BAB 5

CARTA DAN RAJAH

OBJEKTIF BAB

Selepas anda mempelajari bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mengenal pasti ciri-ciri carta serta rajah yang utama.
2. Membina tiga carta dan rajah yang utama.
3. Mengaplikasikan penggunaan carta dan rajah ini dalam konteks
pengurusan.

5.1 PENGENALAN

Kerja-kerja perancangan strategik atau secara khususnya kerja-kerja di

dalam pengurusan projek melibatkan banyak aktiviti yang mempunyai
kekangan tersendiri dalam menyeimbangkan aspek kos, masa dan kualiti.
Lantaran itu ada beberapa alatan atau teknik direka bentuk bagi
membantu melicinkan perjalanan aktiviti tersebut. Antaranya ialah
penggunaan carta dan rajah. Aktiviti yang bakal dijalankan dirancang,
disusun atur atau dipamerkan dalam format tertentu mengikut mana-
mana pilihan carta dan rajah. Antara carta dan rajah yang utama yakni
yang sering digunakan di dalam sebarang pengurusan strategik atau
pengurusan projek ialah rajah struktur pecahan kerja (WBS – Work
Breakdown Structure), carta Gantt, carta rangkaian.

Mengikut Institut Pengurusan Projek di Carneggie Mellon University,

Pengurusan Projek adalah aplikasi kepada pengetahuan, kebolehan,
alatan dan teknik terhadap aktiviti projek untuk memenuhi atau
menjangkau keperluan dan harapan pemegang saham dari sesuatu projek,
memuaskan pihak yang berkepentingan terhadap projek yang dijalankan
seperti pembinaan, pembuatan dan sebagainya serta memenuhi
keperluan aliran masa.

Secara amnya carta dan rajah ini boleh membantu pengurus projek dan
pasukannya menjalankan empat tugas utama di dalam pengurusan projek
yakni pengurusan skop, pengurusan masa, pengurusan kos dan
pengurusan kualiti.

213
5.2 KATEGORI CARTA DAN RAJAH

Terdapat pelbagai kategori carta dan rajah bagi mempermudahkan

urusan yang berbeza dalam memberi sokongan mempermudahkan
perjalanan sesuatu tugas, aktiviti atau projek secara keseluruhan. Contoh
alatan yang selalu dikaitkan dengan pengurusan projek adalah rajah
struktur pecahan kerja (WBS - Work Breakdown Structure), carta Gantt dan
Carta PERT atau gambar rajah rangkaian.

Mari kita lihat dengan lebih dekat lagi ketiga-tiga rajah dan carta tadi.
Kita mulakan dengan rajah struktur pecahan kerja. Kemudian kita lihat
pula carta Gannt dan disusuli dengan gambar rajah rangkaian.

5.2.1 Rajah Struktur Pecahan Kerja

Rajah Struktur Pecahan Kerja atau juga dikenali sebagai Work Breakdown
Structure (WBS) adalah sejenis rajah yang digunakan untuk membantu
menyatakan setiap aktiviti penting yang terlibat untuk mencapai matlamat
dan objektif sesuatu projek. Alatan ini bersifat anjal (flexible) dan
digunakan untuk menganalisa aktiviti-aktiviti yang terlibat dalam sesuatu
projek. Secara umumnya, ia boleh dibina di dalam pelbagai format yakni
tiada format tertentu yang khusus untuknya. Dengan kata lain, ia
bergantung kepada kehendak pengurus untuk memlilih format yang
sesuai dengan tugasnya.

Tujuan asalnya ialah untuk membantu pengurus melihat dengan lebih

jelas keseluruhan aktiviti yang bakal dijalankan untuk keseluruhan projek
tertentu. Jadi terpulanglah kepada daya kreativiti pengurus terbabit untuk
menentukan format yang paling sesuai untuknya.

Isi kandungan kepada rajah ini amat penting sekali. Ini kerana, rajah-
rajah lain yang dibina selepas ini seperti carta Gantt atau carta PERT
banyak menggunakan maklumat dari rajah ini. Dengan kata lain, rajah
struktur pecahan kerja ini adalah antara rajah awal yang dibina di fasa
awal sesuatu projek.

Contoh rajah struktur pecahan kerja adalah seperti di dalam Rajah 5.1a.
Rajah struktur pecahan kerja di dalam gambar rajah ini adalah untuk
mewakili sebuah projek Intranet. Antara tugasan utama atau dipanggil
tugasan di tahap pertama ialah konsep, reka bentuk laman web,
pembangunan laman web, pelaksanaan dan sokongan. Manakala di
bawah setiap tugasan pula, diperincikan dengan aktiviti-aktiviti yang
sepatutnya dijalankan bagi menyiapkan tugasan tersebut. Contohnya,
berdasarkan Rajah 5.1a, aktiviti di bawah tugasan yang kedua yakni reka

214
bentuk laman web adalah terdiri dari beberapa aktiviti iaitu reka bentuk
antara muka, reka bentuk penyediaan pelayan (server) serta
membangunkan infrastruktur untuk menyokong pelayan (server).

Rajah 5.1a
Contoh Rajah Struktur Pecahan Kerja
Projek Intranet

Konsep Rekabentuk Laman Web Pembangunan Perlaksanaan Sokongan

Laman web

Rekabentuk Antaramuka Hasilkan Helaian

dan Pautan

Rekabentuk Penyediaan Hasilkan

Pelayan Fungsi

Membangunkan Pengubahsuaian
infrastruktur Kandungan/Integrasi
untuk Menyokong
Pelayan

Ujian

Rajah struktur pecahan kerja boleh juga dihasilkan dalam format yang
lain seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 5.1b. Senarai tugasan dan
aktiviti adalah sama seperti contoh di Rajah 5.1a. Ia hanya dipaparkan
dalam bentuk indentasi. Bergantung kepada kehendak individu, mereka
boleh memilih format yang bersesuaian bagi projek mereka.

