“PEMUSNAHAN DOKUMEN”

Disusun Oleh:

Nama – NIM
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................4

A. Latar Belakang............................................................................................4

B. Rumusan Masalah.......................................................................................5

C. Tujuan..........................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN........................................................................................6

A. Pengertian Dokumen Arsip........................................................................6

B. Pemusnahan Dokumen Arsip....................................................................7

C. Retensi Dokumen......................................................................................10

D. Penyeleksian Arsip....................................................................................11

E. Penyusutan Arsip......................................................................................11

F. Daftar Pertelaan Arsip.............................................................................17

G. Tahap Pemusnahan Arsip.......................................................................18

BAB III PENUTUP..............................................................................................21

A. Kesimpulan................................................................................................21

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................22
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dokumen berupa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, badan swasta, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dokumen kearsipan juga dikatakan sebagai salah satu sumber informasi
manajemen. Oleh karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam
kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga.
Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang
sistematis, efektif, dan efisien.
Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh
arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki
nilai guna yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Arsip yang
nilai gunanya tinggi perlu untuk disimpan secara permanen, sedangkan
untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis
retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan. Walaupun demikian bukan
berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dapat dilakukan
dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang
sesuai dengan ketentuan yang berlaku (Hasibuan, 2012).
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip
disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan
pengurusan arsip yang meliputi penciptaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan, pengawasan, pemindahan
dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle
of archive). Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi
untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas
 dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian,
penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian pemusnahan dokumen?
2. Bagaimana tata cara pemusnahan dokumen sesuai dengan prosedur?

C. Tujuan
1. Untuk memahami pengertian pemusnahan dokumen.
2. Unruk memahami tata cara pemusnahan dokumen sesuai prosedur.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Dokumen Arsip
Istilah arsip seperti diungkapkan oleh Mulyono (2011: 2) dapat berarti
warkat yang disimpan yang wujudnya dapat berupa selembar surat, kuitansi, data
statistik, film, kaset, cd, dan sebagainya. Dari segi lain arsip dapat diartikan
sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumentasi yang telah dilaksanakan.
Pengertian arsip menurut Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah
sebagai berikut: “
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.”
Arsip memiliki daur hidup atau dapat disebut sebagai siklus hidup arsip
yakni merupakan tahapan mulai dari penciptaan arsip hingga pemusnahan arsip.
Martono (1997: 10) mengemukakan bahwa pada dasarnya, ada tiga tahapan yang
dilalui arsip dalam hidupnya. Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records
creation), tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap
istirahat (retirement). Pendapat lainnya mengenai tahap kehidupan arsip
dikemukakan oleh Sedarmayanti (2008: 44) yang membagi siklus atau sering
disebut lingkaran hidup kearsipan (life span of records) menjadi tujuh yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip
Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Dengan bentuk pembuatan konsep, daftar, formulir dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian,
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau keluar dicatat
sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut
diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
 3. Tahap referensi
Pada tahap ini surat-surat yang telah dicatat digunakan dalam
proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut
diklarifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan
sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan
Tahap ini merupakan kegiatan pengurangan arsip suatu badan
swasta atau lembaga negara.
5. Tahap pemusnahan
Pemusnahan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna dapat
dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara/ Badan Swasta.
6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan
Arsip yang memasuki masa inaktif didaftar, kemudian dipindah
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai
peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke lembaga kearsipan ANRI/ Lembaga Kearsipan
Daerah.
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup
kearsipan.

