BAB 4

PANGKALAN DATA

OBJEKTIF BAB

Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mendefinisikan konsep-konsep asas berkaitan dengan
pangkalan data.
2. Membincangkan perkembangan sistem pangkalan data.
3. Membincangkan komponen sistem pangkalan data, jenis dan
seni binanya.
4. Menyenaraikan kelebihan, kelemahan, dan aplikasi sistem
pangkalan data.
5. Mengenal pasti komposisi Microsoft Access.

4.1 PENGENALAN

Dalam kehidupan harian, anda pasti akan berhadapan dengan pelbagai

jenis data dari pelbagai sumber atau media. Sama ada kita sedari atau
tidak, data-data tersebut sebenarnya boleh memberikan implikasi kepada
perjalanan dan gaya pengurusan kita. Data merupakan input penting
kepada organisasi pengurusan seperti pengurusan perniagaan,
pengurusan pelancongan, pengurusan pejabat, pengurusan kesihatan, dan
sebagainya. Kepentingan sesuatu data kepada organisasi adalah
bergantung kepada beberapa faktor seperti jenis organisasi, keperluan
semasa organisasi, budaya dan orientasi kerja organisasi, jenis
pengeluaran, dan sebagainya. Ini bermaksud bahawa suatu data adalah
penting untuk sesetengah organisasi manakala data yang sama juga
mungkin tidak penting kepada organisasi lain. Rasionalnya, darjah
kepentingan terhadap data adalah berbeza-beza di setiap organisasi
disebabkan pelbagai faktor.

Sebagai contohnya, data mengenai cuaca seperti kelebatan hujan, angin,

kelembapan harian, suhu, dan sebagainya memberikan implikasi tertentu
kepada pengurusan hasil ladang. Disebabkan anasir cuaca tadi, maka
perubahan terhadap gaya pengurusan ladang adalah perlu kerana anasir
cuaca tersebut boleh mengurangkan produktiviti dan kuantiti hasil
ladang. Data mengenai cuaca adalah penting kepada organisasi seperti
141
pengurusan ladang yang mana prestasi dan perjalanan operasi organisasi
tersebut adalah dipengaruhi secara langsung oleh anasir-anasir berkaitan
dengan cuaca.

Dalam konteks perniagaan pula, data seperti hasil jualan, harga bahan
mentah, permintaan pengguna, perubahan cita rasa pengguna dan
sebagainya merupakan data yang berguna dalam merancang dan
mengurus perniagaan. Data-data tersebut perlu diproses, dikaji, dan
dianalisis bagi menjadikannya sebagai maklumat yang berguna dalam
proses pembuatan keputusan. Sekiranya organisasi perniagaan tidak
mengambil berat data dan maklumat tersebut, maka berkemungkinan
besar organisasi perniagaan lain akan menggunakannya untuk
meningkatkan produktiviti dan prestasi perniagaan. Kesannya, organisasi
yang tidak mengambil berat mengenai data dan maklumat akan
ketinggalan dan tidak berupaya untuk bersaing dalam konteks semasa.

4.2 KONSEP ASAS

Sebelum anda mempelajari berkenaan pangkalan data dengan lebih

meluas, anda akan didedahkan dengan konsep-konsep asas penting yang
berguna dalam perbincangan tajuk ini. Konsep yang didedahkan kepada
anda ialah data, maklumat, pangkalan data, sistem pengurusan pangkalan
data, dan sistem pangkalan data. Anda seharusnya boleh mengenal pasti
perhubungan di antara konsep-konsep yang dibincangkan ini supaya
segala perbincangan mengenai tajuk ini dapat difahami dengan mudah.
Lagipun konsep asas ini adalah relevan dengan mana-mana organisasi
pekerjaan sama ada yang akan, sedang, ataupun mungkin telah anda
ceburi.

4.2.1 Data

Sebagai asasnya, anda perlu mengetahui secara terperinci mengenai

konsep data dan maklumat serta perbezaan di antara keduanya. Data dan
maklumat merupakan dua item penting yang diperlukan semasa proses
perancangan, mengurus, mengawal, seterusnya membuat sesuatu
keputusan dalam organisasi. Anda juga harus mengetahui bahawa suatu
keputusan yang dibuat tanpa bersandarkan kepada data dan maklumat
tepat, bersifat semasa, dan sentiasa dikemas kini, biasanya akan
menghasilkan keputusan yang tidak diingini seterusnya memberikan
implikasi negatif kepada prestasi organisasi. Sebagai contohnya, semasa
membuat unjuran keuntungan perniagaan, data yang tepat, bersifat
semasa, dan sentiasa dikemas kini adalah penting bagi menjamin
ketepatan kepada keputusan proses unjuran yang dilakukan.

142
Data secara umumnya didefinisikan sebagai fakta mengenai suatu
benda, perkara, orang, entiti, fenomena, dan seumpamanya. Ini
bermaksud bahawa apa-apa yang berlaku dalam kehidupan seharian atau
pengalaman seharian akan menghasilkan data. Biasanya fakta-fakta tadi
direkodkan oleh pihak yang berkepentingan untuk tujuan tertentu. Ini
bermaksud darjah kepentingan data kepada setiap individu atau
organisasi adalah bergantung kepada darjah kepentingan dan tujuan
pengurusan masing-masing.

Misalnya, data mengenai kelebatan hujan mungkin tidak bermakna

kepada pekerja kilang tetapi data tersebut adalah penting kepada
golongan seperti nelayan, petani, pekerja ladang, penjual ais krim, dan
sebagainya kerana hujan merupakan faktor yang mempengaruhi prestasi
kerja atau pengurusan produk jualan seharian mereka. Bagi guru pula,
data mengenai nilai tukaran wang mungkin tidak bermakna kepada
mereka tetapi data tersebut adalah penting untuk ahli perniagaan yang
sering kali ke luar negara untuk berurus niaga. Jelaslah kepada kita
bahawa struktur dan orientasi kerja yang berbeza mewujudkan perbezaan
dari aspek keperluan terhadap data. Untuk itu, anda boleh merujuk
Jadual 4.1 yang menunjukkan perkaitan di antara kategori organisasi dan
jenis data yang berkaitan dengan setiap kategori organisasi.

Jadual 4.1
Kategori Organisasi dan Jenis Data Berkaitan dengan Organisasi

Kategori Jenis Data

Organisasi
Perniagaaan Harga barangan, harga input, harga bahan mentah, kadar
upah, kadar pinjaman, bilangan penduduk, kos sewa
bangunan, kos pengangkutan, kos pengiklanan, dan
sebagainya.
Pelancongan Destinasi menarik, kos perjalanan, harga penginapan, nilai
jaminan insuran, jarak, kadar tukaran wang, dan sebagainya.
Penerbangan Destinasi penumpang, kos bahan bakar, kapasiti bagasi
penumpang, harga tambang, jarak penerbangan, masa
penerbangan dan sebagainya.
Pelaburan Harga input, harga bahan mentah, kadar pinjaman, bilangan
penduduk, kos sewa bangunan, tarif pelaburan, kadar cukai,
kos pengangkutan, kadar bebas risiko, dan sebagainya.
Kaji Cuaca Kelebatan hujan, kelajuan angin, kelembapan bandingan,
suhu harian, keadaan atmosfera, dan sebagainya.
Perbankan Pendapatan peminjam, kadar pulangan, kos pinjaman, kadar
risiko pinjaman, tempoh bayaran balik pinjaman, dan
sebagainya.

Data merupakan sumber atau input penting bagi sesebuah organisasi

dalam merancang operasi keseluruhan organisasi mereka. Antara data
berkenaan ialah data mengenai tenaga kerja, peralatan, harta, nilai mata

143
wang, kadar bunga, kadar upah, harga barangan modal, dan sebagainya.
Oleh kerana data merupakan input penting kepada organisasi, maka data
perlu disimpan, diurus, dan dipelihara untuk tujuan jangka panjang
organisasi. Dengan adanya simpanan siri data atau rekod data, maka ia
boleh dijadikan sebagai panduan kepada organisasi untuk menjalani
proses pengurusan dengan berkesan. Misalnya, data tahunan mengenai
kadar pulangan pelaburan di negara XYZ membolehkan pengurus
pelaburan sesebuah syarikat melaksanakan strategi pelaburan dengan
cekap, selamat, risiko rendah, dan lebih menguntungkan.

Data boleh dihasil atau diperolehi daripada dalam organisasi atau luar
organisasi. Untuk makluman anda, data yang dihasilkan dari dalam
organisasi dikenali sebagai internal data. Manakala data yang dihasilkan
daripada luar organisasi dikenali sebagai external data. Biasanya
pemindahan dan pertukaran data akan berlaku apabila wujudnya
keperluan terhadap sesuatu data. Proses pertukatan data merupakan
perkara lumrah dalam organisasi kerana sesebuah organisasi tidak
mungkin boleh menghasilkan sendiri kesemua data yang mereka
perlukan. Namun demikian, terdapat juga halangan tertentu yang
menyebabkan perkongsian data di setiap organisasi pengurusan tidak
dapat dilaksanakan sepenuhnya.

Data juga boleh wujud dalam bentuk kualitatif atau bentuk kuantitatif.
Data berbentuk kualitatif merupakan data yang abstrak, bukan
berbentuk angka, dan tidak mempunyai nilai konkrit. Misalnya, data
mengenai warna, rasa, bau, jantina, dan sebagainya. Manakala data
berbentuk kuantitatif pula merupakan data yang biasanya berbentuk
angka, mempunyai nilai konkrit, dan diwakili oleh nilai tersendiri.
Misalnya, gaji pekerja merupakan data kuantitatif dan ia diwakili oleh
angka dan nilai seperti RM500, RM1000, RM 1500, dan seumpamanya.

Perbincangan mengenai definisi data juga boleh dilihat dari perspektif

bagaimana data diperolehi. Data primer atau data utama merupakan
data mentah yang diperolehi melalui penggunaan kaedah tinjauan
ataupun survey. Ini bermaksud data primer merupakan data mentah
yang diperolehi melalui prosedur tertentu. Manakala data sekunder pula
merupakan data yang sedia ada dan direkodkan ke dalam sumber data
seperti laporan tahunan, rekod kerajaan, buku teks, dokumen, fail data,
dan sebagainya.

Daripada perbincangan tadi maka dapat kita simpulkan bahawa data

merupakan input penting kepada sesebuah organisasi pengurusan.
Implikasinya, data perlu diperolehi, disimpan, diproses, dan diuruskan
dengan cekap dan bijaksana kerana ia dapat mempengaruhi keberkesanan
dan kecekapan sesebuah organisasi.

144
4.2.2 Maklumat

Anda telah mempelajari mengenai data. Sebenarnya data yang anda

pelajari itu berkait rapat dengan maklumat. Untuk pengetahuan anda,
maklumat merupakan input yang penting dan diperlukan untuk proses
membuat sesuatu keputusan. Semakin penting atau rumit keputusan
yang dibuat, maka semakin rumit dan kompleks maklumat yang
diperlukan. Maklumat adalah sesuatu yang mempunyai makna yang
unik dan universal kerana ia berkemampuan memberi bentuk atau
gambaran, membina imaginasi, membangunkan persepsi, dan
menyokong sesuatu fakta berdasarkan perwakilan contoh atau ilustrasi
tertentu.

Namun demikian, anda perlu mengetahui bahawa maklumat merupakan

hasil daripada proses kendalian data. Proses tranformasi data kepada
maklumat sekurang-kurang akan melalui satu proses kendalian data.
Oleh yang demikian, maklumat didefinisikan sebagai data yang
diproses dan disusun berdasarkan aturan tertentu supaya boleh
diguna oleh pelbagai pihak untuk proses pembuatan keputusan. Rajah 4.1
menunjukkan proses kendalian data.

Rajah 4.1
Proses Penukaran Data kepada Maklumat

Proses-Proses Kendalian Data

DATA
MAKLUMAT

Seperti anda ketahui, proses kendalian data merupakan proses yang

terlibat bagi menukarkan data kepada maklumat. Sekurang-kurangnya
satu kendalian data akan dijalankan apabila data ditukarkan kepada
maklumat. Antara kendalian data yang dibincangkan ialah pengesahan,
pengisihan, pengkelasan, pencarian, pengiraan, dan peringkasan. Namun
demikian, terdapat tiga kendalian asas data yakni penyimpanan,
perekodan, dan perolehan semula data.

Huraian ringkas mengenai kendalian data adalah seperti berikut:

145
(a) Pengesahan

Data yang dikutip dan direkodkan perlu disahkan kebenaran dan

ketepatannya supaya data tersebut dipercayai. Keesahan data akan
meningkatkan darjah keyakinan pengguna data terhadap sesuatu data.
Pengesahan juga dapat mempertingkatkan ketepatan dan kesahihan data
di samping dapat mengurangkan pertindihan data.

(b) Pengisihan

Data perlu diisih atau disusun mengikut aturan tertentu seperti mengikut
nilai besar ke kecil, nilai kecil ke nilai besar, susunan menaik, susunan
menurun, dan sebagainya. Proses penyusunan data berdasarkan aturan
adalah bergantung kepada kehendak dan keperluan tertentu.
Penyusunan data akan memudahkan proses mengurus data seterusnya
memudahkan proses analisis dilakukan.

(c) Pengkelasan

Biasanya data yang telah diisih boleh dikelaskan mengikut ciri atau faktor
tertentu. Misalnya, permintaan terhadap baju boleh dikelaskan kepada
permintaan berdasarkan saiz, jantina, umur, bangsa, dan sebagainya.
Pengkelasan data juga penting bagi mempertingkatkan kecekapan dalam
mengurus dan memproses data. Ini kerana data yang terlalu besar jika
tidak dikelaskan boleh menimbulkan ‘kesesakan data’ dan menyukarkan
penyelenggaraannya.

(d) Pencarian

Kendalian ini membenarkan data yang telah diisih atau dikelaskan

didapatkan atau diperolehi untuk pemprosesan selanjutnya.

(e) Pengiraan

Pengiraan melibatkan penggunaan operasi tertentu terhadap data. Ini

termasuklah pengiraan arithmetik, pengiraan mantik, dan operasi
rentetan. Pemilihan jenis operasi adalah ditentukan oleh jenis data,
kesesuaian data, tujuan penggunaan data, dan sebagainya.

(f) Peringkasan

Kendalian ini penting untuk mendapatkan perwakilan data yang lebih

ringkas dan padat. Ini kerana sesuatu situasi atau fenomena boleh
diwakili oleh satu perwakilan. Jika sesuatu fenomena diwakili oleh
perwakilan yang kurang jelas maka ia boleh mewujudkan kesukaran

146
proses menganalisis dan mentafsir data. Antara peringkasan yang boleh
mewakili sesuatu fenomena atau situasi ialah jumlah keseluruhan, purata,
sisihan piawai, median, mod, dan sebagainya.

Data mentah sebenarnya tidak memberikan banyak makna kepada kita,

tetapi setelah melalui kendalian data, maka maklumat dihasilkan.
Maklumat inilah yang memberikan lebih banyak makna kepada pelbagai
pihak. Jadual 4.2 menunjukkan contoh data jualan baju jenama XYZ oleh
satu syarikat untuk tempoh sehari. Sekali imbas anda akan mendapati
data tersebut tidak banyak memberi makna kepada syarikat tersebut.
Tetapi, jika data itu dikumpul selama beberapa bulan dan dibuat analisis,
ia boleh menghasilkan interprestasi tertentu seperti corak permintaan
baju jenama XYZ di kalangan pengguna. Contoh corak permintaan baju
jenama XYZ ini dapat ditunjukkan melalui Rajah 4.2.

Jadual 4.2
Permintaan Baju Jenama XYZ Mengikut Saiz dalam Sehari

SAIZ BAJU KUANTITI

L 80
M 60
S 100
X 90
XX 50
XXX 20
JUMLAH 400

Rajah 4.2
Permintaan Baju Jenama XYZ Mengikut Saiz dalam Tempoh Enam Bulan

10000

Unit 8000
Diminta

6000

4000

2000

L M S X XX XXX

Saiz Baju

147
Berdasarkan maklumat daripada Rajah 4.2 tersebut, maka Pengurus
Jualan boleh menggunakannya untuk membuat keputusan mengenai saiz
baju yang perlu dipertingkatkan pengeluarannya. Malahan, Pegawai
Promosi syarikat berkenaan pula dapat merancang dan melaksanakan
strategi pengiklanan dan promosi dengan lebih berkesan untuk
merangsang minat pengguna supaya terus membeli baju jenama XYZ.
Bagi Pengawai Pengeluaran Operasi, mereka boleh merancang pembelian
bahan mentah yang diperlukan bagi menampung corak permintaan
sedemikian. Dengan ini, jelaslah kepada kita bahawa maklumat
memberikan banyak makna kepada pelbagai pihak dalam organisasi
pengurusan.

Kegunaan maklumat di kalangan organisasi pengurusan adalah berbeza-

beza. Anda perlu mengetahui bahawa setiap organisasi mempunyai
kepentingan tersendiri terhadap maklumat terutamanya untuk tujuan
melaksanakan tugas rutin organisasi. Tidak dinafikan juga bahawa
terdapat organisasi yang mempunyai kepentingan data yang hampir sama
dengan organisasi lain. Dengan demikian, perkongsian data merupakan
strategi yang berkesan kerana perkongsian data membolehkan organisasi
untuk bekerjasama dari aspek seperti melakukan kajian perbandingan dan
inovasi produk dan perkhidmatan. Cuba anda teliti Jadual 4.3 dan anda
akan dapati bahawa maklumat digunakan secara insentif dalam aktiviti
harian setiap kategori organisasi tersebut.

Jadual 4.3
Kategori Organisasi dan Contoh Kegunaan Maklumat

Kategori Contoh Kegunaan Maklumat

Organisasi
Perniagaaan • Merancang kuantiti pengeluaran produk.
• Mereka bentuk produk, jenama, dan nama jenama.
• Sebagai strategi penetapan harga minimum.
• Meningkatkan kecekapan bersaing.
• Asas untuk proses reka bentuk semula produk.
Pelancongan • Meningkatkan promosi mengenai tempat-tempat
menarik.
• Sebagai strategi untuk mereka bentuk pakej
pelancongan.
• Meningkatkan kecekapan perkhidmatan sedia ada.
• Merancang strategi pemasaran bagi produk baru
pelancongan.
Penerbangan • Merancang jadual waktu penerbangan yang anjal dan
sesuai.
• Mengenal pasti perubahan cita rasa pengguna
pengangkutan.
• Memperbaiki tahap sistem penerbangan sedia ada.

148
 Kaji Cuaca/ • Merancang strategi tertentu sebagai langkah kawalan
Alam sekitar bencana.
• Menyediakan perkhidmatan semasa kepada mangsa
bencana.
• Menyalurkan maklumat mengenai cuaca mutakhir.
• Memudahkan proses anggaran kos kerugian bencana
alam.
Perbankan/ • Merancang skim pinjaman yang sesuai kepada
Kewangan pengguna.
• Menganalisis perubahan terhadap tren pinjaman
semasa.
• Melakukan proses unjuran terhadap pelaburan dan
perolehan.
• Mengenal pasti risiko pinjaman dan pelaburan yang
dirancang.

