KOLEJ VOKASIONAL AMPANGAN

JALAN KUALA PILAH - SEREMBAN

70400 SEREMBAN
N.SEMBILAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

BPP 6013
KOD DAN NAMA
OFFICE SAFETY & SECURITY ADMINISTRATION
PROGRAM /
PROGRAM’S CODE &
FB-024-3:2012
NAME
OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION
TAHAP / LEVEL 3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE
NO. DAN PENYATAAN
AKTIVITI KERJA / WORK
ACTIVITIES NO. AND
STATEMENT
NO. KOD / CODE NO.
C06 OFFICE SAFETY & SECURITY ADMINISTRATION
1. IDENTIFY SAFETY & SECURITY MEASURE IN
OFFICE ENVIRONMENT
2. ADMINISTER OFFICE SAFETY AND SECURITY
SYSTEM
3. REPORT OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM
ADMINISTRATION ACTIVITIES
Muka Surat / Page : 1
FB-024-3:2012-C06/P(1/3) Drp / of : 27

TAJUK/TITLE:IDENTIFY SAFETY & SECURITY MEASURE IN OFFICE ENVIRONMENT

TUJUAN/PURPOSE :
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai jenis-jenis ancaman; langkah
keselamatan dan kesihatan pejabat; akta OSHA; jenis dokumen kawalan dan sistem
keselamatan; menentukan jenis kawalan keselamatan persekitaran pejabat; keselamatan dan
prosedur/ manual keselamatan; dan aras akses sistem keselamatan.
 Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
PENERANGAN/INFORMATION :

1. PENGENALAN

Kesihatan dan keselamatan pekerjaan merupakan satu bidang yang bertujuan melindungi
kesihatan, keselamatan dan kebajikan pekerja. Keselamatan tempat kerja merupakan suatu
aspek penting di dalam sesebuah organisasi syarikat. Kerajaan telah mengambil langkah-langkah
perlu dengan memperkenalkan Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 pada 25
Februari 1994. Akta ini dikawalselia oleh Jabatan Kesihatan dam Keselamatan Pekerjaan dari
Kementerian Sumber Manusia.

Tujuan utama Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 adalah untuk
memastikan keselamatan, kesihatan dan kebajikan orang-orang yang sedang bekerja, melindungi
orang-orang ditempat kerja selain daripada orang-orang yang sedang bekerja, menggalakkan
suatu persekitaran yang bersesuaian dengan fisiologi dan psikolgi orang-orang yang sedang
bekerja, mengadakan suatu sistem perundangan yang berasas kepada peraturan-peraturan dan
tata amalan industri disamping peruntukan Akta. Secara ringkasnya, akta ini bertujuan untuk
menjamin keselamatan bukan sahaja kepada pekerja tetapi juga kepada orang lain yang berada
di tempat kerja. Orang tersebut merujuk kepada tetamu atau sesiapa sahaja yang mempunyai
urusan dengan organisasi berkenaan.

Manakala skop akta ini antara lain adalah merangkumi dan melindungi orang yang
bekerja dalam semua aktiviti ekonomi termasuk perkhidamatan awam, badan berkanun dan
sektor swasta kecuali mereka yang bekerja di atas kapal perdagangan dan angkatan tentera.
Sektor-sektor yang dirangkumi akta ini adalah sebagaimana peruntukan dinyatakan dalam jadual
pertama di bawah seksyen 1(2) iaitu pengilangan, perlombongan dan kuari, pembinaan,
pertanian, perhutanan dan perikanan, kemudahan elektrik, gas, air dan perkhidmatan kebesihan,
pengangkutan, penyimpanan dan komunikasi, perdagangan borong dan runcit, hotel dan restoran,
kewangan, insurans, hartanah dan perkhidmatan perniagaan, perkhidmatan awam dan pihak
berkuasa berkanun.

a) Maksud

Ancaman ialah satu niat yang boleh memberi kesan kesakitan, kecederaan, kerosakan dan
tindakan musuh kepada seseorang terhadap balasan yang telah dikenakan atau tidak.

b) Terdapat pelbagai jenis ancaman antaranya ialah :-

i. Kejadian semula jadi (banjir,gempa bumi, kemarau dan ribut taufan)

ii. Ancaman Penjenayah ( rompakan, penyeludupan)

iii. Penganas
 Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
iv. Kemalangan (Berkaitan kerja)

v. Information Security Risks

vi. Ancaman bom

vii. Malware - Pada dasarnya adalah sebuah program yang direka khas untuk
menjangkiti sebuah sistem komputer tanpa pemiliknya diberitahu terlebih dahulu.

a) Keselamatan di tempat kerja

Hazard
 Elemen yang menwujudkan risiko yang menyumbang kepada kemalangan di tempat
kerja
 Terdapat tiga jenis kumpulan risiko hazard iaitu tinggi, rendah dan sederhana
 Jenis hazrad terdiri daripada lima jenis iaitu :
(i) Hazard fizikal.
 Wujud dari persekitaran tempat kerja. ia meliputi tahap bunyi yang tinggi,
tahap getaran yang dialami oleh pekerja, tahap suhu yang melampau,
tahap kualiti udara dalaman dan kejutan elektrik.

(ii) Hazard kimia

 Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
 Wujud dengan penggunaan bahan kimia ditempat kerja. ia terdiri
daripada kabus, wap, gas, habuk dan asap.

(iii) Hazard biologikal.

 Wujud daripada virus dan bakteria yang wujud di tempat kerja. Ia meliputi
cendawan kelapuk,fungus, bakteria dan serangga. Selain itu juga,
penyakit wujud di tempat kerja seperti HIV, denggi, selesema burung dan
SARS.

(iv) Hazard Ergonomik

 Wujud daripada ketidaksepadanan atau ketidaksesuaian antara kerja dan
individu yang melakukannya. Ketidaksesuaian ini akibat reka bentuk,
peralatan, peralatan dan tatacara kerja yang tidak sempurna.Contohnya,
kerusi tidak direka bentuk tidak sempurna dan mendatangkan kesan
kepada pekerja.

(v) Hazard Psikososial

 Wujud daripada berkaitan faktor psikososial dan sosial daripada
pekerjaan. contohnya kerja lebih masa, tekanan kerja dan kerisauan.

1.2 DETERMINE OFFICE SECURITY AND SAFETY MEASURES

(MENENTUKAN LANGKAH KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEJABAT)

Penubuhan langkah keselamatan dan kesihatan pejabat berdasarkan polisi dan SOP sesuatu
syarikat.

Langkah langkah keselamatan dan kesihatan pejabat boleh dikategorikan kepada :-

a) Peraturan am kepada semua pekerja – Majikan perlu membentuk satu peraturan

keselamatan yang sesuai kepada semua pekerja bagi mengelakkan kemalangan. Ini
menunjukkan komitmen majikan agar pekerja terus sihat dan meningkatkan
produktiviti syarikat. Contohnya peraturan penggunaan kenderaan/ lif, housekeeping
(menjaga, memelihara merawat kebersihan dan keindahan yang ada dalam maupun
diluar syarikat), ergonomic.

b) Peraturan keselamatan di pejabat – Peraturan yang speasifik kepada satu

kawasan dalam ruang pejabat atau tempat kerja. Contohnya peraturan membuka
pintu, menggunakan peralatan pejabat. Langkah-langkah mengelakkan kemalangan
dan kecederaan Jika dilihat kebanyakkan kemalangan atau kecederaan tersebut
bolehlah dielakkan dengan perancangan mudah serta “house keeping” yang baik.
Berikut adalah beberapa contoh amalan yang baik.
 Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
i. Laluan perjalanan orang ramai seharusnya mempunyai pencahayaan
yang mencukupi, bebas dari objek, peralatan, sampah sarap dan
dawai elektrik.
ii. Lantai sebaik-baiknya mempunyai satu paras yang seragam. Alas kaki
(floor mats) tidak digalakkan. Cecair yang tertumpah serta apa-apa
objek di atas lantai dikutip dan dibersihkan segera.
iii. Peti fail perlulah diletakkan dengan cara ianya tidak membuka ruang
laluan perjalanan orang ramai dan tidak dibiarkan terbuka. Untuk
menstabilkan peti fail isikan dari ruang bawah dan tidak membuka
lebih dari satu peti dalam satu masa yang sama.
iv. Peralatan pejabat yang menggunakan kuasaelektrik perlu diperiksa
dan diselenggara oleh orang yang kompitan. Sila pastikan kesemua
suis peralatan elektrik dimatikan sebelum pulang.
v. Peralatan pejabat perlulah digunakan mengikut cara yang telah
ditetapkan. Gunakan alat yang betul untuk menjalankan tugas anda.
Sekiranya peralatan tersebut tidak ada, sila laporkan kepada penyelia
anda untuk tindakan selanjutnya.

c) Prosuder pertolongan cemas

Kemalangan

Rawat Pesakit cedera

Mendapatkan bantuan dengan orang

terhampir / Melaporkan kepada pihak yang
berkaitan

Menyiasat , lapor dan mencatat

Menghantar laporan kepada pihak yang

berkaitan

Membuat tindakan pembetulan/

penambahbaikan bagi tempat kerja
 Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
d) Keselamatan di pejabat
Merujuk kepada Guidelines on occupational safety and helth in the the office yang
dikeluarkan oleh DOSH Malaysia, terdapat beberapa perkara yang mengamcam
keselamatan dan kesihatan pekerja yang bekrja diruang pekerja, seperti berikut :

Bil Ancaman Keselamatan Ancaman Kesihatan

1 Kemalangan di dalam ruang pejabat Persekitaran ruang pejabat yang
tidak sihat
2 Kejutan elektrik Stesen ruang kerja yang tidak
sesuai
3 Kebakaran Tekanan Kerja
4 Bahan kimia di ruang pejabat
5 Jenayah di tempat kerja

* ANCAMAN KESELAMATAN
1) Kemalangan di dalam ruang pejabat
Punca Cara mengatasi
 Tergelincir- keadaan lantai, kasut  Menyediakan ruang pejabat yang lapang
pekerja haus, tumpahan bendalir  Ruang penyimpanaan yang tersusun
 Tersepak (Halangan laluan pekerja)  Sentiasa mengekalkan keadaan ruang pejabat
 Terjatuh dari tempat yang tinggi – yang tersusun
jatuh semasa panjat tangga semasa
mengambil barang di tempat tinggi.

