Disampaikan pada:

Acara Sharing Knowledge Filling System

RS. Bayukarta Karawang

Oleh : Johny Chrisdijono, ST

 MENGELOLA KEARSIPAN KANTOR
Definisi Arsip
Menurut Suzanne L. Gill :

Arsip adalah : media untuk mendokumentasikan

segala bentuk komunikasi dalam format yang
disepakati dan dimengerti bersama.
 APA MUATAN ARSIP ?

Arsip memuatan :
• Informasi di dalam perusahaan
• Informasi dari luar ke dalam perushaan
• Informasi dari dalam ke luar perusahaan

Arsip haruslah menunjang informasi di dalam

perusahaan dan harus dapat ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat.
 TUJUAN MENATA ARSIP

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali

dengan cepat dan tepat.
• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang
berdaya guna dan berhasil guna.
 FILING ATAU KEARSIPAN
Definisi :

adalah : suatu kegiatan pengaturan dari

penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem
tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip
tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat.

Proses kearsipan dimulai dari penciptaan,

penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat / dokumen.
 FUNGSI KEARSIPAN

Kearsipan memegang peranan penting bagi

kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
 DAUR HIDUP SISTIM ARSIP
1 Penciptaan arsip
Arsip diciptakan sebagai hasil dari korespodensi di
organisasi, baik internal, maupun pihak eksternal.
2 Penggunaan arsip
Arsip digunakan untuk berbagai keperluan
organisasi, sesuai dengan fungsinya sebagai media
tempat informasi.
3 Penyimpanan aktif
Arsip disimpan di tempat penyimpanan dengan
status aktif, karena masih sering dipergunakan
untuk berbagai kegiatan organisasi.
4 Pemindahan menjadi inaktif
Arsip dipindahkan menjadi inaktif, karena sudah
tidak lagi dipergunakan untuk kegiatan organisasi,
tetapi masih disimpan untuk berjaga-jaga, jika ada
kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini.
5 Pemusnahan
Arsip dimusnahkan, karena tidak ada lagi gunanya.
Untuk alasan tertentu, arsip yang tidak terpakai juga
disimpan sebagai arsip kuno, misalnya karena alasan
historis.
 JENIS-JENIS ARSIP
Arsip menurut jenisnya :
• Arsip Statis
• Arsip Aktif
• Arsip Dinamis
Arsip menurut fungsinya :
• Arsip Dinamis
 Arsip Aktif
 Arsip semi-Aktif
 Arsip in-aktif / pasif
• Arsip Statis (menurut UU No. 7/1971)
 Arsip Dinamis
 Arsip Statis
Arsip menurut pandangan segi Hukumnya :
• Arsip Otentik
• Arsip Tidak Otentik
Suatu dokumen baru dapat dikatakan sebagai arsip
apabila memenuhi 2 persyaratan :

1. Dokumen tersebut penting untuk perusahaan di

mana kini dan masa mendatang.
2. Adanya sistim penyimpan untuk dokumen
tersebut
 SISTIM KEARSIPAN ORGANISASI

• Sistim Sentralisasi
• Sistim Desentralisasi
• Kombinasi Sistim Sentralisasi dan Desentralisasi
 DEFINSI

SISTIM SENTRALISASI :
Merupakan kearsipan dimana semua surat
perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan
dalam kantor terpisah.

SISTIM DESENTRALISASI :
Merupakan sistim kearsipan yang pelaksanaannya
tidak dipusatkan pada suatu unit kerja, karena
masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
 KEUNTUNGAN DARI SISTIM MANAJEMEN
DOKUMEN

• Kepuasan atas pekerjaan Dari pengelola , pengguna, klien, dan

atasan

• Meningkatkan kualitas Cepat dan akurat

servis dan pekerjaan

• Mendukung ISO, Safety, dan beberapa program

program standar standar (export & import), serta sisi
kualitas hukum dan akuntasi, dll.
 SISTIM ARSIP

• Sistim Abjad
• Sistim Perihal
• Sistim Nomor
• Sistim Tanggal
• Sistim Wilayah
 SISTIM ABJAD
• Penyusunan arsip berdasarkan abjad – A s.d. Z
• 90% arsip disusun dengan sistim abjad
• Berdasarkan abjad Kamus
 SISTIM PERIHAL
• Penyusunan arsip berdasarkan perihal
permasalahan.
• Setiap masalah harus mencerminkan isi
keseluruhan dari surat / dokumen masalah-masalah
surat / dokumen tertampung dalam klasifikasi arsip.
 CARA MENYUSUN KLASIFIKASI ARSIP
• Disusun secar berjenjang / sistimatis
 Main subject
 Sub subject
 Sub-sub subject
• Beri nomor dan kode arsip
• Masing-masing masalah harus :
 Saling berhubungan
 Mencerminkan proses kegiatan kantor
 Sesuai dengan keadaan /situasi
 KEUNTUNGAN DARI SISTIM MANAJEMEN DOKUMEN