Bagi mempertingkatkan keberkesanan proses pembuatan keputusan,

maka maklumat yang digunakan untuk proses pembuatan keputusan
perlu mempunyai ciri seperti ketepatan, kesempurnaan,
kebolehpercayaan, dan bersifat semasa. Ciri-ciri maklumat ini perlu
diambil kira oleh pihak yang terlibat dalam proses pembuatan keputusan.
Penggunaan maklumat tertentu tanpa menyelidiki ciri ketepatan,
kesempurnaan, kebolehpercayaan dan bersifat semasa boleh
meningkatkan risiko kesilapan dalam pembuatan keputusan.

SOALAN DALAM TEKS 4.1

1. Nyatakan takrifan bagi data.

2. Nyatakan takrifan bagi maklumat.
3. Senaraikan proses kendalian data.
4. Nyatakan jenis data yang penting untuk
organisasi perniagaan.
5. Nyatakan kegunaan maklumat untuk organisasi
Kaji Cuaca.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.2.3 Pangkalan Data

Anda sudah tentu memahami bahawa data merupakan aset yang berharga
kepada sesebuah organisasi. Biasanya data yang diperlukan oleh sesebuah
organisasi adalah berbeza dengan organisasi lain. Ini kerana, pada masa

149
kini organisasi akan berhadapan dengan pelbagai fenomena yang boleh
mempengaruhi prestasi organisasi mereka. Contohnya, fenomena
tersebut ialah perubahan kadar tukaran asing, kegawatan ekonomi,
bencana alam, ketidakstabilan ekonomi, dan sebagainya. Sebagai
tambahannya, kemungkinan data yang berbeza diperlukan oleh sesebuah
organisasi untuk menghadapi situasi yang berbeza. Oleh yang demikian,
untuk mengurus data dalam kuantiti yang banyak dan pelbagai, maka
data perlu ditempatkan dalam satu tempat yang dikenali sebagai
pangkalan data.

Dengan ini, pangkalan data ditakrifkan sebagai himpunan data atau

data-data yang disimpan pada suatu tempat simpanan data khusus
dan kemudiannya digunakan oleh organisasi dan pihak
berkepentingan yang lain bagi proses pembuatan keputusan.
Anda telah mengetahui bahawa koleksi data atau himpunan data
diperlukan untuk tujuan pembuatan keputusan tertentu dalam organisasi.
Oleh itu, data-data yang dihimpunkan merupakan data yang saling
berkait antara satu sama lain dan ia disusun dalam aturan tertentu supaya
mudah dicapai dan dapat digunakan oleh berbagai hierarki pengurusan
dalam organisasi.

Sebagai contohnya, Rajah 4.3 merupakan contoh pangkalan data bagi

para guru di sekolah Menengah XYZ. Kita dapati bahawa data-data
seperti nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, jantina, bangsa, status
perkahwinan, tempat tinggal, latar belakang pendidikan, dan sebagainya
disimpan dalam pangkalan data guru.

Dalam kes ladang ternakan ayam, data seperti bilangan ayam, jantina
ayam, kadar peneluran, kuantiti makanan ayam, berat ayam, jangkitan
penyakit, harga ubat-ubatan, dan sebagainya disimpan dalam pangkalan
data khusus. Rajah 4.4. merupakan ilustrasi yang berkaitan.

Kedua-dua contoh tadi merupakan ilustrasi pangkalan data bagi dua

organisasi yang berbeza. Pangkalan data guru menunjukkan himpunan
data mengenai guru yang dikumpulkan dalam satu pusat data ataupun
pangkalan data. Pangkalan data guru sebenarnya tidak banyak berubah
dalam tempoh setahun. Namun demikian, bagi pangkalan data ladang
ayam pula, data berkaitan dengan pengurusan ladang ternakan
merupakan data yang sentiasa berubah dari hari ke hari. Dengan ini,
jelaslah bahawa pangkalan data bagi organisasi tertentu mempunyai
komposisi tertentu. Selain itu, berlaku juga perubahan komposisi
pangkalan data iaitu dari segi angka (nilai) dan perubahan angka tersebut
adalah bergantung kepada faktor persekitaran kerja.

150
 Rajah 4.3
Contoh Pangkalan Data Bagi Guru di Sekolah XYZ

Nama guru Nombor kad Jantina

pengenalan

Tarikh lahir Bangsa

PANGKALAN
DATA GURU
SEKOLAH

Status Latar belakang

perkahwinan Pendidikan
Tempat tinggal

Pangkalan data juga ditakrifkan sebagai koleksi data logikal yang

saling berkaitan. Ini bermaksud bahawa setiap data di dalam pangkalan
data mempunyai hubungan tertentu di antara satu dengan lain. Perkaitan
di antara data-data adalah penting bagi memudahkan penggunaan,
penganalisaan, pengurusan, perolehan semula, dan sebagainya dengan
cepat dan berkesan. Kepentingan ini adalah relevan dengan organisasi
besar yang mempunyai pelbagai cawangan. Jadi pengguna data tidak
perlu untuk mencari data dari satu jabatan ke satu jabatan lain dalam
organisasi tersebut seperti mana kaedah penyimpanan data tradisional.
Data untuk sesebuah jabatan boleh dikumpulkan dalam satu pangkalan
data jabatan. Manakala, jika sesebuah jabatan ingin memperolehi atau
mengguna data jabatan lain, maka jabatan tersebut boleh membuat
capaian terhadap pangkalan data jabatan yang dikehendaki berdasarkan
prosedur tertentu.

151
 Rajah 4.4
Contoh Pangkalan Data Bagi Ladang Ternakan Ayam

Bilangan ayam Berat ayam Jantina

Kadar peneluran Kuantiti

PANGKALAN makanan
DATA LADANG
AYAM

Harga ubat- Umur ayam

ubatan
Jangkitan
penyakit

Kepentingan terhadap data semakin meningkat terutamanya di kalangan

organisasi yang terlibat dalam proses perolehan, penyimpanan,
pemeliharaan, dan pengeluaran data. Dalam konteks negara Malaysia,
anda boleh merujuk kepada jabatan atau institusi seperti Jabatan
Pendaftaran Negara, Jabatan Statistik, Jabatan Alam Sekitar, Bank
Negara Malaysia, Jabatan Buruh, dan sebagainya. Jabatan-jabatan ini
merupakan antara contoh jabatan yang terlibat dengan pengurusan data.
Selain itu, rutin dan kandungan kerja jabatan tersebut banyak bergantung
kepada data.

4.2.4 Sistem Pengurusan Pangkalan Data

Anda sudah mengetahui bahawa data dan maklumat merupakan satu aset
penting kepada sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun, timbunan
atau simpanan data yang terlalu banyak mungkin menjadi satu bebanan
kepada organisasi sekiranya tidak diurus dengan cekap dan sistematik.
Perolehan dan penyenggaraan data sudah pasti melibatkan kos yang
tinggi seperti kos kewangan, kos masa, dan kos sumber manusia. Oleh
sebab itu, satu sistem pengurusan data yang sistematik dan efisien perlu
dibangunkan.
152
Sistem pengurusan data yang sistematik dikenali sebagai sistem
pengurusan pangkalan data (Database Management System) atau ringkasnya
DBMS. Sistem ini digunakan di hampir semua organisasi di seluruh
dunia hari ini. Sistem pengurusan pangkalan data bertindak sebagai
perantara di antara pengguna dan pangkalan data. Ini bermaksud
sistem pengurusan pangkalan data merupakan medium yang boleh
digunakan untuk memperolehi dan menguruskan data seperti yang
dikehendaki oleh organisasi pengurusan.

Sistem pengurusan pangkalan data ditakrifkan sebagai satu sistem

perisian (software system) yang mentakrif suatu pangkalan data,
membenarkan penyimpanan data, menyokong bahasa pertanyaan
(query), menghasilkan laporan dan membina borang (form) tertentu
bagi tujuan kemasukan data. Sistem pengurusan pangkalan data
merupakan prosedur yang digunakan untuk mengurus data dan
maklumat yang disimpan dalam pangkalan data. Dalam erti kata lain, ia
boleh bertindak sebagai antara muka pengguna (user interface) di antara
pengguna dengan pangkalan data. Rajah 4.5 merupakan ilustrasi yang
berkaitan dengan konsep sistem pengurusan pangkalan data.

Sistem pengurusan pangkalan data juga ditakrifkan sebagai sistem

perisian yang membenarkan pengguna untuk melaksanakan
takrifan, mencipta, mengemas kini, menyusun, mengurus, dan
menyelenggara pangkalan data. Dengan ini, kita mendapati bahawa
sistem pengurusan pangkalan data mempunyai berkeupayaan untuk
mengawal capaian (akses) terhadap data-data yang dikehendaki dalam
pangkalan data. Tanpa sistem pengurusan pangkalan data yang
sistematik, maka organisasi akan berhadapan dengan kesukaran dalam
mengakses data dan maklumat dengan cepat.

Rajah 4.5
Konsep Sistem Pengurusan Pangkalan Data

Sistem Pangkalan data

pengurusan Organisasi
pangkalan data

Pengguna Data

153
Sistem pengurusan pangkalan data juga membenarkan organisasi
memusatkan data, mengurus data dengan efisien, dan
membenarkan capaian pengguna terhadap data yang disimpan
menggunakan program aplikasi tertentu. Sistem pengurusan
pangkalan data secara asasnya mempunyai tiga komponen penting yakni
bahasa definisi data (data definition language), bahasa manipulasi data (data
manipulation language), dan kamus data (dictionary data). Rajah 4.6
menunjukkan tiga komponen yang dimaksudkan. Oleh yang demikian,
anda perlu mengetahui mengenai komponen tersebut.

(a) Bahasa definisi data

Bahasa definisi data merupakan bahasa formal (formal language) yang

digunakan oleh pengatur cara komputer untuk memperincikan
kandungan dan struktur sesuatu pangkalan data. Ia akan mendefinisikan
setiap elemen data sebelum elemen data tersebut dipindahkan ke dalam
borang (form) seperti yang dikehendaki oleh program aplikasi.

(b) Bahasa manipulasi data

Ia merupakan bahasa yang digunakan oleh pengguna akhir dan pengatur

cara untuk memanipulasi data yang terdapat dalam pangkalan data.
Bahasa ini mengandungi arahan, yakni membenarkan pakar pengatur
cara dan pengguna akhir untuk mencapai data yang terdapat dalam
pangkalan data bagi tujuan perolehan maklumat dan pembangunan
aplikasi. Antara bahasa manipulasi data yang terkenal ialah Structured
Query Language ataupun SQL, COBOL, dan FORTRAN.

(c) Kamus data

Kamus data merupakan alat manual (manual tool) yang digunakan untuk
penyimpanan dan mengurus maklumat mengenai data yang terkandung
di dalam pangkalan data. Alat manual atau fail ini bertindak sebagai
penyimpan definisi elemen data dan ciri data seperti pengguna, pemilik,
keselamatan, physical representation, dan authorization. Kebanyakan kamus
data boleh mengeluarkan senarai dan laporan bagi penggunaan data,
lokasi program, grouping, dan sebagainya.

Secara keseluruhannya, Rajah 4.6 menunjukkan rangka keseluruhan

mengenai sistem pengurusan pangkalan data. Kita dapati bahawa sistem
pengurusan pangkalan data berintegrasi dengan program aplikasi,
pangkalan data dan kamus data.

154
 Rajah 4.6
Komponen Bagi Sistem Pengurusan Pangkalan Data

Untuk pengetahuan anda, dalam persekitaran pangkalan data yang ideal,

program aplikasi akan bekerja melalui sistem pengurusan
pangkalan data untuk memperolehi data daripada pangkalan data.
Oleh itu, ia merupakan alat penting dan merupakan satu program atur
cara penggunaan yang ditulis dalam satu bahasa pengaturcaraan seperti
C, C++, COBOL, dan sebagainya bagi melaksanakan satu-satu tugas
dengan membuat capaian kepada pangkalan data.

Manakala kamus data pula berfungsi merekod definisi komponen-

komponen pangkalan data. Dalam pada itu, sistem pengurusan
pangkalan data melalui kamus data yang aktif akan membenarkan
perubahan terhadap saiz dan format data yang akan digunakan secara
automatik oleh program aplikasi. Anda perlu merujuk Rajah 4.6 untuk
melihat dengan lebih jelas mengenai perhubungan dan fungsian setiap
elemen yang dijelaskan tadi.

SOALAN DALAM TEKS 4.2

1. Nyatakan takrifan bagi pangkalan data.

2. Nyatakan takrifan bagi sistem pengurusan
pangkalan data.
3. Nyatakan contoh komposisi pangkalan data
penduduk.
4. Nyatakan tiga elemen asas bagi system
pengurusan pangkalan data.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

155
4.2.5 Sistem Pangkalan Data

Terdapat satu lagi konsep yang perlu anda fahami, yakni sistem
pangkalan data. Sistem pangkalan data dari segi takrifannya merujuk
kepada keseluruhan sistem yang terdiri daripada empat perkara
utama iaitu pangkalan data, sistem pengurusan pangkalan data,
atur cara pengguna, dan pengguna. Komponen-komponen ini adalah
saling berinteraksi dan berhubungan di antara satu sama lain.
Komponen-komponen ini boleh dianggap sebagai satu set besar, iaitu
keempat-empat komponen tersebut adalah saling bekerja dan saling
membantu di antara satu dengan yang lain.

Komponen sistem pengurusan data merupakan perkara asas yang perlu

anda ketahui. Komponen yang dimaksudkan ialah data, perkakasan dan
rangkaian, perisian, prosedur, dan sumber manusia. Dengan adanya
perkara asas tersebut maka sistem pangkalan data dapat beroperasi dan
digunakan dalam organisasi khususnya organisasi pengurusan.
Keterangan mengenai asas-asas tersebut dan kaitan di antaranya adalah
seperti berikut:

(a) Data

Data yang dimaksudkan ialah data pengguna dan lazimnya data pengguna
ini merupakan data yang seringkali berubah-ubah dan mengalami
penambahan dari semasa ke semasa. Data berkaitan definisi atau
keterangan mengenai sesuatu data juga disimpan dalam pangkalan data
dan data ini dikenali sebagai meta data. Manakala meta data adalah dijana
oleh kamus data seperti mana yang anda pelajari dalam Rajah 4.6 tadi.

(b) Perkakasan dan rangkaian

Keperluan terhadap jenis perkakasan adalah bergantung kepada beberapa

faktor seperti jenis sistem pengurusan pangkalan data digunakan dan
pangkalan data yang ingin dihasilkan. Namun demikian, kapasiti setoran
(setoran utama dan sekunder) adalah perkara yang perlu diteliti dan dikaji
terlebih dahulu supaya data yang besar dapat ditampung dan diuruskan
dengan cekap dan efisien.

Selain itu, anda telahpun mengetahui bahawa perkongsian maklumat

merupakan perkara yang tidak dapat dielakkan dalam organisasi sama ada
dalam bentuk perkongsian penuh mahupun perkongsian separuh.
Perkongsian pangkalan data akan menggalakkan inovasi,
mempercepatkan proses kerja, mengurangkan birokrasi, dan sebagainya.
Bagi menggalakkan perkongsian bijak di kalangan ahli organisasi, maka

156
alat dan bentuk komunikasi di antara sistem komputer dengan sistem
komputer yang lain perlu dipilih dengan teliti berdasarkan kesesuaian dan
kehendak organisasi. Dengan ini, aspek seni bina pangkalan data adalah
perkara penting dalam usaha merangka strategi perkongsian pangkalan
data yang bijak dan menguntungkan.

Sebagai contohnya, seni bina pangkalan data dalam bentuk pelayan-

pelanggan (Client-Server) merupakan seni bina pangkalan data yang biasa
digunakan untuk tujuan perkongsian data dalam organisasi. Pengetahuan
mengenai seni bina diharap sedikit sebanyak akan membantu anda
memahami bagaimana maklumat dan data dalam organisasi dapat
dikongsi di kalangan ahli organisasi. Selain itu, perkongsian data atau
maklumat juga menjadikan urusan kerja bertambah efisien seterusnya
menyokong proses pembuatan keputusan dalam organisasi.

(c) Perisian

Keperluan terhadap perisian adalah bergantung kepada beberapa faktor.

Namun demikian, perisian asas seperti sistem pengurusan pangkalan data
dan perisian sistem pengoperasian perlu disediakan. Pemilihan jenis
sistem pengurusan pangkalan data dan sistem pengoperasian adalah
bergantung kepada beberapa faktor. Antara sistem pengoperasian yang
selalu digunakan ialah Microsoft Windows dan UNIX, dan kedua-dua
sistem ini berkeupayaan untuk mengurus keperluan kawalan sistem
secara menyeluruh.

Antara sistem pengurusan pangkalan data yang boleh digunakan ialah

Microsoft Access dan Oracle. Perisian aplikasi ini bertindak sebagai
mengurus dan memantau keseluruhan sistem pangkalan data daripada
permulaan proses pembangunan hinggalah kepada proses capaian dan
selenggaraan data. Anda mungkin masih ingat bahawa Microsoft Access
merupakan salah satu perisian aplikasi yang terdapat dalam Pakej
Microsoft Office.

(d) Prosedur

Prosedur biasanya dirujuk sebagai aturan atau tata cara yang menjadi
rujukan utama ketika menyedia dan menggunakan sistem pangkalan data.
Prosedur ini boleh disimpan dalam bentuk dokumentasi dan softcopy yang
disediakan oleh Pentadbir Pangkalan Data dengan sokongan dan bantuan
daripada pengatur cara program. Prosedur ini akan sentiasa disemak dan
dikawal oleh pemilik pangkalan data terutamanya dari aspek keselamatan
dan kewibawaan data.

157
(e) Sumber manusia

Sumber manusia merupakan aset penting bagi melaksanakan penggunaan

pangkalan data. Sumber manusia dalam konteks pengurusan pangkalan
data dikategorikan kepada dua kumpulan utama yakni kumpulan
pengguna dan kumpulan pakar. Rajah 4.7 merupakan kategori sumber
manusia manakala Jadual 4.4 pula menghuraikan tentang fungsi sumber
manusia tersebut.

Secara ringkasnya, kumpulan pakar komputer merupakan kumpulan

sumber manusia yang biasanya mempunyai kemahiran teknikal tertentu
manakala kumpulan pengguna akhir pula merupakan kumpulan
pengguna biasa.

