BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
NAMA PROGRAM
KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN

SEMESTER / SESI SEMESTER 2 TAHUN 1

DBG 2223 DOCUMENT PROCESSING I
KOD DAN NAMA
KURSUS
1.0 OFFICE CORRESPONDENCE
1.1 Determine types of correspondence and their requirement
1.1.1 Internal Correspondence
1.1.2 External Correspondence
NO. DAN TAJUK 1.1.3 Sales Correspondence
KOMPETENSI 1.1.4 Personalized Correspondence
1.2 Modified block style with block and indented paragraph
1.3 Obtain main points of content and information from superior
1.4 Draft office document

NO. KOD KSKV - Muka Surat: 1

NO. KOD NOSS - Daripada : 13

TAJUK/ TITLE :

MENENTUKAN JENIS DAN KEPERLUAN SURAT MENYURAT PEJABAT

DETERMINE TYPES OF CORRESPONDENCE AND THEIR REQUIREMENT

TUJUAN / PURPOSE:

Pelatih dapat mengenalpasti format yang betul dalam menyediakan surat menyurat pejabat.

PENERANGAN

1. Pengenalan
 Surat-menyurat adalah komunikasi dua hala yang berlaku dalam sesebuah
organisasi. Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod bertulis dan surat-menyurat
merupakan aspek yang sangat penting. Urusan ini tidak dapat digantikan oleh bentuk
komunikasi terkini seperti khidmat pesanan ringkas (sms) atau media sosial.

Surat adalah sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan suatu
pesanan dari satu pihak kepada pihak yang lain. Contohnya, seorang pengurus yang
mewakili organisasinya ingin menyatakan perhargaan kepada pihak berkuasa
tempatan. Sudah tentu beliau akan mengutus surat yang dikarang dengan baik dan
berterus-terang.

2. Kepentingan Dan Peranan Surat Menyurat Pejabat

Surat mempunyai peranan tertentu.Terdapat lima peranan surat secara amnya iaitu:

2.1 Menjadi alat perhubungan.

Walaupun teknologi komunikasi semakin canggih, namun surat masih berperanan

besar di kebanyakan organisasi atau sesama individu. Biarpun dipisahkan jauh
beribu batu, surat masih menjadi pilihan ramai untuk berhubung. Contoh yang jelas
ialah setiap kali musim perayaan, Pos Malaysia akan mengambil pekerja tambahan
untuk memproses surat atau kad ucapan yang dihantar kepada kenalan.

2.2 Rekod

Surat merupakan satu dokumen yang menjadi rekod pada masa depan. Walaupun
surat hanya sehelai, ia tetap dianggap menjadi rekod kerana butiran-butiran yang
ditulis tidak dapat ditarik balik melainkan disusul dengan surat yang seterusnya.
Justeru, ia menjadi lebih penting jika melibatkan urusan atau proses yang bersifat
rahsia atau sulit.

2.3 Barang bukti

Semua urusan yang bersifat rasmi dibuat melalui surat. Amat jarang urusan rasmi
 tidak melibatkan surat kerana hubungan antara organisasi atau di antara organisasi
dan individu mesti perlukan suatu penghubung untuk dipercayai. Contohnya,
seorang pelajar pascasiswazah yang hendak bertukar jenis penyelidikan
memerlukan surat pengesahan daripada dekan untuk berbuat demikian. Tanpa
surat, pihak bendahari universiti tidak akan percaya kerana pertukaran jenis
penyelidikan melibatkan perubahan kadar yuran, justeru surat kebenaran tersebut
menjadi bahan bukti utama.

2. 4. Rujukan

Kadangkala sesuatu permohonan mengambil masa yang lama untuk diluluskan. Ini
berlaku kerana terdapat pertukaran pegawai, perubahan jawatan atau penstrukturan
semula agensi. Contohnya, sesebuah kementerian yang besar telah dikecilkan dan
ada sesetengah agensi telah dipindahkan ke kementerian lain. Bagaimana kita
hendak mengesan surat yang diihantar kepada kementerian terdahulu? Pastinya
melalui sesuatu rujukan. Jadi, mahu ataupun tidak, surat menjadi bahan rujukan
yang penting ketika itu.