Rajah 5.1b
Rajah Struktur Pecahan Kerja dalam Format Indentasi

1.0 Konsep
1.1 Reka bentuk Laman Web
1.1.1 Reka bentuk Antara muka
1.1.2 Reka bentuk Penyediaan Pelayan
1.1.3 Membangunkan Infrastruktur untuk
menyokong Pelayan
1.2 Pembangunan Laman Web
1.2.1 Hasilkan Helaian dan Pautan
1.2.2 Hasilkan Fungsi
1.2.3 Pengubahsuaian Kandungan/Integrasi
1.2.4 Ujian
1.3 Pelaksanaan
1.4 Sokongan

215
Secara keseluruhannya, mari kita rumuskan perbincangan kita mengenai
rajah struktur pecahan kerja. Rajah struktur pecahan kerja atau WBS
adalah satu jadual yang menunjukkan setiap langkah dalam projek. Ia
juga melibatkan pemecahan kerja kepada komponen yang lebih kecil.
Walau bagaimanapun, dalam membuat pemecahan kerja ini, kita perlu
berhati-hati agar pecahan kerja tersebut tidak terlalu besar atau tidak juga
terlalu kecil. Ia boleh dipersembahkan dalam dua bentuk iaitu
(i) Paparan grafik (Rajah 5.1a); atau
(ii) Senarai ‘indentasi’ (Rajah 5.1b).

SOALAN DALAM TEKS 5.1

1. Apakah rajah struktur pecahan kerja?

2. Apakah fungsinya?
3. Rajah Struktur Pecahan Kerja boleh dipersembahkan
dalam dua format. Nyatakan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.22 Carta Gantt

Carta Gantt adalah satu carta bar yang merupakan paparan visual kepada
urutan dan jangka masa aktiviti-aktiviti bagi sesuatu projek. Ia
mengandungi senarai aktiviti, skala masa dan bar bagi setiap aktiviti.
Carta ini diperkenalkan oleh Henry Gantt dalam tahun 1917.

Ia sesuai untuk projek yang mudah. Ia juga banyak digunakan untuk

projek kecil atau besar. Skala masa yang digunakan di dalam carta ini
ialah sama ada dalam hari, minggu atau bulan (bukan jam). Carta ini juga
dianggap sebagai asas kepada aplikasi grafik komputer.

Ia juga dipanggil Carta Garis Masa (Time Line Charts). Ia boleh dihasilkan
berpandukan maklumat daripada rajah struktur pecahan kerja atau boleh
juga terus dibuat berpandukan maklumat yang sedia ada bagi sesuatu
projek. Dalam sesetengah keadaan, ada pengurus projek yang tidak
langsung mencipta rajah struktur pecahan kerja, tetapi sebaliknya mereka
terus membina carta Gantt. Tetapi secara umumnya, rajah dan carta ini
saling lengkap melengkapi antara satu sama lain. Masing-masing
mempunyai kelebihan dan kekurangan. Jadi sekiranya kita mengambil
pendekatan untuk membina kedua-duanya, maka mereka boleh saling
lengkap melengkapi antara satu sama lain.

216
Mari kita lihat apa pula ciri-ciri serta keistimewaan carta Gantt. Ia
merupakan salah satu perisian aplikasi di dalam Perisian Microsoft
Project. Di antara ciri-ciri yang ada pada carta Gantt ialah

(i) Ia adalah sebuah paparan bergrafik bagi aktiviti-aktiviti

kerja yang ditunjukkan oleh carta bar berskala masa.
(ii) Paparannya mempamerkan tempoh masa pelaksanaan
sesuatu aktiviti.
(iii) Pada masa yang sama, pertindihan aktiviti dalam sesuatu
jangka masa yang tertentu juga dapat dilihat dengan jelas.

Walau bagaimanapun, ia tidak dapat menunjukkan aturan kepada

keseluruhan aktiviti. Aturan ini boleh digambarkan melalui gambar rajah
rangkaian. Kita akan bincangkan mengenai gambar rajah atau carta
rangkaian selepas ini.

Carta Gantt lebih sesuai digunakan untuk membantu menyelaraskan

projek yang mudah atau sub-projek bagi projek yang lebih besar.
Contoh bagi sebuah carta Gantt adalah seperti di dalam Rajah 5.2.
Perhatikan bahawa item di lajur sebelah kiri adalah diperolehi dari rajah
struktur pecahan kerja. Masa tugasan atau aktiviti bermula dan berakhir
ditunjukkan di lajur sebelah kanan dengan menggunakan skala masa
tertentu seperti hari, minggu atau bulan.

Rajah 5.2
Contoh Carta Gantt

217
(a) Elemen utama dalam carta Gantt

Mari kita lihat elemen-elemen utama bagi sebuah carta Gantt. Antara
elemen utamanya ialah

1. Senarai tugasan

Ia menunjukkan nama tugasan yang perlu dilakukan sepanjang projek

berjalan. Ia ditunjukkan mengikut turutan masa dan dalam bentuk
hierarki. Sub-tugasan juga boleh disenaraikan di dalam setiap satu
tugasan utama. Contohnya, anda harus melaksanakan satu tugasan utama
iaitu membeli perkakasan. Sub-tugas kepada tugasan membeli perkakasan
tadi boleh terdiri dari meninjau jenama perkakasan yang hendak dibeli,
meninjau harga, meninjau pakej pembayaran dan sebagainya.

2. Garisan masa

Menunjukkan tempoh masa bagi sesuatu tugasan untuk keseluruhan

projek. Skala masa boleh ditunjukkan dalam hari, minggu atau bulan.

3. Bar tugasan

Menunjukkan tempoh masa sesuatu tugasan itu bermula dan tamat. Bar
yang lebih panjang menunjukkan tugasan yang lebih lama. Contohnya,
bagi tugasan membeli perkakasan tadi, dua bulan diperuntukkan untuk
menyempurnakan tugasan tersebut atau kadang kalanya ia dipanggil
aktiviti.