Rajah 4.7
Kategori Sumber Manusia Berkaitan dengan Pengurusan Pangkalan Data

Kumpulan Pengguna Kumpulan Pakar Komputer

• Pengguna Akhir • Pentadbir Pangkalan Data

• Pemilik Data • Pengatur Cara Program
• Petugas Kemasukan Data

Jadual 4.4
Fungsi Sumber Manusia Berkaitan dengan Pengurusan Pangkalan Data

Kategori Sumber Keterangan

Manusia
Kumpulan Pengguna

Pengguna Akhir • Merupakan individu atau organisasi pengguna kepada

pangkalan data dan mereka mengakses pangkalan data
untuk tujuan tertentu.

Pemilik Data • Merupakan pihak yang mengarahkan pembangunan

pangkalan data organisasi dan menentukan spesifikasi
dan komposisi serta tujuan pembinaan pangkalan data.

158
 Kumpulan Pakar
Komputer

Pentadbir Pangkalan • Merupakan pihak paling penting dalam pembangunan

data pangkalan data dan mereka menentukan spesifikasi
pengguna dipenuhi seperti yang dikehendaki. Selain
itu, mereka perlu memahami seni bina pangkalan data,
jenis sistem keselamatan, pemulihan bencana, kaedah
capaian, dan keperluan lain pangkalan data. Mereka
juga bertanggungjawab menyemak kamus data dari
semasa ke semasa dan mereka akan menentukan
sistem pengurusan pangkalan data yang sesuai
digunakan bagi tujuan pembangunan pangkalan data
organisasi.

Pengatur cara Program • Merupakan orang yang bertanggungjawab membuat

kod atur cara dan memberikan latihan kepada
pengguna mahir pangkalan data.
Petugas Kemasukan
Data • Merupakan pihak yang bertanggungjawab untuk kerja-
kerja kemasukan data ke dalam pangkalan data.
Kepentingan petugas ini meningkat terutamanya di
kalangan organisasi yang menggunakan data dalam
urusan rutin kerja. Selain itu, mereka juga
bertanggungjawab untuk mengemas kini data yang
terdapat di dalam pangkalan data.

SOALAN DALAM TEKS 4.3

1. Nyatakan takrifan bagi sistem pangkalan data.

2. Senaraikan keperluan asas bagi sistem pangkalan
data.
3. Nyatakan kumpulan sumber manusia yang
terlibat dengan sistem pangkalan data.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.3 EVOLUSI PENGURUSAN DATA

Bahagian ini membincangkan perkembangan pengurusan data

berdasarkan tiga genre utama yakni Sistem Pemprosesan Manual, Sistem
Pemprosesan Fail dan Sistem Pangkalan Data. Perbincangan setiap
genre memfokuskan kepada aspek pemprosesan data, kaedah
pemprosesan dan mengkaji kelemahan setiap sistem pemprosesan data.
159
Dengan memahami setiap genre ini maka anda akan mengetahui bahawa
sistem pangkalan data masa kini merupakan hasil daripada proses
pembaikan berterusan (continous improvement) terhadap proses dan kaedah
pemprosesan data. Evolusi sistem pemprosesan data ditunjukkan dalam
Rajah 4.8.

Proses pembaikan berterusan merupakan proses yang penting dalam

mana-mana organisasi pengurusan khususnya dari aspek peningkatan
budaya kualiti dalam mengurus. Organisasi masa kini tentu lebih gemar
kepada sistem pengurusan data yang efisien, fleksibel, dan efektif bagi
membolehkan mereka untuk terus bersaing dengan organisasi lain dalam
konteks persekitaran kompetatif dan cepat berubah.

Rajah 4.8
Evolusi Sistem Pemprosesan Data

4.3.1 Sistem Pemprosesan Manual

Untuk pengetahuan anda, sebelum wujudnya teknologi komputer, sistem

pemprosesan secara manual telah digunakan untuk memproses data.
Data yang telah diproses itu kemudiannya akan disimpan di dalam
kabinet fail sebagai himpunan rekod-rekod. Sebagai contoh, rekod
pesakit yang disimpan di dalam kad pesakit berdasarkan susunan nombor
kad pengenalan atau buku alamat. Antara kandungan data kad pesakit
ialah nama, alamat, umur, jenis darah, latar belakang keluarga, dan
nombor telefon waris. Data-data tersebut biasanya disimpan mengikut
susunan abjad nama iaitu bermula dengan nama pangkal huruf A dan
berakhir dengan nama pangkal huruf Z. Anda juga boleh meneliti rekod
kehadiran semasa bersekolah untuk tujuan meninjau bagaimana nama
pelajar disusun berdasarkan urutan nama dari nama pangkal huruf A
hingga Z.

Berdasarkan pengalaman dan penelitian peribadi, anda akan mendapati

bahawa simpanan data melalui kaedah manual adalah tidak begitu anjal,
sukar diubah, dan memakan masa untuk mencari sesuatu rekod
terutamanya bila rekod semakin bertambah. Ini menyebabkan sistem
penyimpanan fail secara manual dianggap sudah tidak relevan dengan
160
perkembangan semasa. Perubahan semasa telah menyebabkan keperluan
tinggi terhadap kaedah pemprosesan dan penyimpanan data serta
maklumat yang mudah dikendalikan. Oleh yang demikian, boleh
dikatakan rata-rata organisasi sekitar tahun 1980-an dan awal 1990-an
menyimpan data dalam fail kertas di kabinet pejabat.

Pihak kerajaan mahupun swasta yang ingin mempertingkatkan

perkhidmatan sudah pasti mahu mempertingkatkan kecekapan melalui
sistem pengurusan data yang efisien supaya segala kemudahan dan
perkhidmatan yang hendak dipasar dan ditawarkan dapat dilakukan
dengan berkesan. Kepentingan terhadap pengurusan data yang cekap
semakin meningkat berikutan wujudnya persaingan hebat dengan
organisasi lain dari aspek kecekapan perkhidmatan pebekalan data
kepada pengguna. Untuk itu, sesebuah organisasi memerlukan sistem
pengurusan data berkomputer yang canggih bagi meningkatkan
kecekapan pengurusan data dari aspek penyimpanan, pengeluaran,
penjagaan, dan pemuliharaan.

Kita sedia maklum bahawa pengurusan data secara efektif adalah

penting. Ini menyebabkan sesebuah organisasi berteraskan perkhidmatan
perlu memberi tumpuan kepada aspek penggunaan dan pengurusan data
atau fail bagi mengelak daripada berlakunya masalah-masalah seperti
kehilangan atau kebocoran, pertindihan, pengemaskinian, dan
sebagainya. Oleh yang demikian, kita akan mempelajari pengurusan data
yang efektif dari empat perspektif, iaitu
(i) Timely - masa yang diambil untuk mengekstrak data dengan
pantas.
(ii) Ketepatan - maklumat yang dikumpul adalah tepat.
(iii) Bersifat semasa – merujuk kepada maklumat yang terkini.
(iv) Relevan - sebarang maklumat yang diambil dan dibuat
adalah bersesuaian dengan topik yang dikehendaki.

Sistem pengurusan data yang efektif akan memudahkan individu atau

pihak pengurusan membuat sesuatu keputusan dengan tepat terutamanya
mengenai sesuatu perkara yang strategik kepada organisasi. Untuk itu,
pengurusan data yang efektif perlu dipelajari dan dipraktikkan oleh
organisasi. Tetapi sebaliknya pula, sekiranya organisasi gagal
menguruskan data dengan cekap dan efisien, maka sesebuah organisasi
akan menghadapi masalah-masalah seperti berikut:

(a) Keputusan tidak tepat dan relevan

Sekiranya seseorang individu melaksanakan pengurusan data yang tidak

sistematik, maka ia akan mengakibatkan sesuatu keputusan organisasi
adalah tidak cekap. Keadaan ini akan menyebabkan sesebuah organisasi

161
itu tidak akan berkembang secara positif tetapi sebaliknya akan menjadi
lemah dari aspek daya saing berbanding organisasi lain. Keputusan yang
cekap dan relevan adalah penting terutamanya di kalangan sektor
berteraskan data seperti perniagaan, pelaburan, perbankan, pasaran
hadapan, dan sebagainya.

(b) Kos tinggi

Sesebuah organisasi yang mempunyai sistem pengurusan data yang lemah

akan menyebabkan peningkatan kos. Kos yang ditakrifkan di sini bukan
hanya merujuk kepada kos kewangan malahan juga melibatkan kos masa,
kos sumber manusia, kos material, dan sebagainya. Perancangan yang
betul perlu dilakukan terhadap aspek pengurusan data dengan mengambil
kira aspek perkembangan organisasi pada masa hadapan. Sebagai
contohnya, jika syarikat pelancongan ingin mengembangkan
perkhidmatan pelancongannya, maka syarikat tersebut perlu merancang
keperluan perkhidmatan maklumat yang berkesan kepada para
pelancong. Keperluan perkhidmatan maklumat kepada pelancong juga
perlu mengambil kira tuntutan semasa dan masa hadapan industri
pelancongan.

(c) Kebolehsaingan lemah

Sistem pengurusan data yang tidak cekap menunjukkan bahawa sesebuah

organisasi itu mempunyai kebolehsaingan yang lemah kerana tidak dapat
melaksanakan tuntutan pelanggan terhadap data dan maklumat. Kes ini
adalah relevan dengan institusi kewangan terutamanya dari aspek
membekalkan data atau maklumat mengenai jadual pinjaman dan
bayaran balik kepada para peminjam. Perlu diketahui bahawa, institusi
kewangan yang berjaya menawarkan kemudahan pinjaman yang fleksibel
dan berdaya saing akan menarik minat pengguna untuk membuat
pinjaman. Oleh yang demikian, sistem pengurusan data yang cekap
diperlukan terutamanya bagi industri yang berteraskan penggunaan data
dalam urus niaga seharian.

(d) Kreadibiliti organisasi terjejas

Kreadibiliti organisasi akan terjejas sekiranya organisasi tersebut

melaksanakan sistem pengurusan data yang tidak cekap. Sesebuah
organisasi itu akan dipandang rendah oleh pihak organisasi lain dan
kemungkinan besar organisasi lain tidak berminat melakukan sebarang
kerjasama dengan organisasi tersebut. Keadaan ini bukan sahaja
menjejaskan dan mencemarkan imej jabatan pengrusan data organisasi
itu malahan ia juga mencemarkan imej semua ahli organisasi tersebut.
Situasi ini dengan jelas menunjukkan kepada kita bahawa kelemahan
pengurusan data boleh merendahkan kreadibiliti sesebuah organisasi.
162
(e) Pertindihan data

Sistem pengurusan data yang tidak sistematik memungkinkan sesebuah

organisasi menghadapi masalah pertindihan data. Masalah pertindihan
data boleh mencetuskan kekeliruan dan mendedahkan pihak pengurusan
kepada pembuatan keputusan yang tidak betul. Pertindahan data ini
menjadi semakin ketara sekiranya sesebuah organisasi melaksanakan
sistem simpan data secara berasingan di kalangan jabatan-jabatan dalam
organisasi yang sama. Sistem simpanan secara berasingan boleh
mewujudkan fail data yang berbeza-beza.

(f) Kemas kini data

Sesebuah organisasi itu perlu mengemas kini kembali segala maklumat

dan data dari semasa ke semasa. Namun, ketiadaan sistem pengurusan
data yang sistematik melambatkan proses kemas kini data. Proses kemas
kini data adalah mustahak kepada pihak organisasi kerana ia
mencerminkan nilai dan kebolehsaingan mereka dalam persekitaran
dinamik masa kini. Lantaran itu, latihan dan pembangunan sumber
manusia terlatih dari aspek pengurusan data adalah penting kepada
sesebuah organisasi.

Oleh sebab itu, pihak pengurusan sesebuah organisasi perlu memberikan

penumpuan kepada pengurusan data yang efisien dan sistematik.
Organisasi boleh memilih kaedah pengurusan fail moden seperti Sistem
Pangkalan Data (Database System) untuk mencapai matlamat pengurusan
data yang berkualiti. Dalam pada itu, perancangan jangka panjang untuk
membangunkan sistem pengurusan data yang sistematik dan fleksibel
adalah perlu supaya organisasi sentiasa relevan dengan situasai semasa.
Pengurusan data yang sistematik akan memastikan organisasi sentiasa
bersedia untuk bersaing dengan organisasi lain pada bila-bila masa.

SOALAN DALAM TEKS 4.4

1. Nyatakan empat aspek mengenai pengurusan data

yang efektif.
2. Senaraikan masalah-masalah yang wujud akibat
daripada pengurusan data yang tidak cekap.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

163
4.3.2 Sistem Pemprosesan Fail

Sistem Pemprosesan Fail mula digunakan sejajar dengan kemajuan

teknologi komputer. Ia berbeza dengan penggunaan sistem manual yang
hanya melibatkan penggunaan kertas dan fail. Melalui sistem
pemprosesan fail, rekod-rekod disimpan dalam fail-fail elektronik yang
berasingan tetapi formatnya tidak banyak berbeza dengan sistem manual.
Walau bagaimanapun, penggunaannya lebih efisien berbanding dengan
sistem manual. Untuk itu, kita dapati bahawa sistem pemprosesan fail
melibatkan perubahan dari aspek kaedah atau metodologi yang
digunakan untuk merekod dan menyimpan data. Contoh bagi sistem
pemprosesan fail dalam perniagaan ditunjukkan dalam Rajah 4.9.

Kalau merujuk kepada contoh dalam Rajah 4.9 kita mendapati bahawa
terdapat tiga kategori penggunaan sistem pemprosesan fail dalam sebuah
organisasi perniagaan. Kategori penggunaan tersebut adalah berbeza di
antara ketiga-tiga jabatan iaitu Jabatan Pemasaran, Jabatan Pengeluaran,
dan Jabatan Kewangan. Ini bermaksud berdasarkan fail data, maka setiap
jabatan akan memprosesnya dan menghasilkan output tertentu. Misalnya,
Jabatan Pemasaran akan memproses nama pelanggan dan lokasi dari fail
data kemudiannya menghasilkan senarai nama pelanggan dan senarai
lokasi sebagai output. Kedua-dua senarai tersebut adalah penting kepada
Jabatan Pemasaran.

Walaupun sistem pemprosesan fail lebih efisien berbanding dengan

sistem manual, namun ia mempunyai kelemahan tersendiri. Anda boleh
mengenal pasti dengan masalah sistem pemprosesan fail dengan merujuk
kepada Jadual 4.10.

Berikut merupakan huraian mengenai kelemahan sistem pengurusan fail.

(a) Batasan program data

Struktur fail, definisi data, dan keterangan mengenai fail biasanya

disimpan di dalam setiap program aplikasi. Melalui program aplikasi
capaian terhadap sesuatu fail boleh dilakukan. Sebagai contohnya,
program aplikasi A boleh digunakan untuk capaian data mengenai
pelanggan dan latar belakang pelanggan. Apabila terdapat perubahan
terhadap struktur fail (pelanggan dan latar belakang pelanggan), maka
akan wujud keperluan baru untuk mengubah keseluruhan program A
yang digunakan untuk mencapai fail tersebut. Ini bermaksud, jika
perubahan terhadap struktur fail dilakukan secara berulang-kali, maka
program aplikasi yang digunakan untuk membuat capaian fail akan turut
diubah berulang kali. Kaedah ini sebenarnya merugikan pelbagai pihak.

164
 Rajah 4.9
Contoh Penggunaan Sistem Pemprosesan Fail dalam Organisasi Perniagaan

Fail Data Kategori Penggunaan Output

Senarai
NAMA
PELANGGAN
Pelanggan
Penjadualan
Pelanggan

LOKASI Senarai
Jabatan Pemasaran Lokasi

PRODUK
DIBELI Pengeluaran Jadual
Produk Perancangan
Pengeluaran
Produk
Jabatan Pengeluaran
PRODUK
DITEMPAH

Penyata
Bayaran

PELANGGAN
Pembayaran
Slip Bayaran
Jabatan Kewangan Pelanggan

Jadual 4.10
Masalah Pemprosesan Fail

Batasan Program Data

Pengulangan Data

Masalah
Pemprosesan Perkongsian Data Terhad
Fail

Penyelenggaraan Data Persendirian

Data Tidak Konsisten

165
(b) Pengulangan data

Pembangunan sistem pengoperasian secara berasingan boleh

mewujudkan situasi perulangan fail. Lantaran itu, pengulangan fail pula
mewujudkan perulangan data dan situasi ini dinamakan sebagai lewahan
data. Pengulangan data-data yang sama disebabkan penggunaan fail yang
berbeza mewujudkan kerugian dari aspek ruang penyimpanan data. Jika
ruang setoran data adalah bersaiz besar sekalipun, lewahan data tetap
berlaku dan ia menimbulkan masalah kewibawaan data. Masalah
kewibawaan data adalah berkaitan dengan kesukaran untuk
menyelaraskan data-data dalam fail berasingan.

(c) Perkongsian data terhad

Sistem pemprosesan fail biasanya disimpan dalam satu komputer yang

berdiri sendiri (stand alone computer). Hanya seorang pengguna dibenarkan
menggunakan sistem tersebut dalam sesuatu masa tertentu. Oleh yang
demikian, sistem pemprosesan data tidak membenarkan perkongsian
data di kalangan para pengguna.

(d) Penyelenggaraan data secara persendirian

Dalam sistem pemprosesan fail, apabila ingin melakukan perubahan,

maka perubahan hanya boleh dibuat secara persendirian ke atas data
dalam sesuatu fail. Misalnya, dalam fail pelanggan terdapat fail mengenai
umur pelanggan, pendapatan, usia, jantina dan kekerapan membeli
pelanggan. Jika data mengenai umur pelanggan diubah, maka fail-fail lain
juga perlu diubah secara persendirian dan bukannya secara automatik.

Pengubahan data fail secara berasingan mewujudkan pembaziran masa

dan menyukarkan kawalan terhadap data terutamanya fail bersaiz besar.
Perubahan terhadap data terutamanya apabila melibatkan fail bersaiz
besar sebenarnya kurang digemari oleh para pengguna data.

(e) Data tidak konsisten

Data yang tidak konsisten adalah disebabkan oleh pengulangan data.

Misalnya, dalam fail peribadi pelajar nama yang ditulis ialah Abdul Manaf
Bin Bohari manakala dalam fail perpustakaan pula (untuk individu yang
sama) nama yang ditaip ialah Abdul Manap Bin Bukhari. Situasi ini
menghasilkan dua fail berbeza untuk individu yang sama. Situasi akan
bertambah rumit jika saiz fail adalah besar dan terdapat individu yang
mempunyai nama yang hampir sama.

166
 SOALAN DALAM TEKS 4.5

1. Nyatakan secara ringkas contoh penggunaan

sistem pemprosesan fail bagi organisasi
perniagaan.
2. Senaraikan masalah yang berkaitan sistem
pemprosesan fail.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.3.3 Sistem Pangkalan Data

Perkembangan operasi organisasi dan tuntutan daripada pihak

berkepentingan (stakeholders) yang semakin meningkat telah menyebabkan
aspek pengurusan data menjadi semakin penting. Kaedah sistem
pemprosesan fail tidak lagi mampu untuk menampung permintaan
drastik terhadap data. Fenomena ini sering kali berlaku ke atas syarikat-
syarikat besar atau organisasi yang sedang berkembang ke tahap lebih
tinggi. Oleh yang demikian, wujudnya permintaan terhadap sistem yang
lebih baik dan maju daripada sistem pemprosesan fail bagi tujuan
memenuhi tuntutan semasa para pelanggan. Ini adalah kerana hanya
sistem pengurusan data yang maju dan berkeupayaan tinggi sahaja dapat
mengurus data dan penjanaan maklumat dengan berkesan.

Anda perlu mengetahui bahawa, tuntutan pihak berkepentingan terhadap

data sesebuah organisasi adalah berbeza dari aspek kuantiti, jenis, dan
volum data. Untuk itu, kita boleh mengkategorikan pihak berkepentingan
terhadap data kepada dua kategori asas yakni pihak berkepentingan
dalaman (internal stakeholders) dan pihak berkepentingan luaran (external
stakeholders). Sebagai ringkasannya, anda boleh merujuk Rajah 4.11 yang
menyenaraikan pihak berkepentingan secara terperinci.

Apabila kita teliti secara mendalam didapati bahawa kepentingan data

adalah berbeza di kalangan pihak berkepentingan. Sebenarnya darjah
kepentingan yang berbeza ini dipengaruhi oleh pelbagai faktor seperti
kandungan kerja, struktur organisasi, pangkat atau posisi, budaya
persekitaran organisasi, dan sebagainya. Tambahan pula, kepentingan
terhadap data semakin bertambah sejajar dengan perubahan zaman. Oleh
yang demikian, darjah kepentingan data di kalangan pelbagai organisasi
semakin meningkat. Antara sektor yang tinggi penggunaan data ialah jual-
beli saham, perbankan dan kewangan, tukaran wang asing, pelaburan,
167
dan sebagainya. Jadual 4.5 menunjukkan kepentingan terhadap data di
kalangan pihak tertentu seperti pelanggan, kesatuan sekerja, pihak
kerajaan, dan sebagainya.

Rajah 4.11
Pihak Berkepentingan Terhadap Data Organisasi

PIHAK BERKEPENTINGAN

Pihak Berkepentingan Pihak Berkepentingan

Dalaman Luaran
• Lembaga Pengarah • Pelanggan
• Pengurus Eksekutif • Kesatuan Sekerja
• Ketua Jabatan • Pihak Kerajaan
• Pengurus • Pembekal
• Penyelia
• Kreditor
• Pekerja
• Kerani dan sebagainya • Pemborong
• Persatuan Perniagaan
• Pesaing
• Masyarakat umum

Oleh kerana sistem pemprosesan data telah melalui proses pembaikan

berterusan, maka kita mendapati bahawa perkembangan positif dilihat
dari segi pencapaian dan prestasi sistem pangkalan data yang dimajukan
oleh beberapa syarikat. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai
perkembangan sistem pangkalan data, maka kita akan meninjau
perkembangannya dari satu generasi ke satu generasi.

Jadual 4.5
Kepentingan Data kepada Pihak Berkepentingan Luaran

PIHAK KEPENTINGAN TERHADAP DATA

BERKEPENTINGAN

Pelanggan Membolehkan penilaian dibuat terhadap prestasi

perkhidmatan atau kualiti produk yang ditawarkan oleh
syarikat.
Kesatuan Sekerja Membolehkan pengenalpastian terhadap pelaksanaan
tanggungjawab sosial syarikat di kalangan para pekerja.
Pihak Kerajaan Membolehkan proses kawalan dan pemantauan
terhadap aktiviti dan operasi syarikat agar tidak
bercanggah dengan peraturan.

168
 Pembekal Membolehkan anggaran dan analisis terhadap kos
minimum seperti dikehendaki oleh syarikat.
Kreditor Membolehkan penilaian terhadap prestasi semasa dan
penilaian terhadap prospek dan masa depan syarikat
dalam pasaran.
Pemborong Membolehkan pengenalpastian terhadap arah aliran
perkhidmatan atau produk yang dikeluarkan oleh
syarikat.
Pesaing Membolehkan perbandingan dari aspek spesifikasi
produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh
syarikat.
Masyarakat Umum Membolehkan masyarakat terlibat secara tidak langsung
terhadap operasi dan aktiviti syarikat dari semasa ke
semasa.

(a) Generasi pertama

Sekitar pertengahan tahun 60-an, syarikat General Electric telah

memperkenalkan Integrated Data Store ataupun IDS. Pembangunan
Integrated Data Storage ini kemudiannya merintis jalan kepada penghasilan
sistem pangkalan data yang lebih baik yakni berasaskan struktur
rangkaian. Penggunaan sistem pangkalan data rangkaian dapat mengatasi
beberapa masalah terutamanya berkaitan dengan perwakilan
perhubungan data yang lebih rumit yang tidak dapat dimodelkan
menggunakan struktur hierarki.

Berikutan daripada itu, satu piawaian bagi sistem pangkalan data telah
dibentuk melalui penubuhan badan khas yang dikenali sebagai
Conference On Data System Language ataupun singkatannya
CODASYL. Melalui CODASYL, satu jawatankuasa petugas ditubuhkan
dan dikenali sebagai Data Base Task Group ataupun DBTG yang
bertanggungjawab merangka satu piawaian bagi sistem pangkalan data.
Piawai yang dibangunkan itu telah diumumkan pada tahun 1971. Di
antara piawaian yang diusulkan ialah penggunaan Bahasa Perihalan Data
atau Bahasa Takrifan Data (Data Definition Language atau DDL) bagi
mentakrif struktur pangkalan data dan Bahasa Pengolahan Data (Data
Manipulation Language atau DML) bagi mengolah data dalam pangkalan
data. Sistem-sistem pangkalan data yang dihasilkan mengikut piawaian
Data Base Task Group dianggap sebagai mewakili sistem
pangkalan data generasi pertama.

Walau bagaimanapun, sistem pangkalan data generasi pertama

mempunyai beberapa batasan atau masalah terutamanya di kalangan
organisasi besar. Masalah tersebut dikesan ketika organisasi menjalankan
operasi berasaskan urusniaga, iaitu kelemahan dari segi sokongan
perkakasan dan perisian. Namun, masalah tersebut boleh diatasi dengan
menggunakan komputer kerangka utama yang lebih berkuasa.

169
Antara masalah lain yang dialami oleh sistem pangkalan data generasi
pertama ialah ketiadaan bahasa pertanyaan yang mudah. Kebanyakan
atur cara penggunaan ditulis dalam bahasa pengaturcaraan peringkat
tinggi seperti bahasa COBOL dan PL/I yang popular pada tahun 70-an.
Oleh itu, pengguna perlu mempelajari bahasa pengaturcaraan yang sukar
terlebih dahulu untuk menggunakan sistem pangkalan data. Dalam pada
itu, atur cara yang panjang pula perlu digunakan untuk menjawab
pertanyaan mudah kerana ketiadaan bahasa pertanyaan pangkalan data
yang berstruktur.

(b) Generasi kedua

Satu kertas penyelidikan telah diterbitkan oleh E.F. Codd pada tahun
1970. Kertas kerja tersebut mencadangkan satu model baru bagi sistem
pangkalan data berasaskan teori algebra (hubungan dalam matematik).
Susulan daripada cadangan tersebut, satu projek yang dikenali sebagai
Sistem R telah dikendalikan di makmal penyelidikan IBM di California.
Projek ini telah menghasilkan satu model pangkalan data baru yang
dikenali sebagai model hubungan. Model hubungan telah menjadi
asas kepada sistem pangkalan data generasi kedua. Pengenalan
model hubungan telah membawa perubahan yang berpengaruh dalam
perkembangan sistem pangkalan data hari ini.

Pada mulanya sistem pengurusan pangkalan data hubungan mengalami

masalah pemprosesan yang tidak memuaskan. Ini disebabkan oleh sistem
yang diperkenalkan itu memerlukan sumber komputer yang lebih besar.
Struktur model hubungan yang mudah berasaskan lajur dan baris tidak
dapat dimanfaatkan sepenuhnya disebabkan batasan kuasa pemproses
komputer. Namun, keadaan ini berubah apabila komputer dengan kuasa
pemproses yang lebih tinggi diperkenalkan pada akhir tahun 70-an dan
awal tahun 80-an.

Sistem pengurusan pangkalan data generasi kedua telah berkembang

dengan pesat dalam tahun 80-an dengan terciptanya Bahasa Pertanyaan
Berstruktur (Structured Query Language atau ringkasnya SQL) sebagai
bahasa pertanyaan piawai bagi sistem pangkalan data hubungan. Justeru
itu, sistem pengurusan pangkalan data komersial telah berkembang dan
antara yang didapati di pasaran ialah DB2, ADABAS, INGRES,
Informex, ORACLE, dan SyBase. Kebanyakan sistem pengurusan
pangkalan data komersial ini digunakan pada komputer kerangka utama
atau komputer mini.

Tidak dinafikan bahawa sistem pangkalan data hubungan mengalami

pertumbuhan yang memberansangkan apabila sistem pengurusan

170
pangkalan data berasaskan komputer mikro diperkenalkan. Bermula
daripada dBase II yang dikeluarkan oleh syarikat Ashton-Tate dan
dipaparkan sebagai sistem pengurusan pangkalan data hubungan pada
tahun 1979, maka sistem pengurusan pangkalan data berasaskan
komputer mikro semakin popular. Sistem pengurusan pangkalan data
berasaskan komputer mikro berkembang pesat sejajar dengan
perkembangan pesat dalam industri komputer mikro itu sendiri.
Walaupun dBase bukanlah satu sistem pengurusan pangkalan data
hubungan, tetapi produk yang lebih baru seperti dBase IV, FoxPro,
Paradox, dan sebagainya adalah benar-benar berasaskan sistem
pengurusan pangkalan data hubungan.

Melalui pengenalan sistem kendalian berasaskan tetingkap, maka ia

bertindak sebagai penyokong antara muka pengguna bergrafik (GUI).
Secara langsung sistem pengurusan pangkalan data berasaskan komputer
mikro dapat menyediakan sistem yang ramah pengguna (user friendly)
melalui penggunaan sistem kendalian berasaskan tetingkap. Dengan itu,
ia juga dapat memenuhi kehendak pengguna lain yang bukan terdiri
daripada kalangan profesional sistem pengurusan maklumat. Inovasi
tersebut telah melonjakkan sebilangan pengguna sistem pangkalan data
kepada angka yang sangat besar. Kesan daripada perkembangan ini
menyaksikan teknologi pangkalan data berpindah daripada persekitaran
organisasi kepada persekitaran pengkomputeran peribadi. Contoh sistem
pengurusan pangkalan data hubungan dalam kategori ini ialah Visual
FoxPro, Power Builder, dan Microsoft Access.

Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi telah

menyumbang kepada penggunaan rangkaian setempat dan pemprosesan
teragih secara meluas dan ia merupakan satu kesinambungan yang
logikal. Dalam pada itu, penggunaan pangkalan data multimedia dalam
persekitaran internet merupakan perkembangan baru yang menarik.
Namun pada masa tersebut, teknologinya masih belum stabil dan
penggunaannya dilaksanakan secara terhad oleh beberapa pihak.

Pemodelan data hubungan telah didokong oleh Model Perhubungan

Entiti (Entity-Relationship Model atau ringkasnya Model E-R). Model ini
telah diperkenalkan oleh Chen pada tahun 1976. Banyak penyelidikan
telah dibuat terhadap model hubungan dan didapati bahawa kehendak-
kehendak penggunaan pangkalan data semakin rumit. Situasi ini
menyebabkan model hubungan memiliki kelemahan tertentu. Usaha-
usaha pembaikan telah dilakukan dengan giat dan menghasilkan Model
Data Hubungan Terluas (Extended Relational Data Model atau ringkasnya
ERDM).

171
(c) Generasi ketiga

Satu lagi perkembangan sistem pangkalan data yang perlu anda ketahui
ialah Sistem Pangkalan Data Berorientasikan Objek (Object-Oriented
Database Management Systems atau ringkasnya ODBMS). Sistem ini
digunakan untuk menyimpan dan menyenggara struktur data berasaskan
Pengaturcaraan Berorientasikan Objek (Object-Oriented Programming atau
ringkasnya OOP). Pengaturcaraan Berorientasikan Objek ialah satu
bentuk pengaturcaraan yang berbeza daripada pengaturcaraan tradisional.
Kalau dalam pengaturcaraan tradisional, kita melihat atur cara sebagai
urutan arahan-arahan yang ingin dilaksanakan. Manakala Pengaturcaraan
Berorientasikan Objek pula melihat atur cara sebagai set-set struktur data
yang terdiri daripada unsur data dan arahan. Struktur data yang diproses
adalah lebih kompleks dan sukar disimpan dalam pangkalan data
hubungan biasa. Untuk makluman anda, sistem pangkalan data cerdas
(intelligence database) dan sistem pangkalan data multimedia juga termasuk
dalam sistem pangkalan data generasi ketiga ini. Kedua-dua sistem
pengkalan data tersebut terus mengalami inovasi dan menjadikannya
lebih berprestasi tinggi berbanding sebelumnya.

Sistem pangkalan data cerdas dan sistem pangkalan data multimedia

menjadi semakin penting berikutan permintaan semasa pengguna
terhadap perkhidmatan data secara dalam talian. Untuk itu, aplikasi
pangkalan data dalam talian telah dibangunkan di kalangan syarikat
perniagaan antarabangsa dengan tujuan untuk menyediakan sistem
perkhidmatan data dalam talian yang efisien dan sedia dicapai pada bila-
bila masa oleh para pengguna. Antara bentuk perkhidmatan data dalam
talian adalah seperti pencarian, penyelidikan, pemungutan data (data
collection), analisis, dan sebagainya. Oleh yang demikian, perkhidmatan
data dalam talian adalah penting kepada pelbagai organisasi atau individu.
Untuk itu, perkhidmatan data dalam talian perlu mempunyai ciri efisien
dan berkeupayaan untuk menyediakan perkhidmatan data tanpa mengira
masa, lokasi geografi, dan situasi.

Kesimpulannya, sistem pangkalan data telahpun mengalami proses

pembaikan berterusan dan kita tidak nafikan bahawa proses pembaikan
berterusan telah menjadikan sistem tersebut lebih tinggi dari segi prestasi
dan keupayaan. Kita perlu menyedari bahawa perubahan pada sistem
pangkalan data adalah dicetuskan oleh tuntutan semasa pengguna dan
secara langsung menyebabkan sistem pangkalan data sedia ada perlu
diperbaharui fungsi, peranan dan prestasi.

172
 SOALAN DALAM TEKS 4.6

1. Senaraikan pihak berkepentingan terhadap data

organisasi.
2. Nyatakan kepentingan data di kalangan pihak
berkepentingan.
3. Apakah asas kepada sistem pangkalan data generasi
pertama?
4. Apakah asas pembangunan Model Hubungan dalam
generasi kedua perkembangan sistem pangkalan
data?
5. Apakah yang dimaksudkan dengan Sistem
Pangkalan Data Berorientasikan Objek?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.4 KOMPOSISI SISTEM PANGKALAN DATA

Seperti yang anda pelajari di awal bab ini, sistem pangkalan data
merupakan sebuah sistem yang terdiri daripada komponen-komponen
bekerja secara berpadu. Sistem pangkalan data bukan semata-mata terdiri
daripada pangkalan data, sistem pengurusan pangkalan data, dan atur
cara penggunaan. Malahan sistem pangkalan data juga meliputi
komponen-komponen yang dinyatakan secara tersirat, iaitu pengguna
dan personel, perkakasan dan tatacara yang secara langsung berkait rapat
dengan sistem pangkalan data.

Untuk memudahkan pemahaman mengenai sistem pangkalan data, maka

anda perlu mempelajari komponen-komponen penting sistem pangkalan
data. Komponen-komponen tersebut dapat kita kelaskan sebagai data,
perisian, perkakasan, orang, dan tatacara. Anda juga ingat bahawa setiap
komponen ini mempunyai kaitan rapat di antara satu dengan yang lain.

4.4.1 Data

Data merupakan komponen terpenting dalam sistem pangkalan data

kerana ia merupakan fakta asas bagi keperluan maklumat sesuatu
organisasi. Data yang terdapat dalam pangkalan data dapat dibahagikan
kepada lima jenis dan Rajah 4.12 menerangkan pembahagian tersebut.

173
 Rajah 4.12
Kategori Data

DATA

Data Metadata Indeks Metadata Data

Pengguna Pengguna Statistik

(a) Data pengguna

Data penggunaan merupakan data sebenar seperti yang disimpan oleh

pengguna. Oleh kerana pangkalan data bersifat dinamik, nilai data
pengguna mungkin berubah tetapi struktur data biasanya kekal.

(b) Metadata

Metadata merupakan keterangan mengenai data yang disimpan di dalam

kamus data. Kamus data pula merujuk kepada bahagian pangkalan data
yang menerangkan tentang struktur data yang disimpan dalam pangkalan
data. Kamus data dianggap sebagai sebahagian daripada pangkalan data,
sebab itu pangkalan data kadang-kadang dikenali sebagai himpunan
rekod-rekod sepadu yang menerangkan dirinya sendiri.

Kamus data akan menguatkan lagi sifat pangkalan data dari segi
kebebasan format data. Jika ada data dengan struktur baru disisipkan ke
dalam pangkalan data atau struktur suatu data diubah, hanya metadata
yang berkenaan harus diubah, manakala atur cara penggunaan adalah
bebas daripada sebarang perubahan. Dengan adanya kamus data, struktur
pangkalan data dapat diketahui yang mana ia dikenali sebagai skema
pangkalan data. Ia dapat dilakukan dengan membaca pangkalan data itu
sendiri tanpa perlu merujuk kepada dokumen.

Metadata juga disimpan seperti mana data pengguna. Ia boleh dicapai

dan dikemas kini oleh pengguna seperti mana yang dilakukan terhadap
data pengguna. Biasanya metadata dirujuk oleh sistem pengurusan
pangkalan data sebelum data pengguna dicapai. Oleh itu, merekodkan
struktur data dalam kamus data adalah penting bagi memastikan kesemua
data yang disimpan dalam pangkalan data mematuhi takrifan struktur
data seperti yang terdapat dalam kamus data.

174
(c) Indeks

Indeks merupakan data yang menerangkan tentang perhubungan di

antara unsur-unsur data. Indeks memudahkan capaian terhadap data
dalam pangkalan data berdasarkan susunan yang dikehendaki oleh
pengguna. Indeks menambahkan keanjalan capaian sesuatu data tetapi
melibatkan penambahan kos. Ini kerana menyimpan data indeks
bermakna menambah beban kepada sistem pengurusan pangkalan data.

(d) Metadata penggunaan

Ia merupakan data mengenai struktur dan format laporan, pertanyaan,

borang, dan lain-lain komponen penggunaan. Namun begitu, tidak
semua pangkalan data menyimpan metadata pengguna. Metadata
penggunaan ini berfungsi memberikan maklumat kepada sistem
pengurusan pangkalan data berkenaan penggunaan data tertentu oleh
perisian penggunaan di dalam pangkalan data.

(e) Data statistik

Ia berfungsi sebagai penyimpan maklumat statistik tentang data di dalam

pangkalan data. Maklumat ini penting kerana ia membolehkan
pemprosesan pertanyaan memilih cara yang paling cekap untuk
melaksanakan sesuatu pertanyaan.

4.4.2 Perisian

Perisian berkaitan sistem pangkalan data sebenarnya mempunyai

komponen-komponennya yang sendiri. Komponen-komponen tersebut
terdiri daripada sistem pengurusan pangkalan data, perisian pengguna,
dan perisian sistem kendalian. Anda tentunya sudah memahami
komponen-komponen tersebut kerana ia sudahpun dijelaskan di awal
perbincangan bab ini.

(a) Sistem pengurusan pangkalan data

Sistem pengurusan pangkalan data ialah perisian sistem yang

menyediakan beberapa perkhidmatan kepada pengguna dan atur cara
penggunaan dan ia mempunyai hubung kait dengan pengurusan
pangkalan data.

(b) Perisian penggunaan

Perisian penggunaan melibatkan penggunaan kemudahan sistem

pengurusan pangkalan data untuk tujuan capaian data. Ia merupakan

175
aturcara yang ditulis oleh pengatur cara penggunaan bagi menyelesaikan
sesuatu masalah. Biasanya atur cara tersebut ditulis dalam bahasa
peringkat tinggi seperti C atau COBOL atau menggunakan bahasa
generasi keempat yang dibekalkan oleh sistem pengurusan pangkalan
data seperti SQL. Perisian penggunaan menggunakan kemudahan yang
disediakan oleh sistem pengurusan pangkalan data untuk membuat
capaian dan manipulasi data yang terkandung di dalam pangkalan data.

(c) Perisian sistem kendalian

Ia adalah termasuk perisian rangkaian sekiranya sistem pengurusan

pangkalan data digunakan dalam persekitaran rangkaian. Perisian sistem
kendalian merupakan satu item yang penting bagi menyokong sistem
pengurusan pangkalan data dan membekalkan antara muka pengguna
(user interface) yang serasi. Kejayaan sistem pangkalan data bergantung
kepada komunikasi yang licin di antara sistem pengurusan pangkalan data
dan sistem kendalian. Oleh itu, perisian sistem kendalian adalah penting
kepada organisasi.

Jika sistem pangkalan data dalam persekitaran rangkaian digunakan

secara tidak langsung, perisian rangkaian juga akan menjadi sebahagian
daripada komponen sistem pangkalan data. Ia kemudiannya berperanan
bagi menyokong pemindahan data dan komunikasi dalam konteks
rangkaian.

4.4.3 Perkakasan

Sistem pangkalan data memerlukan perkakasan yang memenuhi

spesifikasi tertentu untuk melaksanakan fungsinya. Keperluan perkakasan
minima bergantung kepada jenis penggunaan dan seni bina sistem
pangkalan data. Selain daripada itu, pemilihan perkakasan juga
bergantung kepada keperluan organisasi dan sistem pengurusan
pangkalan data yang digunakan. Terdapat sistem pengurusan pangkalan
data yang memerlukan hanya sebuah komputer mikro, maka ada juga
sistem pengurusan pangkalan data yang memerlukan komputer kerangka
utama. Tidak dinafikan juga terdapat sistem pengurusan pangkalan data
yang memerlukan rangkaian luas dalam persekitaran pelanggan-pelayan.

Oleh yang demikian, pemilihan jenis perkakasan menuntut organisasi

untuk membuat beberapa pertimbangan. Ini kerana spesifikasi
perkakasan tertentu perlu dirangka supaya ia dapat menyokong sistem
pangkalan data yang ingin dibina. Dalam pada itu, keperluan terhadap
masa depan sistem pangkalan data juga perlu dipertimbangkan.

176
4.4.4 Manusia

Sebahagian daripada komponen sistem pangkalan data adalah melibatkan

semua individu yang terlibat dalam kitaran hidup sistem pangkalan data.
Terdapat dua kategori manusia yang terlibat iaitu pengamal sistem
pangkalan data dan pengguna sistem pangkalan data. Pengamal sistem
data terdiri daripada pentadbir data dan pentadbir pangkalan data, pereka
bentuk pangkalan data, dan pengatur cara penggunaan. Secara
ringkasnya, mereka ini merupakan golongan praktikal mengenai sistem
pangkalan data.

Sesetengah organisasi membahagikan tugas pentadbiran data dan

maklumat ini kepada dua kumpulan yang berbeza. Kumpulan yang
dimaksudkan ialah Pentadbir Data (Data Administrator) dan Pentadbir
Pangkalan data (Database Administrator). Namun demikian, bagi organisasi
kecil, kedua-dua tugas tersebut boleh dilakukan oleh seorang atau
sekumpulan individu yang sama. Ia bertujuan menjimatkan kos dan
memudahkan penyelenggaraan. Lagipun sistem pangkalan data bagi
organisasi kecil adalah bersaiz kecil dan sederhana sahaja. Oleh yang
demikian, organisasi tersebut menugaskan orang yang sama untuk
mengurus dan menyelenggara data.

Untuk makluman anda, fungsi pentadbir data ialah lebih bertumpu

kepada pembentukan dasar dan tatacara bagi keperluan dan penggunaan
sistem maklumat bagi sesebuah organisasi. Sementara tugas pentadbir
pangkalan data pula ialah lebih tertumpu terhadap aspek-aspek teknikal
dan perjalanan sistem pangkalan data bagi organisasi tersebut. Dalam
pada itu, kerjasama di antara kedua-dua pentadbir ini adalah penting bagi
menjamin sistem pangkalan data yang dibangunkan dapat beroperasi
dengan baik.

Pereka bentuk pangkalan data pula merupakan orang yang mempunyai

pengetahuan teknikal tentang pangkalan data. Pereka bentuk
bertanggungjawab mereka bentuk model logikal dan seterusnya
membangunkan pangkalan data fizikal. Dengan ini, adalah jelas bahawa
tugas mereka adalah mereka bentuk model dan kerangka bagi sesuatu
pangkalan data organisasi.

Pengatur cara penggunaan merupakan orang yang bertugas menulis atur

cara bagi melaksanakan fungsi-fungsi tertentu pangkalan data. Penulisan
atur cara perlu mengikut spesifikasi yang diberi oleh pentadbir pangkalan
data atau pengguna. Atur cara boleh ditulis dalam bahasa generasi ketiga
seperti PLI, COBOL, Pascal, dan C. Selain itu, bahasa generasi keempat
atau kombinasi di antara bahasa generasi ketiga dan keempat boleh juga
digunakan.

177
Pengguna akhir merupakan pelanggan sistem pangkalan data yang
menggunakan sistem pangkalan data untuk mendapat maklumat atau
menjalankan tugas mereka. Oleh yang demikian, fungsi asas sistem
pangkalan data yang dibangunkan perlu memenuhi keperluan dan
kehendak pengguna akhir tersebut. Untuk makluman anda, terdapat dua
kategori pengguna akhir, iaitu pengguna mahir dan tidak mahir atau
separa mahir.

Pengguna mahir merupakan pekerja yang terlatih dalam menggunakan

bahasa pertanyaan secara dalam talian (online). Oleh yang demikian,
mereka mengetahui tentang struktur pangkalan data dan kemudahan-
kemudahan yang ditawarkan oleh sistem pengurusan pangkalan data.
Biasanya mereka menggunakan sistem pangkalan data untuk tujuan
melaksanakan tugas seharian mereka.

Manakala pengguna tidak mahir pula biasanya menggunakan sistem

pangkalan data melalui atur cara penggunaan yang telah ditulis bagi
tujuan mereka. Mereka mungkin tidak menyedari tentang atur cara
pengguna ketika sedang menggunakan satu pangkalan data. Mereka
diberikan menu atau antara muka yang ramah pengguna dan hanya perlu
memasukkan data atau perintah mudah. Mereka juga tidak perlu
mengetahui struktur data dalam pangkalan data. Kesimpulannya,
pengamal dan pengguna akhir pangkalan data boleh kita anggap sebagai
pengguna efektif bagi sesuatu sistem pangkalan data.

4.4.5 Tatacara

Peraturan dan tatacara tertentu adalah prosedur yang perlu diikuti oleh
pengguna pangkalan data dan mereka yang terlibat dengan pembangunan
sistem pangkalan data. Tatacara yang ditetapkan perlu dilaksanakan bagi
menjamin kelicinan perjalanan sistem pangkalan data. Ini menyebabkan
tatacara tersebut dianggap sebagai sebahagian daripada sistem pangkalan
data itu sendiri. Tatacara yang berkaitan dengan sistem pangkalan data
ialah meliputi peraturan, piawaian, dan panduan reka bentuk.

Rajah 4.13 menunjukkan contoh bagi sistem pangkalan data untuk

organisasi perniagaan. Terdapat tiga bahagian penting iaitu pangkalan
data, penggunaan dan output daripada sistem pangkalan data. Pangkalan
data berdasarkan Rajah 4.13 adalah merujuk kepada himpunan data-data
daripada tiga sumber utama iaitu pelanggan, staf dan pemborong.
Dengan menggunakan sistem pengurusan pangkalan data, maka pelbagai
tugasan dapat dilakukan dengan mudah.

Misalnya, berdasarkan data pelanggan, maka penjadualan pelanggan

dapat dilakukan. Hasil yang diperolehi ialah jadual nama pelanggan dan

178
lokasi pelanggan. Organisasi perniagaan boleh menggunakan jadual nama
pelanggan dan lokasi pelanggan untuk membuat promosi mengenai
produk baru. Dengan cara ini, ia dapat mempertingkatkan inisiatif
seterusnya menarik pelanggan untuk berurusan dengan organisasi
tersebut.

Rajah 4.13
Sistem Pangkalan Data Sebuah Organisasi Perniagaan

Pangkalan Data Penggunaan Output

Jadual nama
pelanggan

Penjadualan
pelanggan

Lokasi
PELANGGAN pelanggan
Sistem
STAF Pengurusan
Pangkalan Data
PEMBORONG

Penjadualan staf

Jadual kerja staf

Pengiraan Penyata
keuntungan komisen

Penyata
bonus/insentif
Penggunaan
jualan
dalam talian

Untuk staf pula, penentuan masa bekerja staf dapat dilakukan melalui
sistem pengurusan pangkalan data. Oleh yang demikian, hasil yang
diperolehi ialah jadual masa bekerja untuk staf. Berdasarkan jadual masa
bekerja tersebut, maka bahagian pengeluaran boleh merangcang kapasiti
yang ingin dikeluarkan berdasarkan tempoh masa tertentu. Penjadualan
staf juga penting bagi memudahkan pihak kewangan mengira gaji untuk
kerja lebih masa.

Manakala bagi pemborong pula, pengiraan pendapatan boleh dilakukan

dan ia menghasilkan penyata bonus dan insentif jualan yang bakal
diagihkan kepada para pemborong. Selain itu, pengiraan pendapatan bagi
179
pemborong akan memudahkan bahagian kewangan untuk membuat
pembayaran kepada para pemborong. Oleh yang demikian, sistem
pangkalan data bagi organisasi perniagaan berperanan penting dalam
membantu melicinkan urusan harian organisasi tersebut.

SOALAN DALAM TEKS 4.7

1. Nyatakan secara ringkas komponen data yang

terdapat pada sistem pangkalan data.
2. Nyatakan secara ringkas komponen perisian yang
terdapat pada sistem pangkalan data.
3. Nyatakan dua kategori manusia yang berkait rapat
dengan sistem pangkalan data.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.5 JENIS DAN SENI BINA PANGKALAN DATA

Jenis dan seni bina pangkalan data merupakan perkara penting kepada
semua pembangun pangkalan data (database developer). Jenis dan seni bina
pangkalan data ditentukan berdasarkan kesesuaian, struktur dan saiz
organisasi, budaya dan rutin kerja, kehendak dan kepentingan pangkalan
data. Setiap jenis dan seni bina mempunyai struktur, komposisi, dan
kaedah tersendiri di samping mempunyai kelebihan dan kekurangan
tertentu dalam beberapa aspek. Secara umumnya, terdapat dua bentuk
seni bina bagi sistem pangkalan data. Seni bina tersebut ialah terpusat
dan teragih. Kita akan mempelajari kedua-dua jenis seni bina tersebut.

4.5.1 Sistem Pangkalan Data Terpusat

Seni bina terpusat bermaksud hanya terdapat satu pangkalan data

sahaja dan kesemua data disimpan pada satu tempat. Sistem
pengurusan pangkala data untuk seni bina jenis ini diletak dalam satu
perumah yang memuatkan pangkalan data. Setiap sistem pangkalan data
terpusat mempunyai ciri-ciri seni bina yang berbeza. Rajah 4.14
merupakan contoh bagi seni bina jenis ini.

Namun demikian, anda perlu mempelajari mengenai ciri-ciri bagi seni

bina pangkalan data terpusat. Untuk itu, kita akan membincangkan ciri-
ciri bagi seni bina pangkalan data terpusat.

180
 Rajah 4.14
Seni Bina Komputer Pusat

Pengguna A

Pengguna B

Komputer Kerangka
Utama atau Mini Pangkalan
Data

Pengguna Luar

Pengguna C

(a) Komputer pusat (Telepemprosesan)

Sistem pangkalan data yang menggunakan seni bina komputer terpusat

atau dikenali juga sebagai telepemprosesan biasanya sesuai untuk
organisasi besar. Ia mempunyai pangkalan data bersepadu yang dicapai
oleh ramai pengguna secara serentak dalam sesuatu masa.

Contoh yang sesuai ialah sistem tempahan tiket kapal terbang.

Pangkalan data dan sistem pengurusan pangkalan data diletak dalam
komputer pusat. Manakala komputer atau terminal lain yang berada di
tapak yang sama atau di tapak jauh disambungkan kepada komputer
pusat melalui talian komunikasi.

Contoh lain ialah sistem pangkalan data bank dan sistem pendaftaran
kenderaan Jabatan Pengangkutan Jalan. Komputer pusat biasanya

181
merupakan komputer kerangka utama yang boleh menyokong sehingga
beratus-ratus urus niaga dalam tempoh sesaat. Dalam keadaan ini, sistem
pengurusan pangkalan data mestilah berupaya menyokong pangkalan
data yang berbeza kerana setiap jabatan dalam organisasi itu mungkin
menggunakan bahagian pangkalan data yang berlainan. Reka bentuk dan
penyelarasan data menjadi lebih rumit kerana tindakan satu jabatan
mungkin memberi kesan kepada jabatan yang lain. Contoh sistem
pengurusan pangkalan data yang menyokong seni bina komputer pusat
ialah ORACLE, ADABAS, dan SYBASE.

(b) Seni bina pelanggan-pelayan

Dalam seni bina pelanggan-pelayan (client-server), pangkalan data dan

sistem pengurusan pangkalan data ditempatkan dalam satu komputer
yang dikenali sebagai pelayan. Komputer pelayan biasanya mempunyai
keupayaan pemprosesan yang lebih tinggi dan ia bertindak sebagai
bahagian belakang (backend). Kemudian, ia disambungkan kepada
komputer pelanggan yang bertindak sebagai bahagian depan (fronted)
dalam satu rangkaian setempat.

Seni bina pelanggan-pelayan dapat mengurangkan kos kerana kita boleh

menggunakan stesen kerja atau komputer peribadi sebagai pelayan dan
pelanggan. Selain daripada berkongsi pangkalan data, seni bina pelayan-
pelanggan juga membenarkan perkongsian sumber-sumber lain seperti
pencetak, pengimbas, alat penyimpan data, dan lain-lain. Oleh yang
demikian, seni bina ini boleh dimanafaatkan oleh organisasi terutamanya
organisasi yang mengamalkan perkongsian perkakasan.

Secara ringkasnya, konsep pelayan-pelanggan boleh dihuraikan

berdasarkan kata dasar pelanggan dan pelayan. Permintaan untuk
menggunakan pangkalan data dibuat oleh pelanggan manakala
pelayan akan menyediakan perkhidmatan pengurusan pangkalan
data dan komunikasi. Oleh itu, wujud kerjasama di antara pelayan
dengan pelanggan.

Seni bina pelayan-pelanggan sesuai untuk kumpulan kerja kecil dan

sederhana seperti sistem pangkalan data perpustakaan, sistem
pembayaran yuran pelajar, sistem inventori dan jualan sebuah pasar raya.
Contoh sistem pengurusan pangkalan data yang menyokong seni bina
pelanggan-pelayan ialah Microsoft Access, ORACLE, Power Builder,
dan lain-lain.

(c) Pangkalan data peribadi

Sistem pangkalan data pesakit merupakan salah satu contoh penggunaan

pangkalan data peribadi. Pangkalan data peribadi direka bentuk dan
182
didedikasikan untuk seorang pengguna sahaja pada satu masa. Ia sesuai
digunakan pada komputer peribadi dengan menggunakan sistem
pengurusan pangkalan data seperti Microsoft Access, FoxPro, dBase IV,
dan lain-lain.

Biasanya sistem ini boleh diperluaskan kepada seni bina pelayan-

pelanggan dengan melakukan pengubahsuaian terhadap bahagian
tertentu. Pangkalan data peribadi biasanya mudah untuk dibangunkan,
murah, dan ramah pengguna. Pengguna boleh mengguna, mengemas
kini, dan menyenggara sendiri kebanyakan aplikasi pangkalan data yang
digunakan. Walau bagaimanapun, sistem pengurusan pangkalan data bagi
pangkalan data peribadi tidak menyokong capaian serempak dan biasanya
menyokong satu pengguna sahaja pada satu-satu masa. Contoh lain
penggunaan seni bina jenis ini ialah sistem inventori, sistem cuti, dan
sistem pentadbiran sekolah.

(d) Pangkalan data multimedia

Pangkalan data multimedia merupakan kecenderungan baru penggunaan

pangkalan data. Seni binanya lebih dekat kepada pelanggan-pelayan
tetapi tidak terhad kepada rangkaian setempat. Pangkalan data dan
sistem pengurusan pangkalan data yang diletak dalam satu pelayan yang
disambung kepada internet membolehkan capaian dilakukan oleh mana-
mana pengguna internet yang bertindak sebagai pelanggan.

Pangkalan data multimedia menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan

data dalam talian kepada pelbagai kategori pengguna. Ini bermaksud,
pangkalan data multimedia merupakan pangkalan data dinamik dan
sentiasa terdedah kepada perubahan yang dicetuskan oleh permintaan
semasa pelanggan.

