Nama : NI Ketut Dewi Laksemiwati

Prodi : Administrasi Negara

NIM : 048083828

Tugas Tutorial 1 ini berkaitan dengan Modul 1, 2 dan 3 BMP ADPU

4331 Administrasi Perkantoran, yaitu tentang Konsep dan Ruang
Lingkup Administrasi Perkantoran, Organisasi Pekerjaan Kantor dan
Manajemen Gedung/Tempat Kantor.

1. Pengertian administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran, banyak

dikemukakan oleh para ahli, dan konsepnya sangat beragam sesuai dengan
persepsi/pengalaman para ahli terhadap objek kajian tersebut. Tugas Anda adalah
menghimpun konsep-konsep para ahli tersebut dan membuat sintesanya!;

Administrasi kantor adalah kegiatan yang terkait langsung dengan sistem administrasi
dalam ruang lingkup kantor ini adalah salah satu bagian dari manajemen yang
memberikan informasisesuai dengan bidang administrasi yang di perlukan untuk
mendukungnnya dan menjalankannya suatu kegiatan secara epektif.

Pengertian administrasi menurut para ahli :

1. Max Webber dalam Kumorotomo dengan bukunya “Etika Administrasi Negara”
(2005:82)Administrasi berarti penyelenggaraan wewenang dan otoritas. Otoritas disini
dapatdimiliki oleh para aparat birokrasi karena mereka telah mendapatkan legitimasi
darirakyat melalui negara.
2. Siagian dalam bukunya ”Administrasi Pembangunan Konsep, Dime
nsi, dan
Strategi” (2001:4)
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan keputusan-keputusan yang
telahdiambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau leih untuk mencapai tujuan yang
telahditentukan sebelumnya.3. Harris Muda Nasution dalam
bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi“
Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka administrasi artinya
adalahtata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala
sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat
danmencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam
organisasi

Jika dilihat secara etimologi, kata “Administrasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu
“Ad” yang berarti intensif dan “ministrare” atau yang jika diartikan dalam bahasa
Indonesia mempunyai arti membantu, melayani, atau memenuhi. Perlu kita
ketahui bersama, pengertian administrasi perperkantoranan dibagi menjadi dua,
yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi
perkantoran secara sempit.
Lalu apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran dalam arti sempit?
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran merupakan semua kegiatan teknis
 dan memiliki peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan
laporan pada direksi, dan berperan penting dalam menciptakan organisasi
perusahaan dengan lebih efektif.

Sedangkan jika dilihat dalam arti yang luas, administrasi perkantoran bisa
dipahami sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan,
menyelenggarakan, dan mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan
dengan ruang lingkup di kantor serta tata usaha yang tertib dan baik.

Bagaimana pengertian administrasi perkantoran secara umum? Secara umum,

administrasi perkantoran merupakan kegiatan perencanaan keuangan,
penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik dalam
sebuah organisasi. Umumnya, seorang karyawan yang bertugas sebagai
administrasi perkantoran disebut sebagai administrator kantor atau manajer
kantor.

Bagaimana pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli?

Menurut George Terry, seorang peneliti dan penulis berjudul Principles of
Management menyebutkan bahwa administrasi perkantoran merupakan suatu
perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah
perkantoran dan menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya
supaya tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

Pendapat lain diutarakan oleh Prajudi Atmosudirdjo Direktur Lembaga

Administrasi Negara yang pertama, yang menyebutkan bahwa administrasi
perkantoran merupakan gabungan dan kombinasi antara corporate
management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personel,
dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan di kantor).

2. Organisasi dibentuk dalam rangka mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan.

Setidaknya ada 6 (enam) tipe/bentuk organisasi, yaitu lini fungsiponal, lini dan staf,
panitia, matriks dan informal. Tugas Anda adalah mengumpulkan/menunjukan
contoh-contoh tipe/bentuk organisasi dalam praktik pengorganisasian di lembaga-
lembaga baik swasta, pemerintah, sosial, pendidikan, dan lainnya. Masing-masing
tipe/bentuk organisasi, minimal satu contoh;

