ILMU ADMINISTRASI NEGARA

KELOMPOK 1
HAKIKAT KONSEP
ADMINISTRASI

AU LIA N A OK TA

ZU RN IAT I

SE PRIDA

K U RAT U L A IN A
 Kata Pengantar
Tujuan Administrasi dipelajari untuk dapat lebih menigkatkan kemampuan
dan ketrampilan manajerial juga praktek – praktek manajemen yang
strategis dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja organisasi.
Kata Administrasi banyak dijumpai dalam kehidupan sehari – hari, terutama
ketika berurusan dengan kantor pemerintahan atau swasta. Dalam media
masa juga dikemukakan beberapa istilah seperti Administrasi Reagan,
Administrasi Pembangunan, Administrasi Pemerintahan Desa, Administrator
Pelabuhan, Administrator Perkebunan
 Arti Administrasi Secara
Etimologis
Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata Administration yang
bentuk infinitifnya adalah To Administer. Kata To Administer diartikan sebagai To Manage
(mengelola) atau To Direct (menggerakkan).

Kata Administrasi juga dapat berasal dari bahasa Belanda dari kata Administratie yang di Indonesia
disebut Tatausaha. Administratie adalah organizeren atau pengaturan tugas – tugas atau pekerjaan
(organisasi), administeren atau penatausahaan (tatausaha) dan beheren atau memberi bimbingan
(manajemen).
 Arti Administrasi Secara
Etimologis
Di zaman Romawi terdapat banyak istilah
yang berhubungan dengan administrasi,
antara lain:
- administro: membantu, mengabdi,
memelihara, menguruskan, memimpin,
mengemudikan, mengatur

- administer: pembantu, abdi, kakitangan, - administrator: pengurus, pengelola,

penganut. pemimpin.

- administratio: pemberian bantuan,

pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan,
pimpinan, pemerintahan, pengelolaan
 Arti Administrasi Secara
Etimologis
Di zaman Romawi, seorang administrator adalah seorang yang mendapat kepercayaan untuk
melakukan tugas dari seorang pemilik harta kekayaan untuk mengurus semua kesatuan
hartanya dalam satu organisasi atau unit administrasi. Dengan kata lain, administrator
melakukan administer (melayani, menaati) sesuai dengan kebijakan yang ditentukan dengan
mempertanggung jawabkan kegiatan yang dilakukannya.

Berdasarkan uraian di atas, maka secara etimologis administrasi dapat diartikan sebagai
kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, mengelola manusia, mengelola harta
benda ke arah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Tugas administrator adalah
melayani atau menaati melaksanakan administrare atau tatausaha (registrasi, dokumentasi,
inventarisasi, atau pencatatan) dan administro kegiatan manajemen yaitu proses pengendalian,
pergerakan, dan pemanfaatan faktor-faktor sumber daya yang sudah direncanakan.
 Administrasi dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha
menurut (J. Wajong, 1962). Kegiatan administrasi meliputi
pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu
yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan
keterangan bagi pimpinan.
Oleh karena itu kegiatan tata usaha merupakan pengelolaan
data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke organisasi,
maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut
terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian,
pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan,
pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan
oleh organisasi.
Dari semua kegiatan tersebut dapat dirangkum dalam
tiga kelompok yaitu:
1. Korespondensi atau surat-menyurat. Yaitu rangkaian
aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi
secara tertulis
2. Ekspedisi yaitu aktivitas mencatat setiap informasi
yang dikirim dan diterima baik bentuk kepentingan intern
maupun ekstern.
3. Pengarsipan yaitu proses pengaturan dan
penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat
dengan mudah dan cepat ditemukan setiap keperluan
 Administrasi dalam Arti Luas
Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu disebut administrasi (The Liang Gie, 1980). Bahwa pada dasarnya administrasi adalah
aktivitas-aktivitas golongan yang bersifat kooperatif (Dimock & Dimock, 1968).
Untuk memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi-definisi berikut ini:
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi terciptanya tujuan yang ditentukan
sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1980)
Administrasi (lat. Administrare) meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. (Ensiklopedia Indonesia, 1980)
Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien
dengan dan melalui orang lain (Stephen P. Robbins, 1983)
 Administrasi dalam Arti Luas
Administrasi adalah proses yang umumnya dijumpai di semua kegiatan-kegiatan kelompok, baik
publik (negara, pemerintahan) maupun privat (swasta, perusahaan), sipil atau militer, dalam
ukuran besar atau kecil (Leonard D. White, 1958).
Administrasi dapat didefinisikan sebagai pengorganisasi dan menggerakkan sumber daya
manusia dan materi untuk mencapai tujuan yang diinginkan (John M. Pfiffner, 1960).
Administrasi adalah meliputi kegiatan-kegiatan individu dalam suatu organisasi yang bertugas
mengatur, memajukan, dan menyediakan fasilitas usaha kerja sama kelompok individu individu
untuk merealisasikan tujuan yang ditentukan (Ordway Tead, 1959).
Administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penafsiran, dan
pengawasan suatu perusahaan (J.E. Walters, 1959).
 Administrasi dalam Arti Luas
Berdasarkan uraian dan definisi-definisi seperti kerja sama pada dasarnya setiap orang tidak mampu untuk
dikemukakan dapat dirinci beberapa ciri pokok hidup sendiri sehingga membutuhkan orang lain untuk bisa
untuk disebut sebagai administrasi yaitu: memenuhi kebutuhan hidupnya.

