Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi tentu diperlukan dalam memahamilebih lagi mengenai arti

dan peran dari administrasi itu sendiri. Pada dasarnya di dalam unsur administrasi
ada beberapa hal yang secara mutlak haruslah ada. Seperti misalnya sekelompok
manusia dan adanya kerja sama serta adanya tujuan tertentu dari administrasi
tersebut. Suatu administrasi pada dasarnya memang diadakan untuk membantu
suatu perusahaan dalam mencapai tujuan tertentu. terlebih lagi jika Anda memiliki
kantor atau perusahaan maka sudah seharusnya administrasi menjadi bagian yang
tidak terpisahkan. Adaministrasi perlu dilakukan untuk mempermudah pengawasan
dan evaluasi kinerja sehingga tujuan dari perusahaan bisa tercapai dengan optimal.

A. Organisasi

Salah satu unsur-unsur administrasi yaitu organisasi yang merupakan

sekumpulan beberapa orang untuk saling bekerja sama dengan memanfaatkan
sumber daya yang telah ada. Di dalam organisasi ini terdapat berbagai
kegiatan yang saling berhubungan dengan adanya pengaturan dan
penyusunan serta pembagian tugas dari suatu usaha kerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Tentunya di dalam melaksanakan tugas administrasi
terdapat organisasi di dalamnya. Dengan kata lain organisasi merupakan
sekumpulan dari para pelaksana administrasi yang di dalamnya terdapat
beberapa orang untuk saling membantu melaksanakan tugas administrasi.

B. Manajemen

Manajemen pada dasarnya memiliki arti sebagai proses pengaturan terhadap

sesuatu yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau sekelompok orang.
Kegiatan manajemen ini tentu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam suatu administrasi sudah tentu di dalamnya terdapat suatu proses
manajemen yang dilakukan oleh beberapa orang agar proses administrasi bisa
berjalan secara efektif. Kegiatan manajemen itu sendiri diharapkan agar dapat
 mendorong setiap orang untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama.
Kegiatan manajemen juga berkaitan dengan adanya dorongan bagi semua
orang untuk menggunakan semua fasilitas yang ada dengan sebaik-baiknya
agar tujuan dapat tercapai.

C. Komunikasi

Suatu administrasi akan berjalan dengan baik dan lancar jika didalamnya
terdapat komunikasi yang baik antara beberapa orang yang terlibat pada
kegiatan administrasi tersebut. Komunikasi memiliki arti sebagai suatu kegiatan
penyampaian informasi kepada pihak lainnya. Penyampaian informasi yang
dimaksud dalam hal ini antara lain berupa ide atau gagasan dan segala pesan
yang ingin disampaikan dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. Komunikasi
dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya saja melalui bahasa lisanatau
verbal dan juga melalui tulisan. Komunikasi juga dapat dilakukan degan
menggunakan bahasa tubuh.

D. Kepegawaian

Suatu kegiatan administrasi sudah tentu melibatkan peran dari para pegawai.
Para pegawai inilah yang akan melakukan seluruh tugas administrasi sehingga
pencapaian tujuan perusahaan bisa tercapai. Kepegawaian memegang
peranan penting pad asuatua perusahaan. Pegawai atau tenaga kerja tentu
terlibat ke dalam suatu organisasi untukselanjutnya secara bersama-sama
melakukan tugas administrasi demi kemajuan perusahaan. Proses
kepegawaian dalam suatu organisasi umumnya dimulai dari tahap penerimaan
dan pengangkatan serta penempatan. Selanjutnya para pegawai akan
menerima bimbingan dan pengarahan. Pada akhirnya pegawai akan
mengalami proses pemberhentian atau mungkin pensiun.

E. Keuangan

Keuangan juga menjadi hal yang penting dan perlu diperhatikan dalam unsur-
unsur administrasi. Dalam hal ini segala sesuatu yang berhubungan dengan
pembiayaan di dalam hubungan kerja sama berarti menjadibagian dari
keuangan. Ada beberapa aktivitas yang menjadi bagian dari keuangan seperti
misalnya prosesperolehan biaya dan pengelolaan biaya. Termasuk pula di
dalamnya pertanggungjawaban biaya serta penentuan berbagai sumber biaya
danlain sebagainya. Tentunya setiap kegiatan yang berhubungan dnegan
pembiayaan dan keuangan tersebut berkaitan dengan tugas administrasi.

F. Perbekalan
 Yang dimaksud dengan kegiatan perbekalan disini adalah kegiatan yang
berhubungan dengan segala perlengkapan dan peralatan yang diperlukan oleh
suatu organisasi. Misalnya saja seperti kegiatan pengadaan barang dan
penyimpanan barang serta pemusnahan berbagai barang yang sekiranya tidak
dibutuhkan. Perbekalan turut menjadi suatu hal yang penting baik dalam
kegiatan administrasi dan dalam organisasi. Kegiatan perbekalan sendiri
membutuhkan adanya administrasiyang baik agar segala kegiatan yang
berhubungan dengan barang bisa dilakukan dengan langkah yang tepat.
Organisasi yang melakukan kegiatan administrasi sudah tentu diharuskan
memahami alur penyediaan barang mulai dari penyediaannya hingga
pemusnahannya dengan benar.

G. Tata Usaha

Seringkali kegiatan unsur-unsur administrasi dikaitkan dengan kegiatan tata

usaha. Bahkan kegiatanadministrasi seringkali disamakan dengan kegiatan tata
usaha walaupun sebenarnya ada perbedaan di antara kedua istilah tersebut.
Pengertian tata usaha dalam suatu administrasi yaitu kegiatan yang berkaitan
dengan pelayanan atas suatu penyelenggaraan usaha. Kegiatan tata usaha ini
antara lain meliputi kegiatan pencatatan dan penyimpanan serta
pengiriman.Tidak hanya itu saja tetapi masih banyak kegiatan lainnya yang
menjadi bagian dari tata usaha. Kegiatan tata usaha umumnya disebut pula
dengan istilah office work yang biasanya dilakukan di dalam kantor. beberapa
orang juga menyebutnya dengan istilah back office yang berkaitan dengan
seluruh kegiatan administrasi di dalam kantor atau perusahaan.

H. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat yang biasa disingkat humas menjadi bagian dari
organisasi yang biasanya menjalankan kegiatan administrasi. Seringkali orang
menyebut orang yang bekerja sebagai humas dengan istilah public relation.
Fungsi dari humas ini sendiri adalah untuk melakukan interaksi dan hubungan
serta kerja sama dengan masyarakat yang berkaitan dengan organisasi. Tentu
saja kegiatan humas ini bertujuan untuk mendapatkan relasi dan dukungan
penuh dari masyarakat terhadap kehadiran suatu organisasi. Humas juga
diharapkan agar bisa mendapatkan dukungan dari masyarakat secara sadar
dan sukarela serta tanpa adanya paksaan. Oleh karena itu suatu kegiatan
administrasibisa saja melibatkan adanya peran humas di dalamnya yang
berfungsi untuk mempermudah proses administrasi.