PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TERATUR

DAN TIDAK TERATUR

(Machmoed Effendhie)

Persiapan awal yang harus diperhatikan adalah membersihkan arsip dari debu dan
unsur perusak biologi dan yang lebih pentng lagi menjaga kesehatan pelaksana atau

p
petugas selama proses penanganan arsip inaktif. Oleh karena itu, sebelum dilakukan
penataan dan sesudah dilakukan survei sebaiknya pembersihan arsip untuk

si
membebaskan arsip dari berbagai unsur perusak, terutama bakteri, ngengat dan
debu. Pembersihan debu dapat dilakukan dengan cara menyapukan spon atau kuas di

AR
permukaan arsip sedangan untuk membersihkan bakteri dan ngengat atau unsur
perusak biologis lainnya dapat dilakukan dengan cara fumigasi. Fumigasi adalah
memusnahkan unsur perusak biologis dengan bahan kimia. Cara ini sangat mahal,
tetapi jika tidak ada anggaran maka kapur barus dapat digunakan untuk menghilangkan
p
bau dengan cara menaburkannya diatas tumpukan arsip. Untuk menjaga kesehatan
si

pelaksana selama proses penanganan arsip inaktif, maka pelaksana wajib menggunakan
masker dan sarung tangan dari bahan katun.
ar

A. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur

1. Pemindahan Arsip Inaktif
NG

Arsip inaktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan lebih mudah
diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan
asli (principle of original order) dibandingkan dengan arsip inaktif yang tidak teratur.
Apalagi arsip inaktif teratur tersebut sudah dilengkapi dengan Jadwal
Retensinya. Pengolahan arsip inaktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan
arsip inaktif dari Central File ke Records Center. Pemindahan arsip inaktif dari Unit
Pengolah (Central File) yang berada di unit pencipta ke Records Center
merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip
teratur. Kegiatan ini dilaksanakan secara bersama – sama oleh arsiparis atau pengelola
kerasipan di unit pengolah dengan arsiparis atau pengelola kearsipan di Records
Center.
Prosedur pemindahan arsip inaktif teratur sebagai berikut:
a. Unit Pengolah di tiap-tiap unit Pencipta Arsip mengadakan penelitian
untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai dengan
Jadwal Retensi.

p
b. Arsiparis atau pengelola kearsipan di Unit Pengolah melakukan

si
pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang
akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Records Center.
c. Arsip inaktif hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam Daftar

dimusnahkan. AR
Arsip Inaktif yang akan dipindah dan juga Daftar Arsip Inaktif yang akan

d. Daftar tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti dan
mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip yang akan
p
dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Adapun arsip yang akan dipindah,
si

dibuatkan daftar yang disebut dengan Daftar Arsip Pindah.

e. Arsip yang akan dipindah selanjutnya ditata dan dapat dibungkus dengan kertas
chasing atau dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi nomor kode
ar

kemudian dimasukkan dalam boks, kemudian boks diberi nomor sebagai

label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang terdapat pada Daftar Arsip
NG

Pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis arsip saja bila
memungkinkan.
f. Unit pengolah sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali melakukan
pemindahan arsip inaktif ke Records Center sesuai Jadwal Retensi-nya.
Berikut contoh blanko Arsip Inaktif yang akan dipindahkan. Di lingkungan lembaga
pemerintahan, biasanya di bawah nama penanggung jawab diserta NIP (Nomor Induk
Pegawai).
 ARSIP INAKTIF PINDAH
Unit Kerja/Pengolah:
Alamat :
No Serie/Jenis Arsip Tahun Jumlah Penataan Keterangan

p
si
Nama kota
Records Center Unit Pengolah

Nama penanggung jawab

AR nama penanggung jawab
p
si

Berikut contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif.

