MANUAL PROSEDUR SISTEM PENGURUSAN FAIL

Pendaftaran
Pendaftaran

Perlupusan
Perlupusan Pembukaan
Pembukaan

Penutupan
Penutupan Penawanan
Penawanan

Pergerakan
Pergerakan Penyimpanan
Penyimpanan

1. Konsep Manual Prosedur

Satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem- sistem yang terdapat di dalam
sesebuah organisasi. Ia juga mengandungi prosedur kerja yang terperinci. Manual prosedur
mengandungi maklumat menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu
jabatan atau pejabat. Fungsi objektif posedur dan pegawai yang bertanggungjawab untuk
melaksanakan prosedur tersebut.

2. Tujuan Manual Prosedur

Membantu pegawai dan kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan

dengan teratur dan efisien.

Menjadikan bahan rujukan kepada pengguna dalam menjalankan urusan kerja seharian
dengan lebih teratur dan sistematik.

Skop Sistem Pengurusan Fail

- Kaedah pembukaa fail

- Meminitkan surat ke dalam kertas minit
- Menulis minit tindakan
 - Mencatitkan butiran pada kulit fail
- Penutupan kulit fail
- Pembukaan kulit fail baru ( Jilid sambungan )

Sistem Pengurusan Fail

Proses menklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggarakan fail-fail bagi

memudahkan pengurusannya apabila perlu.

Matlamat Sistem Pengurusan Fail

Memberi maklumat fail yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang
ditetapkan.

Pembukaan Fail Baru

Di buka apabila:-

- Fail belum ada

- Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu
- Fail asal tidak dapat dikesan
- Fail asal rosak dan perlu diganti dengan fail baru

Surat atau dokumen yang diterima hendaklan disimpankan dengan defera ke dalam fail yang
betul supaya mudah dikawal, dikesan dan di ambil tindakan.

1. Semak rujukan atau baca isi kandungan surat atau semak semak klasifikasi fail.

2. Isi kandungan surat hendaklan di baca dengan cermat dan semak perkara utama
dalam surat.

3. Semak klasifikasi fail bagi menentukan tajuk fail dan nombor rujukan fail.

4. Menggunakan jenis kulit fail yang sesuai.

5. Mencatitkan butiran pada kulit fail selaras dengan klesifikasi fail.

- Tajuk fail dan no. rujukan fail menggunakan dakwat hitam atau biru
- Catatkan No. Rujukan Fail lain yang ada hubungkait dengan fail bagi tujuan
rujukan silang
- Catitkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baharu dibuka selaras
dengan sistem klasifikasi fail
- Catitkan dengan jelas nama jawatan pegawai yang menggunakan fail untuk
mengambil tindakan dan tarikh fail dihantar

6. Menfailkan atau mendaftarkan surat/dokumen dalam fail

- Surat/dokumen dicop tarikh terima di ruang yang kosong
- Mendaftar surat/dokumen ke dalam buku daftar penerimaan surat
- Kandungan surat /dokumen disebelah kanan fail dan catitkan nombor
kandungan di penjuru atas sebelah kanan
- Surat/dokumen seterusnya di beri nombor kandungan seturut dan dibulatkan
 Nombor kandungan surat masuk berdakwat merah manakala biru dan hitam
digunakan bagi surat keluar
- Surat/dokumen diminitkan dalam kertas minit

7. Penyediaan Kertas Minit

Kertas atau format yang dilampirkan disebelah kiri fail :-

- Mencatitkan butiran dan maklumat lampiran
-