A.

   Data
1.     Pengertian Data

Berikut ini beberapa pegertian data

 Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi

 Data bisnis adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian
(transactions) yang terjadi
 Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan
nyata.

Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia
bisnis kejadian-kejadian nyata   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang
disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang
menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek
nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-
item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi
penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses
untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut:
di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman,
dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode
tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang
baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur
tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat
diperoleh informasi, antara lain mengenai:

 Laporan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya

komisi dan bonus.
 Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan
periklanan.
 Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol
persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

2.     Jenis-jenis Data

Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. Adapun penjelasannya
sebagai berikut:

 Data terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang
menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
 Teks adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $)
yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.
 Citra adalah data berupa gambar, baik hasil pemotretan maupun proses membuat
gambar.
 Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik, suara orang atau suara
binatang, gemericik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
  Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja
dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian
atau aktivitas.

3.     Pengolahan Data

Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan
bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan. Operasi yang dilakukan dalam
pengolahan data:

 Data input
 Recording transaction, data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching
number ke dalam kalkulator).
 Coding transaction, data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin
female ke huruf F).
 Storing data or information, untuk pengambilan keputusan (potential information for
future).
 Data transformation
 Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
 Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja
setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
 Classifying, data dikelompokkan ke grup-grup tertentu
 Categorizing, data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh,
pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif)
 Sorting, data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk
karyawan secara ascending)
 Merging, menggabungkan dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu
(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group
triwulanan).
 Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih
semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

4.     Hirarki Data

                Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data,
rekaman (record), dan berkas (file). Berikut ini penjelasan masing-masing hirarki:

Hirarki Data

 Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagt menjadi unit
data yang lain. Pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai,
alamat, kota tempat tinggal, dan atribul lain yang berkaitan dengan pegawai. Istilah
lain untuk elemen data adalah medan (field), Mom, itenk dan atribut.
 Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, Sebagai contoh,
nama, alamat, kota, dan tempat tinggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam
sebuah rekarnan. Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.
 Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah
berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu
subjek. Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel mem-bentuk
 sebuah basis data. Sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung
sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

B.   Informasi
1.     Pengertian Informasi

                Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat
didefinisikan sebagai berikut:

 Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
 Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian
tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan
bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya
sebuah investasi akan dilakukan.
 Informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan
berguna bagi manusia (Kent, 2008)
 Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System”
menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimany.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
“Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan
keperluan tertentu”.

2.     Informasi adalah Aset Perusahaan

Dalam perusahaan dikenal 4M dan 1I yang merupakan aset perusahaan, yang meliputi:
Mesin, Material, Modal, Manusia dan Informasi. Oleh karena iru, Informasi merupakan salah
satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang
bergantung kepada informasi. Informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan
organisasi bisnis.

Informasi adalah salah satu aset bagi sebuah perusahaan atau organisasi, yang sebagaimana
aset lainnya memiliki nilai tertentu bagi perusahaan atau organisasi tersebut sehingga harus
dilindungi, untuk menjamin kelangsungan perusahaan atau organisasi, meminimalisir
kerusakan karena kebocoran sistem keamanan informasi, mempercepat kembalinya investasi
dan memperluas peluang usaha. Beragam bentuk informasi yang mungkin dimiliki oleh
sebuah perusahaan atau organisasi meliputi diantaranya: informasi yang tersimpan dalam
komputer (baik desktop komputer maupun mobile komputer), informasi yang ditransmisikan
melalui network, informasi yang dicetak pada kertas, dikirim melalui fax, tersimpan dalam
disket, CD, DVD, flashdisk, atau media penyimpanan lain, informasi yang dilakukan dalam
pembicaraan (termasuk percakapan melalui telepon), dikirim melalui telex, email, informasi
yang tersimpan dalam database, tersimpan dalam film, dipresentasikan dengan OHP atau
media presentasi yang lain, dan metode-metode lain yang dapat digunakan untuk
menyampaikan informasi dan ide-ide baru organisasi atau perusahaan.
3.     Ciri-ciri Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999):

 Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap
kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti
kalau inforrrasi itu benar.
 Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima. Informasi dapat memperbarui
atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.
 Korektif.  Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi
sebelumnya yang salah atau kurang benar.
 Meyakinkan. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga
keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

4.     Manajemen Informasi

Kini, istilah manajemen informasi sangat populer. Yang dimaksud manajemen informasi
tidak lain adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan
informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap informasi (yang tidak berguna
lagi) pada waktu yang tepat (McLeod, 1998). Ebert dan Griffin (2003) mendefinisikan
manajemen informasi sebagai operasi-operasi internal yang mengatur sumber daya informasi
dalam perusahaan untuk mendukung kinerja dan hasil bisnis.

5.     Pengguna Informasi

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga
dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi).

 Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen

tingkat atas
 Pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra
kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

                Untuk memahami bagaimana informasi digunakan dalam manajemen, ada baiknya
untuk mengetahui level-level manajemen dalam suatu organisasi. Manajemen biasa dibagi
menjadi tiga kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan
manajemen tingkat bawah (Ebert dan Griffin 2003).

 Manajemen tingkat bawah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan

pengendalian kegiatan operasional sehari-hari. Yang termasuk rnanajeamen tingkat
bawah antara lain: penyedia (supervisor), kepala proyek, dan kepala bagian.
 Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan
koordinasi kegiatan-kegiatan jangka pendek yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi (pengendalian manajemen). Termasuk dalarn kategori ini, yaitu manajer
pabrik, manajer operasi, dan manajer divisi.
 Manajemen tingkat atas bertanggung jawab terhadap perencanaan jangka panjang
(yang biasa disebut rencana strategis) dan menetapkan tujuan organisasi. Termasuk
dalam kategori ini yaitu direktur dan wakil direktur.
Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan
untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan terhadap
informasi dengan sifat Yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi
yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi
yang lebih detail

6.     Arus Informasi

Arus Infrmasi

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal
(Hall, 2001). Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan
operasional, yang berupa informasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang,
dan penggunaan bahan-bahan mentah merupakan beberapa contoh informasi yang mengalir
dalam arah mendatar. Adapun pada arah vertikal, informasi mengalir pada semua level
manajemen. Arus informasi yang mengalir ke atas berisi rangkuman kinerja operasional.
Semakin tinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi
yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran.

Selain arus informasi mendatar dan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke
eksternal atau sebaliknya. Interaksi antara pelanggan dengan internal organisasi serta
pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun pemegang
saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas.

Keluaran informasi meliputi:

 Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor

atau cetakan.
 Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang
membutuhkan.
 Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran
komunikasi.

7.     Kualitas Informasi

Kualitas informasi (Prabu, 2006) diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu:

 Relevan, dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi
pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya
berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi
tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)?
 Akurat, yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu
informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta
harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak
akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan
dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga
menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.
 Tepat waktu, Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal
penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka
informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi
 buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan
keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi,
sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan
teknologi terbaru.

Komponen keakuratan informasi sebagai berikut

 Completenes: Hal ini dapat berarti bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan
harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap
kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi
dalam suatu organisasi tersebut.
 Correctness:  maksudnya bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu
diragukan lagi. Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat dipertanggung
jawabkan.
 Security: Informasi yang diterima harus terjamin keamanan datanya.
 Economy: Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan
juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.
 Efficiency; What level of resources is required for each unit of information output?
 Reliability; Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini
menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan
setiap tingkatan manajemen.

8.     Nilai Informasi

Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan

dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi
hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan
seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh
karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang
lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat
menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).
Besarnya nilai informasi yang tepat dapat didapatkan dari perbedaan hsil yang didapat dari
keputusan yang baru dengan hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk
mendapatkan informasi tersebut. Penghitungan atas informasi yang tepat memberikan banyak
manfaat diantaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya yang dilakukan untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan tersebut (Sofa,
2008).

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara
kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan
informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat
menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:
  Mudah, Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh
secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai
jika sulit diperoleh.
 Luas dan Lengkap, Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila
mempunyai lingkup/ cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak
lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
 Ketelitian, Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai
ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena
akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
 Relevan, Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan
kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika
tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk
pengambilan keputusan.
 Tepat Waktu, Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat
diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi
tidak bernilai jika terlambat diterima/ usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada
saat pengambilan keputusan.
 Jelas, Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
 Fleksibel, Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan
keputusan.
 Dapat dibuktikan, Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut
dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data
sumber yang diolah.
 Tidak ada prasangka, Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut
tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
 Dapat diukur, Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar
dapat mencapai nilai yang sempurna.

9.     Kesalahan Informasi

Menurut Gordon B. Davis, kesalahan informasi adalah antara lain disebabkan oleh hal-hal
sebagai berikut:

 Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

 Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
 Hilang/tidak terolahnya sebagian data.
 Pemeriksaan/pencatatan data yang salah.
 Dokumen induk yang salah.
 Kesalahan dalam prosedur pengolahan (contoh: kesalahan program aplikasi komputer
yang digunakan).
 Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:

 Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.

 Pemeriksaan internal dan eksternal.
 Penambahan batas ketelitian data.
  Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

10. Siklus Informasi

Siklus Informasi

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan
bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama
data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti,
setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level
management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan
tertentu, Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-
kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan
ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus
informasi atau siklus pengolahan data, seperti gambar berikut:

11.Klasifikasi Informasi Berdasarkan Penggunanya

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya,

yaitu:

 Informasi Strategis, Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,

mencakup informasieksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan
perusahaan dan sebagainya.
 Informasi Taktis, Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah,
mencakup informasitrend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-
rencana penjualan.
 Informasi Teknis, Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi
persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

12.Test Kebutuhan Informasi

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi:

 Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan?

 Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan?
 Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah?
 Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan?