Daur Hidup dan Kontrol Arsip.

DAUR HIDUP ARSIP

Arsip merupakan akumulasi informasi secara menyeluruh sebagai bukti dan akibat
aktifitas fungsional dari kegiatan suatu organisasi atau perorangan. alu! bagaimana cari arsip
diciptakan dan digunakan" Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur 
hidup sebelum di susutkan atau dimusnahkan. #egitu $uga dengan arsip yang mempunyai
siklus kehidupannya. Untuk lebih lan$utnya dapat melihat gambar atau siklus hidup arsip
diba%ah ini&

 
.
Pen!urusa
n dan 3.
Pen!endali Referensi
an

4.
1. Penciptaan Arsip Penyusuta
n

7. Arsip
Nasional 5.
atau Arsip
Nasional Pemusnah
an
Daerah
6.
Penyimpan
an di Unit
Pusat Arsip
 

  'ambar ( Daur Hidup Arsip

(. Pencipta
ptaan
)ahap
)ahap ini merupakan tahap a%al dari proses siklus atau kehidupan arsip! yaitu yang
 bentuknya berupa konsep! daftar!
daftar! formulir! dan sebagainya. Dengan semakin
kompleksnya tugas yang ada dalam organisasi! mengakibatkan atau pada umumnya
diikuti pula dengan semakin banyaknya $umlah arsip.
ar sip. Arsip dapat diciptakan sendiri
oleh organisasi yang bersangkutan. *isalnya! Peraturan+peraturan! pemberian i,in!
 pemberian informasi ke pihak lain! dan sebagainya. Atau bisa $uga organisasi
organisasi
menerima arsip dari pihak lain baik dari perseorangan ataupun organisasi. *isalnya!
saran+saran! informasi! Permohonan! dan sebagainya.
)ahap
)ahap penciptaan ini merupakan das
dasar
ar guna mengontrol perkembangan dokumen dan
menetapkan aturan main bagimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai
manfaatnya bagi organisasi. )ermasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan
 penyusunan form baru bagi organisasi!
organisasi! seperti form buat pengaduan pelanggan
tentunya berbeda dengan form pemesanan barang. Apabila
Apabila dilihat lebih lan$ut! ukuran
dokumen $uga relatif berbeda sesuai dengan isi dan kegunaannya. *isalnya! dokumen

 Bill of Materials -
Materials -ang
ang biasa digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen
 

 produksi tentunya berbeda dengan dokumen

dokumen yang yang
yang digunakan untuk
 berkorespondensi dengan partner organisasi.
organisasi.

. Pengur
Pengurusan
usan dan Pengen
Pengendali
dalian
an
)ahap kedua ini yaitu tahap dimana surat masuk atau keluar dicatat sesuai sistem yang
telah ditentukan. Setelah itu surat+surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna

 pemrosesan yang lebih lan$ut. Untuk lebih $elasnya!

$elasnya! ada beberapa tahapan
didalamnya! yaitu&
" )ahapan
)ahapan penerimaan surat
Dalam tahap ini! surat+surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima
surat! kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. )ahap ini sangat penting
karena tahap ini merupakan a%al dari adanya arsip ekstern.
" )ahap
)ahap penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat! apakah surat yang diterima
merupakan surat dinas atau pribadi. $ika surat tersebut merupakan
merupakan surat dinas!
 berarti surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lan$ut.
Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang ditu$u. Perbedaan antara
surat pribadi dengan surat dinas antara lain seperti! Sampul surat! Alamat luar!
Alamat pengirim.
" )ahap
)ahap pencatatan
pencata tan
Surat dinas selan$utnya diproses lebih lan$ut dengan dilakukan pencatatan atau
registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali!
tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan.
" )ahap
)ahap distribusi
)ahap
)ahap distribusi
distribusi adalah
 adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan
tu$uan surat. *isalnya untuk pimpinan! unit ker$a! atau yang me%akili. )ahap
)ahap
distribusi ini $uga memegang peranan yang sangat penting.