4. Milestone (aras tanda/mercu tanda)

Ia merupakan titik rujukan penting yang menunjukkan satu tugasan
lengkap dalam sesuatu projek. Tiada tugasan terdapat pada milestone dan
tiada masa diperuntukkan untuk milestone. Ia bertindak sebagai penanda
atau penunjuk kepada detik-detik penting di dalam sesuatu projek.

Sebagai rumusan, mari kita senaraikan kebaikan serta kelemahan bagi

carta Gantt. Kebaikan yang ada padanya adalah seperti berikut:

(i) Mudah dilukis dan dibaca.

(ii) Baik bagi persekitaran yang statik.
(iii) Memberi gambaran keseluruhan aktiviti kerja.
(iv) Memberi gambaran yang jelas tentang status setiap
aktiviti.
(v) Membolehkan individu meneliti kemajuan kerja sendiri.
(vi) Membolehkan analisis suasana ‘what if’ untuk anggaran.
(vii) Boleh dilukis untuk menunjukkan belanjawan, keperluan
sumber manusia dan penggunaan peralatan selain aktiviti.
218
Manakala kelemahan bagi carta Gantt pula adalah seperti di bawah:

(i) Rumit untuk dikemas kini tetapi jika dilukis di komputer,

ia tidak sukar lagi untuk dikemas kini.
(ii) Sukar memaparkan hubungan ‘precedence’.
(iii) Tidak membantu dalam memoptimumkan pembahagian
tugas (pejabat).

Sekarang mari pula kita bincangkan mengenai gambar rajah rangkaian,

atau carta PERT atau carta CPM.

SOALAN DALAM TEKS 5.2

1. Apakah ciri-ciri carta Gantt?

2. Senaraikan kebaikan-kebaikan carta Gantt.
3. Senaraikan kekurangan-kekurangan carta Gantt.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.2.3 Carta PERT dan CPM

Cara yang paling banyak digunakan dalam penjadualan projek adalah

teknik rangkaian seperti PERT dan CPM. PERT adalah singkatan
kepada Program Evaluation and Review Technique manakala CPM adalah
singkatan kepada Critical Path Method. Carta PERT atau carta CPM
adalah carta rangkaian yang menunjukkan urutan aktiviti-aktiviti yang
terdapat di dalam sesuatu projek. Ia bertugas untuk menjadual,
menganggar dan mengawal satu rangkaian aktiviti-aktiviti yang saling
bersandaran antara satu sama lain. Masa minimum untuk penyiapan
sesuatu projek dapat dilihat dari carta rangkaian ini.

PERT dibangunkan oleh US Navy dengan kerjasama Booz-Allen

Hamilton dan Lockheed Corporation untuk projek missile/submarine
pada tahun 1958. CPM dibangunkan oleh jurutera di DuPont dan
Remington Rand pada dekad yang sama.

Pada asasnya kaedah PERT dan CPM adalah sama sahaja. Perbezaan
ketara adalah PERT menggunakan cara ‘kebarangkalian’ dalam
menganggarkan masa (‘three duration estimates), manakala CPM
menggunakan satu nilai anggaran sahaja.
219
(a) Komponen PERT

Apakah komponen utama kepada sebuah carta PERT? Carta PERT

mengandungi tiga komponen utama iaitu

(i) Anak panah

(ii) Nod
(iii) Laluan Kritikal

Anak panah bertugas bagi menunjukkan aliran aktiviti atau tugasan.

Manakala nod pula bertugas bagi menunjukkan titik mula dan titik tamat
bagi sesuatu aktiviti atau tugasan.

Laluan Kritikal pula ialah turutan aktiviti-aktiviti penting yang mesti

dituruti untuk melengkapkan sesuatu projek. Perubahan tempoh masa
pada laluan kritikal akan menyebabkan projek tidak dapat disiapkan
dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Laluan kritikal ini mewakili jumlah masa yang diambil oleh aktiviti-
aktiviti yang memakan masa paling lama bagi menyiapkan sesuatu projek.
Dengan kata lain, dari segi masa, ia adalah masa paling cepat bagi
sesuatu projek itu dapat disiapkan. Ia adalah urutan rangkaian aktiviti
kritikal yang menentukan jangka masa projek keseluruhan dari ia bermula
sehinggalah projek tersebut ditamatkan. Jika aktiviti- kritikal ini terlewat
ia akan melambatkan masa siap bagi projek tersebut.

Kadang kala ia juga dikenali sebagai Laluan Genting.

Bagi menentukan aliran genting, anda perlu mengira dahulu masa mula
terawal dan masa mula terakhir. Masa mula terawal (earliest start
time) adalah masa yang paling awal sesuatu aktiviti boleh dimulakan.
Manakala masa mula terakhir (latest start time) adalah masa paling
lewat sesuatu aktiviti mesti dimulakan jika tidak mahu menjejaskan masa
aktiviti berikutnya dan supaya projek dapat disiapkan mengikut jadual.
Rajah 5.3 di bawah menunjukkan contoh laluan genting (anak panah
yang dihitamkan menunjukkan laluan genting).

Rajah 5.3
Contoh Laluan Genting/Kritikal

1 3 7 8 9

220
Berdasarkan maklumat laluan genting ini, pihak pengurus projek boleh
mengambil apa-apa langkah yang sesuai bagi memendekkan tempoh
laluan kritikal ini sekiranya ia menimbulkan masalah. Pengurus projek
boleh menambahkan sumber untuk mempercepatkan pelaksanaan
projek, atau boleh juga mengecilkan skop projek, mengambil pekerja
tambahan secara separuh masa dan sebagainya.

Seperti rajah struktur pecahan kerja tadi, rajah rangkaian ini juga boleh
dilukis dalam dua format iaitu paparan yang menunjukan aktiviti di atas
nod dan jenis yang kedua ialah paparan yang menunjukkan aktiviti di atas
anak panah. Contoh bagi paparan aktiviti di atas nod adalah seperti di
dalam Rajah 5.4a dan contoh bagi paparan aktiviti di atas anak panah
ialah seperti di dalam Rajah 5.4b.

