MANAJEMEN

KEARSIPAN
MANAJEMEN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP
• Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingat.

• Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada

yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat
diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis, baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang.
MANAJEMEN KEARSIPAN

JENIS ARSIP
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan penting tidaknya
arsip tersebut sesuai engan nilai guna yang terkandung di dalamnya.
a. Vital record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau
instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masin berdiri.
b. Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang
cukup lama (3 tahun ke atas, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya Surat perjanjian Sewa
menyewa dan lain-lain).
c. Useful record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu
warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya diberbagai
organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contohnya: surat-surat kantor pada umumnya.
d. Non essenstial record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca.
Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat
isinya/dicatat dalam agenda harian. Contoh: undangan rapat dan lain-lain.
MANAJEMEN KEARSIPAN

JENIS ARSIP
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari/warkat dari wujud benda arsip tersebut. Arsip/warkat jenis ini terdiri dari:
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan /tertulis misalnya surat dinas, akta dan lain sebagainya.
b. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan
sebagainya.

3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya. Arsip/warkat jenis ini dapat berupa:
a. Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya:
1) tata cara mengajukan kredit
2) tata cara pembayaran uang
3) jumlah uang yang harus dibayar
4) tanggal pembayaran atau pelunasan hutang
MANAJEMEN KEARSIPAN

JENIS ARSIP
b. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara
lain:
1) jumlah dan macam-macam persediaan barang
2) harga barang-barang tersebut
3) lokasi/tempat barang tersebut.
4) keadaan fisik barang
c. Personal record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup,
pengalaman kerja, konduite absensi pegawai.
d. Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya:
1) mutu penjualan
2) jumlah persediaan
3) daerah pemasaran
4) hasil penjualan
5) prosedur penjualan
MANAJEMEN KEARSIPAN

JENIS ARSIP
e. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya:
1) jumlah barang yang dihasilkan
2) jenis barang yang dihasilkan
3) kualitas barang yang dihasilkan
4) jenis bahan baku yang dipergunakan
5) jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan.
6) jenis alat (mesin proses produksi)
7) laporan produksi
 MANAJEMEN KEARSIPAN

JENIS ARSIP
4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asli arsip tersebut bagi organisasi atau
lembaga/kantor tersebut, antara lain sebagai berikut:
a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
(1)Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut
dengan Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
(2)Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat-I, yang selanjutnya disebut
dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta
• (1). Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan.
• (2). Arsip sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan.
• (3). Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya
(sentralisasi).
• (4). Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat
(tersebar/desentralisasi).
MANAJEMEN KEARSIPAN

JENIS ARSIP
5. Ditinjau dari fungsinya arsip dapat dibedakan atas:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit
pengolahan suatu organisasi.
b. Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit
sentral dalam suatu organisasi/instansi.
c. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi/instansi, namun dipergunakan
untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
 MANAJEMEN KEARSIPAN

PERANAN ARSIP

• Barthos (2000: 2) menyatakan bahwa peranan kearsipan adalah: “sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya”.

• Sedarmayanti (2003: 19) menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat
membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”.
 MANAJEMEN KEARSIPAN

FUNGSI ARSIP
Menurut Barthos (2003:11) fungsi arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
• Arsip Dinamis yakni Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip
aktif dan arsip inaktif.
• Arsip Aktif yakni Arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.
• Arsip Inaktif yakni Arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
• Arsip Statis yakni Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
dan atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari.
 MANAJEMEN KEARSIPAN

NILAI GUNA ARSIP

1. Menurut Vernoon B. Santen

Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu
sendiri.
• A = Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi), misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.
• L = Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta jual Beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.
• F = Fiscal Value (nilai guna di bidang Keuangan), misalnya cek, kuitansi, bilyet giro dan sebagainya.
• R = Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), Karya Tulis, Skripsi, Tesis, Desertasi dan sebagainya.
• E = Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya Ijazah, raport, daftar Nilai dan sebagainya.
• D = Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi), misalnya Naskah Perjanjian Asli dan sebagainya.
MANAJEMEN KEARSIPAN

NILAI GUNA ARSIP

2. Menurut ensiklopedia administrasi
a. Guna Informatoris, yakni memberikan sesuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
b. Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.
c. Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan
sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.
d. Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu
Iksperimen Ilmiah.
MANAJEMEN KEARSIPAN

