JADWAL RETENSI ARSIP

(JRA)
9 JUNI 2021
 Nama : Majuni Susi
Tempat/Tgl Lahir : Jakarta, 26 April 1963
Jabatan : Arsiparis Madya/ Koordinator Daerah IIA
Unit Pengolah
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Unit Kearsipan
Gudang
Gudang
Gudang
Pengolahan
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 40 Ayat (4)

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis

yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat :
1. Tata Naskah Dinas;
2. Klasifikasi Arsip;
3. Jadwal Retensi Arsip;
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

1
POKOK – POKOK BAHASAN
JADWAL RETENSI ARSIP
•Latar Belakang
•Maksud dan Tujuan
•Dasar Hukum
•Pengertian
•Penyusunan
•Implementasi

2
 Latar Belakang
Merupakan Amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan , Melaksanakan ketentuan pasal 48
Merupakan Amanat Peraturaturan Pemerintah, Peraturan
Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nom 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Melaksanakan ketentuan pasal 53
Dalam rangka memberdayakan arsip untuk pelaksanaan
tugas pemerintah dan pembangunan secara efektif dan
efisien, guna tercapainya tertib akuntabilitas kinerja instansi
dan aparatur serta pertanggungjawaban nasional pada
Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

3
 DASAR HUKUM
1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009
2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012
3. PERKA ANRI NOMOR 22 TAHUN 2015 TENTANG TATA
CARA PENETAPAN JADWAL RETENSI ARSIP
4. PERKA ANRI NOMOR 14 TAHUN 2015 TENTANG TATA
CARA PENYUSUNAN PEDOMAN RETENSI ARSIP
5. PERKA ANRI NOMOR 48 TAHUN 2015 TENTANG
PERUBAHAN ATAS PERKA ANRI NO 14 TAHUN 2015
6. PERKA ANRI NOMOR 21 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN
RETENSI ARSIP SEKTOR POLITIK, HUKUM, DAN
KEAMANAN
URUSAN HUKUM
4
 Maksud - Tujuan
• Maksud:

1. Sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip

dan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna

2. Sebagai pedoman di dalam melakukan penyusutan arsip

5
• Tujuan:
1. Membrian gambaran dan pemahaman substansi jadwal retensi arsip sebagai
dasar penyusutan arsip

2. Memenuhi kebutuhan organisasi pencipta

> mengurangi biaya
> meningkatkan efisiensi

3. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional. Mewujudkan

konsistensi dalam penyusutan

5. Memenuhi persyaratan hukum (terwujudnya kepastian dan ketertiban serta

keakuratan penyusutan arsip guna menghindari terjadinya pemusnahan
arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan
pertanggungjawaban maupun pembuktian)

6
 Lembaga negara, Pemerintahan Daerah,
Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib memiliki JRA.
00
JRA sebagaimana dimaksud ditetapkan oleh
Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD.

7
 Pengertian
UUNo.43 Th. 2009 PP NO.28/2012

JADWAL RETENSI ARSIP adalah :

Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.

8
 JENIS JRA

1. FASILITATIF
Berisikan jenis arsip yang merupakan tugas fungsi penunjang
pada satu organisasi atau instansi ( Keuangan, Kepegawaian,
Kehumasan, Perencanaan, Hukum )
2. SUBSTANTIF
Berisikan jenis arsip yang merupakan tugas fungsi pokok pada
organisasi atau instansi ( Pendidikan, Perdagangan, Pertanian,
Kesehatan )

9
 JRA FASILITATIF
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

NO JENIS ARSIP RETENSI KET.

AKTIF INAKTIF
KEPEGAWAIAN

A. Administrasi Kepegawaian
1. Persediaan Pegawai 2 tahun 3 tahun Musnah
a. Data Pegawai hasil pengklasifikasian setelah tahun
b. Kajian data Pegawai anggaran
berakhir
c. …………..
2. Formasi Pegawai
a. Usulan dari Unit Kerja
1). Analisa Jabatan
2). Beban Kerja
b. Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan
RB dab BKN
c. Persetujuan Formasi dari Menpan
d. Penetapan Formasi PNS
e. Penetapan Formasi Khusus
3. Pengadaan Pegawai
a Proases Penerimaan Pegawai
1). Pengumuman
2). Seleksi admintrasi 10
3)……………………..
11
 Struktur Organisasi
Kementerian Hukum dan HAM

12
 Pengertian

Unsur-unsur pada JRA

1. Nomor Urut
2. Jenis arsip
3. Jangka simpan (Retensi)
4. Keterangan, yang berisi rekomendasi :
a. MUSNAH
b. PERMANEN
c. DINILAI KEMBALI