B. Pemusnahan Dokumen Arsip

Secara umum pemusnahan dokumen arsip adalah aktivitas
menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Pengertian Pemusnahan
Arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 yaitu tindakan atau
kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta
tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau
dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya.
Suatu instansi tidak dapat melakukan pemusnahan arsip secara langsung
tanpa melakukan prosedur pemusnahan arsip yang telah ditetapkan oleh
pemerintah. Prosedur ini diatur di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun
1979 tentang Penyusutan Arsip Pasal 7 sampai dengan Pasal 9 tentang
Pemusnahan Arsip. Langkah-langkah Pemusnahan Arsip ini adalah sebagai
berikut:
“Pasal 7
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan
dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana
tercantum dalam dalam Jadwal Retensi Arsip masing-masing.
Pasal 8
1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10
(sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh Pimpinanan
Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan setelah
mendengar pertimbangan Panitia Panilai Arsip yang dibentuk
olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua
Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan
dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara
sepanjang menyangkut arsip kepegawaian.
2) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan
keputuasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat
persetujuan Kepala Arsip Nasional.
Pasal 9
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat
lagi dikenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua)
pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan yang bersangkutan.”
Dalam sistem kearsipan yang baik setiap pemusnahan arsip dilakukan
jika arsip tersebut sudah tidak berguna. Untuk mengetahui apakah arsip tersebut
masih berguna atau tidak maka dilakukanlah penilaian arsip untuk membagi
arsip-arsip tersebut berdasarkan golongannya dengan kriteria-kriteria penilaian
tertentu. Proses penilaian ini membutuhkan sebuah tim yang biasanya terdiri dari
arsiparis dan orang yang mengerti tentang fungsi dan kegiatan instansi.
Arsiparis dari tim ini bertugas menentukan lama penyimpanan arsip serta
ketentuan yang berlaku dalam pemusnahan arsip, sedangkan orang yang
mengerti fungsi dan kegiatan instansi bertugas menentukan nilai guna arsip yang
ingin dimusnahkan berdasarkan pada fungsi dan kegiatan instansi.
Kriteria dalam penilaian arsip secara umum antara lain nilai administrasi
(administrative value), nilai hukum (legal value), nilai keuangan (financial
value), nilai penelitian (research value), nilai pendidikan (educational value),
nilai dokumentasi (documentary value). Apabila penilaian arsip telah dilakukan,
arsip-arsip tersebut dapat digolongkan berdasarkan persentase nilai yang diambil
dari kriteria-kriteria penilaian.
Beberapa contoh penggolongan arsip yakni penggolongan arsip menurut
John Cameron Aspley yaitu vital records (arsip vital), important records (arsip
penting), useful records (arsip berguna), nonessential records (arsip tidak
penting). Selain itu terdapat juga penggolongan arsip menurut George R. Terry
yakni nonessential (tak penting), helpfulimportant (penting), vital (vital). Dengan
demikian penggolongan arsip menurut persentase nilai gunanya adalah
(Maulana, 1974: 181-183):
1. Arsip Vital (persentase nilai 90-100)
Arsip vital tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan
disimpan selamanya di pusat arsip seperti akta pendirian perusahaan,
akta terkait pertanahan, dan arsip vital lainnya.
2. Arsip Penting (persentase nilai 50-89)
Arsip golongan ini dapat dimusnahkan setelah disimpan dengan
status aktif selama 5 (lima) tahun dan inaktif selama dua puluh lima