2. 5. Imej organisasi

Jenis sampul surat, gaya penulisan dan struktur ayat yang digunakan dalam surat
adalah gambaran profesionalisme sesebuah organisasi. Jika surat yang dihantar
mengandungi ayat yang ‘keras’ dan tidak ada hubungan kemanusiaan, pembaca
tidak akan menghayati surat tersebut, mungkin dibuang terus ke dalam tong
sampah. Namun, keadaannya tentu berbeza jika surat tersebut mempunyai nilai
bahasa yang tinggi.

3.0 Komponen surat

3.1 Rajah di bawah menunjukkan komponen dan elemen yang biasanya ada
dalam surat menyurat pejabat
Rajah 1 : Komponen dan elemen dalam surat rasmi mengikut Arkib Negara
3.2 Rajah 2 di bawah menunjukkan contoh format surat rasmi mengikut
Arkid Negara

Rajah 2(i): Contoh format surat rasmi Arkib Negara pada muka surat pertama
Rajah 2 (ii) Contoh surat rasmi Arkib Negara muka surat kedua
4. Jenis-jenis Surat Menyurat Pejabat

Terdapat 4 jenis surat menyurat pejabat iaitu:

 Surat menyurat Dalaman (Internal Correspondence)
 Surat Menyurat Luaran (External Correspondence)
 Surat Menyurat Perniagaan (Sales Correspondence)
 Surat Menyurat Peribadi (Personal Correspondence)

4.1 Surat Menyurat Dalaman (Internal Correspondence)

Surat menyurat dalaman adalah komunikasi dalaman antara pekerja, unit,

jabatan dan cawangan organisasi yang sama. Surat menyurat dalaman
boleh jadi sama ada formal atau kurang formal. Rutin surat menyurat dalaman
biasanya kurang normal contohnya seperti arahan segera antara penyelia
dan staf , dan biasanya dalam bentuk email. Surat menyurat yang lebih formal
adalah seperti surat kenaikan pangkat, surat amaran, surat tunjuk sebab,
memorandum, dan permintaan rasmi untuk kelulusan. Komunikasi seperti ini
biasanya dicetak, ditandangani oleh pengirim dan diterima oleh penerima.

4.2 Surat Menyurat Luaran. (External Correspondence)

Surat menyurat luaran melibatkan antara organisasi yang berbeza atau

antara organisasi dengan pelanggan mereka. Ini merupakan satu bentuk
komunikasi bertulis yang dibuat oleh syarikat untuk mereka yang berada diluar
organisai.
Surat menyurat luaran biasanya dibuat untuk pembekal, penghutang,
pelanggan sedia ada, bakal pelanggan, institusi kewangan, pejabat kerajaan,
firma akauntan dan undang-undang, sekutu perniagaan, penaja atau
penderma dan man-mana pejabat yang terlibat secara langsung atau tidak
langsung dengan organisasi.
 4.3 Surat Menyurat Jualan (Sales Correspondence)

Merujuk kepada komunikasi yang berkaitan dengan jualan. Ia tidak terhad

kepada penjualan produk dan perkhidmatan sahaja, tetapi melibatkan aktiviti
lain yang berkaitan dengan jualan. Surat menyurat jualan termasuklah surat-
surat pemasaran, surat tawaran dan diskaun, cadangan jualan, invois,
penyata akaun, laporan jualan, pengesahan pesanan, pengesahan pembelian,
surat kebenaran, surat pungutan hutang dan lain-lain.

Untuk tujuan penjualan, penting untuk kita mengetahui bagaimana untuk

menulis surat jualan yang berkualiti agar dapat berkomunikasi dengan
berkesan. Selain itu, surat tawaran dan pemasaran juga perlu mencerminkan
kebenaran dan tiada maklumat tersembunyi. Lain-lain surat menyurat jualan
seperti invois dan pesanan belian mestilah mengandungi maklumat yang
tepat.

