BAB 1 SIAPAKAH SETIAUSAHA?

Objektif topik: Di akhir topik ini, pelajar seharusnya dapat mengetahui: Sejarah setiausaha Senario kedudukan dan jawatan setiausaha Tugas seorang setiausaha Personaliti seorang setiausaha

01.01 SEJARAH SETIAUSAHA

Setiausaha bermaksud orang yang diambil kerja di dalam pejabat bagi membantu urusan suratmenyurat, menyimpan rekod dan menguruskan temujanji. Predation in berasal daripada istana iaitu Secret Keeper yang merujuk penyimpan rahsia peribadi atau rahsia negara kepada raja ataupun permaisuri yang memerintah.

Sebelum perang dunia pertama, ramai setiausaha adalah lelaki. Peniaga juga mempunyai

setiausaha yang selalunya dikenali sebagai kerani. Pada masa sekarang, peranan dan setiausaha sudah berubah

tangggungjawab

dibandingkan 70 tahun dahulu. Teknologi baru bermakna kerja dapat dilakukan hingga mencapai standard lebih tinggi dalam masa singkat.

Dengan itu, setiausaha wanita mula mengurus surat, akaun, jemputan dan sebagainya dan juga melakukan tugas-tugas baru yang lebih mencabar serta demanding. Setiausaha bermaksud:

SETIA

USAHA

- Setia : Kesetiaan seseorang setiausaha boleh dijelaskan sebagai individu yang sentiasa mematuhi arahan-arahan yang telah ditetapkan oleh organisasi dan menyokong cadangan-cadangan organisasi tersebut tanpa menyokong kepada pihak-pihak yang lain termasuk pihak ketiga. Sebagai contoh, setiausaha haruslah seorang individu yang sentiasa mengikut arahan ketua tanpa bantahan, malah sentiasa mencuba untuk memberikan yang terbaik dalam segala tugasan harian kesetiausahaan.

- Usaha :

Manakala perkataan usaha pula menjelaskan bahawa setiausaha merupakan seorang

individu yang sentiasa membawa perubahan-perubahan yang baru dalam mengurangkan tekanan kerja pihak atasan yang dialami.

Mereka bukan sahaja melakukan perubahan seperti yang diarahkan oleh ketua, tetapi mampu untuk memberikan idea-idea yang bernas kepada ketua mereka untuk mengurangkan tekanan kerja yang dialami.

01.02 a.

SENARIO KEDUDUKAN DAN JAWATAN SETIAUSAHA Pengurus dan setiausaha ibarat isi dengan kuku, masing-masing saling

bersandar antara satu sama lain. Dalam organisasi yang menyahut cabaran globalisasi, peranan pengurus dan setiausaha wajar dimantapkan dari semasa ke semasa. Pemantapan ini dapat menyediakan organisasi yang kuat demi memperjuangkan matlamat yang ditetapkan oleh pihak atasan. Sifat berfikiran terbuka di kalangan pengurus serta sikap kerjasama dan supportive yang diberikan oleh setiausaha, menjadikan pengurusan organisasi lebih berjaya serta dihormati oleh jabatan-jabatan lain.

Any fact facing us is not as important as our attitude toward it, for that determines our success or failure. Fakta yang kita hadapi tidak sepenting sikap kita terhadapnya, kerana sikap kitalah yang akan menentukan kejayaan atau kegagalan kita.

b.

Pengurus yang berpengalaman dapat berkongsi pengalamannya dengan setiausaha,

terutamanya dalam perkara yang memerlukan keputusan dibuat segera ketika pengurus tidak ada. Dalam masa yang sama, pengurus yang sibuk dengan bebanan tugas luar dan dokumen yang perlu disiapkan, dapat menyelesaikan tugasnya dengan cemerlang apabila mendapat setiausaha yang cekap dan bermatlamat.

c.

