TUGAS MATERI PENYUSUTAN ARSIP

DIKLAT FUNGSIONAL PENGANGKATAN ARSIPARIS TINGKAT AHLI

ANGKATAN XII
SELASA, 18 APRIL 2023

Tugas:

• Sebutkan dan jelaskan pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip.

Selamat mengerjakan ……..

Nama : Sutikno
No. Urut Presensi : 24
Materi Pembelajaran : Penyusutan Arsip
Pengajar : Dra Arih Murwati, MAP

KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP

I. Dasar Hukum Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip
a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011
tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang memiliki Nilai Guna
Sekunder;
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016
tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

II. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Tujuan Penyusutan Arsip, antara lain:
 Memisahkan antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip yang bernilai
guna;
 Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna;
 Memisahkan arsip inaktif dari arsip aktif;
 Untuk memudahkan penilaian;
 Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja yang
berbeda (minimal dengan fungsi yang berbeda) dengan kewenangan
pengelolaan yang jelas dan tegas;
 Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggungjawab pengelolaan
informasi;
 Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen berskala nasional.
Manfaat Penyusutan Arsip, antara lain:
 Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat penyusutan, arsip harus
dalam keadaan tertata);
 Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna yang disimpan;
 Penemuan kembali menjadi mudah dan cepat;
 Biaya pengelolaan arsip menjadi murah;
 Berpindah atau hilangnya informasi dapat diketahui dengan mudah;
 Unit kerja (unit pengolah) tidak perlu mengurusi arsip yang tidak secara
langsung digunakan untuk mendukung operasional organisasi sehari-hari.
Kegiatan Penyusutan Arsip meliputi:
A. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
Pemindahan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan:
1. Penyeleksian arsip inaktif;
Penyeleksian arsip inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada
kolom retensi aktif. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui,
maka arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi
penggunaan arsip yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan
kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun).
2. Penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan;
Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul (provenance)
dan asas aturan asli (original order). Penataan arsip inaktif ke dalam boks,
dilakukan dengan menata folder/berkas yang berisi arsip inaktif yang akan
dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar arsip inaktif yang
dipindahkan, kemudian menyimpan dan memasukkan folder/berkas arsip
inaktif ke dalam boks, selanjutnya memberi label boks arsip dengan
keterangan: nomor boks, nama unit pengolah, nomor urut arsip, dan tahun
penciptaan arsip. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif
menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah/Unit Kerja.
3. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan.
Pencipta arsip menyusun daftar arsip inaktif yang dipindahkan dan
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang
memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku
penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Selanjutnya
dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip yang sekurang-kurangnya
memuat: waktu pelaksanaan, tempat, kenis arsip yang dipindahkan, jumlah
arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau
Unit Kearsipan.
B. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan
1. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip;
2. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip:
 Tidak memiliki nilai guna (administrasi, hukum, keuangan, dan ilmiah);
 Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA;
 Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
 Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
3. Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan, retensinya ditentukan
kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip.
Prosedur Pemusnahan Arsip, meliputi:
1. Pembentukan panitia penilai arsip;
 Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta
Arsip;
 Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan
dimusnahkan;
 Panitia penilai arsip berjumlah ganjil;
 Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat
digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip.
2. Penyeleksian arsip;
 Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA
dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom
keterangan dinyatakan musnah;
 Dalam hal retensinya inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat
dikategorikan sebagai arsip usul musnah;
 Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan
pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di Unit Kearsipan;
 Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah;
 Daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip,
tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.
4. Penilaian oleh panitia penila arsip;
 Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah
dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip;
 Hasil penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia
penilai arsip.
5. Permintaan persetjuan/pertimbangan pemusnahan arsip;
 Arsip Lembaga Negara: mendapatkan persetujuan tertulis dari kepala
ANRI;
  Pemda Prov, Kab/Kota, PTN: Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun
mendapat persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
 Pemda Prov, Kab/Kota, PTN: Retensi dibawah 10 Tahun mendapat
persetujuan tertulis dari gubernur, bupati/walikota, rector/sebutan lain;
 BUMN/BUMD: Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun mendapat
pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI;
 BUMN/BUMD: Retensi dibawah 10 Tahun mendapat pertimbangan
tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD;
 Pemusnahan arsip tanpa JRA: mendapat persetujuan dari Kepala ANRI
tanpa membedakan retensinya;
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
Pimpinan pencipta arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis Kepala
ANRI/Gubernur/Bupati/Walikota/Rektor sesuai wilayah kewenangannya dan
pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip.
7. Pelaksanaan pemusnahan
a. Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan:
 Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan
tidak dapat dikenali;
 Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit kerja bidang
hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta
Arsip yang bersangkutan;
 Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip
yang dimusnahkan.
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita
Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat
rangkap 2;
c. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unite Kearsipan,
pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan, dan
disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit
kerja bidang pengawasan;
d. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara, antara
lain:
 Pencacahan;
 Pengunaan bahan kimia;dan
 Pulping.
e. Arsip yang dihasilkan dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip
wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi:
 Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
 Notulen rapat panitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan
penilaian;
 Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta
Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusullkan musnah telah
memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
  Surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk
pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
tahun;
 Keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
 Berita Acara Pemusnahan Arsip;
 Daftar Arsip yang dimusnahkan.
C. Penyerahan Arsip Statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan
1. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan
dilakukan terhadap arsip yang:
 Memiliki nilai guna kesejahteraan;
 Telah habis retensinya;dan/atau
 Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.
2. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah
 Penyeleksian Arsip Statis dilakkan melalui JRA dengan cara melihat
pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan
permanen;
 Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom
keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah memasuki
masa arsip usul serah;
 Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah;
 Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan
keterangan.
3. Penilaian
 Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul serah
dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip;
 Hasil penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia
penilai arsip.
4. Pemberitahuan Penyerahan Arsip
 Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta
Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenanganya disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip
bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat
digunakan;
 Proses pemberitahuan penyerahan arsip statis harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
 Menyampaikan surat permohonan penyerahan arsip statis dari pimpinan
Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya;
 Menyampaikan daftar arsip usul serah;dan
 Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.

5. Verifikasi dan Persetujuan

  Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya melakukan
verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan penyerahan
Arsip Statis dari Pencipta Arsip;
 Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya dapat
memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah
terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta Arsip;
 Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
memberikan persetujuan atas daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip;
6. Penetapan Arsip yang Diserahkan
 Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang
akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya dengan mengacu pada persetujuan dari Kepala
Lembaga Kearsipan.
7. Pelaksanaan Serah Terima Arsip
 Pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip
kepada Kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara, daftar
arsip usul serah dan fisik arsip yang akan diserahkan;
 Susunan format berita acara meliputi:
a. Kepala, memuat logo, judul, dan hari/tanggal/tahun, tempat
pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang
membuat berita acara;
b. Batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk
bilamana ada klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya
mengenai hak akses arsip statis;
c. Kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang
dikuasakan olehnya, serta tanda tangan para pihak yang melakukan
penandatanganan naskah berita