4.4 Surat Menyurat Peribadi ( Personalized Coresspondence)

Melibatkan faktor peribadi dan emosi. Walaupun dilabel sebagai ‘peribadi”

surat menyurat jenis ini juga boelh digunakan untuk kegunaan perniagaan.
Contoh surat peribadi adalah seperti surat penghargaan/ terima kasih, surat
sokongan atau permintaan, nota penghargaan, surat tahniah atas kenaikan
pangkat dan seumpamanya.

Ada jenis surat menyurat seperti ini tidak memerlukan nada yang formal.
Walaupun boleh dihantar melalui email, surat fizikal sama ada ditaip atau
ditulis lebih baik digunakan memandangkan ia ada ‘sentuhan peribadi’.
Contoh lain- kad ucapan (terima kasih, tahniah dan lain-lain)
5 Stail Penulisan Surat Menyurat Pejabat

Penulisan dokumen pejabat diformat dengan cara yang berbeza dari penulisan
akademik atau penulisan kreatif. Selalunya, organisasi akan memilih gaya penulisan
yang tersendiri untuk digunakan bagi semua surat menyurat dan dokumen syarikat.
Terdapat tiga format utama gaya penulisan surat menyurat pejabat yang biasa
digunakan oleh organisasi:
i. block style
ii. modified block style
iii. Indented paragraph

5.1 Block style

5.1.1 Pengenalan
5.1.2
Block Style atau Gaya blok adalah format yang sangat mudah
digunakan dalam penulisan surat menyurat pejabat. Dalam gaya blok
jenis ini, setiap bahagian tulisan atau surat bermula di margin kiri.
Bahagian perenggan yang berbeza contohnya, perenggan atau
alamat baru dipisahkan dari teks yang lain menggunakan kaedah
‘hard return’ (kekunci Enter). Stail blok ini sangat banyak digunakan
kerana formatnya yang ringkas dan mudah.
5.1.3 Contoh penulisan stail blok ditunjukkan pada Rajah 3 di bawah

Rajah 3. Contoh stail blok

Kaedah

 Gunakan kaedah ‘hard return’ untuk memisahkan perenggan

dalam blok gaya. (tekan butang Enter pada papan kekunci dua
kali, untuk menghasilkan satu baris kosong antara perenggan.)
 Tekan empat kali butang ‘Enter’ (tiga baris kosong) antara
alamat dan alamat penerima,
 Dua kali butang ‘Enter’ pada papan kekunci ditekan (satu baris
teks kosong) untuk pengasingan antara salam dan perenggan
pertama dari surat.
 Bagi elemen tajuk dan tajuk kecil dalam surat, gunakan hanya
satu baris teks kosong antara perenggan.
 tiada garis kosong antara header atau sub header dan
perenggan di bawahnya pada gaya blok ini.
5.1.4 Contoh penulisan surat menggunakan stail blok pada Rajah 4.

Rajah 4(i) : Contoh surat yang menggunakan format stail blok

Rajah 4(ii). Contoh surat yang menggunakan stail blok

 Rajah 5: Format penulisan surat menggunakan stail blok

5.1.5 Rajah 5 di atas menunjukkan format penulisan surat menggunakan

stail blok. Kaedah penulisan format stail blok ini adalah:
a. Margin kiri dan kanan surat 1”
b. Margin atas surat 2” manakala margin bawah adalah 1”
c. Semua perenggan adalah di sebelah kiri surat
d. Jarak 3 baris (4 kali ketikan Enter) antara alamat penerima dan
pengirim
e. Jarak 1 baris (2 kali ketikkan Enter) antara setiap perenggan
bermula dari perenggan panggilan hormat sehingga pengakuan
penutup.
f. Jarak 3 baris (4 kali ketikkan Enter) antara pengakuan penutup
dan nama.
5.2 Modified Block Style

5.2.1 Pengenalan
Format modified block style berbeza dengan format stail blok kerana
permulaan surat yang menggunakan stail ini berada di tengah mendatar,
sejajar ke kanan. Perenggan surat untuk format stail ini biasanya tidak
diberi indentasi dan diselaraskan dengan margin kiri halaman.
Sama seperti stail blok, margin penulisan modified block style ini juga
adalah disebelah kiri surat kecuali pada alamat pengirim, tarikh dan
tandatangan yang ditetapkan pada margin kanan surat.