Biasanya pangkalan data jenis ini bukan sahaja menyimpan data teks
tetapi juga data berbentuk objek multimedia seperti imej, gambar video,
dan suara. Ia digunakan dalam perdagangan elektronik yang semakin
popular hari ini. Sistem jualan langsung secara on-line ialah satu contoh
dalam kategori ini. Untuk makluman anda, kebanyakan sistem
pengurusan pangkalan data yang menyokong seni bina pelanggan-pelayan
boleh digunakan pada internet tetapi ia mestilah memiliki keupayaan
menyimpan data objek bagi menyokong pangkalan data multimedia.

Kesimpulannya, seni bina jenis ini mempunyai kelebihan dan kelemahan

yang tersendiri. Oleh yang demikian, kita perlu memanfaatkan kelebihan
yang ada kerana ia dapat membantu dalam pengurusan data dalam
organisasi.

183
 SOALAN DALAM TEKS 4.8

1. Apakah yang dimaksudkan dengan sistem

pangkalan data terpusat?
2. Nyatakan ciri sistem pangkalan data terpusat.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.5.2 Sistem Pangkalan Data Teragih

Untuk pengetahuan anda, kebanyakan firma dan organisasi besar yang

beroperasi secara global memerlukan sokongan tertentu untuk
memenuhi pelbagai bentuk permintaan terhadap keperluan data. Oleh
itu, ia memerlukan satu seni bina pangkalan data yang lebih dinamik dan
cekap. Dalam pada itu, seni bina komputer pusat tidak begitu sesuai
digunakan oleh organisasi tersebut terutamanya ketika proses pindah
turun (download) atau pindah naik (upload) data dengan kerap di antara
komputer perumah dan komputer jarak jauh. Masalah sebegini boleh
diatasi dengan menggunakan sistem pangkalan data teragih. Sistem
pangkalan data teragih dipilih kerana seni bina tersebut membenarkan
pangkalan data diagihkan kepada lokasi yang berlainan berdasarkan
keperluan masing-masing.

Sistem pangkalan data teragih dan seni bina pelanggan-pelayan

mempunyai banyak persamaan dari segi penggunaan rangkaian dan
perkongsian data. Rajah 4.15 merupakan ilustrasi yang berkaitan dengan
sistem pangkalan data teragih. Namun, perbezaan yang jelas ialah dari
segi bilangan sistem pengurusan pangkalan data. Berdasarkan Rajah 4.15
kita dapati bahawa pangkalan data diagih-agihkan kepada segmen
pangkalan data tertentu dan pengagihan ini adalah berdasarkan kehendak
dan keperluan terhadap segmen tersebut. Anda digalakkan untuk
membuat perbandingan di antara sistem pangkalan data teragih dan
sistem pangkalan data terpusat.

Cuba anda lihat sistem pelanggan-pelayan pada Rajah 4.15 tersebut. Kita
dapati bahawa setiap tapak mempunyai sistem pengurusan pangkalan
data dan pangkalan datanya sendiri. Ini adalah berbeza dengan sistem
pangkalan data terpusat iaitu hanya terdapat satu sahaja sistem
pengurusan pangkalan data yang menyokong sistem pelanggan-pelayan.
Sebagai tambahan, seni bina pelanggan-pelayan sebenarnya boleh
dikembangkan menjadi sistem pangkalan data teragih dengan
184
menyambungkan satu rangkaian setempat kepada satu atau lebih
rangkaian setempat yang lain. Selain itu, sambungan kepada satu sistem
pangkalan data teragih lain juga boleh dilakukan untuk
memperkembangkan seni bina pelanggan-pelayan kepada sistem
pangkalan data teragih.

Rajah 4.15
Sistem Pangkalan Data Teragih

Pangkalan Data

Pelayan Pangkalan Data

Pelayan Pangkalan
Data

Pangkalan Data

Pangkalan Data

Pangkalan Data

185
4.6 KELEBIHAN SISTEM PANGKALAN DATA

Sebagaimana yang kita ketahui, kewujudan sistem pangkalan data adalah

bertujuan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang wujud pada
sistem pemprosesan fail. Kalau anda imbas semula sistem pemprosesan
fail, anda akan mendapati bahawa pengatur cara pengguna mempunyai
tugas yang berat kerana pengatur cara pengguna bertanggungjawab
menentukan format fail, menulis atur cara penggunaan, dan berhubung
dengan pengguna.

Manakala di dalam sistem pangkalan data, kebanyakan kerja-kerja

tersebut dibuat oleh sistem pengurusan pangkalan data dan ini
membolehkan pengatur cara penggunaan menumpukan sepenuh
perhatian kepada kehendak pengguna. Dalam sistem pangkalan data,
hanya sistem pengurusan pangkalan data perlu mengetahui aspek fizikal
yakni bagaimana data disimpan dan perhubungan yang berkaitan.
Manakala atur cara penggunaan pula hanya perlu berhubung dengan
sistem pengurusan pangkalan data. Untuk itu, pangkalan data
menyimpan semua data organisasi dan kaedah ini boleh menyelesaikan
masalah yang wujud berikutan kelemahan sistem pemprosesan fail. Ini
bermakna pangkalan data dikongsi bersama oleh semua jabatan yang
berkenaan jika mereka memilih sistem pangkalan data terpusat.

Walau bagaimanapun, sistem pangkalan data masih mempunyai

kelemahan yang tersendiri. Kelemahan ini tidak dapat dielak
memandangkan kehendak dan permintaan terhadap pangkalan data
sentiasa berubah dari semasa ke semasa. Namun demikian, anda
didedahkan dengan kelebihan sistem pangkalan data.

(a) Pangkalan data terkawal

Penggunaan pangkalan data terpusat melibatkan pemusatan semua

rujukan data kepada satu tempat dan kaedah ini dapat mengelak atau
mengurangkan perulangan data. Seperti mana yang telah diterangkan,
semua fail yang dipunyai oleh jabatan yang berlainan disimpan dalam
pangkalan data di bawah tanggungjawab seorang pentadbir pangkalan
data. Kandungan fail-fail tersebut disusun semula untuk mencerminkan
data terpusat. Misalnya, anda ingin menyimpan tiga fail dalam pangkalan
data. Nama fail akan anda tulis dengan huruf besar manakala
kandungannya diletak dalam kurungan.

186
 Jadual 4.6
Penyimpanan Data dalam Satu Lokasi

NAMA FAIL KANDUNGAN

JABATAN (Nama jabatan, bilangan pekerjaan, moto,
visi, misi, hierarki organisasi)
PELANGGAN (Nama pelanggan, alamat, umur, lokasi, no.
telefon, bilangan tanggungan)
STAF (Nama staf, nombor pekerjaan, alamat
tempat tinggal, tarikh lahir, tarikh mula
bekerja, tangga gaji, elaun, bilangan tahun
bekerja.

Melalui contoh dalam Jadual 4.6, kita perhatikan bahawa data-data yang
menjadi rujukan saling silang antara fail (kunci utama) sahaja diulang.
Oleh itu, kita mendapati bahawa simpanan data dalam satu lokasi secara
langsung akan mengatasi masalah seperti berikut:

1. Mengurangkan lewahan data

Apabila fail-fail dalam pangkalan data dihimpun dalam satu tempat dan
diselaraskan, data berulang akan dibuang dan ini menjimatkan ruang
setoran dan masa untuk kerja-kerja kemasukan data.

2. Keselarasan data terjamin

Penyimpanan beberapa salinan data yang sama di tempat yang berlainan

dapat dielakkan dan secara langsung ia dapat mengawal lewahan data.
Dengan ini, ia dapat mengurangkan risiko terdapatnya dua data yang
tidak selaras. Jika satu salinan data sahaja disimpan dalam pangkalan
data, maka sudah pasti keadaan ini tidak akan menimbulkan kesilapan
semasa proses pengemaskinian data. Ini kerana hanya satu nilai data yang
perlu diubah. Oleh yang demikian, anda mendapati bahawa keselarasan
data telah terjamin.

3. Kewibawaan data bertambah

Jaminan keselarasan data boleh mempertingkatkan kepercayaan

pengguna terhadap pangkalan data. Namun demikian, kewibawaan data
juga bergantung kepada kesahihan dan keselarasan data itu sendiri.
Kewibawaan data perlu terjamin kerana ia boleh meningkatkan goodwill
sesebuah organisasi.

(b) Kesepaduan data

Semua data yang disimpan dalam pangkalan data secara terpusat hanya
boleh dicapai melalui sistem pengurusan pangkalan data. Oleh itu, atur
187
cara penggunaan hanya perlu memberikan arahan kepada sistem
pengurusan pangkalan data tentang bagaimana fail-fail ingin disatukan.
Manakala kendalian-kendalian lain akan dilakukan oleh sistem
pengurusan pangkalan data.

Kesepaduan data telah mewujudkan hasil yang positif yang dapat

memantapkan lagi sistem pangkalan data yang digunakan. Antara
manafaat daripada kesepaduan data ialah

1. Memudahkan kawalan terhadap data

Seperti mana yang anda maklumi, Pentadbir Pangkalan Data merupakan

orang yang bertanggungjawab terhadap pangkalan data. Oleh itu, beliau
boleh mengenakan suatu standard terhadap peraturan seperti
menamakan bidang, peraturan mengemas kini, capaian data, peraturan
format fail, dan sebagainya. Kawalan secara terpusat terhadap data akan
menghilangkan masalah sinonim dan hononim seperti mana yang wujud
dalam sistem pemprosesan fail.

2. Perkongsian data

Melalui sistem pangkalan data, fail tidak lagi dimiliki secara mutlak oleh
jabatan tertentu sahaja, sebaliknya data dalam pangkalan data boleh
dikongsi oleh semua pengguna yang dibenarkan. Untuk itu, aturcara
pengguna boleh menggunakan takrif data yang telah disediakan oleh
sistem pengurusan pangkalan data.

3. Capaian data serempak

Dalam sistem pemprosesan fail, maklumat yang dihasilkan merupakan

cantuman beberapa fail yang diperolehi daripada beberapa jabatan yang
berbeza. Kebenaran untuk mencapai atau menggunakan data-data
tersebut juga bukan satu perkara yang mudah terutamanya organisasi
yang mempunyai dan prosedur birokrasi yang ketat. Tetapi, dengan
menggunakan sistem pangkalan data, masalah capaian serempak dapat
diatasi. Ini akan memudahkan capaian pengguna terhadap sesuatu data
dari pelbagai jabatan dalam organisasi yang sama.

4. Pertambahan maklumat

Jika data disimpan berasingan seperti dalam sistem pemprosesan fail,

maka ia akan menyebabkan nilai maklumat adalah terhad dan terbatas
kepada sesuatu jabatan sahaja. Namun, melalui kesepaduan data ia akan
mengizinkan rujukan di antara fail dibuat bagi menghasilkan maklumat
tambahan untuk organisasi tanpa melibatkan pertambahan data baru.

188
(c) Kebebasan format fail

Pangkalan data bukan sahaja menyimpan data tetapi ia juga menyimpan

format fail. Mengikut piawaian yang telah ditetapkan, capaian kepada
data dan format fail boleh dibuat melalui sistem pengurusan pangkalan
data. Manakala bagi atur cara pengguna, ia tidak perlu menyimpan
format data yang digunakan. Keadaan ini menunjukkan bahawa atur cara
penggunaan pangkalan data tidak bergantung kepada struktur dalaman
pangkalan data. Ini bermaksud, format fail mungkin boleh diubah
namun, atur cara penggunaan tidak perlu ditulis semula apabila
perubahan dilakukan terhadap format fail. Sistem pengurusan pangkalan
data juga bertanggungjawab memadankan unsur-unsur data yang ditakrif
oleh aturcara penggunaan kepada struktur fizikal seperti mana yang
disimpan dalam pangkalan data.

Masalah ketidakserasian fail juga tidak berulang lagi seperti mana yang
berlaku di dalam sistem pemprosesan fail. Ini kerana seluruh sistem
pangkalan data adalah ditadbir oleh seorang pentadbir pangkalan data.
Selain itu, semua atur cara penggunaan diberikan hak terhadap capaian
kepada pangkalan data melalui sistem pengurusan pangkalan data yang
serasi dengan sistem pengurusan pangkalan data tersebut.

(d) Perwakilan data organisasi

Kesepaduan data memperlihatkan perhubungan secara jelas di antara fail

dan rekod dalam pangkalan data. Perhubungan ini dapat mengelak
daripada berlakunya kesukaran untuk memilih sesuatu model data untuk
perwakilan data dalam pangkalan data. Tambahan lagi, sesuatu model
data adalah penting kerana ia dapat mencerminkan operasi sebenar
sesebuah organisasi. Sebagai contohnya, fail JABATAN,
PELANGGAN, STAF, dan unsur datanya mencerminkan operasi asas
sebuah organisasi perniagaan dari pandangan seorang pengguna.

(e) Tatacara keselamatan lebih selamat

Sebenarnya, risiko kehilangan data dalam sistem pangkalan data adalah

lebih tinggi berbanding sistem pemprosesan fail kerana data disimpan
hanya pada satu tempat sahaja. Oleh sebab itu, sistem pangkalan data
memerlukan tatacara keselamatan yang lebih canggih. Kita dapati bahawa
sistem pangkalan data terpusat membenarkan Pentadbir Pangkalan Data
mengenakan peraturan keselamatan piawai terhadap pangkalan data.
Selain itu, Pentadbir Pangkalan Data diberikan hak untuk mereka bentuk
mekanisme keselamatan tambahan seperti penggunaan kata laluan,
kebenaran capaian bertingkat, dan menguatkuasakan keselamatan fizikal.

189
(f) Kapasiti capaian pengguna tinggi

Sistem pemprosesan fail direka bentuk untuk memenuhi keperluan

pengguna dan penggunaannya adalah terhad untuk jabatan tertentu
sahaja. Ia juga tidak mempunyai mekanisme kawalan bagi menentukan
capaian serempak oleh ramai pengguna. Keadaan ini dapat menghindari
kehilangan data dan secara tidak langsung meningkatkan kewibawaan
data. Namun begitu, sistem pengurusan pangkalan data pada hari ini
mempunyai mekanisme kawalan pemprosesan serempak dan mekanisme
ini berfungsi dalam menentukan keselamatan dan kewibawaan data agar
sentiasa terjamin.

(g) Tatacara sandar dan pemulihan

Dalam sistem pemprosesan fail, pembuatan sandaran data merupakan

tanggungjawab pengatur cara pengguna. Biasanya sandaran dibuat di atas
pita pada sela masa tertentu. Sekiranya berlaku kegagalan sistem, data
urus niaga (semenjak sandaran terakhir dibuat sehingga masa kegagalan
berlaku) akan hilang. Biasanya pemulihan memakan masa. Namun
begitu, sistem pengurusan pangkalan data hari ini mempunyai tatacara
sandar dan pemulihan yang cekap serta tidak membebankan pengguna
atau pengatur cara pengguna. Untuk makluman anda, setiap
pengemaskinian pangkalan data direkodkan dalam satu log yang
digunakan untuk memulihkan sistem apabila berlaku sesuatu kegagalan
atau gangguan terhadap sistem pangkalan data.

4.7 KELEMAHAN SISTEM PANGKALAN DATA

Sistem pangkalan data sememangnya mempunyai kelebihan yang secara

langsung telah mengatasi kelemahan-kelemahan yang wujud dalam sistem
pemprosesan fail. Namun begitu, sistem pangkalan data turut
mempunyai kelemahannya yang tersendiri. Kelemahan-kelemahan
ataupun kekurangan yang wujud dalam sistem pangkalan data ialah

(a) Kos tinggi

Bagi komputer peribadi, kos sistem pengurusan pangkalan data adalah

rendah kerana saiz dan keperluannya yang tidak kompleks. Tetapi, bagi
sebuah organisasi yang besar biasanya memerlukan sistem pengurusan
pangkalan data menggunakan kerangka utama (mainframe) untuk
persekitaran pelbagai pengguna. Ini menyebabkan kos pembangunan
sistem pangkalan data adalah tinggi untuk organisasi besar. Walau
bagaimanapun, pelaburan membeli atau membina sendiri sistem
pengurusan pangkalan data biasanya mendatangkan keuntungan kepada
syarikat untuk tempoh jangka masa panjang.

190
Masalah kos ini adalah ketara terutamanya di kalangan syarikat atau
organisasi seperti syarikat baru, organisasi bersaiz sederhana, organisasi
berisiko tinggi kepada kerugian, dan sebagainya.

(b) Kos perkakasan

Pemasangan sistem pengurusan pangkalan data mungkin memerlukan

sokongan perkakasan yang lebih tinggi dari aspek keupayaan. Mungkin
juga perlu dibeli satu komputer untuk dijadikan sebagai sistem pelayan-
pelanggan data yang khusus untuk menempatkan sistem pengurusan
pangkalan data. Kos perkakasan ini dikategorikan sebagai kos tetap
kepada sesebuah syarikat atau organisasi.

(c) Kos penukaran

Proses penukaran sistem pemprosesan fail kepada sistem pangkalan data

atau daripada satu sistem pengurusan pangkalan data kepada satu sistem
pengurusan pangkalan data yang lain juga melibatkan kos yang besar.
Pertambahan kos juga melibatkan kerja-kerja seperti penukaran format
data, penulisan aturcara pengguna, pengubahsuaian format data, dan
sebagainya. Proses penukaran ini pula memakan masa dan memerlukan
latihan semula staf yang berkenaan.

(d) Saiz dan kerumitan

Perisian yang mempunyai berbagai fungsi seperti sistem pengurusan

pangkalan data adalah bersifat rumit dan memerlukan ruang setoran serta
ruang kerja yang besar. Ini bermakna organisasi perlu bersedia untuk
menghadapi sebarang pertambahan kos yang tinggi dari aspek setoran
dan penyenggaraan serta tambahan gaji untuk staf yang berkemahiran.

(e) Prestasi tidak konsisten

Sistem pengurusan pangkalan data merupakan perisian umum yang dapat

memenuhi berbagai bentuk penggunaan. Prestasi sesetengah pengguna
mungkin tidak sebaik sistem pengendalian fail yang dikhususkan untuk
satu-satu tugas tertentu. Ini mewujudkan ketidakserasian di antara
pengguna dengan sistem pengurusan pangkalan data.

Keserasian dalam konteks ini bukanlah bermaksud sistem pengurusan

pangkalan data tersebut tidak sesuai. Tetapi keserasian tersebut merujuk
kepada aspek pengetahuan dan kemahiran pengguna yang rendah
sehingga menyebabkan sistem pangkalan data tidak digunakan
sepenuhnya. Ini bermaksud pengguna mahir akan menggunakan sistem
191
pangkalan data pada tahap maksimum manakala pengguna tidak mahir
pula hanya menggunakan sebahagian sahaja daripada keupayaan sebenar
sesuatu sistem.

(f) Risiko kegagalan

Risiko kegagalan dalam sistem pangkalan data adalah lebih tinggi

berbanding sistem pemprosesan fail kerana data dan sistemnya adalah
terpusat. Semua pengguna bergantung kepada sistem pengurusan
pangkalan data dan pangkalan data yang tunggal. Justeru itu, kegagalan
mana-mana bahagian menyebabkan keseluruhan sistem tergendala.

