TUGAS 1

ADMINISTRASI PERKANTORAN

NAMA : NOVIANA ENI MARLUFI

NIM : 042070341

SEMESTER : 7 ( TUJUH )

JURUSAN : ILMU ADMINSITRASI NEGARA

SOAL !

1. Pengertian adminsitrasi, manajemen, kantor dan administrasi perkantoran

banyak dikemukakan oleh para ahli dan konsepnya sangat beragam sesuai
dengan persepsi atau pengalaman pada ahli terhadap objek kajian tersebut.
Tugas anda adalah menghimpun konsep – konsep para ahli tersebut dan
membuat sintesanya !
Jawab :
a. Pengertian administrasi menurut para ahli diantaranya :
1) Max Webber dalam Kumorotomo dengan bukunya “Etika Administrasi Negara
(2005:82) Administrasi berarti penyelenggaraan wewenang dan otoritas.
Otoritas disini dapat dimiliki oleh para aparat birokrasi karena mereka telah
mendapatkan legitimasi dari rakyat melalui negara.
2) Siagian dalam bukunya ”Administrasi Pembangunan Konsep, Dimensi, dan
Strategi” (2001:4) Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan
keputusan-keputusan yang telah diambil dan diselenggarakan oleh dua orang
atau leih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
3) Harris Muda Nasution dalam bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi“
Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka administrasi
artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya
mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-
menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau
kejadian yang terjadi di dalam organisasi.
4) Leonard d. White dalam bukunya “Introduction to the Study of Public
Administration” yang dikutip oleh Drs. Soewarno Hardayaningrat dalam
bukunya berjudul “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen’’
(1996:2) Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar
atau yang kecil, dan sebagainya.
 5) Siagin dalam “Filafat Administrasi” (2006:2) Administrasi adalah sebagai
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

b. Pengertian manajemen menurut para ahli diantaranya :

1) Mary Parker Follet
Mendifinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain (Hani.Handoko, 8). Pengertian ini mengandung arti bahwa
manajer dalam mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain
yang tergabung dalam organisasi. Pengaturan orang lain yang dilakukan
manajer satu dan manajer lain tentunya berbeda, dan perbedaan pengaturan ini
membutuhkan kemampuan dan ketrampilan tersendiri.yang merupakan seni
manajemen.
2) Harold Koontz dan Cyriil O’ donnel
Mendifinisikan manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui
kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas
sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, penggorganisasian,
penggerakan dan pengendalian.
3) R Terry
Manajemen merupakan suatu proses yang terdiri dari tindakan-tindakan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang
dilakukan uituk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah
ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya.
4) Stonner, James AF
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengendalian. Upaya anggauta organisasi dan menggunakan semua sumberdaya
organisai untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ( Stonner, 1982, h 9).
Proses adalah suatu cara yang sistematis untuk melakukan sesuatu. Manajemen
sebagai suatu proses karena semua manajer apapun keahliannya dan
ketrampilannya selalu terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan
dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Kegiatan yang dimaksud adalah
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
5) Paul Hersey
Manajemen didefinisikan sebagai proses kerja sama dengan dan melalui orang-
orang dan kelompok untuk mencapai tujuan. (Paul Hersey, 1994, h 3). Definisi
ini dapat diterapkan pada semua bentuk dan jenis organisasi apakah perusahaan,
lembaga pendidikan, rumah sakit, organisai politik, dan sebagainya. Untuk
dapat berhasil organisasi memiliki personalia pimpinan yang berkemampuan
baik, sehingga hubungan antar pribadi berjalan secara baik dan harmonis, setiap
orang adalah manajer.

c. Pengertian kantor menurut para ahli diantaranya :

1) Moekijat (1997:3)
 Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan.
2) Prajudi Atmosudirjo (1982:25)
Kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi
ketatausahaan guna membantu pimpinan. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
3) Menurut George R Terry
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan pengawasan pimpinan.
4) Ulbert Silalahi Menurut Ulbert Silalahi
Kantor merupakan tempat dilaksanakannya aktivitas atau pun kegiatan
ketatausahaan, yaitu berupa unit kerja yang terdiri dari ruangan, peralatan, dan
pekerjanya.
5) C. Denyer Menurut C. Denyer
Kantor bisa berada di lokasi manapun dan dapat disebut dengan istilah apa pun
dimana aktivitas atau pun kegiatan pekerjaan bisa dilaksanakan.

d. Pengertian Administrasi Perkantoran menurut para ahli diantaranya :

