Pratama. Administrasi Umum. Rawamangun Jakarta Timur : Bumi Aksara

Kamus Kompetensi Karyawan Yayasan Tarakanita (2009) : Yayasan Tarakanita

Uraian Tanggung Jawab dan wewenang (2014) : Yayasan Tarakanita

30