NILAI GUNA ARSIP

3. Menurut arsip nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kebunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak
dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3) Niali guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikaqn hal ihwal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai
akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
MANAJEMEN KEARSIPAN

NILAI GUNA ARSIP

b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum. Arsip nilai guna sekunder meliputi:
1) Nilai guna kebuktian, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan
untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan
kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya
mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga instansi
pencipta arsip kegiatannya.
MANAJEMEN KEARSIPAN

SYARAT ARSIP

Surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
2. Mempunyai nilai guna
3. Disimpan menurut sistem tertentu
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
MANAJEMEN KEARSIPAN

PENGERTIAN KEARSIPAN

Kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses

pengaturan, penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila
arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali
secara tepat dalam waktu yang singkat.
MANAJEMEN KEARSIPAN

TUJUAN KEARSIPAN
Barthos (2003:12) Menyatakan “Tujuan Kearsipan adalah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah”.
MANAJEMEN KEARSIPAN

PENGORGANISASIAN KEARSIPAN
1. Azaz Sentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi
yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Azaz ini
biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing- masing
unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus, atau spesifik.
2. Azaz Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di
masing- masing unit dalam suatu organisasi. Azaz ini biasanya digunakan oleh
organisasi yang besarkompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada
organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
3. Azaz Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Adalah pelaksanaan
pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azaz Sentralisasi dan
Desentralisasi
MANAJEMEN KEARSIPAN

PERMASALAHAN KEARSIPAN
1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan
belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap
pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai
pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas
di bidang kearsipan dipandang rendah.
2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti
dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas
tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada
persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan
cukup dipenuhi dengan pegawai yang berpendidikan sekolah
dasar.
MANAJEMEN KEARSIPAN

PERMASALAHAN KEARSIPAN
3. Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus
mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat
menampung arsip lagi.
4. Belum dimilikinua pedoman Tata Kerja Kearsipan yang
diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga
masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada
deseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
MANAJEMEN KEARSIPAN

PERMASALAHAN KEARSIPAN
5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang
tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor,
mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya
peraturan yang jelas.
6. Penggnaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang
membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan
kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat
pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.
MANAJEMEN KEARSIPAN

PERMASALAHAN KEARSIPAN
7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat
dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain.
8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan
penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara
menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur
aduk, dan tidak dapat tertampung lagi.
9. Adanya arsip yang diterima dan diirim oleh suatu unit, lepas dari
pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan
tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).
MANAJEMEN KEARSIPAN

PENGORGANISASIAN ARSIP
Sedarmayanti (2003) menjelaskan bahwa dalam penyimpanan arsip dikenal tiga asas
pengorganisasian:
1. Azaz Sentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di
satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi
yang tidak terlalu besar dan masing- masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang
bersifat khusus, atau spesifik.
2. Azaz Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing- masing
unit dalam suatu organisasi. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks
kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
3. Azaz Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip
dengan cara menggabungkan antara azaz Sentralisasi dan Desentralisasi.
MANAJEMEN KEARSIPAN

UPAYA PENANGGULANGAN MASALAH KEARSIPAN

1. Perhatian dan dukungan dari pempinan setiap kantor/organisasi untuk memberikan pengertian
dan mengingkatkan kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses
administrasi
2. Pembinaan atau pendidikan dan pelatihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat
dan pelaksana secara terarah
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas terutama bila volume arsip cepat mengingkat
4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman Tata Kerja Kearsipan di suatu kantor
5. perlu dibakukan atau dibudayakan pedoman tentang tata cara peminjaman arsip ditiap kantor
MANAJEMEN KEARSIPAN

UPAYA PENANGGULANGAN MASALAH KEARSIPAN

6. penggunaan arsip oleh pihak atau unti lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu
kantor
7. Meneliti kembali kelemahan sistem penataan arsip yang digunakan atau prosedur lainnya, untuk
kemudian diadakan perubahan atau penyempurnaan sesuai kebutuhan
8. pemikiran untuk merencanakan pengadaan penyusutan, baik di unit operasipnal, maupun di pusat
arsip organisasi
9. perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip
dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya
THANK YOU
Sondang Beatrix Siahaan, M.M.
sondangsiahaan@polmed.ac.id