Informasi
Ditulis pada 5 September 2010 oleh Fairuz El Said
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia,
seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk
mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa
informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan
informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan
mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis
sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing
dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali
tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu
banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting dalam
mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode
dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem
baru.
Pengertian Data
Berikut ini beberapa pegertian aata
Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam
dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu
nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan
nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata
adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada
dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan
manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan
dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat
dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil
transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang
merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan
tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk
pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih
lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi,
antara lain mengenai :
Jenis-jenis Data
Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data
yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Teks adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan
$) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara
individual.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik, suara orang atau
suara binatang, gemericik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data
audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa
saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu
kejadian atau aktivitas.
Pengolahan Data
Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan
perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan. Operasi yang
dilakukan dalam pengolahan data :
Data input
Recording transaction, data ke sebuah pengolahan data medium (contoh,
punching number ke dalam kalkulator).
Coding transaction, data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut
kelamin female ke huruf F).
Storing data or information, untuk pengambilan keputusan (potential
information for future).
Data transformation
Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam
kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
Classifying data group-group tertentu
Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh,
pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif)
Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk
karyawan secara ascending)
Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu
(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam
group triwulanan).
Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data
(contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta
pertahun).
Hirarki Data
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data,
rekaman (record), dan berkas (file),
Elemen data adatah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagt menjadi
unit data yang lairr. Pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama
pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribul lain yang berkaitan dengan
pegawai. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), Mom, itenk dan
atribut.
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, Sebagai
contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tinggal lahir seorang pegawai dapat
dihimpun dalam sebuah rekarnan.Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan
baris.
Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk
sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang ber¬kaitan
dengan suatu subjek. Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau
tabel mem-bentuk sebuah basis data. Sebagai contoh, sebuah basis data
kepegawai¬an dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data
presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.
Hirarki Data
Pengertian Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat
didefinisikan sebagai berikut:
Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi
yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,
akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi
akan dilakukan.
Informasi (Information) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang
memiliki arti dan berguna bagi manusia (kent, 2008)
Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System”
menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimany.
Aset Perusahaan
Dalam perusahaan dikenal 4M dan 1I yang merupakan aset perusahaan, yang meliputi:
Mesin, Material, Modal, Manusia dan Informasi. Oleh karena iru, Informasi merupakan
salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis
yang bergantung kepada informasi. Informasi merupakan sumber daya vital bagi
kelangsungan organisasi bisnis.
Informasi adalah salah satu aset bagi sebuah perusahaan atau organisasi, yang
sebagaimana aset lainnya memiliki nilai tertentu bagi perusahaan atau organisasi
tersebut sehingga harus dilindungi, untuk menjamin kelangsungan perusahaan atau
organisasi, meminimalisir kerusakan karena kebocoran sistem keamanan informasi,
mempercepat kembalinya investasi dan memperluas peluang usaha. Beragam bentuk
informasi yang mungkin dimiliki oleh sebuah perusahaan atau organisasi meliputi
diantaranya: informasi yang tersimpan dalam komputer (baik desktop komputer maupun
mobile komputer), informasi yang ditransmisikan melalui network, informasi yang dicetak
pada kertas, dikirim melalui fax, tersimpan dalam disket, CD, DVD, flashdisk, atau media
penyimpanan lain, informasi yang dilakukan dalam pembicaraan (termasuk percakapan
melalui telepon), dikirim melalui telex, email, informasi yang tersimpan dalam database,
tersimpan dalam film, dipresentasikan dengan OHP atau media presentasi yang lain,
dan metode-metode lain yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi dan ide-
ide baru organisasi atau perusahaan.
Ciri-ciri Informasi
Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999):
1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran
terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya,
efeknya seperti kalau inforrrasi itu benar.
2. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
3. Informasi dapat memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi
yang telah ada.
4. Korektif Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi
terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
5. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan
terhadap informasi semakin meningkat.
Manajemen Informasi
Kini, istilah manajemen informasi sangat populer. Yang dimaksud manajemen
informasi tidak lain adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan
informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap
informasi (yang tidak berguna lagi) pada waktu yang tepat (McLeod, 1998).
Pengguna Informasi
Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga
dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi).
Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan
untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan
terhadap informasi dengan sifat Yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer
memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf
operasi memerlukan informasi yang lebih detail
Arus Informasi
Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau
vertikal (Hall, 2001). Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung
kegiatan operasional, yang berupa informasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang,
tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah merupakan beberapa contoh
informasi yang mengalir dalam arah mendatar. Adapun pada arah vertikal, informasi
mengalir pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir ke atas berisi
rangkuman kinerja operasional. Semakin tinggi level manajemen, semakin ringkas
informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi,
kuota, dan anggaran-anggaran.
Arus Informasi
Selain arus informasi mendatar dan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke
eksternal atau sebaliknya. Interaksi antara pelanggan dengan internal organisasi serta
pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun
pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat
atas.
Information output
Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui
monitor atau cetakan.
Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang
membutuhkan.
Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran
komunikasi.
Kualitas Informasi
Kualitas informasi (Prabu, 2006) diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :
Relevan , dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi
pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya
berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi
tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)?
Akurat, yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu
informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya,
serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut.
Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami
gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun
tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.
Tepat waktu, Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal
penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang
maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun
menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan
sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah
dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan
mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan,
mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.
Nilai Informasi
Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan
dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan
informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya.
Dengan perlakukan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai
dengan yang diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah
diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi
memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta
menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat). Besarnya nilai informasi yang tepat
dapat didapatkan dari perbedaan hsil yang didapat dari keputusan yang baru dengan
hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk mendapatkan informasi
tersebut. Penghitungan atas informasi yang tepat memberikan banyak manfaat
diantaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya yang dilakukan untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan tersebut (Sofa,
2008).
Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara
kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan
informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat
menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
Kesalahan Informasi
Menurut Gordon B. Davis, kesalahan informasi adalah antara lain disebabkan oleh hal-
hal sebagai berikut :
Siklus Informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan
bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-
tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu
dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam
membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, Dari keputusan atau
tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh
kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya
akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan
membentuk suatu siklus informasi
atau siklus pengolahan data , seperti gambar berikut :
Siklus Informasi
Piramida Informasi
Pengetahuan
Pengetahuan (knowledge) adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur
yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter, 1992).
Sebagai gambaran, informasi yang dipadukan dengan pengalaman masa lalu dan
keahlian akan memberikan suatu pengetahuan yang tentu saja memiliki nilai yang tinggi.
Abstraksi Data Informasi Pengetahuan