/. Referensi
Pada tahap referensi! yaitu surat+surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
administrasi sehari+hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks! maka
kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
Dengan digunakan sistem filing 0penataan berkas1 dapat mempermudah dalam tahap
ini. Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip 0 filing 
0 filing  system1!
 system1!
yaitu sistem ab$ad! sistem sub$ek! sistem kronologis 0tanggal1! sistem nomor! dan
sistem %ilayah 0geografis1. Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem
ab$ad! pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan ab$ad. Kode ab$ad tersebut

diindeks dari nama orang! organisasi atau badan lain yang se$enis. Sistem sub$ek
 berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok
 

isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah
yang dihadapi sehari+hari. *asalah tersebut kemudian diklasifikasikan men$adi
masalah utama 0main
0main subject 1!
1! sub masalah 0 sub subject 1 dan sub+sub masalah 0 sub-
 sub subject 11.. Untuk memperlancar penerapan sistem sub$ek ini perlu dibuat indeks
sub$ek.
Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah
adala h penyimpanan yang didasarkan
atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk! penyimpanannya
didasarkan atas tanggal penerimaan surat. )etapi untuk surat keluar! arsipnya
disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip dengan
sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang
 berupa angka+angka. Pada sistem nomor ini dikenal
dikenal sistem
 sistem terminal digit dan
dan sistem
 sistem
klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem %ilayah berarti
 penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan
berdasarkan atas %ilayah+%ilayah
tertentu! misalnya pulau! propinsi! kota! dan sebagainya. Dalam kaitan ini! kriteria
sistem kearsipan yang baik menurut 2ursanto 0(33(1 di antaranya adalah & 0(1 mudah
dilaksanakan! 01 mudah dimengerti! 0/1 murah4ekonomis! 051 tidak memakan tempat!
061 mudah dicapai! 071 cocok bagi organisasi atau lembaga! 081 fleksibel atau lu%es
0sesuai perkembangan1! 091 dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip! dan 031
mempermudah penga%asan.

5. Peny
nyu
usut
sutan

Selan$utny
Selan$utnyaa tahap penyusutan!
penyusutan! adalah kegiatan pengu
pengurangan
rangan arsip. )a
)ahap
hap ini adalah
ke
kegi
giat
atan
an pe
peng
ngur
uran
anga
gan
n arsip
arsip de
deng
ngan
an ca
cara
ra memi
memind
ndah
ahka
kan
n ar
arsip
sip in
inak
aktif
tif da
dari
ri Unit
Unit
 pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan embaga+lembaga :egara atau #adan+
 badan Pemerintah masing+masing. Pelaksanaan penyusutan arsip pada embaga+
lembaga :egara4#adan+badan pemerintah dapat dilakukan dengan  0dua1 cara yakni
 berpedoman pada ;ad%al Retensi Arsip 0;RA1 dan S<4=(4(39(. #agi lembaga yang
sudah memiliki ;ad%al Retensi Arsip 0;RA1! melaksanakan penyusutan arsip dengan
 berpedoman pada ;RA tersebut. Hal ini berlaku bagi ars
arsip+arsip
ip+arsip yang tercipta sesudah
;ad%al Retensi Arsip 0;RA1 ditetapkan. Sedangkan arsip+arsip yang tercipta sebelum
;ad%al Retensi Arsip 0;RA1 ditetapkan! pelaksanaan penyusutan di dasarkan pada
S<4=(4(39(.

Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada embaga :egara4#adan Pemerintah

da
dapa
patt dilak
dilakuk
ukan
an melal
melalui
ui taha
tahap+
p+tah
tahap
ap sebag
sebagai
ai be
beri
riku
kutt ya
yakn
kni&
i& Pe
Pend
ndata
ataan
an ar
arsip
sip!!
 

 pemberkasan4pengelompokan arsip ke dalam seri arsip dan penilaian terhadap setiap

seri arsip sehingga dapat ditentukan nilai guna! $angka simpan dan nasib akhir arsip
yang bersangkutan untuk disimpan sementara! disimpan lestari di Arsip :asional
Repu
Republ
blik
ik In
Indo
done
nesi
siaa 0A:R
0A:RI14
I14#a
#ada
dan4
n4Ka
Kant
ntor
or Kears
Kearsip
ipan
an Daera
Daerah
h >ton
>tonom
om at
atau
au
dimusnahkan.

Prosedur penyusutan arsip meliputi & pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan! penyerahan arsip bernila iguna sekunder ke Arsip :asional Republik 
Indonesia
Indonesia 0A:RI14#ada
0A:RI14#adan4Kan
n4Kantor
tor Kearsipan
Kearsipan Derah >tonom dan pemusnahan
pemusnahan arsip
yang telah habis $angka simpan dan nilai gunanya.