tahun seperti arsip pertanggungjawaban keuangan, arsip surat
perjanjian, dan arsip lainnya disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Arsip Berguna (persentase nilai 10-49)
Pemusnahan arsip berguna dilakukan setelah arsip disimpan
dengan status aktif selama 2 (dua) tahun dan inaktif selama 10 (sepuluh)
tahun. contohnya arsip laporan tahunan, arsip neraca, dan arsip lainnya.
4. Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9)
Arsip golongan ini dapat langsung dimusnahkan atau disimpan
 di pusat arsip paling lama 3 (tiga) bulan seperti arsip undangan, arsip
pengumuman, dan arsip sejenis lainnya.
C. Retensi Dokumen
Langkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah menyesuaikan lama
penyimpanan arsip yang kemudian dilakukan pemusnahan berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi yaitu daftar yang berisikan tentang jangka
waktu penyimpanan dokumen arsip yang digunakan sebagai pedoman. Jadwal
retensi arsip ini mencakup kode surat, deskripsi seri rekod/arsip, kurun waktu,
jumlah, tingkat perkembangan, serta keterangan dimana berisikan lama
penyimpanan dan pemusnahan. Untuk menentukan waktu retensi arsip yang ingin
dimusnahkan sebaiknya berdasarkan pada golongan arsip.
Hal ini biasanya dikarenakan oleh kebutuhan instansi yang bersangkutan
akan nilai guna arsip-arsip tersebut. Dalam proses menentukan retensi arsip
tidaklah mudah dan harus dilakukan oleh orang yang memahami tentang
kearsipan, fungsi dan kegiatan instansi yang bersangkutan. Selain itu, masalah
kepegawaian perlu dipertimbangkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan
masalah keuangan dipertimbangkan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
Setelah itu JRA tersebut perlu mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.
Tujuan pemusnahan arsip antara lain adalah untuk efisiensi dan efektivitas
kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihakpihak yang tidak
berhak untuk mengetahuinya. Tentu yang menjadi pertimbangan mendasar dalam
pemusnahan arsip yaitu harus memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta
kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara. Terjadi kontradiksi di lapangan, di
satu sisi arsip terus menumpuk karena tiadanya kegiatan pemusnahan.
Dari aspek kebutuhan pengembangan budaya kerja, jadwal retensi arsip
memiliki dua fungsi, yaitu sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi
operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional serta
pelestarian informasi pertumbuhan budaya bangsa. Adanya jadwal retensi arsip,
menjadikan petugas arsip atau arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara
 langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan pedoman
yang sah.
Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi
dengan kelancaran peyusutan, sehingga hanya arsip yang bemilai guna sajalah
yang disimpan. Hal ini akan bermuara pada efisiensi mencakup biaya sewa ruang
penyimpanan, peralataan kearsipan, tenaga dan waktu yang diperlukan untuk
penemuan arsip (retrieval) dan pada akhirnya mempercepat proses pengambilan
keputusan oleh pimpinan instansi/perusahaan dengan tingkat akuntabilitas tinggi
dan reliabilitas faktual. Hal penting dari manajemen arsip yang baik adalah bahwa
unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi/perusahaan, dalam
rangka meningkatkan efisiensi operasional.
Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau
dan dilakukan langkah penyelamatan bukti pertanggungjawaban nasional dan
bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk
arsip. Bukti pertanggungjawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja
bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka
pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru
memberikan dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan
nasional.

