A.

Hakikat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksaan pekerjaan demi
meningkatkan produktivitas pekerjaan. Otomatisasi perkantoran (office
automation) atau OA, kemampuan otomatisasi kantor menghubungkan orang
secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor.
Pekerjaan kantor dilakukan dilokasi geografis manapun selama tempat kerja itu
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.

1. Manfaat otomatisasi perkantoran

Pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran sebagai berikut :
a. Informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan,dipindahkan, dan
dirawat
b. Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini
c. Pemecahan masalah kelompok/tim
d. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya
sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok
e. Pelengkap dan bukan pengganti
f. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis

2. Konsep-Konsep Otomatisasi
Berikut konsep-konsep dalam otomatisasi kantor :
a. Proses terjadinya diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi
b. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan
tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu
c. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
d. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik
e. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti

1. Macam-Macam Sistem Otomatisasi Perkantoran

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yang dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Sistem komunikasi elektronik
 b. Sistem kolaborasi elektronik
c. Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik
d. Sistem pengolahan kantor
e. Sistem elektronik formal
f. Sistem elektronik informal

2. Tahap-Tahap penerapan otomatisasi kantor

berikut tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor: 
a. Tradisional
b. Transisional
c. Transformasional

3. Tujuan otomatisasi kantor 

Office Automation bertujuan meningkatkan produktivitas kerja melalui
beberapa hal berikut :
a. Meminimalkan/penghindaran biaya
b. Pemecahan masalah kelompok
c. Pelengkap bukan pengganti
d. Penggabungan dan penerapan teknologi
e. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor
f. Meningkatkan efektifitas pekerjaan

4. Jenis-Jenis otomatisasi perkantoran 

Jenis-jenis otomatisasi perkantoran sebagai berikut :
a. Word processing
b. Electronic mail
c. Voice mail
d. Eletronic calendaring
e. Audio conferencing
f. Video conferencing
g. Computer conferencing 
h. Faximile transmission
i. Video text
j. Image storage and retrieval
k. Desktop publishing
5. Faktor-Faktor yang memengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor
Berikut faktor-faktor yang memengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor :
a. Jenis organisasi
b. Pilihan pribadi
c. Sumber daya OA