Nama : Agil Syahrizal

Jurusan : Perpustakaan
NIM :

Modul 1
1. Mengindentifikasi konsep-konsep dalam dunia kearsipan

Menurut Drs. Robert M.Z. Lawang, konsep adalah pengertian yang merujuk
pada sesuatu.

Fungsi konsep menurut Drs. Robert M.Z. Lawang :

1. Fungsi Kognitif

Dalam istilah latin, kognitif disebut cogcoscere yang berarti mengetahui,

menyadari, menyerap. Kognitif berhubungan dengan pikiran, pengertian dan
pemahaman manusia tentang sesuatu.

2. Fungsi Evaluatif

Evaluatif berasal dari istilah Inggris yaitu elevate yang berarti menilai.

3. Fungsi Pragmatik dan Fungsi Komunikatif

Fungsi pragmatik, orang akan dapat menunjukkan dengan lebih cepat,

lebih tepat dan lebih relevan benda yang dimaksudkan konsep itu.

Fungsi komunikatif, agar setiap orang dapat berkomunikasi maka

orang-orang yang berkomunikasi tersebut harus mempunyai pengertian yang
sama mengenai satu konsep, berlaku umum dan sama dari waktu ke waktu.
Konsep juga harus benar-benar jelas untuk setiap orang sehingga mudah
dikomunikasikan dan dapat ditunjukkan benda yang sama dalam kenyataan.
2. Menjelaskan pengertian penyusutan arsip

1. Pengertian tentang penyusutan arsip

Ham (1993) dari Asosiasi Arsiparis Amerika Serikat

Penyusutan adalah pemusnahan (destroying) arsip yang tidak mempunyai
nilai guna, hukum, administratif, ataupun fiskal. Tetapi tidak semua arsip
(dokumen) musnah, sebagian kecil (yang mempunyai kegunaan historis,
riset) disimpan permanen.
Ira A.Pena (1989) mengemukan tujuan penyusutan yaitu
a. Menyustukan arsip yang habis masa retensinya
b. Menentukan arsip yang harus disimpan untuk sementara waktu
c. Menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna permanen.

Kennedy (1998), mengartikan penyusutan sebagai suatu proses yang

berkaiatan dengan implementasi keputusan penilaian yan meliputi :
menyimpan, memusnahkan, migrasi (alih media), transfer (pemindahan)
arsip.

ARMA ( Association of Record Manager And Administrator), disposal

sebgaia penentuan pemindahan arsip atau dokumen, apakah dipindah ke
tempat lain karena masa simpannya sesudah habis atau dimusnahkan.

ICA ( International Council on Archive) memberi definisi yang

cenderung menyamakan disposal dengan destruction (penghancuran). Yaitu
tndakan yang diambil berkenaan dengan waktu berakhirnya (habisnya) masa
retensi karena ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau
prosedur administratif.

3. Menjelaskan tujuan kearsipan

Tujuan Penyusutan Arsip

Menumpuknya arsip akan menimbulkan masalah, antara lain :

1. Ruang penyimpanan
2. Penyediaan tenaga pengelola
3. Penyediaan peralatan
4. Biaya pemeliharaan dan perawatan

Tujuan penyusutan arsip

Menurut Susan Z. Diamond (1983,22)

a. Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak
memiliki nilai guna.

b. Memudahkan penemuan kembali arsip (retreival) secara efisien.

 c. Mewujudakan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan
jangka simpan arsip yang berlaku.
Menurut Drs. Budi Martono (1994, 39)
a. Mendapatkan penghematan dan efesiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih
diperlukan dan bernilai guna tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Secara umum, tujuan penyusutan arsip adalah :
1. Penghematan dan efisiensi
2. Pendayagunaan arsip
3. Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi
4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
5. Memenuhi persyaratan hokum

4. Menjelaskan organisasi kearsipan

a. Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan pusat dan daerah
b. 1. Arsip nasional di ibu kota republik indonesia sebagai inti organisasi
daripada lembaga kearsipan nasional, selanjutnya disebut arsip
nasional pusat.
2. arsip nasional ditiap-tiap ibu kota daerah tingkat I, termasuk daerah-
daerah yang singkat dengan daerah tingkat I selanjutnya disebut arsip
nasional daerah.