ar

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

NOMOR:
Pada hari ini………………….. tanggal………. Bulan…………………
NG

tahun……………. kami yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah Arsip yang selanjutnya disebut
PIHAK PERTAMA
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Records Center/Unit Kearsipan II/Unit
Kearsipan I * yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip yang dipindahkan seperti tercantum
dalam daftar terlampir untuk disimpan di Records Center/Unit Kearsipan II/Unit

p
Kearsipan I. *

si
Berita Acara ini dibuat rangkap 3 (tiga) masing-masing untuk:
1. Lembar pertama untuk Unit Pengolah Arsip
2. Lembar kedua untuk Records Center /Unit Kearsipan II/Unit Kearsipan I *

AR
3. Lembar ketiga untuk (nama lembaga kearsipan)*

Yogyakarta,
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
p
( ) ( )
si

*Coret yang tidak sesuai

2. Penyiapan ruang simpan
ar

Bila instansi belum mempunyai Records Center, Arsiparis atau pengelola yang
bertanggung jawab di sebuah ruang yang akan dijadikan Records Center menyiapkan
NG

ruang dan alat penyimpanan. Ruang simpan tidak harus baru, tetapi dapat
memanfaatkan ruang yang ada dan dilakukan penataan ruang untuk pengelolaannya
beserta peralatan dengan memanfaatkan apa yang ada sebelum peralatan yang
standar tersedia. Bila instansi sudah mempunyai Records Center dengan standar
minimal, biasanya arsip inaktif yang dipindah tersebut langsung dimasukkan ke ruang
pengolah untuk kemudian ditata dalam rak atau Roll O’Pack menyesuaikan dengan
sistem penataan rak-nya.
3. Penerimaan
Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari Central File (unit pengolah)
dilakukan oleh arsiparis atau pengelola yang bertugas di Records Center. Arsip
inaktif tersebut kemudian diteliti kelengkapannya, kondisi dan kesesuaiannya
dengan Daftar Arsip Pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan.

4. Penataan dan Penyimpanan

p
Kegiatan penataan dan penyimpanan di Records Center yang harus dilakukan

si
yaitu:
a. Pemeriksaan
Kegiatan ini merupakan kontrol awal sebelum dilakukan penyimpanan arsip

AR
inaktif. Pemeriksaan perlu dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut
benar- benar arsip inaktif dengan cara menggunakan Jadwal Retensinya dan
untuk memastikan kelengkapan setiap series arsip inaktif. Apabila dalam series
arsip kurang lengkap, diupayakan kelengkapannya dengan cara
p
meneliti/memeriksa Daftar Arsip Pindah atau menanyakan pada unit asal
si

(unit pengolah). Apabila belum ditemukan, dapat menghubungi pejabat

yang berwenang pada unit pencipta untuk membuat semacam arsip inaktif
pengganti. Pemeriksaan terhadap kondisi fisik arsip inaktif juga harus
ar

dilakukan perlembar (untuk arsip media tekstual) dan apabila ada arsip
inaktif yang rusak segera diadakan perbaikan seperlunya.
NG

b. Penataan Arsip inaktif dalam Boks

Penataan arsip inaktif dalam boks juga harus memperhatikan penataan arsip
ketika masih aktif. Sebaiknya setiap boks hanya berisi satu series saja atau
series yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. Jika satu boks berisi
beberapa series dan retensinya berbeda akan mempersulit ketika arsip
tersebut akan dilakukan penyusutan setelah chasing atau folder yang berisi
arsip diberi kode dimasukkan dan ditata dalam boks. Boks tersebut diberi
nomor dan atau kode yang diperlukan, sesuai dengan nomor urut dan atau
 kode maupun nomor lokasi penyimpanan jika diperlukan. Setelah itu dapat
dilanjutkan dengan menata boks dalam rak.

p
si
c. Penataan boks dalam rak
AR
Penataan boks dalam rak sangat tergantung pada sistem penomoran boks yang
p
digunakan, sedangkan sistem penomoran boks sangat tergantung pada ruang
si

dan alat simpannya (rak). Bila terdapat banyak ruang simpan maka perlu diberi
nomor/kode atau huruf untuk setiap ruang simpan yang ada. Jika terdapat
beberapa rak dalam suatu ruang simpan, maka harus juga dipersiapkan kode
ar

untuk setiap raknya. Pengkodean rak dapat dirancang sendiri sesuai kebutuhan
yang penting mudah diingat, mudah ditemukan.
NG

Contoh kode 1 (bila ruang simpan di Records Center hanya satu ruangan dan terdiri
dari beberapa rak atau lemari):
RS.01.01: artinya disimpan dalam Ruang Simpan, rak nomor 01 dan boks nomor 01.
RS : Ruang simpan
01 : rak atau lemari nomor 01
01 : boks nomor 01
 Contoh kode boks yang menunjukan keberadaan boks tersebut dalam rak atau lemari.