Organisasi terdiri atas sekumpulan orang dengan tujuan yang sama. Organisasi mudah
ditemui di lingkungan sekitar kita. Organisasi mudah dibentuk asalkan ada kesamaan
tekad, maksud, atau tujuan di antara anggotanya. Menurut H. M. Anang Firmansyah
dalam buku Manajemen (2019), organisasi merupakan sistem hubungan terstruktur yang
mengkoordinasikan kegiatan dalam suatu kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
Ciri utama organisasi adalah terdiri atas sekumpulan orang, adanya kegiatan yang
harmonis, serta menjalin kerja sama yang didasarkan pada hak, kewajiban, serta
tanggung jawab masing-masing anggotanya.
 Bentuk organisasi ini dan staf (line and staff organization) Adalah jenis organisasi yang
mempertahankan garis komando dan pelimpahan wewenang dari pucuk pimpinan
(tingkat vertikal) ke pimpinan di bawahnya. Pucuk pimpinan tetap memiliki wewenang
untuk menentukan keputusan, kebijakan, serta merealisasikannya. Sering diterapkan
dalam organisasi besar dengan jumlah pegawai banyak. Bentuk organisasi ini tidak
memungkinkan adanya hubungan langsung di antara seluruh anggota perusahaan.
Karena adanya garis komando dan jumlah pegawai banyak. Bentuk organisasi
fungsional (functional organization) Adalah jenis organisasi yang tidak terlalu
menekankan hubungan hierarki secara struktural. Bentuk organisasi ini lebih berfokus
pada sifat dan jenis fungsi yang dijalankan para anggotanya. Maka dari itu, dalam
organisasi fungsional terlihat jelas adanya pembagian tugas yang tegas. Dalam
organisasi ini, bawahan menerima perintah dari atasan. Para petinggi organisasi akan
dikelompokkan sesuai spesialisasi yang dimilikinya. Sehingga spesialisasi karyawannya
dapat semakin berkembang dan dimanfaatkan secara optimal.

Bentuk organisasi lini dan fungsional (line and functional organization) Melansir dari buku
Teori Desain Organisasi (2021) karya Bonaventura Agus Triharjono dan kawan-kawan,
bentuk organisasi ini menggabungkan bentuk organisasi lini dan fungsional. Biasanya
diterapkan dalam organisasi besar dengan jumlah karyawan banyak. Pimpinan tertinggi
akan melimpahkan wewenang kepada tiap kepala unit. Pimpinan tertinggi juga akan
memberi wewenang kepada pejabat fungsional untuk melaksanakan bidang pekerjaan
operasionalnya.

Bentuk organisasi komite (committee organization) Adalah bentuk organisasi yang

masing-masing anggotanya mempunyai wewenang sama dan pimpinan yang sifatnya
kolektif. Organisasi ini mengutamakan pimpinan kolektif presidium. Bentuk organisasi ini
bisa diterapkan secara formal ataupun informal. Organisasi komite memiliki pembagian
tugas yang jelas. Tiap anggotanya mempunyai wewenang yang sama besarnya. Tugas
pimpinan dilaksanakan secara kolektif, begitu pula dengan tanggung jawabnya. Untuk
keputusannya akan diputuskan secara bersama-sama.

3. Kantor adalah tempat melakukan pekerjaan, oleh karena itu setiap organisasi harus
menetapkan kantor, tata ruang, dan fasilitas/perlengkapan kantor yang dapat
menunjang efektifitas dan efisiensi kerja pekerjaan kantor. Tugas Anda adalah
mununjukan macam-macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan menyebutkan
fungsi/kegunaan/cara kerja fasilitas/perlengkapan kantor tersebut.

Pekerjaan kantor adalah istilah lain dari tata usaha, paper work (pekerjaan kantor),
atau clerical work (pekerjaan tulis-menulis). Dikatakan demikian karena sebagian besar
pekerjaan kantor merupakan kegiatan tulis-menulis, atau berkaitan dengan kertas.

Mesin komunikasi kantor tentu memiliki jenis yang beragam. Perkembangan mesin
komunikasi yang semakin canggih. Kemajuan ini membuka peluang bagi dunia
perkantoran untuk mendapat akses informasi secara cepat dan akurat. Pada
kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai jenis mesin komunikasi kantor
sebagai berikut:

Interkom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi.
Interkom memiliki bentuk yang sangat mirip dengan telepon pada umumnya. Namun,
berbeda dengan telepon hanya memungkinkan komunikasi antara dua orang, sedangkan
interkom memungkinkan terjadinya komunikasi antara satu orang kepada banyak orang.
Penggunaan interkom umumnya dilakukan oleh pihak operator atau pihak yang
memegang tugas administrasi di perusahaan. Cara kerja interkom adalah mewartakan
suatu berita, baik berupa pengumuman maupun intruksi dari satu bagian ke bagian lain
secara serentak.

Faksimile merupakan produk kemajuan industri teknologi informasi yang memiliki

manfaat untuk mengirim data, baik berupa gambar maupun tulisan. Mesin faksimile
mampu mengirim dan menerima data dari dan kemana saja dalam waktu beberapa
menit.

Telepon merupakan mesin komunikasi yang paling dikenal oleh seluruh orang di dunia.
Telepon menjadi alat komunikasi yang efektif karena dapat dengan cepat menerima dan
menyampaikan informasi dari jarak jauh, baik di dalam maupun di luar lingkungan kantor.
Penggunaan telepon di lingkungan kantor tak terbatas pada ruang kerja pegawai.
Terdapat beberapa jenis telepon yang banyak digunakan yaitu: Pesawat telepon
tunggal, yaitu pesawat telepon sederhana yang biasanya digunakan dirumah. PMBX
(private manual brand xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui
operator. PABX (private automatic brand xchange), yaitu peswat telepon yang
pengoperasiannya secara langsung tanpa melalui operator.