13
 Pengertian
JENIS ARSIP : Arsip yang tercipta dan dikelompokan berdasarkan fungsi suatu
organisasi

1. Series : Himpunan arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai
entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional,
kegiatan dan kesamaan subyek (Kegiatan)

2. Berkas : Himpunan arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan

dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki
kesamaan jenis dan kesamaan masalah (transaksi)

3. Isi Berkas : Arsip yang merupakan informasi terkecil yang sudah tidak
dapat dibagi secara intelektual, yang mencerminkan
penyelesaian setiap butir transaksi (item)

14
 JRA SUBSTANTIF
JRA KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

NO JENIS ARSIP RETENSI KET.

AKTIF INAKTIF

A. FUNGSI / SERIES/ MASALAH

1. KEGIATAN / BERKAS/ ISI BERKAS 2 tahun 5 tahun Permanen

a. Transaksi / Isi Berkas/ Sub-sub Masalah

15
 Pengertian
RETENSI ARSIP : Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip;

1. Retensi Arsip Aktif : Jangka waktu penyimpanan arsip di unit pengolah

untuk mendukung pelaksanaan tugas dan funsgsi

2. Retensi Arsip Inaktif : Jangka waktu penyimpanan arsip di unit

kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau
diserahkan ke Lembaga kearsipan

16
16
 Pengertian
Perhitungan Retensi
Jangka Waktu Simpan jenis arsip dimulai setelah kegiatan
dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak
berubah lagi atau “CLOSED FILE”

Pernyataan yang menentukan Closed File antara lain :

1. Sejak berakhirnya masa satu tahun anggran
2. Setelah proses kegiatan dinyatakan selesai
3. Sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama
dinyatakan tidak berlaku
4. Setelah kasus/ perkara mempunyai kekuatan hukum tetap (inkracht van
gewijjde)
5. Setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/ diaudit

17
 Pengertian
RETENSI ARSIP
Pasal 54 PP 28 Th. 2012

⚫ Retensi Arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan Pedoman

Retensi Arsip (48 Urusan)

⚫ Pedoman Retensi Arsip disusun oleh ANRI bersama dengan

lembaga teknis terkait, menjadi Perka.ANRI.

⚫ Jadwal Retensi Arsip disusun oleh LKD bersama dengan skpd

terkait, & disyahkan oleh pimpinan Instansi, Pusat/Daerah

18
 Pengertian
RETENSI ARSIP
Pasal 54 PP 28 Th. 2012
Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dgn lembaga teknis
terkait al:
a. BPK berkaitan dgn arsip keuangan;
b. BKN berkaitan dgn arsip kepegawaian;
c. Kementerian Hukum dan HAM berkaitan dengan urusan hukum
d. Kementerian Keuangan, berkaitan dengan urusan keuangan
e. Kementerian Komunikasi dan Informasi, berkaitan dengan informasi dan
komunikasi
f. Kementerian Dalam Negeri sbg pembina pemerintahan Daerah
g. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan Kementerian Agama
sbg pembina PTN serta instansi induk utk perguruan tinggi kedinasan
h. Kementrian Pertanian yang berkaitan dengan urusan pertanian
19
 Pengertian
KETERANGAN
KETERANGAN MUSNAH : Informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip
dapat dimusnahkan apabila jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak
memiliki niai guna, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
dan tidak berkaitan dengan kasus yang masih dalam proses hukum

KETERANGAN PERMANEN : Informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip

memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib Diserahkan
kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai
dengan lingkup fungsi dan tuga masing-masing organisasi.

KETERANGAN DINILAI KEMBALI : Informasi yang menyatakan atau dianggap

berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan

20
 Penyusunan
PENYUSUNAN RANCANGAN JRA
PERKA ANRI NOMOR 22 TAHUN 2015 TENTANG
TATA CARA PENETAPAN JADWAL RETENSI

Berdasarkan
1. STRUKTUR ORGANISASI TATA KERJA KEMENTERIAN
2. TUPOKSI DARI INSTANSI

/LN, PEMERINTAH DAERAH PROVINSI, KABUPATEN/

KOTA

URUSAN DARI SETIAP KL, TUPOKSI DARI INSTANSI 21

 Struktur Organisasi
Kementerian Hukum dan HAM

22
 Penyusunan
Meliputi :
1. Perencanaan 2. Pembahasan
Perencanaan dan Pembahasan dilakukan oleh TIM yang
sekurang-kurangnya memuat unsur:
a.Lembaga Kearsipan;
c. Unit Kearssipan;
d. Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip
e. Bagian Hukum dan Inspektorat