RS . 01 .01

Arti kode tersebut adalah: boks disimpan di Ruang Simpan Records Center, dalam rak
atau lemari nomor 01, dan berada pada urutan boks nomor 01.

p
Rak 1 Rak 2 Rak 3 dst

si
1

AR
2
p
si

Boks 01
ar

Contoh kode 2 (bila ruang simpan di Records Center lebih dari satu):
RS.02.02.60: artinya disimpan dalam ruang simpan dengan kode 02, ditata pada rak
atau lemari nomor 02 dan boks pada urutan nomor 06.
NG

RS.02 : Ruang simpan nomor 02 atau yang diberi kode 02

02 : rak nomor 02
06 : boks nomor 06
Contoh kode boks

RS.02.02.06
Dapat juga, misalnya dalam Records Center terdapat terdapat 3 ruang simpan, satu
ruang untuk arsip standar media kertas kemudian diberi kode “A”, ruang satunya untuk
menyimpan arsip kartografi diberi kode “B”, dan ruang satunya lagi untuk menyimpan
arsip foto diberi kode “C”. Maka pengkodean ruang simpan lagi menggunakan kode
angka tetapi menggunakan huruf: RA, RB, dan RC. Penulisan kodenya dalam boks
adalah:

p
si
RA.02.06

AR
Artinya boks disimpan di Ruang A, dalam rak atau lemari nonor 02, dan pada urutan
boks nomor 06.
p
Jika penomoran dilaksanakan dengan cara seperti tersebut di atas, maka
penataan boks pada setiap rak harus dilakukan pula dengan cara yang cermat dan
si

mudah serta efisien. Misalnya pengaturan boks dengan nomor terkecil berada di
ujung kiri atas rak, kemudian terus ke kanan, turun ke bawah, bisa dilanjutkan dari
ar

sisi kiri atau kanan rak, kemudian turun ke bawah lagi dan demikian seterusnya.
Contoh mengurutkan boks dalam rak mulai nomor boks yang terkecil sampai raks
penuh.
NG
 01 02 03 04 05 06
07 08 09 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

p
si
AR
p
Rak berada di Ruang Simpan 01 Rak berada di Ruang Simpan 02
si

Cara penataan ini tidak baku, bisa dengan cara/ sistem lain yang penting
ar

konsisten dan sesuai dengan lokasi simpan yang terdapat pada Daftar Arsip
Inaktif.
d. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif
NG

Penyusunan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setelah tahapan di atas selesai.

Daftar tersebut dapat digunakan untuk pengendalian dalam proses penyusutan.
Selain itu, daftar tersebut juga dapat berfungsi sebagai alat bantu penemuan
arsip (finding aids) di Records Center, karena daftar tersebut memuat
informasi deskripsi/masalah/jenis arsip inaktif dan kode simpan dari suatu
koleksi arsip unit pencipta yang berkasnya tersusun secara teratur.
Contoh Daftar Arsip Inaktif:
DAFTAR ARSIP INAKTIF
Kode DT.00

Kelompok Subjek Akademik

No. Jenis/Series Arsip Tahun Volume Cara No. Boks Retensi

Penataan
1 Administrasi Tim / 1996 1 Boks Subjek RA. 01.01 2 tahun
(tahun)

p
Panitia
2

si
Penyelenggara Ujian
3

alat simpan dan arsip inaktif

AR
Daftar Arsip Inaktif memiliki banyak variasi yang dapat disesuaikan dengan kondisi
yang disimpan. Pada prinsipnya daftar tersebut
harus selalu dijaga akurasinya dan aktualisasinya serta sesuai dengan kondisi arsip
p
inaktif yang disimpan.
si

B. Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur

Dalam melakukan penanganan arsip inaktif kacau terdapat tahapan kerja mulai dari
ar

mengadakan pemilahan sampai dengan membuar daftar arsip. Dalam melakukan

penanganan arsip inaktif kacau berarti melakukan rekonstruksi, yakni upaya
NG

mengembalikan penataan arsip inaktif sesuai dengan penataan pada masa aktifnya.
Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file, susunan file
dalam setiap series dan pengaturan series yang satu dengan series arsip yang lain.
Tahapan kerja atau prosedur dalam penanganan arsip inaktif tidak teratur adalah
sebagai berikut:
1. Melakukan pemilahan arsip dan non arsip.
Langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Nonarsip
misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat, dan lainnya yang
 tidak termasuk dalam kategori arsip dan langsung dapat dimusnahkan. Untuk
amplop, map, dan formulir yang masih merupakan bagian dari arsip inaktif
tidak boleh dimusnahkan karena masih diperlukan untuk membantu memahami
isi informasi yang ada dalam arsip inaktif.
2. Melakukan Identifikasi dan Pemberkasan atau pengelompokan arsip
Melakukan identifikasi dan pemberkasan arsip inaktif tidak teratur
memerlukan ketelitian dan pengetahuan yang memadai. Untuk memberkaskan

p
arsip inaktif yang bercerai-berai atau merupakan naskah lepas sangat

si
dibutuhkan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tugas pokok dan fungsi
organisasi. Tanpa pengetahuan tersebut maka akan sangat sulit melakukan
identifikasi dan pemberkasan. Selain itu perlu juga pengetahuan tentang

AR
berbagai sistem pemberkasan, terutama yang digunakan pada saat arsip itu
masih aktif. Dalam melakukan pemberkasan sedapat mungkin mengacu pada
pada preinsip aturan asli (principle of original order). Oleh karena itu, pada
tahap ini sebisa mungkin tetap mempertahankan sistem pemberkasan yang
p
digunakan pada masa aktifnya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka
si

pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik

(kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).
3. Pendeskripsian
ar

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap
berkas arsip. Kartu deskripsi sekurang-kurangnya berisi hal-hal sebagai berikut,
NG

antara lain informasi tentang unit pencipta, nomor sementara, nomor definitif,
kode, indeks, isi, keterangan, dan tahun. (Hal-hal yang tercantum dalam kartu
deskripsi disesuaikan dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan). Kartu deskripsi
sifatnya sementara yaitu sebagai jembatan dalam pembuatan Daftar Arsip
Inaktif. Jika daftar tersebut sudah dibuat maka kartu deskripsi tidak berfungsi
dan dapat dimusnahkan.
Contoh Kartu Deskripsi:

Pencipta Arsip : Inisial Petugas / No No Definitif :

sementara

Kode: Indeks:

p
Isi masalah:

si
Keterangan : Jumlah : Tahun:

Keterangan kartu deskripsi :

AR
Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta.
p
Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani.
si

No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip

dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan
nomor definitif/nomor berkas yang tetap.
ar

No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan

berkas yang sama dan dibuat daftarnya.
Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.
NG

Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.

Isi Masalah : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.
Keterangan : Berisi kondisi fisik, tingkat keaslian arsip.
Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.
Tahun : Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal
hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya
kegiatan.
Berikut contoh Kartu Deskripsi yang sudah terisi:

p
si
AR
p
si

4. Pembuatan skema pengelompokan Arsip

Yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu
ar

deskripsi. Penyusunan ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur

organisasi, tupoksi, deskripsi, atau kombinasi.
NG

5. Manuver atau pengelompokan kartu deskripsi

6. Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi
yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema.
7. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi
Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif
yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
8. Manuver berkas
 Proses pemanggilan dan penggabungan berkas yang mempunyai
kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.
9. Penomoran Berkas
Pemberian nomor definitif/nomor urut pada berkas yang telah tersusun
berdasarkan skema.
10. Memasukkan arsip inaktif ke dalam folder
Berkas yang telah tersusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode

p
masalah dan nomor urut arsip ianktif.

