Proses Pengelolaan dan Penataan

Arsip Dinamis dan Arsip Statis

Oleh :
Bidang Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Tabalong

1
 PENGERTIAN ARSIP
• Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
• Fungsi Arsip (Berdasarkan UU No.43 Tahun 2009) :
A. Arsip Dinamis
B. Arsip Statis

2
 A. ARSIP DINAMIS
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan
disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Arsip Dinamis terdiri dari :

1. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi (digunakan dalam kegiatan sehari-
hari)
2. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun
3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan bagi kelangsungan operasional
pencipta, tidak dapat diperbarui dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang. contoh :
Sertifikat Tanah, BPKB, Ijazah.

Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab PENCIPTA ARSIP.

Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha
milik negara, badan usaha milik daerah, perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap Arsip yang
tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri dan pihak
ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pencipta Arsip sebagai pemberi kerja.

3
 B. ARSIP STATIS
• Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau Lembaga
Kearsipan Daerah (LKD).
• Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang memiliki fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang kearsipan dalam hal
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Arsip Dinamis Arsip yang masih digunakan oleh
Pencipta Arsip
Arsip Statis Arsip yang sudah tidak digunakan
oleh Pencipta Arsip, tetapi bermanfaat bagi
masyarakat luas

4
 PENATAAN ARSIP DINAMIS
• Pemeliharaan Arsip Dinamis melalui pemberkasan,
penataan, penyimpanan dan alih media.
• Prosedur pemberkasan arsip aktif meliputi :
a. Meneliti dan menyortir.
b. Mengelompokkan.
c. Menentukan kode klasifikasi.
d. Menata berkas arsip menggunakan sekat dan folder dalam
filing kabinet sesuai kode klasifikasi dan jenis berkasnya.
e. Membuat Daftar Arsip Aktif, memuat unit pengolah,
nomor berkas, kode klasifikasi.
5
 ARSIP AKTIF
• Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
(digunakan dalam kegiatan sehari-hari)
• Pengurusan surat masuk :
a. Penerimaan surat
b. Pencatatan
c. Pengarah (Disposisi)
d. Pendistribusian, Surat didistribusikan sesuai disposisi pimpinan ke unit
pengolah
• Pengurusan Surat Keluar :
a. Pencatatan
b. Penomoran
c. Pemberian stempel dan kelengkapan surat
d. Pengiriman

6
 ARSIP INAKTIF
• Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun
• Penataan dan penyimpanan arsip inaktif memperhatikan asal usul,
prinsip aturan asli dan JRA.
• Membuat Daftar Arsip Inaktif memuat unit pengolah, nomor
berkas, kurun waktu, kode klasifikasi, uraian informasi berkas,
jumlah berkas dan keterangan.

• Tahapan akuisisi untuk arsip kacau

1. Pendataan
2. Penataan
3. Penilaian
4. Penyerahan
5. Pemusnahan
7
8
A. PROSES PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

1. Proses pemilahan arsip aktif

Arsip aktif adalah surat masuk dan keluar yang sedang berjalan
9
2. Map Gantung
Arsip dimasukan ke dalam map gantung
berdasarkan kode klasifikasi arsip / masalah Arsip

10
3. Penyimpanan arsip aktif
Setelah arsip digunakan dan disimpan di filing kabinet berdasarkan kode klasifikasi arsip
/Masalah arsip 11
4. Setelah 1 (satu) tahun maka arsip dinamis tersebut dipindah ke dalam map
biasa dengan diberi judul sesuai kode klasifikasi/permasalahan arsip dan
ditempatkan dalam filling cabinet posisi rak bawah. Setelah pemeriksaan
kurang lebih 2 (dua) tahun menjadi inaktif dan dibuat dalam boks arsip.
12
5. Filing kabinet dan lemari arsip
Filing kabinet untuk penyimpanan arsip aktif bagi para kasi dan Lemari arsip
aktif bagi spj keuangan. (sebelum pemeriksaan) 13
14
B. PROSES PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

1. Arsip kacau/belum ditata

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 46 Tahun 2015. Arsip kacau SKPD yang telah bubar boleh
diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah. 15
2. Arsip kacau yang akan dipilah (Eks Dinas Kehutanan)
16
 1996 1997
1998

3. Pemilahan berdasarkan tahun

Arsip kacau dipilah berdasarkan tahun pembuatan arsip
17
 1992

4. Pemilihan berdasarkan kode klasifikasi

Arsip per-tahun kemudian dipilih berdasarkan indeks masalah atau
kode klasifikasi arsip yang akan dideskripsi.
18
5. Mendeskripsikan arsip :
Menjabarkan isi surat/dokumen secara ringkas ke dalam form
deskripsi 19
6. Pembungkusan Arsip
Arsip dibersihkan terlebih
dahulu (melepaskan
staples/map) kemudian
dibungkus menggunakan kertas
cassing dan diikat tali rafia.
20
7. Membuat arsip ke dalam boks

21
 8. Penataan dan Penyimpanan Boks
pada rak arsip.

Nomor boks berdasarkan tahun.

Didalamnya bisa lebih dari satu tahun untuk pengiritan boks

22
9. Daftar Pertelaan
membuat Daftar Pertelaan (Keterangan/perincian) Arsip (DPA)
23
10. Records Center
(Tempat Penyimpanan Arsip inaktif)
Setelah nilai gunanya menurun.

Sesuai Peraturan Pemerintah No 28 Tahun

2012, pasal 47 ayat 1 :
Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada
sentral arsip inaktif atau records center
sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif
pada bangunan yang dirancang untuk
penyimpanan arsip.

Di setiap SKPD (Sekretariat/Unit Kearsipan

II) berperan sebagai Unit
Kearsipan/Pengelola Arsip (SDM dan Sarana
prasarana) dan Unit Pengolah (Pencipta
Arsip/Surat menyurat).

Dengan adanya records center memudahkan

untuk penilaian dan penghapusan/penyusutan
arsip inaktif sesuai JRA (Jadwal Retensi
Arsip) pada masing-masing SKPD.
24
11. Perawatan arsip :
Di dalam record center ada AC, temperatur suhu dan buku
pencatatan suhu. Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan selama 3
bulan sekali. Boks arsip diisi kapur barus yang dibungkus tissue.
25
12. LKD (Lembaga Kearsipan Daerah)/Unit Kearsipan I
memiliki Depo Arsip yang fungsinya adalah tempat
penyimpanan arsip statis yang sudah dinilai dan bersifat
permanen (yang tidak bisa dihapuskan).
26
13. Roll o’pack (Rak arsip)
adalah tempat penyimpanan arsip vital di SKPD.

• Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.

27
14. Rak Kartografi/Peta
Untuk menyimpan Foto Sejarah dan Peta (Wilayah/Kependudukan)

28
15. Alat pendukung keamanan dan pemeliharaan Records
Center dan Depo Arsip

Alarm
APAR (Alat Alat Detektor Kebakaran Alat Pengukur
Pemadam Asap Suhu
Api Ringan)

AC/Pendingin ruangan Gorden untuk melindungi dari

cahaya matahari 29
30
31
32
33