1) WH EVANS
Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan
keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi
2) ARTHUR GREGER
Administrasi perkantoran merupakan fungsi tata penyelenggaraan terhadap
komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisani
3) WILLIAM LEFFINGWELL & EDWIN ROBINSON
Administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan
dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan.
4) GEORGE TERRY
Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan
5) Dra. SUPARJATI
6) Administrasi perkantoran adalah proses kerja sma di dalam kantor untuk
mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Sumber :
Modul 1 Administrasi Perkantoran
2. Organisasi dibentuk dalam rangka mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan.
Setidaknya ada 6 (enam) tipe/bentuk organisasi, yaitu lini fungsiponal, lini dan
staf, panitia, matriks dan informal. Tugas Anda adalah
mengumpulkan/menunjukan contoh-contoh tipe/bentuk organisasi dalam
praktik pengorganisasian di lembaga-lembaga baik swasta, pemerintah, sosial,
pendidikan, dan lainnya. Masing-masing tipe/bentuk organisasi, minimal satu
contoh ?
Jawab :
Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu bentuk atau tipe
organisasi di pengaruhi oleh fungsi dasar yaitu fungsi dasar kerja suatu kegiatan yang
harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan. Ada enam macam bentuk atau tipe
organisasi diantaranya :
1) Organisasi bentuk line ( line organization )
Organisasi ini disebut sebagai organisasi bentuk lurus atau organisasi militer karena
biasanya hanya mengenal satu atasan atau pimpinan yang mempunyai kewenangan
dalam segala bidang kegiatan. Tugas dibagikan dan didelegasikan dari atas ke
pengawas madya yang mempunyai tugas khusus dan dari pengawasan madya ke
pengawasan yang bertugas langsung mengawasi jalannya kegiatan.
Organisasi bentuk lini mempunyai sifat – sifat diantaranya :
a. Ruang linkgup organisasi masih kecil.
b. Jumlah karyawannya sedikit.
c. Hubungan kerja antara pimpinan yang biasanya menjadi pemiliki organisasi
dengan para bawahan bersifat langsung.
d. Semua anggota organisasi masih kenal satu dengan lainnya.
e. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana.
f. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih rendah.
g. Alat – alat yang dibutuhkan masih sederhana.
h. Struktur organisasi sederhana.
i. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam.

Contohnya :

(a) Direktur
(b) Sekolah
(c) Manajer keuangan
(d) Manajer pemasaran

2) Organisasi bentuk fungsional ( Functional organization )

Organisasi ini didalamnya tidak terlalu menekakan kepada hieraki struktural atua
jenjang jabatan secara vertikal akan tetapi lebih banyak didasarkan pada sifat dan
macam fungsi yang perlu dijalankan. Bentuk organisasi fungsional ini tidak pernah
mencapai tingkat populitas yang tinggi meskipun dipergunakan oleh organisasi
niaga yang pada umumnya, khususnya pada toko serba ada dan industri pakaian
jadi. Dalam struktur organisasi bentuk fungsional wewenag dan tugas setiap fungsi
 diberikan sepenuhnya kepada seorang pejabat yang dipandang ahli dalam
bidangnya.
Contohnya :
(a) Direktur perusahaan
(b) Kelompok bagian staf a, b, c
(c) Pejabat fungsional
(d) Pejabat umum

3) Organisasi bentuk lini dan staf ( line and staff organization )

Organisasi ini memiliki ciri – ciri diantaranya :
a. Organisasinya besar dan kompleks
b. Jumlah karyawannya banyak
c. Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota
organisasi.
d. Terdapat dua kelompok karyawan dalam organisasi yaitu sekelompok karyawan
yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam mencapai tujuan organisasi
yang disebut orang lini. Dan sekelompok karyawan yang sifat tugasnya
memberikan bantuan dalam pelaksanaan tugas pokok baik akrena keahliannya
dalam meberikan jasa dan nasihat.

Contohnya :
(a) Organisasi
(b) Kepala bagian
(c) Manajemen akuntasi

4) Organisasi bentuk panitia ( comittee type organization )

Organisasi bentuk panitia mempunyai sifat – sifat diantaranya :
a. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang
b. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang
sama
c. Para pelaskana dikelompokkan menurut tugas yang harus dilakukan sesuai
kebutuhan secara khusus dalam bentuk suatu satuan tugas.

Contoh :
(a) Kelompok kerja
(b) Kelompok dalam komunitas grup
(c) Kelompok dalam staff seminar

5) Organisasi bentuk matrix

Organisasi bentuk ini merupakan salah satu bentuk organisasi dimana beberapa
karyawan merupakan bagian dari organisasi lini sekaligus sebagai anggota tetap
dari sebuah tim yang diambil dari wakil – wakil beberapa bagian. Dalam organisasi
bentuk ini tiap karyawan ditugaskan dalam satu grup fungsional dan dalam tim kerja
 yang terdiri dalam macam kelompok fungsional yang bekerja sama dala msuatu
proyek seperti merencanakan atau membuat produk baru.