D. Penyeleksian Arsip
Seleksi arsip yang dilakukan dalam tahap ini berdasarkan pada Jadwal
Retensi Arsip. Arsip yang telah di seleksi ini akan dipisahkan untuk dilakukan
penyusutan arsip. Arsip-arsip yang sudah diusulkan musnah serta arsip yang masa
retensinya sudah habis akan dibuatkan daftar pemusnahan atau yang biasa dikenal
dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Sedangkan arsip-arsip yang masih
memiliki nilai guna atau masih memiliki masa retensi akan disimpan kembali di
pusat arsip instansi dan untuk arsip yang menjadi arsip penting (statis)
dipindahkan ke Arsip Nasional (ANRI).
E. Penyusutan Arsip
Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan permasalahan jika tidak
diimbangi dengan kebijakan pengurangan atau penyusutan arsip. Menurut
Laksmi, dkk (2007: 233) penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil
berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip yang telah ditentukan oleh
perundang- undangan, peraturan, atau prosedur administratif.
Penyusutan arsip tidak terlepas dari suatu kenyataan bahwa setiap organisasi
berjalan selalu melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi ini
menghasilkan arsip yang pada hakikatnya adalah catatan/rekaman informasi suatu
kegiatan. Seiring dengan berjalannya organisasi tersebut volume arsip akan
semakin bertambah yang berakibat menumpuknya arsip apabila tidak dilakukan
pengelolaan. Menumpuknya arsip ini akan menimbulkan permasalahan, antara
lain: (Azmi, 2016 )
1. Ruang penyimpanan
Suatu pemandangan yang sering ditemui adalah arsip menumpuk
di mana-mana, seperti di sudut ruangan, bawah tangga, kolong meja kerja
ataupun dalam gudang penyimpanan bercampur dengan barang-barang
kantor lainnya. Kondisi ini akan menarik dan muncul di permukaan ketika
arsip yang diperlukan tidak dapat ditemukan dan mengakibatkan
terhambatnya pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
Di sini baru disadari bahwa arsip memiliki anti penting dalam
menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Oleh
karena itu, arsip yang menumpuk tersebut perlu dilakukan pengelolaan
agar dapat dimanfaatkan informasinya dalam berbagai kepentingan dinas.
Salah satu penanganan terhadap menumpuknya arsip adalah penyediaan
ruang penyimpanan.
Arsip yang tersebar di mana-mana tersebut dalam satu unit perlu
disimpan dalam satu ruangan tersendiri sehingga akan memudahkan dalam
mengorganisasikan arsip. Namun, semakin lama arsip dalam satu ruangan
ini pun akan semakin bertambah volumenya dan tidak tertampung lagi
dalam satu ruangan tersebut sehingga memerlukan ruang penyimpanan
 lagi. Gambaran seperti inilah yang akan terjadi apabila tidak dilakukan
penyusutan terhadap arsip.
2. Penyediaan tenaga pengelola
Untuk mengatasi penumpukan arsip sehingga dapat dimanfaatkan
informasinya diperlukan penataan arsip. Dalam melaksanakan penataan
arsip diperlukan tenaga pelaksana apa pun namanya (Arsiparis/non-
Arsiparis). Penyediaan tenaga pengelola ini bukan masalah yang sederhana
karena menyangkut kebijakan keuangan maupun pembinaannya. Semakin
menumpuk arsip dalam suatu organisasi akan memerlukan tenaga
pengelola semakin banyak. Untuk mengatasi permasalahan mengenai
tenaga pengelola ini, sebaiknya tidak menunggu arsip harus menumpuk
banyak, tetapi secara terprogram dilakukan penyusutan arsip.
3. Penyediaan Peralatan
Arsip dengan volume banyak secara otomatis memerlukan
peralatan untuk penataan maupun penyimpanan yang banyak pula.
Kebutuhan peralatan kearsipan untuk satu ruang penyimpanan arsip tentu
berbeda dengan dua ruang penyimpan yang memerlukan peralatan lebih
banyak. Hal yang lebih tidak efisien lagi adalah arsip yang disimpan
tersebut sudah tidak memiliki nilai guna bagi organisasi tersebut artinya
bahwa kondisi yang terjadi tersebut merupakan pemborosan. Pemborosan
terhadap peralatan kearsipan ini dapat ditekan dengan melakukan
penyusutan arsip sehingga arsip yang disimpan adalah arsip yang benar-
benar masih bernilai guna bagi kepentingan organisasi dan kepentingan
umum.
4. Biaya Pemeliharaan dan Perawatan
Arsip-arsip dalam suatu organisasi pada hakikatnya disimpan
untuk digunakan. Tidak ubahnya seperti manusia bahwa arsip pun perlu
dilakukan pemeliharaan dan perawatan. Pemeliharaan dan perawatan arsip
meliputi penyiangan arsip, yakni memisahkan antara duplikasi dan
nonarsip yang tidak berguna dengan arsip yang masih harus disimpan,
perawatan fisik arsip, seperti fumigasi, sirkulasi udara yang memadai,
 suhu udara yang konstan, laminasi dan sebagainya, serta pengamanan
terhadap informasinya seperti tersedianya tempat penyimpanan arsip yang
representatif, tenaga pengelola yang diberi kewenangan khusus, yang
semuanya ini memerlukan pembiayaan. Volume arsip yang semakin
banyak akan memerlukan biaya pemeliharaan dan perawatan yang
semakin tinggi.

