RANGKUMAN MATERI UJIAN SEKOLAH

Mapel : Administrasi Umum

Penyusun Soal dan : Nita Kusumasari, S.Pd
Rangkuman Materi

1. Jenis Administrasi
Secara umum, pengertian administrasi dapat dilakukan apabila digunakan oleh lebih
dari satu orang, hal ini dikarenakan administrasi menghubungkan pekerjaan antar dua
orang atau lebih sehingga bisa saling bekerja sama.
Pengertian Administrasi pada dasarnya adalah sebuah aktivitas atau bentuk usaha yang
memiliki hubungan kuat dengan banyak pengaturan kebijakan, yang mana salah satu
tujuannya untuk mewujudkan target dari sebuah perusahaan atau organisasi.
A. Administrasi perkantoran
Administrasi perkantoran adalah jenis administrasi yang memiliki aktivitas seperti
perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.
B. Administrasi negara
Administrasi negara yaitu salah satu jenis administrasi yang memiliki aktivitas terkait
dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, misalnya seperti kebijakan publik,
etika, dan lain sebagainya.
C. Administrasi keuangan
Administrasi keuangan adalah salah satu jenis administrasi yang aktivitas berkaitan
dengan keuangan. Tugas utama dari administrasi jenis ini yaitu membuat laporan
keuangan.
D. Administrasi pendidikan
Administrasi pendidikan yaitu administrasi yang kegiatan memiliki aktivitas dalam
mengatur bidang pendidikan. Contoh kegiatan dari administrasi jenis ini yaitu
perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan.
E. Administrasi niaga
 Administrasi niaga adalah jenis administrasi yang kegiatan terdiri dari perencanaan dan
pengawasan terhadap semua hal yang bersifat keniagaan. Administrasi ini biasanya
langsung dikoordinasikan oleh manager dalam suatu perusahaan atau bisnis.
Membahas perniagaan, tentunya salah satu tujuan administrasi jenis ini adalah untuk
mendapatkan keuntungan atau profit ekonomi.
2. Unsur Administrasi
Unsur administrasi, khususnya dalam adminitrasi publik tersebut adalah organisasi,
managemen, komunikasi, kepegawaian, perbekalan, keuangan, ketatausahaan, dan
komunikasi.
A. Organisasi
Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan
berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.
B. Manajemen
Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam
pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga
operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan
lower manajemen.
C. Komunikasi
Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam
suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk
mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi
baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.
D. Kepegawaian
Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling
berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.
E. Keuangan
Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana
hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak
ataupun sewa, serta sumber dana.
F. Perbekalan
 Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta
penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kerja
G. Tata Usaha
Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta
pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena
menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan. giatan kerja.
H. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam
menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan
aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para
konsumen.
3. Fungsi Administrasi
Ada beberapa fungsi administrasi secara umum yang harus kita perhatikan agar bisa
diterapkan dengan tepat.
• Planning/ perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi,
dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga proses penyusunan rencana.
• Organizing/penyusunan
Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara
anggota-anggota di dalam organisasi tersebut, sehingga akan mencapai suatu kesatuan
usaha untuk tujuan organisasi tersebut.
• Coordinating/koordinasi
Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan
agar berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas,
ataupun bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta
menyatukan suatu pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam
suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
• Reporting/laporan
Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau
hasil dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan
 fungsi kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk
mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.

• Budgeting/penyusunan anggaran
Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan
maupun anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
• Staffing/penempatan
Penempatan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia
serta sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi, di mulai dari perekrutan tenaga
kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
• Directing/pengarahan
Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi
dengan bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang
dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Contoh Kegiatan Administrasi
5. Ruang Lingkup Administrasi Umum
Menurut The Liang Gie, ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau
keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan
atau pengamatan, seperti menghimpun atau mencari dan mengumpulkan informasi atau
keterangan secara detail dengan tujuan agar nanti dapat digunakan apabila diperlukan.
Administrasi umum juga berada di lingkup mencatat atau mengetik. Ini merupakan
kegiatan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, maupun dikirim.
Selanjutnya, administrasi umum juga berkaitan dengan aktivitas mengelola atau
menganalisis suatu bentuk data administrasi yang sudah ada untuk mendapatkan hasil dari
data yang dihimpun.
Administrasi umum juga bertugas menyimpan juga mengamankan dokumen atau
data dengan berbagai cara, agar nantinya dapat digunakan kembali apabila dibutuhkan.
Terakhir, administrasi umum berada dalam lingkup aktivitas mengirim atau berbagi file
atau data ke pihak lain dari dalam organisasi maupun luar organisasi.
Dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi, administrasi tidak hanya mempunyai
fungsi dalam surat menyurat saja. Namun, mempunyai fungsi yang banyak mulai dari
 membuat perencanaan, penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan serta menyusun
anggaran hingga memberikan arahan atau bimbingan bagi anggota perusahaan maupun
organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Maka setiap perusahaan atau organisasi seharusnya mempunyai administrasi yang
baik, termasuk dengan staff administrasi yang berkompeten. Melalui pengelolaan dan
pengaturan administrasi yang tepat, maka akan menjadikan tujuan perusahaan tercapai
dengan mudah. Selain itu, perusahaan atau organisasi akan tetap berdiri dan terus
mengalami perkembangan beriringan dengan kemajuan zaman serta persaingan yang
semakin ketat.
6. Prinsip Organisasi
• Pembagian kerja atau division of work
• Wewenang dan tanggung jawab atau authority and responsibility
• Kesatuan perintah atau unity of command
• Disiplin atau discipline
• Kesatuan arah atau unity of direction
• Kepentingan individu di bawah kepentingan umum atau subordination of individual
interest to general interest
• Gaji pegawai atau remuneration of personnel
• Sentralisasi atau centralization
• Saluran jenjang atau scalar chain
• Ketertiban atau order
• Keadilan atau equity
• Kestabilan masa kerja pegawai atau stability of tenure of personnel
• Inisiatif atau initiative
• Kesatuan jiwa korps atau esprit de corp
7. Persyaratan Personel Administrasi
Tidak sembarang orang dapat diangkat dan ditugaskan untuk menjadi seorang
personil administrasi. Sebelum diangkat dalam sebuah tim kerja, biasanya dilakukan
serangkaian aktivitas rekrutmen untuk mengecek kelayakan seseorang bergabung. Ada
berbagai persyaratan yang mesti dimiliki.
Syarat personil administrasi atau personil kantor antara lain:
 A. Syarat Pengetahuan
Syarat ini mencakup teori dan wawasan dari calon personil mengenai bidang kerjanya.
Umumnya, yang diperhatikan adalah latar belakang pendidikan formal dari calon personil.
Kantor akan mempertimbangkan hal tingkat pendidikan dan spesifikasi bidang ilmu yang
pernah dipelajari.
B. Syarat Keterampilan
Seorang personil administrasi juga perlu memiliki keterampilan yang mendukung ketika
akan ditugaskan. Terutama, keterampilan dalam bidang melayani orang-orang yang ada di
dalam kantor atau berhubungan dengan kantor.
Keterampilan ini meliputi kemampuan dalam mencatat, menghimpun, mengolah,
mengirim, menyimpan, serta menggandakan. Jika seluruh keterampilan ini dimiliki, maka
kerja suatu kantor akan terbantu.
C. Syarat Kepribadian
Pengetahuan dan keterampilan akan menjadi kurang berarti tanpa syarat yang ketiga, yakni
kepribadian. Syarat ini berhubungan dengan sifat atau attitude yang melekat pada seorang
personil. Dengan kepribadian yang baik, personil akan optimal dalam bekerja.
Beberapa kepribadian yang perlu dimiliki oleh seorang personil administrasi antara lain:
1. Tekun
2. Rapi
3. Loyal
4. Dapat dipercaya
5. Sabar
8. Bentuk Organisasi
Terdapat 6 jenis struktur organisasi yang dikenal dalam sebuah perusahaan, berikut ini
beberapa diantaranya :

1. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization)