Contoh :
(a) General manajer
(b) Riset dan pengembangan
(c) Kelompok administrasi
(d) Kelompok pembelian
(e) Kelompok rekayasa

6) Organisasi bentuk informal

Organisasi Informal adalah katup pengaman untuk anggota kelompok yang
frustrasi dan memiliki masalah emosional lainnya. Anggota dapat mengurangi
tekanan emosional dengan mendiskusikannya dengan orang lain dalam kelompok
Informal. Seorang administrasi harus dapat menjalin hubungan dan memanfaatkan
individu yang secara informasl mempunyai pengaruh dan mampu membantu
kelancaran organisasi walaupun nama mereka tidak tercantum dalam bagan
organisasi. Hubungan informal lebih efektif dan efisien daripada yang formal dalam
penyamapian informasi memperoleh umpan balik, memecahkan masalah dan
perbaikan prosedur. Karena organisasi informal tidak digambarkan dalam struktur
maka dapat menimbulkan sikap manipulasi dan oportunis.

Contoh :
(a) Arisan
(b) Pengajian

Sumber :
Modul 2 Administrasi Perkantoran

3. Kantor adalah tempat melakukan pekerjaan, oleh karena itu setiap organisasi
harus menetapkan kantor, tata ruang, dan fasilitas/perlengkapan kantor yang
dapat menunjang efektifitas dan efisiensi kerja pekerjaan kantor. Tugas Anda
adalah mununjukan macam-macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan
menyebutkan fungsi/kegunaan/cara kerja fasilitas/perlengkapan kantor tersebut
!
Jawab :
Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya,
tergantung pada jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan
pengertian tersebut,maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan,
perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan inventaris lainnya :
(1) Sarana kantor
Perabot kantor seperti meja, kursi, lemari, rak, laci – laci dan sebagainnya yang
terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya mempunyai peranan penting dalam
setiap kantor khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang
bersifat administrasti dengan sebaik – baiknya.
(2) Penunjangan kerja
a) Kertas Kertas adalah perlengkapan kantor paling dibutuhkan. Biasanya ini digunakan
untuk menulis, mencetak dan menggambar. Kertas hampir menjadi kebutuhan pokok
sebagai penopang aktivitas kantor. Jenisnya yang paling umum adalah HVS.
b) Pulpen, Pensil dan penghapus Adalah beberapa jenis peralatan kantor yang juga harus
selalu ada. Pensil digunakan untuk sarana menulis, menggambar, menuangkan ide
atau gagasan di atas kertas dan mudah dihapus. Sedangkan, pulpen memiliki fungsi
untuk alat tanda tangan dan lain sebagainya. Jika diperlukan Tipe-X adalah penghapus
pulpen.
c) Penjepit kertas atau paper-clip yang memiliki ukuran kecil hingga sangat besar yang
beragam warna dan mudah dilepas. No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas
Tutorial Perlengkapan kantor ini berguna sebagai penyatu lembaran kertas.
d) Ada printer harus ada tinta dan kertas untuk proses mencetak file yang diperlukan.
Untuk jenis tinta bisa berwarna dan hitam yang disesuaikan dengan kebutuhan. -
Flashdisk adalah salah satu benda yang sangat diperlukan oleh perkantoran saat ini.
Karena dengan flashdisk perpindahan data dari komputer satu ke komputer lainnya
menjadi lebih mudah dan cepat. Anda pun dapat mindahkan data berukuran besar
dengan jenis data yang beragam.
e) Amplop adalah perlengkapan kantor dengan fungsi sebagai branding perusahaan.
Amplop biasanya akan didesain menarik agar memiliki kesan sekaligus untuk
mengeksplorasi dengan perusahaan pesaing. Sedangkan Stopmap gunanya untuk
menyimpan kertas dan dokumen supaya tak terlipat atau tertekuk.
f) Ordner adalah kotak tempat untuk menyimpan arsip dengan identitas pada tag
keterangan ordner. Peralatan kantor ini sering digunakan karena mampu
mempermudah pengarsipan dengan skala yang besar. Ordner penting bila Anda
memiliki data arsip hard copy dalam jumlah yang besar dan dengan kategori yang
beragam.
g) Stempel punya peran penting yang menunjukkan atau mewakili identitas suatu
perusahaan dan alat penguat dalam pertanggungjawaban.
h) Peralatan kantor yang lengkap juga termasuk penggaris stapler, gunting, perforator
dan lain -lain. penggaris sebagai alat pengukur yang biasanya digunakan di kantor.
i) Gunting adalah alat kantor yang selalu ada untuk memotong plastik, kertas, kain tali,
dan lainnya.Sedangkan, perforator untuk melubangi kertas. Adapun perekat bisa
berupa lem atau solatip.
j) Filling Kabinet Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen -
dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang
 dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau
arsip.
k) Mesin Absensi Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan
jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk
mengetahui presensi karyawan.
l) Guide Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
m) Stapler Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas .
n) Numerator Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. No Tugas
Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial.
o) Cardex (card index) cabinet Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks
dengan menggunakan laci - laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
p) Komputer Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara
sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da
nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan .