PENGANTAR ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN

POLITEKNIK INFORMATIKA NASIONAL

Metode Perkuliahan
Proses belajar dilakukan melalui kegiatan tatap
muka, yang meliputi perkuliahan di kelas berupa
ceramah, diskusi, dan presentasi tugas mengenai
AP
Tugas
Setiap mahasiswa wajib membuat tugas:
 Tugas terstruktur yaitu membuat makalah kelompok.

 Tugas non struktur yaitu membuat catatan (review)

tentang materi pada setiap pertemuan kuliah.

Kontrak Perkuliahan
 Mahasiswa wajib hadir tepat waktu. Toleransi
waktu 15 menit. Terlambat diatas 15 menit
mahasiswa tdk diperbolehkan untuk ikut kuliah.
 Berpakaian rapih sesuai dengan ketentuan
POLINAS
 Menjaga norma kesopanan selama proses
perkuliahan berlangsung.
 Proses Penilaian

Rentang Penilaian :
Kehadiran 10 %
Nilai A (100 - 90) Sangat Baik Sekali
Keaktifan dalam proses
10 %
Nilai B+ (89 - 80 ) Baik Sekali
perkuliahan Nilai B (79-70) Baik
Nilai C+ (69-60 ) Cukup Baik
tugas-tugas 20 % Nilai C (59 - 50) Cukup / Sebaiknya
Perilaku 10 %
diulang
Nilai D (49 - 40) Tidak Lulus
UTS 25 % Nilai E (40 - 0) Tidak Lulus

UAS 25%
RUANG LINGKUP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
6

 Administrasi : Ad = intensif dan ministrate =

melayani, membantu, memenuhi. Jadi administrasi
adalah melayani dan membantu secara intensif
 Dalam arti sempit Administrasi berasal dari Bahasa
Belanda, “Administrastie” yang merupakan
pengertian administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat,
mengetik menggandakan dan sebagainya)
 Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa
Inggris “Administration” yaitu proses kerjasama
antar dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah
ditentukan (Siagian)
 PARADIGMA
7
ADMINISTRASI
Konsep Dasar :

SKLP. MANUSIA

TUJUAN

KERJASAMA

BIMBINGAN, ORGANISASI
KEPEMIMPINAN &
PENGENDALIAN
DINAMIS
ADMINISTRASI SARANA&PRASARANA (INTERAKSI
INTERNAL &
EKSTERNAL

Prinsip-prinsip :

PELAYANAN,
RASIONALITAS,
EFEKTIVITAS,
EFISIENSI
 HUBUNGAN ADMINISTRASI, ORGANISASI
MANAJEMEN, KEPEMIMPINAN
8
 PEMBAGIAN ILMU ADMINISTRASI
9

 Administrasi Negara
Istilah administrasi negara berasal dari bahasa
Inggris, “Public Administration” yang memuat
pengertian

 Peroses Kerjasama Kelompok dalam Negara,

 Meliputi tiga cabang pemerintahan; eksekutif
“(Presiden), legislatif (MPR dan DPR) dan
yudikatif (Mahkamah Agung),
 Berwenang membuat kebijakan publik,
 Memberikan pelayanan kepada Masyarakat.
.
10

 Administrasi Privat (Private

Administration), kebanyakan beregerak
dibidang niaga, maka disebut
administrasi niaga atau Business
Administration.
CIRI-CIRI ILMU ADM NEGARA
 Tujuan : Public Service
 DasarPencapaian Tujuan : Legalistic

Approach
 Kegiatan : Birokrasi sesuai prosedur yg

ditentukan
 Cara kerja : in efficient

 Sifat : No Competition Monopolistis

 Tujuan Giat : Social

Welfare/Kesejahteraan rakyat
 CIRI-CIRI ILMU ADMINISTRASI NIAGA/BISNIS

 Tujuan : Profit Motive

 Dasar Pencapaian Tujuan : kebijakan yang
menguntungkan
 Kegiatan : tidak terikat prosedur
 Cara kerja : efficient
 Sifat : free competition
 Tujuan giat : untuk kesejahteraan kelompok/individu
14

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

Next..
 Manajemen perkantoran modern adalah
penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern.
CIRI-CIRI MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN

 Pegawai yang melaksanakan pekerjaan kantor

adalah pegawai yang mempunyai sikap disipilin,
profesional, memiliki sikap dan cara berfikir yang
sesuai dengan tuntutan zaman.
 Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang
jelas.
 Memiliki bangunan dan desain ergonomis yang
baik. Menggunakan peralatan dan perlengkapan
termasuk mobiler yang tepat.
 Mendayagunakan biaya.
JENIS-JENIS PEKERJAAN
KANTOR
 Typing/Mengetik
 Calculating/Menghitung
 Checking /Memeriksa
 Filing /Menyimpan Surat
 Thelepone / Menelpon
 Duplicate/ Menggandakan
 Mailing / Mengirim surat
 Other / lain-lain
ORGANISASI DALAM PERKANTORAN
Pengertian Organisasi
Organisasi lahir karena ketidakterbatasan
kebutuhan manusia dan keterbatasan kemampuan
manusia dalam memenuhi kebutuhannya telah
menghadapkan manusia pada kebutuhan
berorganisasi.

Organisasi berasal dari kata, Organon yang berasal

dari bahasa Yunani yang artinya Alat, Bagian,
Anggota atau Badan.
 Pengertian Organisasi Menurut Para Ahli

1. Jhon D. Millet
Individu-individu yang bekerja bersama-sama.
2. Fremont E. Kast dan Jemas E. Rosenzweig
Penyusunan dan penyatuan berbagai-bagai kegiatan dimana
orang-orang bekerja sama di dalam suatu hubungan yang
saling ketergantungan.
3. Prajudi Atmosudirdjo
Merupakan struktur tata pembagian kerja dan tata hubungan
kerja antara sekelompok orang-orang pemegang posisi
yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama
mencapai suatu tujuan tertentu.
 Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat di tarik
kesimpulan bahwa Organisasi adalah Suatu kesatuan
yang terdiri dari dua orang atau lebih yang di
koordinasikan secara sadar dan bekerjasama serta
sering tergantung satu sama lain atas dasar
terstruktur tata pembagian kerja dan tata hubungan
kerja tertentu dalam rangka pencapaian tujuan
yang tidak mungkin dilakukan oleh individu secara
terpisah
Organisasi mengandung dua arti, yaitu :

1. Organisasi dalam arti 2. Organisasi dalam arti

Badan, yaitu Bagan atau Struktur,
Sekelompok orang yaitu Gambaran secara
yang bekerjasama skematis tentang
untuk mencapai suatu hubungan-hubungan,
atau beberapa tujuan kerjasama dari orang
tertentu. yang terdapat dalam
rangka mencapai suatu
tujuan.
Dalam hal ini, organisasi dibentuk agar dapat menjadi
unit sosial yang paling Efektif dan Efesien, Dimana
Efektivitas Organisasi diukur dari tingkat sejauh
mana ia berhasil dalam mencapai tujuannya.

Efesiensi organisasi dikaji dari segi jumlah sumber

daya yang dipergunakan untuk menghasilkan suatu
unit of oufput meskipun tidak selamanya efektivitas
dan efesiensi berjalan sejajar
Struktur Organisasi
 Setiap organisasi memiliki struktur yang
berbeda-beda, perbedaan tersebut dapat
disebabkan oleh adanya perbedaan wewenang,
tanggung jawab, hubungan interaksi, serta
besar dan kecilnya organisasi
Line structure (struktur linier)
Ciri-cinya :
 Mempunyai wewenang dan tanggung jawab

secara langsung secara vertikal yang dikaitkan

dengan jabatan dan tugas tiap tingkatan
 Bawahan hanya memiliki satu atasan

 Adanya kesatuan komando atau perintah

 Hanya cocok untuk organisasi kecil dan

sederhana
Next..
Kelebihan,
 Sederhana dan jelas

 Wewenang dan tanggung jawab mengalir

dengan jelas
 Semua instruksi, penugasan dan laporan

pertanggungjawaban dapat terlaksana dengan

tepat.
 Adanya kesatuan pengarahan.
Next..
Kekurangan
 Struktur ini hanya cocok untuk organisasi

yang masih sederhana

 Puncak pimpinan akan mengalami kesulitan

apabila organisasi tersebut berkembang

 Mengalirnya perintah secara hirarki kadang

akan menghambat kelancaran kegiatan atau

pekerjaan yang dilaksanakan dengan segera.
Next..
Kelebihan
 Cocok untuk organisasi yang sedang

berkembang
 Tugas puncak pimpinan semakin ringan

 Staf dapat memberikan alternatif pemecahan

masalah
Contoh line structure

B1 B2

C1 C2 C3 C4
Line and Staff structure
 Dalam struktur ini, staf dapat bertindak
sebagai penasehat sesuai dengan
bidangnya untuk memberikan pelayanan
dan bantuan kepada pimpinan.
Next..
Kelemahan
 Seringkali menimbulkan persoalan koordinasi,

momunikasi, dan pengendalian

 Terkadang staf menjadi over acting

 Staf terkadangmelanggar fungsinya sebagai

pendukung bukan pemberi perintah.

Contoh line and staff structure

Staff

B1 B2
Fungsional Structure
 Struktur ini memberikan kewenangan kepada
masing-masing kepala unit untuk memberikan
komando (instruksi, meminta laporan dan
lain-lain), sesuai dengan bidang dan fungsinya
Contoh functional structure

B1 B2
Tugas
 Contoh Struktur Organisasi dan Job deskripsinya
SISTEM DAN PEKERJAAN PERKANTORAN
Perencanaan Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian
prosedur yang telah menjadi pola tata kerja dan tata
tertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau
fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Jadi tugas utama dari seorang manajer perkantoran
adalah melakukan perencanaan terhadap sistem
perkantoran pada organisasi atau perusahaannya.
Perencanaan itu menyakut berbagai kegiatan-
kegiatan atau pelaksana kerja yang terlibat dalam
segenap pekerjaan kantor.
 Langkah-Langkah Perencanaan
Sistem Perkantoran

 Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor
sangat penting menilai dan menentukan
tujuan kantor
 Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian

tugas-tugas tenaga kerja tersebut
 Kepegawaian
Yang berhubungan dengan tenaga kerja,
penempatan, pelatihan, kenaikat pangkat
dan pemberhentian tenaga kerja
 Metode/Prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan

pekerjaan-pekerjaan, bagaimana dan
dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan
 Mesin-mesin dan perlengkapan
Yaitu semua benda mati yang
dipergunakan dalam kantor dengan
tujuan untuk mempermudah pekerjaan.
 Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi

fisik dalam gedung.
 Pendirian Kantor
 Letak
Dekat dengan pengankutan, transportasi umum, fasilitas-
fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
 Kepatutan

Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahannya yang

luas (jika memungkinkan).
 Biaya

Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-oenggantian dari

gedung yang lama.
 Faktor penunjang

Eskalator, lif, alat pemanas dan penerangan

Lingkup Pekerjaan dalam Perkantoran

 Tugas Pokok
Kegiatan-kegiatan yang secara langsung menjadi
tujuan organisasi.
 Tugas Penunjang

Kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu,

melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas
pokok.
Pekerjaan Kantor
 Kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran
disebut dengan pekerjaan kantor atau
kegiatantata usaha kantor.
 Tata usaha merupakan kegiatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim dan menyimpan keterangan-
keterangan yang di perlukan dalam setiap
organisasi.
Next..
 Tata usaha kantor yang bersifat modern terdiri atas
empat macam yaitu :
 Tata Usaha Umum
 Tata Usaha Teknis Operasional
 Tata Usaha Sumber Daya (resource)
 Tata Usaha Khusus
Tata Usaha Umum
Tempat pengumpulan, penerimaan , pengolahan
dan penyampaian data atau informasi secara
teratur, sistematis dan terus menerus dengan
tujuan untuk memperlancar jalannya tugas
pimpinan dan jalannya tugas organisasi.
Tatata Usaha Teknis Operasional
Tata usah yang menangani segala data atau
informasi, tentang jalannya operasi-operasi yang
dilancarkan oleh organisasi secara teknis
menetail. Tata usaha ini dijalankan oleh setiap
unit organisasi teknis fungsional dan dilaporkan
secara langsung atau tidak langsung oleh para
manajer oprasional kepada administrator.
Tata Usaha Sumber Daya (Resource)

Pada umumnya dapat digolongkan menjadi tata

usaha pegawai, tata usaha finansial, dan tata
usaha logistik.
Tata Usaha Khusus
Tata usaha khusus dilaksanakan untuk
memperlancar pengambilan keputusan
pimpinan.
Asas Pekerjaan dalam Manajemen Perkantoran

 Asas Sentralisasi
 Asas Desentralisasi

 Asas Campuran
Asas Sentralisasi
Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan
kantor ditangani oleh unit tersendiri dalam
organisasi yang bersangkutan, unit-unit lain
hanya difokuskan kepada pelaksanaan tugas-
tugas pokok instansi.
Kelebihan Asas Sentralisasi
 Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan
 Pengawasan mudah dilakukan

 Penggunaan peralatan dan perlengkapan

kantor dapat dihemat

 Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan

pembagian secara lebih merata.

Kekurangan Asas Sentralisasi
 Tidak mungkin menampung pekerjaan yang
cukup banyak pada waktu yang bersamaan.
 Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak

memahami kebutuhan khusus unit lainnya

yang justru merupakan kebutuhan yang
memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit
yang bersangkutan.]
Asas Desentralisasi
Setiap unit organisasi dalam instansi diberikan
kewenangan untuk mengelola pekerjaan
kantornya masing-masing.
Kelebihan Asas Desentralisasi
 Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan
pokok bagi instansi yang mempunyai nnit-unit
yang tersebar di beberapa tempat.
 Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus

bagi unit-unit yang bersangkutan.

 Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat

tertentu seperti yang biasa terjadi pada asas

sentralisasi, dapat di hindarkan.
Kekurangan Asas Desentralisasi
 Memerlukan biaya yang cukup besar, karena
diperlukan peralatan kantor yang sejenis yang
jumlahnya lebi dari satu.
 Memerlukan tenaga yang banyak untuk

mengoperasikan peralatan kantor.

 Memerlukan biaya yang banyak untuk

pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor.

Asas campuran
Merupakan perpaduan kedua asas. Untuk
pekerjaan-pekerjaan kantor yang memerlukan
pengawasan secara kontinyu dan mengandung
banyak kerawanan, dilakukan dengan
menggunakan asas sentralisasi. Sedangkan
pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan
dengan menggunakan asas desentralisasi.
Sasaran Kegitan Manajemen Perkantoran

 Ruang perkantoran
 Komunikasi

 Kepegawaian Perkantoran

 Perabotan dan perlengkapan

 Peralatan dan mesin

 Perbekalan dan keperluan tulis

 Metode

 Warkat

 Kontrol pimpinan pelaksana

Ruang Perkantoran
Meliputi perkiraan kebutuhan ruang,
permasalahn dan peredaran udara, pendinginan
udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas
kebersihan, ruang pertemuan, faktor
keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-
perubahan, pemeliharaan
Komunikasi
Meliputi Pengiriman surat, pelayanan pesuruh,
telepon, sistem telepon antar kantor, papan
pengumuman, pelayanan penerima tamu.
Kepegawaian Perkantoran
Meliputi pemilihan, perkenalan, pelatihan,
pengujian, kanaikan pangkat, pergantian,
kedisiplinan, pemberhentian, fasilitas ruang,
kerjasama.
Perbekalan dan Keperluan tulis
Meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas
surat, formulir, perbekalan kebersihan,
perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan
baru.
Perabotan dan Perlengkapan
Meliputi meja kerja, kuris, meja panjang,
perlengkapan arsip, ruang dan peti besi,
perabotan fungsional, perabotan gudang,
pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan.
Peralatan dan Mesin
Meliputi mesin tik, mesin hitung, peralatan
pengiriman surat dan lain-lain.
Metode
Meliputi pengukuran hasil kerja, penjadwalan
prosedur rutin, penyelidikan perkantoran.
Warkat
Meliputi pelayanan surat menyurat, pola surat,
peninjauan surat menyurat, pusat pengetikan,
pengkoordinasian formulir, perancangan
formulir, metode pelaporan, jadwal
penyimpanan, paktik kearsipan.
Kontrol Pimpinan Pelaksana
Meliputi perencenaan organisasi, pemusatan
atau pemencaran pelayanan, perencanaan
anggaran, pedoman petunjuk kerja, analisis
tugas dan pemindahan tugas.
SDM DI LINGKUP
PERKANTORAN
 Pengelolaan SDM
di Lingkup Perkantoran

 Pengadaan (Recruitmen)
 Pengembangan (Development)

 Kompensasi (Compensation)

 Pengintegrasian (Integration)

 Pemeliharaan (Maintenance)

 Pensiun (Separation)
Pengadaan (Recruitmen)
 Memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat
untuk mencapai tujuan organisasi. Terutama
berkaitan dengan penentuan kebutuhan pegawai,
seleksi dan penempatannya.
 Penentuan kebutuhan pegawai menyangkut mutu dan
jumlah pegawai.
 Seleksi dan penempatan menyangkut masalah
memilih dan menarik pegawai, membahas formulir-
formulir surat lamaran, mengadakan tes psikologi,
wawancara dan lain sebagainya.
Pengembangan (Development)
 Pengambangan dilakukan dengan tujuan untuk
meningkatkan keterampilan melalui latihan
yang diperlukan untuk dapat menjalankan
pekerjaannya dengan baik.
 Kegitan ini dianggap semakin penting untuk

menyesuaikan diri dengan perkembangan dan

semakin rumitnya tugas-tugas pekerjaan
kantor
Kompensasi (Compensation)
 Kompensasi merupakan pemberian
penghargaan kepada pegawai sesuai dengan
sumbangan mereka untuk mencapai tujuan
organisasi.
 Kompensasi biasanya diterima pegawai dalam

bentuk uang yang ditambah dengan tunjangan

lain selama sebulan.
Pengintegrasian (Integration)
 Penyesuaian sikap-sikap, keinginan pegawai
dengan keinginan organisasi dan masyarakat.
 Dalam integrasi ini pegawai secara individu

diminta mengubah kebiasaan, sikap-sikap

yang kurang menguntungkan demi pencapaian
tujuan organisasi.
Pemeliharaan (Maintenance)
 Berusaha untuk mempertahankan dan
meningkatkan konsi yang telah ada.
 Apa yang sudah diterima dan pernah
dinikmati pegawai hendaknya tetap
dipertahankan.
Pensiun (Separation)
 Berhubungan dengan pegawai yang sudah lama
bekerja pada organisasi.
 Menjamin pegawai ketikan akan pensiun. sewaktu
pensiun pegawai harus merasa aman.
 Biasanya organisasi yang sudah besar menyediakan
dana pensiun yang bersumber dari potongan gaji
pegawai yang bersangkutan pada waktu masih aktif
bekerja.
 Pemimpin dan Kepemimpinan di Lingkup
Perkantoran

Kepemimpinan merupakan kemampuan

untuk memberikan pengaruh yang
konstruktif kepada orang lain untuk
melakukan suatu usaha yang koperatif
guna mencapai tujaun yang sudah
direncanakan.
 Fungsi Kepemimpinan
dalam Lingkup Perkantoran

 Perencanaan
 Pemrakarsaan

 Pengendalian

 Pendukung

 Penginformasi

 Pengevaluasian
Perencanaan
 Mencari semua informasi yang tersedia
 Mendefinisikan tugas

 Menetepkan tujuan kelompok

 Membuat rencana yang dapat terlaksana

Pemrakarsa
 Memberikan pengarahan pada kelompok
mengenai sasaran dan rencana
 Menjelaskan mengapa menetepkan sasaran

atau rencana merupakan hal yang penting

 Membagi tugas pada anggota kelompok

 Menetapkan standar kelompok

Pengendalian
 Memelihara antara kelompok
 Mempengaruhi tempo

 Memastikan semua tindakan diambil dalam

upaya meraih tujuan

 Mendorong kelompok mengambil
tindakan/keputusan
Pendukung
 Mengungkapkan pengakuan terhdap orang
dan kontribusi mereka
 Memberi semangat pada kelompok/individu

 Menciptakan semangat tim

 Meredakan ketegangan dengan humot

 Merukunkan perselisihan atau meminta orang

lain menyelidiknya.
Penginformasi
 Memperjelas tugas dan rencana
 Memberikan infomasi baru pada kelompok
 Menerima informasi dari kelompok
 Membuat ringkasan atas usulan dan gagasan yang
masuk akal
Pengevaluasian
 Mengevaluasi kelayakan gagasan
 Menguji konsekuensi solusi yang diusulkan

 Mengevaluasi prestasi kelompok

 Membantu kelompok mengevaluasi sendiri

prestasi mereka berdasarkan standar yang ada

Sekretaris di lingkup perkantoran
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin
“secretum” yang artinya rahasia. Orang yang
memegangrahasia dinamakan “secretarium”.
Maka sesuai dengan asal katanya sekretaris
harus dapat menyimpan rahasia.
Jenis-jenis sekretaris
 Sekertaris Organisasi
 Sekertaris Pribadi
Sekretaris Organisasi
 Seorang sekretaris yang mengepalai suatu unit kerja yang
lazimnya disebut sekretariat.
 Dengan kata laian sekretaris organisasi adalah seorang yang
memimpin sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat
suatu instansi pemerintah.
 Sekertaris organisasi disamping bekerja atas instruksi
pimpinan juga memiliki wewenang untuk ikut membuat
keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas
pelayanan administrasi dan melakukan pengawasan.
 Contoh : Sekretaris Jendral, Sekretaris wilyah, sekretaris
dewan, sekretaris yayasan.
 Sekretaris Pribadi
 Sekretaris Pimpinan
 Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tertentu yang

bertugas membantu mengerjakan tugas-tugas kantor untuk

seorng pimpinan.
 Sekretaris dalam pengetian ini diangkat dan digaji oleh

organisasi yang bersangkutan

 Sekretaris Pribadi
 Sekretaris dalam pengertian ini bukan staf/pegawai dari

suatu organisasi. Tetapi diangkat dan digaji oleh

perorangan.
 Misalnya sekretaris pribadi artis, sekretaris pribadi

pengusaha dll
MANAJEMEN RAPAT
Definisi Rapat
 Rapat atau sering disebut meeting, merupakan
kegiatan rutin bagi sebuah organisasi. Kegiatan
rapat yang efektif dan efesien akan berdampak
pada keberhasilan organisasi.
 rapat biasanya diadakan dalam rangka koordinasi
antar tim, unit kerja atau departemen dalam sebuah
organisasi. Biasanya melibatkan pihak internal dan
eksternal organisasi, semua tergantung kepada
kepentingan rapat itu sendiri
 Rapat pada hakikatnya adalah salah tatu bentuk
pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi
untuk membicarakan permasalahan yang terjadi
sehingga organisasi mampu untuk mencapai tujuan
yang telah di tetapkan.
Perencanaan Rapat
 Membuat surat undangan
 Persiapan ruang rapat
 Alat-alat tulis
 Perlengkapan rapat
 Akomodasi
 Konsumsi
 Kesehatan
Pelaksanaan rapat
 Membuka rapat
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuka rapat
adalah :
 Acara rapat

 Tata tertib rapat

 Motivasi

 Pengenalan masalah atau persoalan yang akan dibahas

 Tujauan di adakannya rapat

 Tanggapan-tanggapan atau saran

 Berlangsungnya rapat
Masalah yang di hadapai dalam rapat harus dapat di
atasi seperti :
 Terjadi perdebadatan yang berkepanjangan

 Adanya monopoli pembicaraan oleh salah

seorang peserta rapat

 Tidak konsentrasinya peserta rapan dan lain-lain.
 Next..
 Selama berlangsungnya rapat sekretaris bertanggung
jawab membuat catatan pelaksanaan rapat.
 Bentuk catatan disesuaikan dengan keinginan
pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat yaitu:
 Verbatim : catatan lengkap semua pembicaraan

dalam rapat tanpa di tambahi ataupun dikurangi

 Notula : catatan yang berisi pokok-pokok

pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

 Menutup rapat
 Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu pada
akhirnya akan ditutup.
 Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan
maka pimpinan rapat dapat menunjuk tim khusus
untuk menyelesaikan masalah tersebut.
 Apabila tidak ditemukan kendalan dan telah
menghasilkan keputusan maka di akhir rapat
pimpinan rapat dapat membacakan hasil rapat
tersebut.
 Memberikan kesempatan kepada para peserta rapat
untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya
belum tercakup dalam keputusan tersebut.
 Setelah tidak ada lg permasalahan maka pimpinan
dapat menutup rapat.
Tipe-tipe pemimpin rapat
 Tipe Otoriter
 Tipe Demokratis
 Tipe laizess faire
Macam-macam rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam
tergantung pada segi peninjauannya.
 Rapat berdasarkan tujuannya

Menurut tujannya rapat dapat dibedakan menjadi

 Rapat penjelasan

 Rapat pemecahan masalah

 Rapat perundingan
Rapat Penjelasan
Rapat yang bertujuan untuk memberikan
pejelasan kepada para anggota, tentang
kebijakan yang diambil oleh pimpinan
organisasi, tentang prosedur kerja atau tata cara
kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
Rapat Perundingan
Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya
suatu perelisihan, mencari jalan tengah agar
tidak saling merugikan
Rapat Pemecahan Masalah
Bertujuan untuk mencari pemecahan tentang
suatu masalah yang sedang dihadapi oleh
organisasi.
Rapat Berdasarkan Sifatnya
 Rapat Formal
 Rapat Informal

 Rapat Terbuka

 Rapat Tertutup
Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya

 Rapat mingguan
 Rapat bulan

 Rapat semesteran

 Rapat tahunan
Rapat Berdasarkan Frekuensinya
 Rapat Rutin
 Rapat Insidental
Rapat yang efektif dan efesien
 Rapat yang efektif dan efesian tercapai apabila tujaun
rapat yang telah ditetapkan mampu untuk dicapai
 Rapat yang efektif berlandaskan pada :
 Penggunaan waktu secukupnya dalam membuat

keputusan
 Hanya membicarakan hal-hal yang telah

diagendakan
 Memekankan objektivitas dan hasil yang

diharapakan
Persyaratan rapat yang efektif dan efesien

 Pimpinan yang cakap

 Suasana rapat terbuka

 Partisipasi aktif

 Hindari perdebatan tanpa araha

 Pertanyaan singakt dan jelas.

Hal-hal yang perlu di perhatikan dlm
melaksanakan rapat

 Agenda rapat
 Komunikasi
 Jadwal rapat
 Perhatikan situasi
 Pengambilan suara
 Batasi masalah diskusi
Contoh ruang rapat
TATA RUANG KANTOR
Pengertian Tata Ruang
 Tata ruang adalah segala upaya untuk mengatur
ruangan sedemikian rupa sehingga menunjang
produktivitas organisasi.
 Pada umumnya karyawan akan menghabiskan
waktu 8 jam sehari di dalam ruang kantor oleh
karena itu ruang kerja yang tidak nyaman akan
berakibat negatif pada pekerjaan tersebut sehingga
dapat mengakibatkan menurutnya produktifitas
kerja.
Manfaat Tata Ruang Kantor yang Baik

 Menghemat waktu dan tenaga karyawan.

 Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan.
 Memungkinkan penggunaan ruangan seefisien
mungkin, artinya pemanfaatan seluruh ruang yang
tersedia.
 Meminimalisir gangguan aktivitas kerja, artinya
tata ruang yang dibuat memungkinkan pegawai
bekerja dengan tenang.
 Timbulnya kesan baik dari tamu yang mengunjungi
perusahaan
 Memudahkan perubahan tata ruang untuk
menghindari kejenuhan.
 Faktor Pertimbangan
Tata Ruang Kantor

 Faktor Fungsional
 Faktor Kesehatan

 Faktor Estetika
Faktor Fungsional
 Tata ruang kantor harus memperhatikan fungsi
perabot dan peralatan kantor sebenarnya.
 Pertimbangan untuk penempatan perabot dan

peralatan kantor adalah kegunaannya

 Contoh, diruang tunggu diletakkan TV untuk

menghilangkan kejenuhan tamu.