Rajah 5.4a
Contoh Gambar Rajah Rangkaian – Paparan Aktiviti di atas Nod

Bagi paparan aktiviti di atas nod, setiap isi kotak boleh diambil dari
senarai aktiviti atau tugasan yang disenaraikan di dalam rajah struktur
pecahan kerja. Manakala anak panah pula menunjukkan kebergantungan
antara setiap aktiviti atau tugasan. Sekumpulan kotak-kotak tugasan yang
dihitamkan adalah bagi menunjukkan mereka adalah termasuk dalam
laluan kritikal. Sekiranya laluan kritikal ini mengambil masa yang lebih
lama dari yang dirancangkan, keseluruhan prestasi projek akan tergugat
jika tindakan pembetulan tertentu tidak diambil.

221
 Rajah 5.4b
Gambar rajah Rangkaian – Aktiviti di Atas Anak Panah

E=2
6 H=2
3

B=2 F=3 I=5

A=2
C=3 K=2
1 2 4 8 9
7

J=1
D=4 5 G=6

Setelah kita mengenali ketiga-tiga jenis carta dan rajah tadi, mari pula kita
lihat bagaimana untuk membinanya satu persatu.

SOALAN DALAM TEKS 5.3

1. Apakah carta rangkaian? Apakah fungsinya?

2. Terangkan mengenai laluan kritikal.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.3 KAEDAH MEMBINA CARTA DAN RAJAH

Di antara perisian yang boleh digunakan untuk menghasilkan carta dan

rajah ialah Microsoft Project dan Microsoft Visio.. Microsoft Project
adalah sejenis perisian yang dikhususkan untuk pengurusan projek.
Perisian ini diperolehi secara berasingan dari perisian Microsoft Office.
Ia membolehkan pengguna menghasilkan carta-carta yang digunakan
untuk pengurusan projek.

Sekarang mari kita lihat satu persatu kaedah untuk membina tiga carta
dan rajah yang telah kita perkenalkan di awal bab ini yakni rajah struktur
pecahan kerja, carta Gantt dan gambar rajah rangkaian.

5.3.1 Membina Rajah Struktur Pecahan Kerja

Rajah Struktur Pecahan Kerja dibangunkan di fasa permulaan sesuatu

projek. Tajuk sesuatu projek itu selalunya dinamakan berlandaskan

222
permasalahan yang cuba diselesaikan atau peluang yang cuba diterokai.
Gambaran kasar kepada tugasan atau aktiviti yang terlibat boleh
dibayangkan dari tajuk projek tadi.

Dari pernyataan masalah yang merangkumi sama ada masalah yang perlu
diselesaikan atau peluang yang akan diterokai, objektif kepada projek
tersebut akan dirumuskan. Setelah objektif disenaraikan, skop kepada
projek tersebut pula diperincikan. Senarai objektif dan pernyataan skop
kepada projek tadi akan memberi gambaran keseluruhan kepada aktiviti
atau tugasan yang bakal terlibat di dalam projek tersebut. Sumber-
sumber yang bakal diperlukan untuk menjayakan projek tersebut juga
akan dapat dikenal pasti. Tajuk atau matlamat, objektif, tugasan dan
aktiviti inilah yang akan digunakan untuk menghasilkan sebuah rajah
struktur pecahan kerja. Sila rujuk Rajah 5.5 untuk melihat tingkatan
kepada matlamat, objektif, tugasan dan aktiviti.

Rajah 5.5
Susunan Matlamat, Objektif, Tugasan

1.0 Matlamat Projek

1.1 Objektif 1
1.1.1 Tugasan A
1.1.2 Tugasan B
1.1.3 Tugasan C
1.2 Objektif 2
1.2.1 Tugasan X
1.2.2 Tugasan Y
1.2.2.1 Aktiviti 1

Sesuatu objektif adalah merupakan gabungan tugasan yang berkaitan

dengan kumpulan fungsian, kontraktor utama atau lain-lain bahagian
tertentu dari keseluruhan projek. Berbagai cara berlainan boleh
digunakan untuk menentukan objektif bagi sesuatu projek, tetapi cara
yang biasa dan baik digunakan adalah mengikut ‘kumpulan/bahagian
fungsian’. Kumpulan fungsian merupakan pasukan yang mengkhusus
kepada bidang tertentu. Cara lain menetapkan objektif boleh
dilaksanakan mengikut:

(i) Kumpulan kerja utama

(ii) Bahagian utama
(iii) Kepakaran
(v) Sumber utama

Mari kita ambil satu projek kecil dan kita susuli satu persatu langkah
untuk membina rajah struktur pecahan kerjanya. Projek yang akan kita

223
laksanakan ialah sebuah projek pengubahsuaian dapur. Antara objektif
yang boleh kita kenal pasti bagi menjayakan projek pengubahsuaian
dapur ini ialah merancang pelan dan spesifikasi untuk dapur yang baru,
memunggah dan membersihkan dapur yang lama dan setelah itu barulah
boleh memasang dan membina dapur yang baru.

Mari kita susun matlamat serta objektif kita tadi. Sila rujuk Rajah 5.6a.
Pengubahsuaian dapur akan menjadi matlamat kita dan disusuli dengan
tiga objektif iaitu pelan dan spesifikasi, pemunggahan dan pembersihan
serta pemasangan dan pembinaan.