2) Kejutan elektrik
Punca Cara mengatasi
 Kejutan elektrik- penggunaan kuasa  Memastikan tidak membuat sambungan yang
melebihi had peggunaan, kecatatan panjang
pada wayar, kerosakkan pada  Penyelenggaran/ pemeriksaaan secara
barangan elektrik) berperingkat

3) Kebakaran
Punca Cara mengatasi
 Kejadian litar pintas  Penyelenggaraan/pemeriksaan secara
 Nyalaan rokok berperingkat
 Laluan kesemasan yang berkesan
 Kempen kepada pekerja
 Penyediaan alat pencegah kebakaran
 Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

4) Bahan Kimia
Punca Cara mengatasi
 Bahan kimia seperti penggunaan  Penyediaan SOP bagi penggunaan
dakwat, pencetak, serbuk toner  Menyediakan ruang yang sesuai
mesin fotostat,dan bahan cuci

5) Jenayah di tempat kerja

Punca Cara mengatasi
 Kecurian harta benda  Langkah berhati-hati
 Kecurian maklumat perniagaan  Penyediaan Sistem keselamatan data (Cth:
 Tekanan pekerjaan- (individu) Wujudkan password)

* ANCAMAN KESIHATAN
1) Persekitaran ruang pejabat yang tidak sihat –SBS (Sick Building Syndrome)
 Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
Punca SBS Cara mengatasi
 Pencemaran Udara  Pengudaraan yang sistematik
- Bahan cemar daripada  Mewujudkan pejabat yang
pengguna ruang pejabat kondusif
termasuk gas karbon di  Kempen 5S
pejabat.  Kempen Kesihatan
- Sumber utama pencemaran
yang terlibat ialah ruang
pejabat, bahan binaan, mesin
fotostat dan sistem
pengudaraan
 Pencemaran Bau
- bau badan pekerja, alat
pewangi dan bahan kimia
yang digunakan pejabat.
- Mampu merangsang tahap
produktiviti pekerja.
 Kehilangan ion-ion udara
- Molekul-molekul gas yang
mempunyai cas positif dan
negatif. Terjadi sedikit keranan
ruang pejabat yang kecil
dikongsi bersama berbanding
persekitaran di luar pejabat.
- ion hilang kerana saluran
pengudaraan, wap air, habuk
dan asap.
- Boleh menyebabkan penyakit
saraf dan asma

2) Stesen Ruang Bekerja – merangkumi meja kerja, kerusi dan ruang pergerakan
membuat kerja pejabat.
Punca Cara mengatasi
 Keluasan Lantai  Penyediaan ruang yang sesuai
- keluasan sekurang-kurangnya  Penyediaan kelengkapan dan
6.25 meter persegi (bagi perabot sesuai dengan pekerja
perabot dan alat kelengkapan) atau pekerjaan
- Boleh menyebabkan Penyakit  Pengamalan cara postur badan
Claustrophobia yang betul semasa bekerja.
(ketakutan untuk tidak dapat
keluar daripada tempat-tempat
yang kecil, sempit dan gelap)
 Meja kerja dan kerusi yang tidak
sesuai atau cara penggunaan
(Sila rujuk Gambar 1)
- Penyakit tulang dan otot
 Pergerakan semasa bekerja
- Pengunaan komputer bagi
pergerakkan tangan dan
dibahu
 Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

1.3 IDENTIFY OSHA ACT

Kemalangan di tempat kerja merupakan salah satu masalah yang perlu ditangani oleh
organisasi. Banyak kos yang perlu ditanggung oleh organisasi apabila pekerja ditimpa
kemalangan semasa bekerja. organisai bukan sahaja perlu menangung kos kewangan tetapi
kos bukan kewangan. pekerja yang ditimpa kecelakaan di tempat kerja bukan sahaja perlu
mendapat rawatan, mereka juga perlu diberikan pampasan yang setimpal. di samping itu,
pekerja yang ditimpa kemalangan juga mungkin akan terganggu emosi dan mentalnya. Ini
semua harus ditangani oleh organisasi. Oleh itu, organisasi perlu memastikan tempat kerja
diurus dengan selamat dan sihat.

Subtopik ini membincangkan tentang akta OSHA, Kepentingan amalan keselamatan

dan kesihatan pekerjaan, langkah mengurangkan keselamatan dan kesihatan pekerjaan.

a) AKTA KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN 1994 (AKTA 514)

 Tafsiran : suatu akta untuk membuat peruntukan lanjut bagi memastikan

keselamatan, kesihatan dan kebajikan orang-orang yang sedang bekerja, bagi
melindungi orang lain terhadap risiko kepada keselamatan atau kesihatan berkaitan
dengan aktiviti orang-orang yang sedang bekerja.

 Akta ini dikuatkuasakan oleh Jabatan Keselamatan dan kesihatan pekerjaan

(JKKP) di bawah seliaan Kementerian Sumber Manusia. Bagi memastikan akta ini
tercapai sasaran, kerajaan menubuhkan Institut Keselamatan dan Kesihatan
Pekerjaan Negara yang berfungsi sebuah badan yang menyediakan latihan dan
kursus yang berkaitan dengan tata amalan keselamatan dan kesihatan pekerjaan.

 Tujuan Akta :

i. Memastikan keselamatan, kesihatan dan kebajikan orang-orang yang

sedang bekerja terhadap risiko kepada keselamatan atau kesihatan yang
berbangkit daripada aktiviti orang yang sedang bekerja.

ii. untuk melindungi orang-orang di tempat kerja selain daripada orang-

orang yang sedang bekerja terhadap risiko keselamatan atau kesihatan
yang berbangkit daripada aktiviti orang-orang yang sedang bekerja.
 Muka Surat / Page : 10
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
iii. untuk menggalakkan sesuatu persekitaran pekerjaan bagi orang yang
sedang bekerja yang disesuaikan dengan keperluan fisiologi dan
psikologi mereka

iv. untuk mengadakan cara yang menurutnya perundangan keselamatan

dan kesihatan pekerjaan yang berkaitan boleh digantikan secara
berperingkat-peringkat oleh sistem peraturan dan tataamalan yang
diluluskan.

b) KEWAJIPAN PEKERJA, PEGAWAI KESELAMATAN DAN KESIHATAN (SHO) DAN

JAWATANKUASA KESELAMATAN DAN KESIHATAN.