Megafon atau dikenal dengan toa merupakan alat komunikasi berbentuk corong yang
berfungsi untuk memperbesar atau mengeraskan suara penggunanya. Megafon terbagi
menjadi dua jenis yaitu megafon manual dan megafon elektronik. Megafon umumnya
digunakan untuk menyampaikan instruksi, pengumuman, ataupun perintah dari satu
orang kepada banyak orang secara langsung.

Walkie talkie merupakan alat komunikasi genggam tanpa kabel yang dapat
mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio.

Telex adalah akronim dari teleprinter exchange, yaitu suatu sistem pelayanan pertukaran
berita yang berbentuk tulisan dari jarak jauh menggunakan pesawat teleprinter. Hadirnya
telex merupakan pembaruan dari penyampaian berita melalui telegram. Penggunaan
telex merupakan solusi dari penggunaan telegram yang dianggap memakan waktu lebih
lama dan biaya yang lebih mahal.

Meja kantor dan kursi kantor merupakan alat kantor wajib pertama yang pasti
dimiliki setiap kantor. Diatas meja kantor umumnya terdapat peralatan komputer,
file-file pekerjaan dan peralatan pribadi karyawan yang menunjang pekerjaan.

Meja dan kursi kantor biasanya didesain sedemikian rupa dengan ketinggian
yang disesuaikan dengan standar tertentu agar para pegawai nyaman dan tidak
pegal ketika berlama-lama beraktivitas menggunakannya.

Perangkat komputer terdiri dari mesin CPU, layar komputer beserta perangkat
input seperti keyboard, mouse dan juga perangkat output komputer.

Perangkat komputer berfungsi untuk membantu pekerjaan-pekerjaan utama

kantor seperti pembuatan laporan, input transaksi, pencatatan, penjadwalan,
editing video gambar dan sebagainya.

Pada umumnya, perangkat komputer kantor jaman sekarang kebanyakan

menggunakan LCD tipis sebagai layar output berbeda dengan kantor-kantor
jaman dulu yang menggunakan komputer tabung yang memakan space di meja
kantor.

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file
dalam bentuk hardcopy yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah
alat yang digunakan untuk mengubah file dalam bentuk hardcopy menjadi
softcopy dalam bentuk file di komputer.

Pada beberapa jenis printer, Fungsi keduanya digabungkan atau dijual dalam 1
alat (mesin printer & scanner). Namun, umumnya kedua mesin tersebut dijual
dalam bentuk terpisah printer.

Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy
atau kertas. Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja
karyawan, terutama untuk penduplikasian file-file laporan yang biasa diserahkan
ke atasan atau bagian lain.

Mesin absensei adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran

karyawan dan mengkalkulasikan laporannya secara otomatis.

Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari mesin kertas ceklok, Mesin
absensi Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin absensi
berbasis sidik jari atau fingerprint, face recognition (pengenalan wajah), retina
mata, rfid dan sebagainya.

Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari
ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan
presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan petinggi perusahaan, tim
ataupun klien-klien perusahaan.

Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara cepat dan dinamis, salah
satunya dalam urusan hitung menghitung. Kalkulator penting untuk anda yang
bekerja di bidang keuangan atau perhitungan yang lain.

Dengan kalkulator penghitungan data-data sederhana dapat lebih mudah

dilakukan dan hasilnya lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita
menghitung manual menggunakan kertas.

Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk melakukan penyimpanan
arsip data. Alat ini merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun
vertikal yang dapat digunakan untuk pengelompokan barang dan dokumen.

Filling cabinet umumnya terbuat dari besi dan dapat dikunci sehingga kuat dan
tidak mudah lapuk atau terserang rayap yang dapat menghancurkan dokumen.

Selain Peralatan diatas, ada juga peralatan dan perlengkapan kantor yang
digunakan dalam bidang kearsipan seperti misalnya

• Map Snelhecter
• Hanging Map (Map Gantung)
• Stopmap Polio
• Map Folder
• Ordner
• Box Arsip
• Guide atau Sekat Arsip
• Numerator
• Perforator
• Rak Arsip
• Lemari Arsip
• Filling Cabinet
• Stapler
• Label Arsip
• Alat Sortir
• Rotary Filling dll

Sumber Referensi: Waruwu, Nurdelima. 2022. Manajemen Perkantoran. Bandung:

Indonesia Emas Group. Sedianingsih, dkk. 2014. Teori dan Praktik Administrasi
Kesekretariatan. Jakarta: Prenada Media.