MANAJEMEN

KANTOR HUKUM
(KANTOR NOTARIS)

Yohanes Brilian Jemadur

1312100222
MANAJEMEN KEARSIPAN
Pengertian Arsip
Pengertian tentang arsip dalam UU no 43 tahun 2009 adalah sebagai berikut :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya. 2

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
 Asas-asas penyelenggaraan kearsipan

a. Kepastian Hukum;
b. Keautentikan Dan Keterpercayaan;
c. Keutuhan;
d. Asal Usul (Principle Of Provenance);
e. Aturan Asli (Principle Of Original Order);
f. Keamanan Dan Keselamatan;
g. Keprofesionalan;
h. Keresponsifan;
i. Keantisipatifan;
j. Kepartisipatifan;
k. Akuntabilitas;
l. Kemanfaatan;
m. Aksesibilitas;
n. Kepentingan Umum
• . 3
 Jenis-jenis Arsip

Menurut Fungsi Hukum dan perundangan

 Arsip dinamis adalah arsip yang  Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya
dipergunakan secara langsung dalam terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik
dipergunakan secara langsung dalam dapat dipergunakan sebagai bukti hukum
penyelenggaraan administrasi negara. yang sah.
 Arsip tidak otentik adalah arsip yang di
 Arsip statis adalah arsip yang tidak
atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dipergunakan secara langsung untuk dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi,
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan film, mikrofilm, keluaran (print-out)
kebangsaan pada umumnya maupun untuk komputer, dan media komputer seperti disket,
penyelenggaraan sehari-hari administrasi dan sebagainya.
negara

4
Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar

dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah
sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
5. Bahan informasi kegiatan organisasi lainnya.

5
Kegiatan Manajemen
Kearsipan
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan
(record management).
Kegiatan manajemen kearsipan secara lengkap
dapat meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan arsip.
Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life
span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat
dibagi menjadi tujuh tahap yaitu :
• Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang
bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
• Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat masuk/keluar
dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat
tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
• Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
administrasi sehari hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks,
maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
• Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
• Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi bagi organisasi.
• Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai
gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit
kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
• Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
7
Permasalahan Kearsipan
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang
bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang
sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau
oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga
arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya secara terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan
tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip
tidak mencukupi lagi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan
kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli
kearsipan.
5. Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak
mengikuti perkembangan teknologi kearsipan modern, karena
kurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan yang tidak
profesional.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip bagi organisasi atau lembaga, sehingga sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat 8
perhatian yang semestinya.
Asas-asas Pengelolaan
Arsip

• Azas Sentralisasi dalam

pengelolaan arsip berarti
penyimpanan arsip yang dipusatkan
di satu unit kerja khusus yang lazim
disebut Sentral Arsip atau Pusat
Arsip.
• Azas Desentralisasi dalam
pengelolaan arsip berarti semua unit
kerja mengelola arsipnya masing-
masing.
• Azas kombinasi dalam pengelolaan
arsip berarti menggabungkan azas
sentralisasi dan desentralisasi
sekaligus
9
Sistem Penyimpanan Arsip
(Filing System)

• Sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan

dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks
dari nama orang, organisasi atau badan lain yang
sejenis.
• Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip
dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok
isi surat.
• Sistem kronologis adalah penyimpanan yang
didasarkan atas tanggal surat atau tanggal
penerimaan surat.
• Sistem nomor berarti penyimpanan yang
didasarkan atas nomor atau kode yang berupa
angka-angka.
• Sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut
dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah
tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan
sebagainya. 10
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy
(kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file
tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu.

Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, dapat diharapkan :

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak
diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi
penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan
akses melalui Internet.
11
Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini
adalah sebagai berikut :
Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval
dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen.
Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta
penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan
mempercepat teknologi.
Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan
kembali secara efisien dan mudah.
Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke
dalam sistem.
Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau
12
dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
Protokol Notaris dan PPAT

Hal ini diuraikan dalam Penjelasan Pasal 62 UU

Jabatan Notaris: Protokol Notaris terdiri atas:
a. minuta Akta;
b. buku daftar akta atau repertorium;
c. buku daftar akta di bawah tangan yang
penandatanganannya dilakukan di hadapan
Notaris atau akta di bawah tangan yang
didaftar;
d. buku daftar nama penghadap atau klapper;
e. buku daftar protes;
f. buku daftar wasiat; dan
g. buku daftar lain yang harus disimpan oleh
Notaris berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
13
Berkaitan dengan protokol tersebut notaris mempunyai
kewajiban-kewajiban yaitu :
- Membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol notaris
(pasal 16 ayat 1 huruf b)
- Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50
(lima puluh) akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid
menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada
sampul setiap buku (pasal 16 yat 1 huruf f)
- Membuat daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang
dibukukan, dan daftar surat lain yang diwajibkan oleh undang-undang ini. (Pasal 58)
- Membuat daftar klapper untuk daftar akta dan daftar surat di bawah tangan yang disahkan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 58 ayat (1), disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan.
(Pasal 59)
- Membuat daftar dari akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga (pasal
16 ayat 1 huruf g)
- Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan akta setiap
bulan (pasal 16 ayat 1 huruf h)
- Mengirimkan daftar akta sebagaimana dimaksud dalam huruf h atau daftar nihil yang berkenaan
dengan wasiat ke daftar pusat wasiat departemen yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang
kenotariatan dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya (pasal 16 ayat 1
huruf i)
- Mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan(pasal 16 ayat 1 14

huruf j)
THANK YOU!

YOHANES BRILIAN JEMADUR

1312100222
Phone:
082341583526
Email:
ianjemadur@gmail.com