 Tujuan : Mewajibkan pekerja khasnya memahami fungsi dan peranan

Jawatankuasa dan kesihatan serta Pegawai Keselamatan dan Kesihatan (SHO),
Rujuk kepada ACT 514, Part VI. Sectiom 24 (1)

1.0 Kewajipan am pekerja yang sedang bekerja :

1.1. Untuk memberikan perhatian yang munasabah bagi keselamatan
dan kesihatan dirinya dan orang lain yang mungkin terjejas oleh
tindakan atau peninggalannya semasa bekerja;
1.2. untuk bekerjasama dengan majikannya atau mana-mana orang
lain dalam menunaikan apa-apa kewajipan atau kehendak yang
dikenakan ke atas majikan atau orang lain itu melalui Akta ini atau
mana-mana peraturan yang dibuat di bawahnya;
1.3. untuk memakai atau menggunakan pada sepanjang masa apa-
apa kelengkapan atau pakaian perlindungan yang diadakan oleh
majikan bagi maksud mencegah apa-apa risiko kepada
keselamatan dan kesihatannya;
1.4. untuk mematuhi apa-apa arahan atau langkah tentang
keselamatan dan kesihatan pekerjaan yang diperkenalkan oleh
majikannya atau mana-mana orang lain melalui atau di bawah
Akta ini atau mana-mana peraturan yang dibuat di bawahnya.
1.5. Seseorang yang melanggar peruntukan seksyen ini adalah
melakukan suatu kesalahan dan boleh, apabila disabitkan,
didenda tidak melebihi satu ribu ringgit atau dipenjarakan selama
tempoh tidak melebihi tiga bulan atau kedua-duanya.
 Muka Surat / Page : 11
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

2.0 Penubuhan jawatankuasa keselamatan dan kesihatan di tempat

kerja.
2.1 Tiap-tiap majikan hendaklah menubuhkan jawatankuasa
keselamatan dan kesihatan di tempat kerja mengikut seksyen ini
jika [ Rujuk kepada ACT 514, Part VII, Section 30(1) ] :
(a) terdapat empat puluh orang atau lebih diambil kerja di
tempat kerja; atau
(b)Ketua Pengarah mengarahkan penubuhan jawatankuasa
sedemikian di tempat kerja.
2.2 Keanggotaan jawatankuasa keselamatan dan kesihatan yang
ditubuhkan di bawah subseksyen 30(1), Bahagian VII Akta 514,
pemilihan atau pelantikan orang ke jawatankuasa itu, kuasa
anggota jawatankuasa itu dan apa-apa perkara lain yang
berhubungan dengan penubuhan atau tatacara jawatankuasa itu
hendaklah sebagaimana yang ditetapkan.
2.3 Tiap-tiap majikan hendaklah berunding dengan jawatankuasa
keselamatan dan kesihatan itu dengan tujuan untuk membuat dan
menyenggarakan perkiraan yang akan membolehkannya dan
pekerjanya bekerjasama dengan berkesan dalam menggalakkan
dan membangunkan langkah-langkah untuk memastikan
keselamatan dan kesihatan pekerja di tempat kerja, dan dalam
mengukur keberkesanan langkah-langkah itu.
2.4 Seseorang yang melanggar peruntukan seksyen ini adalah
melakukan suatu kesalahan dan boleh, apabila disabitkan,
didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjarakan selama
tempoh tidak melebihi enam bulan atan kedua-duanya.

3.0 Fungsi Jawatankuasa Keselamatan Dan Kesihatan

Jawatankuasa keselamatan dan kesihatan yang ditubuhkan di tempat
kerja menurut seksyen 30 Akta 514:
3.1 hendaklah sentiasa mengkaji semula langkah-langkah yang diambil
untuk memastikan keselamatan dan kesihatan orang di tempat
kerja;
3.2 hendaklah menyiasat apa-apa perkara di tempat kerja —
 yang dianggap oleh anggota jawatankuasa itu atau orang
yang diambil kerja di tempat kerja itu adalah tidak
selamat atau merupakan risiko kepada kesihatan; dan
 yang telah dibawa kepada perhatian majikan;
 Muka Surat / Page : 12
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

3.3 hendaklah cuba menyelesaikan apa-apa perkara yang disebut

dalam perenggan 3.2 dan, jika ia tidak berupaya berbuat demikian,
hendaklah meminta Ketua Pengarah supaya
menjalankan suatu pemeriksaan tempat kerja itu bagi maksud itu;
dan
3.4 hendaklah mempunyai apa-apa fungsi lain yang boleh ditetapkan.