23
 Penyusunan
1. Perencanaan meliputi kegiatan :
a. Identifikasi Tugas dan Fungsi;
b. Pendataan Arsip; dan
c. Pembuatan Rancangan JRA
2. Pembahasan meliputi kegiatan:
a. Menentukan Jenis Arsip (Series/Berkas/Isi Berkas);
b. Menentukan Retensi Arsip (Aktif/ Inaktif) ;
c. Menentukan Keterangan (Musnah atau Permanen )
* Pencantuman retensi arsip dan keterangan dalam JRA
dilakukan level berkas

24
 Penyusunan
Rumusan Menentukan Retensi Arsip (Aktif/ Inaktif)
A. 2 Tahun
Untuk Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Administrasi
B. 5 Tahun
Untuk Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Hukum, Ilmiah dan Teknologi
C. 10 Tahun
Untuk Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Pertanggungjawaban Keuangan ,
Catatan Keuangan, Bukti Pembukuan, dan Data Dukung Administrasi
Keuangan Yang Merupakan Bagian dari Bukti Pembukuan

* Pembagian porsi retensi aktif dan inaktif berdasarkan

kepentingan unit pengolah dan unit kearsipan

25
 Penyusunan
Rumusan Menentukan Retensi Arsip (Aktif/ Inaktif)
A. 2 Tahun
Untuk Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Administrasi
dapat diartikan sebagai kebijakan dan prosedur yang diperlukan
guna penyelesaian kegiatan organisasi . Arsip memiliki nilai
guna administrasi apabila arsip yang bertalian dapat membantu
organisasi untuk melaksanakan kegiatan yang sedang berlangsung
Suatu arsip dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi
apabila: 1. Arsip tersebut selesai perannya dalam menunjang
pelaksanaan administrasi
2. Tujuan telah tercapai
3. Masalah telah dapat diselesaikan; dan
4. Arsip yang disimpan hanya dapat bersifat preventif ,
untuk melindungi dan kemungkinan terjadinya
kesalahan administrasi
26
 Penyusunan
Rumusan Menentukan Retensi Arsip (Aktif/ Inaktif)
B. 5 Tahun
Untuk Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Hukum, Ilmiah dan Teknologi

1. Arsip yang bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung

data ilmiah dan teknologi sebagai akibat dari hasil penelitian
murni atau penelitian terapan;

2. Arsip jenis ini menyediakan data bagi para peneliti, apabila

hasil penelitian tersebut tidak segera dipublikasikan dalam
waktu yang relatif lama, maka arsip tersebut mempunyai
masa simpan/ retensi yang relatif lama pula

27
 Penyusunan
Rumusan Menentukan Retensi Arsip (Aktif/ Inaktif)
C. 10 Tahun
Untuk Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Pertanggungjawaban Keuangan ,
Catatan Keuangan, Bukti Pembukuan, dan Data Dukung Administrasi
Keuangan Yang Merupakan Bagian dari Bukti Pembukuan
Nilai guna keuangan akan berakhir apabila:
1. Kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah terpenuhi
2. Tujuan utama telah tercapai
3. Hak-hak organisasi dalam kaitanya dengan transaksi keuangan telah
terlindungi
4. Transaksi keuangan telah selesai dilaksanakan tanpa, tanpa adanya klaim
5. Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari suatu transaksi keuangan
telah terpenuhi, dan
6. Tidak diperlukan lagi untuk keperluan pembuktian pada masa datang

28
 Penyusunan
Permohonan Persetujuan / Pertimbangan

1. Draf JRA dimintakan persetujuan dari Pimpinan Instansi Pencipta kepada

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dengan surat permohonan
dan lampiran data dukung, draf JRA yang sudah diberi paraf oleh pejabat
berwenang

2. ANRI AKAN Melakukan telaah/ verifikasi terhadap draf JRA yang

disampaikan, dilakukan oleh Tim Verifikasi JRA , sesuai SOP yang berlaku

3. Berdasarkan hasil verifikasi dan pembahasan bersama dengan kedua belah

pihak, Kepala ANRI memberikan persetujuan JRA dimaksud

29
 Penyusunan
Pengesahan

1. JRA ditetapkan/disahkan oleh pimpinan organisasi/instansi

dalam bentuk peraturan atau penetapan

2. Untuk LN, pemda, PTN, BUMN dan BUMD sebelum

ditetapkan/disahkan harus mendapat Persetujuan Ka.ANRI

3. Pengesahan JRA diwujudkan dalam Peraturan Pimpinan

Instansi (Menteri, Ka.LPNK, Ka. Badan/Ka. Komisi/Ka. Komite,
Ketua Lembaga Tinggi Negara, Gubernur, Bupati, Walikota,
Rektor, Direksi)