4.8 APLIKASI SISTEM PANGKALAN DATA

Era teknologi maklumat dan komunikasi ini menyebabkan semakin

banyak organisasi mengguna dan membangunkan pangkalan data
masing-masing. Ini menyebabkan sebahagian besar rutin kehidupan kita
menggunakan pangkalan data sebagai alat semasa berurusan. Misalnya,
apabila kita mahu membuat pembelian sejenis bahan pencuci pakaian
jenama PQR melalui internet. Sebenarnya secara tidak langsung kita telah
menggunakan pangkalan data yang disediakan oleh syarikat yang menjual
bahan pencuci jenama PQR itu melalui internet. Oleh yang demikian,
kita akan melihat beberapa contoh aplikasi sistem pangkalan data dalam
kehidupan seharian.

(a) Sistem tempahan tiket kapal terbang

Anda mungkin pernah menaiki kapal terbang ataupun pernah memesan

tiket kapal terbang. Sebenarnya, sistem tempahan tiket kapal terbang
merupakan salah satu daripada aplikasi sistem pangkalan data yang
terawal diamalkan. Misalnya, apabila kita menempah tiket penerbangan di
kaunter tiket, maka jurujual tiket pasti akan meminta butiran peribadi
seperti nama dan nombor kad pengenalan. Selain itu, maklumat
tambahan juga turut diminta. Antara maklumat tambahan yang biasa
diminta ialah tarikh penerbangan, destinasi penerbangan, bilangan
tempat duduk dikehendaki, masa penerbangan, dan sebagainya.

Sebenarnya maklumat diri dan maklumat tambahan yang diminta tadi

disimpan di dalam pangkalan data. Secara khususnya, sistem tempahan
tiket kapal terbang akan menyimpan maklumat mengenai penerbangan,
tiket dan tempahan. Maklumat penerbangan adalah seperti masa
bertolak, tempoh, destinasi, nombor penerbangan dan sebagainya.
Maklumat tiket pula meliputi harga, jenis, dan bilangan tempat duduk.
Manakala maklumat tempahan adalah meliputi nombor tempat duduk,
bilangan tempat duduk, jantina, dan sebagainya.

192
Kesimpulannya, sistem ini mestilah berupaya mengurus tempahan dari
mana-mana tempat. Beberapa agensi penerbangan mungkin mencapai
sistem ini pada satu masa yang sama. Untuk itu, sistem pengurusan
pangkalan data untuk tempahan tiket penerbangan mestilah berupaya
menangani capaian serempak supaya tidak berlaku masalah tempahan
bertindih misalnya, tidak akan ada dua penumpang diberi nombor
tempat duduk yang sama oleh agensi penerbangan yang berlainan.

(b) Sistem pinjaman dan tempahan buku

Anda pastinya sudah biasa dengan perpustakaan terutamanya semasa

anda berada di sekolah rendah dan menengah. Anda akan mendapati
bahawa urusan pinjaman buku dilakukan dengan menggunakan kad
pinjaman manakala kaunter pinjaman pula akan mencatatkan tarikh akhir
pemulangan kepada peminjam. Dalam tahun 1980-an dahulu,
kebanyakan sistem pinjaman buku daripada perpustakaan menggunakan
kaedah sistem pangkalan data manual. Ini dapat diperhatikan apabila
petugas di perpustakaan mencatatkan tajuk buku, bilangan buku, nombor
siri dan tarikh pemulangan buku ke dalam sebuah buku rekod khas.
Namun demikian, sistem pangkalan data telahpun digunakan pada hari
ini di kebanyakan perpustakaan.

Pangkalan data perpustakaan biasanya menyimpan data-data mengenai

buku, peminjam, dan staf. Data mengenai buku adalah seperti nombor
perolehan, nombor siri buku, tajuk, pengarang, penerbit, dan akaun.
Manakala data peminjam pula merujuk kepada data peribadi seperti
nama, alamat, umur, jantina, dan sebagainya. Data mengenai staf pula
meliputi data seperti hari bertugas, rekod keluar-masuk perpustakaan,
tarikh bercuti, kaunter bertugas, dan sebagainya. Dengan adanya sistem
pangkalan data seperti ini maka secara langsung ia memudahkan proses
peminjaman dilakukan.

Seperkara lagi, apabila kita ke perpustakaan kita mendapati bahawa

kebanyakan perpustakaan masa kini menyediakan terminal komputer
untuk kegunaan pengunjung. Terminal tersebut digunakan untuk
penyemakan status buku sama ada buku yang kita hendak pinjam itu ada
dalam koleksi perpustakaan atau tidak. Penyemakan itu dibuat dengan
hanya membuat semakan melalui nama tajuk ataupun nama pengarang.
Selain itu, jika buku yang kita kehendaki itu dipinjam, kita juga boleh
mengetahui tarikh pemulangan buku tersebut dan boleh membuat
tempahan sekiranya diperlukan. Jadi jelaslah bahawa sistem pengurusan
pangkalan data adalah penting bagi memastikan agar buku yang sama
tidak dipinjam pada satu masa yang sama. Sebenarnya banyak lagi fungsi
terminal yang dibincangkan tadi dan sesetengah perpustakaan terminal
tersebut dikenali sebagai OPAC.

193
(c) Sistem pangkalan data pesakit

Dalam tahun 1980-an dahulu, kita mendapati bahawa kebanyakan sistem

di klinik menyimpan rekod pesakitnya di atas kad. Sistem ini sebenarnya
tidak lagi praktikal jika diamalkan dan situasi menjadi lebih kritikal jika
rekod pesakit semakin bertambah sehinggakan menyebabkan rutin kerja
semakin lambat. Untuk itu, penggunaan sistem pangkalan data yang lebih
berkesan diperlukan untuk menampung keperluan yang semakin
meningkat terutamanya di kalangan organisasi perkhidmatan seperti
perkhidmatan kesihatan.

Melalui sistem pangkalan data, data pesakit dan data rawatan boleh
direkodkan secara elektronik. Data pesakit yang boleh disimpan di dalam
pangkalan data adalah seperti nama, nombor kad pengenalan, alamat, dan
nombor telefon. Manakala data rawatan yang berkaitan pula ialah tarikh,
jenis pesakit, rawatan dan ubat-ubatan. Pengenalan sistem pangkalan data
untuk kegunaan pusat atau hospital kesihatan menjadikan tugas
mengurus kemasukan dan perubatan pesakit menjadi lebih mudah dan
sistematik.

Selain itu, sistem pangkalan data untuk hospital atau pusat kesihatan juga
berupaya menjana borang, laporan, dan bil rawatan. Dengan adanya
sistem pangkalan data, maka secara langsung ia mempertingkatkan
prestasi kerja dalam sektor tersebut. Pada hari ini, kita dapati bahawa
hampir kebanyakan hospital atau pusat kesihatan mempunyai sistem
pangkalan data untuk membantu menjalankan operasi harian mereka.

SOALAN DALAM TEKS 4.9

1. Jelaskan secara ringkas kelebihan sistem pangkalan

data.
2. Jelaskan secara ringkas kelemahan sistem
pangkalan data.
3. Jelaskan secara ringkas satu contoh aplikasi sistem
pangkalan data.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

194
4.9 MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access merupakan salah satu komponen perisian pangkalan

data dan berupaya bertindak sebagai sistem pengurusan pangkalan data
yang sistematik dan efisien. Microsoft Access seperti mana perisian lain
juga telah melalui evolusi dari satu versi ke satu versi. Setiap versi
Microsoft Access seperti Access 95, Access 97, Access 2000 dan Access
2002 atau Access XP sudah tentu mempunyai ciri tersendiri yang
menjadikannya sebagai platform terbaik untuk tujuan penyimpanan,
perekodan, dan perolehan serta capaian data oleh pengguna.

Versi terkini Microsoft Access adalah versi Microsoft Access Experience

User atau Access XP dan versi ini mempunyai pelbagai kelebihan dan
keupayaan baru yang membolehkannya menjadi peneraju dalam
teknologi perisian pangkalan data bagi kumpulan kecil ataupun lebih
dikenali sebagai desktop database package. Seseorang individu perlu
mempunyai sedikit pengetahuan mengenai asas pangkalan data bagi
membolehkan mereka mereka cipta sistem pangkalan data yang baik dan
sesuai berdasarkan kehendak dan konteks masing-masing.

Microsoft versi XP mempunyai koleksi yang hampir sama dengan

Microsoft Access versi terdahulu yakni table, queries, form, report dan pages
yang seringkali digunakan untuk tujuan mengurus dan menyelenggara
data-data. Koleksi ini dikenali sebagai objek pangkalan data (database
objects) dan Rajah 4.16 merupakan rajah yang berkaitan. Koleksi ini
merupakan alat yang digunakan untuk mencipta segmen-segmen
pangkalan data manakala Microsoft Access akan menyimpan kesemua
segmen-segman yang dihasilkan tadi sebagai fail pangkalan data. Setiap
segmen atau objek yang dihasilkan saling berkaitan dan bersandar.

Rajah 4.16
Database Objek Bagi Microst Access XP

195
Telah dinyatakan sebelum ini, pengguna perlu mempunyai sedikit
pengetahuan mengenai pangkalan data supaya proses pembangunan
sistem pangkalan data menggunakan Microsoft Access dapat
dilaksanakan dengan mudah. Perancangan yang teliti dalam
pembangunan pangkalan data adalah penting supaya sistem pangkalan
data yang dibangunkan berupaya beroperasi seperti mana yang
dikehendaki. Asas mengenai sistem pangkalan data yang anda pelajari
pada awal bab ini adalah mencukupi untuk tujuan memulakan
perancangan dan mereka bentuk sistem pangkalan data yang memenuhi
kehendak anda.

Microsoft Access XP mempunyai kelebihan dan kelemahan yang

tersendiri. Microsoft Access merupakan perisian pangkalan data dalam
kategori desktop database package dan ia bukanlah satu perisian yang cuba
menandingi keupayaan perisian pangkalan data berskala besar seperti
Oracle atau SQL server. Microsoft Access XP merupakan perisian
pangkalan data berskala kecil dan merupakan peneraju perisian pangkalan
data dalam kategori itu. Antara kelebihan Microsoft Access XP ialah

(i) Ia mudah diintegrasikan dengan perisian-perisian

Microsot Office yang lain seperti Microsoft Word,
Microsoft Excel, Microsoft Power Point, dan sebagainya.
(ii) Microsoft Access merupakan perisian pangkalan data
yang popular di serata dunia dan dengan ini terdapat
banyak perisian sokongan atau add-ons ataupun third party
software yang mampu mempertingkatkan keupayaan dan
kemampuan perisian Microsoft Access.
(iii) Keupayaan menerima pengguna dari pelbagai latar
belakang dan aras kemahiran yang berbeza-beza. Oleh
yang demikian, ia merupakan user-friendly terutamanya di
kalangan pengguna baru.

Walaupun Microsoft Access mempunyai kelemahan tersendiri namun ia

adalah perisian yang diminati dalam kelas perisian sistem pangkalan data
berskala kecil. Oleh itu, ia adalah sesuai digunakan oleh organisasi
berskala kecil seperti perniagaan runcit, perkhidmatan pelancongan,
perniagaan francais, dan sebagainya.

4.9.1 Struktur dan Reka bentuk Microsoft Access XP

Untuk pengetahuan anda, Microsoft Access merupakan perisian sistem

pangkalan data dalam kategori relational database dan ia beroperasi
berasaskan penggunaan objek seperti table, report, queries, forms, pages,
macros dan modules. Ini bermaksud, pembangunan sesuatu sistem
pangkalan data adalah berdasarkan penggunaan objek-objek tersebut.

196
Kita akan membincangkan secara ringkas objek-objek yang digunakan
untuk tujuan pembangunan pangkalan data tersebut. Untuk itu, Rajah
4.17 menunjukkan objek-objek bagi struktur perisian Microsoft Access
yang perlu diketahui terlebih dahulu oleh setiap pengguna.

Rajah 4.17
Objek-objek Bagi Struktur Perisian Microsoft Access

• Table
• Form
• Pages
• Query
• Report
• Macro

Anda akan mempelajari satu persatu setiap objek yang dinyatakan dalam
Rajah 4.17 tadi. Adalah diharap agar anda dapat menerokai sendiri
perisian tersebut di rumah mahupun di pejabat.

(a) Table

Table ataupun jadual selalunya digunakan untuk menyimpan maklumat

atau data bagi sesebuah pangkalan data. Pengguna boleh memapar,
meminda, memasukkan data dan melaksanakan apa-apa perubahan
terhadap data yang terdapat dalam pangkalan data. Kandungan jadual
boleh direka oleh pengguna itu sendiri berdasarkan pilihan masing-
masing. Misalnya, kandungan jadual bagi data pelajar ialah nama pelajar,
nombor kad pengenalan, nombor matrik, alamat, jantina, alamat kolej,
dan sebagainya. Terdapat tiga ikon yang berkaitan seperti dalam Jadual
4.18 iaitu create table in design view, create table by using wizard dan create table by
entering data.

Rajah 4.18
Objek Table dalam Microsoft Access XP

197
(b) Form

Form atau borang pula merujuk kepada tetingkap yang digunakan untuk
memapar serta memasukkan sesuatu data ke dalam sebuah atau lebih
bilangan jadual tadi. Penggunaan borang akan memudahkan operasi rutin
seperti menambah, memapar atau melakukan apa-apa perubahan
terhadap data atau maklumat. Ini kerana form akan memaparkan kesemua
maklumat bagi kesemua rekod dalam satu halaman yang sama. Ini
bermaksud form bertindak memaparkan kesemua rekod yang telah dicipta
melalui jadual. Misalnya, katakan terdapat 100 jadual berkaitan dengan
data pelajar, form akan bertindak memaparkan kesemua data bagi 100
rekod pelajar ini. Rajah 4.19 merupakan struktur bagi form yang telah kita
bincangkan sebentar tadi.

Rajah 4.19
Objek Form dalam Microsoft Access XP

(c) Query

Query membolehkan seseorang pengguna mempersembahkan sesuatu

maklumat atau data dalam bentuk yang lebih bermakna dan ia
membenarkan capaian ke atas rekod-rekod tertentu berdasarkan
kehendak atau keperluan seseorang pengguna. Dengan ini, pemilihan
terhadap rekod boleh dilakukan dengan menggunakan objek form ini.
Selain itu, query boleh digunakan untuk menggabungkan lebih dari satu
table bagi tujuan membentuk satu hubungan data seperti mana yang
dikehendaki oleh pengguna. Rajah 4.20 merupakan rajah berkaitan objek
query.

198
 Rajah 4.20
Objek Query dalam Microsoft Access XP

(d) Report

Report atau laporan merupakan maklumat daripada table atau query yang
disusun dalam format khusus bagi tujuan cetakan. Ia juga boleh
digunakan untuk memasukkan elemen-elemen ungkapan arithmetik,
jumlah rekod, label, carta, dan sebagainya. Untuk itu, anda perlu merujuk
Rajah 4.21 bagi mengetahui kedudukan dan kandungan objek report.

Rajah 4.21
Objek Report dalam Microsoft Access XP

(e) Pages

Pages atau Data Access Pages merupakan kemudahan bagi membina satu
sistem yang membolehkan seseorang pengguna mempersembahkan,
memasukkan, meminda, atau melakukan apa-apa perubahan terhadap
data menerusi kemudahan rangkaian internet. Ini bermaksud
pengubahan data secara online boleh dilakukan dan kemudahan ini
merupakan kelebihan istimewa perisian Microsoft Access XP. Rajah 4.22
merupakan rajah berkaitan dengan objek pages.
Rajah 4.22

199
 Objek Pages dalam Microsoft Access XP

(f) Macro

Macro merupakan penyimpan koleksi arahan atau lebih mengenai operasi

kerja yang ingin dilaksanakan oleh Microsoft Access. Proses simpanan ini
berlaku secara automatik berdasarkan peristiwa atau situasi tertentu.

(g) Modules

Module merupakan objek yang mengandungi prosedur atau kod atur cara
yang dihasilkan melalui penggunaan perisian Visual Basic. Ia berupaya
mempertingkatkan lagi fungsi serta keupayaan perisian Microsoft Access
XP.

4.9.2 Relationships

Relationship merujuk kepada ikatan atau perhubungan yang dibentuk di

antara table atau query. Relationship bertindak menghubungkan table yang
mempunyai elemen atau medan yang sepadan. Perhubungan yang dibina
ini akan membolehkan satu report atau query yang bermakna dihasilkan.
Misalnya, perhubungan di antara pelajar dengan program pengajian dan
kolej kediaman adalah seperti dalam Rajah 4.23.

Perhubungan yang dibentuk ialah pelajar dan dihubungkan dengan

program MOT dan Kolej A. Ini bermaksud, pelajar tersebut mengambil
program MOT dan tinggal di Kolej kediaman A. Selain itu, jenis
hubungan terdiri daripada pelbagai kategori seperti one-to-one, one-to-
many, many-to-many, dan sebagainya.
Rajah 4.23
Relationships antara Pelajar, Program Pengajian, dan Kolej Kediaman

200
 PELAJAR PROGRAM KOLEJ

• Nama • BBA • Kolej A

• Matrik • BHRM • Kolej B
• Umur • BIT • Kolej C
• Tarikh lahir • MOT • Kolej D
• Bangsa • BMM • Kolej E
• Pendidikan • BPM
tertinggi

SOALAN DALAM TEKS 4.10

1. Huraikan secara ringkas objek-objek yang terdapat

pada perisian Microsoft Access XP.
2. Jelaskan secara ringkas bagaimana konsep
hubungan (relationships) dalam konteks organisasi
perniagaan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

4.10 KESIMPULAN

Kesimpulannya, sistem pangkalan data boleh dianggap sebagai pusat

penting yang memyimpan pelbagai maklumat dan data mengenai sesuatu
perkara. Boleh dikatakan bahawa pangkalan data merupakan rekod
formal mengenai segala aktiviti yang dilakukan oleh individu, organisasi,
dan masyarakat. Untuk melihat dan mengkaji apa ayang berlaku ke atas
individu, organisasi, dan masyarakat, pangkalan data perlu dianalisis dan
diubah suai dari semasa ke semasa.

Kemunculan teknologi baru khususnya perisian yang berkaitan dengan

pembangunan sistem pangkalan data telah mempertingkatkan kualiti dan
prestasi pangkalan data yang ada pada hari ini. Selain itu, perkembangan
konsep baru mengenai pangkalan data seperti konsep pangkalan data

201
pintar mencerminkan bahawa kita semua memerlukan sistem pangkalan
data yang efisien, efektif, dan sistematik.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Data yang diperolehi daripada persekitaran atau luar organisasi

dikenali sebagai…..