c) TANGGUNGJAWAB MAJIKAN DAN ORANG YANG BEKERJA SENDIRI

 Adalah menjadi kewajipan tiap-tiap majikan dan tiap-tiap orang yang bekerja
sendiri untuk memastikan setakat yang praktik, keselamatan, kesihatan dan
kebajikan semasa bekerja semua pekerjanya.
 Kegagalan mematuhi peruntukan ini boleh menyebabkan majikan didenda RM
50,000 atau 2 tahun penjara atau kedua-duanya. Seterusnya di bawah seksyen
15(2) memperuntukkan bahawa majikan hendaklah setakat yang praktik
melindungi keselamatan, kesihatan dan kebajikan orang-orang yang bekerja
untuk mereka termasuklah mengadakan dan menyelenggara loji dan sistem
kerja yang selamat dan tanpa risiko kepada kesihatan, membuat perkiraan
tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam penyimpanan, pengendalian,
penyimpanan dan pengangkutan loji dan bahan, menyediakan maklumat,
arahan, latihan dan pengawasan ke atas aktiviti-aktiviti berbahaya,
menyelenggara tempat kerja serta menyediakan keluar dan masuk yang
selamat, dan menyediakan persekitaraan tempat kerja yang bebas daripada
bahaya-bahaya yang tidak diingini seperti bising, habuk dan sebagainya.
Kewajipan lain majikan dan orang yang bekerja sendiri adalah menyediakan
Polisi Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, memastikan orang lain selain
daripada pekerjanya tidak tertedah kepada bahaya yang dihasilkan daripada
aktiviti yang dijalankan oleh beliau serta memberitahu orang lain tentang aktiviti
yang dijalankannya, dan memberi maklumat kepada orang lain berkenaan
dengan aspek cara pengusahaannya yang boleh menyentuh keselamatan dan
kesihatan orang lain.
 Perkataan yang digunakan bagi meletakkan tanggungjawab majikan dan orang
yang bekerja sendiri adalah ‘setakat yang praktik’. Akta Keselamatan dan
Kesihatan Pekerja tidaklah memperincikan secara menyeluruh tentang apa yang
dimaksudkan dengan perkataan setakat yang praktik, apa yang dinyatakan
hanyalah faktor-faktor yang perlu diambil kira dalam menentukan maksud
perkataan ini. Faktor-faktor tersebut adalah seperti berikut:-
 Muka Surat / Page : 13
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

i. Teruknya bahaya atau risiko yang terlibat.

ii. Keadaan pengetahuan mengenai bahaya atau risiko tersebut dan
cara mengawalnya.
iii. Kewujudan cara yang sesuai untuk menghapus atau mengurang
bahaya atau risiko itu.
iv. Kos yang terlibat bagi menghapus atau mengurangkan bahaya
atau risiko itu.
 Faktor-faktor ini penting sebagai rujukan atau panduan majikan dan orang
yang bekerja sendiri dalam mempraktikkan tanggungjawab yang terpikul di
bahu mereka. Dalam pada itu, faktor-faktor ini juga adalah penting bagi
Mahkamah dalam membuat keputusan sama ada sesuatu tindakan majikan
dan orang yang bekerja sendiri adalah boleh dipraktikkan atau tidak.
 Rujukan boleh dibuat kepada beberapa kes :
i. Telah diputuskan oleh Mahkamah dalam memutuskan
tanggungjawab majikan dan orang yang bekerja sendiri dengan
maksud perkataan setakat yang dipraktikkan. Di dalam kes Mat
Jusoh bin Daud v Syarikat Jaya Seberang Takir Sdn Bhd, plaintif
telah diambil bekerja sebagai seorang penggergaji di kilang
papan defenden. Beliau telah tercedera semasa bekerja dan
akibatnya tiga jari kanannya putus. Kemalangan tersebut berlaku
kerana majikannya tidak mengambil pekerja yang mencukupai
untuk melakukan kerja tersebut dan mesin yang digunakan juga
tidak mencukupi. Mahkamh telah memutuskan bahawa defenden
cuai kerana tidak menyediakan jumlah pekerja yang mencukupi
untuk melakukan kerja tersebut dan tidak menyediakan sistem
kerja yang betul dan efektif.
ii. Dalam kes Teong Wee Meow v Goh Poh Chan & YL, perayu
yang merupakan majikan telah mengupah beberapa
orang pekerja termasuk si mati. Semasa bekerja, si mati telah
terhiu gas beracun dalam perigi. Sebelum insiden ini, telah
terdapat pakerja yang bekerja dalam perigi tersebut yang
pengsan dan hal ini adalah di dalam pengetahuan majikan.
Mahkamah telah memutuskan bahawa majikan telah gagal
menyediakan sistem kerja yang selamat kerana gagal bertindak
setelah mengetahui tentang kewujudan gas beracun dalam perigi
tersebut.
 Muka Surat / Page : 14
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

1.3.1 JENIS DOKUMEN TERKAWAL DAN SISTEM KESELAMATAN YANG SESUAI

 Pelan keselamatan dan kesihatan perlu dikenalpasti dokumen yang berkaitan dengan
menyediakan garis panduan keselamatan dan prosuder dalam organisasi
 Terdapat dua jenis dokumen dalam pelan keselamatan iaitu :
i. Standard Operational Prosuders (SOP)/ Panduan/ Protokol
 adalah aturan atau cara kerja yang betul dalam melakukan suatu
pekerjaan dalam bidang pekerjaan tertentu.
 Biasanya prosedur kerja ditunjukan kepada pekerja tentang cara
pengendalian / pengoperasian secara teratur agar keselamatan dan
kesihatan pekerja terjamin.
 Prosedur tentang kerja perlu ditampal ditempat kerja/ diberikan salinan
kepada pekerja bagi mengurangkan risiko hazard.
 Biasanya dalam pengendalian ini, pekerja perlu diperkenalkan serta
memakai alat PPE (Personal Protective Equipment) / Alat Pelindung Diri
adalah diwajibkan