5. Menjelaskan kegiatan penyusutan arsip

1. Bersifat formal
a. Penyusutan arsip harus berdasarkan jadwal retensi arsip atau
berdasarkan surat edaran kepada ANRI No. 01/1981 tantang
penggunaan arsip inaktif
b. Kedua dasar hukum penyusutan ini memuat sejumlah persyaratan,
antara lain dalam pelaksanaan pemusnaan harus dibentuk panitia
panitia harus dengan persetujuan kepala ANRI/Gubernur/bupati.
Setiap kegiatan penyusutan yang meliputi pemindah, pemusnaan
dan penyerahan arsip ditetapkan oleh pemimpin instansi dan
sebagainya.
c. Setiap kegiatan pemindahan, penyusutan, dan penyerahan harus
dibuat berita acara dan daftar pertelaan arsip sebagai lampiran
2. Bersifat material, mengundang pengertian bahwa arsip (fisik dan
informasi) yang akan dimusnahkan adalah benar-benar sudah tidak
bernilai guna sehingga pemusnaan bukan sebagai kegiatan yang patut
dapat diduga merupakan usaha penghilangan barang bukti yang dapat
dituntut dengan pidana.
3. Bersifat prosedural
a. Dilakukan penilaian atau seleksi terhadap tahapan arsip terlebih
dahulu.
 b. Melalui prosedur pemeriksaan, pendaftaran, penataan, pembuatan,
berita acara dan pelaksanaan penyusutan (pemindahan,
pemusnahan, penyerahan arsip) bagi arsip yang di susutkan
berdasarkan JRA
c. Melalui prosedur yang ditetapkan dalam surat edarankepala ANRI
nomor 01/1981 tentang penangan arsip inaktif

Modul 2
1. Menjelaskan fungsi arsip

Fungsi Arsip

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan

menjadi 2 (dua) yaitu :

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut
fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi

Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi

kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit

pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.

Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya

sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip

in-aktif.

Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang

sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip Statis

Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan
bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
 2. Menjelaskan tujuan kearsipan

Tujuan kearsipan dinyatakan secara tegas dalam pasal 3 UU nomor 7 tahun

1971 ialah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang
perencanaan ,pelaksanaan dan penyelenggara kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah.

Dari pasal tersebut menjamin apabila diurai secara rinci, tujuan

kearsipan melipiuti 2 hal pokok yaitu :
1. Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional
2. Menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah

3. Mengedentifikasi ketentuan hukum yang mengatur penyusutan

arsip

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah naskah-naskah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

2. Arsip dinamis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf

a Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

3. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

4. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

5. Arsip statis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

6. Unit Kearsipan adalah unit organisasi sebagaimana tersebut dalam

Pasal 8 ayat (1) Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

Pasal 2

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-
masing;

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Pasal 3

Pengelolaan arsip inaktif pada Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan

merupakan bagian tugas dari Unit Kearsipan pada Lembaga Negara dan Badan
Pemerintahan yang bersangkutan.

PEMUSNAHAN ARSIP

Pasal 7

Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan. dapat melakukan

pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui
jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip
masing-masing.

Pasal 8

(1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10

(sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara
atau Badan-badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia
Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan
pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip
keuangan dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang
menyangkut arsip kepegawaian.

(2) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan

keputusan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat
persetujuan Kepala Arsip Nasional.

Pasal 9

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik
isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang
hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-
lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.

Pasal 10

Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip

yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.

PENYERAHAN ARSIP

Pasal 11

Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban

Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan
 administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya,
ditetapkan sebagai berikut :

a. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan

badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional
Pusat;

b. Bagi arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintahan di tingkat

Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

Pasal 12

Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilakukan sekurang-

kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan
membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip
dari arsip-arsip yang diserahkan.

Modul 3
1. Memahami landasan hukum tentang penyusutan dan
pengurangan arsip

Menurut Pasal 2, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979

tentang Penyusutan Arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan
arsip dengan cara:

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam

lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan
masing-masing;
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting karena berkaitan
dengan penghilangan barang bukti yang punya akibat hukum. Karena
pentingnya kegiatan ini maka kegiatan ini dilandasi hukum aturan yang menjadi
dasar proses penyusutan arsip

Untuk landasan hukum penyusutan arsip adalah sebagai berikut:

PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip

SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan
ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.
SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip
Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pasal 47 yang berisikan:
1. Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c
dilaksanakan oleh pencipta arsip.
2. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan
berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta
kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan
peraturan pemerintah.

