PENGELOLAAN ARSIP VITAL

DAN ARSIP TERJAGA

DASAR HUKUM

Keputusan Menteri Keuangan Nomor

682/KMK.01/2019 tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis di
Lingkungan Kementerian Keuangan
Arsip Vital
Arsip Vital

arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang
Kriteria Arsip Vital
prasyarat bagi keberadaan instansi karena tidak
dapat digantikan dari aspek administrasi
maupun legalitasnya

dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan

operasional kegiatan insttansi karena berisi
informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi
apabila terjadi bencana

berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan

(aset) instansi

berkaitan dengan kebijakan strategis instansi

Program Arsip Vital
Program Arsip Vital

1. Identifikasi
2. Pelindungan dan Pengamanan
3. Penyelamatan dan Pemulihan
IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

1. Analisis Organisasi
2. Pendataan atau survei
3. Pengolahan hasil pendataan
4. Penentuan Arsip Vital
5. Penyusunan Daftar Arsip Vital
1. Analisis Organisasi

kegiatan untuk menentukan unit-unit kerja

yang memiliki potensi menciptakan arsip vital dengan
melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis
substansi informasi
 1. Analisis Organisasi

Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi

dan analisis substansi informasi sebagai berikut:
1. memahami struktur, tugas pokok, dan fungsi organisasi
2. mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif
3. mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang
menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital
4. mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja
potensial sebagai pencipta arsip vital
5. membuat daftar sementara yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta
2. Pendataan/Survei

Merupakan teknik pengumpulan data tentang

arsip vital
 2. Pendataan/Survei

1. Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi

2. Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-
jenis arsip vital pada unit-unit kerja yang potensial
3. Pendataan menggunakan formulir pendataan
 3. Pengolahan Hasil Pendataan

dilakukan untuk memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi

memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, dengan disertai analisis
hukum dan analisis resiko
 3. Pengolahan Hasil Pendataan

Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:

1. Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban
atas kepemilikan negara/warga negara?
2. Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum
terhadap individu atau organisasi?
3. Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/organisasi
seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan
di bawah sumpah?
 3. Pengolahan Hasil Pendataan

Pertanyaan untuk melakukan analisis resiko:

1. Jika arsip ini tidak diketemukan, berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang dibutuhkan ol
eh organisasi
2. Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip ya
ng bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh orga
nisasi?
3. Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hila
ng dengan tidak diketemukannya arsip vital ini?
4. Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak ad
anya arsip yang dibutuhkan?
4. Penentuan Arsip Vital

penentuan arsip vital berdasarkan hasil pengujian

terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital
dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil
pendataan
4. Penentuan Arsip Vital

penentuan arsip vital berdasarkan hasil pengujian

terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital
dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil
pendataan
Contoh Arsip Vital
• Peraturan dan Keputusan Menteri Keuangan yang bersifat
strategis selama masih berlaku
• MoU dan perjanjian kerja sama yang strategis baik dalam
maupun luar negeri selama masih berlaku
• Arsip aset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung,
dll)
• Arsip hak atas kekayaan intelektual/copy right
• Berkas penanganan perkara pengadilan
• Berkas perseorangan pegawai
• Dokumen pengelolaan keuangan negara
5. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Penataan Arsip Vital

Penataan arsip vital dilakukan berdasarkan sistem subjek

(kelompok masalah)
dengan mengacu pada klasifikasi arsip sesuai
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019
PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN

1. metode pelindungan arsip vital

2. pengamanan fisik arsip vital
3. pengamanan informasi arsip
1. Metode Pelindungan Arsip Vital

1. Duplikasi
2. Pemencaran
3. Penggunaan alat khusus
2. Pengamanan Fisik Arsip Vital

1. Sistem keamanan
2. Bebas banjir
3. Struktur bangunan tahan gempa
4. Ruangan tahan api, alarm, dan alat pemadam
kebakaran
 3. Pengamanan Informasi Arsip

1. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang

berhak
2. Memberi kode rahasia pada arsip vital yang bersifat
rahasia
3. Menentukan orang-orang yang memiliki hak akses
PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN

1. Penyelamatan/evakuasi
2. Pemulihan/recovery
3. Pelaksanaan penyelamatan
4. Prosedur penyimpanan
5. Evaluasi
 1. Penyelamatan/Evakuasi

1. Melakukan evakuasi/memindahkan arsip vital

2. melakukan identifikasi
3. meminta surat keterangan kepolisian
4. membuat surat pernyataan pimpinan
5. membuat Berita Acara
6. laporan kepada Menkeu u.p. Sesjen
7. pemulihan arsip
 2. Pemulihan/recovery

1. Stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi

2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan
3. Pelaksanaan Penyelamatan

Penyelamatan dari Bencana Banjir

1. pengepakan, yaitu arsip perlu dikemas supaya tidak tercecer
2. pembersihan, yaitu memilah dan membersihkan arsip dari kotoran
3. pembekuan, yaitu mendinginkan sampai suhu minus 40 derajat celcius
4. pengeringan, yaitu mengeringkan menggunakan vakum pengering atau kipas
angin. tidak dijemur panas matahari langsung
5. penggantian arsip yang ada salinannya dari tempat lain
6. penggandaan (back up) arsip yang sudah diselamatkan

arsip yang rusak dengan volume sedikit, dilakukan dengan tetap menjaga suhu
antara 10 derajat sampai 17 derajat celcius dengan tingkat kelembaban 25% sa
mpai 35% RH
 3. Pelaksanaan Penyelamatan

Penyelamatan dari Bencana Kebakaran

hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan isi informasinya masih dikenali.
Pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual
 4. Prosedur Penyimpanan Kembali

1. Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan
tersebut dibersihkan terlebih dahulu
2. Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital
3. Penempatan kembali arsip
4. Arsip vital elektronik disimpan di tempat tersendiri dan dilakukan pembuatan
duplikasinya serta diformat ulang
 5. Evaluasi

setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk
mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital. Kegiatan
evaluasi bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di
kemudian hari.
Arsip Terjaga
Arsip Terjaga

arsip negara yang berkaitan dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya
Pengelolaan Arsip Terjaga

1. Identifikasi
2. Pemberkasan
3. Pelaporan
4. Penyerahan
1. Identifikasi

untuk menentukan arsip yang masuk dalam arsip terjaga.

 1. Identifikasi

Tahapan:
1. Analisis fungsi organisasi
2. Pendataan arsip
3. Pengolahan Data
1. Identifikasi
1. Identifikasi
Arsip Terjaga

Arsip Perjanjian Internasional

Arsip Kontrak Karya

Arsip Masalah-masalah
Pemerintahan yang Strategis
2. Pemberkasan

Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek (kelompok masalah)

dengan mengacu pada klasifikasi arsip sesuai Peraturan Menteri Keuangan
Nomor 196/PMK.01/2019
3. Pelaporan

Tahapan
1. Penyiapan Daftar Arsip Terjaga
2. Penyiapan, pelaporan,dan penyerahan salinan autentik arsip terjaga
kepada Menteri Keuangan u.p. Sekretariat Jenderal paling lambat 6
bulan setelah kegiatan
3. Pelaporan arsip terjaga kepada ANRI paling lambat 6 bulan setelah
menerima laporan dari pimpinan unit/satuan kerja
Penyerahan

Penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga dalam

bentuk softcopy dan hardcopy kepada ANRI paling lama 1 tahun
setelah dilakukan pelaporan dan dilengkap dengan Berita Acara
Penyerahan Salinan Autentik Arsip Terjaga
Thank you