1.3.Administrasi dalam Arti Luas.

Tidak bisa dipungkiri lagi bahwa dengan semakin berkembangnya

peradapan manusia, semakin meningkat pula kebutuhan masyarakat akan
informasi, serta saling tergantung satu sama lain, maka tidak bisa
dipungkiri pula bahwa masyarakat semakin berhubungan dengan urusan-
urusan kantor. Istilah administrasi juga semakin populer dikalangan
masyarakat walaupun administrasi masih dipahami secara sempit yaitu
sebagai tatausaha. Namun sesungguhnya hakikat dan arti administrasi
sangatlah luas, sebagaimana yang telah dikembangkan oleh para pelopor
teori administrasi seperti Henry Fayol, maupun seperti yang telah
dikembangkan di dunia pendidikan tinggi.
Istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang
dilakukan oleh sekelompok orang guna mencapai tujuan yang diinginkan.
Sudah menjadi kodratnya bahwa manusia saling membutuhkan satu sama
lain untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, baik kebutuhan materiil
maupun kebutuhan non-materiil. Berhubung kebutuhan-kebutuhan
tersebut terbatas adanya ataupun sulit untuk mencapainya maka manusia
tidak bisa memenuhinya sendiri, hal ini karena keterbatasan-keterbatasan
yang ada pada manusia, maka pada akhirnya mereka harus bekerjasama
dengan orang/fihak lain guna tercapainya tujuan tersebut. Kerjasamanya
adalah kerjasama yang bersifat teratur, terarah berdasarkan kesepakatan
bersama.
Kegiatan sekelompok orang/manusia yang dilakukan secara
bekerjasama sesungguhnya merupakan gejala yang bersifat umum (ada
dimana-mana: tidak mengenal tempat dan waktu), telah berlangsung
sejak zaman primitif hingga sampai pada kehidupan dengan
menggunakan teknologi moderen. Kerjasama tersebut juga bisa dijumpai
diberbagai bidang kehidupan: sosial, politik, ekonomi, budaya, hankam,
dsb., sehingga hampir disemua aktivitas kehidupan manusia, apalagi jika
aktivitas tersebut memerlukan bantuan orang lain, maka selalu dijumpai
sekelompok orang yang bekerjasama guna mencapai tujuan yang
diinginkan. Rangkaian kerjasama yang dilakukan sekelompok orang guna
mencapai tujuan yang diinginkan disebut Administrasi.

Berbagai contoh definisi yang memahami arti administrasi dalam

arti yang luas:
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980)

Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk

7
usaha kerjasama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.
(Sondang P. Siagian,1980).

Administrasi, meliputi segala proses pelaksanaan tindakan

kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditentukan.(Ensiklopedi Indonesia,1980).

Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif,

yang mempunyai rasionalitas yang tinggi. (Dwight Waldo,1971).

Administrasi adalah proses yang umumnya dijumpai disemua

kegiatan-kegiatan kelompok, baik publik (negara, pemerintahan) maupun
privat (swasta, perusahaan), sipil atau militer, dalam ukuran besar atau
kecil .......(Leonard D. White, 1958)
Administrasi dapat didefinisikan sebagai mengorganisasi dan
menggerakkan sumberdaya manusia dan materiil untuk mencapai tujuan
yang diinginkan. (John M. Pfifner, 1960).

Administrasi adalah meliputi kegiatan-kegiatan individu-individu

(eksekutif) dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan,
dan menyediakan fasilitas usaha kerjasama sekelompok individu-
individu untuk merealisasikan tujuan yang ditentukan. (Ordway
Tead,1954).

Berdasarkan uraian dan definisi-definisi seperti dikemukakan di atas,

dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk dapat disebut sebagai
administrasi yaitu:
1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin
terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerjasama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi
jika dua orang ataulebih bekerjasama.
3. Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar
kegiatan kerjasama, melainkan kerjasama tersebut harus
didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan
administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara
berkesinambungan.
5. Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui
kegiatan kerjasama.
Jika disederhanakan, maka ciri pokok untuk dapat disebut sebagai
administrasi, adalah:
1. Kerjasama dilakukan sekelompok orang.

8
 2. Kerjasama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara
terstruktur.
3. Kerjasama dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumberdaya-sumberdaya.