ii. Pelan kontigensi/ kecemasan

 Pelan tindakan yang digunakan oleh organisasi semasa kecemasan.
 Pasukan yang bertindak mengikut ERP dikenali sebagai Pasukan
Tindakan Kecemasan.
 Pasukan ini ditubuhkan di dalam sesebuah organisasi dan adalah
bertujuan untuk menggerakkan, menjalankan dan menyelia kerja-kerja
menyelamat dalam menghadapi bencana seperti kebakaran, letupan,
tumpahan kimia, runtuhan dan lain-lain lagi. (Rujuk dokumen Majlis
Keselamatan Negara Arahan 20 untuk maklumat lanjut berkaitan
bencana).
 Pelan ini penting untuk memastikan sebarang situasi kecemasan
dikendalikan sebaik mungkin dengan lebih teratur.
 Ini dapat mengurangkan kesan mudarat akibat daripada bencana seperti
kecederaan, penyakit, kehilangan nyawa, kerosakan harta benda dan
pencemaran.
 Akta berkaitan: Peraturan-peraturan Keselamatan Dan Kesihatan
Pekerjaan (Kawalan Terhadap Bahaya Kemalangan Besar Dalam
Perindustrian) 1996.
 Muka Surat / Page : 15
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

Pelan Tindakan Kecemasan

1.5 TYPES OF OFFICE ENVIRONMENT SECURITY CONTROL

1. PENGENALAN
Aspek keselamatan persekitan pejabat meliputi keselamatan fizikal seperti bangunan,
ruang kerja, penggunaan mesin dan sebagainya

2. MAKSUD KAWALAN
Proses untuk menentukan atau menjamin supaya kegiatan organisasi terarah kepada
pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.
 Muka Surat / Page : 16
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

3. JENIS-JENIS KAWALAN KESELAMATAN

JENIS KAWALAN KESELAMATAN

KAWALAN PENCEGAHAN KAWALAN PEMBETULAN

KAWALAN PENGESANAN

1) KAWALAN PENCEGAHAN (PREVENTIVE CONTROLS)

 Kawalan yang diwujudkan untuk mengelak sebarang kejadian yang tidak diingini
SEBELUM ianya berlaku.
 Kawalan Pencegahan adalah lebih efektif berbanding kawalan pengesanan dan
dirancang untuk menghalang kesilapan dan berlakunya kaedah yang tidak
menurut peraturan.
 Apabila diterapkan dalam sesuatu proses, kawalan pencegahan dapat
menghalang kesilapan , dengan demikian boleh mengelakkan kos pembetulan.
 Iaitu mewujudkan polisi/garis panduan/SOP,mengambil staf yang kompeten
(berkemahiran).
 Contohnya (*): Mengelakkan masalah kebakaran di tempat kerja disebabkan
nyalaan rokok. Majikan menyediakan alat pengesanan kebakaran.

2) KAWALAN PENGESANAN (DETECTIVE CONTROLS)

 Kawalan yang diwujudkan untuk mengenalpasti sebarang kejadian tidak diingini
yang TELAH berlaku. Kawalan Pengesanan pada kebiasaannya lebih mahal
berbanding kawalan pencegahan namun ianya masih diperlukan dan dirancang
untuk mengenalpasti kesilapan atau penyelewengan selepas ianya berlaku.
Kawalan pengesanan dapat mengukur keberkesanan kawalan pencegahan.
 Terdapat kesilapan yang tidak dapat dikawal secara efektif melalui sistem
pencegahan ; ia mesti dikesan setelah ianya berlaku.
 Contohnya : Rujuk contoh di atas *, didapati masalah kebakaran berpunca
daripada pekerja yang merokok telah menutup alat pengesanan kebakaran.
Majikan perlu mengambil tindakan menyediakan CCTV bagi memastikan
pergerakan pekerja.
 Muka Surat / Page : 17
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

3) KAWALAN PEMBETULAN (RECOVERY CONTROLS)

 Kawalan yang diwujudkan untuk memastikan tindakan pembetulan diambil untuk
mendapatkan keputusan yang diingini atau memastikan ianya TIDAK
BERULANG ATAU KEMBALI kepada asal. Kawalan Pembetulan boleh
memainkan peranan apabila hasil yang tidak diingini berlaku dan dikesan.
Kesemua kawalan pengesanan didalam dunia ini tidak bernilai jika
kekurangan/kelemahan yang dikesan tetap tidak diperbetulkan ataupun
dibiarkan berulang. Kawalan pembetulan seperti laporan dan dokumen
permasalahan system terletak dibawah pengawasan pengurusan sehingga ia
diselesaikan atau diperbetulkan.
 Kawalan pembetulan menutup kelemahan yang wujud pada kawalan
pencegahan kepada pengesanan seterusnya pembetulan.
 Contohnya : Rujuk contoh di atas *, pemantauan oleh majikan/ orang
bertanggungjawab yang dilantik organisasi dengan cara pemerhatian, laporan
dan brainstorming supaya kejadian dapat dielakkan.