Rajah 5.6a
Contoh Matlamat dan Objektif

PENGUBAHSUAIAN
DAPUR Matlamat Projek

PELAN PEMUNGGAHAN PEMASANGAN

DAN & & Objektif
SPEKSIFIKASI PEMBERSIHAN PEMBINAAN

Langkah selepas menetapkan matlamat dan objektif adalah

memecahkannya kepada tugasan-tugasan. Satu tugasan mewakili satu dari
beberapa ‘hasil kerja’ utama ke arah pencapaian objektif. Untuk contoh
yang sama seperti di atas, mari kita pilih salah satu dari objektifnya iaitu
kita pilih objektif yang kedua, pemunggahan dan pembersihan, dan kita
perincikan tugasan di bawahnya. Sila perhatikan Rajah 5.6b sebagai
panduan kita. Tugasan yang harus dilakukan bagi memenuhi objektif
kedua tadi ialah memunggah kertas dinding (wallpaper) yang lama,
memunggah pemasangan lampu lama dan memunggah lino dan kaunter
lama.
Rajah 5.6b
Contoh Matlamat, Objektif, Tugas

PENGUBAHSUAIAN
DAPUR Matlamat Projek

PELAN PEMUNGGAHAN PEMASANGAN

DAN & & Objektif
SPEKSIFIKASI PEMBERSIHAN PEMBINAAN

PUNGGAH PUNGGAH
PUNGGAH LINO &
‘WALL PAPER’ PEMASANGAN/
KAUNTER LAMA Tugasan
LAMA LAMPU LAMA

224
Setelah itu kita boleh perincikan lagi tugasan tadi kepada aktiviti. Aktiviti
adalah blok sesuatu projek, yang dilaksanakan satu persatu dalam masa
tertentu. Mari kita ambil salah satu dari tugasan bagi objektif dua di atas
iaitu pemunggahan lino dan kaunter lama. Sila lihat Rajah 5.6c. Antara
aktiviti yang harus dilakukan bagi menyempurnakan tugasan ini ialah
memunggah papan dan lino lama, memunggah perabot dan meja
kaunter, dan membuang semua bahan lama.

Dengan ini siaplah satu contoh struktur pecahan kerja bagi projek
pengubahsuaian dapur. Setelah kita siap menyediakan rajah struktur
pecahan kerja, bukan bermakna aktiviti-aktiviti terbabit boleh dijalankan
terus. Kita masih perlu menentukan aktiviti mana yang perlu dijalankan
dahulu, aktiviti mana pula perlu dikemudiankan dan aktiviti mana yang
boleh atau perlu dijalankan secara serentak/selari. Ini dipanggil
perhubungan ‘precedence’. Perhubungan precedence adalah perhubungan
antara aktiviti berdasarkan di mana ia berlaku bersangkutan di antara satu
dengan yang lain. Semua ini akan dapat digambarkan melalui rajah
rangkaian seperti mana yang telah kita bincangkan di awal bab ini.

Rajah 5.6c
Contoh Matlamat, Objektif, Tugas dan Aktiviti

PENGUBAHSUAIAN
DAPUR Matlamat Projek

PELAN PEMUNGGAHAN PEMASANGAN

DAN & & Objektif
SPEKSIFIKASI PEMBERSIHAN PEMBINAAN

PUNGGAH PUNGGAH
PUNGGAH LINO &
‘WALL PAPER’ PEMASANGAN/
KUANTER LAMA Tugasan
LAMA KABINET LAMA

TUTUP
PUNGGAH PAPAN
‘CIRCUIT
& LINO LAMA
BREAKER’

PUNGGAH Aktiviti
PUNGGAH PERABUT & MEJA
LAMPU ATAS KAUNTER

PUNGGAH
CANDELIER DI BUANG SEMUA
BAHAGIAN BAHAN LAMA
SARAPAN

225
5.3.2 Membina Carta Gantt

Setelah mendapat gambaran bagaimana proses untuk membina rajah

struktur pecahan kerja, mari pula kita lihat cara-cara untuk membina
carta Gantt. Seseorang pengurus perlu mengenal pasti tugas-tugas yang
perlu dilakukan untuk melaksanakan projek yang dirancang. Pengurus
projek boleh berpandukan elemen yang terdapat di dalam rajah Struktur
Pecahan Kerja (Work Breakdown Structure WBS) bagi mula membina carta
Gantt.

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk membina carta Gantt adalah

seperti di bawah:

(i) Kenal pasti dan senaraikan tugasan atau subtugasan yang

perlu dijadualkan.
(ii) Tentukan masa jangkaan yang diperlukan oleh setiap
tugasan dan subtugasan tersebut dengan menentukan
tarikh mula dan tamat bagi setiap aktiviti.
(iii) Tentukan kebergantungan antara aktiviti.

(a) Membina carta Gantt menggunakan Microsoft Project

Mari kita lihat langkah demi langkah untuk membina carta Gantt dengan
menggunakan perisian Microsoft Project. Klik pada ikon Gantt Chart di
bahagian kiri pelayar Microsoft Project. Setelah itu skrin seperti Rajah
5.7 di bawah akan dipaparkan.

Rajah 5.7
Skrin Awal Bagi Microsoft Project

226
(b) Mengisi tugasan

Sila rujuk Rajah 5.8. Taipkan senarai nama tugasan pada ruang Task
Name dan tentukan tempohnya dengan memilih Duration, Start dan Finish
Date. Contoh tugasan yang telah siap diisi boleh dilihat seperti di dalam
Rajah 5.9.

Rajah 5.8
Mengisi Tugasan

Rajah 5.9
Contoh Tugasan yang Telah Siap Diisi

227
(c) Mengisi subtugasan

Sub tugasan boleh dimasukkan di dalam tugas-tugas utama dengan dua

cara:

(i) Inden ke dalam bagi membezakan antara tugas utama

dengan subtugas.
(ii) Klik pada permulaan nama tugas dan tarik ke kanan.

Gunakan butang-butang seperti di dalam Rajah 5.10:

Rajah 5.10
Butang untuk Inden ke Kanan dan ke Kiri

Rajah 5.11 berikut menunjukkan senarai tugasan dan subtugasan yang

telah siap diisi.

Rajah 5.11
Senarai Tugasan dan Sub tugasan yang telah Siap Diisi

228
(d) Menambah senarai tugasan

Anda juga boleh menambah senarai tugasan dalam carta Gantt.

Sekiranya anda ingin menyelitkan satu tugasan baru di antara dua tugasan
yang telah siap ditaip, anda hanya perlu meletakkan kursor pada baris
tugas yang hendak ditambah. Kemudian klik Insert dan pilih New Task.