Dari hasil kegiatan ini akan terdapat tiga $enis arsip! yaitu arsip yang masih aktif yang
digunakan dalam kegiatan sehari+hari tetapi disimpan di Unit Pengelolah! $enis ke dua
yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong! tembusan
yang rangkap 0double1! arsip yang penting tetapai sudah menurun penggunaannya
langsung dipindahkan ke Unit kearsipan! men$adi arsip inaktif.

#erikut Dasar Hukum Penyusutan Arsip

(. Unda
Undang
ng+U
+Und
ndan
ang
g :omo
:omorr 8 )ahu
hun
n (3
(38(
8(!! tentan
tentang
g Kete
Ketent
ntua
uan+
n+ke
keten
tentu
tuan
an Poko
Pokok 
k 
Kearsipan.
. Peraturan
Peraturan Pemerintah
Pemerintah :omor
:omor /5 )ah
)ahun
un (383
(383 tentang Penyu
Penyusutan
sutan Arsip.
Arsip.
/. Surat
Surat <dar
<daran
an Kepa
Kepala
la A:RI
:RI :omo
:omorr & =(
=(4S
4S<4
<4(3
(39(
9( te
tent
ntan
ang
g Pe
Pena
nang
ngan
anan
an Arsip
rsip
Inaktif.
5. Surat <daran
<daran Kepala
Kepala A:RI
A:RI :omor
:omor & =4S<4(39
=4S<4(39// tentang :ilai
:ilai 'una
'una Arsip.
Arsip.
6. Keputu
Keputusansan Pimpin
Pimpinan
an Instan
Instansi
si Pemerin
Pemerintah
tah4em
4embag
bagaa :egara
:egara4#a
4#adan
dan Pemerin
Pemerintah
tah
masing+masing.

6. Pemusnahan
Pada tahap pemusnahan ini! yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi dapat dilakukan oleh embaga+lembaga :egara atau #adan S%asta.
Sesuai dengan pasal 8 peraturan pemerintah :omor /54(383 pemusnahan arsip dapat
di lakukan oleh embaga+lembaga :egara atau #adan pemerintahan terhadap arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui $angka %aktu
 penyimpanan sebagaimana tercantum dalam $ad%al retensi arsip pada instansi
masing+masing.
Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai $angka retensi (= tahun atau lebih di

tetapkan oleh pimpinan embaga+lembaga :egara atau #adan+badan pemerintahan

setelah mendengar pertimbangan Panitia Peneliti arsip yang telah di bentuk olehnya
 

dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua #adan pemeriksa

keuangan sepan$ang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang administrasi
kepega%aian :egara sepan$anh menyangkut arsip kepega%aian. Pimpinan lembaga
atau badan pemerintah menetapkan keputusan sebagaimana dimaksud di atas setelah
mendapat persetu$uan dari Kepela Arsip :asional.
Pemusnahan arsip di lakukan secara total sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi
maupn bentuknya dan di saksikan oleh dua pe$abat dari bidang hukum atau
 perundang+undangan dan bidang
bidang penga%asan dari embaga+lembaga :egara atau
 badan pemerintah yang bersangkutan.
Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan ker$a 0unit pengolahan1 dalam lingkungan
organisasi menyangkut arsip+arsip yan tidak penting bagi kegunaan unit pengolah!
khususnya yang menyangkut surat+surat rutin biasa seperti undangan dan se$enisnya
harus melakukan ketentuan pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip+
arsip yang akan dimusnahkan! Diketahui oleh pe$abat+pe$abat yang ber%enang! dan
Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.

7. Penyimp
Penyimpana
anan
n di Unit
Unit Pusat
Pusat Arsip
Arsip
)ahap
)ahap penyimpanan di unit kearsipan! arsip yang sudah menurun nilai gunanya 0ars
0arsip
ip
inaktif1 didaftar! kemudian dipindah penyimpanan nya pada unit kearsipan di kantor
masing+masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu
organisasi yaitu penyimpanan terpusat 0sentralisasi1! penyimpanan desentralisasi! dan
komnbinasi kedua system. Pemilihan sistemtersenut harus mempertimbangkan faktor
 $umlah dan status kantor yang harus dilayani oleh $asa penyimpanan
penyimpanan dokumen! seperti
seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi!

 berapa kantor cabang yang di miliki! dan se$enisnya.

" Sistem sentralisasi
Pada
Pada siste
sistem
m se
sent
ntra
ralis
lisas
asii se
semu
muaa do
doku
kume
men
n di
disim
simpa
pan
n di pu
pusa
satt pe
peny
nyim
impa
pan.
n. Unit
Unit
 ba%ahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk 
mendap
mendapatk
atkan
an dan menggu
menggunak
nakan
an sesuai
sesuai dengan
dengan keperlu
keperluan
an yang
yang dimaks
dimaksud.
ud. Ada
Ada
 beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi! antara lain & mencegah duplikasi!
layanan yang lebih baik! adanya keseragaman menghemat %aktu. Sedangkan kerugian
sistem sentralisasi
sentralisasi antara lain & kesulitan
kesulitan fisik! kebocoran
kebocoran informasi! berbagai bagian
mungkin memiliki kebutuhan yang berlainan.
" Sistem desentralisasi
 

System ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen di masing+masing

unit. Keuntungan dari sistem ini antara lain & dekat dengan pemakai! sistem ini sangat
cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di sistem di bagian
yang bersangkutan! system ini $uga akan menghemat %aktu. Sedangkan kerugiannya
antara lain & penga%asan relatif sulit untuk dilakukan! karena banyak duplikasi atas

dukungan yang sama.

" Sistem kombinasi
Pada sistem kombinasi masing+masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di
 ba%ah control system terpusat. Keuntungannya antara lain & adanya system
 penyimpanan dan temu balik yang seragam! menekan duplikasi dokumen!
memu
memuda
dahk
hkan
an kont
kontro
roll gera
geraka
kan
n doku
dokume
men
n se
sesu
suai
ai de
deng
ngan
an $a
$ad%
d%al
al re
rete
tens
nsii da
dan
n
 pemusnahan. Kerugiannya antara lain & karena dokumen yang bertautan tidak 
ditem
ditempa
patk
tkan
an pa
pada
da tempa
tempatt ya
yang
ng sama
sama ak
akan
an meny
menyeb
ebab
abka
kan
n suli
sulitny
tnyaa pe
peng
nggu
guna
naan
an
dokumen
dokumen yang di maksud. Kurang lu%es karena
karena keseragaman
keseragaman di seluruh
seluruh unit belum

atau tidak ada.

8. Arsip
Arsip :asion
:asional
al atau
atau Arsip
Arsip :asio
:asional
nal Daera
Daerah
h
)ahap
)ahap ini merupakan tahap terakhir dalam daur kehidupan arsip! yaitu tahap
 penyerahan ke Arsip
Arsip :asional RI atau Arsip :asional
:asional Daerah. Arsip+arsip yang
akan dipindahkan ke Arsip :asional dibuatkan daftar yang berisi antara lain&
(. :ama departemen
departemen atau instansi
instansi yang
yang akan
akan mengirim
mengirimkan
kan
. Kode
Kode da
dann pok
pokokok masal
masalahah
/. Kode
Kode dan
dan masa
masalalah
h
5. ;enis fisik arsip 0photo!
0photo! mikro
mikro film! dan lain+lain1
lain+lain1
6. )ahun
)ahun!! b
bula
ulan!
n! tangga
tanggall b
berk
erkas
as
7. Si
Siste
stem
m pen
penyi
yimp
mpananan
anny
nyaa
8. ;u
;uml
mlah
ah ber
erk
kas

Daftar
Daftar arsip
arsip ini sangat
sangat dibutu
dibutuhka
hkan
n oleh
oleh pihak
pihak yang
yang mengir
mengirimk
imkan
an maupun
maupun arsip
arsip
nasional RI untuk mengetahui arsip apa yang akan disimpan di Arsip :asional. Di
samping daftar penyerahan arsip $uga disertai dengan berita acara penyerahan arsip
yang dibuat oleh masing+masing organisasi.
 

K>:)R> ARSIP

Kontrol atau pengendalian merupakan suatu proses dalam mengarahkan sekumpulan

?ariabel untuk mencapai tu$uan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Dasar dari

semua Proses
semua Proses pengen
pengendali
dalian
an adalah
adalah pemiki
pemikiran
ran untuk
untuk mengar
mengarahk
ahkan
an suatu
suatu ?ariab
?ariabel
el atau
sekumpulan ?ariabel guna mencapai tu$uan tertentu. @a
@ariabel
riabel yang dimaksud berupa manusia!
mesin dan organisasi. 0<?ans dan indsay! ==81.
Dokumen atau arsip harus diarahkan atau dikendalikan untuk memudahkan
 pengambilan! pen$agaan! dan menghindari
menghindari kerusakan atau kehilangan! $uga agar tidak
 bertentangan dengan peraturan atau Undang+Undang.
Undang+Undang. >rganisasi harus membuat dan
memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang di%a$ibkan oleh Standar
Internasional untuk men$amin bah%a&

a1 dokumen dapat ditemukan

 b1 dika$i secara periodik! dire?isi $ika diperlukan dan disetu$ui kecukupannya oleh personil
personil
yang ber%enang

c1 @ersi terakhir dokumen yang rele?an tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan+
kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem mana$emen lingkungan

d1 Dokumen kadalu%arsa dipindahkan pada %aktunya dari tempat penerbitan dan

 pemakaian! atau $ika tidak dihindarkan dari penggunaan
penggunaan yang tidak senga$a.

e1 Dokumen kadalu%arsa disimpan untuk tu$uan hukum dan4atau preser?asi pengetahuan

diidentifikasi dengan se%a$arnya.

 Dokumentasi harus terbaca! ada tanggalnya 0termasuk tanggal re?isi1 dan mudah
teridentifkasi! dipelihara dalam suatu cara yang baik dan dieimpan untuk perioda tertentu.
Prosedur dan tanggung $a%ab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan
modifikasi berbagai tipe dokumen.

0Sumber& IS> (5==(& (3371

 

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bah%a informasi yang tepat
tersedia! di tempat yang benar! di %aktu yang tepat dan re?isi yang sesuai. Suatu hal yang
nampaknya sepele dalam beker$a tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah
ketika berusaha menemukan suatu dokumen 0baca&informasi1! khususnya pada saat paling
dibutuhkan.

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengka$ian dokumen

sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek
di lapangan! Re?isi $ika ada perubahan+perubahan untuk men$amin apa yang tertulis sesuai
dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetu$uan oleh orang yang ber%enang supaya
komitmen dalam prosedur 0yang ditandatanganinya1 dapat dilakukan sepenuhnya.
Pengendalian $uga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang+orang yang
 berkepentingan sa$a! dapat $uga dibedakan antara dokumen yang
yang dipakai sebagai acuan ker$a
0stempel terkendali1 atau hanya sebagai bahan bacaan 0stempel tidak terkendali1.
 

2A2A:BARA

 :arasumber& Ibu 2a%at

2a%at Setia%ati S.IP 0Pengelola A
Arsip
rsip di Record Bentre CIK>* U:PAD1
U:PAD1

2aktu&
2aktu& Rabu46 >ktober =(7 Pukul (/&== 2I#

)empat& Record Bentre CIK>* U:PAD

)ranskrip Hasil 2a%ancara&

2a%ancara&

Pe%a%ancara 0P1 & Assalamualaikum Ibu! ibu 2a%at nya ada"E

 :arasumber 0:1& 2aalaikumsalam!

2aalaikumsalam! saya sendiri. Ada ap
apaa dek"E

P& Kita dari mahasis%a ilmu perpustakaan mau %a%ancara ibu sebentar! boleh bu"E

 :& >h boleh+boleh! silahkan.E

P& :ah! kita mau bertanya soal daur hidup dan alur arsip bu. Sebelumnya! bagaimana bu di
CIK>* sampai adanya record centre ini"E

 :& Cikom itu baru akhir =(5 mulai menata arsip. Itupun setelah beberapa pega%ai di ikut
sertakan diklat tingkat ahli untuk kearsipan. Darisitu lah kita mulai tergerak! betapa
 pentingnya arsip. )erus
)erus terang! selama berdirinya fikom beberapa pu
puluh
luh tahun itu! arsip tidak
 pernah tersentuh. Saya tidak tahu arsip yang lalu seperti apa. :ah saya mulai benahi
benahi sedikit+
sedikit sampai akhirnya terbentuklah record centre ini. Itu bukan per$uangan yang mudah lho.
kita buat proposal! kita tun$ukan kiner$a bah%a kita benar+benar serius mengelola arsip.