30
 Penyusunan
Pengesahan

a. Kementerian = Menteri
b. LPNK = Kepala
c. Komisi = Ketua
d. Pemerintah Provinsi = Gubernur
e. Pemerintah Kabupaten = Bupati
f. Pemerintah Kota = Walikota
g. Perguruan Tinggi = Rektor
h. dll

31
 Implementasi
Langkah-Langkah Setelah JRA diterbitkan:
1. Sosialisasi/pelatihan penggunaan JRA
(prosedur penggunaan JRA)
2. Penggunaan JRA dalam rangka Penyusutan
3. Kontrol penggunaan
4. Penyempurnaan
a. Secara periodik
b. Secara menyeluruh

JRA harus disempurnakan jika terdapat perubahan tupoksi,

berdasarkan kebutuhan organisasi dan adanya perubahan
kebijakan

32
 Rangkuman
ALUR PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
1.PENYUSUNAN DRAF JRA (JADWAL RETENSI ARSIP) OLEH PENCIPTA ARSIP
BERDASARKAN PEDOMAN RETENSI ARSIP (54 URUSAN)

2. PERMOHONAN PERSETUJUAN KEPADA KEPALA ANRI, DENGAN

MENYAMPAIKAN SURAT PERMOHONAN PERSETUJUAN JRA DARI
PIMPINAN PENCIPTA ARSIP KEPADA KEPALA ANRI, DISERTAKAN DRAF
JRA DAN BERITA ACARA PEMBAHASAN TIM

3. PERSETUJUAN JRA OLEH ANRI, BERDASARKAN DENGAN TELAAH DARI

PEMBAHASAN TIM PENILAI ANRI

4. PENETAPAN OLEH PIMPINAN KEMENTERIAN/ LEMBAGA , DALAM BENTUK

PERATURAN MENTERI

33
 Rangkuman
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 40 Ayat (4)
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif
dan efisien pencipta arsip membuat :

1. Tata naskah dinas;

2. Klasifikasi arsip;
3. Jadwal retensi arsip;
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

34
 DAUR HIDUP ARSIP

Arsip Statis

Penggunaan
PENCIPTAAN dan Penyusutan
Pemeliharaan

Arsiparis Arsiparis
di Pencipta Arsip di Lembaga Kearsipan Musnah

35
 ARSIP DINAMIS
PROSES PENYUSUTAN
Arsip diciptakan &
digunakan langsung
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF ) JRA

Arsip disimpan Sebagian kecil arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori lembaga bahan pertanggungjawaban
nasional & memori kolektif
( ARSIP INAKTIF )
ARSIP STATIS

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah 36
tidak digunakan
CENTRAL FILE

37
 UNIT PENGOLAH
(1) unit pengolah adalah Satuan Kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai
tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkait an dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya

(2) Unit Pengolah pada Kementerian memiliki tugas:

a. Melaksanakan pengelolaan arsip aktif yang tercipta dari hasil kegiatan di
lingkungannya;
b. Melaksanakan penyusunan daftar arsip aktif yang tercipta di
lingkungannya;
c. Mempersiapkan dan melaksanakan pemindahan arsip inaktif kepada unit
kearsipan berdasarkan JRA; dan
d. Melakukan serah terima arsip ke unit kearsipan dengan Berita Acara
Serah Terima
Central File
38
UNIT KEARSIPAN

39
 UNIT KEARSIPAN
(1) Unit Kearsipan pada Pemerintah Pusat (Kemnterian/ Lembaga Negara
berada di lingkungan Sekretariat , sesuai dengan Struktur Organisasinya

(2) Unit kearsipan pada pemerintah Pusat memiliki tugas:

a. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungan
Kementerian;
b. Melaksanakan pengelolaan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi
c. Melaksanakan penilaian arsip di lingkungan Kementerian;
d. Melaksanakan pemusnahan arsip dari di lingkungan Kementerian ;
e. Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pimpinan kepada
lembaga kearsipan ; dan
f. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka
penyelenggaraankearsipan di lingkungannya.

RECORD CENTER
40
LEMBAGA KEARSIPAN

41
 Terima Kasih
Wassalamualaikum Wr. Wb.