BAB I MENGENAL ADMINISTRASI

DALAM ORGANISASI
 A. Pengertian administrasi
Secara etimologi, administrasi berasal dari dari bahasa Belanda yakni administratie yaitu
kegiatan yang mencakup ketatausahaan dan manajemen sumber daya. Bahasa Inggris yakni
administration yaitu kegiatan dalam setip usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Sedangkan
dalam bahasa Latin yakni ad+ministrate, ad berarti kepada dan ministrate berari melayani atau
mengabdi
 Pengertian administrasi menurut para ahli
a. Sondang P. Siagian
Administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih
yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
b. Van der Schoeff
Administrasi merupakan seluruh himpunan catatan-catatan mengenai perusahaan dan
peristiwa-peristiwa perusahaan untuk keperluan pimpinan dan penyelenggaraan
perusahaan.
c. William H. Newman
Administrasi merupakan pedoman kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha
sekelompok orang
untuk mencapai tujuan bersama.
Berdasarkan penjelasan di atas
dapat disimpulkan:
 Administrasi adalah proses pelaksananaan yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih secara bekerja sama untuk
mencapai tujuan.
 Jika diartikan secara sempit atau khusus, administrasi
diartikan sebagai kegiatan yang catat-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda,
dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
 Secara lebih luas, administrasi diartikan sebagai seluruh
proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana
tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, S.H
administrasi dlm arti luas ada 3 sudut
pandang yaitu:
1. Administrasi sebagai proses
meliputi keseluruhan kegiatan pemikiran, pengaturan, dimulai
dari penentu tujuan sampai pelaksanaan kerja sehingga tujuan
tersebut dpt dicapai sebagaimana yg diharapkan semula.
2. Administrasi sebagai fungsional (kegiatan usaha)
artinya dlm kegiatan usaha utk mencapai tujuan terdpt
berbagai macam fungsi agar usaha dpt berjalan dgn baik dan
sempurna, sehingga tujuan dpt tercapai dgn memuaskan.
3. Administrasi sebagai institusional (kepranataan)
artinya administrasi terdiri atas keseluruhan org2 baik secara
perorangan maupun secara bersama2, yg menjalankan
kegiatan2 utk menghasilkan karya sesuai dengan tujuan yg
telah ditentukan semula.
Ciri-ciri dari administrasi diantaranya :
Adanya kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau dengan lebih
 adanya kerja sama
 Terdapat proses atau usaha
 Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
 Memiliki tujuan.
B. Unsur, Proses, dan Fungsi
Administrasi
 Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie, unsur-unsur
administrasi sebagai berikut:
 Organisasi
 Organisasi merupakan unsur penting karena sebagai
tempatnya administrasi itu di jalankan. sehingga data-data
tujuan-tujuan oraganisasi bisa tercapai
 Manajemen
 Manajemen adalah sebuah alat untuk mengatur
administrasi. dalam manajemen terdapat unsur-unsue
pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional.
 Komunikasi
 Tentu sangat penting karena komunikasi merupakan cara
bagaimana sistem administrasi bisa berjalan dengan lancar
antara sub-sub divisi dalam sebuah organisasi. berikut
contoh penerapan komunikasi dalam administrasi:
 selanjutnya
 Komunikasi divisi keuangan dengan dengan divisi-divisi
laindisampaikan dengan komunikasi yang baik”
 “Komunikasi antara sekertari dengan atasan atau bos”
 “Komunikasi terkait surat menyurat atau seruan informasi”
 Kepegawaian
 Jika organisasi merupakan subjek dari penerapan administrasi makan
anggota atau pegawai merupakan objek yang melaksanakan
administrasi. dimana didalamnya mengatur; penerimaan,
penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian status kerja.
 Public Relation
 Adanya administrasi akan terbentuk rule bagaimana berhubungan
dengan khalayak umum baik kerjasama penerimaan karayawan, dan
bagaimana caranya berkomunikasi dengan masyarakat sebagai
konsumen. Sedangkan unsur lainnya adalah, keuangan, perbekalan
dan tatausaha
Ruang Lingkup Administrasi
 Selanjutnya
 Ruang lingkup di bawah terdiri dari informasi atau
keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh
terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Ruang
Lingkup administrasi menurut (Gie, 2007:16) yaitu :
 Menghimpun
Adalah : suatu kegiatan mencari dan mengumpulkan
informasi atau keterangan secara detail kemudian di
simpan untuk tujuan agar nanti bisa digunakan bila
diperlukan
 Mencatat/ menuliskan/mengetik
Adalah : mencatat merupakan kegiatan lanjutan dari
kegiatan menghimpun data agar dapat di simpan, dibaca
atau di kirim.
 Selanjutnya
 Mengelola
Adalah : Mengelola atau menganalisis suatu bentuk
data administrasi yang telah ada atau yang sudah ada,
guna mendapatkan hasil dari data yang dihimpun
 Menyimpan
Adalah : kegiatan mengamankan dokumen atau
mendokumentasikan data dengan berbagai cara untuk
nantinya digunakan kembali jika diperlukan
 Mengirim
Adalah : kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain
baik dari dalam organisai ataupun luar organisasi
Fungsi-Fungsi Administrasi
selanjutnya
 Pada dasarnya administrasi merupakan turunan dari
manajemen sehingga fungsinya pun hampir sama. Namun
ada perbedaaan jika kita jabarkan, fungsi administrasi
ditujukan untuk menentukan dan mencapai tujuan
organisasi dan merancang kebijakan secara general.
 Sedangkan fungsi manajemen lebih kepada mengatur
kegitan pelaksanaan agar tujuan yang telah dirumuskan
dalam kebijakan tercapai. Setelah kita mengetahui ciri-ciri
dan ruang lingkup, kita harus memahami fungsi
administrasi itu apa saja, berikut fungsi-fungsinya
Fungsi Administrasi
 Perencanaan (Planning)
Planning didefinisakan sebagai sebuah kegiatan merencanakan
sesuatu agar kegiatan administrasi berjalan sesuai aturan. Perencanaan
administrasi bisa dimulai dengan pengumpulan informasi/ data,
pengolahan informasi/data, hingga menyusun pola tampilan data.
 Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisaian merupakan tahapan menyusun komunikasi untuk
membangun kolektifitas antar anggota organisasi dengan tujuan
mencapai target atau prestasi suatu organisas
 Koordinasi (coordinating)
Mengkoordinasikan adalah fungsi dari manajemen untuk sejumlah
aktivitas atau tugas agar berjalan baik sesuai rencana. Dengan cara
melakukan komunikasi agar tidak terjadi bentrok antara aktivitas satu
dengan yang lainnya, sehingga pekerjaan semua divisi bisa berjalan
beriringan.
lanjutan
 Laporan (Reporting)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan
dengan membuat dan memberikan laporan. Laporan disampaikan lisan ataupun tulisan
untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
 Pengangaran (Budgeting)
Budgeting merupakan kegiatan penyusunan anggaran untuk sebagian atau secara
keseluruhan kebutuhan organisasi, sehingga kegiatan organisasi bisa berjalan dengan
baik.
 Penempatan (Staffing)
Penempatan dalam administrasi diartikan sebagai kegiatan mengatur sumberdaya
manusia sebagai objek dari organisasi dengan sumberdaya lainnya.
Contohnya penenmpatan posisis karyawan, perkrutan tenaga kerja, pengembangan,
perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
 Pengarahan (directing)
Directing merupakan kegiatan komunikasi antar anggota kelompok, biasanya terjadi
antara atsan dan bawahan. Antara satu divisi dengan divisi lain yang di tujuakn untuk
suatu kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang.
Tujuan Administrasi
Tujuan administrasi terbagi kedalam
dua, yaitu:
 Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang lebih kepada tujuan oraganisasi itu sendiri,
artinya dengan adanya pola administrasi, di tujukan untuk mencapai
target sebuah organisasi. Pada dasarnya tujuan jangka panjang tidak
dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para
pemilik organisasi tersebut, yang bersifat:
- Ideal
- Administrasi bersifat general
- Kualifikasinya tidak terbatas
 Tujuan jangka pendek
Tujuan jangka pendek organisasi bersifat lebih kecil, biasanya dibuat
oleh sub-sub divisi dari organisasi untuk kebijakan divisinya. Tujuan
jangka pendek bersifat spesifik, ruanglingkupnya kecil, kualifikasi
terbatas.
Contoh-Contoh Administrasi
 Administrasi adalah kata sifat dari pengadministrasian
yaitu suatu kegiatan yang akan kita temui dimana saja,
terutama di setiap organisasi, lembaga, perusahaan,
intansi, ataupun CV. Mengapa demikian, karena
begitu penting sehingga pengaruhnya yang cukup
besar untuk sebuah intansi terkait.
Berikut contoh-contoh administrasi lebih lengkapnya
1. Administrasi Negara
selanjutnya
 Pengertian Administrasi Negara adalah serangkaian
kegiatan yang disusun dan ditujuan untuk aparatur negara
atau pemerintahan. Admministrasi negara dibuat agar
tercapainya tujuan negara secara efisien, sederhana, dan
mencakup kepentingan rakyat.
 secara teknis contoh berikut termasuk kedalam
administrasi negara diantaranya:
 Pengaturan reshuffle kabinet oleh Presiden
 Pengaturan mengenai pembentukan badan dan komisi-
komisi pemerintahan
 Tata cara pemberian layanan kepada masyarakat.
 dan masih banyak lagi.
2. Administrasi Kepegawaian
Selanjutnya
 Pengertian Administrasi kepegawaian adalah segala sesuatu aktivitas
yang berhubungan dengan pegawai atau karyawan yang di tujukan
untuk mengatur pegawai tersebut.
Dimana ada petugas administrator yang berfungsi mencatat semua
kegiatan baik itu pemeliharaan, pengembangan seluruh tenaga kerja
sesuai beban kerjanya. Berikut fungsi dari administrasi kepegawaian:
 Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial adalah fungsi yang berguna untuk memenej seorang
pegawai untuk memaksimalkan peranan pemikiran seperti membuat
perencanaan, mengannalisa masalah, negosiasi dan pengarahan.
sedangkan
 Fungsi Teknis
Adalah Fungsi administrasi yang berkaitan dengan teknis fisik seorang
pegawai, sebagai contoh aturan jam masuk kerja, pensiunana,
pengadaan, pemindahan dsb.
3. Administrasi Perkantoran
Selanjutnya
 Definisi administrasi perkantoran yaitu susunan
kegiatan sehari hari di sebuah instansi perkantoran
baik secara internal maupun eksternal. Kegiatan
administrasi perkantoran meliputi pencatatan,
perencanaan keuangan, rekap masuk pegawai,
penagihan, bagian distribusi barang, stok barang,
meeting dan masih banyak lagi.
 Sedangkan tugas administrator perkantoran
tergantung jabatan dan fungsi yang di berikan kepada
setiap karyawan instansi perkantoran tersebut.
4. Administrasi Pendidikan
Selanjutnya
 Definisi Administrasi Pendidikan adalah serangkaian proses directing
dan penintegrasian kepada personal secara spiritual dan material agar
tercapainya manusia yang berbudi, beradab sesuai tujuan pendidikan.
(Drs.M.Ngalim Purwanto)
 Sedangkan menurut Depdiknas RI Administrasi pendidikan adalah
suatu proses menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang
disediakan pemerintah secara material maupun sepritual. Dengan
tujuan mencapai pendidikan secara efesien dan efektif. Berikut
rangkaian kegiatan bersama dalam bidang pendidikan seperti:
 perencanaan
 pengorganisasian
 pengarahan
 pengkoordinasiaan
 pengawasan
 pembiyaan dan pelaporan
5. Administrasi Keuangan
Selanjutnya
 Pengertian administrasi keuangan adalah tata kelola
keuangan dalam lembaga tingkat organisasi kecil
sampai pelaksanaan anggaran belanja negara.
Administrasi keuangan terdiri dari pencatatan
keuangan, budgeting, penggunaan keuangan, laporan,
dan pertanggungjawaban dana yang dialokasikan.
 Didalam administrasi keungan ada seorang
administrator keuangan yang bertugas dan biasanya
disebut oleh bendaharawan. Bendahara mempunyai
tugas untuk melakukan pembukuan sesuai dengan
aturan yang berlaku