Dari pengertian yang diberikan oleh para ahli, organisasi profesi dan
peraturan perundang-undangan, secara umum dapat disarikan tujuan penyusutan
arsip adalah: (Magetsari, 2008)

1. Penghematan dan efisiensi

Tujuan manajemen arsip adalah efisiensi, baik ruang penyimpanan,
sumber daya kearsipan, waktu pelayanan maupun biaya operasional tanpa
mengurangi keharusan untuk mewujudkan tujuan akhir, yaitu mampu
memberikan informasi yang tepat kepada individua tau pengguna yang
tepat dalam waktu yang cepat dan digunakan untuk kepentingan yang
tepat. Tujuan ini dapat tercapai melalui kegiatan penyusutan arsip.
Dengan melaksanakan penyusutan arsip melalui pemindahan,
pemusnahan, penyerahan arsip maupun alih media, penghematan dan
efisiensi akan diperoleh dalam hal yang menyangkut ruang/gedung
penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga pengelola, dan biaya
pemeliharaan serta perawatan arsip.
Masalah menumpuknya arsip dapat diatasi dengan melakukan
pemindahan arsip inaktif ke record center/pusat arsip, memusnahkan
arsip yang tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan organisaasi
maupun kepentingan umum serta menyerahkan arsip kepada Arsip
Nasional RI atau lembaga kearsipan daerah yang bersangkutan. Setiap
organisasi perlu memperhatikan rasio antara biaya penyimpanan dengan
nilai informasi yang terkandung di dalam arsip. Arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun/arsip inaktif akan berarti pemborosan
 apabila disimpan di unit kerja. Arsip yang demikian harus disimpan di
record center/ pusat arsip.
2. Pendayagunaan Arsip
Arsip ada karena fungsi organisasi (pemerintah maupun swasta)
berjalan. Arsip ini berfungsi untuk mendukung operasional administrasi
organisasi. Dilihat dan aspek fungsi, terdapat asas-asas dan sikap dalam
setiap pengaturan arsip, yaitu:
a) Tidak menyimpan arsip yang tidak terkait dengan fungsi
organisasi;
b) Tidak menyimpan duplikasi;
c) Tidak menyimpan arsip yang sudah habis nilai guna dan jangka
simpannya.

Kondisi menumpuknya arsip mencerminkan bahwa arsip dan

informasinya belum dikelola dengan baik. Sebelum arsip dapat
didayagunakan, terlebih dahulu harus ditata berdasarkan informasinya.
Dengan mengetahui arsip dan informasinya yang dikelola ini, akan
memudahkan untuk penemuan kembali arsip apabila akan dipergunakan
atau didayagunakan untuk kepentingan dinas. Kondisi arsip yang sudah
ditata ini pun apabila tidak dilakukan penyusutan akan menumpuk dan
menyulitkan ketika arsip informasinya akan dipergunakan.

Hal ini disebabkan karena arsip yang tersimpan relatif banyak

sehingga kemampuan tenaga pengelola kesulitan untuk ‘menguasai’
arsip/informasi tersebut. Penyusutan arsip akan memungkinkan setiap
organisasi untuk melakukan pemilihan arsip yang harus dipindahkan ke
pusat arsip atau diserahkan ke ANRI/lembaga kearsipan daerah sehingga
akan memudahkan pengorganisasian arsip dalam lingkup kewenangan
masing-masing.