1. Sekelompok orang Dengan demikian menjadi kodrat manusia sejak dilahirkan

hingga meninggal, memiliki keinginan untuk:
2. Kerja sama
1. Menjadi satu dengan manusia lain di sekelilingnya yang
3. Pembagian tugas antara lain diwujudkan dengan membentuk atau memasuki
suatu kelompok misalnya organisasi, sekolah, olahraga,
4. Kegiatan yang dituntut dalam suatu proses
dagang, tani.
5. Tujuan
2. Menjadi satu dengan lingkungan sekitarnya misalnya
keadaan alam, sistem nilai budaya, sistem politik, sistem
ekonomi, sistem ideologi..
 Administrasi dalam Arti Luas
Juga dijumpai beberapa teori tentang terbentuknya kelompok yaitu:

1. Teori tukar menukar, teori ini diperkenalkan oleh Thibaut dan Kelley pada tahun 1949, yang melihat individu melakukan interaksi dan
membentuk kelompok melalui proses tukar menukar oleh adanya daya tarik antara imbalan (reward) dan biaya (cost).

2. Teori kesamaan sikap, teori ini kemukakan oleh Newcomb tahun 1961 dan melihat individu atau seseorang cenderung tertarik kepada orang
lain dan membentuk kelompok karena dianggap mempunyai sikap yang sama dengan nya.

3. Prinsip saling melengkapi, dikemukakan oleh Winch (1958). Di mana teori ini menganggap bahwa daya tarik untuk berinteraksi dan
membentuk kelompok ditentukan oleh prinsip saling melengkapi.Jika proses interaksi terjadi,

maka pengembangan kelompok dapat melalui 4 tahapan yaitu:

1. Saling menerima

2. Berkomunikasi dan mengambil keputusan

3. Motivasi dan produktivitas

4. Pengendalian dan organisasi

 Administrasi dalam Arti Luas
Setelah kelompok berkembang hingga memperlihatkan produktivitas dan melakukan pengendalian
atas anggotanya maka kelompok tersebut akan memiliki karakteristik yang terdiri atas:
1. Struktur artinya pada hubungan antara posisi dalam struktur organisasi kerja secara hierarkis
sehingga tiap anggota kelompok ditempatkan atau bekerja dalam suatu unit tertentu atas dasar
keahliannya.
2. Hierarki status yang diberikan kepada posisi tertentu merupakan konsekuensi yang membedakan
antara posisi yang satu dengan yang lain.
3. Peranan setiap posisi dalam struktur kelompok memiliki peranan yang saling berhubungan sesuai
dengan perilaku yang diharapkan dari mereka yang menduduki posisi tersebut.
4. Norma yaitu standar yang diterima oleh para anggota kelompok.
 Administrasi dalam Arti Luas
Meskipun dalam kehidupan manusia banyak
ditemukan berbagai fenomena kerjasama, misalnya
keluarga, kerumunan, tontonan.
Akan tetapi kerjasama seperti itu bukanlah bentuk
kerjasama administratif. Fenomena kerjasama
administratif hanyalah apabila dilakukan pengaturan
pembagian kerja yang berlangsung dalam suatu
organisasi, dengan kata lain fenomena kerjasama
administratif adalah fenomena kerjasama
organisasional.
Beberapa alasan mengapa pembagian kerja penting
dalam suatu kerjasama organisasional, yaitu:
1. Karena orang berbeda dalam pembawaan
kemampuan serta kecakapan dan mencapai
ketangkasan yang besar dengan spesialisasi
2. Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua
tempat pada saat yang sama
3. Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada
saat yang sama
4. Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas
sehingga seseorang dalam rentangan hidupnya tidak
mungkin mengetahui lebih banyak kecuali sebagian kecil
daripadanya.
 Administrasi dalam Arti Luas
Setiap individu sudah pasti
mempunyai tujuan yaitu untuk
memenuhi kebutuhan baik hidupnya
yang mungkin dapat dicapai melalui
saya sendiri akan tetapi banyak tujuan
individu yang tidak mungkin dicapai
secara individu atau setidak-tidaknya
menjadi tidak efektif jika dilakukan
atas usaha sendiri.
Dengan demikian tujuan merupakan
sesuatu yang ingin dicapai sehingga
dibentuk suatu kerjasama organisasi
nasional akan tetapi tujuan yang
dicapai tidak semata-mata tujuan
individu melainkan tujuan organisasi.
Orang-orang yang melakukan kerjasama yang terstrukturisasi dan ter fungsionalisasi dapat
dikelompokkan atas:
1. Administrator, orang yang menduduki posisi puncak dalam suatu struktur ia merumuskan tujuan
dan kebijakan yang berlaku.
2. Manajer, yang melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan oleh administrator dan dalam
pelaksanaan kegiatannya.
3. Supervisor, adalah orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional dari setiap
kegiatan hingga tercapainya tujuan yang diinginkan.
4. Staff, orang yang tugasnya membantu memberi pemikiran saran dan pendapat kepada dan untuk
dipertimbangkan oleh administrator atau manajer dalam memecahkan berbagai masalah mengambil
keputusan atau membuat kebijakan tetapi tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan kerja.
5. Pekerja atau karyawan, orang-orang yang melakukan atau melaksanakan pekerjaan secara
langsung sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing.
Pentingnya Studi Administrasi
Masalah-masalah yang timbul dari fenomena kerjasama dapat dianalisis dan
dipecahkan melalui studi administrasi. Pelaksanaan pembangunan transportasi dan
perhubungan stabilitas nasional kemajuan ekonomi dan lain-lain berlangsung melalui
proses pengelolaan secara administrasi
 Pentingnya Studi Administrasi
Pentingnya studi dan peranan administrasi juga disebabkan.
1. Dalam kehidupan masyarakat modern terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi
pola kehidupan berdasarkan kerjasama keorganisasian
2. Pola kehidupan keorganisasian berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta
bekerja secara rasional
3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi
modern
4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan keefektifan dan
keefisien pencapaian tujuan
5. Berpikir dan bekerja secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan
berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektivitas
 Kesimpulan
Jadi kesimpulannya adalah bahwasannya belajar mengenai ilmu administrasi sangat amat di
butuhkan, tidak hanya dalam dunia pekerjaan saja tetapi juga dalam kehidupan sehari – hari.
Administrasi sendiri dapat meningkatkan kemampuan dan ketrampilan manajerial dan juga
praktek – praktek manajemen yang sering di gunakan dalam kehidupan sehari – hari, serta dapat
membantu dalam pembentukan sebuah strategi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas
dalam kerja berorganisasi.
TERIMA KASIH