PENGELOLAAN

ARSIP
 ARSIP
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
 ARSIP
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
Meliputi
1. Arsip Vital Tanggung jawab
2. Arsip Aktif LEMBAGA KEARSIPAN
3. Arsip Inaktif
DAERAH

PD/UPD/BUMD/ORMAS ARSIP STATIS

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan,
Tanggung jawab telah habis retensinya, dan berketerangan di
permanenkan yang telah diverifikasi baik
PENCIPTA ARSIP secara langsung maupun tidak langsung
oleh lembaga kearsipan.
ARSIP DINAMIS
arsip yang digunakan secara langsung TATA CARA
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan SERAH ARSIP
selama jangka waktu tertentu.
ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, meliputi :

ARSIP VITAL ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

arsip yang arsip yang
arsip yang
keberadaannya frekuensinya
merupakan persyaratan frekuensinya
penggunaannya penggunaannya telah
dasar bagi
kelangsungan tinggi dan/atau terus menurun.
operasional pencipta menerus dalam al.
arsip, tidak dapat waktu tertentu. Berkas kegiatan yang
diperbarui, dan tidak al. sudah selesai sesuai
tergantikan apabila
KAK tahun berjalan, jadwal retensi arsip
rusak atau hilang.
al. Surat menyurat ,
Sertifikat Tanah SPK dll
Bangunan Kantor,
IMB, BPKB dll
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

2
1 PENGGUNAAN DAN
PENCIPTAAN PEMELIHARAAN
Proses Kegiatan
penerimaan pemanfaatan dan
penyimpanan arsip
atau pembuatan dalam rangka
surat/ arsip kegiatan organisasi

3
PENYUSUTAN
Pindah, Musnah
dan Serah
 P3*
PENCIPTAAN TND
Tata
Naskah
Dinas,
Pergub
MASUK No. 94
Th. 2016
DIBUKA
(kecuali surat
KELUAR rahasia & pribadi)

DICATAT
PROSES
(UDK /TL)

SIMPAN
SURAT KELUAR UDK
TL/ Buat
PUSAT
*P3 : Penerima, Pencatat dan Pengendali BERKAS
 SIKD
(Sistem Informasi Kearsipan Daerah)
Pengelolaan Arsip Dinamis
dilaksanakan secara elektronik dengan
Aplikasi pengelolaan Arsip Dinamis menggunakan aplikasi SIKD
berbasis elektronik. sehingga memudahkan dalam
manajemen arsip dinamis.

KEUNTUNGAN SIKD
1. Mempercepat disposisi surat
2. Mempercepat temu kembali surat/arsip
dinamis
3. Memantau tindak lanjut surat
4. Dapat memantau dari penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip
hingga penyusutan arsip.
5. Softcopy/naskah digital dapat dilihat
langsung (dapat diview, didownload,
diprint) sikd.dispusip.jakarta.
6. Tidak mengandung komponen berlisensi go.id

7. Dapat diakses melalui jaringan dengan

teknologi berbasis web
 UK
UK

UP
UP

UP
UP

UP
UP
 TATA CARA SERAH ARSIP

Sesuai dengan PP No.28 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang No 43 Tahun
2012 Pasal 81 ayat (1) sampai dengan ayat (4).
PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN

1. Pemberkasan

2. Pembuatan Daftar Arsip

3. Penyimpanan

4. Penggunaan
PENYUSUTAN ARSIP
1. Pindah

2. Musnah

3. Serah
UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN
1. Pasal 40 (4) Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang
efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip.
2. Pasal 42 ayat (1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis
bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
3. Pasal 48 ayat (1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib
memiliki JRA.
4. Pasal 53 Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis
kepada arsip daerah provinsi.
5. Pasal 56 ayat (1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib
membuat program arsip vital.
 SANKSI ADMINISTRASI

1. Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang

melanggar ketentuan Pasal 40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), )
dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.
2. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan
perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau
pelaksana dikenai sanksi administratif berupa
penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat
lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun.
3. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak
melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi
dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa
pembebasan dari jabatan.
4. Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal Pasal 48 ayat (1) dan
Pasal 56 ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa
teguran tertulis.
5. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan,
pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif
berupa penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling
lama 1 (satu) tahun.
6. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan
perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi
administratif berupa penundaaan kenaikan pangkat untuk
paling lama 1 (satu) tahun.
 KETENTUAN PIDANA
1. Pasal 82 Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip
dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak sesuai Pasal 42
ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun
atau denda paling banyak Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima
juta rupiah).
2. Pasal 83 Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk
kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3)
dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau
denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
3. Pasal 87 Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada
pihak lain di luar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10
(sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00
(lima ratus juta rupiah)
4. Pasal 84 Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksana-kan
pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 43 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10
(sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00
(lima ratus juta rupiah).
TERIMA KASIH
PROSEDUR SURAT MASUK

1. Semua surat masuk dalam berbagai bentuk dan jenis yang ditujukan kepada
pimpinan Pencipta Arsip di sampaikan ke Unit Kearsipan untuk dicatat dan
diberinomor (surat masuk yang tidak tercatat dan/atau tidak diberi nomor urut surat
oleh petugas unit kearsipan tidak dibenarkan untuk diproses lebih lanjut);
2. Semua surat yang ditujukan kepada pimpinan skpd/ ukpd/ pencipta arsip dapat
disampaikan secara langsung melalui sekretaris pimpinan;
3. Dalam rangka percepatan (efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat), pimpinan
pencipta arsip dapat membagi kewenangan kepada wakil pimpinan untuk
menerima/mengelola surat-surat tertentu serta dapat memerintahkan pimpinan
pencipta arsip untuk mendistribusikan surat tertentu secara langsung sesuai dengan
substansi kepada pejabat/pimpinan unit pengolah (perintah dibuat secara tertulis
dengan keputusan kepala skpd/ ukpd / pimpinan pencipta arsip);
 PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS

 Naskah dinas untuk ditandatangani oleh pimpinan SKPD/ Pencipta arsip selaku pejabat penanda tangan, dibuat/
dikonsep oleh pejabat/ pimpinan unit kearsipkan/pimpinan unit pengolah (pimpinan unit kearsipanmengonsep
surat bersifat kesekretariatan atau terkait dengan tupoksi, sedangkan pimpinan unit pengolah mengonsep surat
bersifat substantive sesuai dengan pembidangan);

 Naskah dinas baik dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan (produk hukum) maupun dalam
bentuk dan susunan surat, antara lain:peraturan, keputusan, pengguna anggaran, kepegawaian, kepentingan publik,
dan lain-lain, dituangkan dalam blangko perbal dan apabila substansinya melibatkan beberapa unit/bagian, maka
pejabat terkait tersebut perluikut meperiksa, mengoreksi dan menyetujui dengan cara membubuhkan paraf dan
tanggal pada perbal di kolom “pemaraf serta” ;

Pengetikan net naskah dinas dilakukan oleh induk tatau saha

(untuk mempercepat, pengetikan dapat dilakukan di cabang tata usaha):

net naskah dinas untuk ditanda tangani oleh pimpinan satminkal di buat 3 (tiga) rangkap:

Pada salah satu net naskah dinas di sebelah kiri nama pejabat penandatangan di paraf oleh pimpinan unit/ pejabat
pengonsep dan disebelah kanan nama pejabat penandatangan
 PROSEDUR SURAT KELUAR

Naskah dinas yang telah ditanda tangani oleh pimpinan Perangkat Daerah/Unit
Perangkat Daerah/Unit Pengolah sebanyak 3 (tiga) rangkap, terdiri dari;
Rangkap kesatu (tanpa paraf pimpinan itu dan pejabat pengonsep) dijadikan sebagai
naskah dinas asli (NDA) untuk dikirim kepada alamat yang dituju;
Naskah dinas rangkap kedua (yang dibubuhi paraf pimpinan itu/pejabat pengonsep )
dijadikan sebagai naskah dinas pertinggal (NDP) untuk disimpan oleh penata arsip di
induk tata usaha;
Naskah dinas rangkap ketiga ( tanpa paraf pimpinan itu dan pimpinan ctu dijadikan
sebagai naskah dinas tembusan (NDT) untuk dikirim kepada pimpinan unit/pejabat
pengonsep :
Pembubuhan tanggal, nomor dan stempel serta pengiriman surat menjadi tugas dan
tanggungjawab induk tata usaha
Pengiriman surat keluar oleh pengantar surat menggunakan sarana lembar pengantar
putih (LPP);
 PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN, adalah kegiatan pemanfaatan dan

penyimpanan arsip dalam rangka kegiatan organisasi.

Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga ke autentikan, keutuhan,

keamanan dan keselamatan arsip, yang meliputi : Pemeliharaan arsip vital, arsip aktif

dan arsip inaktif termasuk dalam kategori terjaga maupun umum.

Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif,

penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip.

KLASIFIKASI adalah pengelompokan berdasarkan subjek dari arsip dengan

menggunakan kode klasifikasi.

 PENYUSUTAN adalah
1. Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan.
2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; dan
3. Penyerahan arsip inaktif yang mempunyai retensi diatas 10 tahun dan arsip statis kepada Lembaga
Kearsipan.
Penyusutan harus berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang dibuat oleh Perangkat Daerah yang ditetapkan oleh
Gubernur .
Prosedur Penyusutan : Pemusnahan harus ada persetujuan dari Gubernur Provinsi DKI
Jakarta.
1. Penetapan arsip yang akan disusutkan;
Prosedur Pemusnahan arsip sebagai berikut :
2. Pembentukan Tim Penilai Arsip; 1. Pembentukan panitia pemusnahan arsip;
2. Penyeleksian arsip;
3. Rekomendasi dari Tim Penilai, terdiri dari : 3. Pembuatan daftar arsip;
a. daftar arsip simpan; 4. Penilaian oleh Tim Penilai Arsip;
5. Permintaaan perstujuan dari pimpinan pencipta arsip kepada
b. daftar arsip usul musnah; Gubernur
c. daftar arsip serah. 6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip, terdiri dari :

a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip

musnah dan tidak dapat dikenali;
b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari
unit hukum dan atau pengawasan dari lingkungan pencipta
arsip ybs
c. Disertai penandatangan berita acara yang memuat daftar
arsip yang dimusnahkan.
KOMPOSISI IDEAL ARSIP PADA PERANGKAT DAERAH

Inaktif Tidak Berguna

30 % Aktif: 20 % 35 %
Permanen :10 % Vital : 5 %

10 % Arsip Permanen/Statis
25% Arsip Aktif (5 % Arsip Vital)
30 % Arsip inaktif
35 % Arsip tidak berguna