Gambaran tentang unsur-unsur administrasi dapat dilihat dalam bagan:

1.2. sebagai berikut:

INDIVIDU

IDE

KELOMPOK KERJASAMA ORGANISASI

SUMBERDAYA

TUJUAN
Bagan 1.2.: Karakteristik elemen fenomena administrasi.

Sedangkan menurut C. L. Sharma, administrasi mempunyai ciri-ciri

(karakteristik) antara lain sebagai berikut:
1. Administrasi merupakan suatu proses/sistem yang terdiri dari sub-
sistem, yang meliputi planning, organizing, staffing, coordinating,
dan controlling. Sub-sistem tersebut saling berhubungan dan
tergantung.
2. Administrasi mengharuskan kelompok orang bekerjasama secara
teratur sebagai satu kesatuan.
3. Kelompok orang yang bekerjasama harus mempunyai dan
mencapai satu atau perangkat tujuan tertentu.
4. Umumnya administrasi dilengkapi dengan tujuan yang ruang
lingkupnya sangat luas (tujuan jangka panjang).
5. Keberhasilannya diukur dari sampai seberapa jauh administrasi
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
6. Administrasi mencapai tujuannya melalui orang lain (bawahan).
7. Administrasi memerlukan kecakapan khusus.
8. Kecakapan administrasi berbeda dengan kecakapan tehnis seperti
dokter / insinyur.
9. Administrasi muncul sebagai disiplin ilmu yang khas dan dapat
diidentifikasi, dipelajari dan dipraktekkan.

9
 10.Administrasi mempunyai prinsip-prinsip secara universal,
meskipun tidak bersifat absolut (hanya sebagai pedoman).
11.Administrasi tidak bisa diraba dan dilihat, tetapi keberhasilannya
dapat diukur.
12.Administrasi bertanggung jawab pada penyediaan dan
penggerakan berbagai sumber-sumber untuk mencapai tujuan
organisasi.
13.Administrasi merembes keseluruh jajaran / struktur organisasi.
Perbedaan terletak pada penekanan tanggung jawab dan
pekerjaannya.
14.Prinsip-prinsip administrasi bisa diterapkan ke dalam semua tipe
organisasi tanpa memandang sifat kegiatan yang dilaksanakan.
15.Administrasi terutama merupakan sistem kegiatan mental.
16.Administrasi bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sarana untuk
mencapai tujuan.

Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi

yaitu: kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara
efektif dan efisien.

1.4.Kerjasama.
Kerjasama dilakukan karena pada dasarnya manusia tidak mampu
memenuhi kebutuhan hidupnya sendiri sehingga terdorong untuk
melakukan kerjasama dengan orang lain. Kesedian seseorang untuk
membentuk atau memasuki suatu kelompok kerjasama disamping
mengharapkan tercapainya tujuan yang diharapkan karena manusia juga
menyadari akan keterbatasan-keterbatasan yang ada padanya.
Munculnya suatu kelompok kerjasama atau organisasi karena
setiap orang yang menjadi anggotanya meyakini bahwa produktivitas,
kemajuan serta kepuasan kerjanya akan lebih tinggi jika ia melakukan
kerjasama dibandingkan dengan kalau berusaha sendiri. Biasanya
kerjasama akan timbul manakala mereka memiliki kepentingan yang
sama, dan pada saat yang bersamaan mereka juga memiliki pengetahuan
maupun pengendalian diri, dan bersedia menyerahkan atau mengurangi
sebagian kebebasannya atau kepentingannya untuk mendapatkan imbalan
dari dan melalui kerjasama.
Menurut Gibson (1983), kelompok kerjasama dapat berupa
kelompok formal atau informal, dibentuk karena beberapa alasan sbb:

10
 1. Karena pemenuhan kebutuhan.
Hasrat untuk memperoleh kepuasan dari terpenuhinya kebutuhan
manusia dapat merupakan daya motivasi yang kuat dalam
pembentukan kelompok.
2. Karena kedekatan dan daya tarik.
Interaksi interpersonal yang timbul akibat kedekatan dan daya tarik
dapat menyebabkan pembentukan kelompok. Kedekatan adalah
jarak fisik antar individu. Sedangkan daya tarik merupakan daya
tarik seseorang terhadap yang lain karena mereka memiliki
kesamaan atau saling melengkapi dalam persepsi, sikap atau
motivasi.
3. Karena tujuan kelompok.
Seseorang tertarik kepada kelompok karena orang tersebut tertarik
akan tujuan kelompok.
4. Karena alasan ekonomi.
Orang masuk atau membentuk kelompok dalam banyak hal karena
orang menganggap dapat memperoleh keuntungan ekonomi yang
lebih besar dalam atau melalui kelompok.

Berbagai teori terbentuknya kelompok, yaitu:

1. Teori tukar menukar (exchange theory).
Teori yang diperkenalkan oleh Thibaut dan Kelley ini melihat
individu melakukan interaksi dan membentuk kelompok melalui
proses tukar menukar oleh adanya daya tarik antara imbalan
(reward) dan biaya (cost). Dalam tiap interaksi seseorang akan
mendapat imbalan terpenuhinya kepuasan atau kebutuhan
meskipun untuk itu ia harus menyerahkan sebagian kebebasan,
kemerdekaan dan tunduk pada aturan tertentu.
2. Teori kesamaan sikap (theory of similiar attitude).
Teori ini dikemukakan oleh Newcomb, yang melihat bahwa
individu atau seseorang cenderung tertarik kepada orang lain dan
membentuk kelompok karena dianggap mempunyai sikap yang
sama dengannya. Orang tersebut berpendapat sama bahwa tugas
lebih penting dari kepentingan pribadi dan mereka saling tertarik,
dibandingkan dengan orang yang menganggap lebih penting
mendahulukan persahabatan.
3. Prinsip saling melengkapi (the principle of complementary).
Teori ini dikemukakan oleh Winch, dimana teori ini menganggap
bahwa daya tarik untuk berinteraksi dan membentuk kelompok
karena ditentukan oleh prinsip saling melengkapi. Seseorang
melakukan interaksi bukan karena kesamaan sikap, tetapi justru
karena adanya perbedaan dengan orang lain sehingga orang

11
 tersebut ingin melengkapi perbedaan atau kekurangan dari orang
lain.

Gibson mengatakan bahwa setelah kelompok berkembang hingga

memperlihatkan produktivitasnya dan melakukan pengendalian atas
anggotanya, maka kelompok tersebut akan memiliki karakteristik yang
terdiri atas:
1. Struktur, artinya pola hubungan antar posisi. Dalam hal ini
dilakukan strukturisasi kerja secara hierarkhis sehingga setiap
anggotaa kelompok ditempatkan atau bekerja dalam satu unit
tertentu atas dasar keahliannya.
2. Hirarkhi status, artinya status yang diberikan kepada posisi tertentu
merupakan konsekuensi yang membedakan antara posisi yang satu
dengan yang lain.
3. Peranan, setiap posisi dalam struktur kelompok memiliki peranan
yang saling berhubungan sesuai dengan perilaku yang diharapkan
dari mereka yang menduduki peranan tersebut.
4. Norma, yaitu standar yang diterima oleh anggota kelompok.

Sesuai dengan berbagai aspek yang melatarbelakangi terbentuknya atau

dilakukannya kerjasama, maka dapat dikelompokkan beberapa jenis
kerjasama, yaitu:
1. Menurut pelaku, dapat dibedakan antara:
a. Kerjasama individual
b. Kerjasama organisasional
2. Dilihat dari bentuk, dapat dibedakan antara:
a. Kerjasama formal (formal cooperation)
b. Kerjasama tidak formal (informal cooperation)
3. Dilihat dari daya ikatan, dapat dibedakan antara:
a. Kerjasama sukarela (voluntary cooperation)
b. Kerjasama terpaksa (antagonistic cooperation)
4. Dilihat dari waktu, dapat dibedakan antara:
a. Kerjasama sementara (temporally cooperation)
b. Kerjasama periodik (periodically cooperation)
c. Kerjasama terus menerus (continuously cooperation)
5. Dilihat dari kepentingan, dapat dibedakan antara:
a. Kerjasama atas dasar kepentingan ekonomi
b. Kerjasama atas dasar kepentingan politik
c. Kerjasama atas dasar kepentingan sosial
d. Kerjasama atas dasar kepentingan pertahanan, dsb.
6.Dilihat dari lingkungan wilayah, dapat dibedakan antara:
a. Kerjasama lokal
b. Kerjasama nasional

12
 c. Kerjasama regional
d. Kerjasama internasional.
Jenis-jenis kerjasama seperti dikemukakan diatas dapat saling berkaitan
antara satu jenis kerjasama dari kategori yang satu dengan jenis
kerjasama dari kategori lain.

