BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang merupakan

wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerjasama dalam usahanya dalam
mencapai tujuan. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelola
manajemennya untuk memenangkan persaingann pada era yang serba kompetitif
supaya dapat bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan
perusahaan.

Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa maupun

industri pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan. supaya
dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen efektif
yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus dan
tingkat efektifitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.

Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tidak dalam mencapai

tujuan perusahaan. tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi yang ada
akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga mengorbankan tujuan
perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan akan
menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan
pelaksanaan kegiata perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pada struktur organisasi terdapat garis hubugan antar manajer dan

karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung
jawab.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian dari Organisasi Kantor?
2. Apa Saja Prinsip Organisasi Perkantoran?
3. Apa Asas-asas Organisasi Perkantoran?
4. Bagaimana Struktur Organisasi?

1
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk Mengetahui Apa Pengertian dari Organisasi Kantor.
2. Untuk Mengetahui Apa Saja Prinsip Organisasi Perkantoran.
3. Untuk Mengetahui Apa Asas-asas Organisasi Perkantoran.
4. Untuk Mengetahui Bagaimana Struktur Organisasi.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi Kantor

1. Pengertian Organisasi
“ organization is the form of every human association for the
attainment of common purpose “ , artinya organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. (James D.
Mooney ).1
Organisasi menurut Robbins (2007;510-512) mengacu pada sistem
makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan
organisasi itu dari organisasi lain. Schein (McAuley, et.,al., 2007:12)
menyatakan bahwa organisasi merupakan koordinasi yang bersifat rasional
yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang
jelas, lewat pembagian kerja, atau fungsi, dan lewat suatu hirarki ototritas
dan pertanggung jawaban.

Menurut Ernes Dale, organisasi adalah suatu proses perencanaan

yang meliputi penyusunan, pengembangan, pemeliharaan suatu struktur
atau pola hubungan-hugungan kerja orang-orang dalam suatu kelompok
kerja.

Dalam sudut pandang manajemen, organisasi merupakan wadah

serta proses kerja sama sejumlah orang yang terikat kedalam hubungan
formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan, atau organisasi adalah wadah sekelompok orang yang bekerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu.2

1
Sutarto. 2012. Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Hlm 23
2 Abdul Jalaludin Sayuti. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: alfabeta. Hal 56

3
 Daft (2010:11) mendefenisikan organisasi sebagai entitas sosial
yang diatur oleh tujuan, didesain secara sengaja berupa sistem aktivitas
yang terstruktur dan terkoordinasi, dan berhubungan dengan lingkungan
eksternalnya. Robbins and Mathew (2009:5) menyatakan bahwa organisasi
merupakan entitas sosial yang dikoordinasi secara sadar, dengan batasan-
batasan yang relatif dapat dikenali, yang berfungsi secara terus menerus
dengan dasarnya yaitu untuk mencapai suatu tujuan bersama atau
seperangkat tujuan.
Jones dan mathew (2009:1) menyatakan bahwa organisasi
merupakan alat yang digunakan oleh orang dalam mengkoordinasikan
tindakan-tindakan mereka guna memenuhi sesuatu yang mereka harapkan
atau hargai, yaitu mencapai tujuan.

2. Definisi Perkantoran

Organisasi pasti memerlukan tempat untuk mengawasi dan

mengumpulkan dokumen yang masuk dalam organisasi, tempat untuk
menyalurkan tugas kepada setiap anggota organisasi, tempat untuk
merencanakan kegiatan, dan tempat untuk melaksanakan kegiatan
organisasi. tempat tersebut biasanya disebut kantor.

Menurut J. C. Denyer kantor adalah tempat untuk menjalankan

usaha atau kegiatan dimana suatu organisasi mempunyai kepentingan
tujuan, sasaran atau program yang hendak dicapai, tidak peduli kantor
tersebut kantor pemerintah atau swasta.3

Jadi kantor merupakan tempat untuk melakukan berbagai kegiatan

keorganisasian, seperti perencanaan tujuan, pelaksanaan, pemberian
wewenang hingga yang lainnya yang bersangkutan dengan kegiatan
organisasi.

3 http://manorarjunes.blogspot.co.id/2016/11/makalah-organisasi-perkantoran.html?m=

4
 Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa organisasi perkantoran
merupakan suatu kolektivitas orang yang ada dilingkungan kantor, dimana
aktivitas yang dilakukannya didesain secara sadar, terkoordinasi, serta di atur
oleh para anggotanya dalam rangka mencapai tujuan tertentu.4

Menurut kami Adminstrasi Perkantoran adalah suatu bentuk kerja

sama yang dilakukannya di desain secara sadar, terstruktur, dan terkoordinasi
oleh sekelompok orang dalam lingkungan kantor, dan dilakukan secara terus
menerus untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

B. Prinsip Organisasi Perkantoran dan Analisa

1. Prinsip Organisasi Perkantoran
Prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (1970:45-49)
ada delapan yaitu:
a. Prinsip Tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam
organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap
personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk
mencapainya.

b. Prinsip Kesatuan Fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti
bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.
Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah
fungsi yang saling berhubungan dengan saling dan saling mempengaruhi
dalam mencapai tujuan.
c. Prinsip Hubungan Individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi
yang melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu

4 Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E, S.S., M.M.,QWP dan Drs. Agus Garnida, M.M, Manajemen
Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional, Bandung : Alfabeta, 2013, hlm 60-61.

5
 merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang
menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

d. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan
memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi
yang jelas mengurangi keraguan.
e. Prinsip Wewenang Sepadan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang
yang sesuai dengan tugas tanggung jawab sehingga ia dapat bertanggung
jawabatas pelaksana tugasnya tersebut.
f. Prinsip Laporan kepada pimpinan Tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor,
maka tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima
perintah dari dan bertanggung jawab kepada satu atasan.
g. Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan kepengawasan yang efektif mesti ditegakkan
sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan
yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan.
Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar
bagi organisasi di waktu yang akan datang.
h. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran
efektif, jangkauan pengawasan dibawah pengawasan langsung dari
seorang manajer kantor atau seorang pengawasan manajer kantor, maka
semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan
pengawasan.5

5 Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E, S.S., M.M.,QWP dan Drs. Agus Garnida, M.M, Manajemen
Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional, Bandung : Alfabeta, 2013, hlm 63-64

6
2. Analisa Prinsip-prinsip Organisasi Kantor
Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
1. Prinsip tujuan, yang maknanya tujuan organisasi harus dirumuskan dan
dimengerti oleh setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Supaya setiap orang akan termotivasi untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Prinsip kesatuan fungsi, sejumlah fungsi dalam organisasi perkantoran
akan saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai
tujuan.
3. Prinsip hubungan individual, hubungan setiap indivual juga harus baik
walaupun setiap individu melakukan pekerjaannya masing-masing.
4. Prinsip kesederhanaan, organisasi perkantoran yang efektif bekerja
berdasarkan kesederhanaan supaya memudahkan para pelaksana untuk
memahaminya.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab, setiap anggota
wajib diberikan wewenang yang sesuai dengan tugas dan keahliannya
supaya lebih bertanggung jawab dalam melakukan tugasnya masing-
masing.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal, prinsip ini bertujuan agar setiap
personalia atau anggota dapat mengetahui dengan jelas kepada siapa ia
akan melapor dan menerima perintah hanya pada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan, kepengawasan dan
kepemimpinan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan
organisasi perkantoran dapat tercapai.
8. Prinsip jangkauan pengawasan, jadi pengawasannya langsung
dilakukan oleh manjer atau atasan.

7
C. Asas-asas Organisasi Kantor dan Analisa
1. Asas-asas Organisasi Kantor

Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi

ketatausahaan dapat digunakan dua asas. Yaitu asas sentralisasi dan
desentralisasi.

a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua
pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri
disamping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif.
Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-
fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran seperti
surat menyurat, pengetikan dll. Satuan organisasi fungsional tersebut
hanya memberikan petunjuk atau pengarahan tekhnis mengenai materi
dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi
perkantoran pusat.
Keuntungan asas sentralisasi:
1) Pengawasan lebih mudah dilakukan
2) Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor
3) Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan
4) Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih
lanjut.6

Kelemahan asas sentralisasi:

1) Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karna terlalu banyak
pekerjaan yang ditangani
2) Kebutuhan khas dari mesin unit belum tentu dipenuhi oleh pusat.

6 https://dokumen.tips/documents/organisasi-kantor.html.

8
 b. Asas Desentralisasi
Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam
seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga
melakukan semua pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam
lingkungannya sendiri.7

Keuntungan asas desentralisasi:

1) Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing
unit organisasi yang bersangkutan.
2) Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama
lain.
3) Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan
perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip
dll.

Kelemahan asas desentralisasi:

1) pemborosan biaya kantor
2) Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dapi pihak pusat
3) penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi.

2. Analisa Asas-asas Organisasi Kantor

a. Sentralisasi
Sentralisasi merupakan asas yang digunakan apabila semua
pekerjaan dibebankan kepada suatu organisasi yang berdiri
sendiri yang menjalankan fungsi-fungsi operatif yang
dibebaskan dari pekerjaan perkantoran seperti surat-menyurat
dll.

7The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modren, Yogyakarta: Liberty Yogyakarta, 2000,
hlm 50.

9
 b. Desentralisasi
Desentralisasi merupakan asas yang digunakan untuk masing-
masing organisasi, selain melakukan tugas-tugas induknya dia juga
bisa melakukan pekerjaan-pekerjaan lain seperti ketatausahaan.

D. Struktur Organisasi dan Analisa

1. Struktur Organisasi
Enam elemen struktur organisasi yang menunjang keberhasilan
organisasi menurut Robbins dan judge (2007:478) terdiri dari:
a. Spesialisasi Pekerjaan
Spesialiasi pekerjaan atau pembagian pekerjaan berkenaan dengan
sejauh mana tugas organisasi diemban oleh pegawai. Hakikat
spesialisasi pekerjaan maksudnya daripada pekerjaan dilakukan oleh
satu orang namun menangani banyak hal, lebih baik pekerjaan tersebut
dipecah menjadi sejumlah pekerjaan yang spesifik, dimana pekerjaan
spesifik tersebut diemban oleh seorang atau beberapa orang pegawai.
b. Rantai Komando
Rantai komando merupakan garis tidak putus dari rangkaian
wewenang yang ada dalam organisasi. Dalam konsep rantai komando,
terdapat dua hal penting, yaitu :
1) Wewenang
Wewenang mengacu pada kemampuan untuk memberi perintah
dan mengharapkan perintah tersebut dipatuhi oleh pegawai. Untuk
mempermudah koordinasi, posisi manajer diberi tempat dalam
rantai komando, dan tiap manajer memiliki drajat wewenang.
2) Kesatuan Komando
Kesatuan ini menyatakan bahwa seorang pegawai
seharusnya mempunyai satu pemimpin dan hanya kepada satu
pemimpin dan bertanggung jawab langsung. Jika kesatuan
komando ini putus, maka seorang pegawai akan menghadapi
pemimpinnya secara langsung.

10
 c. Rentang Kendali
Rentang kendali merujuk pada jumlah orang yang secara langsung
mempertanggungjawabkan pekerjaannya sesuai dengan
tingkatan/hirarki organisasi dimana ia bekerja.
d. Formalisasi
Formalisasi mengacu pada suatu tingkat di mana pekerjaan di dalam
organisasi itu dilakukan. Selain itu juga dinyatakan formalisasi adalah
drajat dimana organisasi menstandarkan perilaku melalui aturan,
prosedur, pelatihan, dan mekanisme lain yang terkait.
e. Departementalisasi
Suatu departementalisasi merupakan dasar yang dipakai dalam
mengelomokkan pekerjaan, yaitu menspesifikasi bagaimana suatu
pekerja dan aktivitasnya dikelompokkan. Departementalisasi
merupakan strategi dasar untuk aktivitas koordinasi dalam organisasi
kerena departemntalisasi mempengaruhi perilaku dengan cara:
1) Departementalisasi memunculkan rantai komando, yaitu sistem
supervisi;
2) Departementalisasi memfokuskan orang-orang pada model mental
ataui cara berfikir yang umum, seperti melayani klien,
penembangan produk, atau mendukung keterampilan khusus.
3) Departemtalisasi menciptakan koordinasi melalui komunikasi
informal diantara subunit dan pegawai.8
2. Analisa Struktur Organisasi ada 6 elemen
a. Spesialisasi Pekerjaan
Spealisasi pekerjaan atau pembagian pekerjaan maksudnya
pekerjaan akan lebih mudah dan lebih baik apabila pekerjaan tersebut
di embankan ke beberapa orang yang sudah dipercayakan untuk

8 Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E, S.S., M.M.,QWP dan Drs. Agus Garnida, M.M, Manajemen
Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional, Bandung : Alfabeta, 2013, hlm 64-68

11
 mengemban tugasnya tersebut daripada suatu pekerjaan di kerjakan
oleh satu orang tapi menangani banyak hal.
b. Rantai Komando
Rantai Komando terdapat dua hal, yaitu wewenang dan kesatuan
komando. Yang mana wewenang adalah kemampuan untuk memberi
perintah kepada pegawai oleh manajer dan perintah tersebut dapat dipatuhi
oleh pegawai. Sedangkan kesatuan komando adalah membantu
mengamankan konsep wewenang yang tidak terputuskan. kesatuan ini
menyatakan bahwa seorang pegawai seharusnya hanya mempunyai satu
pemimpin dan apabila kesatuan komando putus maka pegawai bisa
langsung berhadapan dengan pemimpinnya.
c. Rantai Kendali
Merujuk kepada orang yang secara langsung yang mempertanggung
jawabkan pekerjaannya Sesuai dengan organisasi dimana ia bekerja.

d. Formalisasi
Formallisasi merupkan suatu tingkatan dimana pekerjaan dilakukan sesuai
dengan program yang terkait, sehingga pekerja memahami apa, bagaimana
dan kapan ia mengerjakan pekerjaannya.
e. Defartementalisasi

Defartementaliasi merupakan suatu dasar untuk mengelompokkan setiap

pekerja dan pekerjaan atau aktivistas pekerja tersebut.

12
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Organisasi perkantoran adalah suatu bentuk kerja sama yang

dilakukannya di desain secara sadar, terstruktur, dan terkoordinasi oleh
sekelompok orang dalam lingkungan kantor, dan dilakukan secara terus
menerus untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam organisasi perkantoran
lebih menitikberatkan untuk mencari keuntungan atau provit, tapi disetiap
keuntungan pasti ada kelemahannya sama seperti organisasi-organisasi
lainnya. Didalam organisasi perkantoran ini ada yang bersifat desentaralisasi
yaitu selain mengemban tugas intinya dia juga bisa mengerjkan tugas lainnya
dan sentralisasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu
organisasi tersendiri.

B. Saran

Sebaiknya setiap organisasi perkantoran menerapkan asas

desentralisasi, karena selain mengemban tugasnya dia juga bisa mengerjakan
ttugas lainnya. Karena organisasi perkantoran lebih mengutamakan mencari
keuntungan atau laba, sehingga dengan kebeasan para karyawan untuk
mengerjakan tugas dapat membuat mereka lebih banyak peluang untuk
mendapatkan keuntungan dalam berbagai kegiatan. Misalnya, seorang
karyawan dibagian pemasaran. Selain memasarkan produk dia juga bisa
membantu ketatausahaan kantor karrena itu saling berkaitan. Oleh karena itu,
dengan menerapkan desentralissi bagi karyawan keuntungan yang didapatkan
semakin banyak.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Sutarto. 2012, Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University

Press
Abdul Jalaludin Sayuti. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: alfabeta
http://manorarjunes.blogspot.co.id/2016/11/makalah-organisasi-
perkantoran.html?m=
Garnida .Agusdan Donni Juni Priansa, 2013, Manajemen Perkantoran Efektif,
Efisien, dan Profesional, Bandung : Alfabeta
https://dokumen.tips/documents/organisasi-kantor.html.
Gie, The Liang, 2000, Administrasi Perkantoran Modren, Yogyakarta: Liberty
Yogyakarta

14