PENGELOLAAN

ARSIP VITAL
 PENGELOLAAN
ARSIP VITAL
Alasan Ekonomis
Menyangkut biaya pemeliharaan termasuk sapras
dan SDM
Alasan Hukum
Organisasi memerlukan status hukum
Alasan Politis
Informasi yang terkandung menyangkut rahasia
organisasi dan informasinya hanya diketahui oleh
pencita arsip dan orang tertentu
UU.No.43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
Arsip Vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan prasyarat
dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.”
 Klassifikasi Arsip (Betty R. Ricks 1992:246) :
Klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organiasai

01
Arsip Vital/Arsip
03
Arsip Berguna/
Kelas 1 Arsip Kelas 3

02
Arsip Penting/
04
Arsip Tidak
Arsip Kelas 2 Berguna/ Arsip
Kelas 4
 Arsip Vital/Arsip Kelas 1
 Sangat penting bagi kelangsungan hidup
organisasi
 Jika hilang akan menghentikan kegiatan
organisasi
 Tidak bisa digantikan karena merupakan
bukti kepemilikan, status hukum dan
keuangan

Contoh :
SK Berdirinya Organisasi, perjanjian kerjasama, hak cipta dan paten,
Surat Hutang piutang, personal file, laporan keuangan, surat
perjanjian
Arsip Penting/Arsip Kelas 2
 Diperlukan untuk melanjutkan kegiatan
organisasi ataupun untuk menyelesaikan
bebagai masalah
 Jika hilang dapat digantikan dengan duplikasi
namun memerlukan biaya dan waktu

Contoh :
Daftar Gaji, inventaris barang, pedoman
prosedur
Arsip Berguna/ Arsip Kelas 3

• Diperlukan agar organisasi tidak terganggu

kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan
dengan informasi dari sumber lain.
• Arsip ini manfaatnya hanya sementara,
sehingga penyimpanannya tidak
memerlukan persyaratan secara khusus.
• Dapat digantikan karena informasinya dapat
diperoleh dari sumber lain

Contoh :
Surat menyurat, buku referensi
Arsip Tidak Berguna/ Arsip
Kelas 4

• Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai

guna bagi organisasi.
• Informasi yang tekandung di dalam arsip ini
sudah diketahui umum sehingga tidak lagi
memerlukan pengelolaan secara khusus.
Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan.

Contoh :
Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti,
pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan
terimakasih
 Program Arsip Vital (PP 28/2012)

Tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk
memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip
pada saat darurat atau setelah terjadi musibah, yang meliputi:
a. Identifikasi;
b. Pelindungan dan pengamanan;
c. Penyelamatan dan pemulihan.

PROGRAM ARSIP VITAL dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem

pencegahan dan penanggulangan bencana.
 Tujuan Program Arsip Vital

1. Menyediakan informasi untuk menjalankan

bisnis/urusan pada saat keadaan darurat, dan setelah itu
memulai kembali bisnis/urusan yang normal.
(Contingency Plan & Disaster Recovery)

2. Mengidentifikasi dan melindungi arsip yang paling

penting yang berkaitan dengan hak-hak hukum dan
keuangan organisasi dan/atau pihak lain yang
berhubungan dengan kegiatan organisasi tersebut.
 SASARAN PROGRAM ARSIP VITAL
1. Menjamin ketersediaan arsip kegiatan operasional organisasi selama
keadaan darurat ;
2. Melindungi dan memelihara arsip yang berisi informasi tentang hak dan
kepentingan organisasi dan pihak lainnya;
3. Menjamin bahwa arsip vital dievaluasi dalam rangka melindungi hak dan
kepentingan di atas bukan pada nilai gunanya sebagai arsip permanen;
4. Menyusun teknis pengawasan untuk menjamin arsip vital yang dibutuhkan
tersedia di lokasi penyimpanan lain;
5. Menjamin bahwa arsip vital akan mudah ditemukan kembali dan dalam
kondisi yang siap digunakan;
6. Menjamin bahwa jalan masuk (findings aids) yang diperlukan tersedia di
lokasi-lokasi yang telah ditentukan;
7. Menjamin bahwa inventaris arsip vital di atas siap diakses
Yang harus dilakukan
a. Inventarisasi, identifikasi/seleksi arsip vital;
b. Merancang sistem pengelolaan arsip vital;
c. Merancang sistem penyimpanan arsip vital;
d. Merancang metode perlindungan;
e. Membuat Daftar Induk Arsip Vital;
f. Menunjuk otoritas pengelola arsip vital
g. Penggunaan IT dalam mengelola arsip vital.
Indetifikasi Arsip Vital
Suatu kegiatan untuk melakukan pendataan dan penentuan arsip
yang memenuhi kriteria sebagai arsip Vital