Setiausaha merupakan satu jawatan yang amat penting dalam sesebuah organisasi - yang

besar. Setiap organisasi yang maju tidak kira badan kerajaan mahupun badan swasta amat menitikberatkan seorang setiausaha yang mahir dan mengurangkan tekanan kerja seharian mereka.

d.

Seorang setiausaha perlu mengetahui maklumat mengenai keseluruhan operasi sesebuah

organisasi apabila beliau sudah mula menjawat jawatan sebagai seorang setiausaha. Ramai daripada kita menganggap bahawa tanggungjawab seorang setiausaha hanyalah perlu menaip surat, menyediakan minit mesyuarat, membuat sistem filing dan sebagainya, sama sekali tafsiran

tersebut adalah salah bagi urusan perniagaan moden yang telah diamalkan oleh Malaysia, kerana seorang setiausaha patut memahami keseluruhan operasi organisasi tersebut.

e.

Ramai antara kita yang terlepas pandang berkenaan jawatan setiusaha dalam organisasi

tidak kira sama ada organisasi kecil ataupun besar. Tidak banyak syarikat kecil yang mewujudkan jawatan ini dalam organisasi mereka. Hal ini mungkin disebabkan mereka tidak faham mengapa jawatan ini penting dan perlu dalam organisasi mereka. Dalam syarikat biasanya, jawatan ini

disamakan dengan jawatan pembantu pejabat, pegawai ataupun jawatan lain yang menjalankan semua urusan pejabat yang diketahuinya. Perkara begini mungkin berlaku kerana banyak pengurus tidak faham dengan jelas bidang setiausaha ataupun mereka tidak tahu langsung mengapa jawatan ini penting dalam syarikat mereka.

01.03 TANGGUNGJAWAB SEORANG SETIAUSAHA Bagi menghasilkan laporan, pengurus menulis, kemudian ditaip oleh setiausaha. Hal ini

menggambarkan, satu tugas disiapkan oleh dua individu berlainan. Masing-masing memainkan peranan menyiapkan tugas yang sama, dalam masa yang berlainan. Dengan itu, dapat kita katakan, pengurus dan setiausaha mempunyai peranan simbiotik. Satu pihak tidak boleh menafikan satu pihak yang lain. Dengan demikian, peranan setiausaha sama penting dengan peranan pengurusnya. Sebelum kita memegang peranan sebagai seorang setiausaha kita perlu akui ataupun arif mengenai tanggungjawab-tanggungjawab yang perlu diamalkan oleh seorang setiausaha. Kebanyakan daripada kita hanya mempercayai bahawa seorang setiausaha harus mengetahui kemahiran menaip, menyediakan minit mesyuarat dan membuat Rintas, tetapi tidak sama sekali bagi peredaran dunia yang lebih moden dan global, menunjukkan bahawa seorang setiausaha harus berperanan dalam mengetahui tugasan-tugasan yang berlebihan, di antaranya : a. Kemahiran menaip b. Kemahiran bahasa ringkas -Rintas c. Kemahiran pentadbiran pejabat d. Kemahiran dalam menyediakan set kewangan e. Kemahiran komunikasi f. Teknik memfail dokumen

a.

Kemahiran menaip

Kepantasan menaip seorang setiausaha perlulah mencapai sebanyak 35psm, ini adalah bagi memudahkan seorang setiausaha dalam menyediakan kerja-kerja yang berkaitan dengan cetakan supaya disediakan dengan lebih cepat dan tepat.

b.

Kemahiran bahasa ringkas -Rintas

Kemahiran bahasa ini adalah penting, supaya seseorang setiausaha boleh menggunakan kemahiran

ini dalam menyalin sebarang pesanan ataupun catatan yang perlu diambil oleh setiausaha dan boleh disediakan dengan begitu mudah dan tepat. c. Kemahiran pentadbiran pejabat

Seorang setiausaha harus memahami fungsi- fungsi jabatan dalam sesebuah organisasi supaya beliau boleh mengambil alih tanggungjawabnya apabila majikannya tidak dapat menghadirkan diri ke pejabat. Ini adalah kerana seorang setiausaha dikenali sebagai orang paling utama bagi seorang ketua. d. Kemahiran dalam menyediakan set akaun

Kemahiran dalam menyediakan set kewangan yang teratur dan tepat adalah amat penting bagi seorang setiausaha. Ini adalah kerana seorang setiausaha dikehendaki mengendalikan akaun yang berkaitanfdengantperibaditketuanyatdalamtbentuk:

Belanja Tunai Pengeluaran Cek Peribadi Penggunaan Kad Kredit

e.