Faktor Kesehatan
 Tata ruang kantor harus memperhatikan kesehatan
bagi pengguna ruangan tersebut
Faktor Estetika
 Tata ruang disamping memperhatiakan masalah
fungsi dan kesehatan perlu memperhatikan unsur
keindahan.
 Faktor keindahan diperlukan untuk mengesankan
citra atau image yang baik bagi perusahaan.
Azas-azas Pengelolaan Tata Ruang
 Azas-azas pengelolaan tata ruang adalah pedoman
dasar pengelolaan tata ruang, artinya tata ruang
yang baik hendaknya berpedoman pada azaz
tersebut.
 Adapun azas-azas pengelolaan tata ruang kantor
adalah sebagai berikut:
 Azas rangkaian kerja
 Azas jarak terpendek
 Azas penggunaan segenap ruang
 Azas perubahan ssusunan kerja
Azas Rangkaian Kerja
 Artinya penempatan isi ruangan kantor harus
berpedoman dasar kepada rangkaian pekerjaan
yang ada di kantor tersebut.
 Pertimbangan menggunakan azas ini adalah
pertama untuk mendukung pelaksaan kerja, dan
yang kedua untuk menghindari bertemunya
pegawai yang tidak berkepentingan.
Azas Jarak Terpendek
 Azas ini merupakan pelengkap dari azaz rangkaian
kerja.
 Menurut azas ini jarak antara pegawai yang saling
berhubungan sedekat mungkin dengan tetap
mengindahkan faktor gangguan yang mungkin
timbul.
 Contohnya, menja berimpitan memungkinkan
terselipnya dokumen suatu pegawai ke rekan
kerjanya.
Azas Penggunaan Segenap Ruang
 Azas ini terkait erat dengan efisiensi, terutama dari
segi biaya.
 Seperti yang kita ketahui bersama bahwa sewa
ruang atau gedung di kota besar sangat mahal,
kondisi ini harus diantisipasi dengan pemanfaatan
ruangan sedemikian rupa sehingga kemubaziran
tempat dapat dihindari
Asas Perubahan Susunan Kerja
 Azas ini erat kaitannya dengan psikologi karyawan.
Pekerjaan yang rutin dan dilakukan dalam jangka
waktu yang lama akan menimbulkan kejenuhan.
 Hal tersebut dapat di hindari dengan perubahan
sususnan kerja yang berarti pula perubahan
individu yang terlibat di dalamnya.
Jenis Jenis Tata Ruang
 Tata Ruang Terbuka
 Tata Raung Tertutup

 Tata Ruang Semi Terbuka dan Tertutup

MANAJEMEN PENGAWASAN DALAM
LINGKUP PERKANTORAN
 Definisi
 Pegawasan dilingkup perkantoran adalah
keseluruhan aktivitas mencocokkan,
mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas
kantor terhadap ukuran baku sebagai suatu
kegiatan untuk membantu, melayani, dan
mengarahkan semua kegiatan agar
berlangsung sesuai dengan rencana yang
ditetapkan.
Langkah- Langkah Dalam Pengawasan

 Penentuan satandar atau ukuran baku yang akan

menjadi patokan.
 Pengukuran atau penilaian
 Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan dan
hasilnya
 Pembetulan terhadap penyimpangan
Metode Pengawasan
 Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan
secara lisan atau tertulis.
 Penelaahan terhadap buku catatan tugas atu hasil
kerja
 Survei atau inspeksi
 Wawancara dengan pelaksanaan-pelaksanaan tugas
Sasaran Pengawasan
 Jumlah hasil kerja (kuantitas)
 Mutu hasil kerja (kualitas)
 Pegawai (kesungguhan, kerajinan dan kecakapan kerja)
 Uang (pemakaian secara sah dan efesien)
 Barang pembekalan (pembelian, penggunaan,
pemeliharaan)
 Ruang kerja (penataan dan pemakaian yg baik)
 Waktu
 Metode kerja
Manfaat pengawasan untuk karyawawan/pegawai

 Promosi
 Mutasi

 Demosi