TUGAS MAKALAH KEARSIPAN

FUNGSI DAN JENIS ARSIP

Dosen Pengampu:
Muhammad Fadhli, M.P

Disusun Oleh:

Fadhi Latur Rahmi

NIM: 2030304014

Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Islam

IAIN BATUSANGKAR
2020/2021
 KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur saya panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga saya dapat menyusun makalah
ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam makalah ini kami membahas
mengenai “Fungsi dan Jenis Arsip” .  
Makalah  ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari
berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama
mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, Saya mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan
makalah ini. 
 Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada
makalah ini. Oleh karena itu saya mengundang pembaca untuk memberikan saran
serta kritikan yang dapat memotivasi saya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat
saya harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya. 
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita
sekalian.

Padang panjang , Oktober 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................    i

DAFTAR ISI............................................................................................    ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang.............................................................................    1
B. Rumusan masalah.......................................................................    2
C. Tujuan .......................................................................................    2
BAB II PEMBAHASAN
A. Fungsi Arsip Dinamis Statis Dan Arsip......................................... 3
B. Jenis - Jenis Arsip........................................................................ 4
BAB 3 PENUTUP
A. Kesimpulan......................................................................................    7
B. Saran................................................................................................    7
DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan
pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah data
kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta
demikian juga dengan kecamatan Miri, Sragen salah satu kunci dari kelancaran organisasi
perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien.
Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila arsip
diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah serta cepat ditemukan.
Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan
tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan
datang dalam suatu instansi.
Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan,
dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal
arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang
penting dalam sebuah kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip
tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket, dan foto copy
yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu tertentu.

B. Rumusan masalah
1. Apa saja fungsi arsip dinamis dan arsip statis
2. Apa saja jenis – jenis Arsip
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui Apa saja fungsi arsip dinamis dan arsip statis
2. Untuk mengetahui Apa saja jenis – jenis arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Fungsi Arsip
Dalam UU No.7 tahun 1971 pasal 2, berisi tentang pembagian funsi arsip, diantaranya yaitu:

1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan. Atau dengan kata lain yaitu arsip yang masih difungsikan secara
langsung pada setiap kegiatan dari perusahaan setiap harinya.
Menurut manfaatnya arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah
nilai dan artinya. Fungsi arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya yaitu:

 Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah segala arsip yang termasuk jarang
digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan.
 Arsip aktif iyalah segala arsip yang masih bisa dipakai dalam aktivitas pekerjaan.
Arsip aktif masih bisa dilihat di unit pengelola perusahaan dalam masa transisi antara
aktif dan in-aktif.
 Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi
penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-
aktif.
2. Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, penyelenggaraan, atau bisa dikatakan arsip statis iyalah arsip yang telah tidak
dipakai secara langsung pada aktivitas dari perusahaan.Arsip statis ini merupakan arsip yang
telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus sebagai bahan pertanggung jawaban.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis
yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan
historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.

B. Jenis – Jenis Arsip

1. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya:

a) Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
 Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan
kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
 Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun,
tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
 Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip
inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi Negara.
2. Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya

a) Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain
yaitu:
 Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan
pemberitahuan.
 Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan,
akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan.
 Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja,
ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.
 Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.
 Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan
keuangan.
 Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar
foto dan peristiwa.
 Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran.

3.  Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

a) Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya berbentuk informasi. Contoh :
Undangan.
b) Arsip biasa adalah arsip yang semula penting, namun seiring berjalannya waktu
menjadi tidak penting. Contoh : Surat lamaran kerja.
c) Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang
akan datang. Contoh : Surat perjanjian.
d) Arsip vital (sangat penting) adalah arsip yang dapat dijadikan sebagai pengingat
untuk  selamanya. Contoh : Akte kelahiran.
e) Arsip rahasia  ~adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang orang tertentu
saja.  Contoh :  Hasil penilaian pegawai.

4. Jenis Arsip Menurut Bentuknya

 Arsip berbentuk lembaran, contohnya seperti surat, kuitansi dan faktur
 Arsip tidak berbentuk lembaran, contohnya seperti disket, flashdisk, CD dan DVD

5. Jenis Arsip Berdasarkan Subyek atau Isinya

a) Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji,  bukti pembelian, bukti
pembayaran dan surat perintah bayar.
b) Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat
pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
c) Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat
penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.
d) Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport
dan 
6. Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
a) Arsip sentral = disimpan di suatu pusat arsip.
b) Arsip pemerintah  = mengandung nilai khusus. Disimpan di ANRI (Arsip Nasional
RI) 
c) Arsip unit/arsip mikro/arsip khusus = khusus hanya menyimpan arsip yang ada di
unit yang bersangkutan.

7. Berdasarkan Keasliannya
a) Arsip asli
b) Arsip tembusan
c) Arsip salinan = arsip yang telah disalin/dicipta ulang
d) Arsip petikan

8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

a) Arsip penting   = arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dsb
b) Arsip vital        = bersifat permanen disimpan untuk selamanya. ( akte, ijazah, buku
induk mahasiswa, dsb)
 BAB II
KESIMPULAN

A. Kesimpulan
Peranan arsipsebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat
pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
“perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,
pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas
kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa,
kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien

B. Saran
Untuk meningkatkan dan mengoptimalkan pendayagunaan arsip dalam pengembangan ilmu
pengetahuan, hal-hal yang perlu didorong untuk dikembangkan. Melakukan pengkajian secara
ilmiah dalam bidang k e a r s i p a n d a n mempublikasikan hasilnya secara luas. Me r umu s k a
n r e g u l a si layanan arsip yang efektif d a n e fisi e n s e h i n g g a mendorong publik untuk
mendayagunakan arsip yang ada.
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

https://hot.liputan6.com/read/4258320/9-jenis-jenis-arsip-kenali-sifat-dan-nilai-gunanya
http://siti-ngudyati.blogspot.com/2013/10/jenis-jenis-arsip.html
Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Martono, Boedi. 1990. SistemKearsipanPraktis: PenyusutandanPemeliharaanArsip. Jakarta:
PustakaSinarHarapan
PeraturanPemerintahNomor 34/1979
Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar.  Jakarta: Rajawali Press