 Analisisi Organisasi
 Pendataan arsip dari setiap unit kerja
 Pengelolaan hasil pendataan
 Penentun Arsip Vital
• Analisis Hukum
• Analisis Resiko
 Penyususnan Daftar Arsip Vital
 Analisis (Fungsi) Organisasi
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja yang
memiliki potensi menciptakan arsip vital. Analisis organisasi
dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi
informasi.

Misi (tujuan)
organisasi
Fungsi
Kegiatan
Bukti Transaksi
 Pengumoulan Data
• Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi
• Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara
pasti jenis-jenis arsip vital pada unit kerja yang
pontensial
• Pendataan menggunakan formulir arsip vital
 Formulir Pendataan Arsip
Instansi : Inspektorat
Unit Kerja : Sekretariat

Jenis/ Seri Arsip : MOU dan perjanjian kerja sama

Media Simpan : Kertas
Sarana Temu Balik : Buku Agenda
Volume : 1 Boks
Kurun Waktu : 2010-2020
Retensi : 2 tahun setelah pensiun
Tingkat Perkembangan : Asli
Kondisi Arsip : Baik
Sarana Simpan : Lemari Tahan Api

Nama Pendata : Rohmat

Waktu Pendataan : 31 Oktober 2021
 Pengolahan Hasil Pendataan
• Hasil pendataan arsip vital dari unit-unit kerja diolah
oleh suatu tim, yang dimaksudkan agar memperoleh
kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria
yang telah ditetapkan. 
• Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip
vital dengan disertai analisis hukum dan analisis
risiko.
Analisis Hukum
Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak
dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara?

Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan

tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi?

Apakah arsip yang mengandung hak-hak hukum

individu/organisasi seandainya hilang duplikasinya
harus dikeluarkan dengan pernyataan di bawah
sumpah?
 Analisis Resiko
Analisis Risiko Analisis risiko dilakukan terhadap arsip-
arsip yang tercipta pada organisasi atau unit kerja yang
dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan
kerugian yang akan ditimbulkan
Berapa lama waktu yg dibutuhkan untuk merekonstruksi?
Berapa lama waktu tidak produktif?
Berapa banyak kesempatan yang hilang?
Berapa besar kerugian?
Penentuan Arsip Vital
 Penentuan arsip vital merupakan proses
lanjutan dari kegiatan pengolahan data.
 Sebelum melakukan penentuan arsip vital
terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap
kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan
hasil analisis organisasi dan analisis
pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-
jenis arsip vital di instansi yang bersangkutan
secara pasti.
 Penyusunan Daftar Arsip Vital
Setelah penentuan arsip vital, langkah selanjutnya adalah
menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital
yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir yang memiliki
kolom-kolom sbb:
• Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip vital.
• Jenis Arsip: Diisi dengan jenis arsip vital yang telah ditata.
• Unit Kerja: Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital.
• Kurun Waktu: Diisi dengan tahun arsip vital tercipta.
• Media: Diisi dengan jenis media rekam arsip vital.
• Jumlah : Diisi dengan banyaknya arsip vital.
• Jangka Simpan: Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital.
• Metode Penyimpanan: Diisi dengan metode pelindungan sesuai
dengan kebutuhan masing- masing media rekam yang
digunakan.
• Lokasi Simpan: Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan.
• Keterangan: Diisi dengan informasi spesifik yang belum/ tidak
ada dalam kolom yang tersedia.
 “JAS MERAH”
Jangan Sekali-kali
Meninggalkan Sejarah

TERIMA
TERIMA KASHI
KASHI
ATAS
ATAS
PERHATIANNYA
PERHATIANNYA