3. Pengawasan Arsip Bernilai Guna Tinggi

Dalam lingkup organisasi, penyusutan arsip berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip maupun SE Kepala ANRI Nomor 01/1981 tentang
 Penanganan Arsip Inaktif dilakukan setelah melalui penilaian yang akan
menghasilkan keputusan:
a) arsip yang harus disimpan karena masih memiliki nilai guna
bagi kepentingan organisasi;
b) arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan karena tidak
memiliki nilai guna berdasarkan peraturan perundang-
undangan;
c) arsip yang harus diserahkan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia atau lembaga kearsipan daerah.
Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi dapat dilakukan secara intensif
dengan melakukan penyusutan arsip karena setiap keputusan yang diambil
terhadap hasil akhir suatu arsip selalu dilakukan penilaian terlebih dahulu. Dengan
kata lain penyusutan arsip sudah melewati ‘filter’ penilaian sehingga arsip bernilai
guna tinggi dapat terdeteksi dengan penilaian terhadap arsip tersebut.
Menurut Basir Barthos, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara: (Barthos, 2007)
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Penyusutan arsip yang dilaksanakan berdasarkan JRA dengan

memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa
dan negara. Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip,
yakni pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan atau record center.
Pemindahan arsip berpedoman pada JRA (jadwal retensi arsip) secara teratur dan
tetap, pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga negara dan badan
pemerintahan yang bersangkutan (Laksmi & dkk., 2008)

Kegiatan penyusutan arsip yang ketiga adalah penyerahan arsip, yaitu

menyerahkan arsip bernilai guna sekunder baik nilai informasional ataupun
 sebagai bahan pertanggung jawaban yang sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari pada instansi. Arsip ini merupakan jenis
arsip statis dan akan diserahkan pada lembaga kearsipan baik kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) ataupun lembaga kearsipan daerah. Menurut
Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip,
arsip yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan meliputi
arsip yang:

1. Memiliki nilai guna kesejarahan;

2. Telah habis retensinya; dan/atau
3. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.

F. Daftar Pertelaan Arsip

Daftar pertelaan arsip atau DPA merupakan daftar dokumen arsip yang
telah di atur menurut permasalahan dan sistem kearsipan yang digunakan yang
kemudian akan diusulkan musnah. Terdapat 2 (dua) langkah yang perlu dilakukan
untuk mendaftarkan arsip ke dalam DPA, langkah-langkah ini antara lain:
(Amalia & Jumino, 2016)
1. Pembuatan fiches yang berisikan deskripsi arsip. Fiches arsip ini terdiri
dari:
a) Letak arsip disimpan (boks/odner)
b) Inisial nama (pembuat fiches) atau nomor pembuatan fiches
c) Isi ringkas informasi arsip (permasalahan)
d) Keterangan tahun pembuatan surat
e) Volume arsip (jumlah arsip)
f) Tingkat keaslian (asli, fotokopi, tembusan)
g) Pencatatan deskripsi/fiches arsip ke dalam Daftar Pertelaan Arsip.

Sebelum dilakukan pencatatan, terlebih dahulu dibuatkan Daftar Pertelaan

Arsip yang terdiri dari: (Aliyah & Suliyati, 2016)

1. Nomor urut pendeskripsi

 2. Deskripsi isi arsip
3. Tahun
4. Jumlah
5. Tingkat keaslian
6. Status

G. Tahap Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi
arsip melalui cara-cara tertentu sehingga tidak dapat dikenali lagi baik fisik
maupun informasinya. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang
sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat
diciptakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi
agar tidak terjadi kesalahan. Pada hakekatnya pemusnahan arsip dilaksanakan
untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan
hidup arsip sejak diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan.
Kriteria arsip yang akan dimusnahkan dalam buku Manajemen
Kearsipan Modern, yakni: (Muhidin & Winata, 2016)
1. Tidak memiliki nilai guna.
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip.
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Adapun beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam kegiatan
pemusnahan arsip yakni: (Muhidin & Winata, 2016)
1. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab
pimpinan organisasi.
2. Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan panitia
penilaian arsip yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi, dimana
panitia penilaian arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur :
a) Kepala unit kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun.
b) Kepala unit pengolah/unit kerja pemilik arsip yang akan
 dimusnahkan sebagai anggota.
c) Kepala lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan
arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun
d) Arsiparis sebagai anggota.
Terkait dengan resiko yang tinggi maka kegiatan pemusnahan arsip
harus dilakukan berdasarkan prosedur-prosedur sebagai berikut: (Firdaus &
Husna, 2017)
1. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip

tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini
dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jika suatu arsip
telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu
diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya,
kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain, dan lain-lain. Bila didalam
tahap pemeriksaan diketahui bahwa arsip tersebut memang telah habis
retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan
peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.
2. Pendaftaran
Dokumen-dokumen yang telah diperiksa sebagai arsip yang
diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini
diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang

akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang
akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, maka tidak perlu
dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional
bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini seyogyanya terdiri dari
anggota- anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan,
 unit hukum/perundang-undangan, dan unit-unit lain yang terkait.
4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi

dokumen yang akan dimusnahkan. Namun untuk dokumen yang
memiliki retensi dibawah 10 tahun, cukup dilaksanakan oleh instansi
pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan instansi untuk
dilaksanakan pemusnahan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi 10
tahun keatas, harus melalui penilaian bersama Arsip Nasional RI, yaitu
ketika meminta persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional,
karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas memiliki
kemungkinan lebih besar untuk bernilai guna sekunder. Khusus untuk
arsip keuangan yang mempunyai retensi di atas 10 tahun perlu
mendengar petimbangan dari ketua BPK, dan arsip kepegawaian perlu
mendengar pertimbangan dari kepala BAKN. Selanjutnya disahkan oleh
pimpinan instansi melalui produk hukum internal.

5. Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen

pemusnahan arsip yang sangat penting disamping daftar arsip yang
dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum
bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Berita acara
pemusnahan asip sekurang-kurangnya memuat:

a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya

pemusnahan;

b) keterangan mengenai jenis dokumen yang dimusnahkan;

c) tanda tangan dan nama jelas petugas yang berwenang melakukan

pemusnahan dan pengawas.
6. Pelaksanaan Pemusnahan

Pemusnahan dokumen dapat dilaksanakan dengan cara di bakar,

dicacah atau secara kimiawi, berbagai cara tersebut dapat memastikan
fisik dan informasi di dalam arsip tidak dapat dikenali lagi. Pelaksanaan
pemusnahan disaksikan oleh minimal dua orang yang berwenang atau
bidang pengawasan yang nantinya menandatangani berita acara sebagai
saksi pemusnahan arsip.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Pemusnahan dokumen adalah kegiatan menghancurkan fisik dan
informasi arsip melalui cara-cara tertentu sehingga tidak dapat dikenali
lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan ini memiliki resiko
hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur
dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi. Kegiatan ini menuntut
kesungguhan dan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan. Pada
hakekatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas
pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan hidup dokumen sejak
diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan.
2. Pemusnahan arsip harus dilakukan berdasarkan prosedur-prosedur
seperti: 1) Pemeriksaan, 2) Pendaftaran, 3) Pembentukan Panitia
Pemusnahan, 4) Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan, 5) Pembuatan
Berita Acara, 6) Pelaksanaan Pemusnahan.

3.
 DAFTAR PUSTAKA

Artikel Jurnal

Aliyah, F. N., & Suliyati, T. (2016). Implementasi Perka Bkn Nomor 18 Tahun
2011 Dalam Pengelolaan Personal Records Oleh Staf Sub Bidang
Informasi Data Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kota
Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan.

Amalia, F., & Jumino. (2016). Evaluasi Penyusutan Arsip di Gedung Penyusutan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Berdasarkan Teori Basir
Barthos. Jurnal Ilmu Perpustakaan.

Azmi. (2016 ). Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis.

Jurnal Kearsipan .

Barthos, B. (2007). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Firdaus, K. L., & Husna, J. (2017). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Formulir
Setoran Donasi di Pos Keadilan Peduli Umat Human Initiative (PKPU HI)
Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro, 79.

Laksmi, & dkk. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku.

Magetsari, N. (2008). Organisasi dan Layanan Kearsipan. Jurnal Keasipan.

Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan: Untuk Organisasi

Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka
Setia.

Peraturan Perundang-Undangan