P& >h seperti itu! Kalau mana$emen kearsipannya bagaimana ibu"E

 :& :ah kalau mana$emennya sendiri sebetulnya kita memang lagi tata nih karena saya disini
 baru sebulan.E

P& 2ah!
2ah! dan ibu sendiri disini"E
 

 :& Sendirian dan sekarang dibantu oleh pramukantor

pramukantor dari golongan satu membantu untuk
teknis nya yang memilah! saya beritahu seperti ini seperti itu. Saya sendiri baru membuat
S>P atau Standar >perasional Prosedur. #agaimana sih proses pengelolaan arsip yang
 benar" angkah+langkahnya seperti apa" A%alnya
A%alnya itu y
yang
ang dibuat itu misalnya standar
 pemindahan arsip inaktif misalnya dari $urusan sampai ke record centre itu
centre itu seperti apa" Itu

yang saya lagi buat dan belum di sahkan oleh pimpinan. ;adi masih berupa konsep. alu!
#agaimanasih proses penataan arsip aktifnya" Itu $uga sudah kita buat. #agaimana proses
 pengklasifikasian! proses pemusnahan! dan sebagainya itu kita sudah buat
buat tinggal disahkan.
;adi! banyak sekali yang
yang harus dilakukan. Kita lakuin step by step a$a karena saya masih
sendiri dan temen temen arsiparis ahlinya sedang bertebaran di tiap bagian gitu ya.E

P& ;adi mana$emen arsipnya baru mau diterapkan ya bu! nah kalau kontrol arsip itu seperti
apa bu"E

 :& :ah! kalau kontrol arsipnya! Kitakan sudah punya

punya ada yang namanya klasifikasi arsip! itu
sudah ada! dan itu uni?ersitas yang buat. Cakultas hanya tinggal melaksanakan. Hanya ini
mau tidak fakultasnya melaksanakan
melaksa nakan dan menerapkan itu" )api saya fikir kalau nggak kita
siapa lagi ya" Sementara arsip itu!saya menyadari betapa pentingnya arsip! betapa
 bergunanya arsip! betapa bisa men$adi nilai se$arah! dan pelestari informasi. Kita $uga harus
mencari arsip+arsip se$arah fikom yang dimana itu sekian puluh tahun lalu" berarti kita harus
mencari bukan DP> ya tapi DPA 0Daftar Pencarian Arsip1. #erarti
#erar ti S>P nya harus dibuat kan.
;adi step
;adi  step by step a$a.
step a$a. *ane$emen arsip sedang kita tata dan kelola dan saya $uga perlu tenaga
kalian untuk membantu.E

P& 2ah bisa+bisa bu.E

 :& :ah ayo! Saya ingin di ruangan

ruangan ini nanti di tempel daur hidup arsip! kalian kan bisa
bisa
desain! bisa computer ya. Saya butuh untuk dari S>P itu! dari mana$emen arsip itu nanti
dituangkan dalam bentuk gambar. Dan sebagainya gitu. Saya butuh kalian karena kan
mahasis%a berfikir nya kreatif $auh kedepan gitu. Kan dari perpustakaan itu bagaimana
menya$ikan data men$adi sebuah informasi kan! kita $uga punya beberapa foto yang di
museum! itu baru kita dapatkan! lagi di bersihkan! dan lain+lain gitu. :ah kedepannya saya
ingin kalian menggali informasi itu lalu kita ker$asama dengan lab fotografi mau diapakan!
nanti di$adikan sebuah informasi yang nantinya ditempel di museum atau dimana gitu ya.
*embuat S>P kan mana$emen arsip $uga ya". Saya $uga beker$a sambil bela$ar! saya tertarik
 

dengan arsip. 2ah ternyata dari data yang ada itu kita bisa olah men$adi sebuah informasi!
ternyata dari data kita bisa bikin karya tulis. :ah $adi! kontrol arsip nya selama ini sih belum!
 baru mau dilakukan. #aru mau menyebar
menyebar klasifikasi dulu! saya harus memecaah klasifikasi
orang+orang tidak males membacanya. sebagian kontrol ya klasifikasi itu! misal ini klasifikasi
untuk bagian akademik! :anti dibuat! nah ;RA 0;ad%al Retensi Arsip nya sudah di sah kan

oleh A:RI 0pada bulan September1. ;adi kapan arsip itu musnah! itu kan berbeda+beda $adi
tergantung seberapa penting arsip itu bagi kita. :ah $adi! ;RA sudah ada! klasifikasi dari
U:PAD
U:PAD ada! dari sini kita bisa mengontrol arsip. Dari mengontrol arsip sampai
memusnahkan itu prosesnya sangat pan$ang! nah saya baru melakukan pembenahan itu saat
ini dari gudang ke gudang.E

P& 2ah gudang bu" alu bagaimana keadaannya"E

 :& Keadaan arsip kita yang dulu" 2ah.