1.5.Tujuan.
Telah disadari bahwa banyak tujuan-tujuan individu yang tidak
bisa dicapai jika atas usaha sundiri, oleh karena itu orang lantas
membentuk atau masuk menjadi anggota suatu kelompok kerjasama,
karena melalui bekerjasama dengan individu-individu lainnya dalam
suatu kelompok, tujuan akan dapat dicapai secara lebih efektif. Oleh
sebab itu berhubung tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai maka
lantas orang membentuk suatu kerjasama organisasional. Akan tetapi
tujuan yang ingin dicapai itu bukan semata-mata tujuan individual,
melainkan menjadi tujuan organisasional.
Tujuan yang ingin dicapai melalui kerjasama organisasional dapat
digambarkan dalam bagan 1.3. sebagai berikut:

Memperoleh laba
Organisasi Meningjatkan kesejah teraan anggota
Memberikan pelayanan
Tujuan
Memenuhi kebutuhan
Individu
Memberi pelayanan

Bagan 1.3. Tujuan kerjasama organisasional.

Tujuan yang ingin dicapai oleh kelompok kerjasama atau

organisasi, dapat ditetapkan oleh:
1. Seorang. Ini terjadi dalam suatu bentuk kerjasama yang dalam
pelaksanaanpencapaian tujuannya dimonopoli oleh orang tertentu,
misalnya pada bentuk kerjasama berupa home industry.
2. Beberapa orang. Ini dapat terjadi dalam suatu organisasi yang
dalam strukturnya telah ditetapkan pembagian kerjanya. Yang
menentukan tujuan dalam organisasi semacam ini adalah kelompok
orang yang berada dalam hirarkhi puncak.
3. Semua anggota. Keadaan semacam ini dijumpai apabila anggota
kelompok haya terdiri atas beberapa anggota sehingga
memungkinkan semua anggota dapat ikut serta dalam menentukan
tujuan. Meskipun demikian dalam organisasi-organisasi moderen

13
 anggota kelompok telah mulai diikutsertakan dalam menentukan
tujuan baik secara langsung maupun tidak langsung.
4. Pihak luar. Ini terjadi apabila pemimpin merasa perlu mendapat
bantuan dari pihak luar yang dianggap ahli dalam merumuskan
tujuan yang akan dicapai, berhubung pimpinan tidak merasa yakin
atas tujuan yang akan dirumuskan maupun cara mencapai tujuan
tersebut apabila dirumuskan sendiri.
Jika unsur-unsur yang menjadi karakteristik administrasi digambarkan
akan terlihat seperti dalam bagan sbb:

Kerjasama Tujuan atau

Sekelompok atas dasar sasaran
orang pembagian
kerja
Bagan 1.4: Kerterkaitan unsur administrasi.

Kegiatan kerjasama organisasional sebagai fenomena administratif

merupakan fenomena yang bersifat universal, tidak terbatas oleh tempat
dan waktu, maupun bentuk dan jenis kerjasamanya. Adapun yang
membedakan antara kerjasama yang satu dengan yang lainnya adalah
terutama dalam hal penggunaan atau pemanfaatan sumberdaya yang
diperlukan (input), pelaksanaan kegiatan (proses), dan tujuan yang
hendak dicapai (output). Berdasarkan pendekatan sistem seperti pada
bagan 1.4. diatas maka input menentukan proses maupun output yang
dihasilkan; sebaliknya output yang ingin dihasilkan menentukan pula
input dan proses transformasi yang digunakan. Misalnya kerjama publik
(public cooperation) akan berbeda dengan kerjasama di bidang bisnis
(business cooperation), begitupula dengan kerjasama internasional
(international cooperation), karena masing-masing kerjasama tersebut
memiliki kenggotaan, pelaksanaan kegiatan dan tujuan yang berbeda-
beda.

14
15