2. Memahami proses identifikasi seleksi untuk penilaian arsip

Seleksi penilaian merupakan kegiatan yang saling berkaitan dalam program

kearsipan. Akuisisi merupakan petunjuk untuk melakukan seleksi dan
penilaian. Berdasarkan akuisisi maka organisasi dapat menyeleksi dan
menilai arsip-arsip yang dipertahankan berdasarkan kriteria yang sudah di
tentukandan perturan umum dalam rangka menjalankan program penyusutan
atau pemusnaan arsip. Selelsi dalah proses yang dilakukan oleh petugas
dalam mengindentifikasi menilai dan menambah arsip yang bernilai guna
kelanjutannyauntuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga instunsi
atau tujuan akuisisi yang lain. Seleksi harus berdasarkan landasan hukum
atau kebijakan tertulis tentang penyimpangan dan penambahan arsip.

3. Memahami pentingnya penyusutan arsip

Gambaran sistem informasimanajemen rekod dan kearsipan memberikan
gambaran yang luas tentang hubungan rekod dan kearsipan dalam
kegunaan kemudian. Dari gambar tersebut dapat ditarik suatu
kesimpulan bahwa irisan yang paling menentukan adalah kegiatan
disposal atau istilah yang sering disebut penyusutan atau pengurangan
arsip.

4. Memahami penggunaan jadwal retensi arsip

Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Pemindahan :

a. Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

b. Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan)

c. Penataan
 d. Pembuatan Berita Acara Penyusutan

e. Pelaksanaan

Pemusnahan :

a. Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

b. Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan)

c. Penilaian, persetujuan & pengesahan

d. Pembuatan Berita Acara Penyusutan

e. Pelaksanaan

Penyerahan arsip ke ANRI

a. Pemeriksaan dan penilaian

b. Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan)

c. Pembuatan Berita Acara Penyusutan

d. Pelaksanaan

Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai

dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan
kemudahan dimusnahkan.
Arti harfiahnya dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya
lama sesuatu arsip disimpan(ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum
dipindahkan atau dimusnahkan.

5. Menjelaskan penyusutan arsip

TEKNIK PENYUSUTAN

a. Pelaksanaan Pembenahan Arsip

b. Penilaian Arsip
c. Penyusunan Daftar Arsip
d. (daftar arsip yg disimpan/usul musnah/diserahkan)
e. Pelaksanaan Penyusutan
f. (Berita Acara Musnah/Serah)
g. Perencanaan Pembenahan Arsip
Rumus angka pemakaian arsip adalah Contoh : Dalam lemari arsip
tersimpan arsip sebanyak 1000 arsip. Dalam satu tahun arsip yang
dipinjam sebanyak 350 arsip. Maka angka pemakaian arsip adalah : 35
persen. Hal ini berarti arsip tersebut masih bagus, belum perlu disusutkan.
Karena penyusutan arsip dilakukan bila angka pemakaiannya < 20%.
Modul 5
1. Kriteria nilai guna arsip

Ada beberapa kriteria dalam proses penilaian arsip. Proses penilaian ini
didasarkan pada nilai guna suatu arsip. Leahy dalam essainya yang berjudul
Reduction of Public Records dan pada tahun 1955 Santen membagi nilai-nilai
arsip menjadi enam yang disebut ALFRED.

A Administrative value, nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari

tanggung jawab pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instansi pencipta
(Pelaksanaan kebijaksanaan untuk kegaitan rutin sehari-hari). Contoh:
1. Pelaksanaan fungsi kedinasan: penugasan, perijinan, administrasi barang ,
dan lain-lain
2. Pelaksanaan fungsi organisasi: pengelolaan pegawai, pemeliharaan
fasilitas kantor, pengelolaan gedung, kendaran.
Tanggung jawab administrasi telah selesai jika pelaksanaan kegiatan telah
diselesaikan dan substansi informasi telah selesai dipertanggungjawabkan
secara formal.

L Legal Value, berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan

bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya,
warga negara dan pemerintah. Contoh: arsip yang berisikan semua jenis produk
hukum (UU, PP, Kep,), perjanjian, hak patent, kontrak dan lain-lain. Tanggung
jawab hukum berakhir apabila ketentuan hukum telah dipenuhi/diselesaikan,
masa berlaku telah kadaluwarsa, telah dipertanggungjawabkan secara yuridis
formal, memiliki arti segi dokumentasi kebijaksanaan pada tingkat eksekutif
yang berpengaruh secara luas baik dalam maupun diluar lembaga.