1.6 DETERMINE SAFETY AND SECURITY PROCEDURE/MANUAL

1.6.1 Umumnya, seseorang bekerja selama 8 jam sehari di tempat kerja. Ini merupakan satu
jangka masa yang lama. Oleh itu, keselamatan di tempat kerja perlu dititikberatkan oleh
setiap pekerja dan majikan. Oleh yang demikian beberapa peraturan keselamatan
umum perlu dipatuhi dan dijadikan amalan berterusan.
1.6.2 Prosedur adalah satu tindakan atau operasi yang harus dijalankan dengan cara yang
sama mengikut panduan yang ditetapkan. Ia juga adalah aktiviti, tugas-tugas, langkah-
langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan dan proses-proses, yang
dijalankan melalui rangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang
diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat.
1.6.3 Berikut adalah contoh prosuder keselamatan di pejabat. Keselamatan fizikal- melibatkan
keadaan bangunan sesuatu tempat sistem keselamatan atau tempat termasuk yang
digunakan bagi mengurus perkara-perkara terperingkat (rahsia,rahsia besar, terhad
dan Sulit) dan sensitif. Tujuan keselamatan fizikal adalah untuk mengawal akses
supaya terhad kepada yang mempunyai kebenaran. Selain itu menghalang akses
kepada dokumen yang sulit berkaitan syarikat. Keselamatan ini boleh dikawal
menggunakan tiga jenis kawalan keselamatan yang telah anda pelajari sebelum ini.
 Muka Surat / Page : 18
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

Keselamatan Fizikal merangkumi

1) kawasan , bangunan 3. Pengawal

keselamatan

2. Sistem Pas 4. Kunci

keselamatan Keselamatan

1. Kawasan , bangunan
 Mengadakan pagar
 lampu keselamatan
 menghadkan pintu ekses (Masuk/ keluar)
 Mengadakan papan kenyataan di tempat-tempat yang sesuai bagi
menunjukkan kawasan atau tempat itu kawasan larangan atau tempat
larangan

 CCTV
 Bilik keselamatan (Bilik kebal, peti besi, cabinet keluli dan peti besi)
 Iron Mongery ( Pemulas Pintu- auto lock,

2. Sistem Pas keselamatan

 Pas Keselamatan Tetap = dikeluarkan kepada petugas tetap di dalam
sesuatu kawasan/tempat larangan
 Pas Keselamatan Sementara = dikeluarkan kepada bukan petugas
tetap tetapi selalu berurusan rasmi ke sesuatu kawasan/tempat
larangan tersebut.
 Muka Surat / Page : 19
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

 Pas Keselamatan Pelawat = dikeluarkan kepada pelawat yang melawat

sesuatu kawasan/tempat larangan

3. Pengawal keselamatan
 mengadakan pengawal keselamatan sama ada yang mempunyai
kuasa/tidak di bawah undang-undang (dilantik iaitu pihak swasta) serta
lengkap dengan alat keselamatan
4. Kunci keselamatan
 Pegawai Keselamatan Jabatan dipertangungjawabkan ke atas semua
perkara berkaitan kunci dan anak kunci termasuk kunci keselamatan.
Perlu menyelenggarakan sebuah buku daftar, mengemaskini dan
membuat audit.
 Penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci jabatan atau
kunci kunci keselamatan bertanggungjawab ke atas keselamatan kunci
tersebut.
 Peti keselamatan hendaklah digunakan bagi menyimpan semua anak
kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci pendua
Anak kunci tidak boleh dilabel atau ditanda dan tidak boleh dirangkai
dengan anak kunci lain seperti kunci persendirian.

1.6.4 Standard Operation Procedure

1.6.4.1 Berlaku kehilangan dokumen

Dokumen hilang *

Lapor segera kepada PKJ atau Ketua Jabatan

PKJ / KJ lapor kepada Pegawai Keselamatan

dalam tempoh 24 jam

Laporan perlu mengandungi pandangan atau

taksiran bahaya terhadap keselamatan
 Muka Surat / Page : 20
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

Merujuk *
1. Jika terbukti hilang, KJ menimbang sama ada atau tidak
tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di bawah Akta Rahsia Rasmi
1972 patut dijalankan.
2. Laporan ke Balai Polis terdekat dibuat sekiranya difikirkan
sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku.

1.6.4.2 Kemalangan

TAMAT
 Muka Surat / Page : 21
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

1.7 DETERMINE ACCESS LEVEL OF SECURITY SYSTEM

1.7.1 Sistem Akses keselamatan terdiri daripada 2 cara iaitu asset / alatan dan system
(elektronik)

1.7.2 Sesuatu dokumen penting akan di simpan dalam bentuk asset/ alatan seperti :

Asset/Alat Gambar
 Bilik kebal

 Peti Besi

 Almari
Berpalang

 Almari
berkunci

Dokumen Sistem seperti :

 E perolehan- membolehkan para pembekal mempamerkan produk
mereka di dalam jaringan web sedunia, menerima, mengurus dan
memproses pesanan pembelian serta menerima bayaran daripada
agensi-agensi kerajaan menerusi Internet.
 eSPKB - Satu sistem perakaunan vot (satu rekod kewangan)
berkomputer untuk mengawal belanjawan
 ERP- (Enterprise Resource Planning) adalah satu system yang
mengintegrasi kesemua aspek pengoperasian syarikat.
 Muka Surat / Page : 22
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

Dokumen yang disimpan antaranya dokumen sulit, rahsia, cek, duit tunai, dokumen berharga
(geran pembelian tanah/bangunan) dan banyak lagi

a) Bilik Kebal
Anak kunci bilik kebal hendaklah disimpan oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan dan
seorang daripadanya hendaklah berjawatan tidak rendah daripada Kumpulan Sokongan
I atau yang setaraf dengannya.