2ah. segudang penuh dan sudah bau apek itu saya ambil
dari gudang gedung ( dan gedung 6. Kalian mau liat arsip gedung 6 yang dilimpahkan
kepada kita seperti apa" Ay
Ayo nanti kita lihat. :ah! itu karena ;RA nya
nya belum di sah+kan.
s ah+kan. Kita
 baru terbelalak setelah beberapa org diikut sertakan dalam diklat. Setelah A:RI
A:RI mengundang
 perguruan tinggi.karena itu sebenarnya
sebenarnya masuk lho dalam Undang+Undang. :
:ah!
ah! saya masih
melakukan pembenahan untuk melakukan kontrol itu! misalnya klasifikasi
klasif ikasi S#P kemudian ini
;RA nya dan misalnya aktifnya setahun atau dua tahun! inaktifnya berapa tahun! nah ketika
inaktif kan harus diserahkan kesini. Prosesnya ada berita acara! persetu$uan yang sampai
ketua UP).E

P& Kalo $enis+$enis arsip itu seperti apa ya bu"E

 :& ;enis+$enis arsip itukan sebetulnya ada banyak! ada arsip dinamis yang didalamnya itu
ada arsip aktif dan inaktif. arsip aktif itu arsip yang masih digunakan secara terus menerus.
Ada arsip inaktif! yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun misal hanya
se%aktu+%aktu sa$a digunakan! karena arsip kan sebagai bahan ru$ukan pimpinan dalam
membuat keputusan. alu! ada $uga arsip ?ital! yaitu arsip yang sangat penting untuk
 berlangsungnya sebuah organisasi.
organisasi. Ada $uga
$uga arsip statis yaitu arsip yang mengandung nilai
kese$ahteraan sudah dipermanenkan dan ada ketentuan+ketentuan khususnya.E

P& >h seperti itu! iya bu terimakasih atas %aktunya. Kami harus kembali ke kelas. *ohon
maaf mengganggu. )erimakasih
)erimakasih bu! Assalamualaikum.E
 

 :& Iya sama+sama! 2alaikumsalam.E

2alaikumsalam.E

A*PIRA:&

(. Penataan arsip di ruang record centre.

. Arsip ?ital yang sedang di olah.

 

/. Kondisi Arsip yang dilimpahkan dari gedung 6.

 
 

DAC)AR PUS)AKA

#arthos!#asir. (338. Manejemen
(338. Manejemen Kearsipan.
Kearsipan. ;akarta& #umi Aksara.

<! *arto
*artono
no.. (3
(33(
3(..  Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran

 Modern.. ;akarta& Karya Utama.

 Modern

*artono
*artono!! #oedi.
#oedi. (33=.
(33=. Sistem Kearsipan
Kearsipan Praktis: Penyusutan
Penyusutan dan Pemeliaraa
Pemeliaraan
n !rsip.
!rsip.

;akarta& Pustaka Sinar Harapan.

Sedarmayanti. ==9. )ata Kearsipan Dengan *emanfaatkan )eknologi *odern. Betakan ke+

I@. #andung& *andar *a$u.

http&44%%%.p%s.go?
http&44%%%.p%s.go?.nt.ca4pdf4records*anagement4bulletins4PDC#ulletinF=7.p
.nt.ca4pdf4records*anagement4bulletins4PDC#ulletinF=7.pd
d  0d
0dia
iaks
kses
es 6

oktober =(71

http&44%%%.paradigm+consultant.com4==34=84/4pengendalian+dokumen4 0diakses
http&44%%%.paradigm+consultant.com4==34=84/4pengendalian+dokumen4 0diakses 5 >ktober 

=(71

Hasil 2a%ancara
2a%ancara dengan ibu 2a%at
2a%at Setia%ati S.IP 06 oktober =(7 pukul (/&== 2I#1