F Fiscal Value, arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan

bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan (memiliki nilai
keuangan), contoh arsip yang memiliki nilai fiscal adalah Rencana Anggaran
Belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan. Dalam
menilai arsip hendaknya jangan dikacaukan antara arsip yang berisikan
kebijaksanaan di bidang keuangan dengan arsip yang berisikan tentang hal-
ikhwal mengenai transaksi keuangan. Arsip yang memuat kebijaksanaan di
bidang keuangan pada umumnya mempunyai jangka waktu
penyimpanan/retensi yang lebih panjang
 R Research Value, arsip yang memiliki/mengandung informasi/data ilmiah
sebagai hasil penelitian, dan dapat digunakan untuk penelitian ilmiah. Apabila
data ilmiah tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian itu
tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu
penyimpanan/retensi yang panjang. Tidak mudah untuk menentukan nilaiguna
dari arsip yang berisikan basil penelitian ilmiah. Berkas-berkas penelitian yang
lama tidak dihiraukan lagi mungkin saja tiba-tiba bisa menjadi mata rantai yang
penting bagi suatu penemuan baru. Hal-hal semacam itu sukar untuk
diramalkan, oleh karena itu dalam menentukan nilaiguna ilmiah dan teknologi ini
perlu bimbingan dan peran serta dari para ilmuwan dan/atau peneliti yang
bersangkutan.

E Educational Value

D Documentary Value

Ir. Anon Mirmani, SS, MIM-Arc/Rec, staf pengajar di UI dalam sebuah

makalahnya menuliskan bahwa nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna
arsip/rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna
rekod/arsip. Nilai guna sebuah arsip dikategorikan menjadi Nilai Guna Primer
(primary values) dan Nilai Guna Sekunder (Secondary Values).

Nilai Guna Primer (Primary Values)

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi
pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam
menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan
kepentingan masa yang akan datang. Yang termasuk dalam nilai guna primer
yaitu:

Nilai guna administrasi

Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi
lembaga pencipta arsip.Contoh; undangan, dst
Nilai guna keuangan/fiskal
Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya
pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas
belanja barang dst.
Nilai guna hukum
Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak
dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang,
 peraturan, suratkeputusan, instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas
kepesertaan, dst
Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil
penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian
Nilai Guna Sekunder (Secondary Values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau
kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
Nilaiguna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak lagi ada
kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang bernilai guna
sekunder diserahkan ke Arsip Nasional dan disimpan di/oleh Arsip Nasional,
sehingga pihak lain di luar pencipta arsip dapat memanfaatkan dan
menggunakannya. Meskipun penentuan nilaiguna sekunder ini merupakan
bagian tugas dari Arsip Nasional, namun pejabat instansi pencipta arsip
mempunyai peran serta dalam memberikan keterangan-keterangan yang
berharga tentang terciptanya dan kegunaan arsip-arsip itu. Nilai sekunder
terdiri dari nilai evidensial dan nilai informasional

Nilai guna kebuktian (Evidensial)

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur,
fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang
dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan
tata kerja, sertifikat perusahaan dst.
Nilai guna informasional (Informasional) ; Arsip ditentukan oleh isi atau
informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan
kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai
sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat
organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst.
Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip:

Duplikasi
Accesibility
Reliability dan completenes
Cost of retention
Scarcity
Age
Privasi
 Keuntungan penilaian
1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai
di accesion oleh organisasi.
2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat
mengurangi biaya perservasi.

2. Langkah-langkah proses penilaian

Proses dan prosedur penilaian bertujuan untuk mendapatkan gambaran

secara komprehensif tentang jenis rekod atau arsip yang memiliki lembaga/
istansi pencipta. Tujuan penilaian adalah adalah unruk menentukan nilai instansi
pencipta maupun instansi diluar pencipta sebagai bahan informasi dan acuan
yang di butuhkan dalam rangka penyusunan kegiatan-kegiatan

3. Pelaksanaan penilaian
1. Menentukan grup arsip yang sesuai untuk pendekatan kegiatan
tunggal
2. Melakukan beberapa penelitian pada lembaga atau institusi dan
target arsip.y
3. Membuat rencana kerja
4. Mendiskusikan dengan orang yang bertanggung jawab
5. Mempelajari beberapa arsip dan menilai arsipnya untuk
menentukan kriteria penilaian
6. Membuat kelas disposal
7. Penilaian terhadap arsip yangbdisimpan permanem
8. Melengkapi dokumentasi
9. Diterapkan pada daerah tertentu
10.Laporan untuk review

4. Petugas tanggung jawab petugas penilaian.

hasil akhir dari proses dan prosedur penilaian adalah laporan yang berupa
daftar fisik dan nonfisik arsip, sebagai landasan untuk mengembangkan jadwal
retensi arsip atau rekod pada lembaga yang bersangkutan. Pada proses dan
prosedur penbilaian memang membutuhkan staf yang dapat diwawancarai untuk
memberikan informasi sepenuhnya tentang jenis arsip/rekod yang tercipta pada
pelaksanaan organisasi.