b) Penyimpanan Anak Kunci

 Pegawai dan Kakitangan yang memegang anak kunci hendaklah sentiasa
bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan menggunakan anak kunci
dengan sepatutnya. Pegawai dan Kakitangan yang didapati bersalah kerana cuai
dalam penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.
 Jika seseorang pemegang anak kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak
kunci tersebut hendaklah diambil alih oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan
yang bertanggungjawab di mana keduaduanya bukan merupakan pemegang anak
kunci yang satu lagi.
 Kedua-dua Pegawai dan Kakitangan tersebut, bersama dengan pemegang
anak kunci yang seorang lagi itu hendaklah menyemak kandungan peti besi itu
dan melaporkan kepada Pengarah. Sehingga diberikan kuasa dengan
sewajarnya, Pegawai dan Kakitangan yang lebih kanan antara dua orang Pegawai
dan Kakitangan yang mengambil alih menjaga anak kunci itu hendaklah
menjalankan tugas memegang kunci Pegawai dan Kakitangan yang tidak dapat
menjalankan tugasnya.

c) Kunci Kombinasi Peti Besi Atau Bilik Kebal

 Bagi peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya
hendaklah ditukar oleh kedua-dua orang Pegawai dan Kakitangan yang
bertanggungjawab setiap enam bulan sekali atau setiap kali terdapat
pertukaran Pegawai dan Kakitangan atau pada bila-bila masa disyaki bahawa
kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan.
 Kombinasi itu hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam
sampul surat yang dimeteri dan ditanda “Rahsia Besar”. Nama Pegawai dan
Kakitangan yang mengendalikan peti besi atau bilik kebal dan tarikh sampul
surat yang dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat
tersebut hendaklah disimpan dengan selamat oleh Pengarah atau Pegawai dan
Kakitangan yang telah diberi kuasa mengikut peraturan 103(2).
 Muka Surat / Page : 23
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27
 Muka Surat / Page : 24
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

Sistem (elektronik)

* Contohnya : eSPKB (kerajaan)

1. Pengguna yang “log in” perlu mempunyai kata laluan dan kad Kad Pintar
Kerajaan Elektronik secara talian di pejabat.

2. Menukar nombor pin semasa menerima kad pintar tersebut dan menukar
nombor pin setiap 3 bulan sekali.

3. Menyimpan kad pintar tersebut di laci yang berkunci setiap kali meninggalkan
pejabat

4. Individu yang bertanggungjawab

* Contohnya : ERP(Swasta) - Syarikat aL-ikhsaN

 Muka Surat / Page : 25
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

1. SCM – cawangan Skudai, mendapati kekurangan jersey menjelang pertandingan bola

piala dunia. Oleh itu, pengurus atau penyelia adalah individu yang dipertanggungjawab
untuk mengisi data (tempahan)tentang keperluan tersebut di system ERP.

2. Sistem ini adalah berpusat di cawangan utama (HQ) dimana pihak pengurusan dapat
memantau jumlah stok sesuatu cawangan.

3. Penggunaan ERP memerlukan “log in” dalam talian internet dan menggunakan
password.

4. Kekerapan penukaran bergantung kepada tempoh masa tertentu/ kadar lantik henti
pekerja yang bertanggungjawab.

5. Masalah yang sering berlaku adalah kesilapan mengisi maklumat/ data dan kurang
kepakaran dalam menggunakan system ini.
 Muka Surat / Page : 26
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

SOALAN

1. Terangkan faktor-faktor penyumbang kemalangan di tempat kerja.

......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

2. Jelaskan tiga jenis kawalan keselamatan.

.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
 Muka Surat / Page : 27
NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C06/P(1/3)
Drpd / of : 27

RUJUKAN :

Zubaidah Ibrahim, Aminah Talib dan Nawawi Mohd Jan (2008). Teknologi Pejabat Perniagaan
Tingkatan 4 dan Tingkatan 5. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Oliverio M.E., Pasewark W.R., & White B.R.(2007).The Office Procedures and Technology .
United State: South Western.

Mokhtar Pet (Edisi 2015). Teks STPM Pengajian Perniagaan Penggal 1. Selangor : Oxford
Fajar Sdn Bhd.

Maimunah Aminuddin (Third Edition). Human Recourse Management Principle and Practices.
Selangor : Oxford Fajar Sdn Bhd.

Faridahwati Mod Shamsudin, Md Lazim Mohd Zin et.all. (2006). Pengurusan Sumber Manusia
Di Malaysia. Malaysia : McGraw-Hill Sdn Bhd.

USM : Prosedur Pemberitahuan Kemalangan, Kemalangan Nyaris Kejadian Berbahaya,

Keracunan Dan Penyakit Pekerjaan Serta Penyiasatan. Diakses daripada
http://web.usm.my/chem/osh/Borang%20Laporan%20Siasatan%20Kemalangan/ProAdu
an.pdf.

UITM : Daftar Pemegang Kunci Peti Besi / Kabinet Kalis Api. Diakses daripada
https://myfinancial.uitm.edu.my/new/images/e-pekeliling/2012/La2.pdf.

Enterprise Resource Planning. Diakses daripada https://kalkulasi.wordpress.com/apa-itu-erp/

Pemberitahuan Mengenai Kemalangan/Kejadian Berbahaya - JKKP 6. Diakses daripada

http://www.dosh.gov.my/index.php?option=com_docman&view=docman&Itemid=941&la
ng=ms.

eperolehan. Diakses daripada https://www.eperolehan.com.my/PMS_SCIndex.jsp.