Kemahiran komunikasi

Seorang setiausaha harus mempunyai satu personaliti atau komunikasi baik apabila berinteraksi dengan pelanggan ataupun tetamu tuannya, kefahaman dan kefasihan dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris juga diberi sebagai keutamaan dalam membentuk seorang setiausaha yang bertanggungjawab. d. Teknik memfail dokumen

Pejabat organisasi dilengkapi dengan sistem kabinet khas bagi menyimpan semua fail berkenaan pelbagai maklumat. Rekod maklumat yang disimpan dalam sistem kabinet khas ini memerlukan semakan semula. Terdapat pelbagai fail yang disimpan di dalam pejabat dan tugas menyimpan fail itu dipermudahkan lagi dengan sesetengah sistem aplikasi komputer yang diuruskan oleh kakitangan yang mahir dalam bidang komputer.

PERSONALITI SEORANG SETIAUSAHA

TAKRIF: Personaliti ialah keperibadian atau perwatakan seorang setiausaha atau seseorang di pejabat, personaliti anda adalah diri anda, kemajuan dan pembangunan hidup anda dan jatuh bangun kerjaya anda.

CIRI CIRI PERSONALITI

Personaliti seorang setiausaha dinilai paling kurang daripada tiga aspek utama.

1
Penampilan (imej) diri

2
Perhubungan dengan rakan sejawat dan pelanggan

3
Kecekapan dan kemahiran dalam tugas

1. Penampilan Diri (Imej)

Untuk membina keterampilan dan imej diri yang tinggi perkara-perkara berikut perlu diambil perhatian :

a. Perwatakan (rupa diri) yang ceria. b. Perawakan (rupa keseluruhan jasad) yang mantap c. Pakaian yang kemas dan bergaya d. Aksesori yang tidak terlalu sarat dan membebankan e. Kebersihan diri dan persekitaran f. Pertuturan yang jelas dan mudah difahami g. Kekemasan mengikut kesesuaian majlis h. Fesyen rambut yang sesuai dan kemas i. j.
Dandanan dan solekan yang tidak keterlaluan dan kemas Budi bahasa yang harmoni

2. Perhubungan dengan rakan sejawat dan pelanggan Ketinggian personaliti seseorang juga dinilai daripada etika perhubungan mereka dengan rakan sejawat dan juga pelanggan. Antara perkara yang perlu diambil perhatian ialah:

1. Kemesraan 2. Tabiat sentiasa tersenyum 3. Budi bahasa yang tinggi 4. Amanah 5. Pengorbanan sesama sahabat 6. Timbang rasa 7. Sosial yang harmoni 8. Bersemangat 9. Kesetiaan

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Ketegasan dalam tindakan Keyakinan diri Sedia membantu tanpa mengira waktu dan situasi Kerjasama Tidak berkira Adat sopan Berdaya tahan di bawah tekanan Pandai menyesuaikan diri Boleh berjenaka

3. Kecekapan dan kemahiran dalam tugas

Kecekapan amat dituntut dalam pengurusan.

Personaliti seseorang juga berkait rapat dengan kecekapan dan kemahiran mereka di dalam kerjaya dan tugas yang dipikul. Antara aspek yang perlu diambil perhatian ialah :
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Bertanggungjawab Bijak menepati dan menguruskan masa Bijak / pintar akal Berilmu Kuat daya ingatan Selalu menyelesai masalah Proaktif / produktif Tinggi kesanggupan