(e) Menghubungkan tugasan

Anda juga boleh menghubungkan satu tugasan dengan tugasan yang

lain. Sesetengah tugasan mempunyai perkaitan di antara satu tugasan
dengan tugasan yang lain. Contohnya, satu tugasan tidak dapat
dilaksanakan sehinggalah satu tugasan yang lain telah siap. Umpamanya
“kerja membakar kek tidak dapat dilakukan selagi adunannya belum siap
dibancuh”.

Terdapat empat jenis hubungan yang boleh ditunjukkan iaitu hubungan

Selesai-Mula, Mula-Selesai, Selesai-Selesai dan Mula-Mula.

(i) Dalam hubungan Selesai-Mula, setelah tugas A selesai

barulah tugas B boleh bermula.
(ii) Dalam hubungan Mula-Selesai, tugas A bermula apabila
tugas B tamat.
(iii) Dalam hubungan Selesai-Selesai, tugas A dan tugas B
tamat serentak.
(iv) Dalam hubungan Mula-Mula, tugas A bermula apabila
tugas B bermula.

Semua hubungan di atas dapat kita rumuskan di dalam Jadual 5.1.

Jadual 5.1
Rumusan Hubungan

Finish-Start FS Tugas A selesai,

mula tugas B
Start-Finish SF Tugas A bermula
apabila tugas B
tamat
Finish-Finish FF Kedua-dua tugas
tamat pada masa
yang sama
Start-Start SS Tugas A bermula
apabila tugas B mula

Untuk menghubungkan satu tugas dengan tugas yang lain, anda perlu
memilih dua tugas yang perlu dikaitkan (highlight). Kemudian pilih menu
Edit dan disusuli dengan memilih Link Task. Setelah itu, tugasan
229
tersebut akan dihubungkan. Rajah 5.13 berikut menunjukkan contoh
paparan bagi tugasan yang telah dihubungkan.
Rajah 5.13
Contoh Paparan Tugasan yang telah Dihubungkan

Untuk menentukan jenis tugas pula iaitu sama ada FS – finish-start, SF –

start-finish, SS – start-start, FF – finish-finish, anda perlu klik dua kali (2)
pada sel tugasan pertama yang hendak dihubungkan dengan sel tugasan
kedua. Kemudian anda harus memilih Tab Predecessor. Selepas itu pilih
nama tugasan melalui butang drop-down dan tentukanlah jenisnya.
Contoh paparan yang bakal anda saksikan adalah seperti di dalam Rajah
5.14 berikut.

Rajah 5.14
Menentukan Jenis Hubungan

230
(f) Milestone

Ia adalah sejenis tugasan khas di dalam perjalanan sesuatu projek. Ia

biasanya menggambarkan sesuatu peristiwa penting di dalam projek
tersebut. Tempoh masa bagi milestone biasanya mempunyai 0 atau1 hari
sahaja. Contohnya, seperti mula projek dan tamat projek.

(g) Cara membina Milestone

Untuk membina milestone, anda perlu mengambil langkah-langkah

berikut:

(i) Klik dua kali (2) pada sel yang dikehendaki.

(ii) Pilih Tab Advance.
(iii) Tandakan petak Mark Task As Milestone.

(h) Pembahagian sumber

Memberikan sesuatu tugasan kepada seorang pengendali boleh

dilaksanakan melalui dua cara:

(i) Klik Tools.

(ii) Klik Resource.
(iii) Klik Assign Resource.
(iv) Masukkan nama pekerja yang mengendalikan tugas
tersebut.

ATAU

(i) Pilih Resource Sheet.

(ii) Klik View.
(iii) Pilih Resource Sheet.

(i) Mengisi maklumat sumber

Sumber-sumber yang anda nyatakan di dalam carta boleh diperincikan

maklumatnya. Yakni anda boleh mengisi maklumat lain mengenai
sumber tersebut. Apa yang perlu anda lakukan ialah

(i) Klik dua kali (2) pada Nama Sumber.

(ii) Satu kotak dialog Resource Information seperti dalam Rajah
5.15 akan dipaparkan.
(iii) Masukkan maklumat yang berkaitan dengan sumber
terbabit.

231
 Rajah 5.15
Paparan untuk Memasukkan Maklumat Sumber

(j) Skala masa

Ada tiga unit skala masa yang selalu digunakan iaitu hari, minggu dan
bulan. Untuk mengubah skala unit masa, anda perlu lakukan langkah
berikut:

(i) Klik pada Format.

(ii) Pilih Timescale.
(iii) Pilih skala unit masa yang dikehendaki.

Rajah 5.16 menunjukkan paparan untuk mengubah skala masa.

Rajah 5.16
Paparan Menentukan Skala Masa

232
(k) Paparan carta

Anda boleh mengubah suai paparan bagi sesebuah carta Gantt. Anda
perlu lakukan langkah-langkah berikut:

(i) Pilih Menu Format.

(ii) Klik pada Gantt Chart Wizard untuk tunjukkan:
ƒ Critical Path
ƒ Tarikh
ƒ Pembahagian Sumber

Contoh paparan bagi sebuah carta Gantt adalah seperti di dalam Rajah
5.17.

Rajah 5.17
Paparan Carta Gantt

(l) Kemas kini tugasan

Setiap tugasan akan dilakukan mengikut gilirian atau aturan masing-

masing. Bagi mendapatkan gambaran sebenar situasi sesuatu projek,
carta Gantt perlu dikemas kini setelah sesuatu tugasan telah siap. Anda
dapat mengemas kini tugasan di atas carta Gantt dengan mengambil
langkah-langkah berikut:

(i) Klik pada Tools.

(ii) Kemudian pilih Tracking.
(iii) Dan pilih Update Tasks.

Paparan dalam Rajah 5.18 menunjukkan item-item yang perlu anda isi
untuk mengemas kini sesuatu tugasan.

233
 Rajah 5.18
Paparan untuk Kemas kini Tugasan

Sekian dulu beberapa panduan asas dalam menyediakan sebuah carta

Gantt. Ada banyak lagi ciri-ciri lain yang boleh anda pelajari sendiri
nanti. Mari kita lihat pula bagaimana proses untuk membina sebuah
carta rangkaian.