5.2.2 Rajah 6 di bawah menunjukkan contoh penulisan surat pejabat

yang menggunakan modified style block.

Rajah 6. Contoh surat dengan modified block style

5.2.3 Rajah 7 di bawah menunjukkan elemen-elemen yang terdapat
dalam surat pejabat yang menggunakan format penulisan
modified style block.
5.2.4 Rajah 8 menunjukkan kaedah menetapkan format stail
penulisan modified style block.

Rajah 8(i) Kaedah menetapkan format modified block style

Rajah 8(ii) Kaedah Menetapkan Format Modified Block Style
5.3 Indented paragraph

5.3.1 Pengenalan
Stail indented paragraph merupakan stail penulisan yang lebih rumit
daripada gaya penulisan surat menyurat pejabat yang lain. Stail indented
paragraph ini dimulakan kira-kira 1.5 sentimeter di sebelah kanan margin
kiri. Bahagian lain dari surat perniagaan dipindahkan lebih jauh ke
separuh kanan halaman.

5.3.2 Rajah 9 di bawah menunjukkan contoh penulisan surat pejabat

yang menggunakan indented paragraph.

Rajah 9. Contoh surat dengan format indented paragraph.

 5.3.3 Ketetapan yang terdapat dalam surat pejabat yang
menggunakan format penulisan indented paragraph
diringkaskan seperti berikut:
i. Merupakan stail dengan perenggan yang diindentasi dan lebih
dikenali sebagai modified block style with indented paragrah (gaya
blok diubah dengan perenggan inden)
ii. blok tarikh, penutupan, dan tandatangan bermula di tengah,
seperti pada gaya blok yang diubah.
iii. Walau bagaimanapun, setiap perenggan diindentasikan setengah
inci (1,27 cm).
iv. Stail jenis ini merupakan stail surat yang agak rumit, tanpa garis
yang kemas dan jarang digunakan oleh syarikat pada masa kini.
Rajah 10. Perbandingan 3 stail format penulisan surat menyurat pejabat
6 Mendapatkan isi kandungan dan maklumat utama daripada pihak atasan.

6.1 Tugas setiausaha kebiasaannya akan berkait dengan pengurusan surat

menyurat pejabat dan dokumentasi pejabat.
6.2 Surat menyurat pejabat yang disediakan oleh setiausaha perlulah
mencerminkan profesionalisme dan imej syarikat. Setiausaha perlu
memastikan surat menyurat yang ditulis itu tepat, padat dan terus kepada
matlamat surat.
6.3 Untuk memastikan surat bertepatan dengan tujuan yang hendak di capai,
setiausaha perlulah mendapatkan segala maklumat yang diperlukan sebelum
menulis surat.
6.4 Antara maklumat-maklumat yang perlu setiausaha dapatkan dari pihak
atasan adalah:
6.4.1 Maklumat penerima surat seperti:
 nama individu yang ditujukan
 jawatan / pangkat / panggilan hormat
 alamat penerima
 no telefon/ email
6.4.2 no rujukan tertentu surat sekiranya perlu merujuk majikan
(biasanya setiausaha tahu tentang perkara ini dan tidak perlu
merujuk kepada superior)
6.4.3 maklumat surat tentang apa yang hendak disampaikan dalam
surat. Setiausaha perlu memahami perkara ini dengan jelas
dan tepat supaya surat tidak terpesong maksud dan matlamat.
6.4.4 Maklumat-maklumat lain contohnya:
 tarikh
 pihak yang perlu di s.k
 data-data lain yang perlu diterangkan dalam surat

7 Menulis draf surat menyurat pejabat.

 Setiausaha digalakkan untuk mendraf surat bagi tujuan pengesahan kepada
majikan atau pegawai atasan sebelum menulis surat sebenar.
 Ini bagi mengelakkan salahfaham maklumat yang disampaikan oleh majikan
kepada setiausaha berlaku dan disalurkan kepada penerima surat.
 Deraf surat ini boleh ditulis tangan ataupun bertaip.