A. external data.
B. internal data.
C. extra data.
D. intranet data.

2. Berikut merupakan kendali asas bagi data KECUALI

A. penyimpanan.
B. perekodan.
C. perolehan semula.
D. pemulihan data.

3. Berikut merupakan kumpulan pakar komputer dalam

pembangunan pangkalan data KECUALI

A. pentadbir pangkalan data.

B. pengatur cara program.
C. eksekutif pangkalan data.
D. petugas kemasukan data.

4. Berikut merupakan pihak berkepentingan dalaman terhadap data

organisasi KECUALI

A. lembaga pengarah.
B. pihak kerajaan.
C. ketua jabatan.
D. pengurus.

5. Berikut merupakan berkepentingan luaran terhadap data

organisasi KECUALI

A. pelanggan.
B. pekerja.
C. kreditor.
D. pesaing.

202
6. Berikut merupakan objek yang terdapat di dalam Microsoft
Access XP KECUALI
A. table.
B. form.
C. log on.
D. modules.

7. Kos tinggi yang berkaitan dengan kelemahan sistem pangkalan

data adalah merujuk kepada kos…….
A. kos perkakasan dan kos penukaran.
B. kos masa dan kos jarak.
C. kos berubah dan kos tidak dijangka.
D. kos tidak dijangka dan kos masa.

8. Apakah yang menjadi asas kepada sistem pangkalan generasi

kedua?
A. Model entiti.
B. Model hubungan.
C. Model berasaskan objek.
D. Model sistem.

9. Berikut merupakan kelebihan yang ada pada perisian Microsoft

XP KECUALI
A. mudah diintegrasi dengan perisian Microrsoft yang lain.
B. terdapat perisian sokongan yang meningkatkan
keupayaannya.
C. digunakan untuk membina pangkalan data bagi syarikat
besar.
D. keupayaan menerima pengguna yang berbeza latar
belakang.

10. Apakah fungsi Macro pada Microsoft Access XP ?

A. Merupakan penyimpan koleksi arahan dan operasi kerja.
B. Membolehkan persembahan maklumat dalam bentuk yang
lebih bermakna.
C. Memapar dan memasukkan data grafik dan angka.
D. Menyimpan data atau maklumat bagi sesebuah pangkalan
data.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

203
 JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 4.1

1. Data ditakrifkan sebagai fakta mengenai suatu benda, perkara,

orang, entiti, fenomena, dan seumpamanya. Ini bermaksud
bahawa apa-apa yang berlaku dalam kehidupan seharian atau
pengalaman seharian akan menghasilkan data. Biasanya fakta-
fakta tadi direkodkan oleh pihak tertentu untuk tujuan tertentu.
Biasanya dirujuk sebagai data mentah.

2. Maklumat ditakrifkan sebagai data-data yang telah melalui proses

kendalian data dan disusun atur dalam bentuk yang boleh
digunakan untuk proses pembuatan sesuatu keputusan. Ini
bermaksud bahawa maklumat merujuk kepada kesemua data-data
yang telah diproses dan boleh digunakan untuk sesuatu tujuan.

3. Proses kendalian data adalah seperti pengesahan, pengisihan,

pengkelasan, pencarian, pengiraan, dan peringkasan.

4. Data penting untuk organisasi perniagaan adalah seperti harga

barangan, harga input, harga bahan mentah, kadar upah, kadar
pinjaman, bilangan penduduk, kos sewa bangunan, kos
pengangkutan, kos pengiklanan, dan sebagainya.

5. Kepentingan maklumat bagi organisasi Kaji Cuaca ialah seperti

berikut:

(i) Merancang strategi tertentu sebagai langkah

kawalan bencana.
(ii) Menyediakan perkhidmatan semasa kepada mangsa
bencana.
(iii) Menyalurkan maklumat mengenai cuaca mutakhir.
(iv) Memudahkan proses anggaran kos kerugian
bencana alam.

SDT 4.2

1. Pangkalan data merujuk kepada himpunan data yang disimpan

pada suatu tempat simpanan data. Biasanya data-data tersebut
adalah saling berkait antara satu sama lain dan ia disusun dalam
aturan tertentu supaya mudah dicapai dan dapat digunakan oleh
pelbagai kategori pengguna. Pangkalan data dibangunkan
bertujuan untuk menghimpunkan kesemua data-data yang
dikehendaki oleh sesebuah organisasi.

204
2. Sistem pengurusan pangkalan data merupakan sistem perisian
yang membenarkan pengguna untuk melaksanakan takrifan,
penciptaan, pengemaskinian, menyusun, mengurus, dan
menyelenggara pangkalan data. Sistem pengurusan pangkalan
data juga berkeupayaan untuk mengawal capaian (akses) data-data
yang dikehendaki dalam satu pangkalan data.

3. Contoh bagi komposisi pangkalan data penduduk

(i) Bilangan penduduk

(ii) Jantina penduduk
(iii) Saiz isi rumah
(iv) Bangsa
(v) Agama
(vi) Tarikh lahir
(vii) Tempat Lahir

4. Tiga komponen asas penting bagi sistem pengurusan pangkalan

data ialah bahasa definisi data (data definition language), bahasa
manipulasi data (data manipulation language), dan kamus data
(dictionary data).

SDT 4.3

1. Sistem pangkalan data didefinisikan sebagai keseluruhan sistem

yang terdiri daripada empat perkara utama iaitu pangkalan data,
sistem pengurusan pangkalan data, aturcara pengguna, dan
pengguna. Komponen-komponen ini adalah saling berinteraksi
dan berhubungan di antara satu sama lain.

2. Keperluan asas bagi sistem pangkalan data ialah data, perkakasan

dan rangkaian, perisian, prosedur, dan sumber manusia
(pengguna).

3. Kumpulan sumber manusia yang terlibat dengan sistem

pangkalan data dikategorikan kepada kumpulan pengguna dan
kumpulan pakar. Kumpulan pengguna merujuk kepada pengguna
akhir dan pemilik data, manakala kumpulan pakar komputer pula
terdiri daripada Pentadbir Pangkalan Data, Pengatur Cara
Program dan Petugas Kemasukan Data.

(i) Pengguna akhir: Merupakan individu atau organisasi yang

menjadi pengguna kepada pangkalan data dan mereka
mengakses pangkalan data untuk tujuan tertentu.
(ii) Pemilik data: Merupakan pihak yang mengarahkan
pembangunan pangkalan data untuk organisasi tersebut.
205
 Mereka merupakan pihak menentukan speksifikasi dan
komposisi serta tujuan pembinaan pangkalan data.
(iii) Pentadbir Pangkalan Data: Merupakan pihak paling
penting dalam pembangunan Pangkalan Data dan mereka
yang akan menentukan speksifikasi pengguna dipenuhi
seperti dikehendaki. Selain itu, mereka juga perlu
memahami seni bina pangkalan data, jenis sistem
keselamatan, pemulihan bencana, kaedah capaian
pangkalan data, dan keperluan lain pangkalan data.
Mereka juga bertanggungjawab menyemak kamus data
dari semasa ke semasa. Seterusnya mereka akan
menentukan Sistem Pengurusan Pangkalan Data yang
sesuai digunakan bagi tujuan pembangunan pangkalan
data organisasi.
(iv) Pengatur Cara Program: Merupakan orang yang
bertanggungjawab membuat kod atur cara dan
menyediakan program latihan kepada pengguna akhir
pangkalan data.
(v) Petugas Kemasukan Data: Merupakan orang yang
bertanggungjawab untuk kerja-kerja kemasukan data ke
dalam pangkalan data. Kepentingan petugas ini semakin
meningkat terutamanya di kalangan organisasi yang
terlibat secara langsung dengan data dalam urusan rutin
kerja. Selain itu, mereka juga bertanggungjawab untuk
mengemas kini data yang terdapat di dalam Pangkalan
Data.

SDT 4.4

1. Pengurusan data yang efektif dapat dikaji dari empat perspektif,

yakni

(i) Timely iaitu masa yang diambil untuk pengekstrak data

dengan pantas.
(ii) Ketepatan iaitu maklumat yang dikumpul adalah tepat.
(iii) Bersifat semasa iaitu maklumat yang terkini.
(iv) Relevan iaitu sebarang maklumat yang diambil dan
dibuat adalah bersesuaian dengan topik yang
dikehendaki.

2. Masalah yang wujud akibat pengurusan tidak cekap terhadap data

organisasi ialah

(i) Keputusan tidak tepat dan relevan.

(ii) Kos Tinggi.

206
 (iii) Kebolehsaingan lemah.
(iv) Imej organisasi terjejas.
(v) Pertindihan data.
(vi) Kemas kini data.

SDT 4.5

1. Contoh penggunaan sistem pemprosesan fail bagi organisasi

perniagaan (Jabatan Pemasaran) adalah seperti berikut:

Output Kategori Penggunaan

Senarai
NAMA Pelanggan
PELANGGAN Penjadualan
Pelanggan

Senarai
LOKASI
PELANGGAN
Lokasi

2. Masalah-masalah yang berkaitan sistem pemprosesan fail adalah

seperti berikut:

(i) Batasan program data.

(ii) Pengulangan data.
(iii) Perkongsian data terhad.
(iv) Penyelenggaraan data persendirian.
(v) Data tidak konsisten.

SDT 4.6

1. Pihak berkepentingan dikategorikan kepada dua kumpulan utama

yakni pihak berkepentingan dalaman dan pihak berkepentingan
luaran. Untuk pihak berkepentingan dalaman adalah terdiri
daripada:

(i) Lembaga Pengarah.

(ii) Pengurus Eksekutif.
(iii) Ketua Jabatan.
(iv) Pengurus.
(v) Kerani dan sebagainya.

Manakala pihak berkepentingan luaran pula terdiri daripada:

207
 (i) Pelanggan.
(ii) Kesatuan sekerja.
(iii) Pihak kerajaan.
(iv) Pembekal dan sebagainya.

2. Kepentingan data kepada pihak berkepentingan luaran adalah

seperti berikut:

(i) Pelanggan: Membolehkan penilaian dibuat terhadap

prestasi perkhidmatan atau kualiti produk yang
ditawarkan oleh syarikat.
(ii) Kesatuan Sekerja: Membolehkan pengenalpastian
terhadap perlaksanaan tanggungjawab sosial syarikat
di kalangan para pekerja.
(iii) Pihak Kerajaan: Membolehkan proses kawalan dan
pemantauan terhadap aktiviti dan operasi syarikat
agar tidak bercanggah dengan peraturan.
(iv) Pembekal: Membolehkan anggaran dan analisis
terhadap kos perbekalan yang baik seperti
dikehendaki oleh syarikat.
(v) Kreditor: Membolehkan penilaian terhadap prestasi
semasa dan penilaian terhadap prospek dan masa
depan syarikat dalam pasaran.
(vi) Pemborong: Membolehkan pengenalpastian terhadap
arah aliran perkhidmatan atau produk yang
dikeluarkan oleh syarikat.
(vii) Pesaing: Membolehkan perbandingan dari aspek
spesifikasi produk atau perkhidmatan yang
ditawarkan oleh syarikat.
(viii) Masyarakat Umum: Membolehkan masyarakat
terlibat secara tidak langsung terhadap operasi dan
aktiviti syarikat dari semasa ke semasa.

3. Asas kepada sistem pangkalan data generasi pertama ialah

pembangunan Integrated Data Storage. Pembangunan Integrated Data
Storage kemudiannya merintis jalan kepada terhasilan sistem
pangkalan data yang lebih baik yakni berasaskan struktur
rangkaian. Dengan adanya sistem pangkalan data rangkaian
maka, beberapa masalah terutamanya berkaitan dengan
perwakilan perhubungan data yang lebih rumit yang tidak dapat
dimodelkan menggunakan struktur hierarki.

4. Pembangunan model hubungan perlu dilihat daripada titik punca

yakni penerbitan satu kertas penyelidikan oleh E.F. Codd pada
tahun 1970. Kertas kerja ini adalah penting bagi mencadangkan

208
 satu model baru bagi sistem pangkalan data berasaskan teori
algebra hubungan dalam matematik. Susulan daripada cadangan
tersebut, satu projek yang dikenali sebagai Sistem R telah
dikendalikan di makmal penyelidikan IBM di California. Projek
ini telah menghasilkan satu model pangkalan data baru yang
dikenali sebagai model hubungan. Model hubungan telah menjadi
asas kepada sistem pangkalan data generasi kedua. Pengenalan
model hubungan telah membawa perubahan yang berpengaruh
dalam perkembangan sistem pangkalan data hari ini.

5. Sistem pangkalan data berorientasikan objek digunakan untuk

menyimpan dan menyenggara struktur data daripada
pengaturcaraan berorientasikan objek (Object-Oriented Programming
atau ringkasnya OOP). Pengaturcaraan berorientasikan objek
melihat atur cara sebagai set-set struktur data yang terdiri
daripada unsur data dan juga arahan. Struktur data yang
diprosesnya adalah lebih kompleks serta sukar disimpan dalam
pangkalan data hubungan biasa.

SDT 4.7

1. Komponen data yang terdapat pada sistem pangkalan data adalah

meliputi data pengguna, metadata, indeks, metadata pengguna,
dan data statistik.

2. Komponen perisian yang terdapat pada sistem pangkalan data

ialah sistem pengurusan pangkalan data, perisian pengguna, dan
perisian sistem kendalian.

3. Terdapat dua kategori manusia yang terlibat iaitu pengamal

sistem pangkalan data dan pengguna sistem pangkalan data.
Pengamal sistem data terdiri daripada pentadbir data dan
pentadbir pangkalan data, pereka bentuk pangkalan data dan
pengatur cara penggunaan.

SDT 4.8

1. Sistem pangkalan data terpusat bermaksud hanya terdapat satu

pangkalan data sahaja dan kesemua data disimpan pada satu
tempat. Sistem pengurusan pangkala data untuk seni bina jenis
ini diletak dalam satu perumah yang memuatkan pangkalan data.
Setiap sistem pangkalan data terpusat mempunyai ciri-ciri seni
bina yang berbeza.

2. Ciri sistem pangkalan data terpusat adalah seperti berikut:

209
 (i) Komputer pusat (Telepemprosesan).
(ii) Seni bina pelanggan-pelayan.
(iii) Pangkalan data peribadi.
(iv) Pangkalan data multimedia internet.

SDT 4.9

1. Kelebihan sistem pangkalan data ialah

(i) Pangkalan data terkawal.

(ii) Kesepaduan data.
(iii) Kebebasan format fail.
(iv) Perwakilan data organisasi.
(v) Tatacara keselamatan lebih selamat.
(vi) Kapasiti capaian pengguna tinggi.
(vii) Tatacara sandar dan pemulihan.

2. Kelemahan sistem pangkalan data ialah

(i) Kos tinggi.

(ii) Kos perkakasan.
(iii) Kos penukaran.
(iv) Saiz dan kerumitan.
(v) Prestasi tidak konsisten.
(vi) Risiko kegagalan.

3. Satu contoh aplikasi sistem pangkalan data ialah sistem tempatan

tiket kapal terbang. Sistem ini merupakan salah satu daripada
penggunaan sistem pangkalan data yang menyimpan data dan
maklumat mengenai penerbangan (seperti masa bertolak,
tempoh, destinasi, nombor penerbangan, dan sebagainya), tiket
(seperti harga, jenis, dan bilangan tempat duduk), dan tempahan
(seperti nombor tempat duduk, makanan kesukaan, dan
sebagainya). Sistem ini mestilah berupaya mengurus tempahan
dari mana-mana tempat. Beberapa agensi penerbangan mungkin
mencapai sistem ini pada satu masa yang sama. Sistem
pengurusan pangkalan data mestilah berupaya menangani capaian
serempak supaya tidak berlaku masalah tempahan bertindih,
misalnya tidak akan ada dua penumpang diberi nombor tempat
duduk yang sama oleh agensi penerbangan yang berlainan.

SDT 4.10

1. Huraian ringkas berkenaan objek-objek yang terdapat pada

perisian Microsoft Access XP adalah seperti berikut:

210
 (i) Table: Table ataupun jadual selalunya digunakan untuk
menyimpan maklumat atau data bagi sesebuah pangkalan
data. Pengguna boleh memapar, meminda, memasukkan
data dan melaksanakan apa-apa perubahan terhadap data
yang terdapat dalam pangkalan data.
(ii) Form: Form atau borang pula merujuk kepada tetingkap
yang digunakan untuk memapar serta memasukkan
sesuatu data ke dalam sebuah atau lebih bilangan jadual
tadi. Penggunaan borang akan memudahkan operasi rutin
seperti menambah, memapar atau melakukan apa-apa
perubahan terhadap data atau maklumat. Ini kerana form
akan memaparkan kesemua maklumat bagi kesemua
rekod dalam satu halaman yang sama.
(iii) Query: Query membolehkan seseorang pengguna
mempersembahkan sesuatu maklumat atau data dalam
bentuk yang lebih bermakna dan ia membenarkan
capaian ke atas rekod-rekod tertentu berdasarkan
kehendak atau keperluan seseorang pengguna.
(iv) Report: Report atau laporan merupakan maklumat daripada
table atau query yang disusun dalam format khusus bagi
tujuan cetakan. Ia juga boleh digunakan untuk
memasukkan elemen-elemen ungkapan arithmetik,
jumlah rekod, label, carta, dan sebagainya.
(v) Pages: Pages atau Data Access pages merupakan
kemudahan bagi membina satu sistem yang
membolehkan seseorang pengguna mempersembah,
meminda, atau melakukan apa-apa perubahan terhadap
data menerusi kemudahan rangkaian internet. Ini
bermaksud, pengubahan data secara online boleh
dilakukan dan kemudahan ini merupakan kelebihan
istimewa perisian Microsoft Access XP.
(vi) Macro: Macro merupakan penyimpan koleksi arahan atau
lebih mengenai operasi kerja yang ingin dilaksanakan oleh
Microsoft Access. Proses simpanan ini berlaku secara
automatik berdasarkan peristiwa atau situasi tertentu.
(vii) Modules: Module merupakan objek yang mengandungi
prosedur atau kod atur cara yang dihasilkan melalui
penggunaan perisian Visual Basic. Ia berupaya
mempertingkatkan lagi fungsi serta keupayaan perisian
Microsoft Access XP.

2. Konsep hubungan (relationships) digunakan dalam konteks

organisasi perniagaan. Ilustrasi bagi menerangkan konsep
hubungan adalah seperti berikut dan contoh tersebut merujuk
kepada pangkalan data untuk pelanggan.

211
 Relationships antara Pelanggan, Jenis Pekerjaan, dan Alamat Kediaman

Pelanggan Jenis Alamat

Pekerjaan Kediaman
• Nama
• Matrik • Eksekutif • Damansara
• Umur • Pengawai • Sentul
• Tarikh Lahir • Kerani • Petaling Jaya
• Bangsa • Penyelia • Putra Jaya
• Pendidikan
tertinggi

Perhubungan yang dibentuk ialah Pelanggan-Kerani-Petaling Jaya. Ini

bermaksud pelanggan tersebut bekerja sebagai kerani dan tinggal di
Petaling Jaya.

212