5.3.3 Membina Carta PERT

Ia disediakan secara automatik apabila pengurus menyediakan carta

Gantt dalam MS Project. Dengan kata lain, carta PERT akan diperolehi
apabila carta Gantt telah dihasilkan.

Mari kita lihat peraturan umum dalam menghasilkan sebuah carta PERT.
Antara peraturan pembinaan sebuah carta PERT adalah seperti berikut:

(i) Semua nod kecuali nod hujung mesti ada sekurang-

kurangnya satu penyambung.
(ii) Semua nod kecuali yang pertama mesti ada satu
‘predecessor’ yang datang sebelumnya.
(iii) Sesebuah carta mesti ada satu nod mula
dan nod hujung.
(iv) Semua anak panah mesti ada kepala dan ekor panah, dan
tidak ada anak panah yang tergantung.
(v) Hanya anak panah tertentu sahaja yang mempunyai
hubungan ‘precedence’, panjangnya tidak mempengaruhi
masa aktiviti.
(vi) Laluan kitar atau loop tertutup tidak dibenarkan dalam
rangkaian. Ia menunjukkan sesuatu aktiviti itu adalah
pengganti kepada aktiviti lain.

234
(a) Membina carta PERT menggunakan MS Project

Mari kita memulakan satu fail Microsoft Project yang baru. Anda perlu
lakukan langkah-langkah berikut:

(i) Pilih Menu File dan tekan pada New.

(ii) Kotak Dialog di bawah akan dipaparkan.
(iii) Klik pada View.
(iv) Pilih PERT Chart, atau klik ikon PERT Chart pada
bahagian kiri tetingkap Microsoft Project.

Dengan ini anda sudah berjaya menghasilkan sebuah carta PERT.

(b) Membina Carta PERT secara berasingan (tanpa

menggunakan Microsoft Project)

Sekiranya anda ingin membina sebuah carta PERT tanpa menggunakan

sebarang maklumat dari carta PERT atau tanpa menggunakan perisian
Microsoft Project, anda perlu melakukan langkah-langkah berikut:

(i) Kenal pasti aktiviti.

(ii) Tentukan turutan sesuai bagi aktiviti.
(iii) Anggarkan masa yang diperlukan bagi setiap aktiviti.
(iv) Sediakan carta berskala-masa bagi aktiviti-aktiviti bagi
menentukan laluan kritikal.

Mari kita ambil satu contoh urutan aktiviti dan kita bina pula carta
PERT bagi aktiviti tersebut. Jadual 5.2 di bawah mengandungi turutan
aktiviti untuk satu contoh projek. Ia disertakan dengan nama aktiviti
yakni dari aktiviti A hingga aktiviti M, di nod mana ia bermula, di nod
mana pula ia berakhir dan yang terakhirnya berapakah anggaran masa
yang diperlukan untuk menyiapkan aktiviti tersebut.

Jadual 5.2
Sekumpulan Aktiviti untuk Satu Projek

Aktiviti Nod Mula Nod Akhir Anggaran Masa

A 1 2 2
B 1 3 4
C 2 4 5
D 2 5 6
E 3 5 2
F 3 6 3
G 4 7 2

235
 H 5 8 2
I 5 9 4
J 6 9 6
K 7 8 1
L 8 10 3
M 9 10 4

Berdasarkan Jadual 5.2, mari kita bina sebuah carta rangkaian. Kita
mulakan dengan aktiviti A. Ia harus bermula dari nod 1 dan harus
berakhir di nod 2. Manakala anggaran masa yang diperlukan untuk
menyiapkan aktiviti A ialah selama dua hari. Jadi kita perlu mulakan
dengan menulis nod bernombor 1 dan nod bernombor dua.
Sambungkan kedua-dua nod tadi dengan satu anak panah, dan di atas
anak panah kita labelkan dengan A=2 yang membawa maksud aktiviti A
dengan anggaran masa dua hari. Sila rujuk Rajah 5.19 untuk melihat
gambar rajah rangkaian untuk keseluruhan aktiviti bagi projek tadi.

Rajah 5.19
Contoh Gambar rajah Rangkaian Aktiviti di atas Nod Bagi Aktiviti di dalam Jadual 5.2

C=5 G=2
4 7
K=1

2 D=6
A=2 H=2
5 8 L=3

I=4 10
1
E=2

B=4 9 M=4

3 6
J=6
F=3

Sekarang kita sudah siap membina sebuah carta rangkaian yang ringkas.
Mudah-mudahan ia akan dapat dijadikan panduan untuk membina carta
yang lebih kompleks di masa hadapan.

5.4 KESIMPULAN

Secara keseluruhannya dapat kita rumuskan di sini bahawa pembinaan

carta dan rajah terutamanya dengan bantuan aplikasi komputer telah
banyak mempermudahkan, melicinkan, menyusun atur aktiviti, tugasan,
program mahupun projek yang semakin berkembang pesat dari hari ke
hari di pelbagai sektor, kecil mahupun besar, di peringkat kebangsaan
mahupun di peringkat antarabangsa.

236
 SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Manakah di antara berikut bukan merupakan jenis hubungan

antara tugasan?

A. Selesai-Mula
B. Mula-Selesai
C. Selesai-Selesai
D. Mula-Tangguh

2. Maklumat manakah benar mengenai mercu tanda (milestone)?

A. Milestone ialah tugasan khas khususnya menggambarkan

aktiviti bermasalah.
B. Jangka masa untuk mercu tanda ini selalunya memakan
masa selama sebulan.
C. Tidak semua projek mempunyai mercu tanda.
D. Mercu tanda menggambarkan peristiwa penting di dalam
sesuatu projek dan ia tidak mempunyai sebarang jangka
waktu.

3. Apakah kegunaan Rajah Struktur Pecahan Kerja (Work Breakdown

Structure - WBS)?

A. Untuk melicinkan perjalanan sesuatu projek.

B. Untuk mendapat gambaran keseluruhan aktiviti-aktiviti
yang terlibat di alam sesuatu projek.
C. Untuk membantu pengurus menyediakan pembahagian
tugas.
D. Semua yang di atas.

4. Antara berikut yang manakah BUKAN skala masa yang sesuai

digunakan di dalam membina sebuah carta Gantt?

A. Jam
B. Minggu
C. Hari
D. Bulan

5. Perkara berikut BENAR mengenai carta Gantt KECUALI:

A. Paparan bergrafik bagi aktiviti-aktiviti kerja yang

ditunjukkan oleh carta bar berskala masa.

237
 B. Menekankan tempoh masa pelaksanaan sesuatu aktiviti.
C. Menunjukkan pertindihan aktiviti.
D. Menunjukkan aturan aktiviti yang dilakukan.

6. Apakah yang dimaksudkan dengan laluan kritikal dalam carta

PERT?

A. Jumlah masa yang diambil oleh aktiviti-aktiviti yang

memakan masa paling lama.
B. Masa minimum penyiapan satu projek, fasa atau tugas.
C. Masa yang diambil untuk menjadual, menganggar dan
mengawal satu rangkaian aktiviti.
D. Masa keseluruhan aktiviti yang dilaksanakan.

7. Antara kegunaan perisian aplikasi komputer ialah untuk membina

carta dan rajah. Di antara berikut yang manakah merupakan
fungsi UTAMA aplikasi carta dan rajah tersebut?

A. Aplikasi perisian carta dan rajah amat berguna dalam

menyimpan data.
B. Aplikasi carta dan rajah menghasilkan output yang cantik,
menarik, dan mudah difahami.
C. Aplikasi carta dan rajah dapat menyampaikan maklumat
dengan lebih sistematik dan mudah difahami.
D. Aplikasi carta dan rajah wajib digunakan dalam
penyediaan laporan projek.

8. Kebaikan UTAMA mana-mana perisian aplikasi dalam

pembinaan Carta/Rajah ialah

A. Memiliki ciri mudah pengguna (userfriendly) melalui

penggunaan tetikus (mouse) untuk melaksanakan sesuatu
kerja.
B. Senang digunakan dan mempunyai pelbagai warna yang
menarik.
C. Senang mencari sesuatu maklumat kerana warna yang
pelbagai.
D. Mudah digunakan kerana memiliki ciri mudah pengguna
(userfriendly) dan Graphical User Interface (GUI).

9. Apakah jenis Carta/Graf yang dapat digunakan untuk

menunjukkan pembahagian dengan jelas dan berkesan?

A. Carta/graf garis.
B. Carta/graf pai.

238
 C. Carta/graf bar.
D. Carta/graf titik.

10. Perisian Visio (Visio software) dapat melakukan tugasan berikut

KECUALI

A. Melukis carta aliran (flow chart).

B. Melukis carta organisasi (organization chart).
C. Melukis maklumat.
D. Melukis rajah rangkaian.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 5.1

1. Rajah Struktur Pecahan Kerja atau juga dikenali sebagai Work

Breakdown Structure dan ringkasnya WBS adalah sejenis rajah yang
digunakan untuk membantu menyatakan setiap aktiviti penting
yang terlibat untuk mencapai matlamat dan objektif sesuatu
projek.

2. Ia digunakan untuk menganalisa aktiviti-aktiviti yang terlibat

dalam sesuatu projek.

3. Secara umumnya, ia boleh dibina di dalam pelbagai format yakni

tiada format tertentu yang khusus untuknya. Dengan kata lain, ia
bergantung kepada kehendak pengurus untuk memlilih format
yang sesuai dengan tugasnya. Walau bagaimanapun, dua format
yang selalu digunakan ialah paparan grafik dan paparan indentasi.

SDT 5.2

1. Di antara ciri-ciri yang ada pada carta Gantt ialah

(i) Ia adalah sebuah paparan bergrafik bagi aktiviti-aktiviti

kerja yang ditunjukkan oleh carta bar berskala masa.
(ii) Paparannya mempamerkan tempoh masa pelaksanaan
sesuatu aktiviti.

239
 (iii) Pada masa yang sama pertindihan aktiviti dalam sesuatu
jangka masa yang tertentu juga dapat dilihat dengan
jelas.

2. Kebaikan carta Gantt adalah seperti berikut:

(i) Mudah di lukis dan di baca.

(ii) Baik bagi persekitaran yang statik.
(iii)Memberi gambaran keseluruhan aktiviti kerja.
(iv) Memberi gambaran yang jelas tentang status setiap
aktiviti.
(iv) Membolehkan individu meneliti kemajuan kerja sendiri.
(v) Membolehkan analisis suasana ‘what if’ untuk anggaran.

3. Kelemahan bagi carta Gantt pula adalah seperti di bawah:

(i) Rumit untuk dikemas kini tetapi kalau dilukis di

komputer, ia tidak sukar lagi.
(ii) Sukar memaparkan hubungan ‘precedence’.
(iii) Tidak membantu dalam memoptimumkan
pembahagian tugas (pejabat).

SDT 5.3

1. Carta PERT (Program Evaluation Review Technique) atau carta CPM

adalah carta rangkaian yang menunjukkan urutan aktiviti-aktiviti
yang terdapat di dalam sesuatu projek. Ia bertugas untuk
menjadual, menganggar dan mengawal satu rangkaian aktiviti-
aktiviti yang saling bersandaran antara satu sama lain. Masa
minimum untuk penyiapan sesuatu projek dapat dilihat dari carta
rangkaian ini.

2. Laluan kritikal

Laluan kritikal ini mewakili jumlah masa yang diambil oleh

aktiviti-aktiviti yang memakan masa paling lama bagi menyiapkan
sesuatu projek. Dengan kata lain, dari segi masa, ia adalah masa
paling cepat sesuatu projek itu dapat disiapkan. Ia adalah urutan
rangkaian aktiviti kritikal yang menentukan jangka masa projek
keseluruhan dari bermula sehinggalah projek tersebut ditamatkan.
Jika aktiviti- kritikal ini terlewat ia akan melambatkan masa siap
projek.

Kadang kala ia juga dikenali sebagai Laluan Genting.

240