MAIN SUBJECT SUB SUBJECT SUB-SUB SUBJECT

A. …………… 1. ……………… 1. ………………

2. ……………...
3. ………………
4. ………………
5. ………………

2. ……………… 1. ………………
2. ……………...
3. ………………
4. ………………
 KEUNTUNGAN DARI SISTIM MANAJEMEN DOKUMEN

MAIN SUBJECT SUB SUBJECT SUB-SUB SUBJECT

A. …………… 1. ……………… 1. ………………

2. ……………...
3. ………………
4. ………………
5. ………………

2. ……………… 1. ………………
2. ……………...
3. ………………
4. ………………
Contoh :

KEUNTUNGAN DARI SISTIM MANAJEMEN DOKUMEN

MAIN SUBJECT SUB SUBJECT SUB-SUB SUBJECT

A. Hukum /Legal 1. Gedung A 1. Perijinan ; IMB

2. Akta Jual - Beli
3. Pajak ( PBB )

2. Gedung B 1. Perijinan ; IMB

2. Akta Jual - Beli
3. Pajak ( PBB )
 SISTIM NOMOR
• Penyusunan arsip berdasarkan nomor.
permasalahan.
• Pengembangan sistim nomor tidak terbatas.
• Nomor yang telah ditentukan digunakan untuk
mengindentifikasi masalah (lebih bersifat
rahasia).
 SISTIM TANGGAL
• Penyusunan arsip berdasarkan tanggal surat
diterima atau tanggal surat yang dikirim.
• Tanggal dijadikan sebagai pedoman dalam
penyusunan arsip.

SISTIM WILAYAH
• Penyusunan arsip berdasarkan lokasi wilayah arsip
itu berada.
• Surat /dokumen yang disimpan atas dasar sasaran
aktivitas perusahaan / organisasi.
• Sistim wilayah dapat diterapkan dengan sistim
murni atau variasi dengan sistim lain.
 MEMBUAT DAFTAR ARSIP DAN DOKUMEN

No. Nama Arsip No. Arsip Lokasi 1 Lokasi 2 Lokasi 3 Keterangan

METODE PENYUSUTAN, PEMINDAHAN, DAN PEMUSNAHAN ARSIP

• Nilai guna arsip.

• Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Ketentuan :
• SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang
pedoman umum untuk menentukan Nilai Arsip.
• Peraturan Pemerintah Nomor : 34 tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip.
• PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan
dokumen perusahaan.
 MENILAI KEGUNAAN ARSIP
• Arsip Vital / Statis
 Adalah arsip yang sangat penting dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Nilai kegunaan : 90 – 100 %.
Lama penyimpanan selamanya / abadi.
• Arsip Penting
 Adalah arsip yang melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti
dengan biaya tinggi. Nilai kegunaan : 50 – 89 %. Lama
penyimpanan 5 tahun (di arsip aktif) dan 25 tahun ( di file
inaktif)
• Arsip Berguna
 Adalah yang bderguan sementara dan dapat diganti dengan
biaya rendah. Nilai kegunaan : 10 – 49 %. Lama penyimpanan
2 tahun (di arsip aktif) dan 10 tahun (di file inaktif).
• Arsip Tidak berguna
 Adalah arsip yang dapat dimusnahkan sesudah dipakai
sementara. Nilai kegunaan : 0 – 9 %. Lama penyimpanan di
file inaktif selama 3 bualn (paling lama)
 DAFTAR RETENSI
Definisi :

suatu daftar yang memuat informasi ketentuan waktu

lamanya warkat / arsip disimpan berdasarkan nilai
guna arsip.

Daftar retensi merupakan sarana penting untuk

penyelenggaraan penyusutan arsip dengan terencana.
Juga, sebagai pedoman untuk melaksanakan
pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip.
TAHAPAN PENYUSUNAN RETENSI ARSIP
• Menilai Kegunaan Arsip
 Arsip Vital
 Arsip Penting
 Arsip Berguna
 Arsip Tidak Berguna

• Melakukan Inventarisasi Arsip

 Catat dan buat daftar arsip
 Susunan secar sistimatis dalam bentuk
lembaran.
 Indeks menurut kelompok klasifikasi
PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN RETENSI ARSIP

• Dokumen Vital
 Masa retensi tidak terbatas
• Dokumen Penting
 Masa retensi 2 s.d. 35 tahun
• Dokumen Berguna
 Masa retensi < 2 tahun
• Dokumen tak Berguna
 Masa retensi 0 tahun
 Contoh :

JADWAL RETENSI ARSIP

Jangka Waktu simpan

No. Jenis / Seri Arsip Keterangan
Aktif Inaktif
1. HUKUM
Produk hukum
a. Peraturan perundangan yang mengatur Instansi s/d diperbaharui 4 tahun Permanen
b. Produk hukum internal

2. Dokumentasi hukum s/d tidak berlaku - Musnah

3. Kontrak / perjanjian s/d tidak berlaku 9 tahun Dinilai kembali

 RASIO PENGGUNAAN

• Pemerintah :
 80 % masih menggunakan Hardcopy.
 20 % menggunakan softcopy.
• Penggunaan dalam swasta
 60 % menggunakan Hardcopy.
 40 % menggunakan softcopy.