si
11. Memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks
Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks
kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah dan nomor
urut arsip inaktif.
12. Membuat Daftar Arsip Inaktif AR
Tahap terakhir adalah membuat Daftar Arsip Inaktif yang berisi: nomor,
uraian masalah, tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar Arsip Inaktif
p
berfungsi sebagai sarana penemuan kembali, sarana penyusutan, serta
si

digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna dan retensinya.

Contoh Daftar Arsip Inaktif:

ar

NO URAIAN MASALAH TAHUN JUMLAH LOKSIM

NG

1 Berkas pembangunan
Masjid Kampus UGM 1999 1 berkas A4.R2.B3

2 Berkas beasiswa 2000- 2005 5 Folder A5.R1.B10

3 dst

4 dst

5 dst
C. Prosedur Layanan Arsip Inaktif
1. Permintaan
Permintaan penggunaan arsip inaktif atau pelayanan informasi arsip inaktif
bagi pengguna (user) yang berhak dapat dilaksanakan secara lisan, tertulis,
melalui telepon, atau menggunakan perangkat elektronik lainnya. Untuk
kegiatan ini perlu disiapkan formulir peminjaman yang juga merupakan alat
pemesanan arsip inaktif. Formulir peminjaman minimal memuat nama

p
pengguna atau peminjam, alamat unit kerja pengguna, tanggal

si
peminjaman, tanggal kembali, masalah/subyek arsip yang dipinjam, kode,
jumlah, dan keterangan, kolom tanda tangan dan nama petugas layanan di
Records Cener serta tanda tangan dan nama pengguna (user). Formulir

AR
peminjaman dibuat rangkap 2 (dua), satu untuk pengguna (user) yang satu
lagi untuk disimpan oleh petugas Records Center. Formulir peminjaman dapat
dibuat sesuai kebutuhan.
Contoh formulir peminjaman
p
FORMULIR PEMINJAMAN
si

Nama Peminjam :
Unit Kerja :
Alamat :
ar

Tanggal Pinjam :
Tanggal Kembali :
No Masalah (Subjek) Kode Jumlah Keterangan
NG

Petuga Records Center Peminjam

(................................) (..............................)
2. Pencarian
Pencarian arsip dilaksanakan melalui Daftar Arsip Inaktif yang telah dibuat
oleh arsiparis/pengelola maupun alat bantu penemuan (finding aids) lainnya.
Arsiparis/pengelola harus mengetahui masalah atau series apa yang akan
dipinjam oleh pengguna (user) kemudian mencari masalah/series arsipnya.
Masalah/series yang ada dalam daftar arsip akan merujuk pada nomor boks,
rak, dan lokasi ruang simpan arsip inakif yang diinginkan.

p
3. Pengambilan Arsip

si
Setelah menemukan boks yang dicari, kemudian arsiparis/pengelola
mengambil arsip inaktif dari tempatnya. Sebelum kegiatan ini dilakukan,
terlebih dahulu harus dipersiapkan tanda keluarnya arsip (out indicator),

AR
bila yang diambil 1 (satu) lembar maka perlu dipersiapkan out indicator berupa
lembaran, bila yang diambil 1 (satu) folder/map, perlu dipersiapkan out
indicator berupa guide atau folder, bila yang diambil 1 (satu) boks perlu
dipersiapkan out indicator berupa boks.
p
Tulisan yang tertera pada out indicator bisa berupa nomor/kode yang sesuai
si

pada daftar arsip inaktif, dan jika perlu dapat ditambah tulisan lain yang
menerangkan bahwa arsip tersebut sedang dipinjam atau keluar antara lain
diberi label “KELUAR”, perlu juga dilampiri semacam formulir yang
ar