Struktur organisasi fungsional merupakan jenis struktur organisasi ini yang paling
umum digunakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam struktur organisasi
fungsional, pembagian kerjanya kemudian dilakukan berdasarkan pada fungsi masing-
masing manajemen. Diantaranya Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran dan
Sumber Daya Manusia, Manajemen Produksi, dan lain-lain. Setiap karyawan yang
memiliki skill dan keterampilan yang sama, akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja.
Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah dapat menekan biaya operasional
perusahaan, dan memudahkan tim manajerial untuk melakukan pengawasan dan evaluasi
pada kinerja karyawan. Namun sayangnya, menerapkan jenis organisasi ini dapat
berdampak pada kesulitan dalam berdiskusi dan berkomunikasi antara unit kerja yang satu
dengan lainnya. Selain itu, pelatihan manajemen umum bagi karyawan juga memiliki
keterbatasan.
2. Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization)
Struktur organisasi divisional adalah jenis struktur organisasi yang melakukan
pengelompokan berdasarkan pada kesamaan produk, jasa/servis/layanan, pasar, dan letak
geografisnya. Jenis struktur organisasi ini, lazimnya diterapkan pada sebuah perusahaan
berskala menengah hingga perusahaan besar, karena biasa operasional yang dikeluarkan
akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan struktur organisasi fungsional.
Dengan menerapkan struktur organisasi divisional, berarti perusahaan Anda lebih
memiliki kemudahan pengelolaan karena memecah divisi-divisi dalam perusahaan menjadi
bagian yang lebih kecil. Sedangkan kelemahannya terletak pada masalah alokasi sumber
daya, serta distribusi biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
3. Struktur Organisasi Lini
Jenis struktur organisasi ketiga yang akan kita bahas adalah struktur organisasi lini.
Dalam struktur organisasi lini, hubungan antara atasan dengan bawahan terjadi secara
langsung dan vertikal. Dimana sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan karyawan
dengan jabatan terendah dalam struktur organisasi ini dihubungkan dengan garis komando
atau garis wewenang.
Itulah sebabnya, jenis struktur organisasi ini juga lebih dikenal dengan struktur
organisasi militer. Kelebihan menggunakan struktur organisasi lini adalah kesatuan
pimpinan terletak pada satu orang.
Sedangkan kelemahannya adalah adanya ketergantungan pada satu orang dalam struktur
hirarkinya. Jenis organisasi ini sangat tepat jika diterapkan pada organisasi kecil seperti
kedai nasi, warung tegal, bengkel, maupun rukun tetangga.
4. Struktur Organisasi Lini dan Staff
 Jenis struktur organisasi ini adalah penggabungan antara beberapa kombinasi dari
struktur organisasi lini dengan asas komando, akan tetapi tugas pimpinan dibantu oleh
beberapa staff. Setiap staff pada struktur organisasi lini dan staff memiliki peran dalam
memberikan saran, masukan, bantuan pikiran, ide-ide dan gagasan baru, serta data-data
informasi yang dibutuhkan oleh pimpinannya.
Struktur organisasi lini dan staff sangat cocok diterapkan pada perusahaan berskala
kecil karena memiliki kelebihan yaitu pada tingginya disiplin moral para karyawan sesuai
dengan deskripsi tugasnya masing-masing. Akan tetapi, solidaritas para karyawannya
masih kurang karena banyak dari mereka yang tidak saling mengenal satu sama lain.

5. Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization)

Struktur organisasi matriks adalah sebuah struktur organisasi yang merupakan
penggabungan antara struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi divisional
dengan tujuan untuk saling melengkapi dan menutupi kekurangan-kekurangan yang
terdapat pada kedua struktur organisasi tersebut.
Struktur organisasi jenis ini sering juga dikenal dengan nama struktur organisasi
proyek karena setiap karyawan pada unit kerja struktur organisasi fungsional harus
mengerjakan proyek-proyek organisasi yang dibebankan kepadanya. Penerapan jenis
struktur organisasi ini menyebabkan terjadinya sistem komando dimana seorang karyawan
diharuskan memberikan laporan kepada dua orang pimpinan yaitu pimpinan pada unit kerja
divisional dan fungsional.
Struktur organisasi matriks sangat cocok diterapkan pada perusahaan berskala besar
hingga perusahaan-perusahaan tingkat multinasional karena kemampuannya mencapai
tingkat koordinasi yang sangat diperlukan dalam menjawab tuntutan ganda pada
lingkungan perusahaan.
Namun sayangnya, struktur organisasi matriks juga memiliki kelemahan, dimana
terkadang karena adanya tuntutan ganda tersebut malah menimbulkan adanya
kebingungan.
6. Struktur Organisasi Komite atau Proyek
Jenis struktur organisasi terakhir yang lazim digunakan oleh perusahaan adalah
struktur organisasi komite. Dalam struktur organisasi ini, setiap tugas kepemimpinan dan
 tugas-tugas khusus lainnya harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara kolektif
oleh sekelompok pejabat yang berupa dewan atau komite. Organisasi dalam Komite
biasanya terdiri dari pimpinan komite (Executive Committee) yang merupakan pimpinan
dengan kewenangan lini, dan staff committee yang merupakan karyawan dengan
kewenangan staff.
Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah pelaksanaan pengambilan keputusan
yang berlangsung dengan baik karena melalui musyawarah bersama antara pemegang
saham dengan dewan. Sedangkan kelemahannya terletak pada penghindaran tanggung
jawab jika terjadi masalah.
9. Fungsi Manajemen
1. Planning (perencanaan)
2. Organizing (pengorganisasian)
3. Actuating (aktualisasi/pelaksanaan sesuai tugas)
4. Controling (control)
10. Surat (pengertian surat, jenis dan manfaat surat, prosedur persuratan)
11. Peralatan kantor
12. Sistem penyimpanan arisp
13. Kegiatan mengarsipkan
14. Rekrutmen
15. Analisis jabatan
16. Promosi jabatan

NB : Pelajari rangkuman ini, jika tidak mau merugi, 10-16 lanjutkan dijabbarkan sendiri ya,
jangan bilang siapa-siapa, besok itu keluar semua