memuat tentang siapa peminjamnya, arsip apa yang dipinjam dan

tanggal peminjaman serta sampai kapan arsip dipinjam.
NG

Setelah out indicator dipersiapkan dan formulir telah diisi secara benar, maka
arsip ianktif tersebut diambil dari tempatnya kemudian tempat tersebut
diganti dengan out indicator. Penggunaan out indicator semacam ini biasanya
disebut charge out procedure, yang akan sangat berguna untuk mengontrol
arsip yang dipinjam atau diakses dan memudahkan dalam menyimpan
kembali arsip, sehingga tidak salah tempat. Berikut ini contoh out indicator :
 KELUAR
ARSIP TANGGAL
NO YANG KELUAR PEMINJAM JML KET.
PINJAM PERPANJANG KEMBALI

p
si
Keterangan :

AR
Formulir di atas ditempelkan pada guide atau folder atau boks yang diberi
label OUT atau label KELUAR dengan warna menyolok. Bila telah terisi
penuh, formulir ini dapat dilepas, kemudian disimpan untuk dijadikan alat
menghitung frekuensi penggunaan arsip.
p
si

4. Pencatatan Arsip
Arsip inakatif yang akan dipinjam dicatat dalam sarana peminjaman berupa
buku, dan yang perlu dicatat adalah: nama dan unit pencipta yang
ar

meminjam, jenisnya (series/masalah), jumlah, keaslian, jumlah (lembar,

folder, boks), kapan dipinjam dan kembali. Apabila di Records Center
NG

sudah menggunakan formulir peminjaman, maka tidak harus menggunakan

buku pencatatan, cukup formulir yang telah diisi dan disetujui, kemudian
disimpan pada wadah/tempat yang mudah diketahui oleh petugas di Records
Center.
5. Pengendalian
Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip baik fisik maupun
informasinya, sehingga arsip dapat terpantau sejauh mana arsip beredar dan
disampaikan serta kapan harus kembali ke tempat penyimpanannya.
 Pemantauan yang terutama selain siapa penggunanya adalah tentang batas
waktu penggunaan arsip yaitu paling lama 5 (lima) hari kerja. Jika batas
waktu telah terlampaui dan pengguna masih membutuhkan, dengan berbagai
pertimbangan, dapat diperpanjang. Petugas atau arsiparis wajib
melaporkan mengenai habisnya masa peminjaman kepada pihak
yang berwenang (misal kepala unit pencipta) sesuai dengan waktu yang tertera
dalam formulir atau buku peminjaman. Bila masa peminjaman

p
dapat diperpanjang maka sebaiknya melalui prosedur yang telah ditetapkan dan

si
bila tidak bisa diperpanjang karena berbagai pertimbangan, sebaiknya
pengelola atau arsiparis meminta arsip yang dipinjam dengan membawa dan
menunjukkan buku atau formulir peminjaman yang dahulu pernah disepakati.

AR
Bila terjadi kelalaian pengembalian arsip, arsiparis/pengelola
berhak mengingatkan pengguna, baik secara lisan atau tertulis. Bila masih
tetap saja lalai, maka dapat
wajib dan

diatur dengan pemberitahuan semacam surat

peringatan yang pengirimannya ditujukan kepada pengguna dan tembusannya
p
kepada atasan langsung pengguna. Apabila akhirnya terjadi kehilangan arsip
si

karena kelalaian pengguna, maka perlu dibuat berita acara kehilangan arsip
dan bagi pengguna yang menghilangkan dapat diberi sanksi sesuai dengan
berat ringannya perbuatan yang dilakukan (pasal 83 mengenai sanksi dalam UU
ar

No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

6. Penyimpanan Kembali
NG

Setelah arsip aktif yang dipinjam dikembalikan, arsiparis atau pengelola

kearsipan perlu melakukan penandaan pada sarana peminjaman baik yang
berupa buku atau formulir peminjaman agar tidak menimbulkan
kesalahpahaman dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke
tempat semula, maka out indicator perlu diambil dan diberi catatan bahwa
arsip inaktif telah kembali. Kemudian arsip inaktif ditempatkan dengan posisi
yang benar pada posisi semula.